CARACTERISTICAS TECNICAS DE CARACTERISTICAS TECNICAS DE AUTOTRACAUTOTRAC

El sistema AUTOTRAC goza de características técnicas que lo hacen un sistemaamigable, productivo y eficaz, basta con mencionar sus siguientes posibilidadespara conocer su desempeño.

PORTABILIDAD. Es capaz de operar en cualquier marca de computadora, independientemente del sistema operativo que utilice, pues esta desarrollado en lenguaje de programación C lo que lo hace portable 100 %.

MULTISUARIO. Es por naturaleza multiusuario, es decir, pueden trabajar en él varias personas a la vez, logrando con esto la automatización total de todos los departamentos administrativos y operativos de la compañía que lo adquiera. Al adquirir la licencia más económica, usted esta comprando un sistema 100% multiusuario, dependiendo de usted si lo instala en una computadora personal ( lo estaría desperdiciando ) o en una computadora multiusuario como UNIX, Redes Novell, Redes Microsoft, etc.

PAQUETE. Es considerado un Sistema-Paquete capaz de brindarle al usuario independencia, economía y eficiencia, pues lo podrá configurar o adecuar a sus necesidades de información. Esto es una característica importante ya que lo hace un sistema económico y potente.

CONFIGURABLE. Al ser paquete, cuenta con una serie de opciones quelo hacen configurable a las necesidades de la empresa. Cuenta con las siguientes configuraciones:A) MENUS CONFIGURABLES.B) IMPRESORAS CONFIGURABLES.C) LIGAS ENTRE PROGRAMAS PARA EJECUCIONES FRECUENTES. Esta opción liga programas y estando operando alguno de ellos se puede accesar a otro, oprimiendo una tecla de control, sin necesidad de irse a los menús.D) FORMATEADOR DE REPORTES. Con esta opción usted puede emitir cualquier reporte de acuerdo a sus necesidades de información, de hecho cualquier reporte que proporciona el sistema puede emitirse con esta opción.

AMIGABLE. Cuenta con las siguientes características amigables:A) IMPRESIÓN DE REPORTES A ARCHIVOS ASCII O TEXTO. Todos los reportes del sistema AUTOTRAC pueden ser enviados a Pantalla, Impresora o Archivos Texto, esta última opción es muy útil, pues pueden importarse éstos archivos a aplicaciones como hojas de cálculo, procesadores de textos, contabilidades, etc.B) AYUDAS. El sistema cuenta con dos tipos de ayuda en línea: 1) AYUDA AL PIE DE LA PANTALLA. Por cada campo de captura y por cada opción de los menús, el sistema despliega al pie de la pantalla una ayuda para la captura, sugerencia o comentario para el usuario. 2) AYUDAS A PROGRAMAS. Por cada programa del sistema, existe una ayuda muy completa, similar a la descrita en el manual del usuario, para el usuario; basta estar posicionado en la opción que se desea de la ayuda en los menús y oprimir la tecla <F1> o ^R y será desplegada la ayuda solicitada.C) BUSQUEDA DE CLAVES. En todos los programas de AUTOTRAC en donde se pidan claves basta con oprimir la tecla <F1> o ^R y se desplegará una ventana para facilitar la búsqueda de dichas claves en los catálogos deseados

SEGURIDAD. Cuenta con un sistema de seguridad y de permisos a los usuarios bastante eficaz, pudiendo restringir las opciones a los diferentes usuarios tanto como sea necesario, inclusive a un solo programa u opción por usuario.

HOMOGENEIDAD. Es homogéneo en toda su operación, es decir todos los catálogos, procesos y reportes operan de la misma manera.

El sistema AUTOTRAC, tiene como finalidad el controlar la administración y operación de compañías de transportes de carga de manera interactiva, logrando que sus diferentes áreas de estructura empresarial queden integradas.

Las diferentes áreas o departamentos quedan “comunicadas” unas con otras para poder obtener información precisa ycomparativa del flujo de información y operación que se maneja diariamente; así por ejemplo: tenemos que las cartas porte de transportación que se facturan a crédito, automática- mente son registradas en los archivos y programas de cuen- tas por cobrar, que las compras de refacciones que son he- chas a crédito automáticamente son registradas en los archivos y programas de cuentas por pagar a la vez que alteran los de inventarios, que los kilometrajes que recorren las unidades en sus diferentes recorridos son acumulados para determinar la asistencia de mantenimientos preventivos, etc., también los diferentes departamentos administrativos como: crédito y cobranza, cuentas por pagar, facturación, liquidación de viajes, almacén, etc., proporcionan sus respectivas pólizas contables totalmente codificadas y validadas para ser proporcionadas al departamento de contabilidad.

El siguiente diagrama del sistema AUTOTRAC muestra la manera en que las diferentes áreas administrativas de una compañía de transporte quedan totalmente integradas. Parafraseando: “UNA GRAFICA DICE MAS QUE MIL PALABRAS”

FACTURACION TRAFICOVEHICULAR

MANTENIMIENTO A

UNIDADES

CONTROL DE

INVENTARIOS

CUENTASPOR

COBRAR

CUENTASPOR

PAGAR

CONTABILIDAD

CONTROLDE

LLANTAS

BANCOS

Los reportes informativos, estadísticos y financieros quedan representados en los diagramas por la figura:

A continuación se presentan las secuencias, en forma gráfica, de los procedimientos en la operación diaria a efectuar por los diferentes departamentos con que se cuenta en las compañías de transporte.

CONVENIOSCON

CLIENTES

RELACIONESEXPEDIENTESDIRECTORIOS

CLIENTESTRACTORESREMOLQUESOPERADORESCARGASCIUDADES

TARIFASRELACION

DEVIAJES

DOCUMENTACIONDE

CARTAS PORTE

VENTASA

CONTADO

VENTASA

CREDITO

POLIZASCONTABLES

FACTURACION DE UNIDADESFACTURACION DE CLIENTESFACTURACION DE OFICINASFACTURACION DE PROPIETARIOSCARTAS PORTE EN TRANSITOFACTURACIONES POR FECHASFACTURACIONES CONSECUTIVAS

FACTURACION:

ASIGNACIONDE

VIAJES

TRACTORES DISPONIBLESREMOLQUES DISPONIBLESOPERADORES DISPONIBLES

STATUS DE VIAJESINFORMES DE VIAJES

ESTADISTICOS DE VIAJES POLIZA CONTABLEANTICIPOS

AOPERADORES

POLIZACONTABLE

DOCUMENTACIONDE

CARTAS PORTE

POLIZA CONTABLECARTAS PORTE UNIDADESCARTAS PORTE OFICINASCARTAS PORTE CONSECUTIVASLIBROS DE FACTURACIONCARTAS PORTE EN TRANSITO

SALIDADE

VIAJES

STATUS VIAJESSTATUS TRACTORESSTATUS REMOLQUES

BITACORASDE

UNIDADESREGISTRO DE KILOMETROSPARA MANTENIMIENTOSPREVENTIVOS

UNIDADES EN TERMINALESUNIDADES EN RUTAUNIDADES EN TALLERUNIDADES DISPONIBLESUNIDADES CARGADAS

IMPORTACION YEXPORTACIONDE REMOLQUES

LIQUIDACIONDE

VIAJES

REGISTRO DE GASTOSPAGO A OPERADORES

POLIZA CONTABLEPAGOS A OPERADORESLIQUIDACIONES VIAJESRENTABILIDAD VIAJES

TRAFICO VEHICULAR

APERTURA DE

ORDENESDE TRABAJO

UNIDADES QUEREQUIERENMANTENIMIENTOSCORRECTIVOS

UNIDADES QUEREQUIERENMANTENIMIENTOSPREVENTIVOS

ASIGNACIONDE

TRABAJOS

TALLERESEXTERNOS

USO DEREFACCIONES

Y CONSUMIBLES

TRABAJOSINTERNOS

TERMINACIONY CANCELACIONDE TRABAJOS

CUENTASPOR

PAGARTERMINACIONY CANCELACIONDE TRABAJOS

PAGOSA

MECANICOS

CIERREDE

ORDENESDE TRABAJO

HISTORIA DE TRACTORES EN TALLERHISTORIA DE REMOLQUES EN TALLERRENTABILIDAD DE UNIDADESFRECUENCIA DE TRABAJOSANTIGUEDAD DE TRABAJOSFRECUENCIA DE CONSUMO DE REFACCIONES

CONTROL DE MANTENIMIENTO A UNIDADES

REQUISICIONDE

COMPRAS

ENTRADASAL

ALMACEN

ARTICULOSCATEGORIAS

PROVEEDORES

ENTRADASPOR

COMPRA

ENTRADASPOR AJUSTES

POLIZASCONTABLES

KARDEX

RELACION DE ENTRADASARTICULOS CON MOVIMIENTOARTICULOS SIN MOVIMIENTOARTICULOS A, B, CARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOSCONSUMO ARTICULOS POR PERIODOVALUACIONES DE INVENTARIOS

SOLICITUD ENBASE A ORDENES DETRABAJO

SALIDASDEL

ALMACEN

CONSUMO DETRACTORES YREMOLQUES

SALIDASPOR

AJUSTES

POLIZASCONTABLES KARDEX

RELACION DE ENTRADASARTICULOS CON MOVIMIENTOARTICULOS SIN MOVIMIENTOARTICULOS A, B, CARTICULOS CON MAXIMOS Y MINIMOSCONSUMO ARTICULOS POR PERIODOVALUACIONES DE INVENTARIOS

CONTROL DE INVENTARIOS

RECEPCIONDE CARTAS PORTE

A CREDITO

ENVIO AREVISION DE

CARTAS PORTE

RELACION DECARTAS PORTEENVIADAS AREVISION

NOTAS DECARGO

Y DECREDITO

RECEPCION DE

CONTRARECIBOS

ESTADO DE CUENTADE CLIENTESANTIGUEDAD DESALDOS CLIENTES

COBRANZARELACIONESDE NOTAS DECARGO Y CREDITO

POLIZAS CONTABLESCARTAS PORTE COBRADAS PORTRACTORES, OFICINAS, CLIENTESDESGLOSE DE IMPUESTOSRELACIONES FACTURACIONES VS.COBRANZAS

CUENTAS POR COBRAR

POLIZAS CONTABLESDESGLOSE DE IMPUESTOSRELACION DE FACTURAS PAGADAS

PAGODE

FACTURAS

REVISIONDE

FACTURAS

COMPRAS AUN SIN REVISIONRELACION DE FACTURAS REVISADASSALDOS POR VENCERSALDOS VENCIDOSANTIGUEDAD DE SALDOSPOR PROVEEDORES

ENTRADAS ALALMACEN POR

COMPRAS A CREDITO

COMPRAS DE SERVICIOA CREDITO A

TALLERES EXTERNOS

CUENTAS POR PAGAR

DESMONTAJEDE LLANTAS

COMPRADE

LLANTAS

ENTRADASAL

ALMACENLLANTAS

KARDEX DE LLANTASRELACIONES DE LLANTAS

MONTAJEEN

UNIDADES

DESECHODE

LLANTAS

ENVIADAS A

RENOVACION

RECLAMACIONDE

GARANTIAS

RENTABILIDADDE

LLANTAS

RELACION DELLANTAS MONTADASCON POSICION Y KILOMETROSACUMULADOS DERECORRIDO

CONTROL DE LLANTAS

CONTABILIDAD

+

CATALOGODE CUENTAS

CONCEPTOSDE ENTRADAS

Y SALIDASREG. FISCAL

PARAMETROSCONFIGURACION

DE POLIZAS CONTABLES

CAPTURA DEPOLIZAS

CONTABLES

SISTEMAS DE TRAFICO Y MANTENIMIENTOPOLIZAS DE:ANTICIPOSCOBRANZASGASTOS VIAJESGASTOS MANTTO.PAGOS PROVEEDORESCheques y otros gastosIngresos bancariosETC.

INTEGRACIONESDE POLIZAS

VALIDACIONPOLIZAS

(REPORTES)

APLICACIÓN DE POLIZAS

ESTADOS FINANCIEROSBALANCE GENERALESTADO DE RESULTADOSBALANZA COMPROBACIONLIBRO DIARIOLIBRO MAYORENTRADAS Y SALIDASAUXILIARES

REPORTES POR

FORMATEADOR

REPORTES A LAMEDIDA DE LASNECESIDADES DELA EMPRESA

MODIFICACIONES

Grandes son los beneficios que las empresas del transporte obtendrán al instalar el software ERP AUTOTRAC, de forma platicada y a manera de resumen los siguientes son algunos de ellos.

Control de Cartas Porte de Transportación. Facturación y Cobranza de Cartas porte con Desglose de I.V.A. Rentabilidad de viajes por unidades, empresa, propietarios. Facturación por unidades, oficinas, propietarios y empresa. Control de Mantenimientos Preventivos y Correctivos. Disminución de Costos de Reparaciones. Disminución de Compras de Refacciones. Control de Inventarios de Almacén. Control de Proveedores. Control de Clientes. Rentabilidad de Unidades con Gastos de Mantenimientos. Control de Llantas. Pólizas Contables de todos los niveles operativos. Contabilidad Fiscal y Normal (Entradas y Salidas)

Nuestra empresa con gusto atendera a los interesados en conocer AUTOTRAC más a detalle, para ello ponemos a su disposición nuestra atención telefónica y personal para que con gusto se les pueda dar platicas más extensas o demostraciones en el sitio de interés mutuo.

Servicio de Información Inteligente, S.A. de C.V.www.autotrac.com.mx

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