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Código de

Ética y Conducta

para ProveedoresMarzo 2017

Confidencial

2Código de Ética y Conducta para ProveedoresConfidencial

Introducción

Código de Ética y Gobierno para Proveedores

Protección a los Derechos Humanos

Prácticas Comerciales

De la Privacidad de la Información

Del Medio Ambiente y Causa Social

De la Comunicación Empresarial

Observancia y cumplimiento al Código de Ética

Contenido


Estimado Proveedor:

ids cuenta con más de 35 años en la Industria de TI , siendo una de las principales empresas mexicanas que haimpulsado su crecimiento en el actuar ético de todos los que conformamos esta compañía, aún en periodoscomplejos y de crisis a nivel nacional.

Desde nuestros orígenes, hemos buscado un constante crecimiento, no sólo a nivel económico, sino tambiéndesde el punto de vista personal y empresarial, acorde a nuestra misión, visión, valores y principios, que nos hanllevado a un actuar justo, ético e integro con empleados, clientes y proveedores, convencidos de obrar a favordel respeto, la dignidad de las personas y con una política de puertas abiertas en cualquier nivel de la empresaen seguimiento a nuestro Código de Ética y Conducta. Nuestra reputación en el mercado así nos distingue eidentifica.

Cada año renovamos este compromiso ratificando los lineamientos establecidos en nuestro Código de Ética yConducta, en el cual hemos plasmado nuestros valores y preceptos en materia de ética y gobierno corporativo,con el fin de asegurar que cada uno de nosotros estemos conscientes de que hacemos lo correcto y de queactuamos de manera justa y digna, por el bien común de todos y el crecimiento de la empresa.

Con su ayuda, ids seguirá siendo una de las empresas mexicanas, que goza de la confianza de clientes,colaboradores y otros proveedores en el sector de TI. Les agradezco unirse a ids en este esfuerzo.

Iker Vilá Gallardo

CEO Director General

ids Corporativo

Filosofía Institucional

Bienvenida


El compromiso voluntario de ids Comercial hacia un alto nivel de responsabilidad social

es el fundamento de nuestra misión, visión, valores y principios de Responsabilidad Social

y Sustentabilidad.

Junto con nuestros accionistas, tenemos un compromiso hacia la mejora de nuestras

comunidades locales como una inversión en nuestro futuro sentando así las bases para

la construcción de las próximas y futuras generaciones.

Con la intención de hacer clara nuestra posición hacia su empresa como nuestro

proveedor, hemos elaborado el presente documento. Es un requerimiento no

negociable de parte de nuestra organización que nuestro proveedor –o aquel con

quien consideramos negociar acuerdos de cooperación– se adhiera al mismo.

Nuestro objetivo es establecer en el presente Código de Ética y Conducta para nuestros

Proveedores y Socios Comerciales un espíritu de diálogo constructivo y en sociedad

para mutuo beneficio.

Introducción

Código de Ética y Conducta para Proveedores y Socios Comerciales


Queremos promover y garantizar que nuestros Proveedores y Socios Comerciales tengan

los siguientes derechos y responsabilidades:

Responsabilidades Generales

Es responsabilidad del proveedor presentar a ids toda la información relevante y

documentación requerida en tiempo y en forma. Esto permitirá a ids monitorear la

adhesión y cumplimiento del proveedor para con este código a través de diálogos,

cuestionarios, reporteo sistemático, auditorías in situ o cualquier otra forma de

verificación y control que ids decida aplicar. El proveedor es el único responsable de

cumplir con lo establecido en este código así como de proveer la presentación de

documentos e información solicitada.

El incumplimiento del proveedor con los enunciados del presente documento permite a

ids dar por terminada cualquier relación con el proveedor y exigir y/o reclamar daños

por las pérdidas y gastos ocasionados.

Introducción

Condiciones Generales para los Proveedores y Socios Comerciales


Si nuestros Proveedores y Socios Comerciales utilizaran personal

subcontratado u otros proveedores con el objetivo de satisfacer sus

funciones con ids, el proveedor es responsable de asegurar que los

mismos cumplan con los principios del presente Código de Ética y

Conducta. Nuestros Proveedores y Socios Comerciales deben

informar a ids la identidad del personal subcontratado o de

cualquier otro proveedor relacionado con los servicios prestados.

Introducción

Personal subcontratado/ sub- proveedores o socios comerciales

Contacto

Para preguntas y comentarios en general sobre el Código de Ética y Conducta para

Proveedores y Socios Comerciales, favor de contactar a:

Oscar López Ruiz

Director de Capital Humano

[email protected]

tel. (55) 2789-8400 ext. 1300


ViolenciaTrabajo

infantil

Discriminación

Trabajo

forzado

Trato

inhumano

Esclavitud

En ids nos comprometemos a proteger los Derechos Humanos fundamentales: civiles,

políticos, económicos, sociales y culturales. Nuestro compromiso no es sólo con nuestros

colaboradores, esperamos que nuestro proveedores y socios comerciales también estén

comprometidos en la protección de los Derechos Humanos, por ello, se declara en

contra de:

Respeto y Protección a los Derechos Humanos

Código de Ética y Conducta de Proveedores


ids respeta el derecho de los niños al desarrollo y a la educación. Por consiguiente no

apoyamos el uso de la mano de obra infantil, lo que significa que no estamos de

acuerdo con la utilización de menores como fuerza de trabajo. Esto también aplica a

nuestros Proveedores y Socios Comerciales. La mano de obra infantil se define como el

trabajo a tiempo completo de niños menores de 15 años o menores de la edad

requerida para completar la escolaridad obligatoria. Sin embargo, la edad mínima legal

para el trabajo a tiempo completo no debe ser jamás violada.

En circunstancias especiales –excepcionales–, el trabajo de menores es posible, pero

únicamente cuando las condiciones locales hacen necesario emplear menores con el

objetivo de protegerlos y de asegurar sus derechos y desarrollo. Lo arriba mencionado

sólo será tolerado de no tratarse de trabajo a tiempo completo y siempre que exista un

plan educativo ejecutándose de forma simultánea. En todos estos casos, el empleo

debe desarrollarse en un entorno de cercana cooperación y diálogo con la familia del

menor, por ello deberá contarse con la autorización por escrito del padre o tutor.

Trabajo Infantil



Trabajo Infantil

Mano de obra infantil

Es el trabajo a tiempo completo de niños

menores de 15 años o menores de la edad

requerida para completar la escolaridad

obligatoria.

Trabajo peligroso

Es aquel trabajo, donde por la naturaleza

de las circunstancias en el que es llevado a

cabo, puede dañar la salud, poner en

peligro la seguridad y la moral de los niños.


En general, debe asegurarse que todos los niños menores de 18 años:

No sean empleados en trabajos peligrosos

No trabajen por la noche

Sean sujetos a más descansos que los adultos


ids respeta las diferencias culturales y no desea cooperar con Proveedores y Socios

Comerciales que practiquen cualquier forma de discriminación, ya sea racial, de género,

religión, edad, nacionalidad, orientación sexual, discapacidad física o mental, estatus

marital, condición médica o cualquier otra protegida por la ley, en sus lugares de trabajo.

Los empleados de nuestros Proveedores y Socios Comerciales no deben ser expuestos a

castigos físicos, amenazas de violencia o acoso físico, sexual, psicológico, verbal o

maltrato de ningún tipo.

Discriminación



No Violencia

En ids adoptamos la política de cero tolerancia a la

violencia en el lugar de trabajo, e ids espera que

esta política sea seguida por nuestros Proveedores y

Socios Comerciales para con sus empleados. ids no

tolerara actos que puedan hacer que otra persona se

sienta amenazada o insegura.

Entre estos se incluyen las agresiones, riñas, ataques

físicos y/o verbales, las amenazas o cualquier

expresión de hostilidad, intimidación, maltrato,

solapar o promover cualquier tipo de acto que

atente contra la dignidad de la persona, agresión o

novatadas, extorsión, golpes, uso de lenguaje soez o

altisonante, bullying, mobbing, actos inmorales o

deshonestos que atenten contra la integridad y

dignidad de cualquier persona.



El trabajo forzado o en contra de la voluntad de una persona, no es tolerado por ids.

Esto incluye trabajo en prisión, bajo contrato forzoso, esclavitud u otras formas de trabajo

concebidas en contra de la voluntad de la persona.

No debe haber deducciones en el salario como consecuencia de multas o penalidades

impuestas durante la ejecución de castigos disciplinarios, a menos que esto sea realizado

con base a un acuerdo colectivo o permitido por la ley.

ids no acepta el empleo a través de agencias que cobren comisiones que confinen al

empleado a ejecutar cualquier actividad por deudas irrazonables.

Trabajos Forzados - Esclavitud




Ids apoya el derecho humano fundamental a

tener condiciones de trabajo sanas y adecuadas.

Todos los Proveedores y Socios Comerciales de ids

deben proveer un buen ambiente de trabajo que

cumpla con las leyes nacionales y reglamentos

vigentes. Las siguientes son las condiciones mínimas

a ser respetadas:

• Los trabajadores no deben ser expuestos a trabajos peligrosos sin tener la protección

adecuada.

• Las instalaciones deben cumplir con las reglas de seguridad en su construcción así

como con mecanismos de protección contra incendios y desastres naturales.

• Las instalaciones deben contar con la luz y ventilación apropiadas.

• Todos los materiales peligrosos deben ser almacenados en lugares seguros y usados de

forma segura y controlada.

• Toda la maquinaria debe contar con el mantenimiento adecuado.

• Las instalaciones para la recreación y el descanso deben mantenerse limpias y seguras.

Ambiente Laboral - No al trato inhumano


Los Proveedores y Socios Comerciales que estén laborando en ids cumpliendo con su

jornada de trabajo, gozan en todo momento de libertad de movimiento y observando los

siguientes lineamientos:

Deberá existir una persona responsable en la organización como punto de contacto con

el proveedor, quien deberá de coordinar las actividades del mismo y gestionar los

requerimientos que pudiera tener de la organización, así como recibirlo en las

instalaciones y despedirlo al terminar sus actividades.

El proveedor deberá acudir a la recepción para registrarse y presentar una identificación

oficial para utilizar un gafete provisional.

Todos los proveedores de ids deberán de portar en un lugar visible su gafete, lo cual los

identifica como personal permitido en las oficinas durante el horario establecido para sus

actividades. Al finalizar sus actividades deberá de acudir a recepción para registrar su

salida y devolver el gafete provisional.

Libertad de Movimiento



Los guardias de seguridad no podrán obstaculizar la libertad

de movimiento de los proveedores, ni impedir que un

proveedor salga de la empresa en cualquier momento.

Las áreas restringidas que por necesidades de seguridad de

información se tienen en ids, están indicadas para que sean

respetadas por los proveedores. Sólo los proveedores

autorizados podrán pasar a dichas áreas, siendo

responsabilidad de su punto de contacto gestionar dichos

accesos.

En días no hábiles u horarios que no sean laborables los proveedores que requieran

realizar actividades en ids ,a través de la persona responsable de sus actividades,

deberán de informar a Capital Humano los accesos requeridos, indicando día, hora

de entrada y salida, piso y el motivo del mismo.

Los guardias de seguridad podrán hacer revisiones físicas a la hora de la entrada y

salida, y revisar el contenido de paquetes, bolsas, carteras, mochilas y baúles de

vehículos si así lo consideran necesario.

Libertad de Movimiento



Jornada Laboral

ids espera que sus Proveedores y Socios Comerciales sean responsables de asegurar

que sus empleados trabajen de acuerdo a las leyes aplicables en la Ley Federal del

Trabajo, referente al numero de días y horas de trabajo.

Jornada Laboral y Remuneración

Remuneración

Ids espera que sus Proveedores y Socios Comerciales proporcionen a sus empleados

salarios y beneficios en cumplimiento a la Ley Laboral del Trabajo.

Compromiso Organizacional


ids cree en la competencia justa y abierta, ya que esta estimula la creatividad e

innovación, al permitir un mercado libre, donde se asegure que todos tengan las mismas

oportunidades, permitiendo e impulsando el desarrollo de mejores productos y servicios de

calidad y promoviendo una relación comercial con nuestros proveedores de manera ética,

honesta, equitativa y en el cumplimiento de las leyes aplicables.

Las ofertas comerciales de nuestros Proveedores y Socios Comerciales son sometidas a una

evaluación y comparación entre ofertas similares, para llegar a una toma de decisiones en

la que se considera precio, calidad, entrega, garantía, y otros criterios ambientales y

sociales que buscan valorar a todos por igual de manera objetiva.

Las relaciones contractuales con nuestros proveedores serán de total imparcialidad,

privilegiando siempre nuestros intereses comerciales y la confianza en los proveedores que

estén en condiciones de cumplir con nuestras normas de negocios y de calidad de

productos.


Política de Competencia Justa


Al relacionarnos con nuestros proveedores debemos seleccionarlos

por la calidad vs precio de sus productos y servicios, deben

destacarse por ser honestos, competitivos y de alta calidad ya que

serán parte de la cadena de servicios que ids entregue a sus clientes

por ello debemos entablar relaciones sólidas y de largo plazo,

resolviendo todo tipo de conflicto con integridad y ética.

La comunicación deberá ser abierta, creando

accesibilidad, confianza y ofreciendo la información

necesaria de manera oportuna

para el logro de la entrega de

servicios acordados.

El trato con proveedores también es muestra de actuar con integridad en el mercado,

por ello hay que tratar a nuestros Proveedores con ética, equidad, honestidad y con el

cumplimiento de las leyes aplicables.

Practicas Comerciales

De los Proveedores


Anti-corrupción

ids es una empresa integra en sus negocios, no tiene ventajas inapropiadas ni desleales,

promueve la protección de la identidad y privacidad de sus clientes, cumple las leyes

que rigen el Comercio Internacional sin fomentar ningún tipo de negocio ilegal o

simulación de operaciones, sino todo lo contrario se enfoca en que todas sus

operaciones sean lícitas y vayan de acuerdo a la ley y conforme a lo moral, es por ello

que pide la misma posición en los negocio a sus proveedores.

La corrupción y el soborno son reconocidos como algunas

de las barreras para el desarrollo sustentable. ids no

acepta estas prácticas y por consiguiente no ofrece o

acepta ninguna clase de pago indebido. ids espera que

sus Proveedores y Socios Comerciales actúen de la misma

forma.

Así mismo, se debe garantizar la honradez, legalidad y

claridad de todas sus operaciones, evitar prácticas

monopólicas o revelar información confidencial.



Colusión

Una colusión es un pacto que acuerdan dos o más personas u organizaciones, con el fin de

perjudicar a un tercero. En términos de economía, una colusión es un acuerdo en que dos o

más empresas de un mercado determinado actúan de manera concertada respecto del

resto de las demás empresas. El fin de este tipo de acuerdos es que cada una de las

empresas participantes en la colusión tome control de una determinada porción del

mercado en el cual operan, y actúan de manera monopolística, dificultando que otras

empresas entren en el mercado.

ids está comprometida con la competencia justa y

en contra de competencias desleales y que

perjudiquen al cliente. En todo momento busca

relaciones comerciales éticas con clientes y

proveedores en cumplimiento con las leyes.



Regalos y Cortesías

Ningún colaborador en ids podrá recibir de un proveedor, ningún objeto de

valor que pudiera ser o parecer como un intento de influir o inducir decisiones de

negocios.

Los colaboradores de ids nunca deben coludirse, demandar, requerir o

participar en una facilidad de pago, soborno, regalo o beneficio a un proveedor.

Si un Proveedor recibe algún tipo de propuesta de este tipo deberá de denunciar

estas acciones por el canal de denuncia de ids.



De la Privacidad de la Información

El personal de Proveedores y Socias Comerciales en posesión o conocimiento de

información industrial, comercial, de negocio, personal, ya sea interna o externa

relacionada con ids, siempre deberá conducirse con honestidad, probidad, lealtad y

discreción para la custodia segura de la información; evitando en todo momento y por

cualquier medio la fuga de información y el mal uso que le pudieran dar por parte de

colaboradores, clientes o terceros.

El personal de Proveedores y Socios Comerciales

deberán denunciar a través de las instancias

correspondientes cualquier acto que pudiera poner en

peligro la información y mal uso de la misma.

Colaboradores, proveedores y clientes a través de

nuestra página tienen acceso al Código de Ética y

Conducta y al proceso de denuncias.

Seguridad de la información


En ids promovemos la Responsabilidad Social Empresarial, misma que representa

hoy en día, un valor agregado y una ventaja competitiva basada en la mejora

continua, situación que permite a la empresa ser más competitiva no a costa de,

sino respetando y promoviendo el desarrollo pleno de las personas, de las

comunidades en las que opera y del entorno. Por ello, ids busca en sus

proveedores el apego en sus políticas un actuar conforme a los cuatro ámbitos

básicos de la Responsabilidad Social:

1. Calidad de Vida en la Empresa.

2. Vinculación e impacto con la comunidad.

3. Cuidado y prevención del medio ambiente.

4. Ética empresarial.

Del Medio Ambiente y Causa Social

Compromiso con la Comunidad


Todas aquellas faltas al presente código, deberán ser denunciadas de acuerdo al

siguiente sistema de atención a denuncias definido por ids.

Antes de hacer una denuncia, es importante:

1. Intentar solucionar y/o prevenir de forma oportuna el problema.

2. Hacer un análisis de la situación, considerando las opciones de solución yconsecuencias.

3. Considerar que si la percepción fue errónea, puede afectar a alguien más, sí no esalgo verdadero y/o comprobable.

4. Confiar en que las personas que llevarán el caso lo harán de forma confidencialcon la intención de no afectar a ninguno de los involucrados, ni a la persona quedenuncia, ni al denunciado.

5. Las denuncias que se presenten deben ser fundamentadas, sustentadas y objetivas;aportando las evidencias necesarias para comprobar su validez. Se debe tomar encuenta que presentar una denuncia basada en hechos falsos o inventados tienecomo consecuencia la violación del presente Código y en casos extremos puedehacerlo acreedor a una sanción de carácter legal y/o la acción jurídica delafectado.


Denuncias


6. Para hacer una denuncia ante cualquier falta del Código de Ética y Conductapara Proveedores y Socios Comerciales puedes acudir a los siguientes canales:

Consulta el proceso de denuncia en nuestra página

http://www.ids.com.mx/nuestra-empresa/etica-y-gobierno-corporativo

Una vez requisitado el formato de denuncias, envíalo por correo electrónico a

[email protected]


Denuncias

http://www.ids.com.mx/nuestra-empresa/etica-y-gobierno-corporativo

mailto:[email protected]


Para finalizar deberás llenar con tus datos la siguiente hoja, donde confirmas que has

adquirido el conocimiento y compromiso de aplicar en tu trabajo diario, los

lineamientos definidos en el Código de Ética y Conducta de Proveedores de ids.

A partir de ahora, si tienes conocimiento de una posible violación al Código de Ética

y Conducta de Proveedores de ids, repórtalo inmediatamente a través de los

medios de denuncia establecidos para ello.

Responsabilidad Adquirida



Reconozco que he recibido el Código de Ética y Conducta para Proveedores de ids.

He leído y aceptado el Código de Ética y Conducta para Proveedores, como lo

manifiesto con mi rubrica en cada una de las hojas de este documento, y estoy obligado

a cumplir con las pautas descritas en ellos y, en caso de incumplimiento, seré sujeto de las

acciones disciplinarias y sanciones establecidas en dicho Código.

Entiendo que si tuviera conocimiento de alguna violación del Código de Ética y

Conducta de Proveedores de ids, deberé reportarlo inmediatamente a través de los

medios de denuncia establecidos para ello.

Nombre : __________________________________________________________Firma : __________________________________________________________Puesto: __________________________________________________________Fecha:__________________________________________________________Nombre del Proveedor:__________________________________________________________Domicilio: __________________________________________________________


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