Etteplan valitsi

Canonin Therefore-

dokumentinhallinta-

järjestelmän suositus-

alustaksi. Dokumentinhallinta-

palvelun ideana on, että kaikki hoituu

automaattisesti: uusimmat versiopäivitykset

ovat aina käytössä ja tietojen kategorisointi

sekä määrittely hoidettu varmuudella. Kun

aineistot tallennetaan oikein, ne myös löytyvät

helposti.

Uusi ratkaisumalli asiakkaiden dokumentinhallintatarpeisiin, Canonin tuella

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 100351 Helsinkipuhelin 010 544 20canon.fi

”Vuosien yhteistyön myötä meille on kehittynyt syvä luottamus Canonin asiantuntijoihin. Liiketoiminnan tuki ja yhteistyön vaivattomuus, näillä Canon on luottamuksemme lunastanut.” Vesa Erkkilä, Sales Manager, Etteplan

Etteplan vastaa monimuotoisiindokumentinhallinnan tarpeisiin

Etteplan on edelläkävijä tuotteistettujen insinöörityön tehokkuutta lisäävien palvelujen tarjoajana. Ydinliiketoi-mintaan lukeutuvan suunnittelutyön ja teknisen doku-mentoinnin myötä yrityksen asiakkailla on luontainen tarve myös sähköiselle dokumentinhallinnalle.Osalla niistä asiakkaista, jotka kaipaavat apua doku-mentinhallintaan, on jo oma sähköinen dokumentin-hallintajärjestelmä käytössä ja apua kaivataan vain dokumenttien tallentamiseen ja organisoimiseen. Toiset ovat kuitenkin valmiit ulkoistamaan dokumentinhallin-nan kokonaan Etteplanille.

– Mietimme, kuinka voisimme auttaa tätä asia-kasryhmää parhaiten ja syntyi idea kokonaisvaltaisesta

dokumenttienhallintapalvelusta, kertoo Vesa Erkkilä, Sales Manager Etteplanilta.

Etteplan kääntyi pitkäaikaisen yhteistyökump-paninsa Canonin puoleen pohtiessaan, kuinka uuden dokumentinhallintapalvelun saisi tuotteistettua. Lii-ketoiminnallisen kehitystuen lisäksi tarvittiin vankka ja monipuolinen dokumentinhallinta-alusta, jonka päälle palvelun voi rakentaa, mikäli asiakkaalla ei ole erillisiä vaatimuksia.

– Valitsimme dokumentinhallintajärjestelmäksi Canonin Thereforen, sillä sen kilpailukykyiset ominai-suudet vakuuttivat meidät, Vesa selventää.

ei tarvitse itse opetella uusia järjestelmiä, maksaa lisens-sejä ja hankkia servereitä. Dokumentinhallintapalvelun ideana on, että kaikki hoituu automaattisesti: uusimmat versiopäivitykset ovat aina käytössä ja tietojen kate-gorisointi sekä määrittely hoidettu varmuudella. Kun aineistot tallennetaan oikein, ne myös löytyvät helposti.

Asiakkaiden suunnalta saatu palaute on positii-vista: he ovat yllättyneet, kuinka yksinkertaista There-foresta on löytää tietoa. – Pitäessäni asiakkaille pika-opastuksia Thereforen käyttöön olen huomannut, että järjestelmä on loppukäyttäjille hyvin helppo omaksua, Jarno kertoo.

Etteplanin asiakkailla on dokumentteihin vain luku-oikeudet. Dokumenttien päivittäminen hoituu Ettepla-nin kautta osana palvelua.

– Aiemmin palvelupyynnöt saapuivat meille säh-köpostilla, toisinaan useilta eri henkilöiltä eri aikoihin. Virheilmoitukset ja tehdyt korjaukset menivät helposti ristiin, mikä aiheutti tuplatyötä ja turhautumista, Jarno selittää. Nyt asiakas voi raportoida päivitystarpeen heti Therefore-webbilomakkeen avulla, tieto linkittyy au-tomaattisesti oikeaan dokumenttiin ja etenee työkier-toon. Kun korjaus on tehty, tieto siitä lähtee automaatti-sesti asiakkaalle.

Tästä on syntynyt merkittävä ajan säästö Ettepla-nille ja samalla asiakkaat saavat parempaa asiakaspal-velua, kun työt ja niistä viestiminen hoituu nopeasti ja luotettavasti.

– Olemme myös huomanneet, että Therefore pal-velee hyvin auditointitilanteissa: oikeat tiedot löytyvät helposti ja dokumenttien viimeisimmät versiot ja tieto-jen oikeellisuus kunnossa, Vesa huomauttaa.

Kumppanuus rakentuu luottamukselle

– Yhteistyön toimivuuden kannalta olennaista on Ca-nonilta saamamme tuki: aina kun asiakkaalla on haaste, Canonilta saadaan vastaukset nopeasti, Vesa kertoo.

Merkittävin hyöty Etteplanille on se, että nyt yrityksellä on tarjota asiakkailleen ratkaisu, joka siirtää työkuorman pois loppuasiakkaalta. Uuden palvelutuot-teen avulla asiakkaiden haasteet voidaan ratkaista luo-tettavasti ja heille voidaan tarjota entistäkin enemmän hyötyä.

Ketterästi kokeilemalla kohti palvelun tuotteistamista

Ketterän kehitysmallin mukaisesti Etteplan halusi kartuttaa dokumentinhallintapalvelun tuottamiskoke-mustaan todellisten asiakasprojektien kautta. Sopiva tilaisuus syntyi, kun kaivoskoneita valmistava asia-kasyritys ulkoisti laitteidensa teknisen dokumentoinnin Etteplanille.

Etteplanin asiantuntijat hakevat tarvittavat tie-dot arkistoista tai muista tietojärjestelmistä, tarkis-tavat tietojen oikeellisuuden ja siirtävät dokumentit sähköiseen muotoon. Tämän jälkeen dokumentit kategorisoidaan ja tallennetaan Therefore-dokumen-tinhallintajärjestelmään.

Etteplanin asiakasyrityksen työntekijät pääsevät netin kautta käsiksi heille räätälöityyn sivustoon, jon-ka kautta he voivat hakea tarvitsemiaan dokumentte-ja, mistä ja milloin vain.

Palvelumalli sopii moneen tarpeeseen

Samalla kun Therefore tuli Etteplanille tutuksi, huo-mattiin, kuinka monipuoliset mahdollisuudet se tarjoaa muiden asiakkaiden palvelemiselle. Joillekin asiakkaille koko dokumenttiarkiston digitointi kerralla on yksinker-taisesti liian mittava muutosprojekti. Onneksi sen voi hoitaa myös ”mappi kerrallaan”.

– Thereforen hyvä puoli on se, että kokonaisuuden voi rakentaa pienissäkin erissä. Kun suunnittelutyö ja indeksointimääritykset tehdään kunnolla ja dokument-tien tallentamisessa ollaan säntillisiä, järjestelmä pysyy hallittavana, vakuuttaa Documentation Specialist Jarno Paavola, joka toimii Therefore-pääkäyttäjänä Etteplanilla.

– Therefore on oivallinen dokumentinhallinnan työkalu, mutta vaatii kurinalaisuutta määrittelyvaihees-sa, dokumenttien syöttämisessä ja metadatan oikeelli-suuden varmistamisessa. Juuri tässä me voimme auttaa asiakkaitamme, Jarno naurahtaa.

Loppuasiakkaalle tärkeintä on helppokäyttöisyys

Etteplanilla on huomattu, että ulkoistettu palvelu on monille asiakkaille houkutteleva vaihtoehto. Asiakkaan

”Usein kun asiakas kääntyy puoleemme, mielessä on jokin tietty tarve. Asiaa tutkimalla löydämme kuitenkin todellisen tarpeen sen taustalla – ratkaisun tarjoaminen tähän on avain menestymiseen. Näin myös järjestelmähankintaa pohtiville asiakkaille dokumen-tinhallinnan tarjoaminen ulkoistettuna kokonaispalveluna saattaa poistaa monta murhetta kerralla.” Jarno Paavola, Documentation Specialist, Etteplan

Seuraa meitä

www.twitter.com/CanonBusinessFI

www.youtube.com/CanonBusinessFI

www.linkedin.com/company/canon-oy

www.slideshare.net/CanonBusinessFI

www.canon.fi/business-bytes/

Canon OyHuopalahdentie 24, PL 100351 Helsinkipuhelin 010 544 20canon.fi

Etteplan tarjoaa suunnittelupalveluja, sulautettujen

järjestelmien sekä IoT:n (esineiden internet) ja teknisen

dokumentoinnin ratkaisuja. Asiakkaamme ovat maailman

johtavia valmistavan teollisuuden yrityksiä. Palvelumme

parantavat asiakkaittemme tuotteiden ja suunnitteluproses-

sien kilpailukykyä tuotteen koko elinkaaren ajan. Ette-

planin innovatiivisen suunnittelukyvyn tuloksia on nähtävis-

sä lukuisissa teollisuuden ratkaisuissa ja arjen tuotteissa.

Canonin Therefore™ on monipuolinen ja tietoturvallinen

dokumentinhallintajärjestelmä, jonka avulla voidaan tehos-

taa kaikkia dokumenttikeskeisiä prosesseja – sekä yrityksesi

sisäisiä työnkulkuja että vuorovaikutusta ulkoisten sidosryh-

mien kanssa.

Haluatko keskustella dokumentinhallinnasta? Lähetä viesti demand@canon.fi, niin otamme sinuun yhteyttä.