cartilla - interfases - exportacion

7/25/2019 CARTILLA - INTERFASES - EXPORTACION

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SIIGO WINDOWS

Interface - Exportaciones

Cartilla

I


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Tabla de Contenido

1. Presentacin . 32. Proceso de Exportaciones . 43. Qu es una exportacin?4. Proceso de exportacin contabilidad

4.1 Caractersticas y valores de contabilidad4.2

Caractersticas y valores por centro de costo4.3 Movimiento contable4.4 Valores de las cuentas de ajuste por inflacin4.5

Movimiento por cuenta alterna4.6 Saldo terceros por centro de costo4.7 Catalogo de terceros4.8 Definicin de interfaces por modelos4.9

Generacin de interfaces por modelos5. Proceso de exportacin de cuentas por cobrar

5.1 Cuentas por cobrar por tipo de documento6. Proceso de exportacin de gestin de recaudos

6.1 Observacin y seguimiento por nit, fecha6.2 Motivos de cartera6.3 Documentos pendientes de motivos

7. Proceso de exportacin cuentas por pagar7.1 Cuentas por pagar por tipo de documento

Otras exportaciones8. Exportacin de inventarios

8.1 Caractersticas y valores de productos:8.2 Saldos por bodegas8.3 Requerimientos de materia prima8.4 Movimiento de clasificaciones

9. Exportacin de activos fijos9.1

Caractersticas y valores de activos fijos

9.2 Activos fijos exportacin dinmica10.Exportacin de presupuesto

10.1 Contable10.2 Inventario

11.Exportacin de documentos extracontables11.1 Orden de pedido11.2 Orden de compra11.3 Cotizaciones

12.Exportacin de ventas12.1 Ventas por Vendedor12.2 Recaudos por vendedor12.3 Productos por factura

13.

Exportacin de gestin de clientes13.1 Prospectos13.2 Contactos13.3 Seguimientos13.4 Cotizaciones / ventas

14.Exportacin de nomina14.1 Empleados14.2 Acumulados de nomina14.3 Novedades de nomina


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Presentacin

El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de generacin dearchivos planos o archivos en Excel directamente desde el software con el fin derealizar revisiones sobre la parametrizacin e informacin contable y administrativadigitada en el sistema de acuerdo a las necesidades de cada usuario.


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PROCESO DE EXPORTACIONES

1.Qu es una Exportacin?

En SIIGO una exportacin es el proceso mediante el cual se extrae la informacin delos catlogos de SIIGO con un formato especfico para la validacin o utilizacin segnlas necesidades del usuario. SIIGO permite generar esta informacin en dos formatosuno es *.XLS, el cual corresponde a archivos de Excel segn el formato estndar deSIIGO; es decir, el que se ve en cualquier exportacin dentro del programa y el otro esel formato PRN el cual queda guardado dentro de la SIIWIXX, donde XX corresponde alnmero de la empresa, este formato se puede ver y editar por cualquier programaeditor de texto como notepad, Word, e incluso Excel. Siempre se encuentrandiferenciados por dos botones

La carpeta significa que ser enviado a un Archivo en PRN y las barras de colores quese exportara a Excel, en donde debe ser guardo por el usuario

2.PROCESO DE EXPORTACION CONTABILIDAD

2.1 Caractersticas y Valores de Contabilidad: Muestra la informacin a nivelgeneral de la contabilidad, genera un detallado mes a mes del movimiento de cadacuenta contable y sus caractersticas (si se genera a un nivel, grupo o cuenta no aplicapues no puede agrupar las caractersticas de las cuentas contenidas sino que muestralas del grupo contable), no se visualiza informacin detallada sino generalLos datos los toma de los archivos Z03AAA, Z09AAAA y Z08AAAA.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones Contabilidad -Caractersticas y Valores de Contabilidad

Al seleccionar la opcin el sistema muestra una ventana de definicin de archivo, enesta es necesario indicar el nmero de la empresa de la cual se va a generar laexportacin y seleccionar los campos que se desean ver


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El sistema solicita para su generacin la siguiente informacin

Empresa:Corresponde al nmero de la empresa de donde se desea generar laexportacin, para que el proceso sea ms gil siempre se recomienda generarlodesde la empresa donde se desea la informacin.

Identificacin de La Cuenta: En esta seccin se debe escoger lascaractersticas que se desean visualizar de las cuentas contables, como cdigocontable, si es tercera o si es detallada entre otros.

Movimiento de la Cuenta:En esta opcin se marcan las caractersticas delmovimiento que se desean visualizar como por ejemplo, fecha del ltimomovimiento, si es D o C, saldo actual y anterior a la fecha de generacin entreotros

Ajustes Por Inflacin:Esta opcin aplica solo cuando se maneje ajuste porinflacin a los inventarios, diferidos para que mostrara cuales cuentas tenan

estas caractersticas

El informe muestra la siguiente informacin en su generacin en la opcin de Excel

2.2 Caractersticas y Valores por Centro de Costo: Este informe muestra losacumulados de las cuentas contables por centro de costo, trae la informacin


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contenida en el Z28AAAA que es el archivo consolidado de centro de costos yformulacin de presupuesto.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones Contabilidad -Caractersticas Y Valores Por Centro De Costo

Al seleccionar la opcin el sistema pregunta si desea generar los saldos de inventario,esto genera la interfaz por cada centro de costo

En esta ventana el sistema pregunta lo que se desea ver en el informe y lo hace desdeel 1 de enero hasta la fecha de generacin de la interfaz


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Al marcar exportar el sistema realiza el proceso y luego muestra

Este informe se genera directamente en un archivo PRN, el cual queda guardado en laruta de la empresa (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde a la empresa donde se generoel informe), con el nombre CN28100G.prn. Al abrirlo muestra la siguiente informacin:

Si no se marca la opcin de generar saldos de inventario, pasa a la definicin delarchivo en la opcin de identificacin de Centro de costo, en la cual se marcan loscampos que se desean ver en la interfaz

Luego de seleccionar los campos el sistema pregunta si desea seleccionar la cuentacontable o centro de costo con el correspondiente rango para la generacin del informe


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Si se marca la opcin de cuenta muestra la siguiente ventana:

Si se marca centro de costo muestra la siguiente ventana:


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Luego de seleccionar la forma de visualizacin el sistema genera el archivo en *.PRNdentro de la empresa donde se genero (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde al nmerode la empresa) o a Excel de manera directa por el icono

2.3 Movimiento Contable: Esta interfaz muestra el contenido del movimiento demanera detallada registro a registro segn el rango de cuentas y de fechas asignado,trae la informacin de principalmente de archivo Z09AAAA que es el de MovimientoComprobantes contables, la ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones Contabilidad - Movimiento Contable

El sistema pregunta si desea generar resumen de cuentas de inventarios


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Al marcar la opcin muestra la ventana de seleccin de campos que se deseanvisualizar, el rango de cuentas y el rango de fechas del cual se desea que muestre elinforme de las cuentas de inventario, recuerde que esta opcin solo muestra lascuentas que se encuentran con movimiento en las tablas de inventario

La visualizacin del informe en Excel es as:


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Si no se marca la opcin de Genera Resumen por Cuenta de Inventarios el sistemacontinua con la siguiente ventana, en la cual permite seleccionar las opciones que sedesean visualizar en la identificacin del movimiento, en esta seccin se marcan loscampos principales de los registros contables guardados en los archivos de la empresa.

Luego de la seleccin pregunta la opcin del filtro, para ubicar de manera ms fcil elmovimiento que se necesita, permite generar por: Tipo de Documento, Cuenta, Fechasy Numero

Tipo Documento: Muestra el filtro para seleccionar el tipo de comprobanteespecfico del que se desea verificar el movimiento


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Cuenta:Permite seleccionar el nivel de la cuenta contable por el cual se deseagenerar el interfaz. (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o Subauxiliar), estoagrupa la informacin y no es detallada dependiendo de la opcin seleccionada

Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas del cual se desea generar elinforme de movimiento


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Nmero:Hace referencia al Nit digitado en el movimiento

En la exportacin a Excel el informe muestra la siguiente informacin, recuerde queesta depende de los campos seleccionados y del filtro colocado

2.4 Cuentas de Ajuste por Inflacin: Este informe muestra las cuentas marcadascomo ajustables en la definicin de cuentas contables, esta interfaz no permiteseleccionar ningn campo.

La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Valores delas Cuentas de Ajustes por Inflacin


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El sistema solo muestra la ruta donde se va a crear la interfaz y si se va a exportar aExcel o si se va a llevar a un archivo en PRN, El informe muestra la cuenta, el nombrede la cuenta, la fecha del ltimo movimiento, el saldo anterior, el movimiento debito ycrdito y el saldo nuevo

2.5 Movimiento por Cuenta Alterna: Este informe muestra el movimiento de lascuentas que en su definicin tengan la caracterstica de cuenta alterna, no permite

seleccin de ningn campo, la informacin la trae del archivo Z03AAAA que es elmaestro de cuentas contables, la ruta para su exportacin es: Interface -Exportaciones Contabilidad - Movimiento por Cuenta Alterna.


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El sistema muestra si desea exportar a Excel o a archivo PRN

La informacin contenida en esta interfaz es la cuenta y su descripcin, el saldoanterior, el movimiento mes a mes y nuevo saldo

2.6 Saldos Terceros por Centro de Costo: Este informe muestra la informacindetalla por cada tercero y por cada centro de costo contenida en los saldos de terceroy en el movimiento.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Saldos

Terceros por Centro de Costo

El sistema muestra el filtro de seleccin de los campos que se desean visualizar en elinforme, luego de marcarlos se debe hacer clic en el botn exportar, esto creara un

archivo en la empresa SIIWIXX, donde XX corresponde al nmero de la empresa


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Este informe solo permite ser exportado a PRN, luego de hacer clic en el botnexportar, el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo, la ruta siempre es laempresa desde donde se genero el informe y el nombre es CN26100Gprn para que sevaliden los datos exportados

Al verificar en el Excel, muestra los datos de la cuenta y su nombre, el centro ysubcentro de costo, el NIT la sucursal y el nombre y por ltimo el saldo.


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2.7 Catalogo De Terceros: Esta interfaz trae la informacin incluida en la aperturade terceros, la informacin la lee del archivo Z08AAAA.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Catalogo deTerceros.

El sistema muestra una ventana de seleccin de empresa donde se digita el numero dela empresa y se selecciona la opcin del catalogo de terceros.


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Luego de este filtro el sistema pregunta si desea el informe con sucursales y elordenamiento de la misma, si lo desea numrico o alfabtico

El sistema da la opcin de exportacin a Excel o a archivo PRN, el informe muestratodos los parmetros definidos en el catalogo de terceros. La interfaz en Excel se veas:

2.8 Definicin De Interfaces Por Modelos: Esta es una herramienta de diseo en lacual el sistema lee la informacin directa de los archivos de informacin de SIIGO loque permite tener informacin adicional a la contenida en los catlogos como fechareal de elaboracin de documento u hora de elaboracin. La generacin de la interfazpermite realizar verificaciones de informacin de acuerdo a los datos que se seleccioneen ella, esta informacin la genera el sistema con los datos originales en el momentoen que se ingreso la informacin, el sistema permite generar hasta 9999 modelosdiferentes.La ruta para su elaboracin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Definicin deInterfaces por Modelos


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Al seleccionar el sistema muestra un ventana inicial donde se debe seleccionar el tipode informacin que se desea generar, se pueden crear interfaces dinmicas deCuentas, NIT, Acumulados De Centro De Costo, Acumulados De Bodegas, Productos,Activos, Acumulados De Nomina, Acumulados De Terceros, Detalle, DocumentosExtracontables Y Documentos Contables, EDI, Ean14, Encabezado De Ordenes DeProduccin, Detalle De Ordenes De Produccin, Cierre De Ordenes De Produccin YMovimiento De Ordenes De Produccin.

Luego de la seleccin de la interfaz, el sistema muestra la ventana de definicin enesta pregunta

Cdigo:Este es el nmero de interfaz a crear, recuerde que mximo se puedencrear 9999.

Nombre:Descripcin del modelo a parametrizar, este debe tener mximo 50caracteres

Campo: Seleccione los datos que se necesiten visualizar en la interfaz, sepuede desplazar con la flecha hacia abajo o hacia arriba y con doble clic del

mouse se habilita S para que el sistema en el informe presente dicho campo.

Importante:La letra S significa que se ver en la interfaz, por lo tanto la letra Nsignifica que no se ver ese campo.


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Para terminar la seleccin de campos haga clic en la bandera roja o en F1 del teclado yluego en ESC o en la puerta para cerrar la opcin.

2.9 Generacin de Interfaces por Modelos: En esta opcin el sistema permiteexportar la definicin de las interfaces dinmicas diseadas en el campo anterior,tenga en cuenta que si no ha diseado ninguna interfaz esta opcin no va a serfuncional.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Generacinde Interface por Modelos

Al marcar la opcin el sistema despliega una ventana en la cual se selecciona elarchivo sobre el cual se desea generar la interfaz.


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Luego muestra la ventana de generacin de interfaces

En esta pantalla se seleccionan los siguientes filtros los cuales simplifican la creacin

de la interfaz para que esta sea ms exacta, en los campos tenemos:

Cdigo de la interface: Corresponde al nmero asignado en diseo anterior sidigita uno inexistente el sistema se lo informara con un mensaje de cdigo noexiste

Rango mes/da: El sistema muestra por defecto el da de generacin de lainterface valide la fecha que desea o en caso contrario su interfaz saldrincompleta o sin informacin.


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Documentos:Sirve para indicar el tipo de comprobante y el nmero cuando sedesea uno en especial, en caso de no seleccionar muestra todos los documentosque afecten la seleccin de todo el ao.

Tercero:Es un filtro especifico en caso de no seleccionarlo muestra todos losterceros que afecten el diseo, en caso de generar la interfaz sin relacin aterceros tambin pide estos campos peo no afectan la seleccin

Cuenta:En caso de no asignar ninguna cuenta el sistema muestra todas lascuentas al mximo nivel de cada una (subauxiliar)

Producto y Centro de Costo:Es un filtro especifico en caso de no seleccionartoma todos los creados

Archivo:Se debe digitar la ruta donde se va a dejar grabado el archivo y elnombre del mismo, este debe tener extensin *.PRN

El proceso de generacin despus de asignar los filtros que se deseen es automtico,el sistema solo confirma por medio de una ventana emergente si est seguro o no degenerar la interfaz.

Al marcar SI el programa en la parte inferior inicia un contador del proceso


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Al finalizar el proceso el programa muestra una ventana de confirmacin de generacinde la interfaz en conjunto con la ruta donde fue genera. El formato PRN se puede veren un editor de texto como Notepad, Wordpad o Excel.

Al abrirlo el archivo plano en notepad se vera de la siguiente forma dependiendo de losparmetros seleccionados:

Importante:El tiempo de generacin de la interfaz depende de la cantidad deinformacin.Si el archivo plano lo desea abrir en Excel tenga en cuenta que en office XP el

limite son 65.536 filas por 256 columnas y en office 2010 el lmite es de1.048.576 filas por 16.384 columnas.


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O al abrirlo en Excel haciendo la correcta delimitacin de columnas y camposparametrizados se ver as:

3 PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR COBRAR

3.1 Cuentas por Cobrar por Tipo de Documento: Este informe muestra elcontenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o sin corte para ver losdocumentos a un lmite especfico.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Cobrar -Cuentas por cobrar por Tipo de Documento

Al marcar la opcin el sistema muestra una ventana para que se indique si se desea ono un corte anterior, esto causara que muestre la informacin hasta una fechaespecfica indicada por el usuario

Luego el sistema muestra la informacin que se desea incluir en la interfaz, paraseleccionar cada campo se hace clic con el mouse sobre cada opcin que se desee


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Despus de la seleccin de campos el sistema pregunta si se desea la presentacin porNIT o por Tipo de Documento.

Tipo Documento:El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para laseleccin del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

Nit:El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la seleccin deltipo de documento en la parte inferior de la pantalla


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El sistema permite la exportacin a Excel o a un archivo plano en PRN, el sistema enlas dos opciones trae la misma informacin como se visualiza en la siguiente pantalla:

4 PROCESO DE EXPORTACION DE GESTION DE RECAUDOS

4.1 Observacin y Seguimiento Por Nit, Fecha: Genera la informacinparametrizada en el modulo de gestin de recaudos en la ruta de tablas en los

campos, la ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Gestin deRecaudo - Observacin Y Seguimiento Por NIT, Fecha

Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea verificar las observaciones o los

seguimientos


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Observaciones: el sistema muestra la ventana de seleccin de campos deexportacin donde se deben seleccionar los campo que se requieren generar enla interfaz

Al seleccionar cada opcin el programa muestra algunos filtros.

El sistema permite la exportacin a Excel o PRN, y contiene la informacin definida conanterioridad.


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Seguimientos: El sistema muestra las mismas ventanas de filtros (NIT, fechade observacin o por asesor de recaudo) y lo que vara son los campos deseleccin

Este informe muestra los campos definidos en la pantalla anterior


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4. 2 Motivos de cartera: Trae la informacin parametrizada en el modulo de Gestinde Recaudos / Parmetros / Motivos de Cartera, la ruta para la generacin de lainterfaz es: Interface Exportaciones - Gestin de recaudos - Motivos de Cartera

Al marcar la opcin el sistema pregunta el tipo de filtro por el cual se desea generar elarchivo plano, esta interfaz es fija no muestra campos de seleccin, dependiendo delfiltro muestra el cdigo y nombre del motivo junto a el NIT, fecha o cobrador segn

sea el caso

4.3 Documentos Pendientes De Motivos: Esta archivo plano muestra todos losdocumentos que afectaron cuentas por cobrar y que no tienen asociado ningn procesoen el modulo de Gestin de Clientes.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Gestin de recaudos -Documentos Pendientes de Motivos


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Al seleccionar la opcin el sistema muestra la opcin por la cual se desea filtrar, generala opcin de NIT, motivo o cobrador, no permite seleccin de campos es decir que estaes fija.

El informe muestra: el NIT, el nombre del tercero y la sucursal, el comprobante y elnumero, la fecha del documento, el valor de la factura, el saldo, el cobrador,el motivo, la descripcin y observacin por ultimo la cuenta contable; el informe sepuede exportar a Excel o a PRN la visualizacin del informe es as en Excel:


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5 PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR PAGAR

5.1 Cuentas por Pagar por Tipo de Documento:En este archivo plano se visualizala informacin contenida en el archivo Z07AAAA que es el archivo encargado deldetalle de las Cuentas por Pagar.La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Pagar -Cuentas por Pagar por Tipo de Documento

Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea generar la informacin con corte o no

y luego pasa a la ventana de seleccin de campos como se visualiza a continuacin:

Estos corresponden a los campos que se van a visualizar en el archivo plano y porultimo pregunta silos desea generar por NIT o por tipo de documento

Por cualquiera de las dos opciones el sistema muestra un filtro para seleccionar quedesea visualizar en especfico para facilitar la exportacin, el sistema da la opcin de:


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Este informe contiene la informacin segn se definan los parmetros anteriormentemencionados, el programa lo permite exportar en Excel o en PRN segn la necesidaddel cliente, en Excel se ve as:

OTRAS EXPORTACIONES

6 EXPORTACION DE INVENTARIOS

6.1 Caractersticas y Valores de Productos: Esta interfaz genera el contenido delcatalogo de inventarios y de catalogo de saldos de inventario.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios -Caractersticas y valores de productos


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Al marcar la opcin el sistema trae una ventana donde se debe digitar el mes de corte,si los movimientos o productos son creados en una fecha superior a la del corte no severn en esta exportacin.

Luego de esta seleccin el sistema trae la ventana de parmetros de inventarios, en lacual se marcan las opciones de los datos que se desean ver en la exportacin, sepueden marcar todos los campos. Si se tiene el modulo de clasificaciones o seriales elsistema pregunta si desea o no incluirlos.

El sistema pregunta como desea que sea el filtro principal de la exportacin, se puederealizar por cdigo, descripcin o referencia.


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Por ultimo solicia el estado de los inventarios que son: Activos, Inactivos o Todos,segn la necesidad de la exportacion

La exportacion muestra la siguiente informacion, teniendo en cuenta los camposmarcados:

6.2 Saldos Por Bodegas: Esta exportacin trae la informacin contenida en losarchivos de saldos por bodegas, el catalogo de inventarios y movimiento.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios - Saldospor Bodega


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Al seleccionar la opcin el sistema muestra la ventana solicitando digitar el mes decorte

Esta interfaz no permite seleccionar que campos se desean visualizar sino que estos

son datos fijos, en los filtros pregunta el rango de productos, de bodegas y si deseaexcluir los productos con valores ceros, esta marcacin hace que el sistema nomuestre los productos sin saldo ni movimiento

Este informe permite ser exportado a Excel o a archivo PRN. El archivo plano muestraproducto, referencia, descripcin, bodega, ubicacin, saldo, consumo, ltima fechacompra, ltima fecha de venta, valor unitario, valor compra, si maneja reserva,inventario mnimo y mximo, su exportacin en Excel se ve as:


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6.3 Requerimientos De Materia Prima: Esta exportacin muestra los productosempleados en el proceso de produccin, solo trae los productos empleados en elproceso de inventarios de requerimientos de materia prima.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios -Requerimientos de Materia Prima

El sistema solo pregunta el rango de productos sobre el cual se desea ver la interfaz.

Luego de esto el programa permite exportarlo a Excel o a archivo PRN y contiene los

siguientes datos: producto, descripcin, productos que son materia prima, descripcinde productos y cantidad. Su visualizacin en Excel es as:


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6.4 Movimiento De Clasificaciones:Esta exportacin solo funciona cuando se tieneel modulo de clasificaciones instalado, en caso contrario el botn no realizara ningunaaccin.La ruta para esta exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Inventarios -

Movimiento de Clasificaciones

A continuacin el sistema habilita una ventana de seleccin de campos, en la cual semarcan las opciones que se desean visualizar, se pueden marcar todas sininconveniente, adicional pregunta el rango de documentos y de fechas sobre el cual se

desea generar la exportacin


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El sistema permite exportar a Excel o a archivo PRN, en Excel el sistema muestra lasiguiente informacin cuando se marcan todos los campos


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7 EXPORTACIN DE ACTIVOS FIJOS

7.2 Caractersticas y Valores de Activos Fijos: Esta exportacin lee los catlogosde activos fijos y los de movimiento, no permite seleccionar campos a visualizar sinoque estos son fijos, si no se tiene el modulo el sistema en este botn no realizaraningn proceso, su ruta de exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Activos

fijos - Caractersticas y Valores de Activos Fijos

El sistema pregunta le filtro sobre que activos se desea generar la exportacin, permiteenviar a Excel o a archivo PRN

El informe muestra la informacin del catalogo de activos fijos, cuenta contable, cuentadepreciacin, cuenta contable de depreciacin, cuenta de ajuste activo, cuenta ajustedepreciacin, cuenta gastos en Excel se ve as:


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7.2 Activos Fijos Exportacin Dinmica: Esta es una exportacin, en la cual elsistema lee la informacin del catalogo de activos y la lleva a un archivo plano en PRN,su ruta de exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Activos Fijos - ActivosFijos Exportacin Dinmica

El sistema muestra una ventana desde la cual se seleccionan los campos que sedesean visualizar, para seleccionar el campo se debe hacer doble clic con l y este semarca con una S, no se da clic y el sistema deja en N que significa que no seexportara. El sistema permite enviarlo a Excel o a archivo PRN.

Despus de marcar los campos que se desean exportar se marca F1 o la bandera de laparte superior izquierda, el sistema pregunta el rango de activos que de desean teneren cuenta en la exportacin, si se pasa con ENTER los dos campos significa que seexportaran todos luego pregunta la ruta donde se desea dejar guardado el archivo encaso que se vaya a enviar a PRN


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El informe muestra los campos seleccionados en la definicin anterior, muestra lasiguiente informacin: activo, descripcin, responsable y sucursal, fecha de compra,cdigo de barras, valor inicial del activo, valor inicial de depreciacin, valor inicial deajuste del activo, valor inicial de ajuste de depreciacin, valor activo, valordepreciacin, valor ajuste de activo (este es por cada mes), ubicacin, serial, centro decosto y sub-centro, en Excel muestra los siguiente datos, dependiendo de lasmarcaciones realizadas:

8 EXPORTACION DE PRESUPUESTO

8.1 Contable: Esta interfaz muestra la parametrizacin de la formulacin contablerealizada en el modulo de Presupuesto, permite exportarse a Excel o a archivo PRN.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto -Contable


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Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea presentacin general o por centro decostos, esto depende de cmo se haya realizado la parametrizacin del presupuestopor parte del usuario

Luego pregunta el mes en el hasta el que desea realizar el cierre de presupuesto


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Por ltimo pregunta el rango de cuentas

Al igual que el nivel de las mismas sobre el cual se desea generar el informe

Este informe lo genera mes a mes desde enero hasta el mes de cierre digitado, en

caso de no tener parametrizado el presupuesto el sistema genera un mensaje de Nohay datos para presentar. El sistema en Excel muestra la siguiente informacin en suexportacin a Excel:


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8.2 Inventario: Esta interfaz muestra la parametrizacin de la formulacin contablerealizada en el modulo de Presupuesto.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto Inventario

El sistema permite exportar a Excel o a PRN, no permite la seleccin de ningn campo,estos son fijos

Esta exportacin contiene la siguiente informacin: el producto, la descripcin,cantidad y valor presupuestado mes a mes, genera lo siguiente al ser exportado aExcel.

9 EXPORTACION DE DOCUMENTOS EXTRACONTABLES

9.1 Orden de Pedido:Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo dePedidos, muestra los movimientos de los documentos tipo Z, discriminando lospedidos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.La ruta de generacin es: Otras Exportaciones / Documentos Extracontables / Ordenesde Pedido


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Al marcar la opcin el sistema pregunta

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Z nico:Solo permite seleccionar un documento Z

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel,

La informacin que muestra es: tipo, comprobante y numero, secuencia, descripcin,fecha del comprobante, centro y sub centro de costo, identificador, digito deverificacin, sucursal, nombre del tercero, producto, descripcin del movimiento,referencia, valor unitario, cantidad pedida, valor pedido, fecha de entrega pactada,cantidad entregada, valor de venta, fecha de entrega, bodega , ubicacin, vendedor,ciudad, zona, entre otros. En Excel se ve as:


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9.2 Orden de Compras: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulode Orden de Compra, muestra los movimientos de los documentos tipo Y, generandolos documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.

La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - DocumentosExtracontables - rdenes de compra

Al marcar la opcin el sistema pregunta si todos o nico

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Y nico: Solo permite seleccionar un documento Y


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Esta exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de orden de pedidoteniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se recibe informacin, as

se ve la exportacin en Excel:

9.3 Cotizaciones: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo deVentas, muestra los movimientos de los documentos tipo V, generando informacin delos documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - DocumentosExtracontables Cotizaciones


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Al marcar la opcin el sistema pregunta si todos o nico

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Y nico: Solo permite seleccionar un documento Y


Esta exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de orden de pedido yorden de compra, as se ve la exportacin en Excel


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10EXPORTACION DE VENTAS

10.1 Ventas Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmoduloventas, el informe muestra los acumulados de ventas por vendedor.

La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Ventas porVendedor

El sistema permite hacer la exportacin por lnea o por producto dependiendo de lasnecesidades del cliente, luego de seleccionar el sistema informa que tipos dedocumentos sern tenidos en cuenta.


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A continuacin solicita el rango de fechas del que se desea el informe

Luego pregunta el rango de los vendedores

Y los documentos Tipo L que el cliente desea que se tengan en cuenta en laexportacin


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El sistema permite exportar a PRN o a Excel, contiene los siguientes datos: cdigo delvendedor, cdigo del producto, nombre del producto, cantidad y valor por cada mes,en Excel se ve as:

10.2 Recaudos Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmoduloventas, este informe muestra los acumulados de recaudo por vendedor delao.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Recaudo porVendedor

El sistema permite la seleccin de algunos campos de informacin referente alrecaudo, luego de marcar lo que se desea visualizar, el sistema pregunta el rango decuentas que se desean tener en cuenta.


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Permite seleccionar la forma de presentacin del informe si es por vendedor o porfecha de los comprobantes

Y el rango de vendedores que se deben tener en cuenta para la exportacin, si se dejala opcin de 9999 significa que saldrn todos los vendedores


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Por ltimo habilita una pantalla para seleccionar el documento tipo R sobre el cual sedesea generar el informe.

Este informe se puede enviar a Excel o a archivo PRN, su contenido depende de loscampos marcados en la seleccin, si se marcan todos los campos muestra lo siguiente:

Importante:El sistema no permite seleccionar varios tipos de documentos tipo R, esosignifica que se debe generar un informe por cada tipo de documento R quese tenga parametrizado en el sistema


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10.3 Productos Por Facturas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmoduloventas, este informe muestra secuencia a secuencia de cada documento tipo F,que genero salida de inventario con el cliente, el producto y el vendedor.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Ventas - Productospor Factura

Al marcar la opcin el sistema pregunta el rango de fechas en que se desea generar elinforme, este no permite seleccionar que campos se van a visualizar son campos fijos

Luego pregunta el rango de productos sobre el cual se desean generar las facturas


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Esta exportacin se puede generar a Excel o a archivo PRN, muestra los siguientescampos: el producto, el vendedor, el tipo, comprobante, numero y secuencia deldocumento, el NIT y nombre del tercero, el valor, la fecha el centro de costo y si aplicael sub-centro la cantidad y por ltimo el valor unitario, en Excel se ve as:

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EXPORTACIN DE GESTIN DE CLIENTES

11.1 Prospectos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo deGestin de Clientes y genera la informacin de los prospectos que fueron creados en elcatalogo de prospectos.

La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes -Prospectos


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El sistema muestra los campos que se van a exportar, si el cliente desea el campo nomuestre todos los valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin yel sistema activa un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en elbotn siguiente el cual est identificado por los smbolos: >>

La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puedeseleccionar como desea generarlo el usuario


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Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado enla carpeta de la empresa donde se genero el informe

11.2 Contactos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo deGestin de Clientes y genera toda la informacin del catalogo de los contactos creadosen el modulo.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes -Contactos


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El proceso de generacin es igual al de prospecto, donde el sistema muestra loscampos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos losvalores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin y el sistema activaun filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn siguiente el

cual est identificado por los smbolos: >>. La siguiente ventana corresponde alordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo elusuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este quedaguardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe

11.3 Seguimientos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo deGestin de Clientes y genera toda la informacin de los seguimientos asignados a losclientes.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes Seguimientos

El proceso de generacin es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los

campos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos losvalores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin y el sistema activaun filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn siguiente elcual est identificado por los smbolos: >>. La siguiente ventana corresponde alordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo elusuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este quedaguardado en la carpeta dela empresa donde se genero el informe

11.4 Cotizaciones / Ventas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmodulo de Gestin de Clientes y genera la informacin del proceso de cotizaciones yventa asignado a los vendedores.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes -

/ Cotizaciones / Ventas


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El proceso de generacin es igual al de prospectos, no puede exportase a Excel.

12 EXPORTACIN DE NOMINA

12.1 Empleados: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de soloNomina, esta interfaz muestra los campos del catalogo de empleados.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina Empleados

Al marcar la opcin el sistema muestra la ventana de seleccin de campos delcatalogo, debido a la alta cantidad de datos de la hoja de vida del empleado, estaventana de seleccin sale dos veces cada una con datos diferentes, en cualquiermomento al dar F1 o bandera roja con el mouse en la esquina superior el sistemacambia a la siguiente opcin

Importante:Si algunos de los campos solicitados por la exportacin de interfaces degestin de clientes no esta parametrizado no se puede generar la interfaz,

es obligatorio que est completamente parametrizado el modulo por laopcin de parametrizacin general y parametrizacin de gestin


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Luego el sistema pregunta el mtodo de organizacin de la exportacin

Alfabtico: La cual organizar segn el nombre del empleado Numrico: El cual lo organizara por la cedula de ciudadana del empleado

Adicional pregunta si en la exportacin desea o no mostrar los empleados marcadoscomo retirados, el sistema permite mostrar esta exportacion en archivo PRN o en Excely su contenido depende de los campos marcados en las dos primeras ventas de

seleccin, al exportarlo a excel se ve asi:


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12.2 Acumulados de Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmodulo de solo Nomina, muestra los datos de novedades, acumulados de seguridad

social, pagos parciales.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Nomina -Acumulados de Nomina

Esta interfaz no permite la seleccin de ningn campo, muestra el ao y el mes delcual se desean ver los acumulados por empleado y muestra la ventana deordenamiento alfabtico o numrico y la de incluir los empleados retirados. Tiene laopcin de seleccionar si desea todos los conceptos o solo los que estn marcados comosalario en la apertura de conceptos


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El informe permite ser exportado a Excel o a PRN, y muestra concepto a concepto elvalor acumulado por tercero, solo muestra los conceptos activos, al ver en Excel elsistema muestra la siguiente informacin:

12.2Novedades De Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene elmodulo de solo Nomina, muestra las novedades cargados a cada empleado ya sea demanera manual o por cargue automtico de novedades.La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina -Acumulados de Nomina


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El sistema pregunta el numero de la nomina sobre la cual se desea conocer lasnovedades cargadas

Permite ser exportado a Excel o a archivo PRN, muestra empleado a empleado incluidoen la nomina los siguientes campos: identificacin del empleado, centro y sub centro

de costo, nombre empleado, concepto de nomina, cantidad, descripcin y valor.

Importante:Esta exportacin aplica solo para el Modulo de Nomina SIN Recursos Humanos

cartilla - interfases - exportacion

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