cartilla de gestion documental miriam cadena 20113
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Direccin de IncorporacinGestin Documental 2013DINCO - SEPRI
No.2
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Integrantes del Grupo de Gestin DocumentalAPA 09 MYRIAM ROSA CADENA NUMPAQUE ENCARGADA DE ARCHIVO CENTRALADS - 06 KATIUSCA JAMAIMA AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL
ADS - 03 DIANA ALAPE SOTO RESPOSABLE DE LA VENTANILLA UNICA DE RADICACION TE: EDWIN MAYORAL RAMIREZ SECRETARIO PRIVADOCR:. JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON
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No.2
Cartilla del Programa de Gestin
Documental 2012.DINCO - SEPRI
No.2
Qu es el Archivo General de la Nacin?
Ente rector de la poltica archivstica colombiana.
rgano de direccin y coordinacin del sistema nacional de archivos.
Conservador, organizador y difusor del patrimonio documental la nacin.DINCO - SEPRI
No.2
La adecuada Gestin Documental de la Direccin de incorporacin al igual que en el desempeo profesional, es determinante para la conservacin de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; mxime cuando se trata de una Entidad del sector Pblico, ya que existe un marco jurdico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivstica desde la produccin del documento hasta su destinacin final de nuestro proceso que es seleccionar el talento humano para la polica nacionalDINCO - SEPRI
No.2
Si quiero aprender, debo leer la ley 594 de 14 de julio 2000 del Archivo General de la Nacin, para saber que es que es gestin documental, Cuantos
pasos tiene la organizacin de archivos?, qu es archivo?, cmo deboarchivar?, qu es un documento? su procedimiento y sus registros, cules son los archivos que debo conocer para identificarlos en las tablas de retencin documental, que son las series y subseries?, cuantos principios
archivsticos existen...?, que es archivo central? que es el ciclo vital..?Cuales son caractersticas de los documentos..?, que es documento de archivo?que es el acuerdo 042..?, que es el acuerdo 060..? Cul es gua de gestin documental, es gua de conservacin preventiva, cules son los nuevos formatos de la suite visin empresarial?
hay mucho pero mucho amiguito que Aprender vamos a empezar.DINCO - SEPRI
No.2
GESTIN DOCUMENTAL
1
Gestin Documental
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No.2
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No.2
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No.2
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No.210
Conjunto Administrativas a
de y Tcnicas
actividades tendientes
la planificacin, manejo y organizacin
de la documentacin producida y recibidapor las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar
su utilizacin y conservacin.
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No.2
Programa de Gestin Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como Produccin, Recepcin, Distribucin, Trmite, Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin Final de los documentos.DINCO - SEPRI
No.2
Produccin contempla el inicio del documento, desde su definicin conceptual hasta el momento de transcripcin de la informacin.
Me aprender los 8 procesos ,para
Recepcin est enmarcada en el envo y recuperacin de la documentacin que bien puede ser procesada por un mismo departamento, por otros departamentos o por organizaciones externas. Distribucin contempla el reparto de la documentacin dentro del mismo departamento, a los dems departamentos o a organizacin externas Organizacin la documentacin debe ser estructurada segn criterios lgicos dentro de un espacio fsico o electrnico adecuado. Consulta puede ser realizada tanto por unidades internas como externas al departamento. Dependiendo del grado de confidencialidad de la informacin. Conservacin dependiendo del tipo de material de soporte (papel, CD, otros) de la documentacin, tiene diferentes medidas de conservacin. Disposicin existen tres tipologas de archivos: archivo de gestin, archivo central y archivo histrico. Dependiendo del grado de relevancia de la informacin y de las polticas de la organizacin el documento debe encontrarse en uno de estos tres archivos.
entender que esgestin documental.
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Para la Administracin: - Testimonio de Gestin - Control - Administracin de Justicia -Toma de Decisiones Para la Ciencia y la Cultura: Investigacin, cientfica, histrica y cultural.
Para el Ciudadano Identidad Cultural Control Garanta de Derechos y de participacinDINCO - SEPRI
No.2
Finalidad de los Archivodisponer de la documentacin organizada con miras a la recuperacin para su uso administrativo
Importancia de los ArchivosAdministracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia administrativa su valor es patrimonial y Cultural.
Responsabilidad
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
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No.2
2DINCO - SEPRI
No.2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesLa presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica
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No.2
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. Artculo 2. mbito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley. Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as: Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivsticaDINCO - SEPRI
OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
No.2
Establecer Reglas y Principios Generales que regulan la Funcin Archivstica del Estado. Obligatoriedad de conformar archivos. La Documentacin de la Administracin Pblica es producto y propiedad del Estado. Servidores Pblicos, al desvincularse, entregarn documentos y archivos. Propiedad Manejo y aprovechamiento de los Instalaciones de Archivos.DINCO - SEPRI
archivos
pblicos.
No.2
Establecer
PGD - usar nuevas tecnologas. TRD.
Obligatoriedad
Inventario Documental..
Sistema Integrado de Conservacin (Ciclo Vital))
Obligaciones FuncionariosDINCO - SEPRI
No.2
Art. 21, Programas de Gestin Documental: Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos. Art. 22, Procesos Archivsticos: La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como produccin o recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y disposicin final de los documentos. Art. 23, Formacin de Archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivo de Gestin, Central e Histrico
Art. 24, Obligatoriedad de las TRD: Ser Obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin DocumentalDINCO - SEPRI
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Constitucin Poltica de ColombiaConservacin y Salvaguarda del patrimonio cultural
Derecho a la informacin
DERECHOS
Acceso a la cultura Bsqueda del conocimiento y expresin artstica.
Constitucin Poltica de Colombia Artculos 8,15,20,23,27,63,70,7 1,72,74,94,95,112,313
Derecho a la intimidad y al buen nombreDerecho de peticin
Acceso a documentos pblicoDINCO - SEPRI
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Mayor importancia por su impacto para la Institucin
Impactan de manera especifica las actividades
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No.2
3
Funciones del Archivo
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FUNCIONES DEL ARCHIVO
Unificar criterios sobre:
Mtodos de organizacin de los fondosdocumentales Sistemas de codificacin y clasificacin usados dentro de la Direccin de incorporacin La creacin de mecanismos de accin que propenden a la conservacin documental El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.DINCO - SEPRI
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Realizar
el anlisis de documentos, procedencia, contenidos y custodia. Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. Creacin y prestacin de los servicios del Archivo. Establecer la normatividad y procesos de uso de la documentacin en custodia. Capacitacin al personal de DINCO, en cuanto al manejo, organizacin y control de la documentacin que a diario manejan.DINCO - SEPRI
No.2
Rediseo de Servicios de informacin. Creacin de nuevos servicios. Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:
La Elaboracin de nuevos formatos
de usos dentro de la Direccin Incorporacin. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental. La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.DINCO - SEPRI
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Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a:
Lauso.
definicin
de
la
Informacin
contenida en los nuevos formatos y su
La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidadde copias generadas por documento.
El
establecimiento
de
vigencias
administrativas y valores documentales.DINCO - SEPRI
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DISPOSICIN Qu hacer con el documento despus del perodo de conservacin.
RESPONSABLE DE ARCHIVAR Persona asignada para archivar . (Quin los archiva?)
IDENTIFICACIN Por tipo de registro / rea / proyecto / servicio (Cmo los archivo?)
TIEMPO DE RETENCIN Archivo activo: perodo/ao / eventos (Cunto los archivo?) Por tablas de retencin documental PARMETROS
RECUPERACIN Quines tienen acceso. Cules no tienen acceso (Quin los consulta?)
TIPO DE REGISTRO Escrito, magntico, ptico, etc. (Cmo los registro?)
ALMACENAMIENTO Sitio especfico donde se va a guardar (Dnde los archivo?)DINCO - SEPRI
Alfabtico / cronolgico / cdigo / consecutivo (Cmo los consulto?)
No.2
Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeadas en caso de investigacin.
El conjunto de todos los documentos, conforman el manual de procesos y procedimientos.DINCO - SEPRI
No.2
DEBO SABER CUALES SON MIS DERECHOS Y MIS DEBERES, PARA RESPETAR LAS LEYES QUE RIGEN MI PAS, LAS NORMAS Y LA TICA DE GOBIERNO. OHM!! MIAU! MIAU!! EXISTE UN CDIGO NICO DISCIPLINARIO PARA EL PERSONAL CIVIL NO UNIFORMADO, LA LEY 734. LA LEY 1015 DEL PERSONAL UNIFORMADO DE LA
POLICA NACIONAL.DONDE EXPLICAN LAS FALTAS LEVES, GRAVES O GRAVSIMAS, DOCUMENTOS. HUM DEBO HUM PARA NO COMETER ESTAS COMPROMETERME DOCUMENTAL CON DE LA MI FALTAS, Y DIRECCIN POR NO CUSTODIAR LOS
RESERVA
SEGURIDAD
INCORPORACIN.
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LEY 734 DE 2002 CDIGO DISCIPLINARIO NICOArtculo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor pblico: 5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. Artculo 35. Prohibiciones. A todo servidor pblico le est prohibido.
8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones.21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.DINCO - SEPRI
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LEY 1015 DE 2006 REGIMEN DISCIPLINARIO PARA LA POLICIA NACIONALARTICULO 34 FALTAS GRAVISIMAS 14. Apropiarse, ocultar, desaparecer o destruir bienes, elementos, documentos o pertenencias de la Institucin, de los superiores, subalternos, compaeros o particulares, con intencin de causar dao u obtener beneficio propio o de un tercero. 21. Respecto de los bienes (Archivo Pblico) y equipos de la Polica Nacional, o de otros puestos bajo su responsabilidad, violar la ley, reglamentos o instrucciones superiores mediante las siguientes conductas: a) Retenerlos, ocultarlos o apropirselos; b) Usarlos en beneficio propio o de terceros; c) Darles aplicacin o uso diferente; d) Extraviarlos, permitir que se pierdan, daarlos, cambiarlos o desguazarlos; e) Entregarlos a personas distintas de su verdadero dueo; f) Malversarlos o permitir que otros lo hagan.
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LEY 1015 DE 2006 REGIMEN DISCIPLINARIO PARA LA POLICIA NACIONAL
ARTCULO 39. CLASES DE SANCIONES Y SUS LMITES.
Para el personal uniformado escalafonado, se aplicarn las siguientes sanciones:1. Para las faltas gravsimas dolosas o realizadas con culpa gravsima Destitucin e Inhabilidad General por un trmino entre diez (10) y veinte (20) aos. 2. Para las faltas gravsimas realizadas con culpa grave o graves dolosas, Suspensin e Inhabilidad Especial entre seis (6) y doce (12) meses, sin derecho a remuneracin.
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Artculo No. 1, Responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos. el servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Artculo No. 2, Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica. Artculo No. 3, la entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artculo anterior, se har de conformidad con la tabla de retencin documental. Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario Ley 39 de 1981 - Sobre microfilmacin y certificacin de archivos. Ley 527 de 1999 - por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposicionesDINCO - SEPRI
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Ley 734 de 2002: Cdigo Disciplinario nico. Ley 1015.Rgimen Disciplinario para la Polica Nacional Art.34, Num.30 Lit. a e
Acuerdo 007 de 1994 Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nacin.
Acuerdo 049 DE 2000 Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
Y CUALES SERAN LAS LEYES MIAS?DINCO - SEPRI
No.2
CON EL CUAL SE ENTREGARON LAS TRD DE LA POLICA
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS E INVENTARIO DOCUMENTAL
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Y RECIBIDAS DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
POR EL CUAL SE REGULA EL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TRD ,DE LA LEY 594 DE 2000
TANTAS COSAS QUE HAY QUE LEER HUM..MEJOR YO SIGO COMIENDO HUM..? ESO SI NO LO TENGO QUE APRENDER YA LO SE.DINCO - SEPRI
No.2
Decreto 2527 de 1950 autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio Decreto 3354 de 1954 prohbe recorte microfilmes incineracin adulteracin y doblez y prohbe de la de
documentos microfilmados
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No.2
Resolucin Ministerial 5919 del 28/12/07 - por el cual se aprueba la actualizacin y unificacin del Listado de Series y Subseries para las TRD del Ministerio de Defensa Nacional . Nuevo Listado de Series y Subseries de las TRD del Ministerio de Defensa Nacional para la Direccin de Incorporacin ao 2012.
Resolucin Ministerial 5920 del 28/12/07 - por el cual se aprueba y adopta el
Reglamento de Archivo del Ministerio de Defensa Nacional.DINCO - SEPRI
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Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones: La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin. Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.DINCO - SEPRI
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Artculo 55. De la prescripcin de las acciones de responsabilidad contractual. La accin civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artculos 50,51,52 y 53 de esta Ley prescribir en el trmino de veinte (20) aos, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La accin disciplinaria prescribir en diez (10) aos. La accin penal prescribir en veinte (20) aos.
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No.2
La normatividad y legislacin nos la impone cada vez ms: Agenda de Conectividad, Ley del Comercio Electrnico (Ley 527 de 1999), etc.,
Somos consientes de para qu usamos nuestra seguridad hoy? Estaremos seguros en el maana con la seguridad del hoy?
De la seguridad podra derivarse la inseguridad? Podemos detener el proceso de informatizacin del papel?DINCO - SEPRI
No.2
Qu es una Firma Digital ?Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin
Ley 527 art. 2 literal cDINCO - SEPRI
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Atributos de la firma digital Es nica Es verificable Est bajo control exclusivo del iniciador Est ligada a la informacin del mensaje Est de acuerdo con la reglamentacin
Art. 28 Ley 527 1999DINCO - SEPRI
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Atributos de la firma digitalA todo tipo de informacin en forma de Mensaje de datos, salvo:
Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales
Advertencias escritas que por disposicin Legal deban ir impresas, por el riesgo que Implica su comercializacin o uso.
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No.2
La informacin generada, enviada, recibida, Almacenada, comunicada por medios electrnicos pticos o similares, como pudieran ser, el Intercambio electrnico de datos, (Polired), internet, Correo electrnico, telegrama, tlex, telefax Exchange, Aplicativo Radicar son nuestras nicas evidencias de un cumplimiento.DINCO - SEPRI
No.2
La finalidad de la ley 527 1999 es la de dotar de validez legal a la informacin electrnica, la cual es poco aplicada en mbitos privados y pblicos, quienes a su vez invierten cada da mas recursos en tecnologas de informacin y comunicacin para apoyar su gestin.
Esta es una normatividad proactiva para asegurar y proteger jurdicamente la informacin digital.En las compaas no se aplica en forma eficaz simplemente porque no la conocen uno, ve como un riesgo potencial el hecho de que su informacin no sea reconocida como valida con merito probatorio en instancia administrativas o judiciales.DINCO - SEPRI
No.2
El gran interrogante: Qu hacer?Seguridad Tiempo
+
Modelos obsoletos y quedados con respecto a los nuevos formatos o modificaciones en las comunicaciones oficiales, y las actas, estn usan documentos no controlados esto es un hallazgo por el control interno.
Problemas de disponibilidad de informacin en el tiempo por no averiguar si han cambiado las versiones cada vez que se vaya hacer a utilizar o producir un nuevo documento verificar en la SVE.
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No.2
4
Contextualizacin
Archivstica
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Conjunto de Documentos Organizados sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por personas naturales o jurdicas, por instituciones pblicas o privadas, en el transcurso de su gestin y que prestan servicio de informacin como fuente de historia.DINCO - SEPRI
No.2
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin, consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten, su circulacin o tramite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
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No.2
por favor miremos el proceso lentamente y aprenderemos.
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No.2
Es aquel donde se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
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No.2
Formato nico de Inventario Documental
RECIBIR TRANSFERENCIA PRIMARIASIESTA COMPLETA?NO
DEVOLVER LOS DOCUMENTOS DE LA TRANSFERENCIA APLICAR LA GUIA DE CONSERVACION PREVENTIVA UBICAR FISICAMENTE LAS CARPETAS Y LAS CAJAS
ACTUALIZAR INVENTARIO DOCUMENTAL
Formato nico de Inventario Documental
CLASIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES
EJECUTAR PROCEDIMIENTO DISPOSICION FINAL
SE DA POR TERMINADO EL PROCEDIMIENTO
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No.2
Es aquel a donde se transfieren desde el archivo
central los documentos 100%institucionales, con valores investigativos, cientficos y culturales de conservacin y consulta permanente.
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No.2
PRODUCCIN DOCUMENTAL CLASIFICACIN DOCUMENTAL ORDENACIN DOCUMENTAL DISPOSICIN FINAL
CONSERVACION TOTAL MICROFILMACION ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIN DOCUMENTAL
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No.2
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No.2
5
Organizacin de Archivos
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No.2
comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados, verificando el acuerdo 042 donde se encuentra todo el procedimiento.
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No.2
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservation de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. ORDEN ORIGINAL: Ordenacin interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trmites durante el servicio activo.
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No.2
Octubre 25
4
Junio 02Febrero 15 2
3
No olvidemos por favor que el documento mas antiguo va de primeras y el del da a da es el reciente
Enero 22Bogot, enero22 de 20
1
Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Respetado Doctor
Atentamente Con el fin Padarjj jhaf0
Informes de gestin documental
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No.2
principio fundamental de la teora archivstica por elcual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias No deben mezclarse con los de otras.
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No.2
Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal o legal, Cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin
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No.2
Segn las caractersticas fsicas
Tipo de material (papel, medio magntico, etc.) Tamao (formato, extensin etc.) Manuales Impresos Fotogrficos Magnticos, Electrnico s, Digitales
Segn la forma de Produccin
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No.2
Documentacin informativa auxiliar que recibe o elabora una dependencia para facilitar la gestin de sus asuntos administrativos, y se debe tener organizada archivsticamente. Copias de condiciones especficas de contratacin (CEC) Copias de Contratos Copias de informesDINCO - SEPRI
No.2
Es la denominacin que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creacin a su eliminacin o seleccin para su custodia permanente.Tradicionalmente se habla de tres edades. Se estableca en funcin de: 1.- El valor de los documentos; y 2.- La frecuencia de uso.
El objetivo es garantizar la presencia del archivero y lastcnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases. Suelen ser 4 fases, tradicionales: 1.- Archivo de oficina. 2.- Archivo central. 3.- Archivo intermedio. 4.- Archivo histricoDINCO - SEPRI
No.266
Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
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No.2
VALOR PRIMARIO Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIOEs el que interesa a los investigadores de la informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
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No.2
Productores
Archivistas
Administracin, Jurdica Contable HistoriadoresDINCO - SEPRI
No.2
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Clasificacin
CLASIFICACIN
IDENTIFICACIN DE CAJAS Y CARPETAS SIN CRITERIO DE ORGANIZACIN
CLASIFICACINprocedencia identificar estructura orgnica manuales de funciones, manuales de procedimientos, reglamentos internos, estatutos, actos administrativos.DINCO - SEPRI
clasificar
No.2
Qu son las TRD? Cmo se elaboran?
Aplicacin de las TRDOrganizacin Permanente del Archivo de Gestin
Regulacin de las Trasferencias Documentales anuales.
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No.2
Facilitan el informacin.
manejo
de
la
Garantizan que
la
seleccin
y
conservacin de los documentos tienen carcter permanente. Regulan las transferencias
Contribuyen a la racionalizacin de Los procesos administrativos y la produccin documental. Permiten brindar eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Facilitan la organizacin de los documentos. un a la administracin eficaz y
servicio
documentales en las diferentes fases de archivo. Permiten el manejo integral de los documentos. Ayudan produccin documental.DINCO - SEPRI
a
controlar y
la
trmite
No.2
7
Tablas de Retencin Documental
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No.2
Es una herramienta archivstica que permite agrupar la documentacin de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formacin del archivo.
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No.2
LISTADO DE SERIES Y SUBSERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE ASIGNA EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
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No.2
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No.278
DINCO - SEPRI
No.2
Permite definir las transferencias de documentos
Toma en cuenta en principio de procedencia y las funciones.
Apoya el anlisis de la disposicin final de los documentos
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No.280
Permite establecer los tiempos de retencin
Permite establecer los tiempos de observacin de eliminacin o microfilmacin
Permite definir la disposicin final de los documentosDINCO - SEPRI
No.281
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No.2
DEBE PERMITIR APRECIAR..
Quin lo ha producido En qu circunstancias En el esquema de qu procedimiento Con qu objeto A quin se destina Cundo y cmo ha sido recibido Por qu vas ha llegado
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No.2
SE DEBE COLOCAR SOLO LA SERIE Y LA SUBSERIE SEGN LA COMUNICACIN OFICIAL Y EL ASUNTO
TRD DE LA :DIRECCIN DE INCORPORACIN SERIES Y SUBSERIES SON LAS QUE SE COLOCAN EN LAS COMUNICACIONES OFICIALES, EJEMPLOS ORDEN DE CUMPLIMIENTO 38.10 ORDEN DE TRABAJO ORDEN DEL DA 38.14 DERECHOS DE PETICIN 22 PLAN DE DEFENSA INSTALACIONES . 5229..27
38.12
INFORMES DE GESTIN
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No.284
INSTRUCTIVO No. 049 / SUDIR SEGEN 70, PAUTAS GENERALES PARA LA PRODUCCIN, RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LA POLICA NACIONAL De acuerdo con las normas vigentes y en aras de fortalecer y mejorar todos los aspectos y trmites asociados a la gestin documental, se sealan a continuacin unos lineamientos para estandarizar y facilitar la produccin documental en la Polica Nacional, adems de contribuir con la disminucin del tiempo y costos. Teniendo en cuenta la aplicando del estilo y presentacin que demandan los protocolos organizacionales establecidos en la Gua Tcnica Colombiana (GTC-185). Para la produccin de documentos y el Reglamento de identidad, imagen y comunicacin de la Polica Nacional. Desde esta perspectiva y con el propsito de dar continuidad a los principios de coordinacin, eficacia, economa y celeridad frente al mejoramiento de los trmites documentales, es importante que los directores, comandantes y jefes de oficinas asesoras, establezcan los espacios para la difusin y las medidas de control para que las pautas sealadas en el anexo al presente instructivo, sean observadas por los funcionarios encargados de la produccin documental, de acuerdo a los criterios tcnicos definidos para las organizaciones y particularmente los de obligatorio cumplimiento para las entidades pblicas
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No.285
No hacer anotaciones en los documentos, anexar nota interna, no rayarlos, no usar corrector, no usar hojas de reciclaje para dar cumplimientos, cuando se saca copia se deja el original para evitar hallazgos.
Realizar el trmite interno de los documentos rpidamente para evitar llamados de atencin dar cumplimiento a las fechas de las solitudes de los diferentes planes que se produzcan.Toda la documentacin debe ser radicada con dos comunicaciones originales y tramitada a travs del aplicativo radicar para que sea oficial y poder llevarle el control del documento y el registro. Manejo adecuado del correo electrnico: entregar informacin para ser radicada, en el aplicativo Radicar, verificar la ley 527. Vo. Bo. a la correspondencia que se enva a otras entidades. Uso adecuado de la nota interna, como trazabilidad documentalDINCO - SEPRI
No.2
es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido similares, emanados de un mismo rgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de susfunciones especficas (actividades adelantadas en la ejemplo: actas, acuerdos, resolucin de un asunto).
resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, rdenes de pago, proyectos, entre otros.
son
unidades
documentales
que
se
derivan de las series y que renen
documentos de estructura y contenidosimilares conformando los expedientes.DINCO - SEPRI
No.287
Ejemplos
el cdigo es el numero de la dependencia sea 14.1 segn la estructura orgnica
De la serie Informes
29
Puede desprenderse la Subserie
Informes de Gestin 29.27
De la serie Actas 2
Puede desprenderse la Subserie
Actas de Capacitacin 2.92DINCO - SEPRI
No.288
RECUERDEN AMIGUITOS , SIEMPRE QUE VAYAN A ARCHIVAR POR FAVOR VERIFICAR LAS TRD DE CADA OFICINA Y SABER QUE ES UN CDIGO ,UNA SERIE, SUBSERIE , OBSERVE LOS EJEMPLOS.
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No.289
CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS 17 .2
CONTRATOS DE ARRIENDO 17.1
CONTRATOS 17
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No.290
PLANES DE ACCION 40.2
PLANES 40
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No.291
ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN UBICADAS LAS UNIDADES ARCHIVSTICAS (CARPETAS) EN EL ARCHIVO FSICO.
NUMRICO
ALFABETICO
CRONLOGICO
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No.292
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No.2
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente. Si la comunicacin oficial que ingresa es competencia de la entidad y est completa, se proceder a la radicacin de la misma. Artculo 10 pargrafo nico (Acuerdo 060/2001) "Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable(s) de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir". Se realiza la devolucin por no ser competencia de la entidad o no poseer los anexos enunciados (no estar completa), indicando al peticionario que debe realizar nuevamente el trmite. Se radica la comunicacin Oficial, asignando un nmero consecutivo, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propsito de oficializar su recepcin. Cuando el peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada.
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No.2
Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Recuerden es original y una copia.la otra se la escanean en el aplicativo radicar..
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No.2
8
Ordenacin
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No.2
Recordemos que los archivos de gestin son los que estn en constante movimiento, en el da a da en cuanto a la informacin al proceso de cada oficina y en la creacin de comunicaciones oficiales.EN LAS OFICINAS SOLO DEBE REPOSAR LA DOCUMENTACIN DEL 2008 HASTA EL 2012, CON BASE EN LAS TRD APROBADAS.CON LA COMUNICACIN OFICIAL NO. 388 DE SEGEN ARGEN DEL 18 DE AGOSTO DEL 2010, CONFORME A LA RESOLUCIN NO. 03307 DEL 22 DE OCTUBRE 2009, Y SE ENTREGARON CON LA COMUNICACIN OFICIAL EN LA DIRECCIN DE INCORPORACIN NO. 9706 DEL 24 SEPTIEMBRE 2010.
LA CONSULTA DE DOCUMENTOS POR PARTE DE OTRAS DEPENDENCIAS, DEBER EFECTUARSE PERMITIENDO EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS CUALQUIERA QUE SEA SU SOPORTEDINCO - SEPRI
No.297
Ubicar al interior de cada carpeta o expediente, solo los tipos documentales que corresponden y ordnelos en forma cronolgica descendente.
Ubicar al comienzo de cada carpeta o expediente la hoja de control que es Control de ingreso de documentos a expedientes para su cotejo final.
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No.298
Por la cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las Entidades pblicas y privadasDINCO - SEPRI
No.2
Organizacin de ArchivosConjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos2 Actas2.92 Actas de Instruccin
AG
AC
AH
Organizacin de ArchivosPrimer Paso : Clasificacin DocumentalTome la tabla de retencin empiece a clasificar y agrupar la documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo, Planes, Nminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.
SERIE (Tema) ACTAS
Subserie (subtema) (Actas de Comit)
Organizacin de ArchivosSegundo Paso: Identificacin de Documentos de ApoyoLos documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias.), identifquelos djelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si an los necesita.
Organizacin de ArchivosCONFORMACION DE EXPEDIENTES200 folios (mximo)Documento mas antiguo
Documento mas nuevo
Documento mas antiguo Documento mas nuevo
Organizacin de ArchivosTercer paso: Ordenacin DocumentalLa Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trmites.
Organizacin de ArchivosCuarto paso : Seleccin Documental. Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin o felicitacin, recortes de prensa, entre otros.
La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
Organizacin de ArchivosQuinto Paso : FoliacinLa foliacin se realizara en el momento en que se prepare la documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta. Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con bolgrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin enmendaduras.2 34
1
Organizacin de ArchivosSexto Paso: Diligenciamiento de la hoja de control. Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente. NOTA: La documentacin deber estar libre de material metlico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.ejemplo: acta 001, folios 1-5 acta 002, folios 6-15
Ubicacin de Tipos Documentales al interior de las Carpetas, en atencin al principio de orden original
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No.2108
amiguito siempre se le debe colocar al expediente la hoja de control, para saber que documentos estoy controlando humm pero tengo una pereza la la pero debemos de hacerlo, para evitarnos hallazgos, la la la la.DINCO - SEPRI
No.2
9
Foliacin
ORDENACIN Y UBICACIN DE EXPEDIENTESContrato 003 de 2002Contrato 002 de 2002
Contrato 001 de 2002
01
Foliacin para consulta y control
Contrato 002 de 2003
Contrato 001- 2003
02
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No.2
FOLIACINActo de enumerar los folios solo por su cara recta Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental
FOLIACIN Folio RectoPrimera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solo a esta.9
RECTO
FOLIACIN Folio VueltoSegunda cara de un folio y a la cual NO se le escribe nmeroNo se escribe nmero en el folio vuelto
VUELTO
RECTO
FOLIACINDIFERENCIAS
FOLIACINFOLIO: Hoja 4 3 2 1
FOLIAR: Accin de numerar hojas
6 4 2
5 3 1
PAGINA: Cara de una hoja. lo escrito o impreso en una cara PAGINAR: Accin de numerar pginas
FOLIACIN
Permite ubicar documento
y
localizar
de
manera
puntual
un
Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prstamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). Es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histrico).
FOLIACIN
Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) .
Controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad archivstica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
FOLIACIN
Documentacin previamente Clasificada
Documentacin previamente Ordenada
Documentacin previamente Depurada
FOLIACINMATERIALESNo se debe foliar con lpiz de mina roja
Otra alternativa el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero B este elemento dificulta corregir una Lpiz de mina negra foliacin mal y blanda, tipo HB o ejecutada. B
FOLIACINPROCEDIMIENTO5 5
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
En la Cara RECTA, escribir el nmero en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.
FOLIACINCuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de NOTAS del instrumento de control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.
PROCEDIMIENTO13
FOLIACINPROCEDIMIENTOEn caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.
FOLIACIN9 8 8 7 7 6 5
8
PROCEDIMIENTO
Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones
En unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin
FOLIACINPROCEDIMIENTO
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har la correspondiente referencia cruzada
5
Foliar con trazo fuerte5A
Foliar con numerador
9
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.9 8 7 5
Foliar sobre texto
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco
Omitir nmeros
95
8 7 7 6 7
9 9 8
8
6
Varias foliaciones
Foliar cara recta en fotografas
4
2 2
Repetir nmeros
8
Numerar folios en blanco5 6 7
Foliar Documentos en otros soportes
En las carpetas nuevas e identificadas no conserve originales y copias solo archive los originales.DINCO - SEPRI
No.2
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No.2
10
Transferencias Documentales
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No.2
La transferencia documental es el traslado de los documentos del archivo de gestin al central y de este al histrico de conformidad de las Tablas de Retencin Documental.
Transferencias Primarias: Son las remisiones de documentos de Archivo de Gestin, al Archivo Central para su conservacin precautlatela y se relaciona con documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido.
g
Transferencias Secundarias: Es el traslado de documentos del Archivo Central al Archivo Histrico para su conservacin permanente dado su valor cientfico, cultural e histrico.
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No.2
Archivo de Gestin TRD
Formato nico de Inventario Documental
2 200 4 9
2001 2002 2003
Archivo de Gestin
Requisitos para efectuar las transferencias Plan y cronograma de transferencias Tiempos de retencin estipulados en TRD Preparacin fsica de la documentacin: Limpieza de la documentacin Eliminacin del material metlico Identificacin del material afectado por biodeterioro Revisin y foliacin Unidades de conservacin y realmacenamiento
Diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental
Que es el Inventario DocumentalInstrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentacin producida. En las unidades de gestin se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminacin de series o tipos documentales segn las TRD.
Reglamento de Archivo Ministerio de Defensa
Resolucin 5316 del 05/12/08 Catlogo de procesos y Procedimientos del Sistema Gestin IntegralDINCO - SEPRI
No.2
Normatividad Polica NacionalInstructivo No. 009 De 12/02/09: Condiciones tcnicas Mnimas dependencias Destinadas a archivo
Instructivo No. 005 de 03/02/09: Seguimiento y control Estabilidad personal que labora en archivosDINCO - SEPRI
No.2
Instructivo No. 010 De 13/02/09: Recomendaciones generales sobre la elaboracin de documentos de archivo
Con la resolucin 03307 del 29/ 10/2009 por el cual se define la estructura orgnica interna de la Direccin de IncorporacinDINCO - SEPRI
No.2
Contenido de la Norma ISO 9001:2000Requerimientos4 Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).4.1 Requerimientos generales.
4.2 Requerimientos de la documentacin.4.2.1 Generalidades. 4.2.2 Manual de calidad. 4.2.3 Control de documentos. 4.2.4 Control de registros.DINCO - SEPRI
No.2
EL PAPEL Y LA TINTA! Me has arruinado para siempre.
No al contrario, ahora eres un Documento! NTC 4436. Informacin y documentacin. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.DINCO - SEPRI
No.2
Todos los documentos que forman parte del SGC tienen que controlarse de acuerdo con los numerales 4.2.3 Control de documentos y 4.2.4 Control de registros.
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No.2
Documentos Externos producir, revisar, aprobar, distribuir, modificar, retirar, archivar, destruir
Documentos Internos
Distribuir, mantener, actualizar
Modificaciones revisadas, dar a conocer
Identificacin, versin, numeracin pgina, aprobacinDINCO - SEPRI
No.2
Identificacin de la Documentacin: Obsoletos, controlados Versin, fecha, emitido por,cdigo nico, pgina Texto modificado
Procedimiento para el control dedocumentos internos, externos, software y otros: Listado de documentos Distribuidos a quien los necesite Revisin por la misma funcin que gener la versin originalDINCO - SEPRI
No.2
Documentos que tienen una forma definida, apta para registrar datos e informacin relacionada con las actividades realizadas y sus resultados. Los registros constituyen la evidencia de la ejecucin del sistema de calidad. Registros prediseados Libro de notas Hojas de datos Informes de Calibracin
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No.2
Manual
de Calidad Poltica de Calidad Procedimientos del sistema de calidad Procedimientos tcnicos Instructivos de trabajoDINCO - SEPRI
No.2
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN DE INCORPORACIN
CLIENTES
CLIENTES
REQUISITOS
GESTIN DE LOS RECURSOS
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
SATISFACCIN
EXPEDIENTES DE LOS ASPIRANTES
REALIZACIN DEL PRODUCTO PRODUCTO
ENTRADAS
FLUJO DE INFORMACIN ACTIVIDADES QUE AGREGAN VALOR SALIDAS
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No.2
Se establecen los lineamientos bsicos para la Organizacin de Historias Laborales: verificar la Resolucin Nmero 00247 del 29 ene de 2010
POLICA NACIONAL
FORMATO DE FOTOGRAFIAS
HISTORIAS LABORALES
Pgina 1 de 1 Cdigo: 2PP-FR0001 Fecha: 08/03/2010 Versin: 0
Se establecen los lineamientos bsicos para la Organizacin de Historias Laborales: verificar la Resolucin Nmero 00247 del 29 ene de 2010.
FOTOGRAFA ______________________________________ GRADO Y NOMBRE__________________________________ N CEDULA N HISTORIA LABORAL: DD / MM / AA
ELABOR: PT. WILSON PINZON SOLER FECHA: 08/03/2010
REVIS: TE. JOHN JAIRO ROMERO GOMEZ FECHA: 08/03/2010
APROB: BG. JORGE HERNANDO NIETO ROJAS FECHA: 08/03/2010
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No.2
Historia Laboral Roberto Rojas
Historia Laboral Carlos Soto
DINCO - SEPRI
No.2
Es la que esta conformada por unos tipos documentales determinados comunes a todas las dems, representa a la serie Historias Laborales (procesos administrativos)
Para la seleccin: elementos de juicio : cargos y niveles, funcionarios destacados en la vida pblica o que hayan hecho aportes significativos (cualidades especficas ).DINCO - SEPRI
No.2
RESOLUCION 00247 DEL 29/01/2010 HISTORIAS LABORALES
INSTRUCTIVO NO 009 SUDIR-SEGEN DEL 120209 CONDICIONES TCNICAS MINIMAS QUE DEBEN POSEER LAS DEPENDENCIAS DESTINADAS PARA ARCHIVOS
INSTRUCTIVO NO 010 SUDIR-SEGEN DEL 130209 RECOMENDACIONES GENERALES SOBRE FOLIACION EN DOCUMENTOS
INSTRUCTIVO 032- 2009 SUDIR DITAH ADMINISTRACIN DE LAS HISTORIAS LABORALES
INSTRUCTIVO NO 048 SUDIR-DITAH DEL 260609 PARMETROS PARA LA ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO EN LA POLICA NACIONALDINCO - SEPRI
No.2
FORMATOS
Planilla de control de comunicaciones recibidas Nota interna Formato nico de inventario documental Rotulo identificacin caja Rotulo identificacin carpeta Comunicacin oficial Formato de consulta
COMUNICACIN OFICIAL.
ROTULO DE CARPETA.FORMATO MODELOROTULO IDENTIFICACION CARPETA Versin: 0 Pagina 1 de 1 Cdigo: 1GD-FRFecha: 07-09-2009
POLICIA NACIONAL
AREA:GRUPO: CODIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE SERIE/SUBSERIE: TITULO CARPETA: FECHA INICIAL: FECHA FINAL: N DE FOLIOS N DE CARPETAElaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL Fecha: 27-08-2009 Fecha: 04-09-2009 Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA Fecha: 07-09-2009
DD DD
MM MM VOLUMEN
AA AA DE
ROTULO DE CAJA.FORMATO MODELO ROTULO IDENTIFICACION CAJA Pagina 1 de 1 Codigo: 1GD-FRFecha: 07-09-2009 Version: 0POLICA NACIONAL
(DEPENDENCIA) REA: GRUPO: CODIGO SERIE/SUBSERIE: NOMBRE SERIE/SUBSERIE:
Nro. DE CAJA: Nro. CARPETAS
FECHAS EXTREMAS: INICIAL: DD FINAL: DD
MM MM
AA AA
Elabor: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Fecha: 27 -08-2009
Revis: MY. JOSE H. MEDINA BERNAL Fecha: 04-09-2009
Aprob DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA Fecha: 07-09-2009
INVENTARIO DOCUMENTAL.FORMATO MODELO Pagina 1 de 1 Cdigo: 1GD-FRFecha: 07-09-2009 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL Versin: 0
UNIDAD PRODUCTORA: AREA: GRUPO: OFICINA PRODUCTORA: CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA
OBJETO DEL INVENTARIO (X)Transferencia Primaria Transferencia Secundaria Valoracin Fondos Acumulados Organizacin Traslado Fusin y/o supresin
REGISTRO DE ENTRADA DIA MES AO N.T.
N.T. = Nmero de Transferencia
No. DE CDIGO ORDEN
NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES, O ASUNTOS
TITULO DE LA CARPETA
FECHAS EXTREMAS Inicial (D-M-A) Final (D-M-A)
UNIDAD DE CONSERVACIN No. CAJA Carpeta Libro Otro AG AC
No. SOPORTE FOLIOS
FRECUENCIA DE CONSULTA A M B
OBSERVACIONES
VB DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA Elaborado por:_________________________ Cargo:_________________Grado_________ Firma:_______________________________ Grupo:________________Fecha__________ Entregado por:________________________ Cargo:________________Grado__________ Firma:_______________________________ Grupo:_______________Fecha___________ Recibido por:__________________________ Gargo:________________Grado__________ Firma:________________________________ Firma:_______________________________ Grupo:_______________Fecha___________ Grupo:______________Fecha____________
CONVENCIONES: AG Archivo de Gestin AC Archivo Central A Alta M Media B Baja
Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Fecha: 27-08-2009
Reviso: MY. JOSE MEDINA BERNAL Fecha: 04-09-2009
Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA Fecha: 07-09-2009
HOJA DE CONTROL.FORMATO MODELO POLICA NACIONAL Pgina 1 de 1 Cdigo: 1GD-FR-0007 Fecha: Versin: 0
HOJA DE CONTROL
Nombre Funcionario: ______________________________________________________FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
Fecha Elaboracin:
_________________________
_______________________________________________ Firma Funcionario ResponsableElabor: SI. GUSTAVO GRANADOS G. Fecha: 27-08-2009 Revis: CT. EDGAR F. LOPEZ GONZALEZ Fecha: 04-09-2009 Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO G. Fecha:07-09-2009
NOTA INTERNA.PROCEDIMIENTO: RECEPCIONAR, DISTRIBUIR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Pgina 1 de 1 Cdigo: 1GD-FR-0006 Fecha: 04-10-2009 Versin: 0
POLICIA NACIONAL
NOTA INTERNA
Nro. FECHA:__________________________________________________________________________ PARA: _____________________________________________________________________________ DE: URGENTE PARA SU INFORMACIN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: OBSERVACIONES: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER
Nro. FECHA:__________________________________________________________________________
PARA: _____________________________________________________________________________ DE: URGENTE PARA SU INFORMACIN FAVOR DAR CONCEPTO INFORMAR POR ESCRITO ENCARGARSE DEL ASUNTO OTRO: OBSERVACIONES: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER
FIRMA:
RECIBIDO: FECHA: HORA:
FIRMA:
RECIBIDO: FECHA: HORA:
PLANILLA COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS.POLICA NACIONAL MODELO FORMATO CODIGO: 1GD-FR-0005 PLANILLA CONTROL COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS FECHA: 04-10-2009 VERSIN: 0 Pagina 1 de 1 RECIBIDO CONSECUTIVO NUMERO DE OFICIO UNIDAD DE ORIGEN UNIDAD DE DESTINO NOMBRE QUIEN RECIBE FECHA HORA FIRMA
TOTAL
Elaboro: SI. GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ Fecha: 27-08-2009
Reviso: MY. JOSE HERNANDO MEDINA BERNAL Fecha: 04-09-2009
Aprob: DR. ALFONSO QUINTERO GARCIA Fecha: 07-09-2009
Contralora General De La RepblicaLos hallazgos mas reiterativos al proceso de gestin documental son los siguientes: el acta y comunicacin oficial por produccin de dependencias sin verificar los formatos establecidos en la SVE.
Falta de instalaciones adecuadas para los archivos de gestin de las Regionales y Grupos.
Control InternoLos hallazgos mas reiterativos al proceso de gestin documental son los siguientes: Falta
de instalaciones adecuadas para los archivos intermedios de las Regionales y Grupos. de la ley general de archivos y acuerdo 042 criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.
Desconocimiento
Control InternoDesconocimiento
de la ley general de archivos (ley 594 del 2000), organizacin de los archivos de gestin.No se aplica el procedimiento en las comunicaciones oficiales, que se encuentran en el Instructivo 006 SUDIR-OFPLA 70 del 30 de enero 2012, lineamientos para el uso y empleo de los logo smbolos premio nacional a la excelencia y la innovacin en la gestin prosperidad para todos premio nacional iberoamericano de la calidad fundibeq y los logo smbolos de las certificaciones de calidad.
Control InternoFalta de unidades de conservacin (cajas, carpetas y ganchos). Falta de inventarios documentales, hojas de control, foliacin y organizacin en archivos de gestin en marcacin de rtulos y cajas. Desconocimiento de la gua de conservacin preventiva para los archivos de la Polica Nacional. No se han realizado las transferencias de las tipologas documentales segn las tablas de Retencin Documental, se da inicio al cronograma por fechas de las transferencias del ao 2012, firmadas por la seora coronel Directora de Dinco
Control Interno
Falta de aplicacin de los formatos establecidos dentro del proceso de gestin documental ( rotulo de las cajas, carpetas, hoja de control, planilla de comunicaciones oficiales, inventarios documentales, formato de eliminacin).
Desconocimiento en la aplicacin de las TRD de los aos 2008. Desconocimiento en la aplicacin de las TRD de los aos 2010.
Falta de elementos de bioseguridad como Gafas proteccin antiempaante , Guantes de nitrilo, Jabn antibacterial tapabocas batas de uso archivstico.DINCO - SEPRI
No.2
DINCO - SEPRI
No.2
DINCO - SEPRI
No.2