CARACTERÍS

TICAS Y

TIP

OS

DE FACTU

RAS

MARTA FABUEL GONZALEZ

DEFINICIÓNDocumento que recoge detalladamente toda la información que origina la operación de compraventa.

Se realiza por duplicado, quedándose cada parte con un ejemplar, y constituye una fuente de información respecto a la empresa:

Bienes adquiridos-vendidos

Número de unidades, precio.

Forma y plazo de pago.

Identificación proveedor-cliente

Además, la factura sirve como justificante y prueba de la operación realizada. La legislación mercantil, por medio del Código de Comercio, y la legislación fiscal, a través del reglamento del IVA, regulan distintos aspectos a la factura.

NORMAS MERCANTILES• El valor de la factura como prueba

Nos la expresa el Código de Comercio en su artículo 31: «El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas del Derecho»

• Conservación de la factura

Hay que conservarlas durante seis años.

Artículo 30 del Código de Comercio: « Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros.

Requisitos del contenido de la facturaDomicilio.Datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil

Forma jurídica, si son sociedades.

Estas normas son válidas para aquellas empresas de inscripción obligatoria en el Registro Mercantil. (articulo 24 del Código de Comercio)

NORMAS FISCALESNormas reguladas por el Real Decreto 24 02/1995, de 18 de diciembre de 1985, modificado por Decreto 1 624, de 29 de diciembre de 1992.

Para ser considerada válida a efectos fiscales, la factura deberá cumplir los requisitos que recogen las normas que se explican a continuación.• Quién debe emitir facturas

Los empresarios y profesionales , sean personas físicas o jurídicas, están obligados a expedir facturas por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad. • Operaciones que deben ser facturadas

Deben ser objeto de facturación la totalidad de las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, con las siguientes excepciones:

No serán obligatoria la facturación, entre otras, las siguientes operaciones:

a) Las realizadas por sujetos pasivos del IVA acogidos al «Régimen de recargo de equivalencia», salvo que tributen en estimación directa en el IRPF (Impuesto de la Renta de las Personas Físicas)

b) Algunas operaciones exentas.

No obstante, los empresarios o profesionales estarán siempre obligados a expedir factura cuando el destinario de la operación así lo exija para poder practicar las deducciones que le corresponden en los tributos de los que sea sujeto pasivo.

No es necesario realizar una factura para cada operación; se pueden una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural.

• Pago anticipado.

En el caso de se pague antes de que se realice la operación, será necesario expedir la factura en el momento del pago, indicando esta circunstancia.

• Conservación de las facturas.

Las normas fiscales obligan a conservar las facturas durante cuatro años

Rectificación de las facturas

Se efectuarán inmediatamente después de advertir el error o producirse la situación que las modifica.

La rectificación se debe realizar en un plazo de cuatro año.

• Comprobación de las facturas.

Recibida la factura debe revisarse cotejándola con el pedido y el albarán de entrada.

Debe comprobarse el tipo de mercancía, cantidad, calidad, precio y operaciones aritméticas.

ESTRUCTURA DE LA FACTURA• Datos identificativos del profesional que presta

los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.

• Número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar de la número 93 a la 98, por ejemplo.

• Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 98 no puede tener una fecha anterior a la 97.

• Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social y NIF.

• Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados

• Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.

• Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe del IVA.

• Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada

• Retención del IRPF: El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es el dinero que se descuenta en cada factura en concepto de impuestos al Estado por el volumen de ingresos. Al contrario que con el IVA, en este caso es el cliente quien ingresa a cuenta en Hacienda un dinero que nos retiene. En las facturas se suele descontar un 15%. Sin embargo, se podrá aplicar un 7% durante los tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y cuando no se haya ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de comienzo de las actividades actuales. Eso sí, esta circunstancia se habrá de comunicar por escrito al destinatario de la factura, que tendrá que conservarla debidamente firmada

• El IVA es el impuesto que cargamos en cada factura al cliente pero que no es nuestro, sino que lo recaudamos al cliente para dárselo posteriormente a Hacienda. El IVA que debemos cargar es del 18% de la base imponible

TIPOS DE FACTURAS

En función del contenido (es la clasificación más frecuente)

Ordinarias (Tipo A): documentan la operación comercial. Rectificativas (Tipo B): documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Recapitulativas (Tipo C): documentan agrupaciones de facturas de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

En función de su valorPro-forma: Documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original.

Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.

En función de los requisitos contieneCompleta: la que reúne todos los requisitos de la factura modelo.

Simplificada: pueden omitirse algunos campos específicos.

Documentos sustitutivos de las facturas

En función del medio de transmisiónTradicional: impresa en un soporte físico (generalmente papel) y transmitida bien sea en persona o por correo.

Electrónica: también llamada e-factura, consiste en la transmisión de las facturas por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Es un equivalente funcional de la factura en papel

La envía el vendedor al comprador a través de un medio de comunicación para documentar la venta o la provisión del servicio. Está sometida a ciertos requisitos legales por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas, y, en ese caso, se envía la factura impresa, por correo o mensajería.

En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, en vigor desde el 31 de diciembre de 2003.

MODELO DE FACTURA ORDINARIA

MODELO DE FACTURA RECTIFICATIVA

MODELO DE FACTURA PROFORMA

MODELO DE FACTURA COMPLETA

MODELO DE FACTURA SIMPLIFICADA

MODELO DE FACTURA ELECTRONICA