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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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PROCESO O SUBPROCESO

PROVEEDORES (int-ext)

ENTRADAS SALIDAS CLIENTES (int-ext)

Selección,

Contratación, Inducción, Retiro y

Certificaciones

De todos los procesos

Selección:

Solicitud de colaboradores

Requisitos de colaboradores

Hojas de Vida

Colaborador seleccionado

A todos los procesos

Contratación:

Colaborador seleccionado

Documentos para vinculación

Formato Institucional hoja de vida

Colaboradores Contratados

Contrato de Trabajo

Afiliaciones SSI

Inducción:

Colaboradores Contratados área

administrativa

Inducción de colaboradores

Contratados área administrativa

Retiro:

- Evaluación de Desempeño

Preaviso

Certificación laboral

Examen médico de Egreso

Certificaciones:

Laborales

Ingresos y Retenciones

Certificaciones Laborales.

Certificado de Ingresos y

Retenciones.

Trabajadores activos y

retirados

Trabajo Suplementario:

Solicitud de Pago. Novedades de Nómina

Gestión Financiera

Colaboradores

MACROPROCESO: APOYO

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Director Departamento Gestión del Talento Humano

SUBPROCESOS:

Selección, Contratación, Inducción y Retiro de Personal Nómina

Formación y Capacitación Evaluación

OBJETIVO: Desarrollar integralmente el Talento Humano, para la mejora continua, el bienestar personal en pro del

cumplimiento de la misión y funciones de Universidad. Planificar y desarrollar acciones tendientes a garantizar la idoneidad de los colaboradores en la Vinculación con la Universidad.



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PROCESO O SUBPROCESO

PROVEEDORES (int-ext)

ENTRADAS SALIDAS CLIENTES (int-ext)

Nómina,

Seguridad Social, Actualización

Anual de Nómina

De todos los procesos: personal contratado

Nómina:

Hoja de Vida

Contrato de Trabajo

Nómina

Pagos a Terceros

Desprendibles de Pago

Gestión Financiera

Seguridad Social:

Cambios por traslados e

incapacidades

Autoliquidación de aportes y

prestaciones sociales.

Contabilización de las provisiones.

Actualización Anual de Nómina.

Liquidación Primas

Liquidación Vacaciones Colectivas

Consolidación de Prestaciones

Sociales Actualización anual del Sistema

INFORMA.

Formación y Capacitación

De todos los procesos Requerimiento de formación y

capacitación

Plan de Formación y/o

Capacitación Planillas de Asistencia


Evaluación De todos los procesos Evaluación de desempeño. Resultados de Evaluación de

desempeño.


Clima Organizacional

De todos los procesos

Comité Convivencia Laboral

Diagnóstico del Riesgo Psicosocial.

RSQ.

Necesidades mejoramiento del

clima organizacional.

Actividades para el mejoramiento

del clima organizacional. A todos los procesos



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RECURSOS CICLO PHVA

Planear (P), Hacer (H), Verificar (V), Actuar (A)

INFRAESTRUCTURA: Auditorios, Aulas,

Oficinas

FINANCIEROS: Asignación Presupuestal.

TÉCNICOS: Equipos de Cómputo, Video Beam

Medios de comunicación: Teléfono, Internet,

Fax.

P 1. Proyección presupuestal.

P 2. Proyección de personal.

H 3. Recepción de requerimiento de colaboradores.

H 4. Recibir aprobación.

H 5. Selección de colaboradores.

V 6. Cumplimiento en el perfil del cargo del personal a vincular.

H 7. Vinculación de colaboradores (contratación, inclusión a los Sistemas).

H 8. Pago de nómina y seguridad social.

H 9. Preavisos.

P 10. Plan de Formación y Capacitación.

H 11. Desarrollo del Plan de Formación y Capacitación.

V 12. Eficacia de la formación y/o capacitación.

V 13. Evaluación de Desempeño.

P 14. Establecer actividades en coordinación calendario académico y contratación docente.

P 15. Actividades para el mejoramiento del clima organizacional.

H 16. Realizar actividades para el mejoramiento del clima organizacional.

A 17. Acciones de mejora.

DOCUMENTOS REQUISITOS

Análisis de Competencias.

Perfil del cargo

Perfil del cargo – Decano y Docentes

Manual de Funciones.

Reglamento Interno de Trabajo

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Acuerdo No. 33 del 16 septiembre de 2014 emitido por el Consejo

Superior.

Estatuto Orgánico.

Régimen Laboral Colombiano.

Régimen de Seguridad Social Colombiano.

Código Sustantivo del Trabajo.

Norma ISO 9001.



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SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

SEGUIMIENTO Y/O INDICADOR FRECUENCIA META

No. De personas administrativas que han participado en cursos de actualización (diplomado,

seminarios, talleres, entre otros), relacionados con el área de desempeño, disciplina o la profesión. / Total de personal administrativo de la USTA.*100

Anual 20%

N° de personas con cargo directivo y administrativo competentes en el cargo/ Total de

personal directivo y administrativo de la USTA*100 Anual 70%



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

1

Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Recibir por parte de las Dependencias de la Universidad la solicitud de personal

para el cargo que se requiera, en el documento 3401-F-005 Solicitud de personal.

De acuerdo a las necesidades se estudia

el caso por parte del Rector Seccional, Vicerrector Administrativo-Financiero y/o

Director de Gestión del Talento Humano.

Bajo la autorización del Rector y/o

Vicerrectores, se efectuará la contratación directa de un aspirante al

cargo.

Nota: Las solicitudes que sean

exclusivamente de trasladar personal de una dependencia podrán ser estudiadas

únicamente por el Director (a) del Departamento Gestión Talento Humano.

2

Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Solicitar la/s hoja/s de vida del

aspirante/s para el cargo a proveer.

Nota: El personal ya vinculado con la Universidad y que se le asigne un nuevo cargo, continúa en el subproceso de contratación.

3

Director (a) de Gestión del Talento

Humano y/o Rector o

Vicerrectores de la Universidad

Evaluar las hojas de vida recibidas, con

base en el cumplimiento de los requisitos definidos en el documento

3401-DG-001 Perfil de Cargo.

4 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Realizar una preselección de las hojas de

vida de los aspirantes.

5 Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Enviar al Banco de hojas de vida del Departamento de Gestión del Talento

Humano las de los aspirantes evaluados que no cumplieron los requisitos,

finalizando así su proceso de selección.

INICIO

RECIBIR SOLICITUD DE

PERSONAL

SOLICITAR HOJAS DE VIDA DE

LOS ASPIRANTES

EVALUAR LAS HOJAS DE VIDA

DE LOS ASPIRANTES

1

¿CUMPLE? SI

NO

BANCO DE

HOJAS DE VIDA

FIN



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6 Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Verificar los soportes de la(s) hoja(s) de Vida de (los/las) Aspirante(s) (educación

- formación) y la experiencia, registrando en el 5401-F-011 Verificación de Perfil de cargo y referencias laborales.

7 Director (a) de

Gestión del Talento Humano

Evaluar si el aspirante continúa dentro

del proceso de selección.

8 Director (a) de


9

Director (a) de Gestión del

Talento Humano o Psicólogo (a)

Entrevistar a las personas preseleccionadas. Validando con base en

la entrevista, la continuidad del aspirante

en el proceso de selección. Nota. Los Aprendices SENA que aprueben la entrevista con el Director de

Gestión del Talento Humano o

Vicerrector Administrativo - Financiero, continúan en el subproceso de

contratación.

10 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

11 Psicólogo (a)

Aplicar la prueba psicotécnica. Nota: Para cargos temporales (licencias, vacaciones, suspensión del contrato, comisiones), no se aplican pruebas de selección.

12 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Recibir los resultados de las pruebas del

aspirante. Evaluando si el aspirante

continúa en el proceso de selección.

1

VERIFICAR ANEXOS DE LA HOJA

DE VIDA

REALIZAR

ENTREVISTA

SI

SI

NO

¿CONTINUA?

¿EL ASPIRANTE

CUMPLE EL PERFIL?

NO

FIN

APLICAR

PRUEBAS

2

RECIBIR RESULTADOS

REVISAR CUMPLIMIENTO DEL

PERFIL DEL ASPIRANTE



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13 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

14

Coordinador (a)

de Seguridad y

Salud en el

Trabajo

Solicitar a la IPS ocupacional la práctica de los exámenes médicos de ingreso.

15 Auxiliar

Administrativo (a) de Gestión del

Talento Humano

Recibir de la entidad externa el concepto de aptitud laboral de la persona.

16 Auxiliar


Talento Humano

Informar a la persona seleccionada que debe diligenciar el documento 5405-F-004

Hoja de Vida; así mismo entregar el listado de documentación requerida para

la contratación.

17 Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Se da paso al subproceso de

Contratación de Personal.

¿CONTINUA?

SI

NO

SOLICITAR EXAMEN MÉDICO

DE INGRESO

RECIBIR CONCEPTO DE

APTITUD LABORAL

SOLICITAR DOCUMENTOS

PARA CONTRATACIÓN

FIN

REMITIR AL SUBPROCESO DE

CONTRATACIÓN

2



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONVOCATORIA DE PERSONAL DOCENTE DE PREGRADO


1 Director (a) de

Gestión del Talento

Humano

Recibir por parte de los Decanos de División y/o de Facultad, Director o

Coordinador de Departamento

Académico, la solicitud de nuevos docentes, con el perfil requerido.

2 Director (a) de


Redactar el comunicado de la

convocatoria docente especificando los

requisitos necesarios para la participación y las fechas estipuladas

para el proceso.

3 Director (a) de


Abrir convocatoria docente haciendo difusión en la página web institucional y

en el periódico de difusión regional y/o

nacional.

4 Director (a) de


Humano

Recibir las hojas de vida de los aspirantes a la convocatoria.

Evaluar las hojas de vida y seleccionar

las que cumplan el perfil requerido y

remitir a la Facultad y/o Departamento Académico.

5 Decano (a) de Facultad

Aplicar entrevista diligenciando el formato 3401-F-010 entrevista para selección docente, elaborar el formato de nómina y remitir al Decano de

División y Vicerrector Académico para su visto bueno.

Nota: Para los docentes que han estado vinculados con la Universidad tener en cuenta los resultados de la evaluación docente.

Nota: Para cargos temporales que exija la suplencia inmediata del cargo, se hace la selección en el banco de hojas de vida y bajo la aprobación del Vicerrector Académico se vincula para conformar la nómina.

INICIO

SOLICITUD DE PERSONAL

APROBADO

REDACTAR COMUNICADO

CONVOCATORIA

FIN

DIFUSIÓN DE LA

CONVOCATORIA

RECEPCIÓN DE HOJAS DE

VIDA DE LOS ASPIRANTES

ENTREVISTA Y NOMINA



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA CONVOCATORIA DE PERSONAL DOCENTE DE PREGRADO


6 Vicerrector

Académico

Da visto bueno al formato de nómina y

remite al Vicerrector Administrativo

Financiero para su revisión.

7 Vicerrector

Administrativo Financiero

Enviar el documento Nómina al

proceso de Gestión del Talento Humano.

8 Director de Gestión

del Talento

Humano

Presentar la nómina al Rector Seccional para revisar y autorizar la orden de

vinculación.


del Talento Humano

Informar al Coordinador (a) de Seguridad y Salud en el trabajo, para

la Solicitud Examen Médico de Ingreso.

10 Coordinador (a) de Seguridad y Salud

en el Trabajo

Recibir de la entidad externa el concepto de aptitud laboral de la

persona.

11 Auxiliar


Talento Humano

Solicitar a la persona seleccionada el

diligenciamiento del documento 5405-F-004 Hoja de Vida; así mismo

entregar el listado de documentación requerida para la contratación.

1

CONFORMAR LA NÓMINA

REMITIR NÓMINA A DIRECTIVOS

EMITIR SOLICITUD DE

EXÁMEN MÉDICO

RECIBIR CONCEPTO DE

APTITUD LABORAL

SEGUIR AL SUBPROCESO DE

CONTRATACIÓN

ENTREGA DE LISTADO

DOCUMENTOS

FIN



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL


1 Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Recibir de los seleccionados la

documentación requerida para la

contratación. Nota: Para la contratación de Monitores del Consultorio Jurídico, la hoja de vida de los seleccionados viene firmada por el Decano de División de Ciencias Jurídicas y Políticas.

2

Auxiliar


Talento Humano

Realizar la afiliación del (la) nuevo (a) colaborador (a), a los sistemas de

seguridad social integral (EPS, AFP,

CCF y ARL).

3

Auxiliar


Talento Humano

Entregar al Técnico de Nómina para

iniciar el Subproceso de Nómina la

Hoja de Vida del (los) seleccionado(s).

Nota: los docentes se ingresan con el formato de nómina.

4

Auxiliar Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Informar la relación de personal a los

Departamentos de Adquisiciones y

Suministros, Tecnología de la Información y de la Comunicación, así

mismo al Departamento de Planta física y Servicios Generales, en caso de

ser necesario para la adecuación de un

nuevo puesto de trabajo y a la Oficina de Registro y Control la relación de

colaboradores docentes y administrativos.

RECEPCIÓN DE LA

DOCUMENTACION

REALIZAR AFILIACIÓN

AL SSSI

INICIO

NOTIFICACIÓN DE

INGRESO O REINGRESO

1

INFORMAR A LAS DEPENDENCIAS

CORRESPONDIENTES



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL


5

Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Elaborar el contrato laboral de acuerdo

al cargo según formatos contractuales

ya establecidos. (Contrato de trabajo a término fijo inferior a un año; contrato

de trabajo a término fijo de un año; contrato especial de aprendizaje SENA;

prestación de servicios profesionales) y remitir al Director del Departamento de

Gestión del Talento Humano para su

verificación.

6 Director (a) de


Humano

Revisar y verificar la información contenida en el contrato laboral si

cumple con lo requerido enviar al

Asesor Jurídico, en caso contrario se devuelve para correcciones.

7 Director (a)

de Gestión del

Talento Humano

8 Asesor

Jurídico

Verificar que el contrato laboral cumple con las condiciones. En caso de que no

cumpla se devolverá para las correcciones del caso.

Asesor

Jurídico

9 Auxiliar


Talento Humano

Enviar el contrato laboral a Rectoría para la firma del Rector Seccional.

10

Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Hacer firmar del trabajador el contrato laboral, éste reposará en original en el

archivo del proceso de Gestión de Talento Humano.

ELABORAR CONTRATO

LABORAL

1

2

REVISAR EL CONTRATO

LABORAL

¿CUMPLE?

NO

VERIDICAR CONTRATO

LABORAL

¿CUMPLE?

SI

SI

FIRMA DEL CONTRATO POR

EL RECTOR

FIRMA DEL CONTRATO POR

EL SELECCIONADO



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA INDUCCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO


1 Auxiliar


Talento Humano

Realizar el listado de los nuevos ingresos

a partir de la última inducción de

personal.

2 Auxiliar


Talento Humano

Solicitar desde el sistema INFORMA al

Departamento de Adquisiciones y Suministros el material para la inducción

del personal.

3 Auxiliar


Talento Humano

Solicitar el permiso del auditorio al Departamento de Planeación y

Desarrollo.

4 Auxiliar


Talento Humano

Con la confirmación de la fecha, hora y

lugar para la Inducción, se realiza los

oficios citando a los líderes de los procesos responsables de las charlas y

al personal nuevo. Los cuales serán enviados via e-mail.

5 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Realizar la Inducción en conjunto con

los líderes de los procesos responsables

de las charlas al personal nuevo según lo Programado.

6 Auxiliar


Talento Humano

Entregar a los asistentes el material

Institucional y registrar las firmas de recibido en el documento 3401-F-003 seguimiento de asistencia.

7 Auxiliar


Talento Humano

Entregar listado de los temas propios de

la inducción para que los trabajadores firmen a satisfacción y solicitar la

evaluación de los mismos.

LISTADO DE NUEVOS

INGRESOS

SOLICITUD DE

MATERIAL

SOLICITUD DE LUGAR DEL

EVENTO

OFICIO A LOS DIRECTORES Y

ASISTENTES

REALIZAR LA INDUCCIÓN

INICIO

ENTREGAR MATERIAL

INSTITUCIONAL

ENTREGA DE OFICIOS Y

FIRMA RECIBIDOS

FIN



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA NÓMINA


1 Técnico de Nómina

Recibir del Auxiliar Administrativo (a) de

Gestión del Talento Humano la hoja de vida con la información básica para la

vinculación (EPS, AFP, Salario, Fecha de

inicio y/o terminación) y realizar el ingreso de la persona seleccionada al modulo

maestro del Sistema Administrativo y Financiero INFORMA.

En caso de Reingreso se recibe por correo

electrónico la notificación de la Auxiliar Administrativa de Gestión del Talento

Humano con la información básica para la

vinculación. Para el personal Docente se recibe anexo el documento Nómina

entregado por las facultades.



Incluir en los módulos de novedades y ausencias de INFORMA los diferentes

pagos y/o descuentos Internos y/o

Externos del trabajador, los internos soportados en los documentos 3401-F-007 Novedades de nómina 3401-F-014 horas extras y 3401-F-015 solicitud de descuento por nómina.

4 Técnico de Nómina Ingresar en el módulo LIQUI el periodo

mensual a liquidar, teniendo en cuenta el tipo de vinculación.


de Talento Humano y Auditor

Interno

Revisar la liquidación de la nómina, novedades y ausencias, verificando que

cumpla con lo requerido.


de Talento Humano y Auditor Interno

7 Rector Seccional y

Vicerrector Administrativo y

Financiero

Aprobar la liquidación de la nómina, novedades y ausencias.

8 Rector Seccional y

Vicerrector Administrativo y

Financiero

INCLUIR INGRESO O

REINGRESO

INCLUIR

NOVEDADES

INICIO

¿PRESENTA

NOVEDAD?

NO

SI

LIQUIDAR

NÓMINA

¿CUMPLE?

NO

SI

REALIZAR

CONTABILIZACIÓN

¿APRUEBA? NO

SI

APROBAR LIQUIDACIÓN

1



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA NÓMINA


9 Técnico de Nómina Realizar la contabilización de la nómina

en el módulo LIQUI.

10

Director de Gestión

del Talento

Humano

Incluir los datos de nómina en el aplicativo de transferencia electrónicas del

banco.


del Talento Humano y Auditor

Interno

Cargar el formulario a la página Web

principal del Banco, e informar a la director (a) del Departamento de

Sindicatura para su pago.


Realizar la contabilización en el módulo BANCO_GEN del periodo mensual

liquidado, teniendo en cuenta el tipo de

vinculación.


Realizar en el módulo DISTERN la

distribución de terceros y enviar los

comprobantes que arroja el sistema a Sindicatura para su pago.

14 Técnico de Nómina Se finaliza el proceso de pago de nómina y se continúa con el Subproceso de

Seguridad Social.

REALIZAR

CONTABILIZACIÓN

DILEGENCIAR Y ENVIAR

FORMATO DEL BANCO

CONTABILIZACIÓN DEL PAGO

DE NÓMINA

CARGAR PAGO

E INFORMAR A SINDICATURA

1

FIN

ENTREGAR A

SINDICATURA

ENVIAR AL SUBPROCESO DE

SEGURIDAD SOCIAL



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DIAGRAMA DE FLUJO DE SEGURIDAD SOCIAL



Identificar si existen traslados de fondo de pensión y/o EPS, e incapacidades.



En caso de Traslados diligenciar la información solicitada en el módulo TRA_FON.

Para las Incapacidades se Realiza el descuento en el modulo ALAN, teniendo en cuenta la autorización de la EPS.

4 Técnico de Nómina Realizar la Autoliquidación de Aportes (salud, pensión y riesgos laborales) en el módulo ALAN, verificando que cumpla con lo requerido.

5 Técnico de Nómina Realizar en el módulo PROVIS la liquidación de los parafiscales del periodo mensual.


Realizar en el módulo PLANOISS el Formulario Integrado Electrónico y cargar en la página Web del Operador PILA para el pago mensual de la seguridad social y los parafiscales,

Enviar para revisión y aprobación de Auditoria Interna.

7 Auditor Interno

Verificar y aprobar el pago de los parafiscales y la seguridad social e informar al Técnico de Nómina su autorización de pago.

8 Técnico de Nómina Notificar por correo electrónico el valor a pagar al Director (a) del Departamento de Sindicatura.


Realizar la contabilización de los Parafiscales en el módulo PROVIS archivando el soporte en la nómina y en el módulo ALAN se realiza la contabilización de la Seguridad Social archivando la Planilla Integrada que emite el Operador PILA.


Realizar en los módulos CESAN, PRIMAS y VAC la provisión de las prestaciones sociales del periodo mensual correspondiente.


Realizar la contabilización de las provisiones de las Cesantías, Primas y Vacaciones. Los documentos emitidos son archivados en la nómina.

INICIO

¿TRASLADOS Y/O

INCAPACIDADES?

SI

REALIZAR

CAMBIOS

AUTOLIQUIDACIÓN DE

APORTES

PARAFISCALES

REALIZAR Y CARGAR

FORMULARIO PARA PAGOS

REVISAR INFORMACIÓN

CONTABILIZACIÓN PARAFISCALES

Y SEGURIDAD SOCIAL

PROVISIÓN DE

PRESTACIONES SOCIALES

NO

SI

¿APRUEBA?

CONTABILIZACIÓN

FIN

CONTABILIZACIÓN PARAFISCALES

Y SEGURIDAD SOCIAL

NO



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DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTUALIZACIÓN ANUAL DE NÓMINA


1 Técnico de

Nómina

Realizar en junio y diciembre la liquidación de las primas en el módulo

PRIMAS del sistema INFORMA.

2 Director de Gestión del

Talento Humano

Revisar y aprobar la prima del (los) trabajador(es). Una vez aprobada se

envía al Auditor Interno.


Talento Humano

4 Auditor

Interno

Revisar y aprobar la prima del (los) trabajador(es). Si existe alguna

observación realizar la liquidación.

5 Auditor

Interno

6 Director Gestión

del Talento

Humano

Entregar la liquidación de la prima del (los) trabajador(es) al Vicerrector

Administrativo y Financiero y al Rector

para la aprobación del documento con sus firmas.


Talento Humano

Incluir los datos de nómina en el aplicativo de transferencia electrónicas

del banco.

8 Director de


Cargar el formulario a la página Web principal del Banco, e informar al

Director (a) del Departamento de

Sindicatura para su pago.


Realizar la contabilización en el módulo

PRIMAS del periodo mensual liquidado

(junio-diciembre).


Realizar en diciembre la liquidación de

las vacaciones colectivas en el módulo VAC del sistema INFORMA.

Nota: Para hacer efectivas las vacaciones individuales se hace registro en el módulo VAC generando la novedad en la nómina.

LIQUIDACIÓN

PRIMA

INICIO

ENTREGAR AL VICERRECTOR

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

¿APRUEBA? NO

SI

¿APRUEBA? NO

SI

DILIGENCIAR Y ENVIAR FORMATO

DEL BANCO

CARGAR PAGO

E INFORMAR A SINDICATURA

1

REVISAR LIQUIDACIÓN DE LA

PRIMA

REVISAR LIQUIDACIÓN DE LA

PRIMA

CONTABILIZACIÓN

DE PRIMAS

LIQUIDACIÓN DE

VACACIONES COLECTIVAS



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DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTUALIZACIÓN ANUAL DE NÓMINA



del Talento Humano

Revisar y aprobar las vacaciones colectivas de los trabajadores. Una vez aprobada se envía al Auditor Interno.


del Talento Humano

13 Auditor Interno

Revisar y aprobar las Vacaciones de los trabajadores.

14 Auditor Interno

15 Técnico de Nómina Contabilizar las vacaciones en el módulo VAC generando la novedad, continuando en el subproceso de nómina.


En diciembre se realiza la consolidación de las prestaciones sociales en cada uno de los módulos CESAN, PRIMAS y VAC a través del sistema INFORMA.

17 Técnico de Nómina En enero se verifica en el sistema INFORMA

el cierre que involucra la nómina, la seguridad social, los parafiscales y las prestaciones sociales.


Actualizar en el módulo P_LIQUI del sistema INFORMA los parámetros con los nuevos valores del año (SMMLV, Auxilio de Transporte, UVT, Tope Exento Retención año actual-anterior).

19 Técnico de Nómina Actualizar en el módulo TARIFAS los valores correspondientes a las tarifas que se han modificado por ley (Auxilio de Transporte y Fondo de Solidaridad).


del Talento

Humano

Previa autorización del Rector y del Vicerrector Administrativo y Financiero,

entregar al Técnico de Nómina los porcentajes ó valores de aumento a los trabajadores.


Realizar el archivo plano con los valores o porcentajes autorizados y enviar al Profesional de Sistemas de Información del Departamento de Tecnologías de la Información y la Comunicación para que sea cargado en el módulo AUMENTO.

1

CONTABILIZACIÓN DE

VACACIONES

CONSOLIDACIÓN

PRESTACIONES SOCIALES

¿APRUEBA? NO

SI

¿APRUEBA? NO

SI

LIQUIDACIÓN DE


LIQUIDACIÓN DE


VERIFICAR CIERRE EN EL

SISTEMA

ACTUALIZAR LOS

PARAMETROS DEL AÑO

ACTUALIZAR

LAS TARIFAS

ENTREGAR VALORES DE

AUMENTOS

10

REALIZAR EL ARCHIVO PLANO



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL


1 Director (a) de


Diseñar el Plan de Formación y

Capacitación de la Universidad, considerando el personal docente en

temas que les apliquen o sean

identificados por Talento Humano como una necesidad.

2

Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del Talento Humano

Solicitar si el evento es para un solo

día, el permiso del auditorio, o de

salones a Planeación para las fechas y horarios establecidos.

3


de Gestión del

Talento Humano

Notificar de las capacitaciones a los

Líderes de los Procesos sobre su

personal administrativo que va a ser capacitado, informándoles que ellos

deben evaluar a su personal de uno a seis meses después de la capacitación

en el formato 5405-F-013 Evaluación de la eficacia de las capacitaciones. Nota: Si en el Plan se evidencian temas que apliquen a los docentes notificar a la Vicerrectoría Académica y Unidad de Formación Docente para el trámite respectivo.

4

Tutor

Director de Gestión del

Talento Humano

Ejecutar el plan de capacitación del

personal, dejando evidencia en los listados de asistencia. Solicitar la

retroalimentación al personal de la

capacitación en el documento 5405-F-012 Evaluación de la capacitación.

5

Departamento de

Gestión del

Talento Humano

Entregar certificado al trabajador y

anexar copia en la Historia laboral del trabajador. Nota: este requisito se encuentra igualmente surtido cuando la empresa capacitadora coloca a disposición de los asistentes el respectivo certificado en la plataforma virtual de la misma.

6 Auxiliar

Administrativo (a)

de Gestión del

Talento Humano

Solicitar al Líder del proceso, la evaluación de la eficacia de las

capacitaciones hechas a sus

colaboradores.

INICIO

PLAN DE

CAPACITACIÓN

NOTIFICACIÓN DE

CAPACITACIONES

DESARROLLAR LAS

CAPACITACIONES

SOLICITUD DEL SITIO PARA

LA CAPACITACIÓN

ENTREGA DE CERTIFICADOS DE

LA CAPACITACIÓN

FIN

VERIFICAR RESULTADO DE LA

CAPACITACIÓN



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DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA EVALUACIÓN DE PERSONAL


1 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Registrar en el formato de Terminación de Contratos los datos del (los) trabajador(es) próximo(s) a terminar su

contrato laboral o de retiro voluntario.

2


de Gestión del Talento Humano

Enviar via e-mail a la autoridad inmediata, al trabajador, al aliado y si aplica al

personal de apoyo del trabajador, el documento de Evaluación de Desempeño.

3

Autoridad del

cargo, Trabajador, aliado

y

Personal de apoyo (Si aplica)

Realizar la evaluación en la plataforma

establecida para tal fin.

4 Director (a) de


Revisar conjuntamente con el Rector los

resultados de la evaluación.

5 Rector Seccional

Emitir el concepto indicando de la

renovación o no, del contrato laboral de

(los) trabajador(es) evaluado. Registrando en la relación de contratos próximos a

vencerse.

6 Director (a) de


Presentar los resultados de la evaluación del desempeño a la persona evaluada.

7 Director (a) de

Gestión del

Talento Humano

Proceder de acuerdo al concepto de la

renovación o no, del contrato laboral.

INICIO

EVALUAR

Y EMITIR CONCEPTO

ENVIO DE LA EVALUACIÓN

INFORMACIÓN DE

CONTRATOS A TERMINAR

REVISIÓN DE LOS

RESULTADOS

EMITIR CONCEPTO DE

SITUACIÓN LABORAL

PRESENTAR RESULTADOS

PROCEDER A LA RENOVACIÒN O

TERMINACIÒN DEL CONTRATO

FIN



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AUTORIZACIONES

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Nombre: Cargo: Nombre: Cargo:

Lizeth Paola Tarazona Ruiz Directora de Gestión del Talento Humano Betty Rubio Pacheco Técnico de Nómina Nombre: Alejandra Campos Villamil Cargo: Auxiliar Administrativa Gestión del Talento Humano

Nombre: Cargo:

Juan Carlos Chaparro Acuña Coordinador de Gestión de la Calidad.

Nombre: Cargo:

Lizeth Paola Tarazona Ruiz Directora de Gestión del Talento Humano

LIQUIDAR HORAS EXTRAS

RADICAR SOLICITUD APROBADA

1



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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Cambios

001 Versión Inicial

002

Se ajusta la información de la caracterización del proceso realizando ajustes a los diagramas de

flujo de los subprocesos (selección de personal), para que correspondan a las actividades que

se llevan a cabo, se estructuran tres diagramas de flujo individuales para: selección de personal administrativo, docentes y secretario seccional, decano de facultad, secretario de división o

síndico.

De las actividades para selección docente se elimina el requisito de presentar la prueba de

conocimiento, debido a que no se cuentan con los recursos para la creación, aplicación y evaluación de la prueba.

Se cambia la prueba de personalidad para el proceso de selección docente.

Se incluye la nota donde se define la exclusión del proceso para cargos temporales.

003

Se incluyen en documentos los perfiles de cargo

Se ajustan las actividades del ciclo de mejoramiento - PHVA

Se ajustan de acuerdo a directrices de las directivas de la Universidad los diagramas de flujo de:

- Selección de personal administrativa - Selección de personal docente de pregrado

Se ajusta el diagrama de flujo para la evaluación de personal, debido al cambio del instrumento

de evaluación.

Se incluyen los formatos de nómina y entrevista para selección de personal al SGC.

Se modifica en la tabla de autorizaciones quien elabora y aprueba el nombre de la Directora del

Departamento de Gestión del Talento Humano

004

Se modificó el código del documento de 3 a 5 de acuerdo a las directrices de USTA Colombia.

Se ajustan los indicadores del proceso, de acuerdo a la responsabilidad del proceso.

Se incluyen requisitos legales que aplican al proceso.

En el diagrama de flujo de selección de personal administrativo:

- Se elimina la visita domiciliaria como requisito del proceso de selección debido a las pruebas

realizadas por el psicólogo soportan información solicitada en esta, los costos y la no disponibilidad del personal para esta actividad.

- La entrevista final que se realiza conociendo las pruebas estará solo a cargo del Director de Gestión del Talento Humano con el objeto de agilizar los procesos de selección y evitar

trámites.

Diagrama de flujo para convocatoria de personal docente de pregrado:

- Se elimina la aplicación de pruebas de conocimientos a los aspirantes a los cargos docentes de acuerdo a las actividades realizadas al interior de las facultades.

Diagrama de flujo para selección de personal docente se elimina la duplicidad de entrevista

que realiza los Decanos, Directores o Coordinadores de departamentos académicos ya que antes de presentar las hojas de vida al Vicerrector Académico entrevistan a los aspirantes al

cargo.

Se aclara en los diagramas de flujo de contratación la información para los departamentos de

comunicaciones y TIC se envía digital. En el diagrama de flujo para trabajo suplementario dominical, festivos y/o compensatorios se

ajustan las actividades relacionando la recepción de la información para que se evidencie el

hacer del proceso. En el diagrama de flujo para formación y capacitación se relacionan los documentos para la



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Versión Cambios

evaluación de la capacitación y evaluación de la eficacia que realiza el líder del proceso

(autoridad del cargo capacitado). Se ajusta la tabla de autorizaciones.

005

Se elimina diagrama de flujo para trabajo suplementario, dominical, festivo y/o compensatorio.

Se adiciona en el diagrama de flujo de formación y capacitación de personal: Elaborar el plan

considerando el personal docente en temas que les apliquen o sean identificados por Talento Humano como una necesidad y se agregó la siguiente nota: si en el Plan se evidencian temas

que apliquen a los docentes notificar a la Vicerrectoría Académica y Unidad de Formación Docente para el trámite respectivo.

Se relacionan los indicadores del proceso establecidos en la matriz de indicadores del Manual

de Calidad.

006

Se redacta mejor el objetivo del proceso de acuerdo a sus propósitos.

Se eliminan diagramas de flujo de permisos de personal, certificaciones de personal y retiro de

personal.

Se elimina la actividad de Verificar los antecedentes judiciales en la página de la policía

nacional, que sea talento humano, en el diagrama de selección de personal.

Se agregan entradas y salidas en cuanto a actividades de clima organizacional.

Se quitan de la caracterización los indicadores relacionados con los docentes para que sean

manejados directamente por la Unidad de formación y perfeccionamiento docente.

007

En el diagrama de flujo para formación y capacitación de personal, en la actividad 3,

notificación de las capacitaciones, se especifica de la siguiente manera: Notificar de las

capacitaciones a los Líderes de los Procesos sobre su personal administrativo que va a ser capacitado, informándoles que ellos deben evaluar a su personal de uno a seis meses después

de la capacitación en el formato 5405-F-013 Evaluación de la eficacia de las capacitaciones. En la última actividad se establece solicitar al Líder del proceso, la evaluación de la eficacia de

las capacitaciones hechas a sus colaboradores.

caracterizaciÓn del proceso 00 gestiÓn del...

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