cÓdigo: gjc-mn03 manual de contrataciÓn

Código: SMC-FT04Versión N°. 1Fecha vigencia: Mayo de 2016

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MANUAL DE CONTRATACIÓNCÓDIGO: GJC-MN03

VERSIÓN N° 1 DENOVIEMBRE DE

2021GESTIÓN JURÍDICA Y

CONTRACTUALMANUAL

CONTENIDO Pág.

CONTENIDO 1

1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. GLOSARIO 4

4. GENERALIDADES 5

5. NATURALEZA. 6

6. DESTINATARIOS. 7

7. POLÍTICAS Y ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A. 7

8. IDIOMA Y MONEDA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS/PROPUESTAS, PLIEGOS Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES. 7

9. CAPACIDAD PARA SER OFERENTE Y CONTRATISTA DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A. 7

Capítulo 1 - Régimen Jurídico de la Contratación de la Terminal de Transporte S.A. 8

Sección I - Normatividad aplicable a la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A. 8

Sección II - Principios que orientan la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A. 9

Sección III - Régimen Legal de Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y conflictos de interés y capacidad para contratar 10

Capítulo 2 - Desarrollo de la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A. 14

Sección I - Etapas en que se desarrolla la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A. 14

Sección II - Modalidades de contratación de la Terminal de Transporte S.A. 17




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Sección III – De la distribución de funciones y de la desconcentración de competencias para la ejecución de las actividades que corresponde adelantar durante las etapas de la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A. 21

Subsección I – Etapa de Planeación 21

Subsección II - Etapa de Selección 33

Subsección III - Etapa de ejecución del contrato (Supervisión e interventoría) 39

Capítulo 3 - Otras disposiciones 39

Sección I – De la publicidad de la actividad contractual de la Terminal de Transporte S.A. 39

Sección II – De las modificaciones, aclaraciones, prórrogas, adiciones y suspensiones a los contratos. 39

Sección III – Riesgos en el proceso de contratación de la Terminal de Transporte S.A. 44




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INTRODUCCIÓN

La Terminal de Transporte S.A. es una Sociedad de Economía Mixta del orden Distrital constituida comosociedad anónima, de segundo grado u orden, vinculada a la Secretaria de Movilidad en los términos de laLey 489 de 1998 y el Decreto Ley de 1421 de 1993, el Código de Comercio y demás normas concordantes yreglamentarias, con una participación pública del 89%, que tiene dentro de su objeto social la prestación delservicio de terminal de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera.

Así las cosas, la Terminal de Transporte S.A desarrolla su actividad en un contexto de competencia con elsector privado y/o público, nacional y dentro de mercados regulados por el Ministerio de Transporte, deconformidad con el parágrafo 2º del artículo 17 de la Ley 105 de 1993 que estableció el valor y reajuste de latasa de uso que se cobra a las empresas transportadoras por la prestación de los servicios a su cargo; asímismo, el Ministerio de Transporte funge como único organismo competente para homologar o habilitar elfuncionamiento de las Terminales de Transporte, y los servicios conexos que presta la Terminal deTransporteS.A de conformidad con el artículo 27 de la ley 336 de 1996, están sometidos a la vigilancia estatal a través dela Superintendencia de Puertos y Transporte.

Ahora, el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, que modificó el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, así: “LasEmpresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tengaparticipación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas conparticipación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al EstatutoGeneral de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividadescomerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercadosregulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a susactividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Seexceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposicionesnormativas existentes.”

Por lo anterior, la Terminal de Transporte S.A., se encuentra dentro de las excepciones previstas en elartículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, dado que desarrollaactividades en competencia con el sector nacional dentro de mercados regulados por el Ministerio deTransporte de conformidad con el parágrafo 2º del artículo 17 de la Ley 105 de 1993, siéndole aplicable enconsecuencia las normas legales y reglamentarias de carácter privado que regulan su actividad económica ycomercial.

Dado los anteriores señalamientos, para el cumplimiento del objeto social de la Terminal de Transporte S.A.,se hace necesario contar con un manual de contratación, que permita el desarrollo de los procesos decontratación con transparencia, planeación, eficiencia, publicidad, oportunidad y responsabilidad,garantizando la adquisición de los bienes y servicios de la mejor calidad y con la mejor relación costobeneficio.




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1. OBJETIVO

El presente manual de contratación tiene por objeto definir el conjunto de trámites, requisitos,procedimientos y actividades para ejecutar los procesos de planeación, selección, coordinación, control,ejecución y seguimiento de los procesos contractuales de la Terminal de Transporte S.A., con el fin degarantizar la adecuada prestación del servicio, el normal funcionamiento administrativo y el desarrollo de losnegocios propios de su actividad económica y comercial en los términos del artículo segundo de los EstatutosSociales, de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y complementaria sobre la materia;tanto a los clientes internos como externos, de forma eficiente y oportuna.

2. ALCANCE

El presente Manual es de aplicación y conocimiento de todas las dependencias, trabajadores y colaboradoresde la Terminal de Transporte S.A. Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales ojurídicas que tengan relación directa o indirecta con la empresa, comités, supervisores e interventores queparticipan en el proceso contractual y postcontractual, accionistas, entes de control, los proponentes uoferentes, los contratistas, entre otros.

3. GLOSARIO

Las expresiones utilizadas en el presente Manual con mayúscula inicial deben ser entendidas con elsignificado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural según lorequiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse deacuerdo con su significado natural y obvio.

CGP. Código General del Proceso.

Colombia Compra Eficiente/CCE: Es la Agencia Nacional de Contratación creada por el Decreto 4170 de2011. Específicamente es una entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, conpersonería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al DepartamentoNacional de Planeación, cuyo objeto es desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas ala organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el finde lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado.

Comité Evaluador: Entiéndase por Comité Evaluador aquel encargado de evaluar las ofertas o las manifestaciones de interés para cada proceso de contratación.

DGF: Entiéndase como la Dirección de Gestión Financiera de la Terminal de Transporte S.A.

Entidad/Administración: Entiéndase por Terminal de Transporte S.A.

Firma o suscripción de documentos: Los documentos se entienden firmados o suscritos con la aprobación del flujo del SECOP o la firma mecánica en documentos.

Gerente General: Entiéndase por el o la Gerente General de la Terminal de Transporte S.A.




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Manual: Documento que establece el procedimiento para la contratación de los bienes y/o servicios de la empresa, para el funcionamiento administrativo y el desarrollo de los negocios propios de su actividadeconómica y comercial de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y complementariasobre la materia.

Ordenador del Gasto: Quien tiene la capacidad de obligar a la Terminal de Transporte S.A., y ejecutar el presupuesto

Plan Anual de Adquisiciones/PAA: El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y(ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación y cumplir con el principio de planeación contractual.Este debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, la necesidad de dichos bienes y servicios y el valor estimado del contrato.

Pliegos o invitación: Es un acto contractual de carácter general que contiene las reglas vinculantes para la administración, para los oferentes, en el proceso de selección del contratista.

Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidaddesde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o lascondiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, loque ocurra más tarde.

Publicación: Los documentos del proceso contractual se publicarán a través de la plataforma SECOP.

SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

4. GENERALIDADES

De conformidad con los artículos 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007, la actividad contractual de la Terminal deTransporte S.A. se rige por el derecho privado, encontrándose en todo caso sometida a los principios de lafunción administrativa1, tales como legalidad, celeridad, imparcialidad, publicidad, entre otros. Para ello, laTerminal de Transporte S.A. ha considerado necesario que todas las funciones internas en materiacontractual, las tareas que deban acometerse en virtud de la delegación o desconcentración de funciones, asícomo las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, deban guiarse de conformidadcon el presente Manual y las normas vigentes para tal efecto, en particular el derecho privado.

El presente Manual de Contratación de la Terminal de Transporte S.A. se presenta dentro del contextojurídico que impone el Estado constitucional y social de derecho, atendiendo los principales parámetros de lajurisprudencia para servir de herramienta de apoyo para trabajadores, contratistas y órganos de control, enla consecución de los fines pretendidos por la entidad a través de sus procesos de contratación, que lepermitan ejecutar el objeto social de la empresa, acorde a los Estatutos de la misma.

Así las cosas, es importante tener en consideración la jurisprudencia del Consejo de Estado, según la cual, los1 Art. 209 de la Constitución Política.




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manuales de contratación constituyen una manifestación de la llamada potestad de auto-organización de laAdministración, para la adecuada y oportuna consecución de sus fines. Esta jurisprudencia establece losiguiente: “(…) el caso colombiano presenta en materia de delimitación de las tareas, de clasificación depuestos de trabajo, de formas de racionalización en la utilización de medios materiales, financieros y realesun conjunto de disposiciones administrativas que guardan estrecha relación entre sí, que pese a sucalificación de reglamentos, estatutos, resoluciones, manuales o actos administrativos tienen en común el sernormas de carácter reglamentario; mediante las mismas se da forma a la organización y se estructuran lasdiferentes relaciones que se presentan en su interior.

(…) Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación quese restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya queregula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentartemas administrativos del manejo de la contratación estatal – funcionarios que intervienen en las distintasetapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectosadministrativos del trámite y desarrollo contractual.”2

En consecuencia, los manuales de contratación deben reglamentar y desarrollar los aspectos de lacontratación Estatal que las normas jurídicas generales vigentes han regulado y reglamentado anteriormente,para aplicarlos al caso concreto de la respectiva entidad pública, con el fin de desarrollar ese principio de auto– organización; atendiendo además que la entidad al no ser objeto del Estatuto de Contratación, por expresadisposición legal, cuenta con la posibilidad de determinar sus propios modos de contratación, tiempos ycompetencias para el desarrollo de esta actividad.

Con el presente, se pretende regular aspectos relacionados competencias, plazos de ejecución de actividades,procedimientos, etapas del proceso de contratación, articulación con las demás actividades comprendidas enel desarrollo del proceso de contratación, entre otros aspectos esenciales.

Todo lo anterior, se refuerza, con el diseño de procedimientos y formatos que de manera detallada leindicarán al usuario los pasos qué debe agotar en cada etapa de la contratación, con lo que se clarifica lascompetencias de cada área y permite establecer responsabilidades a cada área de la Terminal de TransporteS.A, en tan importante proceso.

5. NATURALEZA

La Terminal de Transporte S.A, es una Sociedad de Economía Mixta del orden Distrital constituida comosociedad anónima, de segundo grado u orden, vinculada a la Secretaria Distrital de Movilidad de la AlcaldíaMayor de Bogotá, conforme lo establecido en la Ley 489 de 1998 y el decreto ley 1421 de 1993, los artículos105, 107 y 108 del acuerdo 257 de 2006, el Código de Comercio y demás normas concordantes yreglamentarias, constituida como sociedad anónima mediante escritura pública número 8058 del seis (6) deNoviembre de mil novecientos setenta y nueve (1.979), otorgada en la Notaría Quinta (5ª) del Circulo deBogotá, dotada con personería Jurídica, patrimonio independiente y autonomía administrativa, cuya actividad

2 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Bogotá, D.C., catorce (14)) de abril de dos mil diez (2010), Radicación número: 110010326000200800101 00 (36054). M.P. Dr. Enrique Gil Botero.




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estará sujeta al control y vigilancia de la Superintendencia de Transporte.

6. DESTINATARIOS.

El presente manual se aplicará a todo proceso de contratación que adelante la Terminal de Transporte S.A. enel cumplimiento de sus funciones constitucionales, legales, reglamentarias y estatutarias.

7. POLÍTICAS Y ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

La Terminal de Transporte S.A, como política general adelantará sus compras en condiciones de pago y preciosjustos acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado y al derecho privado, buscando lamejor relación costo beneficio, que le permitan maximizar los fines de la contratación y teniendo enconsideración la importancia que tiene para la organización la protección del medio ambiente, de esa formaen desarrollo del objeto social y en particular, en la ejecución se buscará minimizar los riesgos en lasactividades que tengan impacto sobre el medio ambiente y promoverá por la adquisición de bienes yproductos amigables con el ambiente.

8. IDIOMA Y MONEDA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS/PROPUESTAS, PLIEGOS Y DOCUMENTOS CONTRACTUALES.

Todos los procesos de selección y de contratación de la Terminal de Transporte S.A. se adelantarán en elidioma oficial de Colombia. Todo proponente y/o contratista de la Terminal de Transporte S.A. deberápresentar sus escritos en idioma español y aquellos documentos provenientes de terceros que se encuentrenen diferentes idiomas deberán ser aportados con la respectiva traducción al español sin que tal traducciónrequiera de autenticación o protocolización o formalismo alguno. Sin embargo, se requerirá autenticación oprotocolización de documentos cuando la ley así lo prevea. También será necesario, cuando así lo considere laTerminal de Transporte S.A, la traducción oficial de conformidad con el artículo 251 del CGP, exigencia quedeberá establecerse de manera expresa en el respectivo Pliego de Condiciones.

La moneda que se utilizará para todo proceso de contratación que adelante la Terminal de Transporte S.A,será el Peso Colombiano (COP) salvo cuando por la naturaleza de la contratación y/o del contratista ocooperador se haga necesario establecer el pago en moneda extranjera, así lo determinará el área solicitanteen los estudios previos, previa autorización del Ordenador del Gasto.

En los Pliegos de Condiciones no será necesario indicar el idioma ni la moneda en que deban presentarse laspropuestas salvo cuando por la naturaleza de la contratación y/o del contratista u organismo cooperador sehaga necesario establecer el pago en moneda extranjera.

9. CAPACIDAD PARA SER OFERENTE Y CONTRATISTA DE LA TERMINAL DE TRANSPORTE S.A.

Podrán presentar ofertas y celebrar contratos con la TERMINAL DE TRANSPORTE S.A, las personasconsideradas legalmente de conformidad con las disposiciones vigentes, así como los consorcios y unionestemporales. Cuando se trate de personas jurídicas nacionales y extranjeras, éstas deberán acreditar que suduración no será inferior a la del plazo del contrato o la que requiera la Terminal de Transporte S.A.




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Capítulo 1 - Régimen Jurídico de la Contratación de la Terminal de Transporte S.A.Sección I - Normatividad aplicable a la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A.

1. Régimen jurídico aplicable ala contratación de la Terminalde Transporte S.A.:

1.1. La contratación de la Terminal de Transporte S.A se regirá porel derecho privado y sus principios (Código de Comercio, Código Civil ydemás normas pertinentes), de conformidad con lo establecido en elartículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de laLey 1474 de 2011, debiéndose garantizar, en todos los casos, losprincipios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscalconsagrados en la Constitución Política, así como el régimen deinhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución y lanormatividad aplicable para la contratación con entidades estatalessujetas a un régimen especial, dentro del cual es determinante elprincipio de autonomía de la voluntad.

1.2. Sin perjuicio de lo establecido por otras normasconstitucionales y legales, las inhabilidades e incompatibilidades paracontratar con entidades estatales son principalmente las establecidasen los artículos 122 y 127 de la Constitución Política y en las Leyes 80de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011. Para la verificación de laausencia de inhabilidades e incompatibilidades, la Terminal deTransporte S.A. consultará el Sistema de Información de Registro deSanciones y Causas de Inhabilidad SIRI de la Procuraduría General dela Nación y el Boletín de Responsables Fiscales de la ContraloríaGeneral de la República (Boletín de Deudores Morosos del Estado), sinperjuicio de acudir a otras fuentes de información, así como lasmanifestaciones privadas del futuro contratista, en el marco delprincipio de la buena fe.

2. Objeto:

El presente Manual tiene como objeto: i). Distribuir las funcionesinternas que en materia de contratación corresponderá adelantar alas diferentes dependencias de la Terminal de Transporte S.A; ii).Establecer las delegaciones y desconcentraciones necesarias para laejecución de los procedimientos de selección propios de dichacontratación; iii). Señalar y asignar las actividades de inspección yseguimiento a adelantarse sobre los contratos estatales celebradospor la Terminal de Transporte S.A. a efecto de procurar la idónea yoportuna ejecución de los mismos, iv). Facilitar la aplicación de lasventajas propias de la contratación comercial (privada) v). Atender lospreceptos legales y estatutarios de obligatorio cumplimiento para laTerminal de Transporte S.A. acorde a su naturaleza jurídica. vi).Contratar de acuerdo a las modalidades definidas en el presenteManual la mejor calidad al mejor precio en el menor tiempo, y, vii)Definir procedimientos de contratación eficientes, acordes a losprincipios de la contratación sujeta al régimen privado que procuredisminuir el costo administrativo y transaccional de la Terminal deTransporte S.A. en la ejecución de su actividad contractual.




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3. Ámbito de aplicación:

3.1. La aplicación de las reglas aquí previstas operará de lasiguiente manera:

3.1.1. Las disposiciones relativas a las actividades requeridas para lasustanciación de los procedimientos de selección de contratistas de laTerminal de Transporte S.A, deberán ser acatadas durante eldesarrollo y conclusión de tales procedimientos.

3.1.2. Las disposiciones sobre “Inspección y vigilancia contractual”deberán acatarse durante la ejecución de los contratos o convenioshasta su conclusión.

Parágrafo 1: Se exceptúan del ámbito de aplicación del manual decontratación las siguientes contrataciones: 1) Los contratos de trabajo,2) Los de servicios públicos, 3) los actos o contratos que se ejecutencon recursos de la caja menor, 4) Aquellos en que la Terminal deTransporte S.A. actué como Contratista, 5) la venta de tasa de uso, 6)contratos de arrendamiento en los cuales la Terminal de Transportesea arrendadora 7) las cartas de intención y memorando deentendimiento 8) Aquellos en que la Terminal deba adherirse a lostérminos del proveedor. y 9) las solicitudes de servicio relacionadoscon capacitación y/o educación, tales como congresos, seminarios,cursos, actualizaciones, entre otros, estos se realizarán a través deresoluciones expedidas por el Gerente.

Parágrafo 2: En los casos que la Terminal de Transporte S.A. actúecomo oferente, se sujetará a las reglas previstas para aquellos efectospor la entidad contratante.

En los aspectos no regulados en el presente manual se aplicarán lasdisposiciones del Código Civil, el Código de Comercio o las normasespeciales que le fueren aplicables de conformidad con la naturalezajurídica de la Terminal de Transporte S.A.

Sección II - Principios que orientan la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A.

4. Principios Generales:

En desarrollo de su gestión contractual la Terminal de Transporte S.A.deberá respetar los principios de la función administrativa y de lagestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la ConstituciónPolítica de 1991, en armonía con los principios generales del derechocivil y mercantil, según corresponda, en particular, la autonomía de lavoluntad, la buena fe y demás principios aplicables a las relacionesjurídico negociales regidas por el derecho privado.

En adición a los principios generales antes señalados, la gestióncontractual adelantada por la Terminal de Transporte S.A., en cuanto




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5. Principios particulares de contratación pública:

resulte pertinente a la naturaleza jurídica de la entidad, se desarrollaráacorde a los principios de transparencia, economía y responsabilidadde que tratan los artículos 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993, según elalcance conceptual allí determinado para cada uno de ellos yajustándose alrégimen de contratación aplicable a la entidad.

6. Otros principios aplicables:

Además de los principios generales y legales que en desarrollo de lagestión contractual corresponda observar a la Terminal de TransporteS.A., ésta deberá procurar el cumplimiento de los principios generalesdel derecho administrativo de que trata el artículo 3 del Código deProcedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, asícomo los principios generales del derecho, según lo dispuesto por elartículo 23 de la Ley 80 de 1993; en particular, armonizando su alcancey aplicación a los principios de autonomía de la voluntad y buena fe.

Para la interpretación contractual se tendrá en cuenta el cumplimientode los fines y objeto social de la Terminal de Transporte S.A, en lostérminos de los Estatutos Sociales, las leyes 105 y 336, el Decreto 1079de 2015 o las normas que hagan sus veces, y las reglas deinterpretación previstas en el Código Civil y Código de Comercio.

Sección III - Régimen Legal de Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y conflictos de interésy capacidad para contratar

7. Inhabilidades e incompatibilidades:

7.1. No podrán participar en procedimientos de selección, nicelebrar contratos con la Terminal de Transporte S.A., las personasnaturales o jurídicas que se encuentren incursas en alguna de lascausales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en laConstitución Política y en la ley, especialmente las contempladas enlos artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 ymodificado por los artículos 1, 2 y 4 de la Ley 1474 de 2011), y 9 de laLey 80 de 1993, 90 de la Ley 1474 de 2011 modificado por el artículo 43 dela Ley 1995 de 2019; así como en las normas que las modifiquen,sustituyan o complementen.

7.2. Para la verificación de la ausencia de inhabilidades eincompatibilidades, la Terminal de Transporte S.A. consultará elSistema de Información de Registro de Sanciones y Causas deInhabilidad SIRI de la Procuraduría General de la Nación y el Boletín deResponsables Fiscales de la Contraloría General de la República, sinperjuicio de acudir a otras fuentes de información.

8. Prohibiciones:

8.1. Los trabajadores y contratistas de la Terminal de TransporteS.A, en desarrollo de la gestión contractual de la entidad, deberánabstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en laConstitución y la ley, en especial las consagradas en el artículo 3º de laLey 1474 de 2011. Los contratistas deberán certificarlo en las ofertasque sean presentadas en el respectivo proceso de contratación.




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8.2. Cuando quiera que se presente una situación de este tenor, lapersona deberá seguir el procedimiento establecido en el presenteManual.

9. Conflictos de interés:

9.1. Se entenderá por conflicto de interés, toda situación queimpida al contratista tomar una decisión imparcial en relación con laejecución del contrato, de manera que el interés particular adquiera elcarácter de irreconciliable frente al interés general. En el marco deesta premisa, se presentará conflicto de interés cuando se configure uocurra alguna de las siguientes causales:

9.1.1. El concepto que deba emitir el contratista implique unbeneficio directo para él.

9.1.2. El concepto que deba emitir el contratista implique unbeneficio para los socios o el grupo básico de profesionales queforman parte del equipo de trabajo del contratista, en todo caso queafecte el interés de la Terminal de Transporte S.A.;

9.1.3. Cuando los efectos de la decisión que deba tomar el contratistarecaigan en un tercero, bien sea personal natural o jurídica, con el cualejerza representación legal o tenga una relación profesional ocomercial, y la decisión afecte los intereses de la Terminal deTransporte S.A.

PARÁGRAFO PRIMERO. En todos los casos en que la realización de unestudio o concepto traiga como consecuencia el riesgo deconfiguración de un conflicto de interés se deberá dejar constancia deesta situación en los estudios previos, por parte de la Subgerencia/Líder del proyecto/ Dirección, oficina asesora responsable de tramitarla solicitud de contratación.

Igualmente deberá infórmalo cualquier trabajador que participe en laestructuración, evaluación o proceso contractual.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los proponentes declararán que ellos, susdirectivos, asesores y el equipo de trabajo con que ejecutarán losservicios a contratar, no se encuentran incursos en conflicto deinterés, situación que dejarán consignada de forma expresa en la Cartade Presentación de la Propuesta.PARÁGRAFO TERCERO. Cuando sea imperiosa la necesidad decontratar estudios o conceptos con terceros, la Terminal deTransporte S.A. adoptará las medidas de salvaguarda que resultennecesarias para neutralizar la posible configuración de conflicto deinterés. Para tal fin, establecerá en los Estudios Previos y demásdocumentos contractuales los requisitos que regirán para el




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contratista, el personal vinculado al mismo, y los trabajadores de laentidad encargados de la estructuración técnica del proyecto, asícomo la revisión, auditoría o supervisión del contrato.

PARÁGRAFO CUARTO. Sin perjuicio de lo aquí establecido, el manualde contratación se remitirá, a la definición de conflicto de interés que,en materia de contratación pública, sea regulada por la leycorrespondiente.

9.2. Para los anteriores efectos, cuando quiera que se presentensituaciones que generen “conflictos de interés”, el trabajador y/ocontratista de la Terminal de Transporte S.A. deberá declararseimpedido dentro de los tres (3) días siguientes al conocimiento de lasituación que genera el conflicto de interés ante su jefe inmediato osupervisor, según sea el caso. De no obrar en tal sentido, el trabajadory/o contratista podrá ser recusado de conformidad con lo establecidoen el presente Manual.

9.3. Definida la existencia de un conflicto de interés por la instanciacompetente en relación con quien hubiese desempeñado laboresrelativas a un procedimiento de selección aún no finalizado,corresponderá al Gerente General suspender el procedimiento aefecto de decidir la pertinencia de adoptar la medida de saneamientoque corresponda.

9.4. En el evento en que la injerencia de la persona involucradahaya determinado un grave riesgo para la objetividad de las decisionestomadas por la Terminal de Transporte S.A., el (la) Gerente General,podrá darlo por terminado en el estado en que se encuentre, en arasde proteger los principios rectores de la actividad contractual de laTerminal de Transporte S.A., así como la salvaguarda de los derechosde terceros.

9.5. Cuando se verifique por el (la) Gerente General la existencia deun conflicto de interés predicable de quien tiene injerencia en lasupervisión de un contrato o en su liquidación, también procederá aremoverlo de dicha función y designar su reemplazo.

9.6. La ejecución del respectivo contrato se suspenderá hasta queel (la) Gerente General resuelva la existencia o no del eventualconflicto y se pronuncie respecto de la cesión total o parcial delcontrato acorde a las normas del derecho privado o sobre suterminación, según el grado de afectación que en su ejecución elconflicto haya originado o pueda originar.

Los oferentes dentro de los procedimientos de contratación a que se




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refiere el presente Manual, declararán que no se encuentran incursosen conflicto de interés con la Terminal de Transporte S.A. respecto dela labor a contratar. En el evento en que se demuestre la existencia deun conflicto de interés en relación con un oferente, su oferta serárechazada.

10.Capacidad para contratarLa TERMINAL DE TRANSPORTE S.A podrá suscribir contratos conpersonas naturales o jurídicas legalmente capaces en los términos dela Constitución y la ley.

11.Plazos para el procedimiento de contratación.

Todos los plazos del procedimiento de contratación de que se trate,hasta la firma del contrato serán establecidos según lo requiera sunaturaleza, en los pliegos de condiciones y/o invitaciones, y, previajustificación del facultado, podrán ser prorrogados antes de suvencimiento por el término que se considere necesario, si lascircunstancias así lo exigen.




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Capítulo 2 - Desarrollo de la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A.Sección I - Etapas en que se desarrolla la gestión contractual de la Terminal de Transporte S.A.

12.Etapas generales:

12.1 Etapa de planeación: comprende todas las actuaciones de carácter previonecesarias para la apertura de cualquiera de los procesos de selección decontratistas de la Terminal de Transporte S.A., desde la concepción delproyecto, inclusión y aprobación del Plan Anual de Adquisiciones incluidas lasgestiones y documentos que el líder del proyecto haya surtido u obtenido enla estructuración y/o prefactibilidad del proyecto.

12.2Etapa de Selección (Evaluación y calificación en las modalidades que aplica):Inicia con la apertura del proceso de selección y culmina con la celebración yperfeccionamiento del contrato.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factorestécnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada delos mismos, contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes,resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad laconstituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

Para la modalidad de contratación directa, la oferta más favorable seráaquella que satisface la necesidad y sea presentada por persona natural ojurídica que cumpla las condiciones descritas en el estudio previo, sin quesea necesario contar previamente con pluralidad de ofertas para la seleccióndel contratista.

Como criterios de desempate: Se tendrán en cuenta los criterios descritosen el artículo 35 de la Ley 2069 de 2020 y demás normas que reglamenten,modifiquen o sustituyan.

12.3Etapa de ejecución del contrato: Su inicio coincide con el comienzo del plazocontractualmente previsto para la ejecución de las obligaciones que derivandel contrato y culmina vencido ese mismo término, sin perjuicio delcumplimiento de obligaciones pendientes en la etapa subsiguiente, siempreque así se acuerde.

12.4 Etapa de liquidación y post contractual: De haberse pactado expresamenteen el contrato, la liquidación iniciará una vez vencido el plazocontractualmente previsto para dar cumplimiento a las obligaciones que deéste derivan conforme las estipulaciones contractuales. Comprende laliquidación de la relación contractual en cualquiera de sus modalidades y




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está referida a las obligaciones posteriores a la misma. Así mismo, realizar elcierre del expediente luego de cumplidas las vigencias de las diferentespólizas otorgadas con el contrato.

La liquidación del contrato o convenio se deberá realizar de mutuo acuerdodentro del plazo establecido en el contrato o convenio o en su defectodentro de los seis (6) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecucióndel contrato o la expedición del acto que ordene la terminación.

El contratista y la Terminal de Transporte S.A, tendrán derecho a efectuarsalvedades a la liquidación por mutuo acuerdo.

En el acta se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos a quehaya lugar, así como los acuerdos a que lleguen las partes para poner fin alas controversias presentadas y declararse a paz y salvo.

Si no es posible suscribir el acta con el contratista, el supervisor o interventorelaborarán el informe de supervisión y/o interventoría y dejará constanciade los antecedentes de la ejecución del contrato, así como de las garantíasconstituidas, el balance financiero, las multas, las obligaciones pendientes ylas razones por las que el contratista no suscribió el acta bilateral.

Si en la liquidación bilateral existen saldos a favor de la Terminal deTransporte S.A., el Supervisor y/o interventor del contrato deberá informar ala Subgerencia Jurídica para estudiar la viabilidad de iniciar las accionesjudiciales que correspondan.

En los contratos se podrá pactar la liquidación unilateral del contrato,dándosele el alcance que la ley y la jurisprudencia le otorguen.

En los siguientes casos es obligatorio pactar expresamente la liquidación delcontrato: 1) en los contratos de obra 2) en los contratos de interventoría 3)contratos que se ejecuten por etapas 4) en los contratos de tracto sucesivoque se hayan adjudicado por proceso contractual. 5) conveniosinteradministrativos y 6) contratos interadministrativos.




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En todos los contratos que celebre la Terminal de Transporte S.A., elSupervisor realizará un informe final de ejecución en donde seconsignará un corte de cuenta final del contrato desde el punto devista técnico y financiero. De existir saldo a favores de la Terminal deTransporte S.A., el Supervisor del contrato deberá informar a laSubgerencia Jurídica para estudiar la viabilidad de iniciar las accionesjudiciales que correspondan.

PARÁGRAFO 1: Para el desarrollo de todas las etapas del procesocontractual desde la planeación hasta la liquidación, se observarán losformatos estándar implementados en desarrollo del Sistema Integradode Gestión de Calidad, los cuales serán ajustados permanente yúnicamente por la Subgerencia Jurídica respecto de los relacionadoscon la actividad contractual.

PARÁGRAFO 2: Ningún trabajador de la TERMINAL DE TRANSPORTE S.Apodrá asumir obligaciones, compromisos o solicitar la prestación deservicios o suministro de bienes sin la existencia previa de contrato; nimodificar las estipulaciones del respectivo contrato sin la existenciaprevia del Otrosí que así lo indique.




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Sección II - Modalidades de contratación de la Terminal de Transporte S.A.

13. Modalidades.

Obligatoriedad. Toda solicitud de contratación de bienes y serviciosque realicen las diferentes dependencias de la Terminal de TransporteS.A. deberá indicar el tipo de modalidad contractual que deseautilizarse. Para ello, los trabajadores y/o contratistas de la entidad,deberán adelantar los procedimientos para las siguientes modalidadesadoptadas a través del presente manual.

13.1 Modalidades de Contratación: La Terminal de Transporte S.A.seleccionará a sus contratistas mediante la utilización de los siguientesprocedimientos de contratación:

1. Orden de compra y/o servicios. 2. Contratación Directa. 3. Invitación Privada.4. Solicitud Simplificada de Ofertas 5. Solicitud Pública de Ofertas.6. Tienda Virtual del Estado Colombiano.7. Asociaciones Público Privadas (APP)8. Venta de bienes inmuebles

13.1.1. Orden de Compra y/o servicios: Los proyectos cuya cuantía seainferior a 10 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV),sólo bastará con la firma y aceptación del formato de orden decompra, siempre precedido de estudio previo.

13.1.2. Contratación Directa: Esta modalidad procederá cuando laSubgerencia o jefe de oficina requiera la adquisición de bienes oservicios por las siguientes causales:

a. Los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyoa la gestión.

b. La adquisición de bienes y servicios que solamente un proveedorpueda suministrar o la adquisición de marcas determinadas.

c. Para la suscripción de contratos cuyo objeto sea la realización deactividades científicas o tecnológicas, para lo cual se tendrá encuenta lo dispuesto en el Decreto Ley 591 de 1991 y demásnormas aplicables.

d. Cuando existan razones de seguridad o confidencialidad deinformación de la actividad económica y comercial de la sociedado de los clientes.

e. Los de alianzas, contratos de colaboración empresarial oasociaciones empresariales en desarrollo de su objeto, distintas alas Alianza Pública Privadas de las que trata la Ley 1508 de 2012.




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f. Urgencia manifiesta. En el caso urgencia manifiesta la Terminal deTransporte S.A. no está obligado a elaborar estudios ydocumentos previos.

g. La ampliación o renovación de plantas o plataforma tecnológica.h. Los convenios y/o contratos interadministrativos. i. Contratos para la actualización, ampliación o modificación de

software o la adquisición de licencias de uso.j. Los contratos de suscripción a información o publicaciones

especializadas nacionales o internacionales.k. Los contratos de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles

en los cuales la entidad sea arrendataria.

Los contratos de arrendamiento en los cuales la TERMINAL DETRANSPORTE S.A sea la arrendadora se someterán a las reglas delCódigo del Comercio y no estarán regulados por lo dispuesto en elpresente manual y su trámite corresponderá a la Dirección deRecursos Físicos y Negocios o aquella dependencia que seadesignada por parte de la Gerencia General, quien tiene a cargo lagestión comercial e inmobiliaria, para lo cual aplicara plenamentelos principios de autonomía de la voluntad y del libre mercado,gestionando el respectivo negocio jurídico ante la GerenciaGeneral.

l. Los contratos de compraventa de bienes inmuebles en los que laTerminal de Transporte S.A. actúe como comprador, para lo cual,previa adquisición del inmueble, se solicitará avalúo comercial queservirá como base de la negociación.

PARÁGRAFO 1. En los estudios previos, el Subgerente o jefe de oficinaque requiere la contratación de un bien o servicio deberá dejar expresaconstancia de la ocurrencia de alguna o algunas de las causales queconfiguran la contratación bajo esta modalidad, detallando las razonesque justifican la necesidad y la idoneidad del contratista.

PARÁGRAFO 2: Para esta modalidad el futuro contratista deberápresentar oferta, la cual será vinculante en los términos del Código deComercio, que deberá contener la información y/o documentaciónsolicitada en la invitación

13.1.3. Invitación privada: La Terminal de Transporte S.A. realizaráinvitación privada de forma expresa y determinada, a un número pluralde personas naturales o jurídicas, para que, en igualdad de condicionespresenten propuestas, de conformidad con las exigencias, requisitos ycondiciones dispuestas en los estudios previos. Una vez seleccionada lapropuesta de conformidad con el numeral 16.7.8., la Terminal podrásolicitar al oferente un último lance con el fin de mejorar su oferta




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económica. Lo anterior, para las siguientes tipologías contractuales:

a) Cuando se requiera la adquisición de bienes o servicios cuya cuantíasea igual o mayor a 10 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes(SMMLV) e igual o inferior a 62 Salarios Mínimos Mensuales LegalesVigentes (SMMLV).

b) Los contratos de consultoría.

c) Los contratos de bienestar social para los trabajadores de laTerminal de Transporte S.A., incluido el suministro de las dotacioneslegales y convencionales.

d) Contratos que tengan por objeto desarrollar proyectos o gestionescomerciales y empresariales o nuevos negocios, o desarrollar.

e) Actividades y obras que permitan el cumplimiento de loscompromisos para el desarrollo de nuevas líneas de negocio, para locual, el estudio previo señalará y justificará el proyecto que requierede la contratación.

f) Contratos que tengan como finalidad fortalecer la imagencorporativa de la sociedad, entre ellos el plan de medios, pautaspublicitarias en radio, prensa, internet, tv, manejo de redes, entreotros.

g) Cuando el proceso de selección adelantado por la modalidad desolicitud simplificada de ofertas se haya declarado desierto porqueno se presentaron ofertas, o los proponentes no cumplieron con lasexigencias jurídicas, técnicas y financieras.




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13.1.4. Solicitud simplificada de ofertas. Modalidad de contratación que procederá cuando:

Se requiera La adquisición de bienes o servicios en cuantía mayor a 62Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMLMV) e inferior oigual a 200 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMLMV) y lacontratación no sea por contratación directa o por invitación privada.

17 13.1.5. Solicitud pública de ofertas. Modalidad de contratación queprocederá cuando:

1819 a) Se requiera la adquisición de bienes o servicios en cuantía mayor a

200 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMLMV) y lacontratación no sea por contratación directa o por invitación privada.

2021 b) Los contratos de concesión de los bienes y servicios de la Terminal de

Transporte S.A.

c) Los procesos sin cuantía que requieran la selección objetiva delfuturo contratista en razón a sus condiciones de experiencia eidoneidad, tales como intermediarios de seguros.

Parágrafo: La Terminal de Transporte S.A. podrá adelantar lacontratación a través de la modalidad Solicitud pública de ofertas encaso de considerarse conveniente y con el propósito de asegurar la libreconcurrencia de interesados en contratar.

13.1.6. Acuerdo Marco de Precios y tienda virtual. La Terminal deTransporte S.A. podrá contratar los bienes y servicios de característicastécnicas uniformes, prescindiendo de las modalidades anteriores,cuando previa verificación por parte del líder del proyecto, se decidaadelantar la adquisición de los bienes y servicios a través de la TiendaVirtual del Estado Colombiano.

13.1.7. Asociaciones Público Privadas. (APP). La Terminal deTransporte de conformidad con el artículo 8º de la Ley 1508 de 2012podrá ser contratante de esquemas de Asociación Público- Privada bajoel régimen previsto en la dicha ley.

En el caso en que se decida optar por esquemas de Asociación PúblicoPrivada bajo el régimen previsto en la Ley 1508 de 2012, deberá darcumplimiento a lo previsto en la misma y sujetarse a las disposicionesparticulares que les sean aplicables en materia contractual ypresupuestal.




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Cuando decida no acogerse a los esquemas de Asociación PúblicoPrivada bajo el régimen previsto en la presente ley, podrán contrataresquemas de participación privada en infraestructura conforme a surégimen de contratación, incluyendo la utilización, cuando a ello hayalugar, de la concesión de que trata el numeral 4 del artículo 32 de la Ley80 de 1993.

Lo anterior, sin perjuicio que pueda presentar oferta para participar enlos procesos de selección de esquemas de asociación público- privadaregidos por Ley 1508 de 2012, siempre que cumplan con los requisitosestablecidos para el efecto en el respectivo proceso de elección. 13.1.8. Venta de bienes inmuebles: Para la suscripción de contratos decompraventa de bienes inmuebles donde la Terminal de TransporteS.A., actúe como vendedora, se solicitará un avalúo comercial y el valorarrojado será el precio base de la venta. La Terminal de Transporte S.A.podrá utilizar cualquier medio para publicitar su intención de venta delo los inmuebles, que propende la pluralidad de interesados. De existirvarios interesados podrá establecer el mecanismo de subasta paraseleccionar el comprador del bien inmueble.

En todos los casos, para la venta de inmuebles se deberá de contar conlas autorizaciones de los órganos de administración, de requerirse.

14.Cláusula General de Competencia.

Los contratos no tipificados en este manual, se regirán por lasdisposiciones legales que los regulen de ser el caso.

Sección III – De la distribución de funciones y de la desconcentración de competencias para la ejecuciónde las actividades que corresponde adelantar durante las etapas de la gestión contractual de la Terminal

de Transporte S.A.Subsección I – Etapa de Planeación

15. Procedimiento para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones (PAA).

15.1 Proyecto. Cada Subgerente, director o Jefe de Oficina, deberácumplir con las siguientes actividades:

15.1.1 Presentará los requerimientos de los bienes o serviciosnecesarios para la ejecución de los fines y objetivosinstitucionales que le competen, acorde con los planes a cargodel área, ante la Subgerencia Corporativa.

Diligenciará y remitirá el formato de necesidades a la SubgerenciaCorporativa, dependencia que es la responsable de liderar y elaborar elanteproyecto de Presupuesto de la Terminal de Transporte S.A., para locual tendrá el apoyo jurídico y técnico de las áreas competentes.




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15.1.2 La Subgerencia Corporativa consolidará las necesidades de todala entidad en el formato que para el efecto haya establecido laTerminal de Transporte S.A. y presentará a la Junta Directiva elproyecto de presupuesto acorde a los Estatutos de la Sociedad,teniendo en cuenta los recursos necesarios para garantizar la ejecuciónde los proyectos y contratos a ejecutarse en más de una vigencia fiscal.

15.1.3 Con fundamento en el Presupuesto aprobado por la JuntaDirectiva, la Subgerencia Corporativa liderará la elaboracióndel Plan Anual de Adquisiciones (PAA), para lo cual contará conel apoyo técnico y jurídico de las áreas competentes.

15.1.4 De ser solicitado, la Subgerencia Jurídica apoyará la revisión delos objetos contractuales propuestos en el Plan de Adquisiciones,verificará de manera preliminar que estén acordes con las modalidadesde selección y los tiempos de contratación según la modalidad.

15.2 Aprobación. Consolidado el PAA, la Subgerencia Corporativaremitirá a la Gerencia General para aprobación y firma, momento apartir del cual entrará en ejecución.

15.3 Comunicación. Una vez adoptado el PAA, éste será comunicadopor la Subgerencia Corporativa a las diferentes dependencias de laentidad.




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15.4 Publicación. Adoptado el PAA, el mismo será publicado por laSubgerencia Corporativa en la página web de la entidad y en el SECOP.

15.5 Ejecución del Plan. Cada dependencia ejecutará la contrataciónque le fue aprobada, acorde con el plan, dando cumplimiento a losplazos establecidos en el mismo, siempre y cuando la necesidadpersista.

15.6 Actualización del Plan: Las actualizaciones del PAA de laTerminal de Transporte S.A serán responsabilidad de SubgerenciaCorporativa.

Para los anteriores efectos, la dependencia interesada deberá tramitarla solicitud respectiva, de conformidad con el formato establecido en elSistema Integrado de Gestión ante la Subgerencia Corporativa de laTerminal de Transporte S.A.

La adopción de las actualizaciones correspondientes corresponderá a laSubgerencia Corporativa.

15.7 Seguimiento del Plan. Cada Subgerente, Director o Jefe deOficina tomará las medidas internas necesarias para garantizar elcumplimiento de la ejecución del plan de contratación de su área.

La Gerencia General podrá solicitar informes de avance en cualquiertiempo con el fin de realizar seguimiento a la ejecución del plan ytomar las acciones correctivas de su competencia.

16. Funciones a cargo de la dependencia interesada en lacontratación:

La Subgerencia Líder del proyecto/ Subgerencia, Dirección y/o oficina asesora responsable de tramitar la solicitud de contratación de bienes o servicios, deberá realizar las siguientes actividades:




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16.1 Verificar que la contratación que pretende celebrar estéincorporada dentro de Plan Anual de Adquisiciones y correspondacon el objeto y funciones de la entidad y los planes y programas dela Terminal de Transporte S.A.

16.2 En caso de que la contratación que se pretende celebrar noesté incorporada dentro de Plan Anual de Adquisiciones, deberásolicitar su inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones a laSubgerencia Corporativa, de conformidad con el formato demodificación y/o aplicativo implementado por la Terminal deTransporte para tal fin dar inicio de nuevo al procedimiento decontratación.

16.3 Efectuar solicitud de acompañamiento a la subgerencia jurídicay/o Subgerencia Corporativa para la estructuración consensuada delestudio previo en lo que corresponda a las competencias de cada área.

16.4 Elaborar el Documento de estudio previo siguiendo el formatoque para tales efectos adopte la Terminal de Transporte S.A. en el quedeberá incorporar los elementos técnicos, jurídicos y económicosmínimos que permitan realizar el estudio de mercado cuando serequiera, para lo cual, podrá surtir entre otras las siguientes gestiones:

- Realizar un análisis de consumos, verificación de condiciones técnicas,presupuesto disponible en el Plan de Adquisiciones, verificación de lanecesidad, análisis de legalidad de la necesidad y su conformidad con elobjeto social de la sociedad y las funciones a cargo, las característicasdel bien o servicio.

-Requerir a la Subgerencia Corporativa la información de bases dedatos públicas, para apoyar la construcción del estudio previo.

16.5 Elaborado el documento de estudio previo el subgerente o jefe deoficina remitirá por correo electrónico institucional a la SubgerenciaJurídica, quien hará una revisión preliminar de contenidoeminentemente legal, como quiera que los elementos técnicos seránresponsabilidad del área solicitante. Si la Subgerencia Jurídica no tieneobservaciones, así lo informará por correo electrónico al remitentepara que proceda a radicarlo a la Subgerencia Corporativa con el fin derealizar el correspondiente estudio de mercado, análisis económico delsector (cuando aplique).

16.6 Estudio Previo definitivo: Una vez consolidado el estudio previo yhabiendo verificado que incorpora las condiciones técnicas, loscomponentes jurídicos, los resultados del estudio de mercado y análisis




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económico del sector adelantados, el mismo deberá ser suscrito por ellíder del proyecto, los Subgerentes del área y/o jefes de dependenciaque participaron en la elaboración del proyecto de estudio previo ycada uno de ellos responderá por los temas de su competencia.

16.7. CONTENIDO DEL ESTUDIO PREVIO

El estudio previo deberá contar como mínimo con la siguienteinformación:

16.7.1 La descripción de la necesidad que la Terminal de TransporteS.A. le interesa satisfacer:

El área solicitante deberá indicar, sustentar y describir de manera clara,precisa y detallada la necesidad o carencia que requiere ser satisfechapara la Terminal de Transporte S.A., justificando la necesidad delrespectivo gasto. Así mismo, deberá indicarse que se ha constatadoque la misma está prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de laTerminal de Transporte S.A. Si no está incluida en el Plan Anual deAdquisiciones, se deberá incluir a través del procedimiento de ajuste,descrito en el numeral 15.6.

16.7.2 La identificación y descripción del objeto a contratar, con susespecificaciones, las autorizaciones, permisos y licenciasrequeridos para su ejecución:

El objeto es la descripción clara, detallada y precisa de los bienes oservicios que requiere la entidad. Debe ser lícito y física y jurídicamenteposible, acorde las obligaciones o funciones legales, reglamentarias oestatutarias de la entidad. No deben definirse objetos demasiadoamplios o ambiguos. No debe incluir las obligaciones contractuales.Debe describir el qué, el por qué y el cómo, con respecto a la necesidadestablecida, y deberá ser descrito mediante el uso de verbos rectorestales como realizar, ejecutar, entregar, suministrar, entre otros.

16.7.3 Cuando el contrato incluya diseño y construcción, losdocumentos técnicos para el desarrollo del proyecto:

Deberán abarcar las calidades y condiciones técnicas y específicas quese requieran en el desarrollo del contrato, características técnicas comodimensiones, materiales, uso específico, perfil profesional requerido oequipo mínimo de trabajo, entre otras En las especificaciones sedeberán tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización delos bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientasantes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestarlos servicios y los demás elementos que afecten la satisfacción de la




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necesidad que motiva la contratación.

Las calidades, acreditaciones y constancias que debe aportar elproveedor interesado que serán luego verificadas como requisitoshabilitantes al momento de la evaluación, como de cumple o nocumple, entre otras, cuando la modalidad de contratación así lorequiera.

Cuando se trate de la contratación de obras, se deberá incluir el análisisjurídico y técnico sobre:

I. Los diseños, mapas, planos y demás estudios técnicos que requiera laobra y su fase de desarrollo; II. La identificación y el estado de trámitede las licencias, autorizaciones, permisos y/o estudios. III. Los costosasociados al cumplimiento o desarrollo de cada una de las anterioresexigencias.

Así mismo en los proyectos de infraestructura de transportemultimodal, deben contener estudios de oferta y demanda.

16.7.4 Lugar de ejecución:

Lugar donde se desarrollarán las actividades contractuales,identificando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sedede la Terminal de Transporte S.A. o fuera de ella, o si se requerirá viajara otras ciudades o no.

16.7.5 Plazo:

Se debe especificar el plazo de ejecución del contrato según lasnecesidades, el cual debe incluir el plazo específico para cumplimientode las obligaciones principales y accesorias si las hay.

El plazo que se establezca debe ser razonable y posible de cumplir,debe ser acorde a la naturaleza del contrato (ejecución instantánea otracto sucesivo) y con la forma de pago que se estipule. Así mismo,debe contemplar los tiempos requeridos para el perfeccionamiento ylegalización del contrato, y acorde a la disponibilidad y respaldopresupuestal.

De otra parte, cuando las obligaciones accesorias comprendengarantías técnicas o servicios de actualización o mantenimiento quedeban ejecutarse una vez entregados los bienes o prestados losservicios, podrán cumplirse después de la liquidación del contrato,dejando la salvedad en el acta respectiva, cuando ella proceda.




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La TERMINAL DE TRANSPORTE S.A de acuerdo con el Plan Estratégico,las necesidades de la entidad, el análisis de costo beneficio y elpresupuesto de la vigencia aprobado por la Junta Directiva podrásuscribir y ejecutar contratos cuyo plazo de ejecución comprendavarias vigencias y/o anualidades siempre que se cuente con laestimación de ingresos futuros por parte de la Dirección de GestiónFinanciera.

16.7.6 La modalidad de selección del contratista:

Conforme el listado mencionado en el presente manual.

16.7.7 El valor del contrato:

El Valor del contrato deberá estar acompañado con la justificaciónrazonada de la estimación que se realiza.

Si el valor del contrato está determinado por precios unitarios, el áreadebe incluir la identificación de los ítems y la forma como calculó suvalor y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación deaquellos, generalmente apoyados en un estudio de mercado u otrametodología que atienda esta finalidad.

16.7.8 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

Para la contratación directa será el perfil del futuro contratista.

Para los procesos de selección, la oferta más favorable será aquellaque, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos deescogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos,contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte serla más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyanfactores diferentes a los contenidos en dichos documentos.

En los casos de Solicitud Simplificada de ofertas, La Terminal deTransporte S.A deberá aceptar la oferta de menor precio, siempre quecumpla con las condiciones establecidas en la invitación a participar enprocesos.

Sin embargo, se podrá señalar excepcionalmente otros criterios deselección adicionales al menor precio, cuando las condiciones técnicasdel contrato a celebrar así lo requieran. En estos eventos el líder delproyecto en el estudio previo deberá realizar la correspondientejustificación.

En los casos de Solicitud Pública de Ofertas, deberá, el área líder




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enunciar y justificar previamente los factores de selección quepermitirán identificar la oferta más favorable para la Terminal deTransporte S.A., de conformidad con lo dispuesto en el Manual deContratación, incluidos los criterios de desempate, privilegiandoaquellos factores que satisfagan de mejor manera las necesidades de laTerminal de Transporte S.A.

Como medio para la verificación de los requisitos habilitantes, en losprocesos de selección (Selección Simplificada de Ofertas y SelecciónPública de Ofertas) se deberá exigir a los proponentes la presentacióndel Registro Único de Proponentes (RUP), con el alcance que le asignela ley. En las demás modalidades el área líder deberá determinar loscriterios de selección en la estructuración del estudio previo.

16.7.9 Análisis, asignación y mitigación de los riesgos:

Revisar el análisis de los posibles riesgos que podrían presentarse endesarrollo del contrato, indicando la distribución que de éstos serealizaría entre la Terminal de Transporte S.A. y el contratista, así comola forma de mitigarlos. Para el efecto se deberá tener en cuenta losiguiente:

Por riesgo se entienden aquellos eventos futuros, que pueden generarefectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos delProceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

Los riesgos previsibles que se tipifiquen deberán estimarse en suposibilidad de ocurrencia y en su monto probable, de manera que sehaga uso de cláusulas de ajuste de precio o de apropiacionesdestinadas a cubrir contingencias a cargo de la Terminal de Transporteen relación con los que la entidad asuma. Así mismo debe incluirse laforma de mitigarse.

El análisis de los Riesgos debe ser realizado de acuerdo a losparámetros que fije el presente manual.

16.7.10 Señalar las garantías que la Terminal de Transporte S.A.contempla exigir en el Proceso de Contratación, de acuerdo conel análisis de riesgos, el objeto contractual, valor y plazo delcontrato.:

Determinación de las garantías que la Terminal de Transporte exigirá enel proceso de contratación y durante la ejecución del contrato.

En los contratos y/o convenios interadministrativos es facultativorequerir garantías.




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16.7.11 Indicación sobre la forma en la que se considera debe realizarsela inspección y vigilancia contractual (supervisión o interventoría).

16.7.12 Enumeración y aporte de los documentos que sirvieron desustento para elaborar el estudio, incluidos aquellos referidos a laprefactibilidad, si los hay.

16.7.13 En los contratos de tracto sucesivo se indicará si el contratorequiere de liquidación

Parágrafo 1: Para efectos de lo previsto en el presente numeral, ladependencia encargada de la elaboración del estudio aquí referidodeberá determinar cuáles de los elementos de contenido aquíseñalados deben o no desarrollarse (aplica y/o no aplica) en el estudio,en atención a la naturaleza y características del contrato a celebrar.

16.8 Elaborado el Documento de estudio previo el subgerente o jefe deoficina remitirá por correo electrónico institucional a laSubgerencia Jurídica, quien hará una revisión preliminar decontenido eminentemente legal, como quiera que los elementostécnicos serán responsabilidad del área solicitante. Si laSubgerencia Jurídica no tiene observaciones, así lo informará porcorreo electrónico al Líder del proyecto para que proceda aradicarlo a la Subgerencia Corporativa con el fin de realizar elcorrespondiente estudio de mercado y análisis económico del sector(cuando aplique).

16.9 El estudio previo revisado y aprobado deberá suscribirse por ellíder del proyecto, Subgerente área solicitante, SubgerenteCorporativo y Subgerente Jurídico y cada uno de ellos responderápor los temas de su competencia.

17. Funciones a cargo de laSubgerencia Jurídica previas ala solicitud del concepto deviabilidad:

Radicado el estudio previo procedente de la dependencia interesada enla contratación, la Subgerencia Jurídica deberá adelantar las siguientesactividades:

17.1 Revisar el estudio previo, que como mínimo deberá contener loprevisto en el Manual de Contratación.

17.2 De ser necesario realizar ajustes o complementación aldocumento, la Subgerencia Jurídica procederá a devolver eldocumento al líder del proyecto de la dependencia solicitante pararealizar ajustes, mediante correo electrónico y la dependenciainteresada deberá realizarlos o justificar los motivos por los cualesconsidera que los ajustes o complementación no se requiere. Se




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deberán adelantar sesiones de trabajo para superar diferencias decriterio entre las áreas.

17.3 Efectuada la revisión de carácter eminentemente legal y si elestudio cumple con el contenido y criterios señalados en el Manualde Contratación, la Subgerencia Jurídica remitirá el estudio previoal líder del proyecto para que se esté lo remita a la SubgerenciaCorporativa para realizar estudio de mercado, análisis económicodel sector.

17.4 Recibido el estudio previo, el estudio de mercado y análisiseconómico del sector respecto de las modalidades en que apliquenestos últimos de parte de la Subgerencia/ Líder del proyecto/Dirección y/o oficina asesora responsable de tramitar la solicitudde contratación, la Subgerencia Jurídica procederá a citar alComité de Contratación.

Parágrafo 1: Para la consolidación final del estudio previo a que serefiere el presente numeral, la Subgerencia Jurídica podrá solicitar elapoyo del área técnica o solicitante de la contratación pretendida, asícomo de la Subgerencia Corporativa en lo que respecta a estudios demercado y análisis económico del sector y la validación de la existenciade presupuesto en el PAA.

Parágrafo 2: Los estudios previos deberán ser remitidos por el correoelectrónico institucional directamente por el subgerente de área y/ojefe de oficina asesora.

Se entiende que el Subgerente de la Dependencia Responsable detramitar la solicitud de contratación, ha aprobado los estudios previos,cuando los remite a través de su correo electrónico institucional.

Por esta razón, solo se tramitarán los estudios previos que provengande la Subgerencia de la Dependencia Responsable de tramitar lasolicitud de contratación.

Parágrafo 3: El Estudio Previo definitivo, revisado y aprobado deberáser radicado por el líder a través del sistema de correspondencia de laentidad, o de aquel que se determine para tal efecto.Corresponderá a la Subgerencia Corporativa recibir el Documento deEstudios Previos, revisado por la Subgerencia Jurídica y/o la solicitud deelaboración estudio de mercado y el análisis económico del sector.

Se requiere de análisis económico del sector y estudio de mercado parala contratación que se adelante a través de solicitud simplificada deofertas y solicitud pública de ofertas, sin perjuicio que los líderes del




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18. Funciones a cargo de laSubgerencia Corporativaprevias a la solicitud delconcepto de viabilidad:

proyecto soliciten para la contratación el análisis del mercado.

18.1. Elaborar el Estudio de Mercado. La Subgerencia Corporativa deacuerdo a las especificaciones del Documento de Estudio Previo,cuando aplique, realizará el Estudio de Mercado, para lo cual, podránaplicarse distintas metodologías, tales como:

-Análisis de consumos y precios históricos. Para emplear elmecanismo de análisis de precios históricos, cuando a ello haya lugar,se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice deprecios al consumidor en cada año, examinando si se han presentadofenómenos económicos que hayan implicado fluctuacionesimportantes en el comercio del bien o servicio. Las características delbien o servicio deben ser las mismas entre una contratación

- Soportes técnicos del valor estimado. Los precios estimados debensoportarse en las características técnicas y de calidad del bien oservicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar deejecución de las obligaciones contractuales.- Cotizaciones- Consulta a registros públicos de información- Consulta a procesos y/o contratos similares en el SECOP

No obstante, lo anterior, el líder del proyecto de la contratación deberásin excepción participar activamente y apoyar la construcción delestudio de mercado y análisis económico del sector análisis del sector enlos aspectos técnicos, para lo cual en constancia suscribirá eldocumento que contenga el (los) estudio (s) realizado(s).




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18.2 Realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo alobjeto del proceso, observando los aspectos técnicos, económicos,legales, así como el análisis del riesgo, para ello podrá solicitarse elapoyo respectivo en la Subgerencia Jurídica.

18.3 Solicitud de Cotizaciones. Las cotizaciones se deben requerirremitiendo a los interesados, toda la información básica del contrato asuscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del biencorrespondiente. Por lo expuesto, se debe señalar en la comunicaciónrespectiva las especificaciones técnicas detalladas y los serviciosconexos que deberá asumir el contratista (mantenimientos,capacitaciones, personal, entre otros).

18.4 Consulta de bases de datos especializados. Cuando por lascondiciones del mercado del bien o servicio a contratar se requiera larevisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia delas consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Lasbases de datos consultadas deben ser especializadas y representativasen el mercado del bien o servicio a contratar.

18.5 Una vez realizado el estudio de mercado, el documento deberácontar con la firma del área líder del proyecto y del SubgerenteCorporativo, quien con su firma además valida la existencia de recursosen el PAA para ejecutar el proyecto.

18.6 La Dirección Financiera procederá realizar el análisis económicodel sector, con indicadores financieros cuando se requiere y remitirlo ala subgerencia Corporativa. Se deben sustentar los indicadoresfinancieros del proceso.

18.7 La Subgerencia Corporativa Introducirá el análisis económico delsector y firmará los estudios previos definitivos.

18.8 Remitir el estudio previo a la Subgerencia/ Líder del proyecto/Dirección y/o oficina asesora responsable de tramitar la solicitud decontratación, el estudio del mercado y análisis económico del sectorcuando se requiera, para que ésta a su vez solicite a la subgerenciajurídica someterlo a consideración del Comité de Contratación.




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Subsección II - Etapa de Selección

19. Funciones a cargo delGerente General o a quienostente la calidad de Ordenadorde Gasto.

19.1 Una vez culminadas las actividades propias de la etapa deplaneación contractual, corresponderá al Gerente General y/orepresentante legal suplente, expedir los documentos a través de loscuales se ordene la apertura, revocatoria, suspensión o reinicio decualquiera de los procesos de selección, así como de aquellos envirtud de los cuales se modifiquen los pliegos de condiciones y seadjudiquen y celebren los contratos respectivos y todos aquellosactos necesarios para el adelantamiento del proceso contractual.

19.2 Determinar, cuando se estime conveniente los integrantes delos Comités Evaluadores en los procesos de contratación que serealicen, con excepción de la contratación directa.

20.Funciones del Comité evaluador

Por regla general los miembros del comité evaluador serán: el líder del proyecto, el subgerente líder, el Subgerente Jurídico y el Director de Gestión financiera cuando requiera de verificación financiera.

Lo anterior, sin perjuicio que se designe un colaborador distinto y/o contratista.

20.1 Integrado el Comité Evaluador, el mismo se encargará de:

20.1.1 Verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas,de capacidad jurídica y financiera, experiencia y organización exigidasa los proponentes en los pliegos. Si se establece la ausencia dealguno de estos requisitos, se procederá a darle la oportunidad alproponente de subsanar dentro del plazo previsto para el efecto enlos pliegos de condiciones del proceso.

20.1.2 Calificar las ofertas presentadas, asignándole el puntajeque haya lugar según las reglas para el efecto previstas en el Pliegode condiciones o invitación pública y rendir el respectivo informe yrecomendaciones al Comité de Contratación.




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21.Procedimiento de selección y/o contratación:

21.1.1 Orden de compra y/o servicios.

a) Si el Comité de Contratación acoge el estudio previo y autoriza elinicio del proceso de contratación en los casos en que esteproceda, o a partir de la instrucción del Gerente General, el líderdel proyecto radicará en la Subgerencia Jurídica la totalidad de losdocumentos presentados al comité de contratación.

b) La Subgerencia revisará la documentación de la carpeta ysolicitará al futuro contratista la información y documentaciónpertinente.

c) La Subgerencia Jurídica verificará que se cumpla con todos losrequisitos y documentos previos necesarios para la respectivacontratación y elaborará el formato o documento contractualdefinido para estos efectos para la firma de la Gerencia General.

21.1.2 Contratación Directa.

a) Si el Comité de Contratación, en los casos que proceda deconformidad con su reglamente, acoge el estudio previo yautoriza el inicio del proceso de contratación, el líder del proyectoradicará en la Subgerencia Jurídica la totalidad de los documentospresentados al comité de contratación.

b) La Subgerencia jurídica verificará que se cumpla con todos losrequisitos y documentos previos necesarios para la respectivacontratación.

c) La Subgerencia revisará la documentación de la carpeta ysolicitará al futuro contratista la información y documentaciónpertinente, verificará el cumplimiento de los requisitos jurídicosrequeridos y remitirá al líder del proyecto la verificación derequerimientos técnicos de requerirse.

d) La Subgerencia Jurídica elaborará la minuta contractual para lafirma del contrato.

21.1.3 Invitación Privada

e) El estudio previo será enviado por intermedio de la subgerenciacorporativa a un número plural de interesados para que analicensu contenido y alcance, para que en igualdad de condicionespresenten propuesta.

f) Los interesados podrán presentar observaciones al contenido yalcance del Estudio Previo dentro del término señalado en lainvitación. El líder del proyecto contestará a cada una de lasobservaciones o a quien corresponda según su especialidad.

g) Cuando se considere pertinente, se comunicará el día, hora y




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lugar en la que se podrá llevar a cabo una reunión informativa conel objeto de precisar el contenido y alcance del estudio previo

h) El día y hora fijado en el cronograma de la Invitación se llevará acabo la recepción de las propuestas por el medio que haya sidoprevisto por la sociedad.

i) En el cronograma de la Invitación privada se fijará el términoprudencial para efectuar la evaluación de las propuestaspresentadas. Durante este lapso se realizará la solicitud deaclaración, precisión o subsanación de documentos de lapropuesta o del interesado.

j) El líder del proyecto evaluará las propuestas presentadas y lassometerá a aprobación del comité de contratación.

k) La decisión adoptada por el comité de contratación serácomunicada al adjudicatario y a los demás proponentes. Dentrodel mismo término podrá declarar la terminación de la Invitación,si no se pudo escoger el mejor oferente. Esta decisión serácomunicada a los proponentes.

l) La Subgerencia Jurídica elaborará la minuta contractual para lafirma del contrato.

21.1.4 Si se trata de solicitud simplificada de ofertas

a) Si el Comité de Contratación acoge el estudio previo y autoriza elinicio del proceso de contratación en los casos en que esteproceda, el líder del proyecto radicará en la Subgerencia Jurídicala totalidad de los documentos presentados al comité decontratación.

b) La Subgerencia Jurídica revisará que los documentos y estudiosprevios cumplan con todos los requisitos necesarios paraadelantar la contratación respectiva.

c) La Subgerencia Jurídica elaborará la Invitación a ofertar, la cualdebe ser aprobada por el líder del proyecto, verificando que seencuentren los requerimientos técnicos, económicos y jurídicosdel objeto a contratar.

d) La Subgerencia Jurídica publicará la invitación, por el terminocontenido en el cronograma del proceso.

e) Los interesados podrán formular observaciones o comentarios ala invitación y estos serán contestados por la Terminal deTransporte S.A. antes del vencimiento del plazo para presentarofertas.

f) La Subgerencia Jurídica realizará el cierre e informará al ComitéEvaluador para el análisis de las ofertas, de conformidad con loestablecido en la invitación a ofertar.

g) El informe de evaluación deberá publicarse de conformidad con elcronograma del proceso, previa presentación al comité decontratación de la entidad.




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h) Los interesados podrán formular observaciones o comentarios alinforme de evaluación y estos serán contestados por la Terminalde Transporte S.A. antes de la aceptación de la oferta.

i) La Subgerencia Jurídica elaborará la aceptación de la oferta y laminuta contractual para la firma de la gerencia general.

j) En caso de no lograrse la adjudicación, la Terminal de TransporteS.A. declarará desierto el proceso mediante comunicaciónmotivada que se comunicará a los interesados.

21.1.5 En Solicitud Pública de Ofertas:

a) Si el Comité de Contratación acoge el estudio previo y autoriza elinicio del proceso de contratación en los casos en que esteproceda, el líder del proyecto radicará en la Subgerencia Jurídicala totalidad de los documentos presentados al comité decontratación.

b) La Subgerencia Jurídica revisará que los documentos y estudiosprevios cumplan con todos los requisitos necesarios paraadelantar la contratación respectiva.

c) De requerirse ajustes o cambios de conformidad con lo aprobadopor el comité de contratación, la Subgerencia Jurídica devolverá ladocumentación a la dependencia solicitante y de no requerirse secontinuará con el trámite.

d) La Subgerencia Jurídica realizará el proyecto de pliegos decondiciones y procederá a publicar el proyecto de pliego, por eltermino establecido en el cronograma.

e) El proyecto de pliego de condiciones se publicará, paraobservaciones de los interesados. El proyecto de pliego decondiciones no obliga a la entidad a dar apertura al proceso, encaso de que, por razones técnicas, jurídicas o de conveniencia, laadministración considere que no debe continuarse con el procesode selección.

f) Los interesados podrán formular observaciones al proyecto delpliego de condiciones y estos serán contestados por la Terminalde Transporte S.A. La Subgerencia Jurídica enviará lasobservaciones al Líder del proyecto y demás dependenciascompetentes para su revisión y respuesta.

g) La Subgerencia Jurídica consolidará y publicará el documento derespuesta a las observaciones al proyecto de pliego decondiciones.

h) La Subgerencia Jurídica proyectará el acto de Apertura para lafirma del (la) Gerencia General y publicará el pliego decondiciones definitivo por el termino establecido en elcronograma del proceso

i) Los interesados podrán formular observaciones al pliego decondiciones definitivo y estos serán contestados por la Terminal




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de Transporte S.A., en la fecha prevista en el proceso contractual.j) La Subgerencia Jurídica consolidará y publicará el documento de

respuesta a las observaciones al de pliego de condicionesdefinitivos.

k) La Subgerencia Jurídica elaborará las Adendas modificatorias de lospliegos de condiciones definitivos, acogidas por el comitéevaluador, las cuales deberán ser firmadas por la GerenciaGeneral.

l) La Subgerencia Jurídica realizará el cierre e informará al ComitéEvaluador para el análisis de las ofertas, de conformidad con loestablecido en el Pliego de Condiciones.

m) El comité evaluador revisará las propuestas en sus aspectostécnicos, jurídicos y financieros exigidos en el pliego decondiciones y se publicará el informe de evaluación, para que losoferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes ysubsanen las ofertas.

n) La Subgerencia Jurídica deberá correr traslado de lasobservaciones presentadas por los oferentes y de considerarlonecesario otorgar un término para que se pronuncien al respecto.

o) La Subgerencia Jurídica consolidará y publicará el informe deevaluación definitivo, previa aprobación del comité decontratación.

p) La Subgerencia Jurídica proyectará el documento de adjudicacióno de declaratoria de desierto del proceso.

q) La Terminal de Transporte S.A. llevará a cabo la Audiencia deAdjudicación o Declaratoria de Desierto.

r) La Subgerencia Jurídica elaborará la minuta contractual para lafirma del contrato.

s) En caso de no lograrse la adjudicación, la Terminal de TransporteS.A. declarará desierto el proceso mediante acto motivado que sepublicará.

21.1.6 En Acuerdo Marco de Precios y tienda virtual, se deberá seguirel procedimiento del manual de Colombia Compra Eficiente (CCE)sobre Acuerdos Marco de Precios el vigente. La Terminal deTransporte S.A. podrá contratar los bienes y servicios prescindiendo delos procedimientos anteriores, cuando decida adelantar la adquisicióna través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

21.2 Otras actividades:

-Adelantar el trámite del perfeccionamiento del mismo.

-Tramitar ante la Dirección de Gestión Financiera el certificado deregistro presupuestal.(CRP)




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-Sustanciar la aprobación de la garantía del contrato correspondiente yverificar la acreditación de la afiliación al Sistema General de SeguridadSocial - Salud y Pensión. (ARL cuando aplique) del contratista.

-Exigir al contratista y verificar que éste haya cumplido con losrequisitos de perfeccionamiento para la ejecución del contrato.

-- Remitirá al supervisor por correo electrónico o comunicado internocopia del estudio previo, pliego de condiciones (cuando aplique),oferta del contratista, contrato y registro presupuestal.




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Subsección III - Etapa de ejecución del contrato (Supervisión y/o interventoría)

22. De las actividades de seguimiento y vigilancia contractual:

22.1 Durante esta etapa la Terminal de Transporte S.A., entre otras,ejecutará actividades de seguimiento y vigilancia contractual,entendiendo por éstas las desempeñadas por una persona naturalo jurídica, sobre los contratos celebrados por la Terminal deTransporte S.A., cuyo objeto consiste en verificar el cumplimientode las obligaciones contractuales asumidas por los contratistas dela entidad dentro de los términos previstos para el efecto y segúnlas condiciones contractualmente estipuladas.

22.2 Las actividades de seguimiento y vigilancia contractual aquíprevistas, deberán ejercerse por los responsables de acuerdo alManual de Supervisión e Interventoría para el ejercicio de lasupervisión y/o Interventoría adoptada en la Terminal deTransporte S.A.

Capítulo 3 - Otras disposicionesSección I – De la publicidad de la actividad contractual de la Terminal de Transporte S.A.

23.Aspectos generales:

23.1 La publicación electrónica de los actos y documentos a que serefiere el presente Manual se hará en los términos legales y lamisma será responsabilidad de la Subgerencia Jurídica, en armoníacon las disposiciones que adopte Colombia Compra Eficiente paraentidades con régimen especial.

23.2 Archivo y expedientes contractuales: En materia de gestióndocumental, manejo de archivos y expedientes contractualesfísicos y electrónicos se atenderán los lineamientos de lasautoridades competentes.

Sección II – De las modificaciones, aclaraciones, prórrogas, adiciones y suspensiones a los contratos.

24.Definición

24.1. Durante la ejecución del contrato, pueden presentarsediferentes situaciones que afectan su ejecución, por lo cual, elsupervisor y/o interventor del contrato deberá solicitaroportunamente al Comité de Contratación de conformidad con lareglamentación de este órgano, concepto favorable para laelaboración de la modificación, adición o prórroga respectiva,señalando las razones que originan el cambio, la conveniencia y elbeneficio del mismo.

24.2 Así mismo podrán requerirse a la Subgerencia Jurídica y/ocontratista aclaraciones con el fin de esclarecer el alcance de algúntérmino establecido en el contrato.




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25.Procedimiento Otrosíes aContratos o Convenios

25.1 Para poder efectuar un otrosí contractual (prórroga, adición omodificación), el contrato deberá encontrarse aún en ejecución.

25.2 El Supervisor deberá solicitar mediante estudio previodebidamente motivado el respectivo otrosí contractual, en el quese evidencien las condiciones técnicas, financieras y jurídicas quese estime pertinente dejar expresadas.

25.3 Cuando se trate de adición, deberá contar con un análisis decostos y si en la misma se contempla un aumento en los valoresunitarios establecidos en el contrato principal, se hace necesariojustificar y explicar el motivo que soporta la variación en dichos losvalores. (si aplica)

El Subgerente Corporativo suscribirá el estudio previo para certificarque se cuenta con los recursos necesarios para la adición contractualen el Plan anual de Adquisiciones.

25.4 Para que se tramite un otrosí contractual, se deben presentarlos siguientes documentos y/o requisitos:

a) Estudio previo suscrito por el líder, subgerente líder y/o jefesde oficinas asesoras.

b) Deberá contar con un análisis de costos que viabilice la adición.Si en la misma se contempla un aumento en los valores establecidos en el contrato inicial, se hace necesario justificar yexplicar el motivo que soporta la variación en dichos los valores.

c) El estudio previo deberá contener un pronunciamiento delsupervisor y/o interventor del contrato donde justifique suconcepto sobre la procedencia del otrosí.

d) El estudio previo deberá contener Informe actualizado delsupervisor sobre la ejecución contractual.

e) Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten lanecesidad y viabilidad del trámite de otrosí al contrato.

f) En el evento que un contrato, previa justificación, deba sermodificado en las condiciones estipuladas inicialmente,adicionado y/o ampliado, deberá cumplirse con cada uno delos requisitos señalados anteriormente y radicarse a lasubgerencia jurídica por parte del Supervisor como mínimodiez días hábiles antes de vencer el plazo de ejecución delcontrato.

g) Las solicitudes de otrosí a los contratos o convenios deben sersometidas a consideración y recomendación del Comité deContratación cuando se requiera de conformidad con su




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reglamento.h) Los contratos de prestación de servicios no requieren de

estudio previo para la modificación (adición, otrosí, prórroga).

25.5 La modificación deberá pretender garantizar la correctaejecución del contrato y el logro del objeto contractual. Todasolicitud de modificación que tenga por fin transformar el objetocontractual, deberá ser rechazada por el área respectiva o en sudefecto por la Subgerencia Jurídica.

25.6 Aprobado la modificación del contrato, la Subgerencia Jurídicaprocederá a elaborar el correspondiente otro sí, para lasuscripción de la Gerente General.

Parágrafo: Cuando sea solicitada la cesión parcial o total del contratola misma se tramitará y resolverá conforme las normas del derechoprivado y previo al estudio del Comité de Contratación cuando serequiera. Una vez surtido el procedimiento anterior se suscribirá elrespectivo otrosí de cesión.




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26. Suspensión. Definición.

Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstanciasde fuerza mayor o caso fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntadde las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normalejecución del contrato, en estos eventos, las partes pueden de mutuoacuerdo pactar la suspensión del contrato.

La suspensión se solicita cuando el contratista o la Terminal deTransporte S.A. requieran paralizar la ejecución del contrato por untérmino determinado, para el efecto las partes suscribirán un acta enla que conste la suspensión, determinando en la misma la fecha dereinició y solicitando el ajuste de las garantías cuando haya lugar a ello.

En la solicitud de suspensión, debe indicarse el término exacto desuspensión, al reiniciarse la ejecución del contrato, el contratistadeberá ajustar la vigencia de las garantías.

26.1 Causales para que proceda una suspensión.

Para que proceda una suspensión del contrato deberán presentarsecircunstancias de tiempo, modo y lugar que resulten ajenas alcontratista y no puedan serle imputables a éste. Las dificultades einsucesos que se presenten con ocasión de la conducta negligente oinadecuada del contratista y/o que hayan sido asumidas comoriesgos del contratista desde la etapa precontractual y/o contractual,le serán imputables a éste y por tal razón no pueden constituirse enuna causal de suspensión del contrato, adicional a lo anterior deberáestar prevista dicha facultad en el texto del contrato.

En tales casos se negará la solicitud de suspensión, sin perjuicio de lasmultas y sanciones a que hubiere lugar.

El Supervisor o interventor deberán tener en consideración estosparámetros y deberá indicarse expresamente en el acta de suspensiónlas causales de la misma y por qué resultan ajenas al contratista.

26.2 Procedimiento para la suspensión de un contrato.

- El contratista presentará la solicitud al supervisor o interventor,explicando los motivos o razones que justifiquen la suspensión delcontrato.

-El supervisor o interventor analiza la solicitud, rinde concepto sobre lamisma. Si el contrato cuenta con una interventoría externa, elinterventor deberá presentar su concepto respecto de la solicitud yremitirlo al supervisor.




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- Si el supervisor no la encuentra viable, dará respuesta al contratistainformándole las razones por las cuales es inviable.

- Si la solicitud se considera viable el supervisor y/o interventor,procederá con la elaboración del acta de suspensión del contrato.

- El acta deberá ser firmada por el contratista, el supervisor y/ointerventor.

- El supervisor y/o interventor debe solicitar la modificación de lagarantía cuando exista en el contrato. Posteriormente el SubgerenteJurídico revisa la modificación de la garantía si hubo lugar a ello y laaprueba.

27.Solución de controversiascontractuales

La solución de las controversias contractuales se someterá al juezcompetente y en materia de medios alternativos de solución deconflictos se atenderá lo dispuesto en el numeral 8 del art. 40 de losEstatutos de la sociedad y las directrices que imparta la Alcaldía Mayorsobre la suscripción de cláusula compromisoria y designación deárbitros entre otras




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Sección III – Riesgos en el proceso de contratación de la Terminal de Transporte S.A.

28.Conceptos Generales yFundamento.

Sin perjuicio del régimen contractual de la Terminal de Transporte S.A,en materia de riesgos se tendrá en cuenta que:

El Artículo 4° la Ley 1150 de 2007 establece que en los pliegos decondiciones o sus equivalentes se deberá incluir la estimación,tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en lacontratación.

Por su parte, el Decreto 1082 de 2015 establece en su artículo2.2.1.1.1.6.3 la obligación de las entidades estatales de evaluar elriesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimientode sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guíasexpedidas por Colombia Compra Eficiente. Teniendo en cuenta taldisposición, CCE expidió el Manual para la Identificación y Coberturadel Riesgo en los Procesos de Contratación (Versión 1); normatividad ala cual la Terminal de Transporte S.A. se acoge en lo pertinente y deconformidad con su naturaleza jurídica, el cual establece:

- Los riesgos en el Proceso de Contratación;- La estructura de la administración de riesgos;- Lo que debe incluir la matriz de riesgos que resulte de la audiencia deasignación de riesgos y demás observaciones.

En materia de riesgos debe haber un mayor involucramiento que estácorrelacionado con el principio de planeación y con la obligación de laadministración en la elaboración de los estudios de mercado y análisiseconómicos.

La estimación, tipificación y asignación de riesgos debe hacerse demanera responsable para efectos de dar cumplimiento efectivo alcontrato y evitar retardos y sobrecostos que impiden el logro de losobjetivos del Proceso de Contratación.

Para ello se deberán estructurar los riesgos con el fin de evitar lossiguientes escenarios:

i) Eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato;ii) Eventos que alteren la ejecución del contrato;iii) El equilibrio económico del contrato;iv) La eficacia del Proceso de contratación y que en efecto se logresatisfacer las necesidades identificadas que motivaron el proceso decontratación estatal;




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v) La reputación y la legitimidad de la Terminal de Transporte S.A.encargada de prestar el bien o servicios.

vi) Los demás riesgos que se evidencien

Por tanto, para lograr una excelente administración de riesgos, laTerminal de Transporte S.A. y sus trabajadores deberán tipificar ydefinir los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo delcontrato. Deberán motivar la decisión de la estimación y valoracióncualitativa y cuantitativa del riesgo, así como la probabilidad deocurrencia y el impacto en el equilibrio financiero y económico delcontrato. También deberán señalar el sujeto contractual que soportaráel riesgo, total o parcialmente, a fin de preservar las condicioneseconómicas iniciales del contrato.

Para ello se deberá seguir lo establecido en las guías y manuales deCCE sobre la administración de riesgos y específicamente deberánseguir el siguiente esquema:

(i)Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación;(ii) Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación;(iii) Evaluar y calificar los Riesgos; (iv)Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se deberá realizar para cada casoconcreto el proceso de administración de riesgos con el fin de realizaruna buena tipificación, asignación y estimación de los riesgos, deacuerdo con la magnitud y complejidad de la contratación, para lo cualtendrá en cuenta los criterios señalados en el presente Manual y losmanuales de Colombia Compra Eficiente en lo que sea pertinente alrégimen contractual de la entidad.




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29Riesgos previsibles. Concepto.

Según el documento CONPES 3714 los “riesgos previsibles” son todasaquellas circunstancias que, de presentarse durante el desarrollo yejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibriofinanciero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificablesen condiciones normales.

Todo riesgo, que, de acuerdo con las reglas de la ciencia, con lasexperiencias y con los sucesos históricos es susceptible de ocurrirdadas las circunstancias de tiempo, lugar y modo en que se ejecutaraun contrato.3 En consecuencia, el riesgo previsible es aquel que sepuede identificar, anticipar y cuantificar.

3 Becerra Salazar Álvaro Darío. Los riesgos en la contratación estatal. Leyer, 2008, Bogotá, p. 17-18

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30.Asuntos que no son riesgos previsibles.

La Terminal de Transporte S.A, conforme al documento CONPES,considera que el riesgo no será previsible cuando se den los siguientespresupuestos:

1. El incumplimiento total o parcial del contrato, en la medida enque compromete la responsabilidad contractual de quien asuma talconducta, teniendo como consecuencia la exigibilidad de la garantíade cumplimiento y la eventual indemnización de perjuicios por elexceso de lo cubierto por la garantía, según lo dispuesto en el artículo7 de la Ley 1150 de 2007.

2. Los hechos derivados de la responsabilidad extracontractual,que se encuentren cubiertos mediante garantías especiales como lapóliza de responsabilidad extracontractual.

3. Los que corresponden a la teoría de la imprevisión, los cualesescapan de la definición de riesgo previsible, y de acuerdo a lodispuesto en el reglamento son aquellas circunstancias que no puedenser identificables o cuantificables. La teoría de la imprevisión,conforme a la jurisprudencia contencioso administrativa consiste en:

“(…) el acaecimiento de hechos extraordinarios, imprevisibles ysobrevinientes a la celebración del contrato, ajenos a las partes(guerra, crisis económica grave), que afectan el equilibrio deeconómico de las prestaciones en forma grave y anormal para una deellas, sin impedir su ejecución (álea económica). Es un principio dederecho administrativo (…) La teoría de la imprevisión persigue que lascosas vuelvan a su estado inicial cuando las bases económicas delcontrato se afecten por hechos posteriores que revistan lascaracterísticas anotadas y sean de tal magnitud que ocasionen unaruptura grave de la simetría o igualdad de los derechos y obligacionesexistentes al tiempo de su celebración, y aunque no impidan sucumplimiento, hacen excesivamente onerosa su ejecución para una delas partes y, correlativamente, generan una ventaja indebida o enexceso para la otra.”4

4.Las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes; entendidasestas como la presencia en el contratista o en uno de los miembros deun consorcio o unión temporal de alguna o algunas de las causalesprevistas en la Constitución o la Ley para las inhabilidades eincompatibilidades con posterioridad a la adjudicación del contrato.

4Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia 28 junio de 2012. Consejera Ponente: Ruth Stella Correa Palacio.


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5.Los hechos ciertos conocidos por las partes antes de la adjudicacióndel contrato.

6.Los hechos físicamente imposibles de mitigar o controlar por algunade las partes.

7. Los que corresponden a la Teoría del Hecho del Príncipe. Lateoría del Hecho del Príncipe, conforme a la jurisprudenciacontencioso administrativa consiste en:

“La causa que hace referencia a los actos de la administración comoEstado, se refiere fundamentalmente al denominado “Hecho delPríncipe”, entendido como expresión de la potestad normativa,constitucional y legal, que se traduce en la expedición de leyes o actosadministrativos de carácter general, los cuales pueden provenir de lamisma autoridad contratante o de cualquier órgano del Estado. La Salaha precisado, que el restablecimiento del equilibrio económico delcontrato podrá proceder por dicha causa, si se afecta la ecuaciónfinanciera “en forma anormal o extraordinaria en detrimento delcontratista”, haciendo más onerosa la ejecución del correspondientecontrato. ”5

31.Distribución de riesgos.

Incluye la actividad de TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN delriesgo. En esa medida, habrá de tenerse en cuenta los lineamientos delproceso de distribución de riesgos, de conformidad con lo establecidoen el Documento CONPES 3714 y el manual de CCE.

La matriz de riesgos se elaborará para cada tipo de contratos, deacuerdo con los siguientes parámetros:

a) Incluye Riesgos Previsibles.

b)Excluye riesgos imprevisibles.

c) Determina claramente el riesgo, su tipificación o descripción.

d)Realiza la estimación o valoración del riesgo.

e)Asignación del riesgo a cada una de las partes.

32.Se determina la proporción o porcentaje de asunción delriesgo

La Terminal de Transporte S.A. tiene como política, evitar lasconfusiones y complicaciones derivadas de las co-responsabilidadesentre contratante y contratista en la asunción de los riesgos, donde lacalidad

5CONSEJO DE ESTADO. Sección Tercera. Consejero Ponente: Alier Hernández. N radicación: 21588. 7 de marzo de 2002




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de experto del contratista y su función de colaborador, esdeterminante al momento de la definición de los riesgos.

33.Establecimiento del contexto.

Como punto de partida la Terminal de Transporte S.A. deberáidentificar el contexto en el cual interactúa para conocer el ambientesocial, económico y político, e identificar (i) sus propios Riesgos; (ii) losRiesgos comunes a sus Procesos de Contratación; y (iii) los Riesgos delProceso de Contratación en particular.

34. Identificación y clasificación de los riesgos.

Es el proceso de caracterización y descripción que hace la entidad deaquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criteriopueden presentarse durante y con ocasión del Proceso deContratación. En el proceso de tipificación, la entidad debe agrupar losriesgos dentro de clases que presenten características similares(clasificación).

Para tales efectos, la Terminal de Transporte. S.A deberá realizarestudios y análisis de riesgos bajo los parámetros del principio deplaneación. Para ello podrá utilizar los planes estratégicos, planes deacción, reportes de desempeño, presupuestos, riesgos identificadospor otras entidades, lluvia de ideas, paneles de expertos cuando lacomplejidad del Proceso de Contratación lo exige, análisis DOFA(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas), encuestas ycuestionarios, entre otras

Una vez identificados lo riesgos, se deberá proceder a su clasificación,teniendo en cuenta su clase, fuente, etapa y tipo. En el proceso declasificación, los trabajadores de la Terminal de Transporte S.A. podránguiarse por la tipología de riesgos estipulada en el Documento CONPESsobre riesgos previsibles que a manera de ejemplo se cita, sin perjuiciodel análisis que para cada caso en particular deberán realizar losfuncionarios competentes:

Riesgos económicos.

Son aquellos que se derivan del comportamiento del mercado, talescomo la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento yespeculación de los mismos, entre otros.

Riesgos Operacionales.

Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato. Entreestos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión nosea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También sepresenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan entiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no




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imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por laposibilidad de no obtención del objeto del contrato comoconsecuencia de la existencia de inadecuados procesos,procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos,equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a laspartes.

Riesgos Financieros.

Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecuciónde financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condicionesfinancieras. El primero se refiere a la dificultad de conseguir losrecursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado decapitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hacereferencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estosencontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciacionesentre otros.

Riesgos Tecnológicos.

Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, advenimientode nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben sertenidos en cuenta para la ejecución del contrato, así como laobsolescencia tecnológica.

El área deberá solicitar a la Dependencia competente la elaboraciónde la matriz de riesgos a incluir en el Estudios previo, en consecuencia,el estudio previo deberá contener la matriz actualizada y acorde paracada proceso de contratación.




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35. Asignación y tratamiento del riesgo.

La evaluación y estimación de los riesgos consiste en valorar laprobabilidad de ocurrencia y el nivel de impacto de los riesgos que hansido tipificados, y que teniendo en cuenta su materialidad, requierenuna valoración. Es una técnica que permite dar una aproximación de lamagnitud del riesgo previsible de acuerdo con su probabilidad eimpacto.

La estimación se realizará mediante un trabajo interdisciplinario quereúna a las personas a cargo de los aspectos jurídicos, técnicos yfinancieros de la contratación a realizar y con fundamento en aspectostales como la ocurrencia de hechos similares, el impacto que hayatenido su ocurrencia, así como la posibilidad de afectación para elproyecto sobre el cual se trabaja.

Para estimar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de un eventoque afecte de manera negativa el Proceso de Contratación, se sugiereconsiderar fuentes de información como:

- Registros anteriores de la ocurrencia del evento en Proceso deContratación propios y de otras Entidades Estatales.- Experiencia relevante propia y de otras Entidades Estatales.- Prácticas y experiencia de la industria o el sector en el manejo delRiesgo identificado.- Publicaciones o noticias sobre la ocurrencia del Riesgo identificado.- Opiniones y juicios de especialistas y expertos.- Estudios técnicos.

Asimismo, para efectos de evaluar y categorizar el riesgo seránecesario dirigirse a los parámetros establecidos por CCE en el manualde riesgos en el Proceso de Contratación.




CONTRACTUALMANUAL


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36. Control de los riesgos

El supervisor deberá realizar una revisión continua de los riesgos delProceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamentey los riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento debenser revisadas constantemente y revisar si es necesario hacer ajustes alplan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias.

La Terminal de Transporte S.A. deberá revisar la efectividad y eldesempeño de las herramientas implementadas para su gestión.

37. Política de manejopresupuestal de los riesgosprevisibles.

Si los riesgos previsibles son asignados al contratista, se entenderánsiempre incorporados en la propuesta del mismo. Así, en caso de queel riesgo que se materialice haya sido aceptado por el contratista, nopodrá alegarse por parte de este algún desequilibrio económico delcontrato. Si de acuerdo a la asignación realizada, el riesgo queda acargo de la Terminal de Transporte S.A, en virtud de lo dispuesto en elnumerales 13 y 14 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 la entidadadoptará losmecanismos y medidas necesarios para mitigarlos.

cÓdigo: gjc-mn03 manual de contrataciÓn

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