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SISTEMAS DE INFORMACION: Casos Prácticos

CASO 1:

ICPNA - Región Centro

1. DATOS GENERALES

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RESEÑA HISTORICA

Para hablar de la historia de EL ICPNA Región Centro tenemos

que remontarnos a la historia del ICPNA (SEDE LIMA) de la

ual se des!renden las dem"s sedes# Este $ue $undado el % de

&unio de '* !or iniiati+a de distinguidos esritores,

inteletuales - ient.$ios !eruanos - miembros de la emba&ada

estadounidense quienes mediante esta organi/aión busaban

di$undir la ultura !eruana - norteameriana# Entre sus

$undadores $iguran !ersonalidades omo Manuel 0eltro-,

Estuardo N12e/, 3orge 0asadre, Luis E# 4al"rel, 3ulio C#

5ello, Aurelio Miró 6uesada, 3uan Pardo 7eeren, Riardo

Palma Sil+a, Luis C# In$ante, Alberto 5auro del Pino, 7oraio

8rteaga, 3os9 :"l+e/, 3os9 3im9ne/ 0or&a, :odo$redo :ar.a,

Carlos Monge, 3os9 ;loresist.a om!etenia, el 0rit"nio, esta no

estaba tan bien imentada omo el ICPNA - solo llegaba al

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merado Lime2o# Es as. que surge ICPNA de 7uana-o (ho-

ICPNA ? Región Centro) $undada !or un gru!o de !rominentes

!ersonalidades !eruanas - norteamerianas# Entre ellos el

Ma-or Comisario de la :uardia Ci+il< Don 3orge P9re/ Astete,

Dr# Luis ;# Caballero Al+arado, Sr# Lester Long, Sr# 3ose!h :#

@illiams, Dr# 3uan 4erand 7idalgo, Sr# Antonio 5orres rtega,

Sr# 3ames Long 4egler, Sr# Luis 0a/o :uidino, Dr# Ma-or

:uard.a Ci+il < Luis C"rdenas M"laga, Sr# Renato De$ili!!i

Cambiasso, Ing# Enrique li+ares Cabrera, Sr# Al$redo Ele&alde

:ranados, Sr# EdBin Coger - Sr# Edgard 0roBn, omo una

Asoiaión Ci+il sin $ines de luro que !romo+er.a el

interambio ultural entre Per1 - los Estados 8nidos de

Norteam9ria, habi9ndose insrito en Registros P1blios de

7uana-o, el * de agosto de ', moti+o !or el ual se $i&ó

omo la $eha de ani+ersario instituional# El % de no+iembre

de ', el ICPNA de 7uana-o (ho- ICPNA ? Región Centro)

tu+o la iniiati+a de $undar la ;ederaión Naional de ICPNAs

del Per1, on el ICPNA de 5ana - el ICPNA de Ia, asoiaión

sin $ines de luro que tu+o un Estatuto que $ue el modelo !ara

todos los ICPNAs, - se insribió en Registro P1blios de Lima,

habiendo tenido entre sus miembros a nue+e ICPNAsF Piura

(ho- ICPNA Región :rau)G Chila-oG 5ru&illo (ho- El Cultural)G

7uana-o (ho- ICPNA ? Región Centro)G Ia (-a no e>iste) G

Arequi!a (ho- Centro Cultural Peruano Norteameriano)G 5ana

(-a no e>iste)G Cuso - Puno (-a no e>iste)#

El de abril del %H, el ICPNA de 7uana-o ambió su

denominaión !orF ICPNA ? Región Centro - registro el logo del

ICPNA, !ero esta deisión de !atentar el logo del ICPNA, que

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en esos momentos re!resentaba a todos los ICPNAs, no $ue

reibida de buena manera !or los dem"s ICPNAs gener"ndose

as. que el ICPNA Lima iniiara un !roeso &udiial ontra el

IPCNA < Región Centro !ero a$ortunadamente estos !roblemas

$ueron su!erados establei9ndose on+enios entre todos los

ICPNAS on res!eto a la tenenia del logo#

Para el a2o %J, el ICPNA ? Región Centro om!rend.a solo

las sedes de 7uana-o - 7u"nuo !or lo ual !ara agosto del

mismo a2o ICPNA ? Región Centro am!lió su "mbito

geogr"$io - de in$luenia, insribi9ndolo en los Registros

P1blios de 7uana-o, a los De!artamentos deF Anash,

8a-ali, 7u"nuo, Paso, 3un.n, 7uana+elia, A-auho e Ia#

Atualmente, ICPNA ? Región Centro es la instituión l.der en la

ense2an/a del ingl9s ameriano - manteni9ndose $ieles al

es!.ritu de sus $undadoresG on+ertidos en una organi/aión

seria, e$iiente - moderna, u-o 9>ito radia en el !ermanente

es$uer/o !or ser+ir a la eduaión - la ultura#

VISIONSer Instituión l.der en la di$usión de la ultura en todas sus

e>!resiones - la $ormaión de !ro$esionales multilingKes,

reonoida !or su e>elenia aad9mia - su !ermanente

ser+iio a la soiedad#MISIONDi$undir la ultura !ara el desarrollo de la !ersona - $ormar

!ro$esionales multilingKes, es!a2ol, ingl9s - otras lenguas#

VALORES

Servicio: 4oaión de ser+iio a la soiedad, a los lientes

internos - lientes e>ternos

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Credibilidad: Nuestros atos son oherentes on lo que

deimos# Nuestros !rodutos - ser+iios son su!eriores - de

e>elenia - nos es$or/amos en que siem!re sea as.#

Compromiso: Para asumir res!onsabilidades - retos de

manera !roati+a, in+olur"ndonos en alan/ar las metas#

Com!romiso adem"s on el desarrollo de la !ersona#

Honestidad: En nuestros atos, en nuestras !alabras, en

nuestros !ensamientos#

Unidad: Somos una 8nidad

Trabajo y colaboración en e!ipo: Somos un equi!o al

ser+iio de los lientes, interatuamos e interde!endemos

generando sinergias#

Respeto y valoración a los clientes internos y e"ternos:

Res!eto a la dignidad humana, a las normas - a los !rini!ios

instituionales#

OBJETIVOS

$reer la $ormaión !ro$esional en el Idioma Ingl9s -

es!a2ol

Pro!ender el e&eriio !ro$esional mediante la !restaión de

ser+iios a la omunidad eduati+a#

Patroinar, !romo+er, !re!arar, desarrollar - aus!iiar

ati+idades ulturales art.stias - eduati+as, as. omo

o$reer $ailidades !ara la di$usión de las aiones e

instituiones ulturales de la omunidad#

Estableer entros de reursos t9nio!resiones ulturales

del Per1 - de los Estados 8nidos de Norteam9ria,

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reali/ando interambio de los eduandos de auerdo a su

rendimiento aad9mio#

rgani/ar e>hibiiones o muestras, oniertos, !rogramas

radiales - tele+isi+os, on$erenias, ursos, seminarios

$unionales, teatrales - dem"s atos ulturales que

!ro!iien el onoimiento - el interambio re.!roo de las

e>!resiones ulturales de ambos !a.ses#

ESTRUCTURA ORGNICA

!. GESTION DE LA IN"ORMACION

GESTION DE LA IN"ORMACION EN EL PASADO

Cuando el ICPNA se reó hae asi % a2os su ati+idad

!rini!al $ue la aad9mia - las labores reali/adas se entraban

en los alumnosG !or lo que el registro de sus datos se reali/aba

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haiendo uso de $ihas rellenadas on la!iero, !or un gru!o de

traba&adores# El registro de los datos ontables - de las dem"s

"reas tambi9n se reali/aba de la misma maneraG es deir, todos

los registros $ueron manuales - hasta ahora en ada "rea se

onser+an los arhi+os de mane&o interno donde se obser+a

que $ueron del ti!o on+enional# Con el !aso del tiem!o se

adquirieron om!utadoras, !rini!almente !ara aesar a la

in$ormaión de los alumnos, - b"siamente !ara tener un

ontrol de los ingresos - egresosG !ero a !esar de la

adquisiión - el uso b"sio de las om!utadoras en el "rea

aad9mia - ontable (utili/aión del so$tBare MS E>el ? ho&a

de "lulo, - el so$tBare de $aturaión - ontabilidad !ara el

entorno DS) no hubo ma-ores ambios, on res!eto a la

:estión de la In$ormaión, -a que en la ma-or.a de !roesos se

segu.a reali/ando los registros - !rini!almente el

!roesamiento de los datos, de manera manual#

GESTION DE LA IN"ORMACION EN EL PRESENTE

Cuando ingresó a laborar al ICPNA Región Centro, el se2or

3ulio Anhiraio 5ru&illo, en el a2o %J, notó todo ello - m"s

a1n al e>istir una neesidad de in$ormaión de alidad !or !arte

de los diretores se omen/ó a ambiar la manera de gestionar

la in$ormaión, !rimeramente se iniió !or a&a - luego $ue

e>tendi9ndose a las dem"s "reas# Para ambiar la $orma de

gestionar la in$ormaión, se adquirieron om!utadoras !ara

todas las "reas, se inor!oró el uso del sistema gestionador de

base de datos MS S6L ser+er - se utili/ó las om!utadoras

normales omo ser+idores !ara su arquitetura de red#

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Anteriormente en el "rea de in$orm"tia, hab.a !oo !ersonal -

no se ontaban on !rogramadores, sino m"s bien on

!ersonal de so!orte t9nio tambi9n llamado 7el!Des= on un

&e$e de "rea que reali/aba $uniones di+ersas#

En una reunión de los diretoresF Diretor aad9mio, Mois9s

Al"ntara A-reG Diretor Administrati+o, Mar.a Santillana PomaF

Diretor :eneral, ;red- Córdo+a :uereG Diretor de Cultura,

Diana Casas, se !lantea desarrollar un !ro-eto de me&ora de

la :estión de la In$ormaión en las di$erentes "reas del ICPNA

Región Centro - !ara esto se le !regunto al &e$e de ada "rea

si es que ono.an la in$ormaión sobre su "rea al ' O

si es que ten.an !roblemas !ara obtener datos e in$ormaión

en sus res!eti+as "reasOG a estas interrogante ellos

res!ondieron que si ono.an toda la in$ormaión de su "rea -

que no ten.an !roblema algunoG !ero los diretores no estaban

on$ormes on estas res!uestas !or lo ual deidieron haer

una !rueba !iloto, en la ual !ed.an al !ersonal datos e

in$ormaión es!e.$ia de las di$erentes "reas, !ara sor!resa de

los direti+os, oordinadores - !ersonal no obtu+ieron las

res!uesta que ellos es!eraban de la !rueba !iloto, - de estos

an"lisis que se hiieron se obser+ó que algunos datos no

hab.an sido registrados - !or ello no se !od.a obtener algunas

in$ormaiones, es as. que graias a esta !rueba !iloto los

diretores deiden im!lantar, en el a2o %*, un ontrol

aad9mio totalmente automati/ado on el !ro!ósito de me&orar

la :estión de la In$ormaión - !ara lograr esto se em!ie/a

im!lantando un sistema de registro de notas - de asistenia, el

ual !ermite ontar on in$ormaión de alidad, algo mu-

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di$erente a lo que antes se daba, on esto el "rea administrati+a

+e la neesidad de automati/ar los di+ersos !roesos

aad9mios on las di+ersas "reas omoF In$orm"tia,

ontabilidad, alma9n, !ersonal - otros, !or lo que el "rea de

in$orm"tia !ro!one a la direión general un !ro-eto !ara

me&orar la :estión de la In$ormaión en todas las "reas# 8na

+e/ a!robado el !ro-eto llamado Suit ICPNA se !roede a su

im!lantaión on el !ro!ósito de que la in$ormaión se !ueda

obtener on ma-or ra!ide/ - e>atitud sin temor a que $alte

alg1n dato o no se !ueda obtener la in$ormaión neesaria#

Para im!lantar este !ro-eto Suit ICPNA se adquiere hardBare

- so$tBare a!ro!iado, tambi9n se inor!oró a un enargado de

redes , as. mismo se ontrató dos !rogramadores !ara la

e&euión del !ro-eto menionado, que estu+ieron a argo

durante la reaión - e&euión del !ro-eto !ero una +e/

terminado se ontinuo sólo on el a!o-o de uno de ellos !ara el

mantenimiento de diho !ro-eto#

Pero omo en toda organi/aión e>isten una serie de

di$iultades, el !ro-eto orrió el riesgo de $raasar, este debido

a que el !ersonal se o!uso al ambio -a que ellos estaban

aostumbrados a traba&ar de manera on+enional, entre las

di$iultades a su!erar se ten.aF la e>istenia de nue+as

a!liaiones !ara las di$erentes "reas, omo ontabilidad,

log.stia, mar=eting que traba&aban en $orma inde!endiente#

E&em!loF alma9n traba&aba on el So$tBare MS E>el de la suit

MS $$ie, mientras que en a&a se utili/aba arhi+os -

tenolog.as on+enionales, siendo im!osible haer un rue

de in$ormaión, generando muha demora en este !roeso -a

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que se ten.a que es!erar que una "rea termine - sintetie la

in$ormaión utili/ada !ara que otra "rea !ueda haer uso de tal

in$orme, ontabilidad ten.a que es!erar a que a&a ierre su

re!orte boleta !or boleta !ara luego rei9n registrar la

in$ormaión en las uentas ontables orres!ondientes#

El !ro-eto desarrollado Suit ICPNA, en el "rea aad9mia

!ermite ontar on la siguiente in$ormaiónF el n1mero de

alumnos matriulados, los horarios, ilos, horas aad9mias

de los doentes, asignaión de los salones, et#G en el "rea de

ontabilidad !ermite integrarse on el sistema de a&a# Si bien

es ierto todas las "reas estaban relaionadas $altando integrar

algunos !untos, !riori/ando as. el "rea de alma9n !or la

neesidad de tener el ontrol e>ato de los materiales, !or

e&em!lo uando sale un libro -a sea del alma9n loal o

alma9n entral, este dato de un libro menos ahora es

atuali/ado al instante, del mismo modo -a se tiene

atuali/ado, en tiem!o real, los asientos ontables de las

+entas reali/adas, de manera que !osteriormente se !ueda

tener un mane&o ontable adeuado#

En el %' se notó que la insri!ión direta en a&a era

!ro!ensa a errores, !rini!almente en digitaión, !ero esto $ue

su!erado on un nue+o !ro-eto de me&ora de la Suit ICPNAG

es deir, atualmente a&a des!u9s de registrar los datos de los

!agos de los alumnos, autom"tiamente atuali/a la

in$ormaión en l.nea en el "rea de ontabilidad# As. mismo, se

soluionaron !roblemas de interone>ión de sedes del ICPNA <

Región Centro, usando el ser+iio de red !ri+ada S!eed- !ara

antes

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interambio de in$ormaiónG este !ro-eto $ue a!robado el %'

on la intenión de integrar la in$ormaión de todas las "reas

!ara el a!o-o a la toma de deisiones - de esta manera e+itar

la !9rdida de tiem!o en la entrega de in$ormaión - reduir el

osto en !ersonal inneesario# Atualmente, en los !roeso

o!eraionales omo el de matr.ula se uenta on in$ormaión

e>ata de los alumnos on su orres!ondiente urso, materia,

!ago, et#, es m"s, se uanta on el ser+iio de Intranet on el

ual los alumnos !ueden !re matriularse, $ailitando a los

traba&adores las labores aad9mias - de a&a# tro !roblema

que se soluionó $ue el aso del !roeso de om!ras a di+ersos

!ro+eedores, la in$ormaión en diho !roeso era aislada

debido a que sus sistema $ue desarrollada on el so$tBare

4isual ;o>Pro que no era om!atible on el de ontabilidad -

alma9n, es !or eso que on esta me&ora del !ro-eto se busó

ambiar esta situaión, !ara lo ual se adquirió nue+os equi!os

!ara el alma9n, es!e.$iamente !ara in+entarios, tales omo

letores de ódigos de barra !ort"tiles on sistema o!erati+o

inluido, siendo este el @indoBs Mobile !ara atuali/ar en l.nea

la 0ase de Datos#

A argo de este !ro-eto me&orado Suit ICPNA, est" el se2or

3ulio Anhiraio 5ru&illo, 3e$e del Qrea de 5enolog.as de

In$ormaión, graias a ursos de atuali/aión en an"lisis de

sistemas, gestión de 0ase de Datos, herramientas de desarrollo

omo el 4isual Studio - otros, es que orienta a su equi!o a

traba&ar a-udando a la im!lantaión de est"ndares de traba&o

en ada "rea, ambiando la denominaión del "rea de

in$orm"tia - sistemas al nombre de "rea de 5enolog.as de

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In$ormaión esto debido a la ada!taión de normas -

est"ndares internaionales omo I5IL, donde la gestión de

todos los reursos in$orm"tios se engloba en 5enolog.as de

In$ormaión#

GESTION DE LA IN"ORMACION EN EL "URTURO

El ICPNA < Región Centro on el $in de ser una em!resa

inno+adora, desde mediados del %' est" im!lementado un

!ro-eto, de reaión !ro!ia, aera de una 0ASE CEN5RAL,

on la que registrar"n datos !ara !oder obtener in$ormaión de

ma-or alidad, !ro-eto que est" generando grandes

e>!etati+as en la organi/aión u-a !rimera $ase se onluir"

a mediados del a2o %'%# Este !ro-eto !ermitir" una ma-or

integraión on las dem"s sedes de la instituión, gestionando

no solo in$ormaión, sino me&orando la toma de deisiones a

ni+el de los m"s altos e&euti+os, !or ello el !ersonal

enargado del "rea de 5enolog.as de In$ormaión se est"

a!aitando, -a que omo se sabe el desarrollo, im!lantaión -

mantenimiento de un Sistema de In$ormaión demanda tiem!o

- reursos#

8n gran !ro!ósito del nue+o !ro-eto es que ser" un Sistema

de In$ormaión integrado, !rediti+o - muho m"s $le>ible que

satis$agan las $uturas neesidades de in$ormaión de la

organi/aión#

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#. PREGUNTAS

Seg1n el ni+el - alane 6u9 ti!os de Sistemas de

In$ormaión identi$ia en la rgani/aiónO - A qu9 ni+el

de la rgani/aión a!o-a dihos Sistemas de

In$ormaiónO# E>!lique su res!uesta#

6u9 bene$iios ha tra.do a la organi/aión el desarrollo

e im!lantaión del Sistema de In$ormaión atualO#

Seg1n Nolan En qu9 eta!a de la e+oluión de los

Sistemas de In$ormaión se enuentra atualmente la

organi/aiónO# E>!lique su res!uesta#

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Considera neesario ambiar el Sistema de

in$ormaión atual de la rgani/aiónO E>!lique su

res!uesta#

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