caroline vleugels en yehudi bosmans; ontsnappingsroutes uit het digitale moeras. het digitaal...
Upload: vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw
Post on 25-Dec-2014
2.037 views
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Ontsnappingsroutes uit het digitale moeras
Het digitaal documentbeheer bij de stad Leuven
Caroline VleugelsYehudi Bosmans
Probleemstelling
• Weinig tot geen richtlijnen
• Talrijke problemen– Te weinig aandacht voor technologische veroudering– Structuur en ordening ontbreekt: geen context– Digitale dossiervorming staat niet op punt– Te weinig metadata worden geregistreerd– Totaal gebrek aan digitale hygiëne– ….
• Gevolg– Chaos: nu en in de toekomst– Eerste voorsmaakje: overdracht O-schijf
Alarmbel: onze schijfruimte geraakt stilaan vol!
• Huidig aankoopbeleid van extra schijfruimte niet houdbaar
• Nood aan een archiveringssysteem?
• Het stadsarchief reageert
Nood aan duidelijke communicatie
• “Wat is digitaal archiveren?”
Stadsarchief versus ICT en Stuurgroep Informatiebeheer
• Taak van het archief om een duidelijk beeld van de problematiek te schetsen
• Vaststellen prioriteiten1. Sensibiliseren van het personeel2. Herwerking mappenstructuren3. Verbetering rechtenstructuur
Sensibiliseren van het personeel
Organisatie van E-Plumeaudagen
• Vervolg op Trash-days voor papieren documenten
• Focus op prioriteiten– Opkuis mailbox– Dubbels– Oude versies– Controle fotobestanden– Controle audio- en videobestanden– Uitgeprinte versus digitale documenten– Registratie van externe gegevensdragers
(Diskettes, VHS-video, CD-rom, DVD,..)
• Niet:– Naamgeving bestanden en mappen– Herstellen digitale dossiers Tijdgebrek– Opkuis mappenstructuur
• Succes?– Eerste Plumeaudag (20 mei 2010)– Tweede Plumeaudag (19 november 2010)
Vaststelling dat de huidige aanpak niet meer werkt
Nieuwe aanpak ?
• Overzichten van dubbele bestanden
• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)– Uitgebreider dan actiepunten E-Plumeau
• Mensen ‘droppen’ achter computer bij ICT-dienst?
• Diensten laten betalen voor schijfruimte?
• Voorstel tot aankoop Recordsmanagement Tool via VHIC
Op weg naar een nieuwe mappenstructuur
Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT
• Basis = richtlijnen van E-David cfr. Mappenstructuur
• Structuur gebaseerd op grote taken van het stadsbestuur, niet het organogram
• Doel is één mappenstructuur voor:– Dynamisch archief– Semi-dynamisch archief– Statisch archief
Liefst zowel digitaal als papier!
• Voorbereiding archivering digitale documenten
Indeling van de mappenstructuur
• Identificatie van de grote taakgebieden van het Stadsbestuur
• Deel 1: algemene mappen– Voor elke stadsdienst identiek– Nummering van 1 tot 6– Overleg met diensthoofden en medewerkers diensten
• Deel 2: mappen die nodig zijn binnen bepaald taakgebied– Overleg met stadsdiensten– Nummering vanaf 30
Voorbeeld: Groenbeheer
Overzicht Detail taakmap
Werkwijze• Informatie rond taken en processen wordt bestudeerd
• Overleg met betrokken stadsdienst
• Concrete opbouw van de structuur: twee mogelijke werkwijzen– Eerste voorstel van structuur door Stadsarchief– De dienst stelt een eerste voorlopige structuur voor
• Structuur wordt veelvuldig geanalyseerd
• Herwerking tot definitief eindresultaat
Eindresultaat
• Mappenstructuur die voldoet voor:– Stadsarchief (archivistische principes)– ICT (technisch beheersbaar)– Stadsdienst (gebruiksgemak en ingebed in werking dienst)
• Een spannend moment: de omzetting van bestanden naar de nieuwe structuur
Een nieuwe taakverdeling
• Betere controle op de nieuwe mappenstructuur en de digitale hygiëne is noodzakelijk– Beperking in aanmaak mappen op hoog niveau– Supervisie van een werkgroep op de mappenstructuren
• Nauwe samenwerking tussen Stadsarchief en ICT
• Nieuwe rol voor Stadsarchief
• Extra taken voor de archiefverantwoordelijken
Nood aan opleiding
• Cursus Digitaal Documentbeheer (maart 2012)– Voor alle computergebruikers– Cursus krijgt best een permanent karakter
• Personeel van één stadsdienst:– Omzetting bestanden– Uitleg over gebruik eigen mappenstructuur
• Archiefverantwoordelijken: nieuwe taken
Verbetering van de rechtenstructuur
IT-Technische oplossing
• Werken met Active Directory– Beperking van rechten op 1ste 3 niveau’s van de
mappenstructuur– Globale groepen– Locale veiligheidsgroepen– Overzicht naar rechtenverantwoordelijke
Mappenstructuur
Detail algemene map Detail taakmap
Active Directory• Globale groepen
= Groep die een aantal medewerkers met eenzelfde kenmerk samenvat. Bijvoorbeeld: Gebouwbeheerders, Stafdienst,…– GG-OD-Groenbeheer-Directie
• Locale groepen= Naamgeving is een weerspiegeling van de plaats op de bestandsserver.– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Write– LG-FS-OD-02_Groenbeheer-01-10-Read
Rechtenstructuur
Gevolgen
• Medewerker is lid van een groot aantal ActiveDirectory groepen. In sommige gevallen meer dan 150 groepen
• Dit heeft gevolgen op het aanmeldscript
• Voordelen van deze manier van werken:– Transparant welke rechten iemand heeft– Rechtenstructuur naar de medewerker toe is
overzichtelijk en duidelijk
Toekomst
• Continue waakzaamheid over de mappenstructuren en digitale hygiëne
• Overdracht bestanden naar een archiefserver
• Oprichting Werkgroep Digitaal Documentbeheer– Breder dan huidige werkgroep– Nadenken over probleempunten Documentbeheer
Conclusie
• Eerste stappen naar verbetering digitaal documentbeheer
• Nood aan permanente vorming, controle, analyse en bijsturingÞ Belangrijke nieuwe taak Stadsarchief
• Nog veel werk voor de boeg