casi terminado proyecto de compras maribel
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SEP DGIT
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TEZIUTLÁN
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN II
PROYECTO:
“DETERMINACIÓN DE LAS FUNCIONES YOPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS”
EMPRESA:
ECO JEANS S.A. DE C.V.
DOCENTE:ING. GABRIELA ALDABABA JÁCOME
PRESENTA:
MARIBEL HERRERA MÉNDEZTALÍA ESPERANZA CORTÉS GARCÍA
TEZIUTLÁN, PUE. OCTUBRE 2006
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ÍNDICE
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. Objetivo general…………………………………………………………
1.2. Objetivos específicos……………………………………………………
1.3. Justificación………………………………………………………………
1.4. Alcances……………………………………………………………….....
1.5. Limitaciones………………………………………………………………
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes de las Compras……………………………………………
2.2. Características y funciones del departamento de Compras…………..
2.3. Planeación de las Compras………………………………………………
2.4. Pronósticos y Objetivos del departamento de Compras………………
2.5. Políticas de Compras……………………………………………………..
2.6. Relación de las Funciones de Compras con la Organización………..
2.7. Departamentos que reportan o auxilian a Compras……………………
2.8. Sistemas Administrativos de Compras………………………………….
2.9. El Control de Calidad en las Compras………………………………….
2.10. Procedimientos de Compras…………………………………………….
2.11. Programas y Presupuestos de Compras……………………………….
2.12. Organización del Departamento de Compras………………………….
2.13. Ubicación del área de Compras dentro de la estructura de
La organización……………………………………………………………
2.14. Estrategia de Compras…………………………………………………...
2.15. Tipos de Compras…………………………………………………………
2.16. El procedimiento de Compras……………………………………………
2.17. Selección y Control de Proveedores……………………………………
2.18. El control de las Compras……………………………………………….
2.19. Contratos de Compra-Venta…………………………………………….
2.20. Los proveedores en relación al departamento de Compras…………
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CAPITULO III
DESARROLLO TÉCNICO
3.1. Nombre de la empresa……………………………………………………….
3.2. Localización
3.2.1. Macro localización……………………………………………………..
3.2.2. Micro localización……………………………………………………..
3.3. Organización
3.3.1. Tipo de Organización………………………………………………….
3.3.2. Organigrama de la empresa…………………………………………
3.3.3. Valuación de Puestos………………………………………………..
3.3.4. Políticas de la empresa………………………………………………
3.3.5. Objetivos, Visión, Misión y Valores de la empresa……………….
3.4. Departamento de Adquisiciones
3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos del Departamento………….
3.4.2. Procedimiento de Compras…………………………………………
3.4.3. Marco Legal…………………………………………………………..
3.4.4. Sistemas de Control (Documentos Internos del Depto.)………...
3.4.5. Procedimientos Administrativos del Departamento………………3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos…………….
3.5. Relaciones Departamentales
3.5.1. Producción………………………………………………………….…
3.5.2. Finanzas……………………………………………………………….
3.5.3. Recursos Humanos…………………………………………………..
3.5.4. Ingeniería………………………………………………………………
3.5.5. Contraloría…………………………………………………………….3.5.6. Almacén……………………………………………………………….
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CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones……………………………………………………………………
4.2. Recomendaciones……………………………………………………………..
4.3. Glosario………………………………………………………………………….
4.4. Índice de Figuras……………………………………………………………….
4.5. bibliografías……………………………………………………………………..
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CAPITULO I
ASPECTOS
GENERALES
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1.1. OBJETIVO GENERAL
Analizar y examinar los elementos que conforman el departamento de
Compras, su funcionamiento, procesos administrativos y operativos que se
generan dentro del mismo con el fin de estudiar, presentar y mejorar el
funcionamiento general del departamento.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar el funcionamiento administrativo y operativo del departamento.
Analizar el proceso de adquisición de insumos en base a su
presupuesto.
Analizar las relaciones y el proceso de selección de los proveedores.
Determinar la operatividad del departamento en cuanto a relaciones
inter-departamentales.
Realizar observaciones o propuestas de mejora en la investigación
presentada.
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1.3. JUSTIFICACIÓN
La presente investigación se realiza con el propósito de analizar los sistemas yprocedimientos del Departamento de Compras, tanto administrativos talescomo formatos que utilizan, medios de comunicación ínter departamentales,entre otros; hasta los procedimientos de gestión con los cuales laboran losrepresentantes de dicho departamento.
Es importante el adquirir el conocimiento del funcionamiento deldepartamento puesto que genera herramientas para el aspecto laboral de losfuturos egresados y experiencia en los aspectos propios de dicha área,
generando mayores posibilidades de desarrollo personal al llevar consigo alámbito laboral la operatividad real en una organización.
Se consideran desventajas dentro del mismo, aspectos que impiden elacceso a la información, con lo cual la presente investigación es apoyada conun marco teórico donde se indica de manera teórica los aspectos que confundamento científico debe reunir dicha área.
Haciendo una comparación entre ambos (Marco teórico y MarcoPráctico) para mejorar las deficiencias dentro del departamento y con ello llevar a la práctica lo desarrollado dentro del contenido la información presentada.
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1.4. ALCANCES
Analizar la operatividad del departamento y su gestión en la
empresa.
Analizar los procedimientos administrativo y operativo del
departamento dentro de la empresa.
Analizar las relaciones con los proveedores y sus límites en cuanto a
negociaciones.
Definir las relaciones con otros departamentos y su operatividad
dentro de la misma.
1.5. LIMITACIONES
Tiempo reducido de investigación de campo.
Falta de acceso a la información.
Costos elevados al presentar la información obtenida por escrito.
Distancia de las instalaciones de la empresa.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
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2.1. ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS
Desde la antigüedad, la humanidad ha tenido que intercambiar cosas
con el propósito de satisfacer sus necesidades.
Ya desde entonces se puede decir, que existían las compras como fomento de
progreso y riqueza del hombre.
El departamento de compras en cualquier organización, es fuente de
apoyo para la elaboración de planes, y sus funciones deben de ser realizadas
eficientemente, ya que es en este departamento donde se gasta gran parte del
dinero de una organización, por lo tanto, el departamento de compras debe
adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con la calidad
necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la empresa.
Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas
son: compras nacionales (locales y foráneas) y la internacionales
(importaciones y exportaciones), todo proceso necesario para la realización de
dichas compras debe de ser ejecutado por personal ampliamente capacitado
para realizar tal función, es por ello que ele reclutamiento del personal para el
área de compras debe de hacerse con especial cuidado.
Todo el personal que labore en un departamento de compras, deberá
ser capaz de mantener una excelente comunicación y coordinación con todos
las demás personas que laboren dentro de los diferentes departamentos de la
compañía, especialmente en aquellos cuyo funcionamiento esté íntimamente
ligado con el de compras, tales departamentos pueden ser: producción, ventas,
control de calidad, contabilidad, almacenes e ingeniería. Así como con los
agentes de ventas y representantes de todos los proveedores que en
determinado momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en elabastecimiento de materiales y servicios necesarios en la compañía.
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2.2. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de
planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto,
la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha
relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las
grandes industrias.
Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener
informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del
proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de
poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. En
caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin
necesidad de avisar al solicitante.
La función del departamento de compras no se limita a compras
nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras
internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo de
funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas
potenciales que pueden ser:
De aspecto legal
Estándares de calidad
Tiempos de entrega e inventarios
De comunicación.
También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las
condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán
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tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales,
impuestos y gastos aduanales, etc.
Las funciones del departamento de compras según Joaquín Rodríguez
Valencia son las siguientes:
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de
materias primas, suministros y servicios a la empresa.
Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
Cotizar los precios, calidad y transporte.
Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso derechazo y ajustes.
Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.
Recepción, guarda y almacenaje.
Efectuar la clasificación de los recursos materiales.
Realizar el control de existencias.
2.3. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS
Planeación y programación de compras
La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la
determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales
como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas
establecidas.
Planeación:
De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso
de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una
empresa, u organización.
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La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración
tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en
ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros.
Será necesario que la función de compras recopile mayor información y
se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la
planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer
sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que
emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían
haberse evitado con una buena planeación. Como menciona Mercado:
“Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque
algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de
pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al
comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual,
se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.” (Mercado; 2002:87:13)
Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer
objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y
presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organización
en general.
2.4. PRONÓSTICOS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Los pronósticos:
Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas
alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de
manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a
tiempo los posibles riesgos.
Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la
empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las comprasde los materiales.
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Establecer objetivos:
Los objetivos dentro de la planeación, se establecen con la finalidad de
obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo,
calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al
cumplimiento de los objetivos generales de la organización.
El precio de compra está integrado de varios factores: costo de
materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de
compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los
factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los
niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los
precios.
La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es
también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los
materiales por conseguir un precio más bajo. Es importante cuidar la calidad
de empaque y envase de los materiales que se estén comprando. Las mejores
condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas
generales de la organización. Según Mercado:
“La orden de compra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente
riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deberá colocarse
cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el
nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de la
orden y la recepción del pedido”. (Mercado: 2002; 102)
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2.5. POLÍTICAS DE COMPRAS
Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el
gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa.
Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de
compras son:
Deben estar claramente expuestas.
Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
Indicar los factores limitativos y determinantes.
Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
Niveles que deben abarcar.
El departamento de compras debe contar con políticas de: Fuentes de
abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigación y desarrollo,ética, ventas de material de desperdicio.
Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones
que pudieran afectar las políticas y hacer los cambios necesarios tomando en
cuenta la opinión del personal de compras involucrado con dichas políticas
2.6. LA RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA
ORGANIZACIÓN
La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la
organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas como
son:
Dirección:
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La relación que debe existir con la Dirección general es mediante
reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo
referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo,
además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por
lo mismo representan un desembolso importante para la organización.
Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de
insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de
una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la
organización.
Producción:
En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y
convertirlos en productos de calidad. La relación entre los departamentos de
compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para
la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la
administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel
óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de
compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad monetaria
gastada.
Es responsabilidad de producción avisar a compras con oportunidad de
las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad,
tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de producción,
evitando con ello paros innecesarios en producción y perdidas cuantiosas a la
organización.
Ventas:
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La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto
debido a que la función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo
de la organización; El éxito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio,
cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de
materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.
Programación y planeación:
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada dentro
de la organización; sin embargo, es necesario programar y planear las
actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organización estas
funciones se desarrollan, la relación de compras con este departamento es la
siguiente:
Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes
para que se realice un cambio en el programa.
Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de
los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.
Desarrollar información basándose en presupuestos de los
abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.
Almacenes:
Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un
efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios,
solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los
requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento
compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un
funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de
choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.
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Ingeniería:
La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de
servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniería procurando los
materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y
asistencia técnica de los proveedores, así como en la preparación y evaluación
de alternativas e investigación de mercado en búsqueda de nuevos materiales
y equipos.
Ingeniería da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesoría
de parte de los ingenieros expertos, en relación con las especificaciones
necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos,
que por la función que realicen sean de carácter especial.
Contabilidad:
La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría
decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre
sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de la organización
con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para
el perfecto funcionamiento de la organización, y la de contabilidad es ejecutar
los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los
proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y
las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan
fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la función de compras
no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás
áreas que requieren de los servicios de compras.
Relaciones públicas:
La función de compras con el departamento de relaciones públicas debe
de ser de una alianza común, debido a que el personal que labora en ledepartamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus
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proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas, para
la organización.
2.7. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS
Departamento de informática
El departamento de informática, es uno de los departamentos que
actualmente están más ligados con la operación y administración de la mayoría
de las organizaciones.
Es por medio de la computadora que se realizan la mayoría de los
trabajos escritos necesarios en la operación del departamento de compras y
ahora, es a través de este medio que es posible recibir cotizaciones,
catálogos, etc. utilizando para ello el Internet.
Departamento de recibo de materiales
Los materiales comprados, llegarán a la empresa por distintos medios, y
deberán ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta
utilización.
Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente
se generaría un caos en la recepción, ya que algunos embarques podrían venir
incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizás ocasionaría retrasos en la
producción, o errores en la utilización e estos, a falta de un control de recibo.
Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:
Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.
Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.
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Solicitar la inspección de los materiales que así lo requieran, por
parte de los departamentos de control de calidad y compras, para
determinar si cumplen con las especificaciones.
Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que sereciben los materiales.
Entregar los materiales a los solicitantes, así como la documentación
correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al
procedimiento previamente establecido.
La responsabilidad de la función de recibo de materiales, debe ser asignada
a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es
necesaria la creación de un departamento de recibo, que cuente con personal
especializado y que reporte a la jefatura de almacén.
La recepción de materiales y la compra de estos, son funciones muy
relacionadas entre sí, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una
estrecha comunicación y cooperación entre ambos departamentos.
Departamento de almacén
Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayoría de
los materiales que no están dentro de un proceso de producción, o son
productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos
materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la información
contenida en los reportes de inventario, dependerá la exactitud de la
planeación de la producción, y la generación de la agenda de requerimientos
de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de producción.
Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacén está
muy ligado al funcionamiento del área de compras.
2.8. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS
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El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas
organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas
siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer
procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o
grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del
exterior interesado. Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos
para realizar una actividad.
Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al
departamento de compras:
Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre
cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayoría de
las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre
comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y
plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso
a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotización,
se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su
artículo que ofrecen, representada en dinero.
En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de
Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador
mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las
cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las
empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones
solicitadas.
Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por
escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por
parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar
adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de
compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a suforma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud
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de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo
menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado,
fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad,
descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.
Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo
primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor
está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se
encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc.,
que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la
sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de
control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra
con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se
procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha,
nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad
recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un
factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la
valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener
defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se
procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución
al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aquí, en el
control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr
su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida.
Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía
que no cumple con las características impuestas por el área de control de
calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describelas causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto
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para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se
deberá de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien
y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en
efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea
indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de
la factura correspondiente.
Controles complementarios. Algunas empresas funcionan
únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de
emplear una persona o una sección para que coordine las actividades
inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de
compras debe contar con un análisis profundo en cuanto al manejo de
márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación
de inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar
al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre
más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores
oportunidades tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el
proveedor.
2.9. EL CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
La calidad
La funcionalidad
El precio
La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces
que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.
El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una
compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
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El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales
que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la
calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus
productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor
agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad
y el valor del producto.
Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para
preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar
que función van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir
solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante
es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de
calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para
asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad
que se espera de su producto o servicio.
Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto
directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse
siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo:
La calidad de los materiales y de los componentes
La calidad del cliente como un todo
Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad:
El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.
La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado
con la descripción exacta de lo que se necesita.
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El proveedor debe de ser informado de las necesidades del
comprador.
Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los
materiales con el fin de comprobar que cumple con todos losrequisitos
Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor
deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o
con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de
otra manera el comprador puede rechazarlos.
Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara
de la calidad que se le está solicitando en el producto comprado.
La calidad tiene un significado especial en cualquier área de compras
de todas las organizaciones, no puede ser nada más caracterizada como alta
o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto
o servicio comprados, así como en los componentes inherentes a los mismos
tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales
utilizados en su fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc.
2.10. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades
organizadas, y así como estas, también los procedimientos deben ser
ordenados sistemáticamente.
En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los
pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla
común para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios
procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que
pueden ser generales para tal función:
Requisición de un material al departamento compras.
Elaboración, registro y seguimiento de la orden compra.
Recepción, inspección, supervisión y almacenamiento del material.
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Control de documentos de la recepción del material..
Revisión de documentos y ejecución del pago correspondiente.
Este es sólo un procedimiento que se puede aplicar a actividadeselementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar.
Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de
cumplir ciertos requisitos tales como:
Las actividades a realizar deberán ser explicadas a detalle.
Se deberá mencionar el departamento que realizará la actividad.
Cumplirá con una secuencia lógica requerida Será escrito en un lenguaje común.
Deberá incluir, las formas y documentos requeridos.
Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitación
de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones
están escritas, describen el departamento completamente, clasifican al
personal involucrado, son de gran ayuda en la preparación de presupuestos yfijación de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de
organización se constituyen como la base.
2.11. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS
Programas de compras:
Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se
establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en
el se establecen fechas precisas de iniciación del proceso y tiempos en que
deberá desarrollarse y finalizar.
Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser
acordes con las necesidades, y los pasos y fechas serán regidos por las
dificultades del mercado y del tiempo disponible.
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Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los
procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene
varias ventajas, tales como:
Reducción del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones
de compra.
Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.
Se facilita el control de los materiales comprados.
Permite el análisis respecto al proveedor principal o único, con el
propósito de buscar fuentes alternas de surtimiento.
Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por
las compras programadas:
Cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de
abastecimiento, está restringida, como en el caso de un producto con
un diseño único y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.
Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.
Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes
distribuidores, y la diferencia en precios es mínima, en tal caso se
podrá negociar con un solo proveedor un mejor precio.
Una cuidadosa programación de entregas, evita el exceso o la falta de
existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperación
de los departamentos de proyectos, programación de producción, control de
materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones.
Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede
ser medido en función de cómo programe las compras, y esto podría ser
tomando como referencia los siguientes puntos:
La frecuencia con que escasean los materiales por una mala
programación.
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Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores
confiables para llevar a cabo los programas establecidos.
En síntesis, la programación de compras sirve para: Evitar demoras,
optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programación
se realiza de acuerdo a un plan específico; que va desde la obtención de
información, identificación de las necesidades, selección de los proveedores,
hasta la puesta en marcha del programa final.
Lo anterior nos indica que la programación y la planeación siempre se
dan en conjunto y, además, debemos aclarar que éstas se dan en los
diferentes niveles de una organización, los cuales son: nivel corporativo, nivel
empresa y nivel departamento.
El período de programación tiene límite, la planeación no lo tiene pues
es una actividad continua que solo varía de acuerdo con los cambios en la
producción o en el mercado de los materiales o insumos.
Presupuestos de compras:
Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado período de
tiempo que transcurrirá en un futuro, especificado en términos numéricos.
Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren
a los gastos que serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados
basándose en las necesidades de inversión y a los ingresos planeados para un
período de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de
medición de la actuación financiera de la empresa o de un área determinada, lo
cual permitirá detectar alguna desviación en cuanto a lo planeado y se podrán
aplicar medidas de corrección.
Para el área de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:
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Presupuesto de operación del área de compras.
Presupuesto de compras de materiales.
El primero se refiere a la estimación de los gastos que serán necesariosde efectuar, para lograr que la operación del área de compras se desarrolle de
manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje,
cursos de capacitación, gastos de representación, etc.
El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de
inventario que se deseen tener, así como las necesidades de producción en
cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que serán utilizados para la
elaboración o fabricación de un producto final en especial. Este es el
presupuesto que más preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su
elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas
áreas de la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las
ventas son la fuente de ingreso de la organización y marcan la pauta para
definir los gastos futuros.
En este proceso el departamento de compras juega un papel muy
importante, ya que será éste, responsable de gastar un gran porcentaje del
presupuesto general de la organización. Esto significa que el personal que
integre el departamento de compras de una organización, deberá tener
grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento,
calidad de los productos, niveles de precios, etc.
En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy
importante que se elabore con gran exactitud, apegándose siempre a los
pronósticos de ventas, ya que ello ayudará a la labor del departamento de
compras en cuanto a la colocación de grandes pedidos, que ayuden a obtener
mejores precios.
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El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajo
del de ventas, dependiendo directamente de él, porque será en relación con los
pronósticos de ventas que se elaborará el calendario de producción.
2.12. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Los principios de la organización aplicados al departamento de compras
Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal
forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que
este departamento representa para las empresas, se debe poner especial
atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las
compras para una adecuada operación.
Para que se logre obtener una adecuada organización de éste
departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir
una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados
se puedan alcanzar.
Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos
principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la
organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez
de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje
en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para
adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento
de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado,
que traducido a principio se denomina eficiencia.
Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:
1. Organización lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se
transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimientovertical de la organización.
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2. Organización funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador
de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la
división del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección
deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de
funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola
operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus
propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.
3. Organización de línea y staff: Este tipo de organización se utiliza como
apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo
integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a
cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos
directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de
apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del
problema que los especialistas.
2.13. UBICACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS DENTRO DE LA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de
acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de cada
una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la
empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden
llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la
empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y producción
están estrechamente relacionados debido a que la función que se considera
primordial es la de abastecer a la producción.
El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si
se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al
departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las
compras, a la Contraloría como parte de la administración especial de lascompras o directamente a la Dirección General, cuando sea necesario
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mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la
importancia que se le dé al departamento de compras al que por cierto, se le
debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesoría,
además, debe contar con la misma libertad de acción que los demás
departamentos de la empresa.
Centralización y descentralización del servicio de compras
Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en
grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado
parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más
comprensible la función que se realiza en cada caso:
1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de
compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales,
insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal
especializado y competente.
2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas
directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales
comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se
reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes
deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los
proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de
tener un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el
desarrollo de sus funciones.
3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las más comunes en la
mayoría de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a
que es más práctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la
compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener
mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los
materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento,
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apegándose siempre a las políticas generales que para tal propósito deben
estar establecidas en la organización.
Estructura del área de compras
El área de compras así como todos los demás departamentos de una
empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en
todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de
la empresa y se dividen en dos clases:
Las propias del departamento de compras que son:
Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de
materias primas, suministros y servicios de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Entrevistar a los proveedores.
Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.
Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de
transporte, condiciones de pago, etc.
Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido.
Establecer condiciones de embarque y recibo.
Vender los materiales de deshecho y obsoletos.
Observar correctamente las regulaciones del gobierno.
Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son soloalgunas de las más importantes, y quizás la más importante sea la de localizar
y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos,
entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio
de Internet, revistas exclusivas de comercialización, periódicos y el directorio
telefónico.
El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como:
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Tomar la decisión de si se compra un articulo o se produce; esto
significa, evaluar qué es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un
articulo que se necesita en el proceso de producción, basándose en
el costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor
convenga a las necesidades de la empresa.
En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la
utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los
cambios que pudieran ser necesarios en el diseño.
El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que
fabricarlos, sobretodo si se trata de artículos de temporada, en los
cuales se correría el riesgo de que se quedara inventario, también se
ahorra tiempo de operación, el cual se puede utilizar en alguna otra
necesidad de la producción o en la especialización de la misma
operación.
Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos
o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto
a la optimización de costos y la obtención de beneficios a largo plazo,
de la decisión que se tome, también se darán cambios en cuanto a
las utilidades.
Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad
del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo,
disponibilidad, confianza que ésta pueda dar, necesidades de
capacitación para el personal que operará dicho equipo, tiempo de
vida útil probable, disponibilidad de refacciones en el mercado,
transporte, etc.
Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la
dinámica de sus funciones, se observa que no es fácil adaptar una
estructura en común para todos los departamentos de compras de
las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organización sea
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una combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités,
de acuerdo a los fines que se traten de alcanzar.
Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el
departamento de compras:
Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus subordinados,
para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes
establecidos. El número de subordinados no debe de ser mayor de 7.
La especialización es otro principio que debe de llevarse a cabo, y
consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y
actividades de carácter similar, lo cual será benéfico para el logro de
la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades
de acuerdo a la planeación.
La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuación de sus
subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual
puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus
subordinados.
En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar
constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener
subdivisiones en líneas especializadas en éste departamento, de acuerdo a las
necesidades y al tamaño de la empresa.
La organización técnica de las compras propone, confiar al
departamento de compras la función de administración así como la de compras
específicamente.
La función de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual,honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., características que
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debe tener un gerente de compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar
con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora,
previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios
en el mercado y dentro de la propia empresa y, además, debe tener la
capacidad de aprender a través de la experiencia y no dejar de hacerlo.
El manual de compras
El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna
empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio
exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se
describe la organización del departamento y la definición de las operaciones
que en el se desarrollan.
El manual de compras debe contener:
Introducción.
Contenido.
Índice.
Organización.
Políticas.
Procedimientos.
Introducciones técnicas.
Circulares.
El catálogo de formas
Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar
información de la manera más simple y uniforme, por lo cual se debe tener un
catálogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin
importar si son externas o internas.
El tener este catálogo evitará la duplicidad y se podrá saber que utilidad
ofrece la utilización de cada una de ellas.
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Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que
cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su producción sea
económica.
El manual de compras y el catálogo de formas, son de mucha
importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicación
escrita en la gerencia de compras.
2.14. ESTRATEGIA DE COMPRAS
Aspectos generales
Después de que se ha definido la calidad de los materiales que serán
utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las
cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras, buscando
siempre realizarlas a un costo óptimo que permita reducir los costos de la
inversión que ha de efectuarse.
Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas
las compañías, siendo estos: Existencias actuales en almacén, fecha planeada
para su utilización, grado de obsolescencia, costos de transporte y manejos,
costo de la compra, precios que se pueden logra al comprar por volumen,
condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a
comprar y los plazos de entrega.
Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil
establecer tiempos de entrega reales y así abatir costos.
Cuando no se cuenta con lugares suficientes para el almacenamiento,
se incide gastos que afectan el costo final del producto y, además,
posiblemente se tendrá que compras en cantidades pequeñas.
El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un
factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muycaros los productos finales.
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Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a
cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por
cambios en la tecnología, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un
factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir.
Otro factor que influye en los costos es el manejo de materiales en los
almacenes, de ser factible, se recomienda comprar en cantidades mayores
para evitar dichos gastos.
También se debe estudiar muy bien que tipo de transporte deberá
utilizarse para tipo de material que se compre.
Cuando por necesidades de producción es necesario almacenar los
materiales por varios días antes de ser procesados, se recomienda hacer una
revisión de los calendarios de producción y establecer en conjunto con los
proveedores, un calendario de entregas menores, logrando con ello un ahorro
en inversión, que podrá ser utilizado en otros fines.
En relación con materiales de alta demanda y que por lo mismo sufren a
menudo grandes fluctuaciones, es recomendable tener siempre actualizados
los estudios de mercado, con la finalidad de saber cuando se deben compras
dichos materiales.
El lote económico de compra
El lote económico de compra, es utilizado en empresas donde se
produce basándose en pedidos ya fincados, en dichas empresas, son los
departamentos de ingeniería y producción los que deben calcular todos los
materiales que necesitan para la producción de los artículos que tienen ya
solicitados. Cuando la producción es calculada para varios meses, se deberán
comprar materiales necesarios para la producción y, además, un cierto margen
para poder utilizarlo en el futuro, teniendo cuidado de observar los costos dealmacenamiento, transporte, manejos, etc.
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Un plan de inventarios se elabora basado en el control de inventarios y
se aplica a artículos que se utilizan repetitivamente en la producción.
Dicho control principia en una cantidad máxima de la cual se van
tomando los materiales a utilizar, hasta llegar a un a cantidad donde debe de
realizarse el pedido, misma que debe de ser mayor al mínimo necesario para
protección en caso de falla de parte de los proveedores. El mínimo es también
llamado cantidad de reserva para caso de emergencia.
Existe un plan llamado: De pedidos abiertos, donde se debe determinar
la cantidad de materiales que serán utilizados durante un determinado espacio
de tiempo, y una vez obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores
un pedido que cubra dicha cantidad, pero, ese pedido deberá ser surtido en
parcialidades de acuerdo a las necesidades de producción de la empresa.
Un pedido de compra abierto puede ser el sistema más efectivo y
adecuado para las compras repetitivas, con lo cual se eliminarían los
requerimientos repetitivos de pequeñas cantidades de dichos materiales, lo que
significaría un ahorro en muchos factores, para el departamento de compras
tales como: Tiempo del comprador, gastos de papeleo, gastos de teléfono, etc.
Es obligación de la alta dirección en conjunto con el departamento de
compras, de determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios
fluctúan muy a menudo debido al ley de oferta y demanda en el mercado,
además de que existen productos que por naturaleza son de carácter
especulativo y es necesario que el departamento de compras esté siempre
informado de la situación de dichos productos en el mercado.
Fabricar o comprar
En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes paraantes de toma una decisión sobre si se manda fabricar algún componente
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necesario para la producción, o si se debe fabricar dentro de la misma
empresa, claro que también se deben tomar en cuenta otros factores como por
ejemplo: la capacidad de producción de la empresa, la carga de trabajo, la
programación de producción, la destreza para la fabricación de dicho
componente y la comparación de costos que esto ocasionaría.
Las preguntas que se deben contestar son:
Respecto a control de calidad, ¿Existe o no?
Sobre capacidad, ¿Se tiene espacio utilizable en almacén?
Sobre factores de trabajo, ¿Es necesario una preparación especial?
Respecto a programación, ¿Se pueden conseguir a tiempo todos loscomponentes necesarios para su fabricación?
Respecto a destreza, ¿Se tiene o puede conseguir un diseño
experimental confiable?
¿Sobre qué cantidad se debe hacer la comparación de costos? En
este caso es recomendable sobre 100 piezas.
2.15. TIPOS DE COMPRA
Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se
distinguen tres, que son los siguientes:
Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas
pequeñas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros,
piezas, etc., tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc., y
que son de fácil adquisición, por lo cual el comprador no puede poner pretextos
para comprar las cantidades requeridas en el tiempo establecido.
Compras sobre muestras: Son aquellas en las que es necesario
proporcionar al proveedor una muestra física del material que se desea
comprar, con el objeto de que sea elaborado o fabricado exactamente igual a la
muestra, con lo cual, se supone, no habrá problemas al momento de ser
utilizado dicho material en la producción.
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También se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea
comprar es por ejemplo: Una refacción algún equipo muy viejo o único, y para
el cual no existen refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado
y, traer la refacción pudiera ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la
fabricación de dicha refacción localmente a un costo razonable, se puede
intentar por medio de una muestra física, a la cual se le podrán sacar las
medidas exactas necesarias para su fabricación.
Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un
determinado período de tiempo, el cual generalmente se programa en por
trimestre, semestre o anual, y para las cuales se firma un contrato especial que
contiene cláusulas donde se establecen las condiciones de pago,
penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor, etc., como parte de
las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y proveedor), con la finalidad
de evitar problemas en el abasto de los materiales comprados.
Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al ámbito en
que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales.
Las compras nacionales, son las que se llevan a cabo dentro de un país
determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal
efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en:
1) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde
está situada la empresa.
2) Foráneas: Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero
fuera de la plaza donde está situada la empresa.
Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra que se
encuentre localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea más
corta, como porque se reduce el riesgo de interrupción en el servicio de
transporte; el conocimiento de los requerimientos específicos del comprador,
podrá tenerse ganancias a la cercanía de las partes, además, posiblementeexista una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador,
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y los proveedores locales quizás tengan los equipos e instalaciones más
apropiadas, los conocimientos y la solvencia económica como cualquier otro
proveedor localizado en lugares distantes.
Compras internacionales: Son las que se efectúan entre dos o más
países y se rigen con las leyes de los países que las realizan, y se clasifican
en Importaciones y exportaciones.
Compras de importación: Son las que se realizan directamente a un
proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado,
establecido en el país que realiza la compra.
La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusión
de proveedores extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que
requiere la comprensión de muchas circunstancias y problemas no esperados
relacionados con las compras de importación.
El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de
importación, fluctuaciones de las monedas, así como los detalles que se
requieran, para la fácil ejecución y entrega, de acuerdo con sus contratos. En
caso de no contar dentro del área de compras, con personal especializado en
importaciones y exportaciones.
El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías,
tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar
derechos de importación que se exigen por todas las mercancías que no estén
específicamente exentas, según las leyes aduanales vigentes y las órdenes del
ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recíprocos).
Es natural que se requieran documentos no usuales en las
transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importación.
El certificado de origen, es una declaración para fines de entrada en las
aduanas del país importador, siendo éste emitido por el país donde se hanoriginado las mercancías. En algunos casos, se requiere certificado de origen
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para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros,
porque los transbordos en camino, pueden confundir la identidad del verdadero
país de origen.
Cuando el peso de las mercancías a importar, ha sido efectuado por un
pesador independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un
particular, es necesario presentar el certificado de peso, como control de la
cantidad embarcada.
Para algunos artículos, es necesario realizar su compra basándose en
análisis químicos o de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base
para determinar la calidad que será aceptada, según lo acordado, por lo cual se
deberá contar con el certificado de análisis correspondiente.
Un certificado de inspección, identificará la exactitud del material
embarcado, en contraste con lo estipulado en la documentación que ampara la
compra.
Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques
de importación es: La póliza de seguro, especificando el tipo y el importe del
mismo, la cual cubrirá los riesgos en la transacción.
Los importadores deberán marcar los empaques, tanto internos como
externos, del material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las
autoridades portuarias y aduaneras, ya que la información debe ser transmitida
claramente al embarcador, quien la utilizará como guía y la incluirá en las
facturas.
Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los
procedimientos de pago de las mercancías importadas, ya que muchos países
cambian de vez en cuando sus restricciones y controles en el uso de su
moneda.
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Compras de exportación: Son todas aquellas compras que re llevan a
cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de
importación o nacionales.
En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en
diseños o modelos específicos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales
como:
Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza.
Los materiales necesarios deben de ser de fácil montaje.
Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de
uso constante.
En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento
de compras debe recurrir a los departamentos especializados en diseño e
ingeniería, con el propósito de recibir apoyo en la interpretación o elaboración
de diseños, necesarios para la realización de la compra.
Acondicionamiento del producto
El acondicionamiento del producto se refiere a los materiales que están
en contacto con el producto, directa o indirectamente y que el departamento de
compras tiene que adquirir.
Directamente, está en contacto con el producto el envase con el cual será
presentado ante el cliente.
Indirectamente, los materiales de acondicionamiento están constituidos por el
empaque y el embalaje necesarios para su transportación.
2.16. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Requisición
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La requisición, es un formato especial por medio del cual los diferentes
departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras la
adquisición de materiales y servicios necesarios para la producción,
mantenimiento general de toda la planta, además, de equipo de cómputo,
mobiliario de oficina, papelería, etc.
Cuando una requisición no cumple con los requisitos para ser trabajada,
será regresada al solicitante para que efectúe en ella las correcciones
necesarias.
Una vez recibida la requisición, se deberá entregar una copia firmada y
sellada a solicitante para que este tenga un control de sus requerimientos,
además, deberá tener sus requisiciones debidamente archivadas, con la
finalidad de poderla consultar en cualquier momento, poder hacer aclaraciones
respecto a los materiales solicitados en ella. Por lo que es parte de las
actividades del comprador, tener bien controladas las requisiciones.
Después de todo este proceso, el comprador podrá proceder a la
búsqueda de fuentes abastecimiento de los materiales solicitados, para realizar
un análisis de precios y decidir la compra.
2.17. SELECCIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES
Selección preliminar de las fuentes de abastecimiento:
La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la
selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver
si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto
positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la
decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se
puede hacer en el departamento de compras.
El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellasempresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a
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las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una
cotización sobre sus productos.
La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las
siguientes características:
Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades
de producción.
Que su servicio de entrega sea oportuno.
Que el precio sea el más bajo, en relación con sus competidores.
Que el servicio que preste sea excelente. Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene
algún defecto o no son los requeridos.
El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede
variar según las necesidades organizacionales, una buena evaluación, separa
al buen comprador del promedio.
Lo que el comprador busca, es el desempeño aceptable de un proveedor,
ya que si sucede lo contrario, le significaría más costos fuera de programa, y
deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre
muchas otras cosas.
Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los
materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la selección del
proveedor, son aspectos que ayudarán a identificar a los probables
proveedores, haciendo más fácil la selección.
Dichos aspectos son:
Clasificación de la industria y comercio
Disponibilidad comercial del producto.
Cantidad que ha de ser comprada.
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2.18. EL CONTROL DE LAS COMPRAS
Control de las compras
Una de las herramientas más valiosas con las que un departamento de
compras puede contar es el control de compras, el cual permite conocer
oportunamente las características de los proveedores que están capacitados
para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudará en gran
parte a tener ahorros en tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las
compras se podrá determinar una compra lógica, debido a que en los registros
de control se tendrán guardadas las características de las compras pasadas.
Algunos de los principales controles son los siguientes:
Tarjeta de control de compras:
Esta debe ser elaborada para cada material y en ella debe de
contenerse la siguiente información:
Número de parte del artículo.
Descripción y especificaciones técnicas del material.
Número y nombre de los proveedores que han vendido o cotizado el
material.
Cantidades y precios anteriormente cotizados.
Descuentos obtenidos.
Fechas de las compras anteriores.
Número de requisiciones anteriores.
Número de ordenes de compras anteriores.
Cantidades compradas.
Observaciones necesarias
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Control de especificaciones de materiales:
Se llevará a cabo con el propósito de tenerlas archivadas
ordenadamente y debidamente actualizadas, con el fin de que al momento de
comprar los materiales, éstos sean recibidos de acuerdo a las necesidades
actuales de la empresa.
Registro de contratos:
Será necesaria su implementación para mantener un control de ellos y
así poder identificar los que estén próximos a vencerse, y de acuerdo a las
necesidades de la empresa se pueda decidir si se genera un nuevo contrato o
no.
Control de requisiciones:
Se establecerá con el fin de tener información constante respecto a los
requerimientos atendidos y pendientes de atender por parte del departamento
de compras, sirviendo a la vez como evaluación de la eficiencia del mismo
departamento.
Control de órdenes de compra:
Este control nos permitirá estar informados de la situación real que
tengan las órdenes de compra en cuanto a entregas y atrasos, ayudando a
evaluar el desempeño de los proveedores.
Reportes a la gerencia:
En el departamento de compras se obtienen varios reportes que
muestran de una manera verás, los resultados de obtenidos por este
departamento, entre ellos tenemos:
Reporte de pedidos generados.
Reporte de los descuentos obtenidos.
Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante.
Reporte de desempeño de los proveedores.
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Reporte de requisiciones recibidas.
Reporte de requisiciones atendidas.
Reporte de órdenes vencidas, etc.
Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras
Esto consiste en la medición de la eficiencia mediante la cual undepartamento de compras desempeña sus funciones.
Para poder establecer los parámetros de medición y evaluación, la
administración debe conocer claramente las funciones del departamento.
Uno de los principales problemas que se encontrarán al tratar de
establecer un método de evaluación para el departamento de compras, es que
se dan varios factores que varían constantemente en el accionar del
departamento.
Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si
fuera una empresa individual y será más fácil la medición del desempeño, si se
utiliza un método de evaluación enfocado a la cuestión técnica del trabajo
realizado en determinado período de tiempo.
2.19. CONTRATOS DE COMPRA-VENTA
El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transacción
comercial, constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e
instrumento jurídico de la actividad económica mundial.
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El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa
internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con
relación a la compraventa de mercaderías. Por otra parte, en los contratos de
compra - venta se señalan las Condiciones y los Medios de Pago en que se
transarán las operaciones comerciales.
Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional
pueden establecerse las condiciones de pago más diversas; el financiamiento
puede estar ligado a cualquiera de ellas.
Algunos son:
Al Contado: El pago al contado varía de acuerdo al momento en que se
efectúa el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del
embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al
momento de recibir la mercadería por parte del comprador. En el primer caso
no se requiere financiamiento, en los otros podrá ser necesario un
financiamiento de pre-embarque.
En Cuenta Corriente: Cuando existe una relación muy favorable entre
el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual
requiere que en ambos países existan regímenes comerciales cambiarios sin
restricciones que dificulten la transacción.
En Consignación: Esta condición de pago implica que el derecho de
propiedad de la mercancía no se traspasa hasta el momento de su venta en el
extranjero. Esta modalidad entraña muchos riesgos para el exportador, quien
sólo recibirá el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad
usada en la venta de productos perecibles.
Al Crédito: La compra-venta se paga en un plazo después del
embarque. Las transacciones al crédito son frecuentes y requerirán de
financiamiento de post-embarque. El tipo de crédito otorgado principalmente
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será de proveedores y los documentos de pago que recibirá el exportador
podrán ser pagarés o letras de cambio.
Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio
Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio
para realizar el pago de la operación. Estos medios de pago juegan un rol
fundamental, no sólo por ser la forma como se realiza la transacción, sino
porque dan origen al financiamiento.
Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:
Pago Anticipado: éste consiste en que el importador, antes del
embarque, sitúa en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta
forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda
totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta
deliberadamente puede demorar indebidamente el envío de las mercancías o
simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es
excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el
único proveedor del producto de la tecnología.
Pago Directo: éste se constituye cuando el importador efectúa el pago
directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efectúe este
pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago más
comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la
transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando
las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignación.
Cobranzas Documentarias: éstas se definen como el manejo por los
bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; según las
instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptación de
documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco
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para que éste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los
documentos al comprador previo pago y/o aceptación.
El Crédito Documentario: La Carta de Crédito o Crédito Documentario,
ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de
compra-venta internacionales de mercancías, no sólo por las seguridades que
ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos
de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta
internacional.
El contrato comienza a formarse a partir de una oferta.
La oferta debe ser una propuesta específica indicando la mercadería, la
cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta
puede ser retirada, revocada o rechazada; en este último caso se extingue la
oferta.
La oferta surtirá efecto cuando ésta llegue al destinatario. Toda
declaración u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta
constituirán aceptación. La aceptación de la oferta surtirá efecto en el momento
en que la indicación de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que éste
haya fijado.
La oferta detallada debe contener los siguientes datos:
Descripción exacta de la mercadería y del embalaje.
Medidas y pesos específicos.
Especificaciones de calidad.
Precio unitario en dólares u otra divisa.
Condiciones de pago.
Condiciones de entrega.
2.20. LOS PROVEEDORES EN RELACIÓN AL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
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Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para
ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:
La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar
calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.
Los precios de competencia considerando los precios unitarios,
descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.
Las restricciones legales
Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas
vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.
Los proveedores deben basarse en técnicas de control las cuales son las
siguientes:
Claras exposiciones de criterios, establecidas en: Manual de Políticas
y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas.
Bases de datos.
Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.
Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las
bases de datos. Estos procedimientos deben incluir:
1) Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse
con respecto a un proveedor potencial, y,
2) Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos einformación obtenida.
Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por
mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia, esto
es a través de los siguientes pasos:
Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones
de mercancías y servicios.
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Formas vitales prenumeradas (peticiones de compras, órdenes de
compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (hojas de
verificación numérica o punteo).
Archivo de firmas autorizadas. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de
competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra
listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra
condiciones disponibles en los proveedores, etc.
Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (con
un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las
órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando lascantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de
nuevo).
CAPITULO III
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DESARROLLO
TÉCNICO
3.1. NOMBRE DE LA EMPRESA
La empresa se encuentra registrada bajo el nombre de “ECO JEANSS.A. DE C.V.”
GIRO DE LA EMPRESA
La empresa es del giro manufacturero, la cual se dedica a latransformación de la mezclilla, ofreciendo productos para exportar.
ANTECEDENTES
La empresa fue fundada por el Sr. Felipe Hadad desde hace 2 añosaproximadamente.
Es una empresa nueva que cuenta con la tecnología para presentar suproducto con calidad. A pesar de su existencia desde hace poco cuenta con loselementos necesarios laborando como una empresa con una consolidación demayor antigüedad.
Surge con motivos de desarrollo personal y expansión en el mercado,con lo cual comienza a funcionar de manera óptima y con una considerable
cartera de clientes y siendo algunos de ellos potenciales.
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La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” actualmente maquila prendascon mezclilla, las cuales son en su mayoría para exportación, teniendo unaamplia cobertura en el mercado exterior, generando con ello nuevos empleos yactualizándose día con día en su manufactura.
3.2. LOCALIZACIÓN
3.2.1. MACRO LOCALIZACIÓN
La empresa se encuentra localizada en la ciudad de Teziutlán; Puebla, México.(Ver figura 1.1.)
3.2.2. MICRO LOCALIZACIÓN
La empresa se encuentra localizada en calle 16 de Septiembre No. 204 deTeziutlán, Puebla. (Ver figura 1.2)
3.2.3. DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA
La empresa se encuentra distribuida acorde a las disposiciones del área deIngeniería, tomando en consideración que el espacio para producción no es enextremo amplio (Ver figura 1.3).
3.3. ORGANIZACIÓN
3.3.1. Tipo de organización
La empresa es una organización de tipo manufacturera, la cual se dedica a latransformación de mezclilla para la venta a mayoreo principalmente dedicada ala exportación de su producto terminado.
3.3.2. Organigrama de la empresa
Se presenta el siguiente organigrama proporcionado por el departamento deCompras donde se presentan los grados de responsabilidad y autoridad segúnlos departamentos con los que cuentan. (Ver Figura 1.4)
3.3.3. Valuación de puestos
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Departamento: Compras y Almacén.Representado por: Sra. Libia Apo Ortiz.Cargo desempeñado: Gerente.
Antigüedad: Desde su fundación.
Actividades o funciones que realiza:
Adquirir materia prima al mejor precio y calidad de acuerdo a losrequerimientos de la empresa.
Realizar de manera administrativa los formatos correspondientes aldepartamento de Compras.
Suministrar a los demás departamentos del material que soliciten parasu funcionamiento efectivo.
Informar a los altos mandos sobre los resultados generados, posiblesdeficiencias, toma de decisiones, entre otras situaciones que requieranser presentadas al siguiente nivel jerárquico.
Relación con departamentos:
Departamento de Contraloría Departamento de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Departamento de Producción. Departamento de Ingeniería.
3.3.4. Políticas de la empresa
Por mencionar algunas se encuentran las siguientes:
• Todas las mujeres que resulten embarazadas después de empezar eltrabajo tienen derechos a beneficios por maternidad completos.
• El personal administrativo y el sindicato debe ser informadoinmediatamente de las violaciones dentro del sistema de SeguridadSocial, las cuales en caso de no ser cumplidas, constituyen un motivo desanción o despido del supervisor.
• La empresa debe cumplir con los lineamientos de estándaresambientales, las cuales deben cumplirse de manera exacta y oportuna
3.3.5. Objetivos, Visión, Misión y Valores de la empresa
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Visión:
Consolidarnos como una empresa reconocida a nivel nacional, además de
alcanzar el liderazgo en el mercado actual , por alta calidad en venta, servicio yaptitud en el uso e implementación de tecnología avanzada, comprometidos ensuperar las expectativas de nuestros clientes.
Misión:
Elaborar productos de excelente calidad con el objetivo de lograr la satisfaccióntotal de las necesidades del cliente siendo competitivos dentro de un ambientede superación personal, teniendo en cuenta siempre al elemento humano comosu recurso más importante y con la ayuda de la mejor tecnología para lograr alta eficiencia y productividad.
Valores:
Honestidad Lealtad Responsabilidad Confianza Comunicación
Clara, abierta y recíproca Cooperación Compromiso Trabajo en equipo
MadurezAceptación de diferentes criterios y opiniones de maneraconstructiva logrando una reciprocidad a la retroalimentación conotras personas.
Objetivos
Profundizar los conceptos de capacidad y localización de las plantas,para que de esta manera sirvan para tomar futuras decisiones en elmedio a desempeñarse.
Determinar los factores que afectan las decisiones sobre la capacidad. Analizar la medición y planeación de la capacidad de las instalaciones.
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Conocer los factores que afectan las decisiones de localización yestrategias futuras de localización.
3.4. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos del Departamento
Misión:
Lograr la completa satisfacción del cliente, en cuanto a la adquisición de losmejores materiales con la mayor calidad y mejor precio posible, generando conello un producto que cumpla con los requerimientos del mercado.
Visión:
Ser un departamento que mejore día con día sus procesos y se vea reflejadoen una mejor calidad en su proceso.
Políticas: Los precios de compra serán seleccionados por el encargado del
departamento en base al precio y la calidad con la que cuente la materiaprima.
Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escritomediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra, etc.
Las adquisiciones se harán conforme a los recursos que cuente laempresa y en base a las cantidades necesarias para la producción,evitando con ello los desperdicios.
Objetivos:
El departamento de Compras de la empresa únicamente cuenta con elsiguiente objetivo:
Adquirir materiales al mejor precio posible y con la mejor calidad, deacuerdo a las especificaciones de nuestro producto.
Se proponen los siguientes objetivos del departamento de Compras, para sumejor funcionamiento del mismo, al no encontrarse que los actuales presentandeficiencias:
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Objetivo general:
Mantener el abastecimiento con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales deacuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que cumplancon los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siemprela posición competitiva de la empresa.
Objetivos específicos:
Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficientepara alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y
calidad adecuada de los artículos. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y
potenciales.
Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la
empresa, que determinen cuáles serán los programas de producciónpara conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer susnecesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursoshumanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente losprocedimientos establecidos.
Obtener utilidades para la empresa.
3.4.2. Procedimiento de Compras
Dentro del departamento de compras no existe un procedimiento establecidoen el cual se tengan contratos con proveedores, puesto que el procedimientoque realizan es realizado de una manera sencilla, en el cual se acude a laplanta donde podemos adquirir la materia prima necesaria y se efectúa el pagoen efectivo, seleccionando al mejor proveedor en base primordialmente alprecio que se ofrece.
3.4.3. Marco Legal
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Dentro del departamento de Compras no se realizan contratos como tales conlos proveedores, únicamente se realizan las compras por medio de notas ofacturas, las cuales se generan al momento de la compra.
3.4.4. Sistemas de Control. (Documentos Internos del Departamento)
El departamento de compras genera los siguientes formatos (Ver Figura 1.5.1.a 1.5.4):
Notas de entrada Notas de salida Tarjetas de Kardex Formato de requisición de materiales Formatos de pedidos
3.4.5. Procedimientos administrativos del departamento
Todas las formas, formatos, procedimientos, entre otros son manejados demanera directa por el Gerente de Compras y en realizados de formapersonalizada, para que en caso de existir dudas respecto a alguna solicitud,estas sean revisadas en tiempo y forma y se alcancen los objetivos de maneraeficiente.
3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos.
Dentro del departamento de Compras, no existe un manual deprocedimientos conformado como tal, las compras se realizan de manerarústica, únicamente bajo criterio de la encargada del departamento.
3.5. RELACIONES DEPARTAMENTALES
El departamento de Compras se encuentra estrechamente relacionadocon los departamentos que se encuentran a su alrededor, entre los cualespueden estar la Dirección General, la Presidencia, Contraloría, y principalmentecon la planta de Producción y Recursos Humanos.
3.5.1. ProducciónEn el departamento de producción debe existir gran relación entre este
departamento y el de Compras puesto que mediante las requisiciones de
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material se nos informa del material que se necesita para continuar con laproducción y que ésta no se detenga.
Se presenta relación con el departamento de Producción puesto que eles el encargado de mantener una buena relación exterior ya sea con los
proveedores, o de manera interna con los trabajadores de la planta, los cualesdeben hacer saber sus necesidades para que laboren de una manera eficientey eficaz.
3.5.2. FinanzasEl departamento de Finanzas se dedica a la administración de los
recursos monetarios de la empresa. En esta se realizan formas de inversión deldepartamento para generar mayores utilidades, minimizando gastos,recudiendo costos y haciendo una buena circulación del dinero dentro de laorganización.
3.5.3. Recursos Humanos
El departamento de Compras tiene relación con el de RecursosHumanos puesto que éste ultimo genera formatos por ejemplo, para el pago denóminas, con los cuales dicho departamento debe realizar sus requisicionescorrespondientes para efectuar la compra del material.
3.5.4. Ingeniería
El departamento de Ingeniería establece una relación con el de Comprasal mantenerse informado respecto a partes de maquinaria que requieranadquirirse para su mejor funcionamiento.
A su vez en cuanto a tecnología se refiere el departamento debe hacer saber por escrito de sus necesidades al departamento de Compras para queestas se adquieran en tiempo y forma y de acuerdo a las especificaciones que
se requieran para continuar laborando y desarrollándose día con día.
3.5.5. Contraloría
Contraloría es el departamento encargado de realizar auditorias internas,de manera que se verifiquen las actividades realizadas a lo largo de un periodoy en caso de existir errores o deficiencias exponerlos a tiempo para establecer planes de acción para corregir y mejorar las funciones realizadas.
3.5.6. Almacén
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El almacén es el encargado de realizar por escrito mediante formatos,sus necesidades de materia prima, con las cuales se opera en el área deproducción. Es indispensable que el almacén cuente siempre con esterequisito, de lo contrario la producción se ve afectada, con lo cual el encargadodel almacén debe realizar su solicitud de material en el transcurso de una
semana anterior a su aprovechamiento para que se adquiera en tiempo y formalo solicitado.
CAPITULO IV
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CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
4.1. CONCLUSIONES
La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V” es una empresa que se dedica ala manufactura, en la cual se encuentra principalmente el objeto de nuestroestudio, siendo el departamento de compras el que adquiere mayor importanciapara nuestra investigación.
La investigación realizada es de gran utilidad puesto que con ella sepueden adquirir conocimientos con respecto a los procedimientos que se llevana cabo en el área de adquisiciones, con lo cual es de vital importancia porquese adquieren conocimientos con respecto al área laboral.
En el presente trabajo se presentaron formas administrativas, aspectoslegales, sistema de adquisiciones, entre otros que se deben llevar a cabo endicho departamento, los cuales adquieren importancia para saber implementar un sistema de mejora o corrección de defectos en su caso dentro de laorganización.
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En el trabajo presentado se da de manera teórica el proceso deadquisición, y a su vez se aplica de manera práctica la información obtenida.
4.2. RECOMENDACIONES
La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” es una empresa que a pesar detener poca experiencia en el ramo, debido a su antigüedad es una organizaciónque ha subsistido y obtenido buenos resultados debido a su alta producción.
A pesar de los resultados obtenidos observamos que de manera teóricano cuenta con los elementos que se esperan encontrar en primera instanciadentro del funcionamiento de su departamento.
No se encuentra en el departamento un organigrama establecido y a lavista de todo el personal, por lo que puede caer en errores de jerarquía y pararesolver situaciones la responsabilidad esta dispersa al no presentarse de unamanera formal y escrita los puestos y funciones que desempeña y atiende cadadepartamento.
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A su vez no se encuentran bien definidos los objetivos del departamentocon lo cual su funcionamiento se enfoca a juicio propio de los representantesde tal área.
No se presenta una estrecha relación entre departamentos puesto que
se desconoce incluso la distribución de la planta de manera detallada por loque es necesario acudir al departamento de Ingeniería para su conocimientoprevio.
Existen procedimientos que no se toman en consideración y que sonindispensables para su funcionamiento del departamento, los cuales debenestablecerse como tales y realizar una reestructura dentro del mismo.
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GLOSARIO
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INDICE
DE
FIGURAS
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Figura 1.1. Macro localización
Figura 1.2. Micro Localización
69
Calle hidalgo
1
6de
Sept ie
mb
re
ECO JEANS S.A. DE C.V.
PRESIDENTE
DIRECTOR
SECRETARIA
CONTRALORÍA GERENTE DEPLANTA
REC. HUM.DEPTO. DE COMPRAS
SECRETARIA
AUXILIARES
OPERARIOS
ING. INDUSTRIAL
MECÁNICOS
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Figura 1.3. Organigrama de la Empresa.
Los cuadros numerados corresponden a maquinas (recta, over, etc.)
Figura 1.4. Distribución de Planta.
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Figura 1.5.1. Frente Tarjeta de Kardex
Figura 1.5.2. Reverso Tarjeta Kardex.
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Figura 1.5.3. Nota de Entrada.
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Formato de requisición de materiales
Fecha del periodo: Fecha de entrega:
Depto. donde se genera la Solicitud: Producción aprobado por:
Requisición N°:__________ Entrega a:
cantidad descripción N° de orden Costo unitario Costo total
Total $
Figura 1.5.4. Requisición de Materiales.
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BIBLIOGRAFÍAS
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• Mercado, Salvador, Administración de Compras, editorial Mac GrawHill.
• www.monografias.com
• www.google.com
• www.altavista.com
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