Captura Digital e Preservação de Documentos

Benedito Odair Rodrigues

ABR/201

1

Como entender o ciclo de vida da informação

2

O que é um registro ?

3

Definido como qualquer informação em qualquer midia ,

seja original ou cópia , gerada ou recebida por uma

organização, que seja util para a operação desta

Definição ARMA

O que é um registro ?

4

•Desenho em CAD

•Documento em Papel

•Prontuario do paciente

•Microfilme – Fotograma

•E-mail

•Relatório do sistema

•Raio X

•Imagem de um exame

•Arquivo Word

•Arquivo MP3

•Página WEB

•Fotografia

•Contrato

•Documento Contabil

Informação estruturada X não estruturada

•Banco de Dados – Estruturada

•Demais – 80% - Não estruturada

Valor da Informação

5AIIM

6

Vivemos num mundo baseado no “papel “

7

Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital ?Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital ?

8

Obsolescência DigitalObsolescência Digital

9

3/5/2011 Kodak's Graphic Communications Group 9

O documento digital também é vulneravel:

Depende de: Hardware (computador)

Meio de armazenamento

Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)

Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.

Qualidade do meio de armazenamento

Forma de gravação

Há limitações com respeito a legalidade

Obsolescência DigitalObsolescência Digital

10

Discos Floppy / Diskettes 8 ½ , 5 ¼ , 3 ½

Fita DAT / DLT

CD ROM

WORM

DVD

Disco Óptico Regravavel

Zip Drive

Pen Drive

Importante: Cada Importante: Cada midiamidia necessitanecessita umum dispositivo de dispositivo de leituraleitura..

Tipos de Mídias DigitaisTipos de Mídias Digitais

Quanto Tempo vai durar ?

Memoria Flash - 10 anos

Fita Digital - 13 anos

Fita Analógica - 20 anos

Discos opticos - 20 anos

DVD - 27 anos

CD ( prata) - 27 anos

Fonte: Canadian Conservation Institute

ECM - Enterprise content management

12

Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,

Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos

relacionados aos principais processos da organização.

Ferramentas

Reune uma série de componentes

•Document Management – Gestão de documentos

•ERM – Gestão Eletrônica dos registros

•Work flow – Fluxo do trabalho

•WEB Content management – estão do conteudo WEB

•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos

•Search – Pesquisa

•Colaboração

Captura DistribuidaMercado em crescimento

Tendências de mercado que provocam crescimento:

Tecnologia captura remota do documento com menor custo ,

processo simples para usar e implementar

SharePoint

Mobilidade

Aplicações em Nuvem

Beneficios

• Route information faster

• Enable collaboration, customer engagement

• Save time and costs derived from shorter information access cycles

• Use paper rather than eliminate it

• Rota mais rápida da informação

• Permite Colaboração e engajamento do cliente

• Economia de tempo e custos devido aos ciclos mais

rápidos de acesso da informação

• Uso do papel e não sua eliminação

- Mais inteligentes- Melhoria no processamento da imagem como parte do Scanner

- Facillitar digitalização de novos tipos de documentos

- Mais funções com o botão inteligente

- Operar num ambiente “Capture-less”- Não mais “Captura-processa-libera”

- Aplicações em nuvem rodando os scanners

- Menor dependencia de aplicações thick client

- Mobilidade

- Facilitar acesso e uso em qualquer lugar

Scanners Captura Distribuida

- Produtividade

- Foco na Velocidade de digitalização

- Melhorar processamento de imagem eliminando

- Tem a funcionalidade de Smart Touch ( botão inteligente) nos

scanners de produção

- Avanços no transporte e Software

- Reduzir necessidade de preparação dos documentos para

aceitação de diversos tipos de documentos

- Reduzir custos do cliente final

- Aumentar tempo de uso continuo e diminuir tempo

- de treinamento

Scanners de Produção

Captura de Imagem Digital

17

Captura de Documentos

18

Resolução - DPI (Dots Per Inch)

O número de pixels/polegada usado na captura

Baixa

Resolução

100 DPI

Alta

Resolução

400 DPI

ScanMate

i1120

i2400/

i2600/

i2800

Scan Station

500

i1405/i1420/

i1440

i5200/

i5600

i1860

Sidekick

1400u

Trūper

3210/3610

Ngenuity

9090/9125/

9150i4200/

i4600

i1210/

i1220 Plus

i1310/

i1320 Plus

i730/i750/

i780

Scanners

Captura Distribuida

Rede

Produção

20

PreparaçãoPreparação

Preparação e

separação

dos

documentos

Preparação e

separação

dos

documentos

DigitalizaçãoDigitalização

Captação da

imagem dos

documentos

Captação da

imagem dos

documentos

Controle

de

Qualidade

Controle

de

Qualidade

Verificação da

qualidade das

imagens

digitalizadas

Verificação da

qualidade das

imagens

digitalizadas

IndexaçãoIndexação

Atribuir dados

nos campos de

índices para

futuras

pesquisas

Atribuir dados

nos campos de

índices para

futuras

pesquisas

SaídaSaída

Envio da

informação

para um

software de

GED e

Microfilmagem

Eletrônica

Envio da

informação

para um

software de

GED e

Microfilmagem

Eletrônica

KODAK

PesquisaPesquisa

Consulta,

distribuição e

gerenciamento

dos

documentos

Consulta,

distribuição e

gerenciamento

dos

documentos

Etapas Captura - ScannersEtapas Captura - Scanners

Escolhendo um scanner

Informações para definir o melhor scanner

Tipo de Documento / Físico

Tamanho Ex. A4, Ofício, A3, planta, etc..

Gramatura

Páginas ou livro – Mesa ou Alimentador

Estado de conservação

Frente e verso

Conteúdo do documento.

Ex. Texto, Figura, etc..

Colorida ou PB

Image de Saída

Imagem Preto e branco, tons de cinza e

colorido

Dual stream

Motivo da Digitalização

Preservação – Analógica – Digital

Processo de negócios

Web

Volume de Documentos Volume Diário ou Mensal de

documentos

Centralizado ou Descentralizado

Assistência Técnica On-site, balcão ou troca

Tempos de Resposta - SLA

Peça e material de consumo

Resolução

Ótica

Saida

Mais Custo X Benefício

Valor agregado (Softwares)

Drivers

Reputação do fornecedor

Scanner Profissional vs Multifuncional

Velocidade de captura do documento A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto - Scanner

Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance

Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos

Processamento de imagem Correção inclinação

Detecta o tamanho exato de cada documento

Auto- Brilho e rotação automático do documento

Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)

Tratamento da imagem do documento

Facilidade de uso Smart Touch – Botão inteligente

Fluxo de trabalho pré-definido

Interação e integração com sistema de gestão documentos

Personalização do software interno do scanner

Captura

Rotativo Planetário

23

Elementos funcionais

•Lâmpada

•Lentes

•Sensori4200

i780

24

Fluxo do Documento – áreas envolvidas

Recepção Área Final

“Arquivo”

Áreas CorrentesDocumento

Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?

Verificar intra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)

Software de Captura e GED

Tipo de documento (cartão PVC )

25

Fluxo do Documento – áreas envolvidas

RecepçãoÁrea Final “Arquivo”Áreas Correntes

Documento

i1200/i1300

i1200/i1300i1120

Scanner de

RedeScanner de

Rede

Scanner

Recomendado

i4200/i4600

i730/i750/i780

i5200/

i5600

i2400/

i2600/

i2800

Principais Scanners Kodak

Scanner i1120 – 20 folhas por minuto

05 Smart Touch Close up.wmv

i1120

27

3/5/2011 27

Principais Scanners Kodak

Scanner de foto S1220 – 30 fotos por minuto

30 s1220 4x6 photo batch.wmv

28

3/5/2011 28

Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)

Digitaliza 30 folhas por minuto

Envia imagens para:

Impressora da rede

FTP

FAX

Diretório da rede

Pen Drive

Email

Principais Scanners Kodak SS500.wmv

29

Scanner i1860 – 200 folhas por minuto frente e verso

Principais Scanners Kodak

i1860.wmv

30

Preservação Digital

•Organização

•Politicas

•Procedimentos

•Práticas

•Tecnologia

•Software

•Hardware

•Ambiente seguro

•Recursos

•Fundos para manter a política de preservação

Recursos

organização

Tecnologia

Preservação

Digital

Preservação digital

31

A série de atividades gerenciadas necessarias a assegurar o acesso continuo ao

Material digital mtão longo quanto necess;ario. Preservação digital ….refere se a

Todas as ações requeridas para manter o acesso a midia digital além dos limites de

Falha da midia ou mudança tecnologica .

DPC handbook 2002

Como evitar obsolescência ?

32

•Migração

•Emulação

•Midia digital duravel

•Gold CD

•Back up analógico

Alguns formatos de Software são menos

vulneráveis?

33

•Proprietario , especificações fechadas

•Constantes migrações

•Fusões de empresas

•Novs versões

•Proprietario, especificação aberta

•Exemplod DjVu aberto e fechou

•PDF/A

•Depende do mercado

•Risco do fabricante

•TIFF , versão 6 de 1992

Alguns formatos de Software são menos

vulneráveis?

34

•Não -Proprietario , especificações Abertas

•Longo prazo são os mais seguros

•Padrões internacionais ajudam a

manter suporte

•Não ha pressões comerciais para

rapida obsolescencia

•Menor , mas há risco

•Exemplo PNG - foto colorida

35

Como preservar os documentos digitais ?

Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)

Com baixo custo de armazenamento

Com segurança e integridade

Sem necessidade de muitas atualizações

Legalmente

RespostaResposta

Sistema HíbridoSistema Híbrido

Fazer BACKFazer BACK--UP em um meio análógicoUP em um meio análógico

Pergunta PrincipalPergunta Principal

36

• Integração do sistema digital e micrográfico.

• Microfilme se torna un arquivo de referencia e back-up do arquivo digital.

• Arquivo digital das imagens somente na fase ativa.

Fase InativaFase Ativa

Indíce de

Busca da

Informação

Sistema HíbridoSistema Híbrido

Custo de Custo de

ArmazenamentoArmazenamento

Entender o Ciclo de Vida da Informação

37

Alto

nuven

Memória

Disco Magnético

Disco óptico

Fita Magnética

Disco óptico

,Microfilme , Fita

Magnética , papel

Papel

Baixo

Baixo

Alto

Tempo de

Acesso

Custo MB

Off Line

Near Line

On Line

•Custo

•Legislação

•Preservação Digital

•Back-up

38

Microfilme – Arquivo de Referência

• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”

• Mídia analógica

• Durabilidade: 500 anos (filme prata)

• Meio arquivístico – Longo Prazo

• Lei do Microfilme

•Compacto

•Custo

•Integração com meio digital

39

Como Preservar documentos digitais por longo prazo ?

Microfilme

Seu arquivo de referência

40

Beneficios do Arquivo de Referência

Gerenciamento do ciclo de vida da Informação

Evita riscos de Migração e Despesas

Reduz Risco de Deterioração de Mídia

Gerenciamento de Armazenamento

Obsolescência Tecnológica

Benefícios do microfilme

41

•Longevidade

•Sustentabilidade

•Reduz frequencia de migrações (1)

•Integridade do dado

•Custo de armazenamento 4 a 7% do custo do armazenamento digital (2)

(1)BS ISO 19801:2010 sec 8.2

(2) DCC Manual , page 15

Microfilmagem Eletrônica

Preservação Digital de Longo Prazo

• Baixo custo no longo prazo

• Padrão

• Legal

• Compactação

43

Digital para Filme

Preparar Documentos

Capturar as imagens

“Processar” as imagens

Gravar imagens no filme

Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /

GRAVAÇÃO

ARMAZENAMENTO/ PESQUISA

• O processo de digitalizar a

imagem , e gravar no filme

44

Microfilmagem Eletrônica

Sistema de

Imagem

Software de

Controle

Digital

para

Analógico

CONVERSOR

De-Skew

Rotação

Software de Captura

Batch de

indice

Ate 400 imagens por minuto

45

Arquitetura Microfilmagem Eletrônica

GEDGED

MainframeMainframe

ScannerScanner

Microfilme Microfilme

VirtualVirtual

Lista ou Diretório Lista ou Diretório

de imagensde imagens

AWISAWIS

16 mm16 mm

MicrofilmMicrofilmee

••LivrosLivros•• PlantasPlantas•• FolhasFolhas soltassoltas

•• WordWord••PPTPPT•• ArquivoArquivo TXTTXT•• ArquivosArquivos PDF/A e PDFPDF/A e PDF•• EE--mailmail••JPEGJPEG

Documentos de teste incluidos no filme

46

•Termo de Abertura

•Identificação do Operador , equipamento e data

•Verificação de densidade do filme

•Folha branca

• densidade 0.90 a 1,05

•Teste de qualdiade do gravador

•Carta ISO 14648

•`Kodak Writer Digital Test Target ( pos e neg)

•Qualdiade de imagem do scanner

•AIIM Scanner Test Target

•Termo de Encerramento

Típicos documentos para controle de

Qualidade da microfilmagem

47

Verificação de tamanho de fonte , legibilidade, brilho contraste , resolução ,

ISO12653

Carta AIIM Scanner test # 2

48

Lei do Microfilme 5433 de 1968

Decreto 1799 de 1996 Artigo 3.

Legalidade do MicrofilmeLegalidade do Microfilme

Art. 3º Se entende por microfilmagem, para fins deste Decreto, o

resultado do processo de reprodução em filme, de documentos ,

dados e imagens , por meios fotográficos ou eletrônicos, em

diferentes graus de redução.

Parecer 736/2006 do Ministério da Justiça

49

Beneficios do Arquivo de Referência

Gerenciamento do ciclo de vida da Informação

Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas

Recuperação de Desastres

Gerenciamento de Armazenamento da Informação

Segurança no conteudo

50

Status no BrasilMais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente

Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça

Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Plantas Registros médicos Histórico Escolar

Back up de informação / Preservação

51

Microfilmagem eletrônica no Brasil

Mercado em Crescimento 15%

Instalações nos principais centros

Estudos de implantação

Migração do Convencional

Preservação Digital / Back Up

Redução custos

Novos serviços

Filme Blipado

Pesquisa Digital

Tráfego imagem X papel

Legalmente Aceito

Parecer 736/2006 do Min.da Justiça1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

National Archives of Singapore - NAS

52

Ponto chave: Flexibilidade , longo prazo de armazenamento, integridade da

Informação , registros de governo

Introdução:

Guarda a Memoria coletiva do pais , Gerencia a memoria corporativa do governo,

Arquivos publicos ,mapas hitóricos , fotografias , audiovisual.

Aplicação prática:

Recebe documentos em papel e digital. Mantem formato digital para acesso

rápido dos documentos mais procurados.

Documentos com textos são convertidos para Microfilme, reduzindo os custos de

migração de midia digital e mantendo a integridade da informação.

Microfilme em 16 mm , com Kodak i9620 - documentos até A3

Microfilme 35mm com OP 500 A2 e acima.

Midias armazenadas em salas climatizadas

Projeto de Pesquisa Millenium - Alemanha

53

Ponto chave: Longo prazo de armazenamento, integridade da

Informação , pesquisa

Introdução:

Promovido pelo Ministério da Economia e Tecnologia - Alemanha para instituições

de pesquisa para armazenamento de dados digitais em microfilme.

Aplicação prática:

Documentos on line para acesso rápido e toda documentação gravada me

microfilme para preservação.

Recebe documentos em papel e digital

.

“Como uma midia WORM ( write once read many) , garante alto nivel de

segurança . Oferece a possibilidade de armazenamento híbrido de daod digital e

analógico. Redução de custos de manuseio por eliminação da migração de dados

e uso de solução de longo termo de armazenamento para arquivos digitais”(Giel

2009).

Condado de Merrimack – Estados Unidos

54

Ponto chave: Longo termo de armazenamento, integridade da Informação ,

registros de governo.

Introdução:Usa combinação de scanners para digitalizar escrituras de

propriedades recebidas e depois grava informação em microfilme.

Benefícios:

Documentos originais retornam imediatamente ao proprietario. A versão eletrônica

usada no processo administrativo e para distribuição. Microfilme preserva a

informação para armazenamento de longo termo.

National Archives of Sweden ( Riksarviket)

55

Ponto chave: Longo termo de armazenamento e registros de governo.

Introdução:Preservar a informação de documentos do governo da Suécia

Documentos para preservação são digitalizados e depois migrados para

microfilmes.

Documentos escaneados disponibilizados para acesso rápido.

Documentos físicos em pobre estado de conservação preservados do contato

indevidos.

Projeto Arquivo dos Jornais da Irlanda

56

Ponto chave: Longo termo de armazenamento, preservação de jornais em papel

e digitais

•Digitalizar microfilmes antigos e disponibilizar na Internet

•Digitalizar publicações em papel e migrar para microfilme

•Publicações originais em digital , migrar para microfilme para fins de preservação

•Vantagens

•Acesso ao acervo na internet

•Preservação da informação por longo prazo

•Redução de custos de armazenamento

57

Segmentos:Segmentos: Birô de ServiçoBirô de Serviço

Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam

fazer a microfilmagem.

Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional

Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a

microfilmagem eletrônica

Baixo custo operacional

As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.

Pesquisa rápida devido a indexação por imagem

Casos de Sucesso - Brasil

58

Tribunal Superior Eleitoral – TSE - Brasil

Ponto Chave: Longo termo de armazenamento , integridade

Utilização de imagem em larga escala

Armazenamento de processos por longo prazo sem necessidade de

migração para outra midias

Microfilme funciona como um back up do arquivo digital

• Preservação da Informação

Melhoria de atendimento

• Atendimento com imagem no curto prazo

• Redução drástica do espaço fisico

59

Casos de Sucesso - Brasil

Segmentos:Segmentos: FinanceiroFinanceiro Utilizar imagens geradas pelas Classificadoras de Cheques

Captura dos cheques com Scanners

Não depender da revelação do microfilme para liberar o cheque

(compensação)

Microfilmagem centralizada com baixo custo operacional.

Qualidade da imagem no microfilme

Substituição do COM - Microfichas

Preservação – Longo Prazo

Típico processo de microfilmagem eletrônica

Captura descentralizada em

diversos locais

Microfilmagem centralizada

num unico ponto

Redução de Custos com

movimentação de

documentos

Imagem movimentada via

link , Cd/DVD .

60

Microfilmagem

Centralizada

61

Casos de Sucesso - Brasil

Segmentos:Segmentos: SaúdeSaúde

Otimizar fluxo de documentação

Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes

Redução dos tempos de pagamento/cobrança

Planos de saude , fornecedores

Redução de custos operacionais e armazenamento

Redução de espaço de armazenamento de papéis

DV 2400

A saída da informação em PAPEL,

EMAIL, FAX e como Imagem Digital.

Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação

DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda

Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação

DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda

ScanPro 2000

Vantagens estratégia preservação com microfilme

• Proteção total contra migração e conversão de mídia

• Independência do sistema operacional

• Independência de aplicativos

• Compatibilidade com sistemas futuros

• Armazenamento de imagens inalterável

• 100% à prova de vírus

• Integridade de imagens e dados

• Baixo risco mínimo de recuperações malsucedidas devido

a perda ou corrupção de imagens

• Retenção de custo baixíssimo com economia significativa

durante a retenção somente digital

Conclusão

64

A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve

considerar os seguintes aspectos:

•Expectavia de vida do documento

•Integridade do documento

•Flexibilidade( analogio para digital e vice versa)

•Redução de espaço

•Beneficios na pesquisa , acesso e aramzenamento

•Estratégia de preservação digital

•Nível de complexidade / interatividade

Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de investimento para

Preservar documentação.

Padrões relacionados a filmes base prata

65

Padrões relacionados a qualidade física do microfilme

66

Perguntas?

Odair Rodrigues

benedito.rodrigues@kodak.com

Tel: 011-9940-6781 ou

www.kodak.com.br

Netscan Digital

www.netscandigital.com.br

T

Tel : 011 4195 0559