突破傳統的藩籬,不一樣的訓練思維 -臺南 ... · 的主題充滿期待...
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突破傳統的藩籬,不一樣的訓練思維
-臺南市政府教育局所屬學校及
幼兒園人事聯繫會報
林宏儒 ■臺南市政府教育局人事室 科員
壹
前言臺南市是一個大家票選最幸福的城市,
而臺南市政府人事處績效豐碩,屢獲全國第
一,許處長瑛峰更於 103 年榮獲《經理人月
刊》評選為年度 Super MVP 經理人的獎項。
其中,臺南市政府教育局人事室則是筆者覺得
擁有超強活力及執行力的團隊,從成立迄今,
主辦過各式各樣的大型活動、研習與訓練,舉
凡校長交接、校長共識營、人事人員聯繫會
報、年終尾牙……等,大家都能秉持團結合
作的精神,共同擔負活動的成敗,持續地檢
討與改進,希望藉由每次辦理的研習、活動,
觸動參加人員的心境,以獲得最大的迴響。
一場活動的優劣與否,與辦理團隊的組
織文化、成員的組成、活動的規劃與執行息
息相關,以下就這 4 個關鍵要素作為主軸,
將臺南市政府教育局人事室近兩年(102 及
103年)所辦理的人事聯繫會報與讀者分享。
一、臺南市政府人事處的組織文化
維基(wiki)是一種集體協作(collaborative)
的概念,運用人力資源策略夥伴的關係,驅
使臺南市的人事同仁培養團隊合作的精神;
白地(white space)則在激盪同仁創意發想,
積極推動創新、變革,提升人事服務的整體
品質與管理績效。不諱言的,這兩項概念在
過去並不曾出現於筆者的腦海裡,而時至今
日,臺南市的人事同仁,只要一談起臺南市
的組織文化,皆能反射性地講出維基與白地,
這就是臺南市政府人事團隊的價值。
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二、你所不知道的臺南市政府教育局人事室
(一)多元成「室」
臺南市政府教育局所屬機關、學校(含
專設幼兒園)計有 291 個,在這麼大的轄區
範圍下,教育局人事室於 99 年 12 月 25 日
草創之初,僅有主任及股長共 3 人;在那種
天昏地暗的年代,不僅電話接到手軟,回家
也只有星月作伴,即便人員補實,教育局人
事室也僅有 10 人的正式編制;此外,除股
長以上層級的人員外,承辦人員幾乎都是考
試分發,成長的背景多元,多屬跨域的類型
(成員有航太、土木、歷史、企管……等科
系畢業等),從報到時的書包還裝著法典、
訓練期間撰寫公文勉強擠出「辦法」、什麼
是「函」?什麼是「令」?什麼又要「簽」?
都搞不懂的青澀模樣,逐漸轉型成可獨當一
面的人事人員。
(二)合作、幽默的核心價值
教育局人事室張主任文昌曾在室務會議
說過,公務人員的核心價值是「廉正、忠誠、
專業、效能、關懷」,但他覺得這些基本價
值是人事人員本身就該具備的特質,除此之
外,每個人事機構應該還要有其特別的核心
價值或追求的標竿價值。就張主任這 4 年的
觀察,他認為教育局人事室的成員有兩個很
重要的核心價值,第一個就是「合作」,他
發現每個承辦人請假期間,大家都能不分彼
此,落實職務代理,發揮互助的精神,一個
人請假,其他人會主動分擔業務,這點在辦
理活動時也能獲得印證,大家都各自分配工
作,彼此間相互支援,也就是說在辦理活動
時,每個人都是承辦人;第二個就是「幽默」,
大家在工作之餘能開一些玩笑或講些冷笑
話,於不傷害和諧的情況下,營造友善的工
作氛圍,並利用室務會議分享閱讀文章或參
與研習的心得,在這樣的工作環境下,成員
人數雖然不比業務科室多,但是 4 年下來,
除了因陞遷需要調任者外,離職率竟然還是
完美的零!
三、學校團隊教練合作圈
教育局人事室將所屬學校(含幼兒園)
依其地緣分佈、人員專業背景……等分成 8
個團隊,每個團隊皆有一位總教練、副總教
練及執行秘書,除達成當年度的共同策略外,
另分派給每個團隊專屬的策略。這種分組模
式,在一開始純粹只是為了績效的考量,但
在執行 2 年後,團隊教練合作圈已逐漸產
生專業成長、問題諮詢、尋求幫助、聯繫感
情……等額外效益,其附加價值遠遠超過各
合作圈每年度的執行成果,教育局人事室與
學校的聯繫管道亦更加暢通。
貳
挑戰傳統的思維,規劃一場與眾不
同的人事人員聯繫會報傳統的人事會報活動規劃,免不了長官
致詞、業務宣導、提案討論……等讓會議顯
得專業又有點枯燥的流程,如何讓一場活動
顯得有趣不單調,專業又能有所成長,變成
規劃階段最重要的課題,以下就規劃期間遭
遇的困境及心態上的調整做說明:
一、苦悶的沉思,醞釀感動的開端
筆者在規劃人事聯繫會報的初期,經常
自己一個人悶著頭一直想、一直想、一直想,
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想著如何增加人事同仁的參與動機、想著如
何讓參與的人事人員有所收獲、想著如何辦
理讓大夥感受深刻的活動,以致於每天都派
遣千軍萬馬的腦細胞,指揮著數不勝數的神
經元,燃燒成千上萬的體脂肪,希望能在朝
著中年大叔年紀邁進的同時,還能辦理一場
專業又有趣的人事會報。
二、運用維基與白地,展現教育局人事室
團隊及創新的精神
一場室務會議,也是轉變念頭的開始;
張主任認為辦理人事聯繫會報不能僅倚靠活
動承辦人單兵作戰,而是要透過團隊的力量
集體完成,因此將人事會報定義為教育局人
事室的年度大事。在召開室務會議的期間,
以腦力激盪的方式激發大家的創意,請同仁
分別提出具體方案,融入創新的理念,從同
事間交織碰撞的想法中,逐漸譜出一場聯繫
會報應具備的雛形,再搭配著既有的議程架
構,讓每個承辦人員都有參與的動機。
三、適才適所發揮所長,把服務的機會交
付給適宜的夥伴
工作的調配上,教育局人事室依據各個
承辦人員的特質,將其放在適當的位置;活
潑外向、青春有活力的當主持人,內斂有條
理的主導會議紀錄,喜愛攝影的擔任拍照工
作,身強體壯的協助場地佈置,口條清楚的
作為司儀,資訊能力佳的操控電腦,人事主
管亦負起長官的接待及流程控管的責任,大
家皆能各司其職,各出其力。
四、用專業、熱忱及執行力,擊退惰性與
不確定性
行 政 學 有 個 理 論 叫「 墨 菲 定 律 」
(Murphy's Law):只要有這個可能性,事
情往往會朝你所想到的不好方向發展;也就
是說辦理一場活動,免不了「惰性會產生,
鳥事會發生」。好比說,明明跟上級長官確
認了車牌,並預留專屬車位,然而辦理活動
時,還是會有不知情的人員停到長官的車位,
又或是長官心情好而開別輛車來,導致車牌
錯誤。無論辦理任何事情,在過程中一定會
產生不如意,甚至引起怠惰的現象,但如果
能夠在事前做好萬全準備,臨機應變、堅守
目標,用熱忱及執行力來督促自己,努力的
成果定能有所回報。
參
運用創新的元素,詮釋一場別開生
面的人事人員聯繫會報為了讓整個活動更加活潑、生動,人事
人員聯繫會報期間,教育局人事室精心設計
一連串的小活動,並以遊戲、競賽等方式取
代由講師授課的傳統研習做法,以下就活動
的執行層面進行說明:
一、別出心裁的議程跳脫傳統,創意巧思
的主題充滿期待
一個動人的故事,需要有讀者的推薦才
能彰顯它的價值,在作者名不見經傳的當下,
人們是否願意將它翻開,往往需要一個吸引
目光的書名及大綱。在這樣的想法下,筆者
將近日火紅的動畫名稱諧音「進擊的聚人」
當作主題,取代了「○年度人事人員聯繫會
報」,議程內容以「關鍵報告」替換「業務
宣導」,「來自新新的你」代替「新進人員
介紹」……等,讓學校人事人員在收到議程
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的當下,從一頭霧水的心境轉變為期待參加
的心情。
二、用毛筆揮灑尊榮,用毛線編織夢想
臺南市政府所屬學校(含幼兒園)承辦
人事業務者約有 200 人,彼此之間可能很陌
生或是未曾交談過,為促進人員間的情感交
流,並讓所有人事人員都體認到自己是一個
獨特的個體,在人事會報期間,教育局人事
室特別用心為大家設計識別證(如下圖),
盼能透過雲彩紙的剪裁、毛筆揮豪的 POP 字
體,再搭配毛線球所製作的識別證帶,為每
個人事人員製作專屬且獨一無二的識別證,
以提升人事人員的尊嚴,並打造共同的願景,
好讓大家感受到教育局人事室對每個年度人
事聯繫會報的重視程度。
三、獨特的介紹方式,烙印同仁個人特質
102 年度的人事聯繫會報,教育局人事
室先透過線上調查的方式,請各校人事人員
以 20 個字說明自身的特色、具備的特質,會
報期間再以辦理「星光大道」的方式,逐一
上臺讓彼此認識,並由司儀口述其自撰的特
質。103 年度考量到時間的安排,將議程調
整為「來自新新的你」,改由新進、新任人
事人員(含考試分發)互相介紹,教育局人
事室先以地緣將上述人員兩兩分組,並提供
3 組範例(例:風度翩翩、玉樹臨風、風情
萬種都不足以形容他,高大帥氣、一表人才
是他的代名詞,他年輕有為、他孝順顧家、
他勤奮篤實、他任勞任怨,他鑽研古今中外
的歷史、他沉浸偉人豪傑的風采,他就是聰
明國中的助理員-石~春~浩!)供學校同
仁參考,讓他們在這個時段互揭瘡疤,呃……
或者說相互讚揚。
四、運用休息空檔,強化彼此交流
(一)黑箱作業,啊~請你請你摸心肝詳細想
看麥~
102 年度人事聯繫會報,為了讓下課時
間不再只是喝個水、上廁所、找人聊天,教
育局人事室特別製作了選票,請大家勾選這
一年下來,大家最常打電話給那位承辦人。
由於結果並不打算公佈給學校同仁知道,只
是供教育局人事室做業務上的參考,因此辦
理了一個黑箱作業的小活動,不但充分利用
休息的空檔,也達成人事室的目的,還引發
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學校人事同仁的興趣,也算是一種小確幸。
(二)主角在那兒?
好漢就是要提當年勇,歷史之所以重要,
是因為它無法重來,回憶之所以珍貴,是源
於它無法複製。歷次人事人員聯繫會報在人
員介紹時,教育局的攝影大師總是謀殺了一
堆相機的底片,然而這些「倩影」似乎都未
交給主角珍藏,103 年度人事聯繫會報特別
將這些記憶還給大家,方法是利用中途休息
時間,將照片發給不特定人,請大家協助找
尋照片中的主角,並讓大家有認識新朋友與
情感交流的機會。
五、標竿學習,驚奇再起
標竿學習包含持續改善參考點(品質
觀)、持續改善的過程(流程觀)、學習最佳
典範過程(學習觀),也是人事聯繫會報不可
或缺的部分。教育局人事室在 102 年度標竿
學習的辦理方式除邀請業務績效考核獲得優
等的人事人員進行分享,並挑選表現優異的初
任人事人員暢談其心路歷程;103 年則由曾服
務過標竿醫院人事機構、外縣(市)人事機構
的同仁進行分享,讓學校人事同仁比較彼此間
人事機構的差異,每個人的分享時間皆控制
在 10 ~ 15 分鐘,讓流程不會顯得過於冗長,
也能讓同仁迅速獲得必要的資訊。
六、藉由遊戲增進學習動機,點燃人事人
員參與熱情
在 102 年度人事聯繫會報,教育局人事
室將宣導事項轉換成考題,並採學校人事人
員在心中默唸答案的方式,進一步釐清、瞭
解自身吸收了多少,不過效果似乎有限;103
年度則將主導權交給承辦人,讓承辦人有更
多的揮灑空間,並在議程上做了些許變革:
「五步……請選擇題目…英文題:I'm sorry,
but the topic is not on the. A.card B.package
C.trick D.agenda……本題的答案是??請舉
牌!!」、「三步……下列何種保險未訂有
生育給付規定 A. 公保 B. 勞保 C. 軍保 D. 農
保……本題答案是??請舉牌!!」、「六
步……請派代表上臺……接下來進行的是搖
一搖的活動……」您猜得沒錯,教育局人事
室將綜藝節目的橋段搬上 103 年人事聯繫會
報的舞臺,採用大富翁的形式,將學校分成
8 大組(亦即 8 大團隊教練合作圈),每組
輪流由兩位人事人員起立答題增進大家的參
與感,題目則是會報中臺南市政府人事及教
育局人事室的宣導事項,除在消極上避免人
事人員於宣導時段與周公共處,更可積極加
深人事人員對重要法規及宣導事項的印象;
另將英文考題融入題目中,以提昇人事人員
的英文能力;此外,「機會與命運」則設計
成讓人事人員可活動筋骨的趣味小活動(搖
呼拉圈、那一年我們來猜拳、手忙心不亂……
等),讓同仁得以藉由競賽、遊戲的方式,
重新燃起對人事業務的熱情。
七、人事奧斯卡,表彰學校人事夥伴的努
力與貢獻
比賽、球賽有 MVP,典禮、宴會有
VIP,一場將近 200 人共襄盛舉的活動,當
然少不了頒獎典禮。102 年度的頒獎典禮,
教育局人事室先利用調查表系統請學校人事
人員進行票選,選出學校中大家公認聲音具
有療癒效果(療癒教主獎)、最刻苦耐勞(鋼
鐵人獎)及最受歡迎的人事人員(趴趴樂
獎),並邀請學校的人事主任擔任頒獎人,
透過頒獎人以說、學、逗、唱的方式介紹,
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並搭配司儀有條不紊的口條:「入圍的有……
關廟國中○○○、民德國中○○○…」,最
後由頒獎人揭曉:「得獎的是……復興國中
○○○主任……」,使人事人員聯繫會報呈
現奧斯卡的規格;103 年頒獎典禮則是頒發
大富翁活動的前三名,讓個人獎項回歸團體
獲獎,期能培養人事人員間彼此合作、成果
共享的精神。
八、衷心感謝,期待再相逢
天下無不散的「研習」,在會報的尾聲,
除了感謝人事人員在這一年中,為學校所做
的貢獻及給予教育局人事室的協助,教育局
人事室亦於會報手冊中編列感謝名單,以彰
顯人事人員的價值及尊嚴,並期待能在每年
的同一時刻都能與大家再次相聚,共同感受
臺南市人事人員的青春與活力。
肆
結語
一、永遠站在被服務者的角度設想,不要
為自己設立框架
學校人事人員年齡層分佈甚廣,如何將
感動帶給這群跨世代的人事夥伴,如何將教
育局的政策準確的傳達給大家,如何讓人事
同仁都能愉悅的參與並有所收獲,都是活動
成敗的關鍵。一場活動下來,筆者學會了從
學校人事人員的角度出發,瞭解他們需求,
跳脫固有辦理活動的框架,感觸總是特別深
刻。
二、兼具理性與感性,傳遞價值及感動
傳統的人事人員聯繫會報,總是在法令
宣導、案例研析或是實務操作分享中度過,
在充滿理性與實用的氛圍下,往往缺乏著觸
動人心的感性。教育局人事室辦理訓練的理
念就在於讓每個與會人員都能留下深刻印
象,藉由生動有趣的各項活動,讓專業知識
與實務應用能深植人心,使聯繫會報能夠兼
具理性與感性,藉此傳遞主管機關對所屬殷
切期盼的核心價值,同時也凝聚人事人員的
向心力,重拾服務的熱情與感動。
三、人事人員聯繫會報,做~就對了!
人事人員聯繫會報是什麼呢?我們很想
用幾句簡單的話,讓大家能夠瞭解,但是幾句
簡單的話,實在無法說明這麼多的辦理流程,
因為辦理人事聯繫會報需要很完整的規劃,人
事人員才能動起來,所以這些流程當然有點複
雜。重要的是,很多事情正在加速進行中,說
破嘴不如寫一寫,辦研習!做~就對了。
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