Prevenção. Faça disso um hábito.

CARTILHA PARA A ORIENTAÇÃO DEMANUSEIO DE DOCUMENTOS FÍSICOS

Expediente

Norma Angélica Reis Cardoso CavalcantiPROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Paulo Marcelo de Santana CostaPROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA ADJUNTO

Wanda Valbiraci FigueiredoPROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA ADJUNTA PARA ASSUNTOS JURÍDICOS

Cleusa Boyda de AndradeOUVIDORA

Cleonice de Souza LimaCORREGEDORA-GERAL

Pedro Maia Souza MarquesCHEFE DE GABINETE DA PROCURADORA-GERAL DE JUSTIÇA

Alexandre Soares CruzSECRETÁRIO-GERAL

Ricardo de Assis AndradeSECRETÁRIO-GERAL ADJUNTO

Patrícia Kathy A. M. Alves MendesPROMOTORA DE JUSTIÇA – COORDENADORA DO CESAU

Frederico Welington Silveira SoaresSUPERINTENDENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA

Diagramação e arteFrancisco França S. Junior

Comissão de Prevenção de Infecções no Ambiente de Trabalho do MPBA

Adriano Marcus Brito de AssisAMPEB

Ana Paula Pinheiro Rodrigues de MattosCESAU

Celso Fernandes Sant’Anna JuniorPGJ - GABINETE

Fábio de Lima BarretoCEAT - UNIDADE DE APOIO TÉCNICO CONTÁBIL

Lara LacerdaSINDSEMP/CEAT - UNIDADE APOIO MEIO AMBIENTE E ENGENHARIA

Larissa Dantas GuimarãesSGA/GESTÃO DA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO

Márcio José Cordeiro FahelPGJ - ASSESSORIA ESPECIAL

Patrícia Kathy Azevedo Medrado Alves MendesCESAU

Rogério Luis Gomes de QueirozCIDADANIA - 12ª PROMOTORIA DE JUSTIÇA

Apresentação

Prezados(as),

Esta cartilha consolida informações técnicas a respeito do manuseio de documentos físicos no Ministério Público do Estado da Bahia, com o objetivo de tentar diminuir os riscos do contágio pelo novo coronavírus (COVID-19).

É importante ressaltar que as informações, dicas e sugestões contempladas nessa cartilha não se esgotam aqui.

Você conhece o projeto institucional “DIGITALIZE-SE”? Com ele, nós começamos a realizar uma transformação digital do MPBA.

Dicas básicas para manuseio de papel no ambiente de trabalho:

Não colocar os cotovelos sobre os documentos físicos durante a consulta;

Não molhar os dedos com saliva para manuseio das folhas;

Evitar acúmulos de documentos, objetos e materiais sobre a mesa de trabalho;

Lembrar sempre de higienizar as mãos com água e sabão e/ou álcool em gel a 70%;

Recomenda-se, quando couber e se possível, a opção pelo documento digitalizado.

Você sabia que podemos tramitar ofícios, despachos, comunicação interna, solicitações, dentre outros, e assiná-los eletronicamente pelo Sistema Eletrônico de Informação (SEI), sem precisar encaminhá-los fisicamente?

para saber maisclique aqui

A instituição oferece os principais sistemas de informações para que tudo seja realizado por meio eletrônico:

IDEA: tramitação de procedimentos extrajudiciais físicos e eletrônicos;

SEI: processos administrativos eletrônicos;

formatação de textos, dentre outros. Você sabia que

mais de uma pessoa pode colaborar no mesmo documento, de forma concomitante?

PROJUDI: é um programa vinculado ao TJBA que permite a completa substituição do papel por autos processuais digitais;

PJE e e-SAJ: sistemas judiciais eletrônicos, vinculados ao TJBA, que tramitam processos judiciais eletrônicos e físicos.

Além disso, ainda existe o Microsoft Teams para realizar compartilhamento de documentos, informações, comunicação, colaboração e conferências.

SIGA: é o sistema de gestão e acompanhamento da carreira ministerial e das Procuradorias e Promotorias de Justiça do Estado da Bahia, que gera um fluxo de informações entre a Secretaria Geral, Gabinete da PGJ e membros da instituição;

SIMP (Central de Solicitações): realizar solicitações de bens de consumo, bens permanentes e serviços;

SIMPV2: cadastrar, acompanhar e distribuir procedimentosadministrativos, realizar o acompanhamento de diligências,controlar o acervo de procedimentos;

Para facilitar o acesso, a segurança e disponibilidade de todos os documentos, se possível, recomenda-se a opção pelo documento digitalizado, mediante arquivo PDF. O emitente é o responsável pela guarda do documento. Orienta-se que os documentos sejam enviados, na íntegra, apenas por uma via: eletrônica ou física.

Além disso, lembramos que nos processos físicos, vinculados ao Poder Judiciário do Estado da Bahia, o translado dos autos e peças irão tramitar, exclusivamente, por meio digital, mediante arquivo PDF, certificado por assinatura eletrônica, ficando o emitente do documento responsável por sua guarda, para oportuna juntada, conforme Decreto Judiciário nº 392 de 9 de julho de 2020, publicado pelo Tribunal de Justiça do Estado da Bahia.

Informe-se e proteja-se

De acordo com as informações divulgadas, o coronavírus permanece ativo em algumas superfícies, podendo variar de acordo com as condições ambientais, por exemplo:

Aço inoxidável: 72 horas (3 dias);

Plástico: 72 horas (3 dias);

Papelão: 24 horas (1 dia);

Cobre: 4 horas;

Aerossóis/poeira: 40 minutos a 2 horas e 30 minutos.

É importante evitar tocar em superfícies com as quais muitas pessoas têm contato, o que inclui mesas, bancadas, maçanetas, interruptores, telefones, teclados, torneiras, entre outros.

Cuidados no manuseio direto dedocumentos físicos

Documentos recebidos na unidade:Deverão ser colocados em quarentena mínima de 5 dias, em um local separado (veja um local da sala para colocar: mesa, em cima do armário, em um escaninho separado).

1.

As recomendações contidas abaixo são embasadas em estudos científicos publicados sobre a permanência ativa do novo coronavírus em diversos tipos de superfícies. Nas hipóteses em que seja necessário o imediato manuseio do documento físico, em razão da urgência, recomenda-se a estrita observância das regras de higiene, com a limpeza das mãos antes e depois do manuseio, além do uso de máscara. Essas informações podem ser atualizadas com o surgimento de novos estudos.

2. Após o período de quarentena dos documentos,realize a higienização das mãos com água e sabão e/ou álcool a 70% antes e logo após o seu manuseio.

3. Realize a transferência do documento você mesmo.Quanto menos pessoas manipularem o mesmodocumento, melhor.

#SOMOSTODOSMP

NÃO ESQUEÇA DE SEMPRE REALIZAR A HIGIENIZAÇÃO DAS MÃOS COM ÁGUA E SABÃO E/OU ÁLCOOL EM GEL A 70%.

REFERÊNCIAS

BRASIL. ANVISA. Nota técnica nº 34/2020. Recomendações e alertas sobre procedimentos de desinfecção em locais públicos realizados durante a pandemia da COVID-19. 2020. Disponível em:http://portal.anvisa.gov.br/documents/219201/4340788/SEI_ANVISA+-+0976782+-+Nota+T%C3%A9cnica.pdf/1cdd5e2f-fda1-4e55-aaa3-8de2d7bb447c Acesso em: 08/07/2020.

BRASIL. ANVISA. Procedimento: limpeza e desinfecção de ambientes, equipamentos, utensílios potencialmente contaminados, gerenciamento de resíduos sólidos e efluentes sanitários. 2019. Disponível em:http://portal.anvisa.gov.br/documents/219201/5777769/PROCEDIMENTO+01+-+PLD-Residuo-Efluentes-/54d4b6eb-36a9-45d9-ba8b-49c648a5f375 Acesso em: 08/07/2020.

BRUÑA-ROMERO, O. Notícias da UFSC: Professor da UFSC especialista em pandemias indica medidas de proteção para ir ao mercado. 2020. Disponível em: https://noticias.ufsc.br/2020/03/professor-da-ufsc-especialista-em-pandemias-indica-medidas-de-protecao-para-a-ida-ao-mercado/ Acesso em: 08/07/2020.

2020. Disponível em:https://www.thelancet.com/pdfs/journals/lanmic/PIIS2666-5247(20)30003-3.pdf Acesso em 09/07/2020.

THE NEW ENGLAND JOURNAL OF MEDICINE. Aerosol and Surface Stability of SARS-CoV-2 as Compared with SARS-CoV-1. Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) da Universidade da Califórnia, em Los Angeles e em Princeton. Disponível em:https://www.nejm.org/doi/full/10.1056/NEJMc2004973?query=featured_home. Acesso em: 08/07/2020.

VAM DE BERG, T. V. Recomendações para a proteção da saúde dos profissionais que atuam em arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentação, e a preservação dos documentos em suporte papel em tempos de COVID-19. 2020. Disponível em:https://proad.ufba.br/sites/proad.ufba.br/files/recomendacoes_para_a_protecao_da_saude_dos_profissonais_e_a_preservacao_dos_documentos_diante_do_covid-19.pdf Acesso em: 08/07/2020.