case innholdsstrategi intranett - norges forskningsråd

Innholdsstrategi i praksis

Case: Norges forskningsråds nye intranett

Tormod Guldvog

Yggdrasil 2015 #ygg15 @tormodg

Nye Ekko

o Kort om innholdsstrategi

o Analysearbeidet

o Brukerorientering av IA

o Enterprise Wiki

o Eksempler

o Erfaringer


Tormod Guldvog

o Business Analyst(funksjonell løsningsarkitekt), Puzzlepart AS

o 20 års erfaring fra arbeid med digital kommunikasjon og samhandling

o Twitter: @tormodg

o E-post: [email protected]


Om Forskningsrådet

Noregs forskingsråd skal tilføre forskingssystemet meirverdi gjennom å realisere forsking som aktørane i forskingssystemet kvar for seg ikkje kan få fram.


o Ca 400 ansatte

o Hovedkontor på Lysaker

o Budsjett 2015: 8 mrd NOK

- Forskningsrådets samfunnsoppdrag

Nytt intranett for Norges forskningsråd

Hovedmål (fra kundens anbudsforespørsel)

• Det nye intranettet skal være navet i organisasjonen, en samlende arena som skal bygge og styrke vår fellesidentitet, gi et levende inntrykk av hva som skjer iorganisasjonen og styrke samhandling ogkunnskapsdeling. Intranettet skal gå fra å være en reninformasjonskanal til å bli en møteplass der de ansatte kan bidra aktivt til fellesskapet.

Delmål:

• Bygge og styrke Forskningsrådets felles identitet

• Styrke samhandling og kunnskapsdeling

• Skape en møteplass der ansatte kan bidra aktivt tilfellesskapet


Identitet

Samhandling

Fellesskap


HVA ER INNHOLDSSTRATEGI?


Oppskrift på katastrofe

Produsere

Publisere

Produsere

Publisere

Måle/scoreForbedre

PlanMål

Slette Gevinst



Innholdsstrategi er planlegging, produksjon og forvaltning av innhold som skaper målbare, relevante verdier for virksomheten.

Hva er innholdsstrategi?


STRATEGI OG ANALYSE

KISS-modellen

o John Gall, in Systemantics: How Systems Work and Especially How They Fail (1977)

”A complex system that works is invariably found to have evolved from a simple system that worked.”

o Begynn med noe enkelt som fungerer

o Bruk de enkleste verktøyene

o Snakk i enkelt språk

o Anta at det finnes en enkel løsning på vanskelige oppgaver



Etterlengtet løsning

Ekko lansert Rapport 1 Rapport 2 Rapport 3 Nye Ekko

(Innhold)

Mai 20141999 2005 2011 2013

Nye Ekko

(Samhandling)

Mai 2015?

Krav


Utledet fra:

- rapporter

- workshops

- intervjuer og samtaler


Kriterier for evaluering av innhold

Planlegging av innholdsforvaltning

o Scorecard for evaluering av innholdskvalitet

o Egenvurdering med veiledning

o Identifisere forbedringsområder


Innholdsanalyse – ”Gamle” Ekko


Mye innhold fantes flere steder i ulike versjoner

Alt var sortert etter organisasjonsstruktur


Varierte og komplekse formater


Kompliserte menystrukturer


Vanskelig å lenke til undersider


Varierende innholdskvalitet


Ofte byråkratisk og indirekte språk


Endel støy publisert som nyheter


Utdatert innhold


Konklusjoner fra innholdsanalysen

o Innholdet må brukerorienteres

o IA må bygges helt om

o Noen må eie ”helheten”

o Trenger kvalitetsmål for innholdet

o Søket må fungere



BRUKERORIENTERTINFORMASJONSARKITEKTUR

Brukeroppgaver

o Fra organisatorisk eierskap til fokus på brukeroppgaver


Brukertyper vi identifiserte



Fra krav til brukeroppgaver


Konkretisering av brukerhistorier


Gammelt innhold i ny IA

Fra hierarki til ”flat modell” i Enterprise wiki


Wikiside Wikiside Wikiside

Wikiside Wikiside

Wikiside

Wikiside

Wikiside Wikiside


Hovedområder i Ekko

Nyheter

• Det som er aktuelt i Forskningsrådet

• Nyhetsartikler

• Oppslagstavle

• Driftsmeldinger

Ansatt

• Det som omhandler mitt arbeidsforhold

• Personalhåndbok

• Organisasjonsinfo

• Sosialt, foreninger

• Kurs

Verktøy

• Det jeg trenger for å få gjort jobben

• Bestille reiser

• Booke møterom

• Bytte passord

Samhandling

• Hvor jeg utfører jobben

• Enhetsrom

• Dokumentarkiv

• Prosjekter/Møter

Enterprise Wiki

Hvilke oppgaver skal siden løse?

”Handle”

•Bruke informasjonen off-line

•Bestille noe (feks møterom)

”Kontakte”

•Kontakte kollega via chat/telefon/epost

•Finne lokalt kontor/enhet

”Lære mer”

•Se video•Laste ned dokumentasjon

•Lese veiledning

”Fortsette”

•Hjelpe brukeren videre til neste steg

•Vise brukeren relevante veier ut av denne sammenhengen


Ve

ier in

n

Kjerneside: Ansatt

FormålHjelpe ansatte med å finne svar på

spørsmål om ansattforhold

Oppgaver:Levere egenmelding

Finne mal for personalsamtaleHva slags lederopplæring kan jeg følge?

...

Modellering av kjernesider


Arbeid med metadata


Metadata som del av kvalitetsarbeidet


Hver side skal ha et klart formål

Siden skal ha tydelige eiere

Hvorfor Enterprise Wiki?

+ PLUSS+ Kollaborativ produksjon og redigering

+ Utmerket for å få innhold ut av

dokumenter

+ Riktekst redigering, bilder, tabeller

+ Søkbarhet, metadata

+ Støtte for arbeidsflyt

+ Egnet til svært store

informasjonsmengder

+ Konfigurerbart med maler og webparts


- MINUS- Krever planlegging og vedlikehold

- Ingen innebygd informasjonsarkitektur

- Ingen automatisk ”venstremeny”

- Krever aktiv lenking mellom sider

Wiki støtter rik tekst og tilpasset CSS


Ulike maler for ulike formål


Formell wiki (”Rådviseren”, rollestyrt redigering)Generell wiki (alle kan redigere)

Enhetsrom i Enterprise Wiki


Optimalisering for søk

o Mange brukeroppgaver løses via søk

o I prinsippet kan folk søke i klarspråk

• Best bet

• Personalsøk

• Kompetansesøk


Ansattprofil



NOEN EKSEMPLER


Brukeroppgave: få nytt passord


Brukeroppgave: levere reiseregning


Brukeroppgave: Finne reglementet for arbeidstid


Brukeroppgave: Finne noen i HR


Brukeroppgave: Finne ansatt med erfaring fra et spesifikt program

Ja til godt innhold



HVA SIER BRUKERNE?

KOMMER (resultater ikke klare)

Bruk av Ekko

o Ansatte som bruker Ekko hver dag

o Ansatte som bruker Ekko flere ganger i uka


66% 60%

31% 34%

Nå Før

Hva slags innhold?

o Leser faglige nyheter

o Leser sosiale nyheter


79% 67%

77% 62%

Nå Før

Søk

o Bruker søk for å finne informasjon

o Finner alltid det de leter etter på Ekko

o Finner ofte det de leter etter på Ekko


91% 91%

80% 55%

13%

Nå Før

N/A

Tilfredshet

o Er tilfreds med Ekko som kanal for internkommunikasjon

o Synes Ekko fungerer godt eller svært godt som kanal for kommunikasjon fra egen enhet

• ikke medberegnet innholdsprodusentene


79% 35%

74%

Nå Før

N/A

Spørsmål?


case innholdsstrategi intranett - norges forskningsråd

Internet