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Nombre del Proceso: Evaluación y Seguimiento

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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

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Vigencia desde:01/02/2016

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Informe de Evaluación y Seguimiento de Gestión Financiera

Oficina de Control Interno

I Semestre del 2019

1. Introducción y alcance

La Oficina de Control Interno – OCI es la encargada de la evaluación

independiente del Sistema de control Interno contable, facilitar, orientar,

asesorar y de proponer las recomendaciones que contribuyan a su mejoramiento

y optimización.

El procedimiento inicia con la planeación de la evaluación y seguimiento y

termina con la presentación de los resultados y la evaluación del impacto de las

acciones de mejora adoptadas por el área auditada.

La OCI realizó la Evaluación y seguimiento al proceso de gestión financiera por el

I semestre del 2019, que dentro de sus componentes tiene entre otros, los

procedimientos de contabilidad y tesorería.

El procedimiento de contabilidad tiene como objetivo elaborar y presentar

estados financieros veraces, confiables, razonables y oportunos que permitan el

registro, revelación y análisis de la información contable a través de los estados

financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto

de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la

información.

El desarrollo del proceso contable implica la observancia del conjunto de

principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad, contenidos en el

régimen de contabilidad pública.

El marco legal que sustenta las actividades a desarrollar es la Resolución 357 de

2008 de la Contaduría General de la Nación “Por la cual se adopta el

procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de

evaluación a la Contaduría General de la Nación”.


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1.1. Alcance de la Evaluación y seguimiento

Se analizaron y verificaron en forma selectiva los aspectos más representativos

de la información financiera, económica, social y ambiental, con fecha de corte

al 30 de junio de 2019 de la Defensoría del Pueblo, de conformidad con los

parámetros establecidos en la Resolución 357 de la Contaduría General de la

Nación de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno

contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General

de la Nación”.

El análisis y verificación de la información correspondiente a junio 30 de 2019 se

realizó en forma selectiva y se llevó a cabo en los procedimientos de

contabilidad y tesorería.

2. Objetivos

El proceso de gestión financiera tiene los siguientes objetivos:

Garantizar un adecuado control de presupuesto, la contabilidad, la ejecución del

Plan Anual de Caja Mensualizado de la Entidad, y del presupuesto de los

convenios de cooperación internacional mediante la presentación de estados

financieros e informes, para servir de herramienta en el cumplimiento de los

objetivos institucionales de la Defensoria del Pueblo.

El proceso de gestión financiera comprende entre otros, los procedimientos de

contabilidad y tesorería. El líder del proceso de gestión financiera es el

Subdirector Financiero.

El procedimiento de contabilidad, tiene como objetivos elaborar y presentar

estados financieros veraces, razonables y oportunos que permitan el registro,

revelación y análisis de la información contable a través de los estados

financieros, los informes, reportes y notas contables, satisfaciendo el conjunto

de necesidades específicas y las demandas de cada uno de los usuarios de la

información. La líder del procedimiento de contabilidad es la Contadora de la

Entidad.

El procedimiento de tesorería, tiene entre otras pagar las obligaciones que se

generen por el funcionamiento de la Entidad, registrando y controlando los


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dineros asignados que ingresan a la Defensoría del Pueblo por los diferentes

conceptos, con el fin de cumplir con la normatividad vigente. El líder del

procedimiento de tesorería es el tesorero de la Entidad.

3. Desarrollo de la Evaluación y seguimiento

En cumplimiento de las funciones asignadas por la ley a la Oficina de Control

Interno, se revisó, verificó, confirmó, evidenció; la información financiera,

económica y social a junio 30 de 2019, reportada por la dependencia de

contabilidad mediante memorandos, correos electrónicos; teniendo en cuenta

que la Defensoría del Pueblo debe reportar trimestralmente los estados

financieros de conformidad con la Resolución 375 de 2007, Resolución No.185 del

29 de abril, Resolución No.437 del 12 de agosto de 2015, Resolución 533 de

octubre 8 de 2015,Resolución 693 de diciembre 6 de 2016, Resolución 706 de

diciembre 16 de 2016, expedidas por la Contaduría General de la Nación, Decreto

648 de 2017 actualización del sistema del Control Interno.

Se evidencio el cumplimiento de transición en normas de internacionales de

Auditoria del sector público – NIC SP; su respectiva publicación en la página de la

entidad reguladora de la Contabilidad en Colombia para el Sector público –

Contaduría General de la Nación1, a junio 30 de 2019.

La información reportada desde la Subdirección Financiera; se verificó y analizó

en forma selectiva, confrontando la misma con los reportes del SIAF2 Y SIIF II, los

reportes físicos y los enviados a través del consolidador de Hacienda e

Información Financiera Pública (CHIP) por el I semestre del 2019, que es un

sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público para canalizar la información financiera, económica y social de

los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la

administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.

1 Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública La Contaduría General de la Nación (CGN) expidió la Resolución 628 de 2015, por la cual se

incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de

Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares

internacionales de información financiera. Este Referente se modificó mediante la Resolución 456 de 2017.

2 Contrato de prestación de servicios No.140 de enero 1 de 2019 a Diciembre 31 de 2019

http://www.chip.gov.co/chiprt/?LO=00000001a6b7c8d9000000420000004200233bfd522b14c000000000000104b000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000&MItypeObj=application/pdf

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/8ef4ad51-b39f-4a72-b3f2-5bdd01eeb21e/Resoluci%C3%B3n+456+de+2017.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=8ef4ad51-b39f-4a72-b3f2-5bdd01eeb21e


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3.1. Criterios de la Evaluación y seguimiento

Para el desarrollo de la auditoría se emplearon los siguientes criterios:

procedimiento de auditoría Interna, listas de chequeo los procesos misionales y

de apoyo, leyes y decretos, así como la verificación del cumplimiento de las

resoluciones propias sobre la materia.

▪ Constitución Política de Colombia de 1991.

▪ Ley 734 de 2002, articulo 34, numeral 31. Código Disciplinario Único.

▪ Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del

Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras

disposiciones”.

▪ Resolución 357 de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control

interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la

Contaduría General de la Nación.”

▪ Resolución 375 de 2007 “Por la cual se modifican los artículos 10 y 11 de

la Resolución 248 de 2007, respecto a los plazos de reporte de la

información contable a la Contaduría General de la Nación”.

▪ Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes

en la Administración Pública”. Artículo 173 que modificó el artículo 56 del

Código de comercio, con adición del 2° enciso.

▪ Instructivo 019 de 2012 de la Contaduría General de la Nación; referencia:

Instrucciones relacionadas con la organización contable, el reconocimiento

y revelación de los hechos, operaciones y transacciones registradas en el

sistema, los libros principales, auxiliares y reportes.

▪ Resolución 349 de 2010 “Por medio del cual se adopta el Sistema de

Control de Gestión “STRATEGOS” para el seguimiento y control del Plan

Estratégico Institucional, del Plan Operativo Estratégico POE del Plan de

Acción Funcional PAF de cada una de las dependencias de la Defensoria

del Pueblo”.

▪ Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.

▪ Resolución 437 del 12 de agosto de 2016 Contaduría general de la nación

▪ Resolución 533 de octubre 8 de 2016 Contaduría general de la nación

▪ Resolución 693 de diciembre 6 de 2016 Contaduría general de la nación

▪ Resolución 706 de diciembre 16 de 2016 Contaduría general de la nación


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▪ Resolución 0193 de 2016

▪ Instructivo No.002 de diciembre 21 de 2016 Contaduría general de la

nación.

▪ Actualización Sistema Control Interno (Decreto 648 de 2017)

▪ Actas Implementación NIIF-NIC sector Gubernamental.

El listado de la normatividad es enunciativo, más no taxativo.

3.2. Metodología de trabajo utilizada

Mediante aprobación del plan general de actividades (PGA)-vigencia 2019,

aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, acta No.008 del 15

de noviembre del 2018, se llevará a cabo la evaluación y seguimiento por el

periodo 2019 trimestralmente/semestralmente; con base en la información

reportada a la Contaduría General de la Nación.

3.2.1. Para la obtención y análisis de las evidencias se utilizaron las técnicas de análisis de saldos; de movimientos, inspección, observación, verificación, investigación y exenciones aritméticas entre otras.

3.2.2. Observaciones: Para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, la entidad debe implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean de ahorro o corriente.

Manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias de tal forma, que el proceso conciliatorio haga un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad.

Para efectos de controlar los depósitos en instituciones financieras, y en atención a la condición de universalidad y el principio de prudencia a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, las consignaciones realizadas por terceros y demás movimientos registrados en los extractos, con independencia de que se identifique el respectivo concepto, deben registrarse en la contabilidad de la entidad contable pública.

Se valida la información recibida en ella consignada, con la reportada y

confirmada en la página de la Contaduría Pública de la Nación (CHIP)3

igualmente con el funcionario adscrito al proceso o área auditada.

3 El Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)


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Se realizarán entrevistas a los servidores encargados de la coordinación de

actividades y funciones de las áreas auditadas.

3.3. Limitaciones de la Evaluación y Seguimiento

En la realización de la evaluación y seguimiento no se presentó ningún tipo de

inconveniente, se contó con la colaboración del Subdirector Financiero, líder del

proceso de gestión financiera, y los responsables de los procedimientos de

contabilidad y tesorería, respecto de la información remitida.

Es preciso advertir que la revisión de la información, económica y social que fue

puesta a disposición del auditor, se realizó en forma selectiva y en consecuencia,

siempre habrá un elemento de incertidumbre presente en la evidencia de

auditoría, el cual puede estar reflejado en los hallazgos de la misma.

3.4. Observaciones.

Son los resultados de la evaluación de la información requerida, de las pruebas,

evidencias recopiladas frente a los criterios de auditoría.

Pueden conducir a la identificación de oportunidades para la mejora o el registro

de buenas prácticas.

Como resultado de la verificación y análisis de las conciliaciones bancarias se

evidencio:

Conciliación Cuenta Corriente No. 009-00005-0 Banco Popular

CHEQUES PENDIENTES DE COBRO - A- JUNIO 30 DE 2019

FECHA No.Dcto BENEFICIARIO VALOR ($)

28/06/2019 78147233 Pago cuentas AFC -Av-Villas. 10.259.577,00

28/06/2019 78147234 Pago cuentas AFC -Av-Villas. 1.075.000,00

28/06/2019 78147235 Pago cuentas AFC -Av-Villa 300.000,00

28/06/2019 78147236 Pago cuentas AFC -Av-Villa 2.880.000,00




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28/06/2019 78147239

Pago cuentas AFC – Bco Popular. 1.075.000,00

2806/2019 78147240 Pago cuentas AFC -Bco Occidente. 550.000,00

28/06/2019 78147241 Pago cuentas AFC -Bco Popular. 1.000.000,00

28/06/2019 78147242 Pago cuentas AFC -Bco Coomeva. 2.392.872,00

28/06/2019 78147243 Pago cuentas AFC -Bco Occidente. 9.574.687,00

28/06/2019 78147244 Pago cuentas AFC -Bco Colombia. 5.431.625,00

28/06/2019 78147245 Pago cuentas AFC -Bco Colpatria. 1.500.000,00

28/06/2019 78147246 Pago cuentas AFC -Bco Itahu 4.048.758,00

28/06/2019 78147247 Pago cuentas AFC – Bancolombia 30.121.612,00

28/06/2019 78147248 OLD Mutual Skandia Pensiones 700.000,00

28/06/2019 78147249 Fondo Nacional del Ahorro 3.200.000,00

28/06/2019 78147250 Pago cuentas AFC - Banco Davivienda 31.191.474,00

28/06/2019 78147251 Fondo Voluntario Dafuturo 4.500.000,00

28/06/2019 78147252 ICETEX - Embargo 430.603,00

28/06/2019 78147253 ICETEX - Embargo 443.615,00

28/06/2019 78147254 ICETEX - Embargo 315.812,00

28/06/2019 78147255 Dirección del Tesoro Nacional 358.088,00

28/06/2019 78147256 Dirección del Tesoro Nacional 3.138.157,00

28/06/2019 78147257 Protección Pensiones y Cesantías. 46.554,00

TOTAL $ 118.993.434,00

Fuente: Subdirección financiera – Defensoría del Pueblo.

Conciliación Cuenta Corriente No. 009-00008-4 Banco Popular

A- JUNIO 30 DE 2019

FECHA VALOR ($)

28/06/2019 Saldo según extracto Bancario– Junio 2019 3.858.822.56

Saldo Según libros Contabilidad – Junio 2019 3.858.822.56 Fuente: Subdirección financiera – Defensoría del Pueblo.


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Conciliación Cuenta Corriente No. 009-00007-6 Banco Popular - A- JUNIO 30 DE 2019

FECHA VALOR ($)

28/06/2019 Saldo según extracto Bancario– Junio 2019 14.871.631.26,00

Saldo Según libros Contabilidad – Junio 2019 14.871.631.26,00



FECHA VALOR ($) 28/06/2019 Saldo Según Extracto Bancario – Junio 2019 5.935.764,00

Saldo Según Contabilidad – Junio 2019 5.935.764,00



FECHA VALOR ($) 28/06/2019 Saldo Según Extracto Bancario – Junio 2019 63.400.000,00

Saldo Según Contabilidad – Junio 2019 63.400.000,00



FECHA VALOR ($) 28/06/2019 Saldo Según Extracto Bancario – Junio 2019 1.737.685.766.65


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Saldo Según Contabilidad – Junio 2019

1.737.685.766.65

Se está aplicando lo normado en la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, por la

cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del

informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación que establece:

“Atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades

deben adelantar las acciones pertinentes a efectos a depurar

la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios

para mejorar la calidad de la información”.

Adicionalmente, el numeral 3.8 del procedimiento para la implementación y

evaluación del control interno contable establece que: “Deben realizarse

conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la

información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los

datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la

administración de un proceso especifico”.

Observación No.1 Conciliaciones Bancarias

Se evidencio en las conciliaciones bancarias a junio 30 de 2019, presentan

partidas no a mayor a 30 días; se denota razonabilidad, seguimiento, eficacia al

proceso.

Observación No.2 Caja Menor4

Se evidencio arqueo de Caja Menor al 2 de septiembre del 2019, debidamente

soportada con los saldos del SIIF nación, saldo con la cuenta corriente del Banco

Popular – Sede Teusaquillo, firmas de los responsables.

Otras Cuentas por Cobrar – Cuenta Contable 1384

Representa el 100% del valor de los activos; está representado por:

CUENTA DESCRIPCION Expresado Col $millones

138426 Pago por Cuenta de terceros. 603.364.572

138427 Recursos de Acreedores Reintegrados a Tesorerías 1.164.583.592

138490 Otras Cuentas por Cobrar 2.500.000

4 Papeles de trabajo - Arqueo de caja menor – Subdirección financiera Defensoría del Pueblo.


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Fuente: Contaduría General de la Nación - Subdirección financiera – Defensoría del Pueblo.

Cuenta 138426 Cuentas por Cobrar – EPS

Se evidencia saldo en dicha cuenta que Corresponde a $603.364.572,00 Millones

de la cuenta contable; equivalente al 34.08% como se evidencia en la siguiente

tabla:

DEFENSORIA DEL PUEBLO

NIT.800.186.061-1

INCAPACIDADES POR COBRAR A EPS

A: JUNIO 30 de 2019

Expresado en Pesos - COL$ -

CUENTA CONTABLE 138426 - DEUDORES

EPS VALOR ($) %

1 EPS Y Medicina Prepagada Suramericana S.A. 15.193.190,00 2,51

2 Salud Total Entidad Promotora de Salud del Régimen Contributivo S.A 6.028.103,00 0,99

3 Positiva Compañía de Seguros S.A. 31.643.498,00 5,24

4 Sociedad Administradora de Pensiones Porvenir S.A. 12.953.784,00 2,14

6 Entidad Promotora de Salud Sanitas S.A. 33.438.201,00 5,54

7 Coomeva Entidad Promotora de Salud S.A. 156.060.119,00 25,86

8 Aliansalud Entidad Promotora de Salud S.A. 6.997.416,00 1,15

9 AXA Colpatria Seguros S.A. 74.246.917,00

12,30

10 Entidad Promotora de Salud Famisanar Ltda. Cafam-Colsubsidio 30.485.855,00 5,05

11 Caja de Compensación Familiar – Compensar. 19.582.210,00 3,24

12 Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca-Comfenalco Valle del Cauca. 5.854.243,00

0,97

13 Nueva Empresa Promotora de Salud S.A. 136.512.040,00 22,62

14 Administradora Colombiana de Pensiones –Colpensiones. 57.865.339,00

9,59

15 Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud. 5.621.131,00 0,93

16 Medimas EPS SAS.

8.227.906,00 1,36

17 Cruz Blanca Entidad Promotora de Salud S.A. 2.178.299,00 0,36

18 Salud Vida S.A. Empresa Promotora de Salud EPS. 335.643,00 0,055

19 Caja de Compensación Familiar del Choco 140.618,00 0,023

TOTAL 603.364.572,00


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Fuente: Subdirección Financiera – Defensoría del Pueblo- papeles de trabajo- Estados Financieros - Enero-Junio 2019

Observación No.3

Evidenciándose dentro de los activos de la entidad un porcentaje representativo;

y presuntamente un porcentaje mínimo en la efectividad por la gestión de cobro

a pesar de la gestión realizada por la Oficina jurídica de la Defensoría del

Pueblo.5 Total incapacidades por cobrar ($603.364.572,00) mcte.

Siendo las EPS con mayor saldo entre otras según la tabla anterior:

Coomeva Entidad Promotora de Salud S.A. $156.060.119,00; Nueva Empresa

Promotora de Salud S.A. $136.512.040,00; Axa Colpatria S.A $74.246.917,00,

Administradora Colombiana de Pensiones – Colpensiones $57.865.339,00, Entidad

promotora de Salud Sanitas S.A. $33.438.201,00, Positiva Compañía de Seguros

SA. $31.643.498,00, Entidad promotora de Salud Famisanar ltda- Cafam-

Colsubsidio $30.485.855,00.

Se resalta que, de conformidad con el Manual de funciones y Competencias

Laborales, el jefe de la Oficina Jurídica en sus funciones específicas, entre

otras, tiene la de dirigir el cobro coactivo, inicio procesos ante la supersalud lo

anterior con base en información recibida a junio 30 de 2019.

Observación No.4 Grupo 16 Propiedad Planta y Equipo6

Está representado por los Bienes que están registrados en la contabilidad a

valores reales, mediante actualización de los costos históricos; a los cuales se

realizaron a los bienes muebles e inmuebles dependiendo del tiempo de uso

después de su depreciación total, aplicando la vida útil probable a cada grupo.

El grupo de propiedad planta y equipo representa el 37.66% del valor del total de

los activos ($351.173.755.629,00 mcte); los más representativos:

ACTIVO VALOR

Terrenos 14.266.861.519.58

5 Papeles de trabajo 6 Papeles de Trabajo – Estados Financieros-Subdirección Financiera - Enero-Junio 2019


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Construcciones en Curso 55.908.164.51

Bienes Muebles en Bodega 986624622.78

Edificaciones

110.927.274.567.70

Plantas - Ductos 116.512.250,00

Redes, Líneas y Cables 65.076.561,00

Maquinaria y Equipo 663.268.210,69

Equipo Médico y Científico

1.931.308.969,95

Muebles Enseres y Equipos de Oficina 2.446.077.682.09

Equipos de Comunicación y Computación 7.822.592.406.75

Equipo de Transporte Tracción y Elevación 5.953.026.413.89

Equipos de Comedor, Cocina, Despensa. 7.932.458.60 Fuente: Contaduría General de la Nación – Subdirección Financiera - Defensoría del Pueblo.

Terrenos:

Corresponde al 10.79% del total de propiedad planta y equipo; está representado

por el valor de de los terrenos que posee la Defensoría del Pueblo en las

diferentes Regionales; se realizaron avalúos técnicos en las Regionales de:

Barranquilla, Neiva, Cúcuta, San Andrés y Providencia, Pasto, Sede Bogotá-Av.

39, Montería, Arauca, Valledupar, Bucaramanga, Ocaña, Leticia, Mocoa.

Construcciones en Curso:

Corresponde al 0,42% del total de propiedad planta y equipo, Registra el 40% del

pago anticipado del contrato 381 de 2018, con Ingeniería IT&T, para

infraestructura y puesta en marcha obra del nivel central edificio sede Chapinero

($217.959.196,00 mcte, Contrato 187 de 2018, Consorcio RF Ingeniería, puesta en

marcha ascensores sede centro ($164.622.458,00 mcte), Kio Desing Ltda

$176.500.000,00 mcte.

Edificaciones:

Corresponde al 83.87% del total de propiedad planta y equipo Representa los

Inmuebles de la Defensoría del Pueblo, Oficinas, Parqueaderos.

Equipos de comunicaciones y Computación:

Corresponde al 5.91% del total de propiedad planta y equipo.


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Equipo de transporte tracción y elevación:

Corresponde al 4.50% del total de propiedad planta y equipo.

Observación No.5 Grupo 19 Otros Activos

Está representada por los recursos tangibles e intangibles, que son

complementarios para la prestación del servicio y para propósitos administrativos

y Fondo para la Defensa, esta representa el 37.66% del total de los activos:

CUENTA Saldo Junio 30 de 2019

COL $

Recursos entregados en Administración 341.726.559.263.13

Derechos en Fideicomiso 16.733.685.666.77

Activos Intangibles 37.561.800.436.41

Amortización acumulada de Intangibles -3.323.375.317.93 Fuente: Subdirección financiera – Defensoría del Pueblo/papeles de trabajo- Estados Financieros - Enero-Junio 2019

Observación No.6 Grupo 19 Otros Activos – Recursos Entregados en

Administración.

Corresponde al 97.31% del total de otros activos, está representada por el valor

de los recursos entregados a la Dirección del Tesoro Nacional de la Cuenta Única

Nacional, provienen de las consignaciones realizadas a la Defensoría por acciones

de grupo que a su vez sirve de intermediaria para el pago de acciones de grupo,

su saldo a Junio 30 de 2019 fue de ($341.726.559.263, 00 mcte).

Observación No.7 Grupo 19 Otros Activos – Derechos en Fideicomiso

Corresponde al 4.77 % de total de otros activos, está representada por el valor de

los Derechos derivados del contrato de Fiducia Colpatria S.A. ($7.813.482,00

mcte), Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas VPV-

($1.665.872.184,00 mcte).

Observación No.8 Grupo 19 Otros Activos – Activos Intangibles


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Corresponde al 10.70% del total de otros activos, está representado por Software

y Licencias en uso por parte de la Defensoría del Pueblo. ($37.561.800.436,00

mcte).

Observación No.9 Grupo 24 – Pasivos - Cuentas por Pagar.

Los pasivos representan las obligaciones adquiridas por la Defensoría del Pueblo

con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades, total de pasivos a

junio 30 del 2019 ($352.057.466.561,00 mcte); dentro de las más importantes:

PASIVOS COL$

Bienes y Servicios Nacionales 4.149.209.493.25

Recursos a Favor de Terceros 200.914.807,90

Descuentos de Nomina 1.102.707.426.11

Retención en la Fuente – Impuesto de Timbre 678.909.524,00 Otras cuentas por Pagar – Obligaciones pagadas por terceros. 316.731.232.172.33

Beneficios a los Empleados a corto plazo 28.183.010.900,57

Fuente: Subdirección financiera – Defensoría del Pueblo. /papeles de trabajo/ Estados Financieros - Enero-Junio 2019

• Bienes y servicios representan corresponden al 1.18% de las cuentas por

pagar son las obligaciones contraídas por la Defensoría del Pueblo en el

desarrollo de sus actividades con terceros personas naturales y/o

jurídicas.

• Recursos a favor de Terceros corresponden al 0,06% de las cuentas por

pagar, está representada por los recursos recaudados por la Defensoría del

Pueblo por contribución de obra pública, propiedad del Ministerio del

Interior, Estampilla pro-Universidad Nacional a cargo del Ministerio de

Educación, y demás estampillas a nivel departamental.

• Descuentos de Nomina corresponden al 0,31% de las cuentas por pagar,

está representada por el valor de las obligaciones de la Defensoría del

Pueblo por los descuentos de nómina y que son de propiedad de terceros y

deben ser cancelados en los plazos estimados; Sindicatos, Cooperativas,

Embargos Judiciales, Cuentas AFC.


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• Retención en la fuente e Impuesto de Timbre corresponden al 0,19% de las

cuentas por pagar, está representado por las deducciones de ley.

• Otras Cuentas por Pagar – Acciones de Grupo corresponden al 89.97%,, está

representada por el Fondo de Defensa de los Derechos e Intereses

colectivos, como acciones de grupo, donde la Defensoría como

intermediario cancela a cada uno de los beneficiarios, según lo

determinado en la sentencia.

• Beneficios a los Empleados a corto plazo corresponden al 8,01% de las

cuentas por pagar, está representada por entre otras por las prestaciones

sociales, aportes de laborales de ley, cajas de compensación.

Observación No.10 Conciliación de Operaciones Reciprocas.

De conformidad con la Circular Externa 005 de septiembre 19 de 2016 expedida

por la Contaduría General de la Nación, las entidades contables públicas deben

efectuar permanentemente procesos de conciliación de los saldos de operaciones

reciprocas entre sí, tanto en los cortes trimestrales intermedios, como en el

corte de fin de año.

Se evidencio que la dependencia de contabilidad envió mediante Oficios de fecha

julio 19 del 2019; los saldos a junio 30 del 2019 por las operaciones reciprocas,

según reporte a contaduría general de la nación con el fin de obtener respuesta

de las comunicaciones enviadas7.

Se evidencio él envió de setenta y nueve (79) reportes de cuentas reciprocas, de

las cuales se recibieron tres (3) respuestas.8

La obligación de realizar las respectivas conciliaciones se fundamenta en lo

señalado por la Corte Constitucional al declarar la exequibilidad de la Ley 298 de

1996 mediante sentencia C. 487 del 2 de octubre de 1997, cuando expresó:

7 Fuente archivo Contabilidad – Operaciones Reciprocas- Papeles de trabajo. 8 Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. / Satena S.A./Esap.


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“En esa perspectiva, las decisiones que en materia contable adopte la

Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del

Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el

ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general,

afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el balance

general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado”

4. Conclusiones

4.1. La información financiera, económica y social del I semestre del 2019, de la

Defensoría del Pueblo se reportó a través del CHIP en el plazo estipulado por la

Contaduría General de la Nación, en las resoluciones: No.375 de 2007, No.185 del

29 de abril, resolución No.437 del 12 de agosto, ambas del 2015, resolución 113

de 2016, resolución 468 de 2016, resolución 693 de 2016, resolución 193 de 2016,

resolución 706 de 2016.

4.2. Se evidencio la publicación de los Estados Financieros de la Defensoria del

Pueblo transmitidos a la Contaduría General de la Nación por el I trimestre y II

trimestre del año 2019 en la cartelera de la Sede Central, debidamente firmados

por los responsables y representante legal, así como su publicación en la página

de la Contaduría General de la Nación.

4.3. Aunque las cifras presentadas en los Estados financieros concuerdan con los

registros en el SIAF* Y SIIF II Nación, del I semestre del 2019, se evidencia que

hay debilidades en el sistema de control interno contable en lo relacionado con

otros deudores por incapacidades por cobrar EPS(s), falta efectividad en el cobro

coactivo en multas y procesos disciplinarios, incapacidades por cobrar a EPS.

4.3. Se evidencio la conciliación de saldos de las cuentas:9

Bancos: Contabilidad-Pagaduría, sin diferencias en el I semestre del 2019.

Almacén: Se evidencio la conciliación de saldos de las cuentas de inventarios y

contabilidad sin diferencias en el I semestre del 2019.

4.4. No obstante lo manifestado en el numeral anterior, se resaltan los avances

logrados en la depuración de la información financiera, económica y social de la

entidad; actualización y socialización del proceso de gestión financiera y sus

procedimientos; la dependencia de contabilidad circulariza y envía por Fax y

correo electrónico, comunicaciones con los saldos de operaciones reciprocas de

9 Papeles de trabajo


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las entidades a reportar, no se evidencio un porcentaje representativo de

respuesta de la información, lo cual dificulta el proceso de conciliación; se

cuenta con un sistema de información de apoyo y existe compromiso

institucional.

* contrato prestación de servicios No.140 del 1 de enero del 2018 Infocon S.A.S.

A Dic.31 de 2010; firma del contrato 19/03/2019.

5. Recomendaciones

• Continuar con el seguimiento a la conciliación de incapacidades entre las

áreas de contabilidad, talento humano y la Oficina Jurídica.

• Efectuar el seguimiento a los oficios enviados de cuentas reciprocas y la

estadística de las respuestas recibidas para el III trimestre del 2019.

• Efectuar oficio al área correspondiente a fin de obtener respuesta

actualizada en la gestión del cheque perdido por dos millones quinientos

mil pesos mcte ($2.500.000= mcte), (responsabilidades en proceso por

perdida de cheque de caja menor en fecha 29 de marzo de 2011– Gloria

Elsa Ramírez-), el cual se encuentra en proceso jurídico para cobro, y/o

efectuar reclasificación contable.

• Sugerir en los comités contables la proyección, o planeación de inventarios

físicos a nivel nacional y/o verificación física en el año 2019; de los

inventarios efectuados por las regionales en el periodo 2018.

• Seguir dando cumplimiento con lo normado por la Contaduría General de

la Nación, en el periodo 2019 para la implementación y aplicación de

Normas Internacionales de Contabilidad para el sector gobierno NIIF –

NICSP; se evidenciaron las actas de comité de implementación - NICSP y

conciliación contable (ultima) No.003 de fecha julio 22 de 2019.

• Continuar con la solicitud y asistencia a capacitaciones con las diferentes

entidades relacionadas con la Subdirección Financiera.

Elaboro: Norvey Bohórquez Sierra Reviso y Aprobó: Julio Cesar Moreno Bernal Septiembre 24 de 2019

código: es-po3-f10 nombre del proceso: …...nombre del proceso: evaluación y seguimiento código:...

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