SIIGO WINDOWS

Interface - Importacin

Cartilla

I

Tabla de Contenido

1. Presentacin . 3

2. Proceso de Importaciones . 4 3. Qu es una importacin? 4. Qu es una Interfaz? 5. Cmo se Define una Interfaz para SIIGO Windows? 6. Qu formatos acepta SIIGO Windows para incorporar parmetros o

informacin? 7. Cmo se crea un Archivo PRN o TXT?

8. Cul es la ruta para el proceso de importaciones? 9. Cul Informacin se puede incluir en SIIGO Windows por medio de Interfaces? 10. Cmo se puede crear ms fcil un archivo PRN?

11. Cmo convertir archivos a PRN desde Excel? 12. Cmo convertir a formato PRN un archivo de ms de 240 columnas? 13. Cmo se Incorpora la Informacin en SIIGO Windows?

14. Cmo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente Creado?

Presentacin El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de incluir parmetros o informacin a SIIGO por medio de archivos planos con el fin de agilizar algunos

procesos y de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

PROCESO DE IMPORTACIONES

Qu es una Importacin? En SIIGO una importacin es una funcionalidad para agilizar algunos procesos de

parametrizacin o incorporacin de informacin contable al software. El sistema provee

la opcin de incorporar informacin por medio de archivos planos los cuales deben

estar en formato PRN o TXT (este es obligatorio) para que sean reconocidos por el

sistema.

Qu es una Interfaz? Una interfaz es un conjunto de componentes empleados por los usuarios para comunicarse con las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la mquina mediante instrucciones, denominadas genricamente entradas. Las entradas se introducen mediante diversos dispositivos, por ejemplo un teclado o un archivo plano y se convierten en seales electrnicas que pueden ser procesadas por la computadora

Cmo se Define una Interfaz para SIIGO Windows? La definicin de las interfaces depende de un archivo que se llama INTERFAS.DOC y se encuentra dentro de la carpeta SIIGO WINDOWS de cada mquina donde est

instalado el SIIGO en la ruta:

Si el sistema operativo de la maquina esta en espaol cpielo en: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informtica y Gestin S.A\SIIGO Windows

Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles cpielo en: [Unidad]:\Program Files\Informtica y Gestin S.A\SIIGO Windows

En el documento INTERFAS.DOC, se encuentra contenida toda la informacin de la definicin de cada columna para el archivo plano por cada tipo de parametrizacion o

informacin contable. Estos deben cumplir con una posicin especifica por medio de una posicin final inicial y tipo de campo

Importante: Si los archivos no se encuentran en los formatos mencionados anteriormente no se podr incluir la informacin en SIIGO WINDOWS.

Importante: Tener en cuenta que debe el programa (es decir SIIGO Windows) debe estar actualizado porque es posible que en cada versin la estructura definida cambie en algunos parmetros o posiciones.

Las interfaces de importacin manejan 2 tipos de campos que son:

Numricas: Los campos definidos como numricos deben ser completados con

ceros a la izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice, En el caso de campos numricos con decimales, no es necesario escribir comas ni puntos para separar enteros, sino que se debe tener en cuenta que los ltimos dgitos del campo corresponden a los decimales, por ejemplo:

DATO CORRECTO INCORRECTO

285 000000000285 285

0 000000000000

1.25 000000000125 000000001.25

Alfanumricas: Los campos definidos como alfanumricos deben ser completados con espacios en blanco a la derecha en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice. NO completar con ceros

DATO CORRECTO INCORRECTO

Pago en Efectivo Pago en Efectivo Pago en Efectivo

Pago en Efectivo00000

El sistema exige que las posiciones sean exactas, pues en caso contrario puede subir informacin errada o no subir, adicional es necesario tener en cuenta que los datos que pida la interfaz de informacin ya deben estar previamente parametrizados en SIIGO.

Importante: Si el usuario no emplea algn campo NO obligatorio puede dejar en ceros o en espacios segn el tipo de campo.

Importante: El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general

Ejemplo: Se va a subir una interfaz de movimiento es necesario ya tener las cuentas contables

creadas, el catalogo de terceros, los centros de costo, las formas de pago entre otras.

Qu formatos acepta SIIGO Windows para incorporar

parmetros o informacin?

Los formatos que acepta SIIGO Windows son PRN y TXT se crean de manera directa

por medio del programa Notepad o cualquier editor de texto, sin embargo debido a la

longitud de los archivos lo ms fcil es emplear el Excel para la definicin de los

archivos planos, pues los campos sean numricos o alfanumricos se puede definir su

ancho y su tipo, lo cual es muy til y de fcil administracin.

Debido a una limitante de Excel los archivos de importacin estn divididos en varios

planos pues este luego de 250 caracteres en columna al convertir a PRN los corta y

esto causa que el formato no pueda incorporarse, para solucionar esto existen dos

opciones:

1. Emplear una macro la cual convierta el archivo de manera correcta (el empleo

de esta se ver ms adelante)

2. Crear varias partes del archivo segn lo describe el archivo INTERFAS.doc, para

crear los archivos de manera correcta lo cual explica porque el archivo

INTERFAS.DOC tiene dos columnas de numeracin

Importante: Antes de incorporar una interfaz valide que la configuracin regional de su mquina este decimal en punto (.) miles en coma (,) y la fecha en ao \

mes \ da, esto garantiza que la interfaz suba con los valores correctos.

Para la creacin de archivos unidos, ejemplo el de inventario emplear 2 y no 5 se debe tener en cuenta que el ARCHIVO No 1: une la informacin de los archivos 1, 2 y 3. Y ARCHIVO No 2: une la informacin de los archivos 4 y 5.

Cmo se crea un Archivo PRN o TXT? Para crear un archivo plano TXT o PRN es necesario emplear un editor de texto, en el mercado tenemos muchos pero entre los ms fciles de usar tenemos el NOTEPAD y

WORDPAD, adems el propio de los sistemas operativos que es el EDIT del CMD, con cualquiera de estos tres se puede realizar el plano. Es necesario tener abierto el archivo INTERFAS.DOC para ir digitando la informacin requerida, los campos en el archivo plano deben ser exactos, es decir, si en el documento dice 13 posiciones numricas es obligatorio que existan las 13 posiciones, si el dato no cumple con las posiciones las dems deben ser ceros a la izquierda, lo mismo sucede con los campos alfabticos los cuales deben llenarse con espacios a la

derecha, debido a que estos estn alineados a la izquierda. En las imgenes inferiores se puede ver en rojo el caso de los campos numricos y en azul los campos alfanumricos

Importante:

Cuando se emplea la opcin de archivo 1, no significa que se deba

subir solo ese archivo 1 del documento INTERFAS.DOC, lo que quiere

decir es que ese archivo es una parte de un todo y el archivo completo

es la sumatoria de todos los campos en los dos o tres archivos; ese es

el motivo de las dos columnas de nmeros en el documento

INTERFAS.DOC

Debe hacer lnea a lnea, campo a campo segn el contenido del documento INTERFAS.DOC, se debe tener en cuenta que los campos numricos no deben tener comas o puntos de separacin decimal, la forma de determinar los decimales en los campos numricos est incluida dentro de la definicin de los campos, por ejemplo, el campo: VALOR DEL MOVIMIENTO: 15 posiciones numricas, 13 enteros, 2 decimales se debe escribir de la siguiente forma:

VALOR CORRECTO INCORRECTO

100.000 000000010000000 00000100,000.00 000000000000.00

Los campos de fechas siempre deben tener el formato AAAAMMDD, si no se emplea la fecha en cuestin de puede colocar cualquier fecha, lo ms recomendable es dejar la fecha en la que se sube la informacin, adicional la fecha no debe tener ningn tipo de

separador, la formas de escribir las fechas es:

FECHA CORRECTO INCORRECTO

31 DIC DE 2011

20111231 2011/12/31

2011-12-31 La creacin de archivos planos por este mtodo es de mucho cuidado y debido al conteo columna a columna se pueden cometer errores de digitacin, por esta razn se sugiere realizarlo en Excel el cual se puede manejar de manera ms fcil y gil.

Cul es la ruta para el proceso de importaciones? El proceso de importaciones en SIIGO, se realiza por la ruta: Interface Importaciones y cada uno de los mdulos en los que se pueden subir interfaces con su correspondiente sub men:

Importante: Recuerde que cada carcter corresponde a un espacio, es decir una coma, un smbolo o un movimiento con la barra espaciadora corresponde a una posicin dentro del archivo plano

Cul Informacin se puede incluir en SIIGO Windows por medio

de Interfaces?

En SIIGO WINDOWS se puede importar la siguiente informacin:

1. Contabilidad

1.1 Paso comprobantes entre empresas

1.2 Comprobantes contables

1.3 Catalogo de Terceros

2. Gestin de Clientes

2.1 Prospectos y Contactos

3. Inventarios

3.1 Catalogo de Productos

3.2 Listas de Precios

3.3 Requerimientos de Materia Prima

4. Activos Fijos y Presupuesto

4.1 Catalogo de Activos Fijos

4.2 Presupuesto Contable

4.3 Presupuesto Inventario

5. Nomina

5.1 Catalogo de Empleados

6. Documentos Extracontables

6.1 Ordenes de Pedido/Compra/Cotizaciones

7. EDI

7.1 Tipos de Documentos

7.2 rdenes de Compra

7.3 Importacin Orden de Compra

Cmo se puede crear ms fcil un archivo PRN?

Debido a que la elaboracin manual del archivo plano es muy delicada es posible crear

una plantilla en Excel la cual facilite el diligenciamiento de los campos para as agilizar

el proceso de creacin de la interfaz.

Para realizarlo de esta forma se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Configure la pagina de Excel con letra Arial 10 y coloque el nombre de su

eleccin, el motivo de este tamao es que cuando se convierte a PRN o a TXT

los campos definidos no generaran espacios que causen errores al momento de

incorporar la informacin al sistema.

2. Abra el archivo de INTERFAS.DOC.doc y ubique la interfaz que desea incorporar, para este ejemplo se empleara la de movimiento (DOCUMENTOS CONTABLES)

3. Observar que en la parte izquierda de la tabla existe una o dos columnas con

nmeros consecutivos, estos indican el ancho de la columna, al lado derecho encontrara una columna con la definicin de este campo, all encontrara que tipo de informacin debe ir (numrica y alfanumrica).

ARCHIVO No 1:

001 001

TIPO DE COMPROBANTE: 1 posicin alfanumrica

002 004

CDIGO COMPROBANTE: 3 posiciones numricas

005 015

NMERO DE DOCUMENTO: 11 posiciones numricas

016 020

SECUENCIA: 5 posiciones numricas. Mximo hasta 250

021 033

NIT: 13 posiciones numricas

034 036

SUCURSAL: 3 posiciones numricas

037 046

CUENTA CONTABLE: 10 posiciones numricas

047 059

CDIGO DE PRODUCTO: 13 posiciones numricas

060 067

FECHA DEL DOCUMENTO: 8 posiciones numricas (AAAAMMDD)

068 071

CENTRO DE COSTO: 4 posiciones numricas

4. Es recomendable que en la primer fila del Excel se coloque el nombre del campo; es til luego de parametrizar todas las columnas para as conocer que va en cada una de ellas.

5. Inicie fila a fila del archivo INTERFAS.DOC vs. Columna a columna del Excel, seleccione con el Mouse la columna A (recuerde que una columna seleccionada

se resalta en color azul) y haga clic derecho para que muestre la ventana de la herramienta y haga clic en ancho de columna, all se habilitara una ventana donde se debe digitar el ancho indicado en el documento.

6. Sobre la misma columna seleccionada haga nuevamente clic derecho y seleccione la funcin de formato de celdas, esto habilitara una ventana de funcin, donde dependiendo del tipo de campo se seleccionara:

General o Personalizada: Cuando el campo es alfanumrico y digitar la

cantidad de ceros indicada en el documento INTERFAS.DOC en el campo tipo

dependiendo de lo que indica el campo, como el ejemplo 13 ceros y dar clic en aceptar

Importante: El campo cuenta es de 10 caracteres numricos pero este tiene una connotacin especial pues lo ceros no van a la izquierda sino a la derecha por esta razn no puede marcarse como especial sino que debe ser general

7. Repita este proceso con todas las columnas

8. Luego de definir el plano se debe visualizar como en la siguiente pantalla:

Cmo convertir archivos a PRN desde Excel?

1. Antes de convertir archivos a PRN elimine la fila uno borrando los nombres que se recomiendo colocar para identificar cada columna y confirme los anchos de las columnas y que todo se encuentre en mayscula para evitar problemas al momento de subir el plano a SIIGO Windows.

2. Hacer clic en archivo / guardar como y seleccione en guardar como tipo

texto(delimitado por tabulaciones o tab limited)

Importante:

La primera fila donde se coloco el nombre del campo debe borrarse antes

de convertir el archivo a PRN o TXT, de lo contrario al subir la interface genera inconsistencias.

Importante: Recuerde estar guardando constantemente el archivo de Excel, as evitara perder el trabajo realizado

Importante: No deben existir caracteres como comas (,) puntos (.) comillas dobles o sencillas ()

3. Luego haga clic en el botn guardar. 4. Seleccionar la ruta donde se desea guardar el archivo, sin embargo para evitar

confusiones lo recomendable es guardarlo en la empresa donde se va a incorporar

Importante:

Luego de tener todos los campos definidos y llenos es necesario

guardar el archivo en formato *.PRN, tenga en cuenta que si el archivo tiene ms de 240 caracteres por fila, es necesario ejecutar una macro la cual convertir de manera correcta el archivo.

Para 2007 o 2010 es el mismo tipo y nombre, debido a que el PRN es el mismo para cualquier tipo de office o sistema operativo

Cmo convertir a formato PRN un archivo de ms de 240

columnas?

1. Abrir un archivo de Excel

a. OFFICE 2003

Incluir el men de Visual Basic, para esto se selecciona por el men View

Toolbars Visual Basic o se da clic derecho sobre la parte de los mens y se selecciona Visual Basic.

b. OFFICE 2007 O 2010

Ubicar el botn de inicio y dar clic en el botn de opciones de Excel o Excel options

En la ventana de opciones de Excel ubicar la pestaa de personalizar o customize

Desplegar la opcin de comandos disponibles o choose commands from:

Seleccionar la barra de developer tab o ficha programador

Se selecciona la opcin de visual Basic

Al dar clic en aceptar en la barra superior de Excel habilita la casilla de visual Basic para realizar el proceso de creacin de la interfaz de 240 caracteres.

2. En el men de Visual Basic

a. OFFICE 2003

Seleccionar el icono Visual Basic Editor, el cual abre la ventana del editor de Visual Basic

Copiar el contenido de Macro en Excel para generar Archivos Planos con ms de 240 caracteres el cual es:

Sub ExportText() Dim delimiter As String Dim quotes As Integer Dim Returned As String delimiter = ""

quotes = MsgBox("Se exportaran unicamente las celdas seleccionadas", vbYesNo) ' Call the WriteFile function passing the delimiter and quotes options. Returned = WriteFile(delimiter, quotes) ' Print a message box indicating if the process was completed.

Select Case Returned

Case "Canceled" MsgBox "La Exportacion ha sido cancelada." Case "Exported" MsgBox "La Informacion fue exportada."

End Select End Sub Function WriteFile(delimiter As String, quotes As Integer) As String ' Dimension variables to be used in this function. Dim CurFile As String Dim SaveFileName Dim CellText As String Dim RowNum As Integer Dim ColNum As Integer Dim FNum As Integer Dim TotalRows As Double Dim TotalCols As Double

' Show Save As dialog box with the .TXT file name as the default. ' Test to see what kind of system this macro is being run on. If Left(Application.OperatingSystem, 3) = "Win" Then SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text Delimited (*.txt), *.txt", , "Text Delimited Exporter") Else SaveFileName = Application.GetSaveAsFilename(CurFile, "Text", , "Text Delimited Exporter") End If ' Check to see if Cancel was clicked.

If SaveFileName = False Then WriteFile = "Canceled" Exit Function End If ' Obtain the next free file number. FNum = FreeFile() ' Open the selected file name for data output. Open SaveFileName For Output As #FNum ' Store the total number of rows and columns to variables. TotalRows = Selection.Rows.Count TotalCols = Selection.Columns.Count

' Loop through every cell, from left to right and top to bottom. For RowNum = 1 To TotalRows For ColNum = 1 To TotalCols With Selection.Cells(RowNum, ColNum) Dim ColWidth As Integer ColWidth = Application.RoundUp(.ColumnWidth, 0) ' Store the current cells contents to a variable. Select Case .HorizontalAlignment

Case xlRight CellText = Space(ColWidth - Len(.Text)) & .Text Case xlCenter CellText = Space((ColWidth - Len(.Text)) / 2) & .Text & Space((ColWidth -

Len(.Text)) / 2) Case Else CellText = .Text & Space(ColWidth - Len(.Text)) End Select End With ' Write the contents to the file. ' With or without quotation marks around the cell information. Select Case quotes Case vbYes CellText = CellText & delimiter Case vbNo CellText = CellText & delimiter End Select Print #FNum, CellText;

' Update the status bar with the progress. Application.StatusBar = Format((((RowNum - 1) * TotalCols) + ColNum) / (TotalRows * TotalCols), "0%") & " Completed." ' Loop to the next column. Next ColNum ' Add a linefeed character at the end of each row. If RowNum TotalRows Then Print #FNum, "" ' Loop to the next row. Next RowNum ' Close the .prn file.

Close #FNum ' Reset the status bar. Application.StatusBar = False WriteFile = "Exported" End Function

El cual debe quedar de la siguiente manera.

Guardar con el nombre que se quiere aplicar a este archivo de Excel, el cual nos va servir como base para generar nuestros archivos planos

b. OFFICE 2007 O 2010

Es necesario guardarla con un nombre primero y luego llamarla y seleccionar editar para que deje en la ventana de programacin, esta macro es una de las formas pero se pueden emplear o disear nuevas macro si se desea.

3. Digitar en el archivo de Excel toda la informacin solicitada de acuerdo al formato INTERFAS.DOC

4. Cuando se hayan ingresado todos los datos se debe:

Seleccionar las celdas a exportar y se da clic en la opcin Run Macro del men Visual Basic en 2007 o en la pestana de botn macro;

Se desplegara una ventana mostrando las macros disponibles, utilizamos la que tiene el nombre del archivo de Excel mas ExportText.

Importante: En caso de no tener la macro, solicitarla a Informtica y Gestin o descargarla de preguntas frecuentes en el portal de clientes.

Aparecer un mensaje recordando que nicamente se exportaran las celdas seleccionadas

Al dar clic en SI a esta pregunta, se abre una ventana preguntando donde guardar el archivo plano a generar

Despus de ingresar los datos, le damos Save o Guardar. Si no existen problemas el programa nos muestra una ventana diciendo que la informacin fue exportada.

Por ltimo revisar el archivo en la ruta que se selecciono al guardarlo y abrirlo con el editor de texto (si se abre en Excel no ser entendible)

Verificar que el archivo se encuentra en formato *.PRN el cual se requiere para subirlo a SIIGO Windows.

Cmo se Incorpora la Informacin en SIIGO Windows?

1. Para incluir interfaces se debe ingresar por la ruta anteriormente mencionada y seleccionar la interfaz que desee incorporar.

Importante:

Los archivos no deben contener caracteres especiales pues esto

causa que no se pueda ejecutar de manera correcta el proceso de conversin

Si al editar el archivo plano se encuentra que entre columnas hay espacios, saltos repentinos entre lneas entre otros; estos se deben corregir manualmente desde el archivo de Excel, y tener en cuenta las indicaciones dadas al inicio del proceso

En este caso incorporaremos movimiento en un archivo, esto indica que contiene todas las columnas en un solo archivo plano

2. Luego de seleccionar el plano a incorporar el sistema le pregunta el mtodo de incorporar.

3. Luego de definir el mtodo el sistema salta a la seccin de nombre del archivo, all se debe colocar la ruta donde se copio, el sistema tiene un limitante de 24 caracteres en este campo, si al digitar esta informacin no alcanza el nombre completo del archivo, cmbielo de ubicacin o reduzca el nombre sin eliminar la extensin del mismo y de ENTER para pasar al siguiente campo

Importante: No es solo el archivo 1 sino todos los campos de dos o ms archivos acumulados en uno solo.

4. El sistema pasa a las ventanas de impresin, esto es porque luego de hacer el

proceso muestra en vista preliminar el resultado del mismo, se puede enviar a vista previa, Excel o directamente a la impresora segn la decisin del usuario

5. Al terminar el proceso el sistema muestra el informe de lo presentado en la incorporacin de la informacin, siempre debe salir este informe, cuando el proceso es correcto muestra datos incorporados exitosamente o comprobante incorporado en el extremo derecho de la pantalla

6. En caso de presentar inconsistencias en el extremo derecho el sistema muestra

cuales parmetros no fue posible incorporar y la causa de esto, normalmente se presenta porque los campos estn en posiciones incorrectas por mala definicin del plano o porque los parmetros incluidos en la interfaz no existen

Importante: Si se incorporan facturas por interfaes y se desean imprimir por previos en forma correcta, el orden de las cuentas contables por secuencia debe ser el siguiente:

1. Cuenta de Ventas 2. Cuenta por Cobrar 3. Cuenta de Retencin 4. Cuenta de IVA 5. Cuenta de Inventarios 6. Cuenta de costos

Cmo se Verifica que el Archivo Plano este Correctamente

Creado?

Para verificar que un archivo plano este correctamente creado, es necesario verificarlo

cuando ya est en formato PRN o TXT, si se valida desde Excel esta verificacin no

ser vlida pues SIIGO Windows no lee archivos en XLS sino exclusivamente en PRN o

TXT, para ello:

1. Ingrese a la ruta donde usted guardo el archivo plano despus de convertirlo a

PRN

2. Ubquese sobre el archivo y haga clic derecho sobre l y seleccione la opcin de

abrir con o la opcin de editar, las dos abrirn una ventana de bloc de notas o

notepad

3. En este es necesario activar la opcin de VER / BARRA DE ESTADO para que

se vea la barra de posicin en el parte inferior del programa

4. Abra el documento INTERFAS.DOC o tngalo impreso e inicie a desplazarse con

las flechas del teclado a la derecha y confirme que en la lnea una cada posicin

es un dato correcto y consecuente con lo que dice el documento.