cartilla - procesos modulo clasificaciones ssigo
DESCRIPTION
procesosoTRANSCRIPT
SIIGO WINDOWS
Procesos Modulo de Clasificaciones
Cartilla
I
Tabla de Contenido
1. Presentación
2. ¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar con el Modulo de Clasificaciones?
2.1 Elaboración e Impresión de Documentos que afectan
Clasificaciones
2.1.1 Clasificación Uno y Clasificación Dos
a. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables?
b. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Elaborar una Factura de Venta que afecte Clasificaciones?
2.1.2 Vencimiento por Lotes
a. ¿Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables?
b. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Elaborar una Factura de Venta que afecte Vencimiento por Lotes?
2.2 Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación
2.2.1 ¿Qué es Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación?
2.2.2 ¿Cuál es la Ruta para Incluir un Stock de Inventarios por
Clasificación?
2.2.3 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear las Clasificaciones?
2.3 Incluir Código de Barras a cada Clasificación
2.3.1 ¿Qué es Incluir Código de Barras a cada Clasificación?
2.3.2 ¿Cuál es la Ruta para Incluir el Código de Barras a cada
Clasificación?
2.3.3 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Incluir el Código de Barras a cada Clasificación?
a. Clasificación Uno y Clasificación Dos
b. Vencimiento por Lotes
2.4 Recupera de Clasificaciones
2.4.1 ¿Qué es Realizar Recupera de Clasificaciones?
2.4.2 ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el
Proceso de Recupera de Clasificaciones?
2.4.3 ¿Cuál es la Ruta para Realizar un Recupera de Clasificaciones?
2.4.4 ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Realizar un Recupera de Clasificaciones?
Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los procesos que se pueden realizar
en el software cuando dentro del Modulo de Inventarios se definió que se manejaran
clasificaciones bien sea manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Lotes y
Fechas de Vencimiento.
PROCESOS – MODULO DE CLASIFICACIONES
¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar con el Modulo de Clasificaciones?
Los procesos que se pueden ejecutar con el Modulo de Clasificaciones son:
1. Elaboración e Impresión de Documentos que afectan Clasificaciones
2. Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación
3. Incluir el Código de Barras a cada Clasificación
4. Recupera de Clasificaciones
A continuación se describirá cada uno de estos procesos
1. Elaboración e Impresión de Documentos que afectan Clasificaciones
1.1. Clasificación Uno y Clasificación Dos
Importante:
El proceso de Elaboración e Impresión de Documentos funciona en los
dos escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es decir:
Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o
Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento
Importante:
Al momento de realizar la instalación del modulo de clasificaciones el
sistema envía los saldos del Inventario a una clasificación 9999999999
y este saldo se debe distribuir en cada una de las clasificaciones definidas en el sistema (Talla y Color)
Ejemplo.
Los saldos asignados en la clasificación 9999999999 deben ser distribuidos en
cada una de las clasificaciones previamente definidas por el usuario.
Para realizar este proceso se debe realizar una contabilización en un Documento
Tipo L el cual debe estar previamente definido.
Importante:
El producto 005-0001-000001 tiene un saldo de 200 unidades todas
asignados en la clasificación de TALLA 9999999999 y COLOR
9999999999
Luego al generar nuevamente el informe de saldos de Inventario, se
discriminan las 200 unidades en cada una de las clasificaciones de Talla y Color
definidas por el usuario
Importante:
Al momento de realizar la contabilización se debe acreditar la
clasificación inicial dada por el sistema es decir la 9999999999 y debitar
una a una las clasificaciones definidas por el usuario
¿Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables?
La ruta para elaborar documentos es Documentos – Documentos y allí seleccionar el
Tipo de documento a elaborar
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que afecte Clasificaciones?
Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla
en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:
DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del
documento.
Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la
búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética)
o F3 (búsqueda numérica).
Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que
maneja sucursales.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,
con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este
amarrado al Nit antes digitado.
Importante:
El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de
igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.
Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la
Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales.
Importante:
Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.
Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en
la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el
vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono o con la
tecla de función F2 (búsqueda alfabética).
Datos Adicionales del Cliente: (Dirección – Ciudad - Teléfono), el sistema
trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del
tercero.
Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catalogo
de terceros.
Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo
pendiente en cartera.
Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de
pago.
Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas
vencidas y por vencer).
Importante:
Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la
información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros.
DATOS DE TRANSACCIONES
Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem
o producto registrado.
Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar
los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2
(búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se
encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.
Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el
catálogo de terceros.
Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la
contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite
consultarlos.
Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con
la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos.
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el
producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar
la consulta.
Importante:
Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema
permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica,
Cuenta Contable o Código de Barras.
Importante:
Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro dependiendo del tipo de SIIGO.
Importante:
En caso que en el campo Lista de Precio se asigne el código 13; al
momento de elaborar el documento el sistema traerá el cuadro con
todas las listas de precios definidas para el producto y así el usuario
seleccionara la correspondiente.
Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el
producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar
la consulta.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y
permite modificarlo para la impresión.
Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega
seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a facturar.
Importante:
Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y
dependiendo del tipo de SIIGO.
Importante:
Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas.
Clasificaciones Uno y Dos (Talla – Color): Por cada unidad de producto se
debe digitar la clasificación a utilizar; para realizar la búsqueda se deben utilizar
las teclas de función F2 o F3
Si se desea consultar el saldo por cada una de las clasificaciones (Talla y Color)
se utiliza el icono el cual habilitara la ventana que se ve a continuación:
Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, o en caso de
tener asociada una lista de precios en el tercero el sistema trae el valor en
forma automática.
% Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto
seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla
Desc. por producto.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del
producto.
DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS
a. Descuentos:
Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres
primeras filas.
Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza
el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma
se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.
Importante:
La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de
retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición
del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención.
b. Cargos:
Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas
filas.
Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el
cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se
puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.
Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de
Descuentos.
Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de
Cargos.
Importante:
La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el
producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje.
CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A
FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO
DE BANDERA . El programa presentara la siguiente ventana:
Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de
los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no
tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS
Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem
o producto registrado.
Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo
del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser
modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite
realizar la consulta
Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. F – 1 / F
– 2).
Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado.
Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(S) o cuota(S) en
caso de ser cancelada a crédito.
Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de
acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo
periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha.
Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura.
Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
Importante:
Los campos Tipo y Numero el sistema trae los datos de manera
automática y son editables, pero NO deben ser modificados porque
esto altera la información presentada en los Informes del Modulo de
Cartera y cruces de información.
Importante:
En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe
colocar el valor a pagar en el primer vencimiento.
El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la
parametrizacion del documento se definió el campo , en caso
contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del
documento.
En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro
para ingresar un mensaje fijo de este documento.
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar
esta información.
De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los
cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.
Impresión del Documento
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las
observaciones digitadas en estos campos.
Importante:
El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel,
este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.
A continuación el sistema permite seleccionar si se imprimen clasificaciones
Al marcar la opcion se imprimira el Anexo con las clasificaciones que se utilizaron en el
documento
Importante:
Cada uno de los documentos que muevan clasificaciones, permitirá
imprimir el anexo con la información de las transacciones registradas
por cada una de las clasificaciones
1.2 Vencimiento por Lotes:
Ejemplo.
Los saldos asignados en la clasificación 9999999999 deben ser distribuidos en
cada una de las clasificaciones en este caso Lotes y Vencimientos por Lotes
previamente definidos por el usuario.
Importante:
Al momento de realizar la instalación del modulo de clasificaciones el
sistema envía los saldos del Inventario a una clasificación 9999999999
y este saldo se debe distribuir en cada uno de los Lotes y Fechas de Vencimiento
Para realizar este proceso se debe realizar una contabilización en un Documento
Tipo L el cual debe estar previamente definido.
Luego al generar nuevamente el informe de saldos de Inventario, se
discriminan las 5 unidades en cada uno de los Lotes y Fechas de Vencimientos
definidos por el usuario
Importante:
El producto 003-0001-000001 tiene un saldo de 5 unidades todas asignados en la CLASIFICACION 9999999999 y VENCIMIENTO Inicial
Importante:
Al momento de realizar la contabilización se debe acreditar la
clasificación inicial dada por el sistema es decir la 9999999999 y debitar
una a una las clasificaciones definidas por el usuario
¿Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables?
La ruta para elaborar documentos es Documentos – Documentos y allí seleccionar el
Tipo de documento a elaborar
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Elaborar una Factura de Venta que afecte Vencimiento por Lotes?
Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla
en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:
DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del
documento.
Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la
búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética)
o F3 (búsqueda numérica).
Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que
maneja sucursales.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar,
con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos.
Importante:
El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de
igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.
Importante:
El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la
Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales.
Importante:
Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este
amarrado al Nit antes digitado.
Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en
la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el
vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono o con la
tecla de función F2 (búsqueda alfabética).
Datos Adicionales del Cliente: (Dirección – Ciudad - Teléfono), el sistema
trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del
tercero.
Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catalogo
de terceros.
Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo
pendiente en cartera.
Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de
pago.
Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas
vencidas y por vencer).
Importante:
Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la
información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros.
DATOS DE TRANSACCIONES
Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem
o producto registrado.
Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar
los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2
(búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se
encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.
Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el
catálogo de terceros.
Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la
contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite
consultarlos.
Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con
la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos.
Importante:
Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema
permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica,
Cuenta Contable o Código de Barras.
Importante:
Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro dependiendo del tipo de SIIGO.
Importante:
En caso que en el campo Lista de Precio se asigne el código 13; al
momento de elaborar el documento el sistema trae el cuadro con todas
las listas de precios definidas para el producto y así el usuario
seleccionara la correspondiente.
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el
producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar
la consulta.
Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el
producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar
la consulta.
Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y
permite modificarlo para la impresión.
Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega
seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra.
Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a facturar.
Importante:
Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y dependiendo del tipo de SIIGO.
Importante:
Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de
productos del inventario por cada una de las bodegas.
Lote – Fecha Vencimiento: Por cada unidad de producto se debe asignar el
Lote y Fecha de vencimiento; para realizar la búsqueda se deben utilizar las
telas de función F2 o F3
Si se desea consultar el saldo de cada uno de los Lotes se utiliza el icono
habilitando la ventana que se ve a continuación:
Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, o en caso de
tener asociada una lista de precios en el tercero el sistema trae el valor en
forma automática.
% Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto
seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla
Desc. por producto.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del
producto.
DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS
a. Descuentos:
Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres
primeras filas.
Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza
el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma
se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.
Importante:
La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de
retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición
del documento está marcada como retención el sistema trae en forma
automática el porcentaje de retención.
b. Cargos:
Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas
filas.
Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el
cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se
puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.
Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de
Descuentos.
Importante:
La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el
producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje.
CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A
FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO
DE BANDERA . El programa presentara la siguiente ventana:
Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de
los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no
tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.
Importante:
Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del
documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de
Cargos.
FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS
Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem
o producto registrado.
Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo
del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser
modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite
realizar la consulta
Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. F – 1 / F
– 2).
Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado.
Importante:
Los campos Tipo y Numero el sistema trae los datos de manera
automática y son editables, pero NO deben ser modificados porque
esto altera la información presentada en los Informes del Modulo de
Cartera y cruces de información.
Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(S) o cuota(S) en
caso de ser cancelada a crédito.
Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de
acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo
periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha.
Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura.
Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la
parametrizacion del documento se definió el campo , en caso
contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del
documento.
Importante:
En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe
colocar el valor a pagar en el primer vencimiento.
En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro
para ingresar un mensaje fijo de este documento.
De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los
cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento.
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar
esta información.
Importante:
Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las
observaciones digitadas en estos campos.
Impresión del Documento
A continuación el sistema permite seleccionar si se imprimen clasificaciones
Al marcar la opcion se imprimira el Anexo con las clasificaciones que se utilizaron en el
documento
Importante:
El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel,
este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.
2. Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación
¿Qué es Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación?
En esta opción se pueden asignar stock o la cantidad mínima y máxima de los
productos que utilizan clasificaciones utilizando los criterios que se han definido al
momento de la instalación, que generalmente corresponden a Talla y Color.
¿Cuál es la Ruta para Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación?
La ruta para realizar el ingreso del stock de Inventarios por clasificaciones es: Módulos
Complementarios – Clasificaciones – Catalogo de clasificaciones – Catalogo –
Clasificaciones - Stock
Importante:
Cada uno de los documentos que muevan clasificaciones, permitirán
imprimir un anexo con la información de las transacciones registradas
en cada uno de las clasificaciones
Importante:
El proceso de Incluir un Stock de Inventarios por clasificaciones, solo
aplica cuando el modulo fue instalado manejando Clasificación Uno y
Clasificación Dos
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Crear las Clasificaciones?
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
El sistema permite incluir el stock mínimo y máximo de las clasificaciones a Nivel
Alfabético – Numérico o Referencia de Fabrica; a continuación se habilitara un
recuadro donde solicitara los datos del producto, con su clasificación (Talla y Color) y
el número de unidades máximas y mínimas que puede manejar el producto
3. Incluir Código de Barras a cada Clasificación
¿Qué es Incluir Código de Barras a cada Clasificación? En esta opción se puede asignar el Código de barras de los productos que utilizan
clasificaciones utilizando los criterios que se han definido al momento de la instalación,
que generalmente corresponden a Talla y Color
Importante:
Al llamar el producto, se habilita el ingreso de todas las Tallas y Colores
que maneja la empresa, para ingresar por cada uno de ellos el número
de unidades máximas y mínimas que puede manejar cada clasificación
Importante:
El proceso de Incluir el Código de Barras a cada Clasificación, funciona
en los dos escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es
decir:
Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento
¿Cuál es la Ruta para Incluir el Código de Barras a cada
Clasificación?
La ruta para realizar el ingreso de código de barras por clasificaciones es: Módulos
Complementarios – Clasificaciones – Catalogo de clasificaciones – Catalogo –
Clasificaciones – Código de Barras
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Incluir el Código de Barras a cada Clasificación?
Dependiendo del parámetro que se haya definido al momento de la instalación del
modulo de clasificaciones se discrimina de la siguiente manera:
3.1 Clasificación Uno y Clasificación Dos
Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:
En esta casilla se debe incluir el código de barras producto por producto y de cada uno
de ellos; llamando todas las clasificaciones que se hayan definido en el sistema en la
Clasificación uno y Clasificación dos, para ellos se habilitaran los dos campos que por lo
general son Talla y Color
En pantalla se habilitan unos iconos en la parte superior y los cuales se describen a
continuación:
Permite salir de la ventana que se encuentra en pantalla
Permite realizar la búsqueda de los productos y clasificaciones (Talla y Color)
previamente definidas por el usuario
Permite borrar un código de barras previamente asociado a un producto y a la
clasificación uno y dos correspondiente
Permite incorporar los códigos de barras por medio interfaces, para lo cual se
debe definir previamente el archivo plano cumpliendo con los parámetros definidos en
el documento Interfas.doc que se encuentra en el directorio de programas es decir en
SIIGO Windows. La estructura de la interface es:
Tipo de Longitud
Descripción
Campo Enteros Decimales
Alfanumérico 20 Código de Barras
Numérico 13 Código del producto (código
SIIGO)
Alfanumérico 10 Código de la Clasificación uno
Alfanumérico 10 Código de la Clasificación dos
Importante:
Si el producto NO está marcado en el catalogo como “Utiliza
Clasificaciones” no será posible incluir el código de barras que maneje
por esta opción
Permite generar un archivo plano o en Excel con los códigos de Barras que se
incluyeron a cada uno de los productos por cada una de las clasificaciones (Talla y
Color). Solamente solicita el rango de productos de los que se desea conocer esta
información
Importante:
El nombre del archivo plano a incorporar debe tener máximo 50
caracteres incluyendo la ruta de ubicación. Los campos deben estar
separados por comas pero teniendo en cuenta que no superen las
longitudes descritas anteriormente
Importante:
En caso de generar el archivo plano, este siempre se creara en el
directorio de la empresa donde se ejecuto el proceso. Ejemplo SIIWI01
La presentación del informe enviado a Excel se visualiza de la siguiente forma:
3.2 Vencimiento por Lotes:
Funciona exactamente igual a cuando se maneja Clasificación Uno y Clasificación Dos,
al momento de ingresar se habilita la siguiente ventana:
Solo que aquí NO solicita talla y Color sino Lote y Fecha de Vencimiento. La
presentación del informe enviado a archivo plano se visualiza de la siguiente forma:
4. Recupera de Clasificaciones
¿Qué es Realizar Recupera de Clasificaciones?
El Recupera es un proceso que permite reconstruir o reorganizar la información del
archivo maestro de clasificaciones a partir del archivo de movimiento, el cual guarda
cada uno de los registros efectuados.
¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el
Proceso de Recupera de Clasificaciones?
Antes de ejecutar el proceso de recupera se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos para su correcta ejecución:
Se deje realizar copia de seguridad
Mientras se ejecuta el proceso No debe ningún usuario encontrarse en el
sistema o tratar de ingresar a el
El proceso se debe ejecutar con clave de administrador
¿Cuál es la Ruta para Realizar un Recupera de Clasificaciones?
La ruta para realizar un recupera de Clasificaciones es: Administración – Procesos -
Procesos Administrativos – Recuperaciones
¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de
Realizar un Recupera de Clasificaciones?
Al momento de ingresar al sistema a ejecutar el proceso de Recupera, se habilita el
siguiente mensaje en el cual se informa la condición requerida para poder ejecutar
este proceso:
Importante:
El proceso de Recupera funciona exactamente igual en los dos
escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es decir:
Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o
Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento
A continuación el sistema solicita confirmación del proceso a realizar
Paso seguido el sistema solicita confirmación del año en el cual se ejecutara el proceso
al igual que de cual proceso de recuperación se desea ejecutar
Se deberá seleccionar la opción de “Clasificaciones/Lotes”
De acuerdo a las necesidades presentadas es posible ejecutar el proceso de recupera
de clasificaciones de dos maneras a saber:
Proceso Total: En esta opción el sistema verifica todos los archivos del año
presente y del año inmediatamente anterior; además de generar los listados de
inconsistencias, también realiza las correcciones correspondientes.
Proceso Parcial: Al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los
archivos que contengan información con diferencias, generando los
correspondientes listados. Adicional el sistema permite ejecutar este proceso
Importante:
Así el Modulo de Clasificaciones se haya instalado seleccionando el
manejo de Clasificación Uno y Clasificación Dos o Lotes y Fechas de
Vencimiento la ruta y el nombre para ejecutar el proceso de
recuperación es la misma
Importante:
Se debe generar el listado de inconsistencias y antes de continuar con
el proceso de recuperación analizar su información para realizar las
correcciones necesarias; dependiendo de su detalle es posible que al
continuar algunos documentos de este listado sean borrados en forma
automática
mes a mes. Al dar la instrucción el sistema continuara y la ejecución del
proceso se visualizara en pantalla:
Cuando se termine la ejecución del proceso, el sistema generara un mensaje
informativo
Importante:
El proceso de recuperación demora dependiendo del nivel de
información que tenga la empresa y de la capacidad que tenga el
equipo donde se está ejecutando