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CDE

Centro de Desarrollo Económico

Recinto Universitario de Mayagüez

Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico

Administración Financiera para Instituciones Sin Fines de Lucro, Básico

Patricia Valentín Castillo, MBAEspecialista en Desarrollo Económico


CDE



PRESUPUESTOPRESUPUESTO



PresupuestoPresupuesto

Es un Plan Es un documento formal Se basa en unos supuestos



PresupuestoPresupuesto

Para que un presupuesto cumpla con su objetivo es importante que:

• Provea reportes de desempeño a la gerencia frecuentemente.

• Sea realista. Los datos del presupuesto anual deben ser

revisados según avanza el año.• Al final del primer trimestre podríamos

modificar el presupuesto de los próximos 3 trimestres a la luz de nueva información disponible.

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La Importancia del PresupuestoLa Importancia del Presupuesto

Muchas entidades sin fines de lucro necesitan un presupuesto para obtener dinero.

Una organización que comienza con un presupuesto va a ser capaz de :

• Ajustar los planes, actividades y/o programas y gastar lo que realmente necesito.

• Gastar el dinero costo-efectivo.

• Alcanzar las metas específicas que se establecieron

• Recibir una auditoria “limpia”.

• Evita incurrir en costos que podría ser cuestionadas o rechazados o exceder los costos establecidos.



Los Presupuestos SonÚtiles Para Otras Funciones


Provee guías financieras y operacionales necesarias para implementar las políticas de la junta y directiva.

Le permite a la gerencia medir y guiar a la entidad Guía a la entidad en la adquisición y uso de los

recursos.Anticipa los gastos operacionales e identifica los

ingresos para dichos gastos.Son herramientas para controlar los gastos y evitar

déficit.Ayuda a integrar a la administración, al grupo de

trabajo y las actividades operacionales.

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Comparando el ingreso actual y los gastos versus lo presupuestado la entidad puede calcular la variación financiera y modificar los planes a seguir si es necesario.

Puede servir como la base para revisar el desempeño y en algunos casos el criterio de compensación.

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Beneficios de Preparar un Presupuesto

Beneficios de Preparar un Presupuesto

Le provee la oportunidad a todos en la organización de conocer:• Las metas a alcanzar• El trabajo que hay que realizar para alcanzar las metas• Los recursos (personas y cosas) que se necesitan para

realizar el trabajo que hay que llevar a cabo.• Las fechas límites para realizar un trabajo en específico. • La responsabilidad individual para la realización del trabajo

requerido.• Nos ayuda a planificar e implementar los planes.• Provee criterios para medir desempeño. • Promueve la coordinación y comunicación dentro de la

organización.



La Naturaleza Básica de los PresupuestosLa Naturaleza Básica de los Presupuestos

Presupuestar es un proceso serio Es “inclusivo” Proceso continuo “Ongoing Process”



Limitaciones del PresupuestosLimitaciones del Presupuestos

Están basados en estimados y supuestos.Deben ser actualizados El presupuesto no debe sustituir a la administración

si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

Su éxito depende del esfuerzo que se provea a cada programa o actividad.

Poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto.



¿Porqué fracasan los Presupuestos?¿Porqué fracasan los Presupuestos?

No se tienen los recursos humanos necesarios. Sólo se analizan las cifras sin tomar en consideración las

causas de los resultados. No hay compromiso por parte de la administración ni de los

que coordinan las áreas programáticas. Falta de coordinación entre los distintos niveles jerárquicos

de la entidad. Falta de comunicación No existe un sistema contable confiable. No se revisa el presupuesto periódicamente Falta de controles internos para presupuestar. No se siguen las políticas de la organización.



Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro

Presupuestos Básicos de Entidades Sin Fines de Lucro

Operacional Para un Programa o

Actividad CapitalFlujo de EfectivoOportunidad



¿Cómo las Diferentes Fuentes de Fondos y Tipos de Ingresos Afectan el Presupuesto

¿Cómo las Diferentes Fuentes de Fondos y Tipos de Ingresos Afectan el Presupuesto

Fondos no restrictosContratosFondos restrictosFondos restrictos temporeramenteIngreso por negocios o actividades de negocioContribuciones de efectivo y no efectivo, incluye promesas (pledge)Fondos que requieren un pareo en efectivo o en especie o en género “In-Kind”



Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro

Responsabilidades en el Presupuesto de una Entidad Sin Fines de Lucro

Los roles que las personas juegan en el presupuesto generalmente depende del tamaño de la entidad, la estructura y las fuentes de fondos.



Componentes Principales de un Presupuesto Operacional

Componentes Principales de un Presupuesto Operacional

Ingresos proyectadosGastos Proyectados por categorías y sub-

categoríasGastos proyectados por “line item”Narrativo o justificación del presupuesto



Estimación de IngresosEstimación de Ingresos

Varía dependiendo de la fuente y la naturaleza. Es importante documentar los supuestos.Necesitan ser revisadas durante el desarrollo del presupuesto.



Política anualProyectar salarios y beneficios marginalesDeben estar basados en experiencia previa

Estimación de GastosEstimación de Gastos



Narrativo o JustificaciónNarrativo o Justificación

Es una parte integral Incluye una explicación breve de cada partida

mencionada.Explica cómo se el costo fue estimadoJustifica la necesidad



¿Qué es una Variación?¿Qué es una Variación?

Es la diferencia entre los gastos reales y los establecidos en el presupuesto.

Se deben investigar las variaciones favorables y desfavorables.

La gerencia define la cantidad o por ciento para una variación significativa.

Se deben entender las condiciones internas o externas que generan una variación.



¿Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto?¿Qué Puede Causar una

Variación al Presupuesto?Algunas razones son:

• Registrar transacciones en cuentas o departamentos equivocados.

• Registrar una transacción en un período de contabilidad que no corresponde.

• Cancelación de programa, proyecto, o servicio.



¿Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto?

¿Qué Puede Causar una Variación al Presupuesto?

Cambios en el volumen de servicios o transacciones.

Cambios en el medio ambiente que afecte la organización

• Nuevas leyes y cambios en reglamentos de las agencias reguladoras.

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