case apex sébastien soyez en annelies coenen

Archieven Portaal Europa

Studienamiddag VVBAD

30 april 2015

Annelies COENEN (Labo-DIGIT)

Sébastien SOYEZ (Country Manager APEX- Belgium)

Archivarissen – Algemeen Rijksarchief

Dienst DIGI-P@T (Preservatie & Toegang)

APEx project co-funded by the European Commission within the framework of the ICT Policy Support Programme


Overzicht presentatie:

• Achtergrond en concept van het portaal

• Wat is er nodig voor deelname aan het portaal APEX /

stichting APEF en welke ondersteuning is er?

• Demonstratie portaal: front-end (hoe werkt de website) en

back-end (upload en beheer van gegevens)


Achtergrond Archieven Portaal Europa

• Realisatie via twee Europese projecten:

• Start: APEnet project: januari 2009 – januari 2012

• Vervolg: APEx project: maart 2012 – maart 2015

• Verderzetting vanaf maart 2015: APEF (Foundation)

• Drijvende krachten, financiering en doelstellingen:

• Initiatief: Europese nationale archivarissen (EBNA/EAG)

• Financiering: Europese Commissie (EC) eContentplus en

ICT-PSP programma‘s, rond Europeana

• Tweeledig doel: creatie van één toegangspunt voor alle Europese

archiefbestanden én archieven aggregator voor Europeana


Achtergrond: het APEnet project

Nationale archieven van: - België * - Bulgarije * - Duitsland (WP1) - Estland * - Finland - Frankrijk (WP4) - Griekenland - Ierland * - Letland - Malta - Nederland (WP3) - Polen - Portugal - Slovenië - Spanje (WP2+WP6) - Tsjechische Republiek * - Zweden (WP5) + Stichting Europeana


versie april 2015


Achtergrond: het APEx project

pilot (beta) versie januari 2011

U kunt zoeken in 8.169.873 archiefbeschrijvingen die linken naar meer

dan 5.227.679 digitale archief objecten van 49 archiefinstellingen



Versie mei 2014

U kunt zoeken in 38.903.590 archiefbeschrijvingen die linken naar meer

dan 141.000.000 digitale archief objecten van 397 archiefinstellingen



April 2015 : 19 archiefinstellingen (Rijksarchief) Doelstellingen : 2015-2016

- VL : via VVBAD (ArchiefBank Vlaanderen, Openbare archiefinstellingen) - WAL : via AAFB - FED : via FAF


Achtergrond: het APEx project • Vervolg op het APEnet project, gestart 1 maart 2012, gefinancierd door de

EC binnen het ICT PSP programma, 5de call, thema 2.1: aggregating content

in Europeana, zorgt voor:

• Verdere technische ontwikkeling van het Archieven Portaal Europa

• Uitbreiding van het netwerk van het Archieven Portaal Europa:

horizontaal door meer landen in te schakelen en verticaal door meer

lokale en regionale archiefinstellingen aan te sluiten

• Verbetering van de aggregatie naar Europeana EAD-EDM conversie

• De continuïteit van het portaal na dit 2de project APEF(oundation)

• Getekend sinds 27/10/2014 – Gelanceerd vanaf Oktober 2015

• Scope: andere rol nationale archieven content leveranciers, maar ook

verantwoordelijk voor de aggregatie uit eigen land country managers


Achtergrond: het APEx project Nationale archieven van:

België Liechtenstein * Bulgarije Litouwen * Croatië * Luxemburg * Denemarken * Malta Duitsland (WP2+4) Nederland (WP1+8) Estland (WP6) Noorwegen * Finland Polen Frankrijk (WP5) Portugal Griekenland Oostenrijk * Hongarije * Slowakije * IJsland * Slovenië Ierland Spanje (WP3) Italië * Zweden (WP7) Letland Zwitserland * + ICARUS *


Concept: toepassing van standaarden APE gebruikt internationaal geaccepteerde archiefstandaarden:

• De belangrijkste is ISAD(G) / EAD universeel format vastgesteld: apeEAD in principe een format voor inventarissen binnen APE ook gebruikt voor:

• archievenlandschap

• archievenoverzichten

• thema- of bronnengidsen

• Ook al in gebruik is ISDIAH / EAG voor standaardisatie van informatie over

de archiefinstellingen zelf

• Een “work in progress“ is de implementatie van ISAAR / EAC-CPF, voor het

beschrijven en koppelen van archiefvormers, en van METS voor het linken

van gedigitaliseerde archiefdocumenten aan EAD link via EAD <dao/> of <daogrp/> is al mogelijk (op basis daarvan: apeEAD-EDM conversie)

Meer informatie:

http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards





Concept: toepassing van standaarden De gestandaardiseerde informatie wordt in APE in drie lagen gekoppeld:

EAD

1. Europese archievenlandschap

landen

archiefinstellingen informatie over archiefinstellingen

EAG

2. archievenoverzichten informatie over archiefvormers

EAC-CPF

3. archiefinventarissen archiefbeschrijvingen digitale objecten

EAD <dao/> - <daogrp/> / METS

conversie naar EDM Europeana


Concept: content leveranciers centraal De APE workflow is als volgt:

• Deelnemende archiefinstellingen bieden hun inventarissen in de eigen EAD

implementatie aan

• Het APE technische team zorgt voor mapping stylesheets om die “lokale“

EAD te converteren naar het apeEAD format

• Die mapping stylesheets worden ter beschikking gesteld in de APE tools:

• Een vrij downloadbare, lokaal te gebruiken tool: de Data Preparatie Tool (DPT)

• De back-end van het portaal: het Dashboard

• Vervolgens krijgen deelnemende archiefinstellingen een account voor het APE

Dashboard om daar zelf hun data op te laden en te beheren

Meer informatie:

http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/tools-and-manuals









Concept: content leveranciers centraal De deelnemende archiefinstellingen

• worden niet gedwongen hun metadata aan te passen; de enige

basisvoorwaarde is het aanleveren van archiefinventarissen in valide

EAD/XML

• beheren zelf hun metadata in het portaal, dus beslissen zelf welke informatie

via het Archieven Portaal Europa wordt gepubliceerd

• beslissen zelf of die informatie ook wordt gedeeld met Europeana (en evt. op

termijn met andere portalen)

• hebben recht op ondersteuning vanuit de nationale archieven country

manager = helpdesk en toegang tot “best practices“ van andere landen

• kunnen via de country manager feedback geven t.b.v. de verdere ontwikkeling

van het portaal (APE is zeker tot maart 2015 nog een “work in progress“)

Deelname is en blijft gratis (ook na oktober 2015) !!!


Samenvatting

Wat is nodig voor deelname?


Noodzakelijk: Inventarissen in EAD/XML


Optioneel: Link naar digitale bestanden


Noodzakelijk: APE Dashboard account


Optioneel: Aggregratie naar Europeana


DEMO portaal


Demo: front-end – zoeken en vinden alle informatie kan op verschillende manieren worden benaderd:

via eenvoudig en/of uitgebreid Google-achtig zoeken

kunnen gebruikers zoektermen ingeven en daarvoor eventueel – via de optie

Uitgebreid Zoeken – extra parameters opgeven

via hierarchisch gestructureerd zoeken (de “klassieke“ methode)

kunnen gebruikers door het archiefmateriaal bladeren en/of zoeken, en wel via:

• het archievenlandschap met een overzicht van landen en archiefinstellingen

• de archievenoverzichten en themagidsen die per archiefinstelling informatie verschaffen over

welke archieven in die instellingen beschikbaar zijn

• de archiefinventarissen die de inhoud van elk archief afzonderlijk beschrijven, soms met links naar

digitale representaties van archiefstukken

via de Gids

kunnen gebruikers informatie opvragen over de archiefinstellingen zelf, handig

indien voor onderzoek raadpleging van originele archiefstukken nodig is


Demo: front-end – zoeken en vinden de resultaten van de twee belangrijkste zoekmethoden zijn altijd op twee

manieren beschikbaar:

• via een Lijst-weergave: alle zoekresultaten worden op een Google-achtige

manier gepresenteerd; deze weergave heeft diverse sorteer en filter

mogelijkheden

• via een Context-weergave: alle zoekresultaten worden in de context van het

archievenlandschap gepresenteerd

in beide weergaven kunnen de zoekresultaten nader worden bekeken in

de context van de volledige archiefinventaris

bij het bekijken van zoekresultaten is het altijd mogelijk om van de ene

weergave over te stappen naar de andere weergave

bij het zoeken is auto-aanvulling en auto-suggestie beschikbaar


Demo: front-end – Zoeken en vinden

http://archivesportaleurope.net

zie ook: http://vimeo.com/93025695

http://archivesportaleurope.net/

http://vimeo.com/93025695


Demo: Back-end – Dashboard Beheer van metadata in de back-end van het portaal – Dashboard –

gebeurt op drie (hiërarchische) niveaus:

Administrator

De administrator heeft toegang tot alle informatie en zorgt o.a. voor het inrichten

van het archievenlandschap op Europees niveau en het aanmaken en beheren

van country manager accounts

Country Manager

Per aangesloten land is een country manager verantwoordelijk voor het verder

inrichten van het archievenlandschap op niveau van het land en het aanmaken

en beheren van accounts voor individuele archiefinstellingen

Institution Manager

Een institution manager beheert het account van een of meerdere

archiefinstellingen en zorgt voor het opladen en beheren van de content


Demo: back-end – het Dashboard Een Institution Manager heeft de volgende mogelijkheden voor het

beheer van content van zijn/haar archiefinstelling:

• het invoeren van informatie over de archiefinstelling(en) eenmalig

via upload van een EAG/XML bestand of het invullen van een formulier

• het uploaden/harvesten van EAD/XML inventarissen van de betreffende

archiefinstelling(en) via HTTP, FTP of OAI-PMH

• het converteren en valideren van de EAD/XML inventarissen naar apeEAD

en het daarna indexeren/publiceren van deze inventarissen

Optioneel:

• het maken van een archievenoverzicht

• het converteren van informatie uit inventarissen over digitale objecten (met

bijbehorende link) naar EDM t.b.v. doorlevering aan Europeana


Demo: back-end – het Dashboard

url front-end APE productie versie:

http://www.archivesportaleurope.net

url back-end (Dashboard) APE productie versie:

https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard

We hebben ook een demo versie de ‘Content Checker’:

url front-end APE CC versie:

http://contentchecker.archivesportaleurope.net

url back-end (Dashboard) APE CC versie:

https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard

het APE front-end en back-end hebben verschillende url’s

zie ook: http://vimeo.com/93145813

http://www.archivesportaleurope.net/

https://www.archivesportaleurope.net/Dashboard

http://contentchecker.archivesportaleurope.net/

https://contentchecker.archivesportaleurope.net/Dashboard

http://vimeo.com/93145813


Meer informatie: • Archieven Portaal Europa:

http://www.archivesportaleurope.net

• APEx project website:

http://www.apex-project.eu

• het gebruik van standaarden binnen APE:


• het downloaden van de Data Preparatie Tool en handleidingen:


• Archieven Portaal Europa groep op Archief 2.0:

http://www.archief20.org/group/archieven-portaal-europa

• Content aanleveren aan Europeana (www.europeana.eu): http://pro.europeana.eu/web/guest/provide-data

http://www.archivesportaleurope.net/

http://www.apex-project.eu/













https://www.surveymonkey.com/s/FJVXJZV





http://www.europeana.eu/

http://pro.europeana.eu/web/guest/provide-data




Dank voor uw aandacht!

Annelies Coenen Labo-DIGIT

[email protected]

Sébastien Soyez Country Manager APEX-Belgium

[email protected]

mailto:[email protected]



case apex sébastien soyez en annelies coenen

Data & Analytics