cataloging advance level -...

PANDUAN KOMPREHENSIF

CATALOGING ADVANCE

LEVEL

PARADIGM SYSTEMS BERHAD

Date 25th May 2006 (Thursday)

Time 8:30 am -.5:00 pm

Vcnue Pusat Pembelajaran Kejiranan Perbadanan Putrajaya Perpustakaan Presint 8, Jalan P8C 62250 Putrajaya

Topic Cataloging - Advance Level Workshop

Time

08.30 am - 09.30 am

09~30 am - OtO~pm

01:00 pm - 02:00 pm

02.00 pm - 04.30 pm

04.30 pm - 05.00 pm

Description

Breakfast/Registration

Cataloging

Lunch

Cont. Cataloging

Tea / Finish

---

Cataloging adalah modul yang akan membantu pihak perpustakaan menguruskan

pelbagai jenis koleksidengan cara yang sistematik dan mudah diakses kembali. Dengan

ciri yang lebih mesra pengguna modul Cataloging menyediakan penyelesaian terbaik

kepada pelbagai masalah katalog.

Bermula daripada proses memasukkan rekod ke dalam pangkalan data ILMU, modul

Cataloging akan berakhir dengan pencarian yang berkesan dan tepat dalam OPAC. Patuh

kepada piawaian yang digariskan dalam format MARC, merupakan ciri utama yang

dipraktikkan dalam modul Cataloging.

ILMU boleh menjalankan kedua-dua kaedah mengkatalog samada original cataloguing

atau copy cataloguing. Copy Cataloguing boleh dibuat dengan gabungan smart tools

seperti Z39.50, PARAMIPS dan Databridge.

Manual ini akan merumuskan langkah-Iangkah dan prosedur kerja dalam operasi katalog.

Bab I akan memfokuskan kepada proses kerja sebelum sistem mula digunakan (offline),

Bab II pula merujuk kepada operasi di dalam sistem ILMU menggunakan fungsi

cataloguing, dan Bab III menjelaskan fungsi penjanaan laporan dan senarai yang

berkaitan sebagai output dari proses pengkatalogan.

BAB 1

Aliran Kerja Pengk'atalogan

Aliran kerja pengkatalogan yang dilakukan oleh sesebuah perpustakaan berbeza mengikut

jenis pengkatalogan yang dijalankan. Proses pengkatalogan terdiri daripada dua iaitu, original

cataloguing dan copy cataloguing.

Original Cataloguing

Proses pengkatalogan asas atau original cataloguing bermula daripada proses transkripsi data

diikuti dengaJl memasukkan rekod kedalam sistem komputer dan menyenggarakan maklumat

aksesyen (accession details). Selepas proses ini, kerja-kerja menjana, mencetak dan

menampal label buku boleh dijalankan, sebelum bahan disusun di rak, untuk proses edaran

atau Circulation.

Copy Cataloguing

Proses pengkatalogan dengan kaedah copy cataloguing melibatkan fungsi smart tools

antaranya adalah 239.50, PARAMIPS dan Databridge. Penggunaan smart tools ini

memudahkan operasi pengkatalogan tanpa perlu menjalankan operasi asas, dan lebih

menjimatkan masa dan tenaga kerja.Pegawai operasi hanya perlu membuat pencarian

berdasarkan nombor ISBN, melalui fungsi Databridge. Rekod yang diperolehi daripada

pelbagai sumber bibliografik akan dimuatturun ke dalam sistem IU"IU. Perpustakaan boleh

menentukan ciri-ciri rekod yang diperlukan dan PARAMIPS akan menjalankan fungsi

clearinghouse bagi rekod-rekod berkenaan. Hanya data yang diterima pakai sahaja akan

diindeks kedalam sistem ILMU.

Gambarajah 1.1 - Aliran kerja Original Cataloging.

/ 1

,MULA I

L ,-----...

Borang Input .. Menginput data-Judul, Pengarang,

Mengumpul data- data bibliografik kePenerbitan,Maklumat .....data bibliografik dalam sistem ILMUFizikal,Subjek, No. .. daripada bahanPanggilan,dll

asal

..

Rekod bibliografik dan butiran /

....accession di dalam \""sistem ILMU (Holdings Record)

'" Proses melabel bahan

menggunakan PARABLE sebagai smart tools

Melengkapkan butiran perolehan (Accession details) kepada rekod

bibliografik melalui fungsi Accession File Maintenance

Proses Release for Circulation membolehkan bahan ..... dipindahkan ke rak untuk

proses Circulation

,Ir

Rekod ( bibliografik.... di dalam"" sistem ILMU

\

I TAMAT

I

Diagram menunjukkan proses keseluruhan yang berlaku dalam pengakatalogan original menggunakan

modul Cataloguing di dalam sistem ILMU

I

1. Transkripsi Data (Data Transcription)

Pengkatalogan original bermula dengan proses data trankripsi, bermaksud mengiJbah data

data asas iaitu nama pengarang, judul, no.ISBN, no. panggilan, subjek, penerbit dan

maklumat penerbitan serta butiran fizikal pada bahan perpustakaan seperti buku, cd rom,. peta, kit, audio visual dan lain - lain kedalam bentuk yang akan dipindahkan ke dalam sistem

komputer.

Biasanya data-data ini akan dipindahkan kedalam borang input atau input sheets. Di bawah

ini adalah contoh borang input yang digunakan dalam proses transkripsi data.

CATALOGING

Item Type

Control No.

FIELD TAG >:~>;' "'-"'!.>'<;, "~' "",,","~>:.M.>:>'!,,;g~

~SlSN; 020 ~

\ " M

i!'.«:~1 ~!J .. it 090 ••,*. , c.

Main Entry Personal 100

Date Cataloged Initial

Date Checked Initial

~1 12 SUBFIELD DATA

0 0 a

0 0 a b

~qjtiQn Ar~Sl 250 0 0 a

l;ita~iQn .. ~' '.' afilcj 260 A~l!,~o _

PIil~slGal E).eSciiptiQI1 ftir;ea~ 300

~E.eS S~t~l'llle~~ ;?

440 ~

Not~s .~

"Ii! ' 500M "

Blbliograpl)lc NO~ljL:. .... 504

Personal Sul5jectHlea<iJil1~ 600

rQtt>i~1 Head,ii9 >c

650

Ge~raphlcalnl!leadililg 651

I\dded"Entry Ptrsenal 700

!Addedintry 710

C'QrPQrate, ...,

0 0 a b

a b ~

a

a

a

~

~

~

Gambarajah 1.1a - Borang input (input sheet)

Maklumat bagi proses transkripsi bahan boleh diperolehi daripada mukasurat luar atau

coverpage dan mukasurat judul atau tit/epage.

:~lAt ~

YOUR. IROAD MAP

FOR II SlJCCESS II.. -Y'JU CAN Get There from Here

Gambarajah '1.1b - Muka surat luar buku yang menjadi punca asas mendapatkan maklumat

dalam proses transkripsi data.

YOUR ROAD MAP

FOR SUCCESS

JOHN C. MAXWELL

n""""M"~1."""IV:lU~Jo(U'"

""""

Gambarajah l.1c - Mukasurat judul yang juga menjadi punca asas mendapatkan maklumat

dalam proses transkripsi data.

CATALOGING

tem Type : BOK Date Cataloged

Control No. : 0000000367 Date Input Initial: 09/08/2004

Initial: 10/08/2004 FIELD ITAG 11 12 SUBFIELD DATA

ilif5a~ ,OLO 0 0 a la0785264086

Looal €afl Number ~ 090 0 0 a b . , ,.. IaBF637.S8 M3421 b2002

IaMaxwell1 hJohn C. IaYour road map for success IcJohn C.

Maxwell

NelsonIaNashvilleTennessee IbThomas nc.1 c1997

IaIncludes notes

Ia244p Ic23cm

a

a b

a

a bo 0

o 0rIlotes ." 500

Pub.llcatian#aliel260 ~istllibution ,Ar~gl .

., •. ~ 300 ~-------1-+---+--+---+-+-+-+-.&..;;.;.;;;,--,--,-,,,-,--=.=.::...c'-'-'-'---------------1

~eries Statement . 440

o 0

a

a x

a

a

IaSuccess IxPsychological aspects

, 710 a ~dded,Entry 'eor~te f------If---+---+-+--+-+-+-t-----------------i

• "''',-",,,"c, >,-","

Gambarajah l.id - Contoh borang input bagi satu rekod bibliografik yang dihasilkan melalui

proses transkripsi data.

1. Panduan Operasi bagi Fungsi Bibliographic Organisation

1.1 Fungsi Bibliographic Organisation

Bibliographic Organisation mempunyai furigsi - fungsi seperti berikut :

~~ memasukkan rekod bibliografik yang baru dan diindeks bagi tUjuan dapatan semula oleh pengguna

~~ membuat suntingan atau pengubahsuaian bagi rekod-rekod yang telah sedia wUjud didalam sistem

~~ membuat tambahan rekod baru sekiranya terdapat edisi terkini. ~~ menghapuskan rekod-rekod bibliografik yang tidak sah ~~ membuat pengemaskinian rekod - rekod bibliografik semasa.

1.2 Input bagi proses yang berlaku didalam Bibliographic Organisation

Data-data yang dikumpul dan disusun didalam input sheet adalah data yang akan menjadi input didalafl1 proses Bibliographic Organisation. Format yang digunakan didalam borang input adalah sama seperti borang yang disediakan didalam skrin Bibliographic Organisation. Antaranya adalah:

~ Judul dan Penanggungjawab ~~ Pengarang ~~ Nombor ISBN ~~ Maklumat Penerbitan (Tempat Terbitan,Penerbit dan Tahun Terbitan) ~ Edisi ~~ Nombor Panggilan ~~ Subjek ~~ dll

1.3 Proses yang berlaku didalam Bibliographic Organisation

Proses yang dijalankan dalam fungsi Bibliographic Organisation adalah terdiri daripada proses penyenggaraan rekod yang terdiri daripada:

~~ memasukkan data-data bibliografik daripada borang input melalui fungsi New ~~ memastikan ketepatan rekod yang dimasukkan melalui fungsi Validate ~~ mengindeks rekod melalui fungsi Index ~~ membuat pencarian rekod melalui fungsi Retrieve ~~ membuat pengubahsuaian rekod melalui fungsi Modify ~~ menghapuskan rekod yang tidak sah melalui fungsi Delete ~~ membuat tambahan rekod bagi edisi terbaru melalui fungsi New Copy

1.4 Output bagi proses yang berlaku didalam Bibliographic Organisation

Output yang akan terhasil daripada proses ini adalah rekod bibliografik yang menerangkan deskripsi bahan dan kedudukan bahan didalam perpustakaan. Ia boleh diakses semula melalui OPACf oleh pengguna perpustakaan atau untuk tUjuan senggaraan oleh pegawai operasi.

Rekod akan terhasil dalam bentuk-bentuk berikut:

•• bentuk yang tersusun didalam standard antarabangsa yang dikenali sebagai International Standard Book Description (ISBD)

•• maklumat deskripsi bahan dalam bentuk linear •• butiran bibliografik dalam format MARC

2.1 Memasukkan rekod bibliografik yang baru ke dalam sistem ILMU melalui

fungsi Bibliographic Organisation.

Untuk menjalankan operasi memasukkan rekod bibliografik kedalam pangkalan data

ILMU, ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah

1. Daripada menu utama, pilih modul Cataloging.

2. Klik pada fungsi Maintenance.

3. ~Iik dua kali pada subfungsi Bibliographic Organisation bagi memaparkan

skrin seperti di bawah ini.

"" Bibliographic Organisation '~f~~:;:~ ,

'Gtea~ed ~] : Cte~t~d D9t~ : CQotrq

T . T~ropJ9t~.: .'----__=---__ _ .J

..,

1<

4. Klik pada menu Eile dan pilih * Qpen Template. Pilih template yang akan

digunakan. Contohnya, pilih template monograph.tpl

~cdrom.tpl

tmonograp~.IPI IT emplale(X,lpl) ,- - - - -

3j~

llJ·

.:'iif)~( ~l~:

t'·· Span r ~~giJ~I; .1.

......~.

* Kaedah memasukkan data menggunakan template adalah pilihan sahaja.

Selain kaedah ini operator boleh menggunakan fungsi Bibliographic

Organisation dengan membuka arahan Record dan pilih New. Masukkan tag,

indicator dan subfields semasa memasukkan data.

5. Klik pada menu Record, dan pilih !'lew, untuk membuka template yang akan

digunakan.

\"" :X:"'"

. tQ!JtlI~g~IQD ~l~r~ ..~. , e~(JJSfy

~'Bibliographic Organisation ,~~:,;~.~, ,

la

Cte~teg'~y :' GfeQteillJQ~e: 8!JJfer~b. : ~!leJN)

1'a, lh.m:1fllndi2'hl3·ililtbgrClpj~rC ~,et~I~: [S"EH"J

6. Skrin seperti dibawah ini akan dipaparkan, dan proses memasukkan data

boleh dijalankan.Perubahan pada tag, indicator dan subfields boleh dilakukan

sekiranya perlu pada template, mengikut kesesuaian.

Rujuk borang input (input sheet) untuk memasukkan data ke dalam skrin di

bawah ini.

20 0 0 90 0 0 lalb

100:0 0 lalh 45 0 0 lalblc 60 0 0 lalblc 00 0 0 lalblc 50 0 0 JaJx[yJz

7. Rekod yang telah disiapkan adalah seperti dalam skrin di bawah ini.

i , I

8. Proses seterusnya adalah untuk menentukan ketepatan data yang telah

dimasukkan. Dari menu Record, pilih J(a/idate. Proses ini akan membolehkan

kesemua tag, indicator dan subfields disemak oleh sistem, dimana, proses

pengesahan data (data validation) berlaku.

'<>. 64086 . .S8 M3421b2002 ClhMaxwell

~~:--~:---"""-lroad map to successlcJohn C. Maxwell ille, TennesseelbThomas Nelsonlc1997

'~~~~=-O~~lblc23cm 1 sslxPst,chol9[ical }sEe~ctlylz

="..-"=,~""."-~,,,,,I

9. Sekiranya terdapat sebarang kesilapan dalam memasukkan data, mesej

seperti dibawah ini akan dipaparkan. Sekirannya berlaku, buat pembetulan

pada rekod, kemudian ulangi langkah 7.

10. Pastikan mesej dibawah diperolehi, sebelum proses seterusnya dijalankan.

IlMU ~!

11. Seterusnya, klik pada Record dan pilih Save. Proses ini akan menyimpan

data-data yang telah disahkan untuk proses seterusnya.

".. ,.> 64086 .88 M3421b2002

ClhMaxwel1 =",,,.~.,,,~=.,,,,C'=w-~..,,,"Mcl road map to successlcJohn C. Maxwell

.. ",.." i1le, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 ~"*"';,,;lblc23cm

, sslxPsychological aspectlylz

12. Setelah proses menyimpan data-data ini selesai, satu nombor giliran akan

diberikan kepada rekod iaitu Buffer No. Contohnya Buffer No. bagi rekod

dibawah ialah, 0000000020.

rti' Bibliographic Organisation CJl'~:J.;;'~~,

13. Proses seterusnya adalah mengindeks rekod yang telah disimpan. Untuk

menjalankan proses itu, klik Record dan pilih Index

MQ,piljeo lily : ~'edlfl~ ~~te :

......

14. Perubahan pada status rekod akan menukar Buffer No. kepada Control No.

Contohnya Control No. bagi rekod yang telah diindeks tadi adalah

0000002637

Ia0785264086 laBF637.S8 M3421b2002 laJohn ClhMaxweli laYour road map to successlcJohn C. Maxwell laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 la244plc23cm laSuccesslxPs)"S~ql()gisal a~pect

.i" Bibliographic Organisation ,-"'"~}~Il ,. File Recdrt:! Fletch

l1ttyLll):I~G~~~~~ I zQ04.1.2$: 1.s~s~~M!N1.

15. Proses memasukkan data, boleh dianggap telah selesai sepenuhnya apabila

satu Control No. telah dihasilkan. Control No. akan mewakili satu judul atau

satu rekod bibliografik didalam pangkalan data perpustakaan.

16. Rekod yang dimasukkan melalui fungsi Bibliographic organization dan telah

diindeks akan terus diakses oleh pengguna, melalui OPAC dan lain-lain fungsi

dapatan semula.

2.2 Membuat suntingan atau pengubahsuaian bagi rekod-rekod yang telah sedia wujud didalam sistem

Untuk membuat suntingan atau pengubahsuaian bagi rekod-rekod yang telah sedia wUjud didalam sistem, ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah



7. Klik dua kali pada subfungsi Bibliographic Organisation bagi memaparkan


._I~_tb~NI_U~_Ir-:/:if,X_,-:-<_·Q""""·'_N1=·._e5-'_!1I!l=' _~-,----"--,.......,.~..;.=.- __--,.~-,,..~---,.l•.

I';:J¢9t~Q:By : Create:dDale< tontrolMo. : 1em\Dlate':

'file' ~~~~lfF;ield'

']q9JI;ln~iU jjlntli21;~fibrJQ!1lr.:l:pfui~Det~il$ n~l

1<

4. Rekod yang ingin disunting atau diubahsuai; perlu terlebih dahulu diakses

semula daripada pangkalan data. Gunakan mana-mana punca akses, samada

Judul, Pengarang, Subjek dan lain-lain untuk mendapatkan sernula rekod.

5. Klik pada menu .Record, dan pilih Retrieve.

V o"'".

;_.~~.

6. Skrin Catalog Search seperti dibawah. ini akan membantu proses

pencarian semula rekod

7. Masukkan salah satu punca akses dalam ruangan Search for:

Setelah keyword dimasukkan, anda boleh membuat pilhan dalam

Selection, atau memilih tag yang ingin digunakan didalam ruangan in

Tag, atau anda boleh juga memilih as Control No. sekiranya Control No.

dimasukkan di dalam ruangan Search for:

S~"fdl'rfof:

r.: Si:!I~ctloh

r ittTi'Q@

r ,aSlCon!r:!lif ftc

S.ar~tlAn . r. Indgj(

r';Ryffer,

8. Masukkan istilah pencarian atau keyword, contohnya 'your road map for

success' dan pilih Title dari ruangan Selection

9. Kemudian klik Start Search

...

Seard~;f6f,: 'Iy.~~~· r~;d·map for ~~cc~~s·"'·" .....

~"S~I~I1t5f1·rTitl~ " .. .... . ... .....31 .(":ib 'Fa,F -(" ad~ohlfDIN()

10. Senarai judul yang berkaitan akan dipaparkan, pilih judul yang ingin

dibuat pengubahsuaian dan suntingan.

Your Chinese roots: the overseas Chinese story. Your advertising's great-- how's business? : the revolutio ... Your road rna to success I John C. MaKweli.

View DetaiJ,s

if[Your road map to success ITit;~ q' <•••

J

S~arch for: •

(;'\ Selectitll)'

'r in T~

11. Kemudian klik pada Retrieve Title

$earen:!or:: t:;.. Seleciion

BF637,S8 M342 2002

~You~r~~d'map to succe~s ~Titl~ , -- , ! .

1

,J!~~j~

l'~tart $earcl1 '(!r 3.'1_",'"

R~I.rieYe ;Title 2J;

A~iewi~e!ajls mr G:~heer 'J;

S~~,Bh ift

, lel'llP

iF fnqE\l:C:

(' ~~lfer

,r e+off¢{

12. Hasil daripada langkah pencarian yang telah dijalankan, skrin dibawah ini

akan diperolehi. Pastikan ia adalah rekod yang anda perlukan sebelum

sebarang pengubahsuaian dijalankan.

"" Bibliographic Organisation :~: ',:> >

hiQ;De~ils . Ia0785264086 laBF637.S8 M3421b2002 laJohn ClhMaxwel1 laYour road map to successlcJohn C. Maxwell laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 la244plc23cm laSuccesslxPsychological aspect

..... "~.' -- ..... '--.'.-.

It

13. Pada skrin yang diperolehi, pilih menu Record, dan klik pada .; Index.

Proses ini dinamakan sebagai unindex, dan ia perlu dilakukan bagi

memastikan rekod tidak berada dalam keadaan diindeks, bagi

membolehkan ia diubahsuai.

-'", Bibliographic Organisation ' '1:;w , m.

14. Rekod akan berada dalam keadaan seperti dibawah setelah proses

Unindex dijalankan. Control No. akan berubah kepada Buffer No. dengan ,

huruf A sebelum nombor tersebut. Buffer No. bagi rekod ini ialah

A000002637.

"" Bibliographic Organisation - ~:>~T~:r: t

MIN ?g-s~Qfl20Q~

la0785264086 la8F637.SB M3421b2002 laJohn ClhMaxwel1 laYour road map to successlcJohn C. Maxwell laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 la244plc23cm

... I~Succ.es.sJx~~yc~ological aspect


Unindex dijalankan. Control No. akan berubah kepada Buffer No. dengan


A000002637.

la0785264086 laBF637.S8 M3421b2002 laJohn ClhMaxwel1 laYour road map to successlcJohn C. Maxwell laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 la244plc23cm !.aSuccesslxPsychological aspect

...

1<:

15. P~ngubahsuaian rekod masih belum boleh dijalankan bagi rekod ini. Pilih

menu Record, dan klik pada Modify.

.t' Bibliographic Organisation ;"~~ _'

hIS~Sil!ll!in~;

,ill: ~S"t1SA@MIN [)~!¢ : 4~Ye·ltK~JXl4'

.,' 64086 ,88 M3421b2002

ClhMaxwell ,-=-:-::=-",,-.,.:-==~I

road map to successlcJohn C. Maxwell ille, TennesseelbThomas Nelsonlc1997

~ ~~='I c23cm . sslxPsycholo.gical aspect

-=----,--=~=""I·

Validate:

lD~pli.cation 'Ate~t ~ i ~U~~t~

16. Setelah cursoraktif, dan proses pengubahsuaian rekod boleh diteruskan.

"" Bibliographic Organisation ' ;" ;j;:ilm f

1<

18. Setelah pengubahsuaian rekod selesai, pilih menu Record dan klik Validate.

.i/" Bibliographic Organisation ' ~ "'<J~', ' t..,

• ~O~ '~

.S8 M3421b2002 ClhMaxwel1

,~==="",..,,,,,,....=...=..,.=....,,,.Iroad map to successlcJohn C.Maxwell

ille, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 ~==~~...~ c23cm

. ssLxPsychologicalaspect ======~I'

Validate

fUe,I}RecorQ) 'Fi~19 ~r"I'i~'

eri" New.;Cqpy Q~I - .. -.;.~ '-'-'---'¥_~ - -"",

R.ettie&le\ ",Bt -'7:'7:'~-;;:-:,.".-.:;-:::-=f

l (ip,to • 'Jmic;Q,et~ils

1< .

19. Kemudian teruskan dengan operasi menyimpan semula rekod. Pilih menu Record,

dan klik pada Save.

"'", Bibliographic Organisation - ,C~~~;~_:...

.~i:

,j

File I'Recore' :r- New'

l;!r l . N~w C9PY

Grl Retrieve... BC,~~~-~-~~r

.1 Go to

20. Pilih Index pada menu Record, untuk mengindeks semula rekod yang telah

diubahsuai.

I?lIe Re~o~d:Flela

r-: flJelAt''--' Cr, N~w\e6Q¥ ": I ._,,~

131' R'E\rrfe\l~ ..• Iilt.~,~-.,--~~ 'F::elnltilate: 1 Ge to

.=€; • hic" cans

6~~8~342Ib2002 J

Modify -'-111 [!l'etet'~ ClhMaxwell '~i .save, road map to successlcJohn C.Maxwell

'. ",1,. 'C~rJ£el ~~~~:ennesseelbThomas Nelsonlc1997

" s~t~Psycholo,gical ~"se.ect . .' '\::,',-::C

Validate

DupliGatiCjR Alert ~

<:!IQ$~

1<

21. Control No. akan diberikan semula kepada rekod, selepas proses ini seles

.=:b~~ ~ 0 laBF637.SB M3421b2002 100 1 0 laJohn ClhMaxwel1 45 1 0 laYour road map to successlcJohn C.Maxwell 60 0 0 laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 00 0 0 la244plc23cm 50 0 0 laSuccesslxPsychological ase,ect

M*' Bibliographic Organisation ~"::!~

S~':S~DMl~ [M dl d,,' .-·,;'!iUI~>. "-: C[eated Dat~: 2ala;r~2tfa4 'MadiffeCI\llate': GOnUorNo~ : tl'eoo002S'S7 .~Omla1~~I~=~ ._'-'~.'

1<

2.3 Menghapuskan rekod-rekod bibliografik yang tidak sah

Rekod-rekod bibliografik yang tidak sah, atau yang tidak diperlukan boleh dikeluarkan daripada pangkalan data, sekiranya tiada sebarang butiran aksesyen dikaitkan dengan rekod terlibat.,Hanya rekod tanpa butiran salinan sahaja yang boleh dihapuskan.

Bagi menghapuskan rekod bibliografik yang tidak diperlukan, ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah





FiI~ R!?£C!rd;; Fl~IQ

.... '

tE.,~'~ .. ,"' ,/ .' "-~""

Crea\et:!,By; CJe'at,ed!D ate ~ !Eontrol;[il9, :

~11l'l"dil!lng@JJ!'iPJi()gragfjjc [)el~=~lls,,-.·~-" . .

Save

Retne~ ...

Validate

File ( Pi!:.lllor:d r'N.~,w

Cft New. iZqp)/ ~t\ -~,,"+ . ...,..m-,,,,,,,~-'-

CI:;

G~t~~;, Mbci]fY Delete

4. Rekod yang ingin dihapuskan, perlu terlebih dahulu diakses semula daripada

pangkalan data. Gunakan mana-mana punca akses, samada Judul,

Pengarang, Subjek dan lain-lain untuk mendapatkan semula rekod.

, 5. Klik pada menu Record, dan pilih Retrieve.

Fiel~'

J

I

17. Skrin Catalog Search seperti dibawah ini akan membantu proses

pencarian semula rekod

18. Masukkan salah satu punca akses dalam ruangan Search for:

Setelah keyword dimasukkan, anda boleh membuat pilihan dalam

Selection, atau memilih tag yang ingin digunakan didalam ruangan in

Tag, atau anda boleh juga memilih as Control No. sekiranya Control No.

dimasukkan di dalam ruangan Search for:

, .

.~. I~Ti"':"'lle"';'..;;"'... .. ;.;.....;.--.;.;.;.....;.---.-... E~. ~ .. I .r ih.Tag

('" a's ConlroPbl Q

$,l;lar¢h;{or.;

r;' S:¢le.~ti(m

19. Masukkan istilah pencarian atau keyword, contohnya Your road map for

success dan pilih Title dari ruangan Selection

20. Kemudian klik Start Search

~__'I' _

_ ].',1,View HIes _

Vie~A! Details, I'----"' ,

~o;o.--l

ly~~~;;ad-';ap fur 'succ~~s ITitie " . E f

'Searcbfor :

(.' S~~~libri

f" ;i~hTa,g

21. Senarai judul yang berkaitan akan dipaparkan, pilih judul yang ingin

dihapuskan.

""",, __t_.9_Jll....9J3_J__I Your Chinese roots: tile overseas Chinese story. Your advertising's great-- how's business? : tile revolutio ... YOLlr road map 1)) success / John C. Ma;{'I,vell.

"&erm

("'as ~onrroFN0

cS~afCf9 lilr:

(:,1 Selecli().O'.

.... I h ~, ,.~ti-,)'(ata og Searc ' •''[rJl: ';'.

Seat.chinl=~"'1

(."i> !ng.e"

,r ~Yff:eJ;

y... Te[lR. t,: 'B~ffet

1 sefe:ete'd;

22. Kemudian klik pada Retrieve Title

@$,!Iectidm l!it'e" ':::i ,f;!ijtheVe Tillie . II . rint~g

.. '.\YieW;~.erails I'

,I '

.1'" ~~t~i~~r~~ "

+=----...;-...;_.; 'C;{llNElI l.J

'S~gM9r: • . Iyo~rr~<o~"'~~:p"b;";~~:~~~~"'" :* ,"

23. Hasil daripada langkah pencarian yang telah dijalankan, skrin dibawah ini

akan diperolehi. Pastikan ia adalah rekod yang anda perlukan, sebelum

rekod dihapuskan.

GOffittol'No~: ,-eb~(J(j28'S1;' •. ' f"emplate : J,ag mhdimttj;}1i~ti'i61lii!Jraliilffi:t £):~t~1tt. ~~_~---,"-~,,",---,,-~~---,"-_,l 20 0 0 la0785264086 e

!".'" 90 0 0 laBF637.S8 M3421b2002'I~ <.100 1 0 laJohn ClhMaxwel1 045 1 0 la Your road map to successlcJohn C. Maxwell : 1260 0 0 laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 ~OO 0 0 la244plc23cm ~_ 50 0 0 laSucc.~~slxPsychological aspect

rti' Bibliographic Organisation '"T:'k~"

.... o._,~ _ ."

€reqtedJy: 9'f$:.4:a&HN E)reatedi~-ate i; ~gllrki:2'00l4j 1&{oal6ea ~~e :

24. Pada skrin yang diperolehi, pilih menu Record, dan klik pada ., Index.

Proses ini dinamakan sebagai unindex, dan ia perlu dilakukan bagi

memastikan rekod tidak berada dalam keadaan diindeks, bagi

membolehkan ia dihapuskan.

.1"" Bibliographic Organisation '~.;if~:a.a: ' ., '


U'nindex dijalankan. Control No. akan berubah kepada Buffer No. dengan


A000002637.

tl' Bibliographic Organisation ~:t'~~

'€reate&El.s": ereated'[;)at~: '£8~~t26i14'

H.)f

~iter~o. : AQ@Q,~Qf~f . 'T'erl:lAI.:lle : . . [agl,li;l1;1itj~n~il1~rra'i61ia'~i:ajjbj~, Elelails .~_J.,;,;.

.~:L.lJ20 0 0 /a0785264086 .'~. 90 0 0 laBF637.S8 M3421b2002 '~--=-1 00 1 0 laJohn ClhMaxwel1 ,'0 45 1 0 laYour road map to successlcJohn C. Maxwell , 60 0 0 laNashville, TennesseelbThomas Nelsonlc1997 ·-.1300 0 0 la244plc23cm J50 0 0 laSuccesslxPsychological aspect

•

26. Rekod boleh dihapuskan. Klik pada Record, dan pilih Delete.

E)JJpJloat!QOiAlert CIl)S'e

27. Satu skrin pengesahan akan dipaparkan bagi memastikan rekod

yang ingin dihapuskan. Klik OK, sekiranya anda pasti rekod berkenaan

ingin dihapuskan. Proses menghapuskan rekod dianggap selesai pada

tahap ini.

IlMU ;~~c::

..4 Membuat pengubahsuaian template.

Template berfungsi sebagai panduan memasukkan data dalam proses data entry. Ia akan membantu pegawai operasi memasukkan data, tanpa perlu merujuk manual MARC. . Template disediakan berdasarkan kepada jenis atau bentuk fizikal bahan yang ingin dikatalog, bergantung kepada perbezaan format dan peraturan yang terkandung didalam Anglo American cataloguing Rules (MeR).

Bagi faedah pengguna, satu set template telah disediakan, bagaimanapun sekiranya terdapat pengubahsuaian, ia boleh dilakukan sendiri oleh pengguna. Ikuti langkah-Iangkah berikut untuk mengubahsuai template.

Langkah - langkah


2. KIi~ pada fungsi Maintenance.



~ Bibliographic Organisation '-~" >~"'

TEllnjiil~e :

-----'-'-_.....:~ ~,

I~

4. Daripada menu Eile, pilih Open Template.

~ Bibliographic Organisation . :1!1l:~~~j!l'

Open Ternplate. ,.

close.

II. ;'!~I!IEl;t~iC . -,,, ..,,. ,.. -,

5. Pilih template yang ingin diubahsuai daripada pilihan yang disediakan. Contohnya

pilih cdrom.tpl. Klik Open.

Look in: [€:iI Rpt

. Fileuf type:

Icdrom.tpl

ITemplate (".tpl) - y'"

6. Daripada menu Record, pilih New.

T(l\;jex

7. Skrin seperti dibawah ini akan dipaparkan.

"" Bibliographic Organisation , ~0tt~d

File;'

~.~:.=!~~~~~~~~...............j€reate&Jy' : Breated Date : 8uff~t No.:. (new> .. ,~i" cinQij 1~~iPIi~9iitli\iPi,ef~1~jJS8M;

;-P90 0 0 lalb .~100 0 0 lalh

.. 45 0 0 lalmelectronic resourcelblc 50 0 0 la

: 60 0 0 lalblc 00 laElectronic computer optical disc (CD-ROM)lblcle

i 50 0 0 lalxlx.lz

8. Buat pengubahsuaian yang diperlukan. Contohnya tambahan tag 110 telah dibuat

terhadap template cdrom.tpl.

la lalb lalh lalmelectronic resourcelblc la lalblc laElectronic computer optical disc (CD-ROM)lblcle

o lalxlylz

o laJst

9. Pada menu File, klik Save Template.

lalb lalh lalmelectronic resourcelblc la .Ialblc laElectronic computer optical disc (CD-ROM)lblcle

o 0 lalxlylz o 0 ,laic

:..:~~

10. Skrin dibawah akan dipaparkan. Klik pada Save

l;jIj cdrom.tpl

l;;_=~:::..i:""_~;~"""'~·' ·~"""""""'''''''''''''''_''''I_''"'' .......S! 'IIe~~la;;"(x.tpl] ... I. :51

11. Skrin pengesahan ini akan dipaparkan dan klik Yes untuk menyimpan

pengubahsuian yang telah dibuat.

Wp-ss~svr:6>'~ltiJ:'l\;J5e~y"el\IGMUf,J~J~Rp~k~Qr,prp~alr~~ay ~xISI$.Ii\.... ::.(U "OO'YOli.HWa'littoreplace4k?, .

12. Pengubahsuaian Template dianggap selesai pada langkah ini.

3. Panduan Operasi Fungsi Accession File Maintenance

Accession File adalah proses untuk merekodkan maklumat aksesyen atau holdings

bagi bahan-bahan perpustakaan. Didalam fungsi ini, rekod bibliografik digabungkan ,

dengan butiran aksesyen bagi membolehkan setiap naskah atau unit bahan

digunakan.

Accession file mempunyai fungsi-fungsi seperti berikut :

~~ Menghasilkan rekod aksesyen bagi setiap naskah bahan perpustakaan

~~ Membuat penyuntingan atau pengubahsllian bagi butiran aksesyen yang telah dimasukkan

~~ fv1enghapuskan rekod aksesyen yang telah dimasukkan

3.1.0 Input bagi proses yang berlaku didalam Accession File

Butiran yang diperlukan dalam proses Accession File adalah seperti berikut:

~ Control No.

~~ Nombor Aksesyen (samada diberikan kepada buku secara manual atau boleh dijana terus dari sistem).

~~ Kategori bahan iaitu samada bahan berkenaan adalah Koleksi Terbuka, Rujukan dan sebagainya

~~ Jenis bahan (Specific Materials Designation) iaitu samada bahan berkenaan adalah buku, cdrom, video, photo dan sebagainya.

~ Keadaan bahan semasa dikatalog iaitu samada bahan berada dalam keadaan baik, koyak dan sebagainya

~~ Lokasi bahan iaitu samada bahan tersebut berada di cawangan-cawangan tertentu atau perpustakaan pusat

~~ Maklumat perolehan seperti harga, nombor invois dan sebagainya.

3.1.1 Proses yang berlaku didalam Accession File

Proses yang dijalankan dalam fungsi Accession File adalah terdiri daripada proses penyenggaraan rekod aksesyen yang terdiri daripada:

~~ memasukkan butiran aksesyen

~~ menghubungkan antara rekod bibliografik dan butiran aksesyen bagi setiap naskah.

3.1.2 Output bagi proses yang berlaku didalam Accession File

Output yang akan terhasil daripada proses ini adalah rekod aksesyen yang membolehkan bahan digunakan dalam perkhidmatan perpustakaan. Setelah proses ini selesai, setiap naskah bahan boleh digunakan dalam perkhidmatan perpustakaan.

Rekod akan terhasil dalam bentuk-bentuk berikut:

~~ bentuk yang tersusun didalam standard antarabangsa yang dikenali sebagai International Standard Book Description (ISBD) bersama maklumat aksesyen atau holdings setiap naskah bahan. Maklumat terdiri daripada status dalam perkhidmatan, lokasi, harga dan sebagainya.

3.2 Menghasilkan rekod aksesyen bagi setiap naskah bahan perpustakaan

Untuk menjalankan fungsi merekodkan butiran aksesyen bagi setiap naskah

perpustakaan, ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah



3. Klik dua kali pada subfungsi Accession File Maintenance bagi memaparkan


Edit .. , .. Del~te I View Refresh Fihd Findlitle I

AccessiOn No." :

4. Skrin akan memaparkan fungsi yang boleh dilakukan antaranya, Add,Edit, Delete,

View, Refresh, Find dan Find Title serta Close.

5. Fungsi Add digunakan untuk menambah rekod aksesyen yang baru. Untuk ,

menjalankan fungsi ini, ikuti langkah-Iangkah berikut:

5.1 Dari skrin utama, klik butang Add, dan skrin dibawah ini akan dipaparkan.

GenerateAccession,Noj' r Mark as Item ciealed'onthefly?

r CQnlroINo,: I r Location: ,-........--...;..------.";1 .. .

...:J '. r vendor:

rltem Category: I :::B r Condition: r' '3 r Ihvoice;No~: J

InvoiceD-ate: 1...;..-..;.;...;..--...;..---r SMD: . I '3 r

Volume: r rCutrenellCode.: I .=.:;1 r . ~ . ...:J r Copies

.Publisher's Rate: .LCppies ---~-.-!

" r Foreign Cost : r LocalCost: r ServiceCost: r Handling Cost : ! r. Original rDuplicateil-~-lII . I

I Dacumen! Details IRelated Copies I Acquisition Details I

IteiriStalus : Final Process Borrower ID: .··CiiculaledHits: . .I~

Last PatrorilD: .•.. Date Borrowed: Claim Hits:

LastActivity.Date: DateD!Je:

. OK I.. gancell

5.2 Masukkan Control Number kedalam ruangan yang disediakan. Judul bagi

bahan akan dipaparkan dalam ruangan disebelah kanan skrin. Pastikan ia adalah

judul yang betul.

Accession No: : .G~neJQteAceessionNol r Mark as;ltern:eieated pnlhefl9?

QhQthir pefnlnljilh'cemetlang Jdisuntingolen Zurinah HQssan,

r Control No. : 10000000011

r Location: I rVendor: .1 r Item Category: i

r Invoice No:: 1r Condition .: ..~ rlnv()ic~ Date: Ir-.-----..o.--

r SMD: -I rVolume: I

r CurrencyCbde: I r Copies I Publisher's Rate:

r ForeignCost: r Local Cost: r ServiceCosl: r HandlingCosl :lr-------- I .. t . r. Original r DuplicateI Document Details IR elated Copies 'I Acquisition Details 1

Hem Status: Final Process BorrowerlD: CiiculatedHits :

LastPatron ID : Date.Borrowed: Clailtl Hits:

Last ActivityDate : Date Due:

_ .......1]_1:_.-'1 ". hancerl

5.3 Gunakan scroll down button bagi memilih butiran aksesyen yang lain,

contohnya lokasi, kategori bahan, SMD, kod matawang, dan lain-lain

lagi.

r Location: , PERPUSTAKAAN USM rVemqor: ·1 ·li!ilDii.~m.1$ ILl " r Hem Category: PERPUSTAKAAN UUM

PUSAT ISLAM r InvoiceNo.: Ir ·Cbnditlcih: Pusat Islam S.EK. SISWt>ZtlH .. r InvQjceDate: Ir--------""'----Sudut Kanak-Kanak UUM CAWANGAN KUANTAN

rSMD: rVolume: I

rCurrencyCode: I---------~-'. r Cppies Publisher'sHate : .. Copies-·-··_····_··_··__ ·-,

r Foreign Cost: r Local Cost: r SerVice Cost : rHaridlirigCost:II""'-"·...............~,......I·· I r.'Qrigi.naJ rD.uplic~te,I I L----¥-------,~,---~-~:

Document Details IRelated Copies1AcquisitiOri Details I . Hem 5tatus : Final Process CifculatedHits:

LastPatrorilD : ClairrlHits:

~hathirpemimpjhtemeflang··1 disuntihQ. olehZurinahHassan ,.

r

3

AccessionNo;":

10000000011 .J....rControl No. :

.Borrower 10 : .. . . ...

Da,e Borrowed:

Last AetivityDate : DateDue:

'/iel/>J Note ·BibDetails I OK I· bahcel

5.4 Akhir sekali, masukkan nombor perolehan bahan seperti yang

terdapat pada naskah bahan, atau klik Generate Accession No. untuk

menjana nombor secara automatik daripada sistem.

AccessionNo.": 1000272058 rMaikasltein createdonlhe fly?

.. ahathirpemimpincemerlangl disuntingoleh ZurirtahHassah.

r Control No: : 10000000011 .. .d . r Location: IPERPUSTAKMN USM ::3 r Vendor: ..J r .ltemCat~gory: ISAHAGIAN SIRKUL6.SI ::3

::g. r IhvoiceNo.:r Condition: lSEMPURNA I r Invoice oate :I

"""P.'I SMD: .. 1Suku 11 r Volume: I r Currency Code : IMALAYSIAN RINGGIT :i1 r Copies I Publisher's Rate: 1

r Foreign Cost: r Local Cost: rServiceCost: r· Handling Cost: r. Qriginal r Ol;lpJicaleI I I I Document Details IRelated Copies I Acquisition 0 etails J

Item Status: FinalPrbcess . BorrowerlD: .Circulated Hits:

LastPalron ID : Date Sorrowed: Claim Hits:

Last ActivityDate: ' DateDue:

, ,Spine' ,I' ,ViewNote I Sib Det~ils I OK>l '.Qancel

5.5 Sekiranya perlu lengkapkan butiran-butiran lain seperti maklumat

pembekal dan butiran pembekalan. Klik OK untuk menyempurnakan

langkah ini.

3.3 Membuat penyuntingan atau pengubahsuian bagi butiran aksesyen yang telah dimasukkan

Butiran aksesyen boleh diubahsuai atau diedit mengikut keperluan. Hanya rekod

dengan status Final Processing dan Available boleh diedit. Ini bermaksud naskah

bahan yang sedang dalam pinjaman atau dalam status - status lain tidak dibenarkan

untuk diubahsuai. Pengubahsuaian nombor perolehan tidak boleh dilakukan sama

sekali pada peringkat ini.

Untuk menjalankan fungsi membuat suntingan atau pengubahsuaian butiran

aksesyen, ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah





1· ..

J t I l .. Findlitie .. J lE'dit .Delete .View. r=lefresb Find ..

£Iose



5. Fungsi Edit hanya boleh digunakan setelah rekod bbibliografi yang ingin disunting

diperolehi daripada sistem. Untuk mendapatkan semula rekod, ikuti langkah,

langkah berikut:

5.1 Dari skrin utama, klik butang Find, dan skrin dibawah ini akan dipaparkan.

Accessidh No; II m

OKIQancel t·

5.2 Masukkan nombor perolehan yang diketahui, dan klik OK

Ac.oess~n'No. . b:IO()246288

l..@l( .•... 1.· QI3~~! .1.. .

_A_dd_·_I Edit· .1 Delete .L__V_ie_w_...... ·Refresb I. rL::::::~!B.~::::::::JI_· _Fi_hd_I_it_le:-I ,Q16se

5.3 Pilih pada rekod yang berkenaan, dan klik Edit.

&. • • " ;.1

Accession No.": r000246288

anita Islamhari ini kerja dan fungsinya! penulis KaulahAbdul Latief 'I~Atiqi;r ControINo.: 10000146901 3

r Location: IPERPUSTAKJlAN UUM ::J r Vendor: r r Item Category: IUm~~ :3

.. r .Condition : ISEMPURNA . :3 r InvoiceNo.: 114690

-B-u-ku.......-------m;r r hwoiceOate:!I'""·---..............-._..........· r SMD:; ..:J I

CurrencYcode: IMALAYSIAN RINGGIT 3 r Volume:r ' r Copies 'n2 PLiblisher'sRate: 1.00 - Copies ._-~_._._, ...-.,--_..-i'

r ForeignCo~t: . r LOGaJ.C()~t: rS~ryiceCosl: reHandling Cost;1. ..... r Oifgin~lr.19 .9 00 10.00 ;1 0.00 Duplicate

Document Details IHelatedCoples I Acquisition D~tailsl

Item Status: Available BorrowedD : <None> Circulated Hits : 12

LaslPatron·ID: 680827075564 . Date Borrowed : <None> Claim Hits :0

Last Activity Date: 19/05/2004 Date Due: <None>

1< < I; ! .

> >11 Spine .' ViewNote ·1 . Bib Delails ··1 .-,..........0...1:..........,.,1· bcmcel .. 1

5.4 Anda boleh membuat perubahan kepada butiran aksesyen yang perlu.

5.5 Klik pada butang OK setelah perubahan dibuat.

3.4 Menghapuskan rekod aksesyen yang tidak sah.

Rekod aksesyen yang tidak sah boleh dihapuskan daripada pangkalan data, sekiranya

ia masih dalam status Final Processing, atau belum diletakkan di rak untuk pinjaman

pengguna.

Untuk menjalankan fungsi menghapuskan rekod - rekod aksesyen yang tidak sah,

ikuti langkah - langkah berikut:

Langkah - langkah

1. D;aripada menu utama, pilih modul Cataloging.




Edit Delete ',I' View', Refresb Find, ., •FindIitle I Qlose



5. Fungsi Delete hanya boleh digunakan setelah rekod bbibliografi yang ingin

disunting 'diperolehi daripada sistem. Untuk mendapatkan semula rekod, ikuti

langkah-Iangkah berikut:

5.1 Dari skrin utama, klik butang Find, dan skrin dibawah ini akan dipaparkan.

5.2 Masukkan nombor perolehan yang diketahui, dan klik OK

Accession No.

*.OK l ~anoel I

Add' I Edit' ···.1 Delete! . View' '1' Ftehesh. tl[:::::E!~~:::::JIFindHle I .... .Q!ose

5.3 Pilih pada rekod yang berkenaan, dan klik Delete.

Publisher's.R alE!:

, rForeignCosl:

10.00

r Mark as Iletncreated on theJly?

r Handling Cost: "0.00

InvoiceNo.: I Itwoiee Date: 11""-...............-,----

f

r LocalCost: r Service Cost: lr-o,o.....o----~----..-lo.oo

anitaIslarnhari ihi. kerja dan fungsirwa I pehUUsKaUlah Abdullatief 10000146901 .J1~Atiqi.

IPERPLJSTAKAANUUM .• :3 r Vendor:

ISAHAGIANSIRKULASI" "3 ISEMPuRNA :3 r

ISuku :3 r r \loh,Jrne:IPHIUPPINO;PESO :3 .r Copies

o.n

Condition:

Accession No. X':

r Control No;:

r Location:

r Item Category :

r SMD:

r Currency Code:

Document Detailsl. Related Copies) Acquisition Detailsl

Item Status: FinalProcess BorrOWerJD: <None> Circulated Hits : 0

Last PatronlD : Dale Borrowed: <None> ClqimHils :0

LaslActivity Date: Dale Due: <None>

1< < i > >1 , Spine ViewNote I· Bib DetqilsI ',!delete !i'osel

5.4 Skrin diatas akan dipaparkan bagi mengesahkan rekod yang

ingin dihapuskan.

5.5 Klik pada butang Delete sekali lagi setelah pasti dengan rekod yang akan

dihapuskan.

·1:'..··..· ·....:..·: ·.·L..; ~~~ )1· :. ._.---

5.5 Skrin pengesahan diatas akan dipaparkan sekali lagi untuk

pengesahan kedua. Klik pada butang Yes untuk

menghapuskan rekod berkenaan.

4. Panduan Operasi Fungsi Release for Circulation

Release for Circulation adalah fungsi terakhir dalam modul Cataloguing. Selepas

fungsi ini' dijalankan, bahan boleh dimanipulasi di Unit Edaran sesebuah

perpustakaan. Bahan boleh dipinjam, dipulang, ditempah dan sebagainya oleh

pengguna. Status bahan akan bertukar daripada Final Processing kepada

Available, selepas proses ini.

Untuk menjalankan operasi Release for Circulation, ikuti langkah - langkah

berikut:

Lang'kah - langkah



7. Klik dua kali pada subfungsi Release for Circulation bagi memaparkan


8ccessionNo. :

II .J.. Title I Author:

CallNumber

rReserveitem on release r Qlose 1

8ccession No. : . TitielAuthor:

.~. I .. Call Numqer

J

r Reserve item orirelease r Print reserva\iorl n~tice .. I _e IB.eleas8 Clos·

8. Masukkan Accession No. dalam ruangan yang disediakan dan klik pada butang

Release atau tekan kekunci Enter

9. Status <Accession No.> successfully released akan dipaparkan pada ruangan

bawah skrin.

Menggunakan Catalog List Production

catalog List Production mempunyai fungsi yang boleh dipelbagaikan melalui modul cataloging. Ia

berfungsi menghasilkan senarai katalog yang diperlukan oleh pihak perpustakaan bagi kawalan

inventori bahan. Bentuk-bentuk senarai yang boleh dihasilkan bergantung kepada medan-medan yang

terdapat dalam proses input, seperti senarai bahan mengikut nombor pengkelasan, senarai bahan

mengikut tajuk perkara,senarai bahan mengikut pengarang dan lain-lain lagi. Kepelbagaian ini

memberikan manfaat kepada perpustakaan bagi memudahkan pengurusan senarai bahan yang

direkodkan dalam modul cataloging.

Bentuk atau format' senarai yang dihasilkan boleh diubahsuai mengikut keperluan pengurusan.

Sebagai contoh satu senarai yang dihasilkan boleh dibentuk mengikut format standard International

Standard Book Description (ISBD), atau lain-lain format yang dibentuk sendiri.

Cara-cara penggunaan Catalog List Production adalah seperti dibawah:

1.1 Menghasilkan senarai perolehan dalam format ISBD, output bagi proses ini adalah seperti dalam

LAMPlRAN 1 - SENARAI PEROLEHAN BAHAN BERDASARKAN FORMAT ISBD

LAMPIRAN 1- SENARAI PEROLEHAN BAHAN BERDASARKAN FORMAT ISBD

Hake, Jurgen-Friedrich STRATEGIES and technologies for greenhouse gas mitigation: An Indo-German contribution to global efforts / Jurgen-Friedrich Hake. -- USA: Asgate, 1999.. 1. Greenhousse gases - Environmental aspects 2. Air quality management India i. Bansal, Narendra 3234566778 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 120.00

Stephens, Rod Ready-to-Run : Visual Basic Code Library / Stephens Rod. -- 2nd ed.. -- New York: Wiley, 1999. 21cm: ill.; 430 p.. ISBN: 0-471:3345 1. PROGRAMMING X001 (Koleksi Am) Pound Sterling

Frankfurt am Main. Gmelin - Institut fur Anorganische Chemie und Grenzgebiete Gmelin Handbuch der anorganischen chemie : 8 auflage Mangan. -- Hrsg. von der Deutschen Chemischen Gessellchaft. -- : Springer-Verlag, Berlin. v.27cm.. Includes bibliographical references. ISSN : 3540933433 1. Chemistry, Inorganic 13 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 75.00 3000000009 J000000008 -

Zulkiflee Muhammad Satu analisa tentang beberapa masaalah hidup manusia. -- Zulkiflee Muhammad. -- : Pustaka H. Abdullah B. M. Nordin Arrawi, Pulau Pinang. 68 p. ; 20 em.. 1. Philosophy, Islamic - Addresses, essays, lectures 20006 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 75.00

Backhouse, Janet Book of hours. -- Janet Backhouse. -- : The British Library, London. 80 p. : ill. ; 24 em.. 1. Illumination of books and manuscripts, renaissance 2. Hours, book of 3. Illumination of books and manuscripts. i. British Library 100428975 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 75.00

Mackaay, Ejan Economics of information and law. -- Ejan Mackaay. -- : Kluwer-Nijhoff Pub., Boston. ix, 293 p. ; 24 em .. ISSN : 0898381002 1. Law and economics 2. Liability 200010349 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 75.00

Abdul Aziz bin Zakaria, Tan Sri Darjah-darjah kebesaran dan bintang-bintang kehormatan persekutuan erta cara memakainya. -- oleh Datuk Abdul Aziz bin Zakaria. -- : Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur. xvi, 89 p. : ill ; 23 em .. -- (; 53)(B Siri Pengetahuan Umum DBP bil) 1. Decorations of honor - Malaysia B00178305 (Koleksi Terhad) RINGGIT MALAYSIA 75.00

Goh, Charles T., 1943May thirteenth incident and democracy in Malaysia The. -- 25 em.. -- Oxford University Press: Kuala Lumpur. 76 p. ;. Includes bibliographical references.. 1. Malaysia - Politics and government 2. Riots - Malaysia - Kuala Lumpur 100019507 (Koleksi Am) RINGGIT MALAYSIA 75.00

LAMPIRAN 2 - FORMAT BAGI LAPORAN YANG MENGHASILKAN SENARAI BAHAN

BERDASARKAN ISBD

01S:(a)

020:(a)

022:(a)

090:(a & { } + b)

100:(a & {, } + h & {, } + c & {, } + d & { } + e & { } + q)

1l0:(a & {. } + c &({(} + (i & {:} + k & {:} + j) + {)}) & ({(} + q + {)}))

199:(a & {, } + h & ({(} + (i & {:} + k & {:} + j) + {)}) & ({(} + q + {)}) & {, } + d & {. } + t & {, }

+ c)

23S:«a & { [} + m +{]} & { = } + I & { : } + b & { / } + c & {; } + f) + {.})

24S:«a & { [} + m + {]} & { =}+ 1& { : } + b &{/ } + c & {; } + f) + {.})

2S0:«a & { / } +c & {; } + d) + {.})

260:«a & {: } + b & {, } + c) + {.})

300:«a & {: } + b & {; } + c) + {.})

440:(a &{, } + x & {; } + v)

490:(a & { / } + c & {, } + x & {; } + v)

SOO:(a)

S04:(a)

505:(a)

255:(a)

600:(a & {, } + h & {, } + c & {, } + d & { } + e & { } + t & {. } + q )

601:«a & { - } + x & { } + Y& { } + z) + { } & {, } + c)

650:«a & { - } + x & { - } + Y& { - } + z) + { })

651:«a & { - } + x & { } + Y& { } + z) + { })

700:(a & {, } + h & {, } + c & {, } + d & { } + e & { } + q)

71O:«a & {, } + c & {. } + h &{(}+ d + {)}) + {})

745:(a)

8S0:«a)+ {\n} + {\t})

998:«a & { (} + d + {) } & {in} + c & { } + b & { } + e & { } + q & { } + 0 & { } + k & { } + I & {

}+m&{}+n&{}+f&{}+g&{}+h&{}+i&{}+j&{}+p&{}+r&{}+s&{} .

+ t & { } + u) + {\n})

999:«a & { (} + d + {) } & + j & { } + I) + {\n})

REC:

090 + {\n} + {\n} &

100 + {\n} &

110 + {\n} &

({\t} + (245 &{ --} + 250 &{ --} + 260)) + {\n} &

({\t} + (300 & { -- } + ({(} + 440 + {)}))) + {\n} &

({\t} + (500 + {. })) + {\n} + {\n} &

{\t} + (850) + {\n} &

{\t} + (255) + {\n} &

({\t} + (505 + {. })) + {\n} + {\n} &

{\t} + ({ISBN: } + (020) + {\n}) + {\n} &

{\t} + ({ISSN : } + (022) + {\n}) + {\n} &

{\t} + «{%n} + 600) & ({%n} + 650)) + {\n} &

{\t} + «{%n} + 651) & ({%r} + 700)) + {\n} + {\n} &

{\t} + ({%r} + 710) + {\n} + {\n} &

({\t} + 999)

1.2 Bagi menghasilkan senarai dengan format ISBD, ikuti langkah-Iangkah dibawah;

1. Buka fungsi Catalog List Production

2. Klik pada menu List, dan pilih Open

3. Satu skrin dialog akan dipaparkan, ini bertujuan untuk memilih bentuk atau

format laporan yang akan dihasilkan. Bagi pengguna ILMU yang ingin

menghasilkan format ISBD, pilih pada format cpshelf.txt. Ia adalah format

yang telah direkabentuk khusus bagi menghasilkan senarai dengan format

ISBD.

Open . Ii) i'3

,~ ;i ~jn:§Rpt '7f~,

: ~,. UPSI Rpt a Template .. ISBD FORMAT.txt iilt,N;J informix Wl Surat MINDEF @EQOBtxt ~!' i;'~ L1 G.JI Surat NPC ~ EQOS.txt I§ ; !~;I::J Html G.;] SuraUPBA @ EQ13txt ~: i~\:;;lIeller G.JI Letter Dual Language [j EQ12.txt f!J " i~;1:3 New Folder (3) (] Letter_BM ~ EQ04.txt ~ •

i'p!eIllPow,;.' w:;.<"'l..~,~.~~~~~E~~~"'b'W" .~J1.~.~~~:.~:...v.,....,.,.;{;1, ~ M'~""''''~> .d~~ ._"_""~~;~f_~;,,,,~_~~~~~_!,*~~lJ,.w.~_Q_ "'_.Jt .....~....... ,. "M_~"'!~~"'~_':>':~""~;"! ...~, (~

j " Q~ 11II J, .#~5ti r~

''''''1' -,.'><,tW; _-~

4. :Selepas format ini dipilih, satu tajuk senarai akan diberikan dalam kolum Title

iaitu SHELF LIST, manakala dalam bahagian format satu format

ilmuisbd.txt akan dipaparkan. Sila rujuk LAMPIRAN 2 - FORMAT BAGI

LAPORAN YANG fVlENGHASILKAN SENARAI BAHAN BERDASARKAN ISBD

Format ini adalah bagi menentukan medan atau field yang akan dijana dalam

senarai katalog yang dihasilkan nanti.

5. Komponen yang terdapat dalam skrin catalog List Production adalah;

i. Format - adalah format bagi medan-medan atau fields yang

akan dihasilkan dalam senarai katalog contohnya Nombor Panggilan,

Judul, Pengarang, Penerbit, No.ISBN dan sebagainya.

ii. Workarea - adalah lokasi dimana format yang dibentuk dan

rekod yang telah diproses ditempatkan sementara waktu (buffer

area) , bagi tujuan akses semula sekiranya format yang sama

diperlukan pada masa akan datang. Contohnya, Senarai Perolehan

2002 disimpan di dalam direktori yang ditentukan bagi kegunaan

menghasikan senarai yang sama pada masa akan datang. Pengguna

tidak perlu menjana rekod berkenaan semula bila diperlukan.

iii. Report - adalah profil bagi komponen-komponen yang telah

ditetapkan bagi rekod yang akan diproses.

iv. Output - adalah perantaraan yang diperlukan oleh pengguna

bagi memaparkan senarai yang terhasil. Window bagi memaparkan

senarai pada skrin untuk semakan, Printer dipilih sekiranya

pengguna memerlukan senarai dicetak dan Window dipilih sekiranya,

pengguna ingin menyimpan senarai dalam bentuk softcopy didalam

format yang boleh diubahsuai. Contohnya dalam format Microsoft

Words (.doc) dan html.

v. Font - Ciri-ciri aturhuruf bagi senarai yang dihasilkan. Saiz

huruf dan jenis huruf boleh ditentukan dalam komponen ini.

6. Langkah seterusnya adalah menentukan Range atau julat bagi rekod yang

diperlukan. Klik pada Range dan masukkan tempoh atau julat bagi rekod yang

ingin diproses. Contohnya pilih catalog Date dan masukkan tempoh rekod

dikatalog dengan format yyyymmdd.

"ft.. Calalog llsl Producllon ~

········AccessionJtems . [ACO) Accession Dole [SMO) SMO [CAr Illem C.legor~ [LOelloc.l;on ...... Biblio r. h lIem, .

7. Klik Generate untuk memproses rekod yang diminta. Skrin yang

menunjukkan status proses akan dipaparkan.

8. Klik Print untuk menjana senarai yang diperlukan sekiranya Output yang dipilih

adalah Window, skrin akan memaparkan senarai yang dihasilkan. Skrin dialog

bagi pilihan direktori akan dipaparkan sekirannya output yang dipilih adalah File

manakala senarai akan terus dicetak sekiranya output yang dipilih adalah

Printer.

cataloging advance level -...

Documents