CARPETA CIUDADANA

Sus documentos en un solo lugar

GOBIERNO CON TI PROSPERIDAD CON TI TALENTO TI

GOBIERNO CON TI

• Gobierno en línea

TIC para servicios

TIC para Gobierno

Abierto

TIC para la Gestion

Seguridad y Privacidad

• Compras Públicas de TI

• Liderazgo TI (GCIO)

TIC para servicios

Mapa de ruta

SI Virtual (portal del Estado colombiano)

CARPETA CIUDADANA

Autenticación electrónica

Sello de excelencia

Plan de incentivos para dinamizar los

proyectos del mapa de ruta

Programa de excelencia en gobierno

electrónico (formación de talento y

laboratorios de práctica)

GOBIERNO CON TI PROSPERIDAD CON TI TALENTO TI

IntroducciónIntroducción

4

Plan Vive Digital 2014 - 2018Ser líderes mundiales en el desarrollo de

aplicaciones sociales dirigidas a los más

pobres. Ser el Gobierno más eficiente y más

transparente gracias a las TIC.

.

ARTICULO 9. PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite

ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad

ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.

Parágrafo. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando

una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual

reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública

Ley 1437 de 2011Por la cual se expide el Código de

Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo. .

Decreto 19 de 2012Por el cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y

trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública.

Decreto 2573 de 2014Por el cual se establecen los lineamientos

generales de la Estrategia de Gobierno en

línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341

de 2009 y se dictan otras disposiciones.

Ley Estatutaria 1581 de 2012Por la cual se dictan disposiciones generales

para la protección de datos personales.

Manual de Gobierno en líneaDetermina los lineamientos que deben seguir

las entidades públicas y los particulares que

desempeñan funciones públicas en la

implementación de la Estrategia de Gobierno

en línea en Colombia.

Plan Nacional de DesarrolloArtículo 46°

5

Estándares, modelos y lineamientos de tecnologías de la información y las comunicaciones

para los servicios al ciudadano.

Parágrafo. El Gobierno Nacional, a través del MinTIC, diseñará e implementará políticas, planes y

programas que promuevan y optimicen la gestión, el acceso, uso y apropiación de las TIC en el sector

público, cuya adopción será de obligatorio cumplimiento por todas las entidades estatales y conforme

a la gradualidad que para el efecto establezca el MinTIC. Tales políticas comportarán el desarrollo de,

entre otros, los siguientes temas:

a) Carpeta ciudadana electrónica. Bajo la plena observancia del derecho fundamental de habeas

data, se podrá ofrecer a todo ciudadano una cuenta de correo electrónico oficial y el acceso a una

carpeta ciudadana electrónica que le permitirá contar con un repositorio de información electrónica

para almacenar y compartir documentos públicos o privados, recibir comunicados de las entidades

públicas, y facilitar las actividades necesarias para interactuar con el Estado. En esta carpeta podrá

estar almacenada la historia clínica electrónica. El MinTIC definirá el modelo de operación y los

estándares técnicos y de seguridad de la Carpeta Ciudadana Electrónica. Las entidades del Estado

podrán utilizar la Carpeta Ciudadana Electrónica para realizar notificaciones oficiales. Todas las

actuaciones que se adelanten a través de las herramientas de esta carpeta tendrán plena validez y

fuerza probatoria.

Situación actualPersonas naturales y jurídicas

6

DesorganizaciónDesorden en el almacenamiento y

pérdida de documentos.

Envío de documentosEnvío físico prevalece sobre el

electrónico.

CustodiaNo cuentan con un mecanismo

para archivarlos de manera

segura.

Desplazamientos a entidadesTiempos muertos.

Aporte de documentosConfianza si entregan

documentos en medio físico.

Situación actualEntidades Públicas

7

Sistemas de gestión de documentos

electrónicos en implementación o

carencia de ellos.

Sistemas de gestión documental

Compartimiento de información crítica

mediante acuerdos

Información confidencial

No hay muchas opciones para

intercambiar información del ciudadano

con otras entidades.

Intercambio de información

Altos costos de impresión y envío postal

de documentos al ciudadano.

Impresión y envío

Altos costos de administración, consulta

y transporte de archivos físicos.

Administración

Tiempos de entrega

Tiempos

Gran cantidad de información en soporte

físico

Soporte físico

Panorama InternacionalPanorama Internacional

8

PUBLICA CERTIFICACION PRIVADA ASOCIACION PUBLICO PRIVADA

ESPAÑA

SINGAPORE

DINAMARCAFRANCIA

PORTUGAL

FINLANDIA

BELGICA

ALEMANIA

AUSTRALIAAgosp

CANADAeContact

DIAN INVIMA AC MT ICA DGM

71 71

87

91

67

53

BA MT SF INVIMA AC DIAN

370

496

564

572

445 443

ENTIDADES CON MAYOR NUMERO DE TRAMITES ENTIDADES QUE MAS SOLICITAN DOCUMENTOS

893

1176

1180

2040

Carta de solicitud

/Formulario

Estudio técnico

Documento de

identificación

Certificado/Licencia

TIPOS DE DOCUMENTOS SOLICITADOS EN LOS TRAMITES

BA: Banco Agrario de Colombia S.A

MT: Ministerio de Transporte

SF: Superintendencia Financiera de Colombia

INVIMA: Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos

AC: Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil

DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

DGM: Dirección General Marítima

ICA: Instituto Colombiano Agropecuario

Fuente: Sistema Único de Información de Trámites

10

Definición

En este espacio, cada persona podrá recibir y

guardar de forma gratuita documentos

enviados por entidades públicas y privadas y

cargar documentos de interés personal.

Adicionalmente, compartirlos con las

Entidades del Estado cuando se requiera para

adelantar trámites o servicios.

Un servicio de alojamiento de documentos en

la nube para ciudadanos y empresas

colombianos con el fin de hacer más fácil y

eficiente su interacción con el Estado.

Carpeta CiudadanaIniciativa Derechos Digitales

UNIFICADO INTELIGENTE CONECTADO NORMATIVA

Solución Carpeta CiudadanaSolución Carpeta Ciudadana

11

DESCARGARdocumentos por parte de la

entidades públicas que

requieran soporte en sus

archivos

CUSTODIA LEGAL

de los documentos

almacenados,

garantizando la seguridad

de la información

COMPARTIRdocumentos con entidades

y empresas para adelantar

oficialmente trámites

públicos y privados

ALMACENARdocumentos de forma

limitada (sin costo) y

organización personalizada

de la información

CARGARdocumentos de interés

personal

NOTIFICAR

Servir como plataforma

para recibir de

notificaciones oficiales

INTEGRAR

Portal SI virtual

Gestión de documentos

Sedes electrónicas

REGISTRAR

Recepción de Documentos

resultado de los trámites

públicos y privados

12

PERSONALES• Documentos de

identificación

• Contratos laborales

• Certificaciones académicas

• Escrituras

• Hojas de vida

• Diplomas

• Planos

• Títulos de propiedad

• Testamento

• Documentación médica

PUBLICOS• Comunicaciones y

notificaciones

• Certificaciones catastrales

• Certificaciones laborales

• Historia pensional

• Impuestos de bienes

• Comparendos y multas

• Registro único tributario

• Declaraciones de renta

• Licencias y permisos

• Documentos oficiales

• Citaciones

SERVICIOS• Contratos de prestación de

servicios

• Recibos y extractos de

servicios

• Extractos bancarios

• Información de créditos

• Oferta de nuevos servicios

• Extracto de pagos

• Comunicaciones

comerciales

• Inspecciones técnicas

• Historia clínica

PRIVADOS• Facturas

• Garantías

• Manuales de uso

• Pólizas y extractos

• Envíos masivos

Tipos de Documento

Entidades Impulsoras

13

• Empleados Púbicos

• Contratistas

ENTIDADES

PUBLICAS

•Presidencia

•Función Pública

•Ministerio de las

Tecnologías

•Programa Nacional de

Servicio al Ciudadano

•Archivo General

•Superintendencia de

Industria y Comercio

EMPRESA

PRIVADA•Entidades de Certificación

•Sector Bancario

•Grupos Industriales

•Instituciones Bancarias

•Compañías de Seguros

•Sistema de Pensiones

•Servicios Públicos

•Telecomunicaciones

•Grandes Superficies

•Sistema Educativo

•Sistema de Salud

OPERADORES

• Industria TI

• Google, Microsoft, 472

FUNCIONARIOS

PUBLICOS

Una sola carpeta para cada usuario.Número Tres

Suscripción autorizada por el usuario a

los servicios de las entidades.

Número Cuatro

02

Medio válido para recepción y

notificación de documentos.

Número Cinco

05

01 Servicio básico gratuito para el usuario.

Número Uno

Varios Operadores de la Carpeta Ciudadana. Número Dos

03

04

06 Variados mecanismos de autenticación

para el usuario.

Número Seis

07 Preservación de archivos de carácter

vitalicio.

Número Siete

08 Custodia legal de los documentos.

Número Ocho

09 Confidencialidad de la información y “no

explotación” comercial.

Número Nueve

10 Marco legal que dé cobertura a la

operación de la carpeta.

Número Diez

Reglas de Oro

12

MetasCiudadanos y Empresas

15

2015 2016

• Funcionarios públicos.

• Contratistas del Estado.

2017

• Ciudadanos propensos o no

al uso de Internet y de los

servicios de banca

electrónica.

• Usuarios que reciben

comunicaciones y

notificaciones de origen

público y comercial.

2018

• Usuarios que se interesan

en los servicios postales

electrónicos.

• Interesados en el servicio de

archivo electrónico digital de

documentos.

• Suscriptores a información

periódica.

50.000500.000

2.450.000

0

Conceptualización,

modelo de negocio y

estrategia de

implementación

Operadores

Industria TI

Entidades Públicas y

Empresas Privadas

Usuarios

Ciudadanos y

Empresas

Operadores

Industria TI

Ministerios

Conceptualiza Desarrolla y Opera Coopera Afiliación Apropiación

Financiamiento

ImpactoAmbiental y Económico

17

PapelReducción de comunicaciones

recibidas en soporte papel..

RecursosReducción en el uso de recursos

agua,

tinta, energía etc.

Valor agregadoPlataforma para el desarrollo de

servicios profesionales y aplicaciones

sectoriales especializadas.

Envío postalDisminución de los costos de remisión

postal de cada hogar..

Medio electrónicoEnvío electrónico vs envío físico.

GratuidadGratis para el usuario.

Reducción en las tarifas de

remisión de documentos.70%

Proceso de ContrataciónModelo y Estrategia de Implementación de las Iniciativas

18

Pre-ModeloPrácticas a nivel

internacional, principios

jurídicos, técnicos, socio-

cultural, organizacional y

financiera

Modelo DetalladoSoporte financiero y

comercial

Modelo Final

Mapa de Ruta

Estrategia de

implementación de

iniciativas 2015 - 2018Situación Actual

Investigación nacional e

internacional para los

proyectos estratégicos

OBJETO: Realizar la conceptualización y diseño del modelo y la estrategia de implementación de los

proyectos de “Carpeta Ciudadana” y “Autenticación Electrónica” del Plan Vive Digital 2014-2018,

incluyendo el análisis de aspectos organizacionales, jurídicos, técnicos, socioculturales y financieros, de

conformidad con las condiciones establecidas en el presente documento.

ENTIDADES PARTES: Fondo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

TIPO DE PROCESO: Concurso de Méritos

VALOR INICIAL DEL CONTRATO: $2.256.694.560

PLAZO: 4 meses

Entregables del Plan de Ejecución

19

Situación Actual

Pre - Modelo

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Documento de situación actual

Análisis del contexto nacional e internacional jurídico, socio-

cultural, organizacional, técnico y financiero; modelos similares

por sector; e-Boks, MyPage.no, Mon.service.public.fr;

Autenticación Federada de Suecia, SignPass de Singapur, Clave

única de la República de Turquía.

0

1

0

2

Documento de definición, estudios, evaluación y

selección del modelo viable

Definición del modelo: ficha, alcance, necesidad, requerimientos,

beneficios, análisis del marco regulatorio: constitución, leyes y

decretos generales, específicos y sectoriales; análisis costo-

beneficio; proponer y evaluar tres modelos, análisis cualitativo y

cuantitativo; realizar foros y debates con interesados; seleccionar

el modelo viable, análisis cuantitativo y cualitativo del mapa de

ruta del modelo seleccionado; diseñar el modelo para el manejo

de la privacidad: definir el esquema para garantizar la protección

de datos personales y control y administración de bases de datos.

Entregables del Plan de Ejecución

20

Modelo Detallado

Mapa de Ruta

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Documento financiero detallado del modelo

Desarrollo del modelo financiero y de asequibilidad durante las

fases de preparación, diseño, implementación, construcción,

operación y mantenimiento y control; fuentes de financiamiento;

análisis de sensibilidad; matriz de riesgo; sondeo de mercado;

entrega final del modelo.

0

3

0

4

Documento con la estrategia de implementación

del modelo

Análisis de la estrategia para la implementación y despliegue

gradual; proyectos identificados y asociados a los aspectos

jurídicos, técnicos, organizacionales, socioculturales y financieros

de los proyectos; definición de concepto estratégico del proyecto,

definición de los mensajes clave; definición de cada proyecto;

proyectos que garanticen que el modelo está suficientemente

soportado legalmente, es viable jurídicamente, los actores

cuentan con la capacidad y la competencia para implementar el

modelo.

Modelo de Divulgación y PublicaciónDocumentos finales

21

Técnico

Financiero

PublicaciónInvitación a remitir

observaciones y

comentarios

Modelo DefinitivoDocumento final con

referencia a las

reviisones

Ajuste a ModelosEvaluación de

documentos y

comentarios

Legal

Reglas Mínimas de Divulgación y ParticipaciónModelo de Carpeta Ciudadana y Autenticación Electrónica

22

01Plan estratégico de las iniciativas

Agenda del plan de proyecto anual

Cronograma

* Junio 2015 (en revisión)

Publicación Agenda

02Técnico

Financiero

Legal

Sociocultural

* Julio – Octubre 2015 (en revisión)

Desarrollo de Modelos

03Portal Web

Definir y publicar criterios

Invitación a remitir observaciones

Términos para recepción

* Mayor a 10 días (en revisión)

Publicación de Modelos

06Informe de actividades desarrolladas

Evaluación de cumplimiento

Informe de Gestión

05Técnico

Financiero

Legal

Sociocultural

Publicación de Modelos

04Documento final.

Documento con las razones de

rechazo o aceptación

Ajuste a Modelos

El Sistema Unico de Información, SUI, tendrá un módulo que contendrá la información sobre las organizaciones

que expresen su voluntad de colaborar con los usuarios para el entendimiento de los proyectos.* Fechas en revisión de acuerdo a la proramación de la iniicativa

23

Dirección de Gobierno en línea

Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

johanna.pimiento@gobiernoenlinea.gov.co

Gracias

Estrategia GEL/Vivegobiernoenlinea/gobiernoenlinea@Gobiernoenlinea