capitulo iv resultados de la investigacion a.- anÁlisis …

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CAPITULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

A.- ANÁLISIS Y DISCUSION DE LOS RESULTADOS

Para el desarrollo del presente proyecto de investigación, y el

cumplimiento de los objetivos específicos de la misma, fue explotada la

metodología propuesta por García, Chamorro y Molina (2000, pp.125-130),

tomando sus características principales y aplicándolas a la realidad del

consultorio, la cual está conformada por ocho (8) fases explicadas en él

capitulo anterior.

1. Análisis previo o de viabilidad

La unidad de Ultrasonido de la policlínica Maracaibo, contaba con el

apoyo de un sistema manual, el cual se encargaba de manejar los datos

proveídos por las diferentes transacciones dentro de la misma, las cuales

están basadas en los diversos exámenes de ultrasonido y consultas

ginecologicas y/u obstétricas, para luego ser utilizados en los procesos

administrativos de la unidad, apoyando a la toma de decisiones dentro de la

misma.

Capítulo 4 Resultados de la Investigación

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Los objetivos principales que planteaba el sistema antiguo estaban

basados en la actualización constante de las historias médicas de los

pacientes, emisión de reportes basados en exámenes de ultrasonido y

control de la facturación de consultas y ecografías. Dichos objetivos eran

logrados de forma aceptable pero con mucho requerimiento de trabajo por

parte del personal para el cumplimiento de los mismos, debido a que se

trabaja con procesos manuales que se convierten en tediosos al manejar un

volumen elevado de datos.

Al finalizar un proceso de entrevistas informales y observaciones

directas sobre el funcionamiento de la unidad de Ultrasonido, se logró

obtener un análisis preciso de la situación actual de dicha organización,

incluyendo sus problemas, posibles soluciones, objetivos a seguir por el

sistema, recursos existentes, plazo estimado de desarrollo, y descripción de

las operaciones existentes del sistema actual, junto con el pronóstico de

inversión económica para decidir si se continuaría o no con el proyecto en

cuestión.

Para comenzar, cabe destacar que el principal problema que se

presentaba esta relacionado con el sistema de almacenamiento de datos

existente, el cual estaba mal diseñado, especialmente para manejar el

volumen de datos existente en las transacciones diarias en el


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establecimiento, el cual no es fijo debido que puede fluctuar de acuerdo al

día de la semana o temporada del año; lo cual Influye en diversas áreas de

gran importancia como:

ü Económica: La información se almacenaba en discos floppy de 3½, lo

cual implicaba una inversión constante para poder almacenar todos los datos

producidos durante un período de tiempo determinado. Aunque a primera

vista no se consideró como una inversión importante, al pasar cierto período

de tiempo se convertiría en un gasto mayor, lo que aumentaría

significativamente el costo de operación.

ü Accesibilidad a la información: Al existir varias unidades de

almacenamiento, resultaba ardua la extracción de información especifica

requerida para cualquier propósito, debido a que tomaba tiempo explorar

todos los archivos y discos para conseguir una historia o examen especifico.

ü Espacio Físico: Los discos ocupaban cierto espacio físico, que al igual

que la inversión económica, parecía insignificante al principio, pero se iría

acumulando constantemente hasta convertirse en un problema, lo que

ocasiona abarrotamiento en la organización; cabe destacar que la única

solución a este problema (aparte de un nuevo diseño de almacenamiento),

era el desecho de los discos, lo que significaba pérdida de la información


111

previamente procesada, probablemente útil en futuras ocasiones para

diversos propósitos.

Otro problema que se debía resolver es el concerniente a la

elaboración de reportes basados en la realización de exámenes de

ultrasonido, el cual estaba basado en un formato PowerPoint poco práctico

para manejar gran cantidad de pacientes en cierto período (una tarde), y

debido a que son doce (12) tipos de reportes, se necesitaba una interfaz de

cambio entre los mismos para agilizar la elaboración de los mismos.

Agregado a lo anterior, era necesario mantener un control de los

ingresos de la unidad por diversos conceptos: ecografías, consultas y otros; y

de igual manera los egresos: adquisiciones diversas, gastos por

establecimiento, debido a que se llevaba manualmente, lo que produce un

mal manejo de los recursos económicos de la organización.

De la misma manera, se debía llevar un mejor registro de historias

clínicas, el cual presentaba los mismos problemas de todo sistema manual:

al existir un gran volumen de información, se hacia difícil encontrar un

determinado dato en un momento preciso, lo que traía consecuencias como

pérdida de tiempo, traspapeleo, y mayor gasto en imprenta; las historias al

ser transformadas a un formato electrónico, resolverían los problemas antes


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planteados, todo para contribuir en un mejor funcionamiento de la

organización tratada.

Lo anteriormente planteado afectaba a toda la organización,

incluyendo médicos, secretarias y hasta a los pacientes debido a que

ocasionaba tiempos de respuesta a operaciones elevado. También afectaba

a un área mayor, por que la unidad posee interacción con algunos

establecimientos médicos en Maracaibo, los cuales cuentan con los servicios

de la misma para realizar los diversos exámenes de ultrasonido, los cuales

apoyan a la función médica requerida; es decir, otros médicos remiten a sus

pacientes a la unidad de ultrasonido para realizar ecografías diversas para

explorar más a fondo problemas que se pueden presentar con los mismos.

Por ello, se determinaron varias razones que justificaron la

automatización:

ü Necesidad de optimizar el almacenamiento de datos, al eliminar los

archivos y discos de 3 y ½

ü Se requería disminuir el tiempo de elaboración de los reportes de

Ultrasonido para obtener un mejor tiempo de respuesta a los pacientes


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ü Al momento de realizar estadísticas de funcionamiento, se obtenía un

procedimiento largo y tedioso que no arrojaba resultados óptimos

Un cambio de sistema se consideró importante debido a que el

número de pacientes crece constantemente y se necesitan nuevas maneras

de tratar todos los datos relacionados a los mismos, sin desmejorar la calidad

del servicio ofrecido. La automatización, trae como beneficio mayor rapidez

en la ejecución de los procesos y mejor organización de los datos

provenientes de los mismos. Un nuevo sistema, debía ejecutar las mismas

funciones, pero optimizadas para proveer mayor rapidez y un mejor

almacenamiento de datos, así como eliminar algunos procesos manuales

que ocupen tiempo de forma innecesaria.

También se consideró como requerimiento del sistema el arrojar

información actualizada, precisa, basada en las operaciones diarias de la

organización, proveer estadísticas actualizadas, y resultados exactos.

Tomando en cuenta los planteamientos anteriores, el autor estableció varios

objetivos perseguidos por el sistema construido:

1. Agilizar los procesos de elaboración de reportes de ultrasonido

2. Mejorar considerablemente los métodos de almacenamiento de datos

3. Proveer un mejor control de los ingresos y egresos de la unidad


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4. Optimizar los tiempos de respuesta de los procesos

5. Minimizar los costos de operación en la unidad

6. Suministrar una interfaz hombre-máquina amigable que resulte en un

ambiente de trabajo agradable convirtiéndose en un sistema exitoso

Para el logro de los objetivos anteriormente planteados, se contaron

inicialmente con diversos recursos obtenidos a través de la colaboración del

personal que labora en el consultorio gineco-obstetra y de ultrasonido tales

como:

ü Documentos: Reportes diversos de ultrasonido, historias clínicas y

facturas

ü Instrumentos: Un computador Pentium 133 MHz con 4 GB disco duro, 16

MB RAM, configuración 16 colores, impresora HP Deskjet 960 C

ü Herramientas: Microsoft Windows 95, Microsoft Office 97, Adobe

Photoshop 5.0

Al analizar todos los recursos existentes, fue evidente la necesidad de

adquisición de nuevos equipos para el correcto desarrollo del sistema como

computadores nuevos y periféricos, para lo cual se evaluaron diversas

opciones de inversión obtenidas a través de una evaluación en el mercado


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de computadoras en Maracaibo, estado Zulia, durante el mes de Febrero del

año 2001:

Opción 1: Computadora Pentium III, 1000 Mhz, Disco duro de 20 GB, 128 MB

RAM, Tarjeta madre ATX con sonido, fax, módem y vídeo incorporados,

unidad de disco duro de 3 y ½, CD ROM 52X, un puerto serial y un paralelo,

dos USB, case minitorre, monitor Super VGA con 14” y altoparlantes,

micrófono con audífonos, teclado Windows, Mouse PS/2 y plantilla para

Mouse. Costo: Bs. 580.000,00 (Corporación On-line).

Opción 2: Computadora Pentium III, 933 Mhz, tarjeta de sonido 3DPCI, Fax

módem 56k, tarjeta de vídeo AGP incorporada, 128 MB RAM, disco duro de

20 GB, case minitower con fuente de 250 W, floppy de 3 ½, Monitor color

AOC SVGA 14”, teclado 104 teclas WIN 98, CD ROM de 56X, micrófono,

parlantes, regulador de voltaje, protector de pantalla, Mouse Genius, Mouse

pad, forros de 3 piezas. Costo: Bs. 450.000,00 + IVA (515.250,00). (Norwill

Computer).

Opción 3: Computadora Pentium III, Windows 98 en español, 128 MB RAM,

floppy de 3 y ½, disco duro de 30 GB, tarjeta d e vídeo AGP 8 MB, monitor

SVGA color 28, puertos seriales y paralelos, Mouse, 2 USB, CD ROM 52X,

cornetas y tarjeta de sonido, micrófono, Fax módem de 56 KB, regulador de


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voltaje. Mueble especialmente diseñado de dimensiones 120 x 80. Costo:

Bs. 567.900,00 (Microway C.A.).

Al evaluar las propuestas anteriores, se obtuvo como mejor opción la

número 3, debido a que ofrecía lo mismo que los anteriores mas el sistema

operativo, a un precio justo. Debido a esto el proyecto se consideró factible

técnica y económicamente debido a que la organización estaba dispuesta a

adquirir nueva tecnología para automatizar sus procesos. Se considero una

buena inversión debido a que la misma disminuirá los costos de operación y

almacenamiento de datos, ocasionando un ahorro considerable de dinero y

material a la unidad, así como de tiempo de trabajo.

En un aspecto psicosocial, se predijo que el sistema tendría una gran

aceptación por parte de la organización, la cual se encontraba dispuesta a

cualquier tipo de cambio para mejorar su situación actual y forma de

operación diaria.

Luego de evaluar todo lo anteriormente planteado, se estableció que

el proyecto es viable en todos sus aspectos y se prosiguió a la siguiente fase

del plan. Al finalizar esta fase se cumplió con el primer objetivo especifico el

cual estaba basado en el análisis y diagnostico de la situación actual de la

organización estudiada.


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2. Análisis del Sistema

En esta fase se analizo a fondo el sistema existente para así

establecer los requerimientos del nuevo sistema. La primera labor realizada

en esta fase fue la recopilación de documentos que estuvieran relacionados

directa o indirectamente a las labores del sistema actual (el cual esta basado

en procedimientos manuales). Los documentos recopilados consistieron en

(Ver anexo 1):

• Formato de historias Ginecológicas y Obstétricas vacías, para obtener

ejemplos del tipo de información que se almacena en los mismos la

frecuencia y el formato de la misma.

• Reportes de ultrasonido: se obtuvo el formato PowerPoint de los catorce

(14) tipos de reporte vacíos, mas sesenta (60) reportes diversos, con los

resultados de los exámenes realizados entre el 10 y 17 de Abril de 2001.

• Agenda, la cual representa la forma en la que se lleva control de las citas

Ginecológicas

• Documentos diversos relacionados a la contabilidad, facturas por

servicios de ecografía y ginecologico.


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Todos los documentos anteriormente mencionados fueron

organizados cuidadosamente para proveer un mejor provecho por parte de

los mismos, se ordenaron formando una pequeña biblioteca cuyo objetivo fue

la familiarización del autor con el sistema actual, proveyendo mejores medios

para la lectura y análisis de dicha documentación.

Luego de poseer mayor conocimiento sobre el sistema, se procedió a

hacer un análisis del sistema definiendo los siguientes aspectos:

a)Subsistemas: El sistema se subdivide en varios subsistemas, clasificados

de la siguiente manera

• Subsistema de reportes de ultrasonido: Este subsistema se encarga de

proveer la información que proviene como resultado de los distintos

exámenes de ultrasonidos realizados por la unidad, es totalmente

informativo, aunque presenta algunos cálculos

• Subsistema de Historias clínicas: Se encarga de almacenar y procesar los

datos referentes a los pacientes, ya sean personales, profesionales, clínicos,

antecedentes y otros, con el fin de proveer información certera y útil sobre los

pacientes atendidos en la unidad de Ultrasonido, puede a su vez ser dividido

en dos: Historias Ginecologícas e Historias Obstétricas.


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• Subsistema de citas: Se encarga de organizar la atención a los pacientes,

solo es usado para el área Ginecología y Obstétrica, es organizado de

acuerdo a varios factores como tratamientos, fechas de gestación y otros

• Subsistema de Contabilidad: Se encarga de controlar los ingresos y

egresos monetarios y de material a la unidad, funciona por diferentes

intervalos: mensual, trimestral, anual o cuando sea necesaria.

b)Funciones: El sistema actual tiene como principales funciones:

o Proveer información sobre exámenes de ultrasonidos: Lo que se traduce

en la acción de arrojar datos que puedan ser utilizados en diferentes

propósitos como diagnósticos, tratamientos y otros.

o Llevar control de los pacientes: Consiste en poseer todos los datos

necesarios para un buen desempeño de la unidad con respecto a las

diferentes labores de la misma

o Proveer de organización a la unidad: Mediante un control de citas se

puede ordenar la asistencia de pacientes así como una mejor atención a

los mismos, de la misma manera, se lleva un mejor control de los

ingresos por ecografías y citas Ginecologícas,


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o Controlar los activos de la unidad: A través de operaciones meticulosas y

precisas, se puede obtener un manejo adecuado y eficaz de las

posesiones de la unidad, ya sean materiales o monetarias

c)Entradas y salidas: Las entradas y salidas del sistema se pueden

clasificar de la siguiente manera:

6 Entradas: Las entradas pueden provenir de los pacientes (datos para

historias clínicas y exámenes de ultrasonido), del médico (resultados de

exámenes médicos, de ultrasonido, diagnósticos, tratamientos y otros), de las

secretarias (control de citas) y datos sobre la contabilidad

6 Salidas: El sistema ofrece como salida los reportes de ultrasonido, citas

establecidas, recibos y contabilidad con sus respectivos cálculos así como

estadísticas diversas

Luego se identificaron los procedimientos que se realizan en forma

manual los cuales son: Organización y actualización de historias clínicas,

calculo de totales de ingresos o egresos de la unidad, organización y

almacenamiento de reportes de ultrasonido. Como paso siguiente se

identificaron los usuarios del sistema, los cuales están conformados por los

médicos atendientes de la unidad, los cuales realizan los exámenes y


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proveen los datos sobre los mismos, y las secretarias, las cuales se

encargan de registrar y almacenar todos los datos, así como de manejar

algunos de los aspectos económicos y organizar el consultorio mediante

citas y otros.

El sistema usaba tecnología creada hace más de cinco años como

Microsoft Office 95, la cual se complementa con un sistema de archivos y

discos de 3½, el cual no soportaba el volumen de datos tratado actualmente,

por lo que el mismo se consideró obsoleto y destinado a su decaimiento y

muerte. A partir de toda la información recabada anteriormente, se procedió

a crear el modelo lógico del sistema, conformado por el diagrama de flujo de

datos y los diccionarios de datos correspondientes (Ver anexos 2 y 3).

Posterior al entendimiento completo y objetivo del sistema actual, se

procedió a definir los requerimientos y funciones del nuevo sistema, los

cuales fueron discutidos detenidamente con los usuarios del mismo, durante

una serie de entrevistas informales no estructuradas:

a. Requerimientos de salida: El sistema ofrece reportes de ultrasonido con

los datos obtenidos durante los ecogramas, historias clínicas bien

organizadas, con datos actualizados, lista de citas por día, partos por mes,

semana o año, estadísticas basadas en diferentes campos como edad,


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motivo, tipo de examen para estudios diversos y monitoreo frecuente de las

entradas y salidas de dinero del consultorio basado en la facturación de

servicios diversos y el registro controlado de los egresos que se presentan

dentro de la unidad, las cuales requerían totales, porcentajes por honorarios

y la clasificación de los mismos por diversos criterios.

b. Requerimientos de entrada: Todos los datos con los que trabaja el

sistema son introducidos vía teclado como resultado de diferentes procesos

ajenos al mismo

c. Requerimientos de almacenamiento: Los requerimientos estuvieron

basados en la creación de una base de datos documental destinada a

proveer estadísticas de rendimiento o destinada a estudios, estas contienen

datos sobre los resultados de exámenes de ultrasonido, progreso de los

pacientes, citas y consultas hechas y datos sobre la evolución económica del

lugar

d. Requerimientos Funcionales: Para un nuevo sistema se especificaron

varias funciones:

ü Procesamiento de Transacciones: Se requería que el sistema

recolectara, clasificara, ordenara, calculara y resumiera los datos originados


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por las transacciones rutinarias del sistema, ya sean en el área de reportes

de ultrasonido, historias clínicas, organización de citas o facturación y control

de ingresos y egresos de la unidad.

ü Definición de Archivos: El almacenamiento debía estar basado en una

estructura adecuada (base de datos), método que facilite su acceso,

actualización y almacenamiento (pantallas del sistema) y dispositivos

adecuados de almacenamiento

ü Mantenimiento de archivos: Las bases de datos deben mantenerse

actualizadas, soportando actividades básicas de mantenimiento como

inserción, modificación y la eliminación de los datos contenidas en las

mismas

ü Generación de Reportes: Es la función más esencial para el sistema, se

encarga de producir la información requerida por los usuarios, puede ser

efectuada de dos formas, por pantalla o por impresión, están clasificados por

reportes de actividad (contienen los datos provenientes de los exámenes de

ultrasonido), reportes regulares (estadísticas y estudios) y otros

ü Procesamiento de consultas: Constituyen el medio de comunicación más

directo entre hombre y maquina, destinado a resolver interrogantes con


124

respuestas cortas y de fácil solución, se utilizan para verificar citas por días,

análisis rápidos y precisos de ingresos u egresos varios al consultorio,

pacientes de ultrasonido, existencia de historia clínicas, próximos partos y

otros.

ü Mantenimiento de la integridad de los datos: El sistema requería un alto

grado de integridad, y debían ser protegidos contra accesos indebidos y

modificaciones mal intencionadas

Al finalizar el estudio completo del sistema, establecer sus problemas

y requerimientos para su automatización, se procedió a la siguiente fase. Al

finalizar esta fase, se cumplió con el segundo objetivo especifico de la

investigación (Determinación de requerimientos).

3. Diseño del Sistema

Como primer paso de esta fase fue concebido el modelo lógico del

nuevo sistema, debido a que constituye un medio gráfico de valioso apoyo

para describir y documentar cada una de las funciones del sistema; dicho

modelo es idéntico al perteneciente al sistema existente, debido a que se

pretende automatizar la unidad, más no cambiar su forma de operación (Ver

anexo 2)


125

Para explicar brevemente dicho modelo se puede realizar de la

siguiente manera: El paciente entrega su solicitud de servicio a la unidad,

ésta la define y la clasifica en una de tres: Consulta ginecologica, consulta

obstétrica o examen de ultrasonido, sí se registra una consulta se confirma la

cita, se factura el servicio y se busca la historia clínica en base a un número

único otorgado al paciente al momento de la creación de la misma. Luego de

obtenerse la historia completa se evalúa que tipo de exámenes se le debe

practicar al paciente.

Si requiere una exploración de ultrasonido se envía a los procesos de

ultrasonido, los cuales son explicados posteriormente. En caso de requerir

cualquier otro tipo de examen, se practica y se analizan los resultados, si se

sospecha la existencia de un embarazo se confirma y se crea la historia

obstétrica así como una próxima consulta. En caso de que la situación este

fuera de la capacidad de la unidad, el paciente es remitido a otro médico, si

no, se establecen diagnósticos, tratamientos y próximas citas. Todos los

resultados son registrados en las respectivas historias clínicas y entregados

al paciente en un formato entendible.

Si se requiere una evaluación de ultrasonido, se registran los datos del

paciente en una lista asignada por orden de llegada, al llegar el turno, se

cancela el servicio y se factura, se realiza el examen, se crea el reporte, el


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doctor lo firma y lo entrega al paciente para que este lo utilice de acuerdo a

sus necesidades (consultas dentro de la unidad u otro doctor fuera de la

misma).

Como siguiente paso para el diseño del sistema, se especifico el

equipo físico y lógico que seria usado para el desarrollo del sistema:

• Computadora personal con procesador Intel Pentium III, 600 Mhz, 64 MB

RAM

• Disco duro de 10 GB

• Monitor Samsung 14”

• Sistema operativo Windows Millennium

• Microsoft Office 2000

• Software de apoyo diverso

• Herramienta de programación Visual Fox Pro 6.0

Luego se procedió a determinar las restricciones que se aplican al

nuevo sistema, estas se pueden clasificar en las siguientes:

• Técnicas: Para que el nuevo sistema funcionara y pudiera ser

desarrollado, debía ser adquirido el equipo planteado en la fase A (Análisis

Previo)


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• Económicas: Se establecieron pocas restricciones económicas debido a

que el usuario se ofreció a colaborar en cualquier aspecto para el desarrollo

del sistema

• De personal: Se dispuso del autor para ejecutar el papel de analista

realizando las labores de diseño, desarrollo, construcción y mantenimiento.

Los primeros usuarios del sistema poseen conocimientos básicos de

computación, aunque fue requerido entrenamiento para complementar los

mismos y así poder desenvolverse dentro del sistema naturalmente.

• De tiempo: Inicialmente se contó con ocho (8) meses para el desarrollo

del proyecto, y se espera que tenga una vida útil de por lo menos diez (10)

años como mínimo

• Legales: Solo el doctor debía tener la capacidad de modificar los datos

internos del sistema como precios y usuarios mientras que el resto de las

funciones pueden ser operadas por los demás usuarios. De la misma manera

se debía asegurar la calidad de los paquetes de software adquiriendo solo

licencias originales, evitando la piratería.

Como siguiente paso se especificaron diferentes atributos que

poseería el sistema como:


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• Interacción Hombre Maquina: El sistema ofrece un alto grado de

interacción, siendo fácil de utilizar, fácil de entender, con breves tiempos de

respuesta que ofreciera la información requerida sin errores, manejable con

poco entrenamiento y reiniciable con poca pérdida de datos en caso de fallas

del sistema

• Confiabilidad : Es tolerable un mínimo grado de falla, el cual debe ser

originado por mal manejo del sistema, estas fallas no deben ocasionar

pérdida de datos y deben ser reparables rápidamente; en caso de falla, el

sistema se debe cerrar para evitar otras fallas, y el usuario debe verificar que

el sistema funcione normalmente. No se debe perder ningún dato por ningún

motivo

• Adaptabilidad: Debía poseer gran nivel de expansión, facilidad de

adaptación y de mantenimiento, el cual es realizado continuamente al

realizar las operaciones, ya que al actualizar una tabla se actualizan todas

las relacionadas a ella

• Seguridad: No debía proveer acceso a personas no autorizadas, se

establecería un control por claves requeridas al iniciar ciertos procesos. Para

las bases de datos se crean copias de ellas diariamente al cerrar el sistema

para proteger las transacciones rutinarias


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• Eficiencia: Se requerían tiempos de respuesta mínimos para manejar

grandes volúmenes de datos a la vez (mas de 1000 registros por proceso), y

a su vez ofrecer resultados óptimos y exactos de las diversas operaciones

que se puedan presentar

• Grado de pruebas: El sistema debía estar probado en su totalidad antes

de la implantación, debido a que de este sistema dependen las principales

transacciones de la empresa. Para mejorar las pruebas, estas fueron

realizadas bajo ambiente real, y basadas en casos obtenidos a través de la

observación indirecta

• Mantenimiento Requerido: En caso de falla, esta debe ser reparada lo

más rápido posible para que la organización reinicie sus servicios lo más

pronto posible, el mantenimiento será realizado por el autor

• Documentación: El sistema requería la documentación básica (manuales,

diccionarios de datos, diagramas de flujos de datos y modelos de

funcionamiento diversos)

Posterior a las especificaciones anteriores, se diseñaron las entradas

y salidas correspondientes al sistema, las cuales estaban clasificadas de la

siguiente manera (Ver anexos 7 y 8):


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PANTALLAS:

þ Reportes de Ultrasonido: En ellas se registran todos los datos

provenientes de los exámenes de ultrasonido, están conformadas por doce

(12) pantallas clasificadas por el tipo de examen (Abdominal, Mamario,

Tiroideo, Renal, Testicular, Trasvaginal, Prostatico, Pélvico, Obstétrico,

Morfogenetico, Perfil Biofísico y Primer Trimestre). Todas funcionan de la

misma manera: los datos son ingresados según el formato en pantalla y se

almacenan en la base de datos. Ellas pueden ser llamadas a través del

menú, lista de pacientes en espera e historia de ecografías, excepto los

reportes Morfogeneticos y biofísicos las cuales son llamadas solo por el

reporte Obstétrico.

þ Lista de pacientes en espera: Corresponde a la lista de los pacientes del

día en transcurso, desde ella se puede accesar cualquier tipo de examen

para agregar el nombre de un paciente determinado y crear su reporte,

también aplica al área del área de ginecología y obstetricia, al proveer la lista

de los pacientes con citas pautadas para el día en curso

þ Historias Clínicas Ginecologícas y Obstétricas: Están conformadas por un

formato en pantalla, el cual muestra todos los datos relacionados al paciente,

sus exámenes clínicos, antecedentes, tratamientos y otros, los cuales


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ayudan a tomar decisiones futuras sobre el mismo, a partir de ella, se

pueden crear nuevas citas para futuras consultas.

þ Lista de Historias: Posee los nombres de todos los pacientes con

historias clínicas registradas en la unidad, a partir de ella, se puede accesar

cualquier historia con solo seleccionar el paciente.

þ Historia de exámenes de Ultrasonido: Contiene todos los exámenes

realizados en la unidad, mediante la misma, se pueden realizar estadísticas

sobre un grupo determinado de pacientes

þ Contabilidad: Divididas por tres pantallas: facturas de ginecología,

egresos y facturas de ecografía, en ellas se puede registrar y consultar datos

sobre la entrada y salida de dinero de la unidad así como la descripción de

los mismos, y resúmenes de cuentas y operaciones con totales, promedios y

porcentajes destinados a diversas funciones de planeación, control y

dirección dentro de la organización

þ Inicio: Contiene la información del sistema, así como una introducción al

mismo

þ Clave: Exige una contraseña para poder ingresar al sistema


132

þ Principal: Posee el menú principal y una barra de herramientas que la

conectan a todas las funciones del sistema de información

þ Acerca de: Ofrece información del sistema y su autor

REPORTES:

þ Ultrasonido: Contienen la misma información que las pantallas pero

presentadas en forma impresa con un formato entendible para el paciente,

existe uno para cada pantalla y tienen un volumen de una pagina por

paciente, excepto los obstétricos que dependen de la cantidad de productos

gestantes dentro del mismo

þ Estadísticas: Provenientes de las diversas estadísticas realizadas por el

sistema, son presentadas en forma resumida o detallada (dependiendo de la

necesidad del usuario), están ligados a todas las pantallas que ofrecen

estadísticas (lista de pacientes, historia de pacientes, egresos, facturas de

ecografía y ginecología y otros)

Cabe destacar que las historias clínicas NO fueron. llevadas a formato

impreso, debido a que la automatización de las mismas a un formato

electrónico se hizo para evitar los archivos de papel, trayendo como beneficio


133

una mejor organización dentro de la computadora sin afectar al contexto de

la unidad.

Posterior al diseño de la interacción entre el usuario y el sistema, se

procedió a diseñar los datos con los que trabaja el sistema, para ello se

analizaron los datos que entran y salen de los procesos en el diagrama de

flujo de datos, a partir de ellos se derivaron las estructuras de datos

contenidos en cada uno, así como los existentes en los archivos del sistema

manual, luego se establecieron entidades y relaciones entre ellas para así

crear el modelo entidad – relación correspondiente (Ver anexo 4).

Para el diseño preliminar de los programas fue concebida una

estructura basada en un conjunto de programas interrelacionados y

ordenados jerárquicamente, en la cual los módulos superiores actúan como

controladores del flujo del programa y de ejecutar las funciones generales y

los inferiores se encargan de las funciones detalladas (cálculos, filtros,

resúmenes y otros).

Esta fue desarrollada como un diagrama HIPO (entrada, proceso,

salida, jerárquica), una tabla visual de contenido y el diagrama funcional

correspondiente. La cual constituye un método común de desarrollo de

software para sistemas, los cuales son descripciones gráficas del sistema, en


134

ves de prosa o narrativa, que contienen la función del sistema o modulo, su

forma de trabajo y las entradas y salidas del cada uno de ellos (Senn, 1997,

pp. 785, 786) (Ver anexos 5 y 6).

Luego de poseer la estructura del subsistema programado se le

asigno el nombre de SCM (Sistema para consultorios médicos) y se

especifico el lenguaje de programación Visual FoxPro 6.0, para la

construcción y compilación del mismo.

Al verificar que todos los aspectos tratados satisfacen todos y cada

uno de los requerimientos planteados al principio del proyecto, se procedió a

aplicar la siguiente fase de la metodología, cumpliendo así el tercer objetivo

especifico planteado (Diseño).

4. Programación / codificación

En esta fase se implementaron los diseños concebidos en la fase

anterior, convirtiendo sus especificaciones técnicas en líneas de código

pertenecientes al lenguaje de programación. Como primer paso se llevó a un

esquema físico al modelo lógico de la base de datos, para esto se hizo en

primer lugar una planificación preliminar de la cual se extrajeron los requisitos

principales de la misma, los cuales eran:


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1. Eliminar redundancia de datos

2. Proveer una buena relación entre las mismas

3. Rápido acceso de información

Luego, se designó a Visual FoxPro 6.0, como sistema manejador de

bases de datos para complementar su función de lenguaje de programación.

El diseño conceptual (establecido en la fase anterior), fue desarrollado hasta

concebir su implantación, durante esta etapa, se crearon modelos detallados

de las vistas de los usuarios y se integraron en un modelo conceptual de

datos más confiable que registro todos los elementos que se deben

mantener en la misma.

Luego de determinar el Sistema de gestión de base de datos, el

modelo conceptual fue convertido a uno soportado por el mismo, a partir de

este se construyeron los diccionarios de datos y se desarrollaron los

programas de aplicación que relacionan la base de datos con las pantallas

de entrada y salida del sistema.

Para la creación de los programas, se determinó en primer lugar lo

que debían realizar cada uno de ellos, los problemas a resolver y los datos

que intervienen en los mismos así como la interfaz en la cual serian

aplicados. El diseño se realizó con el fin de obtener buena estructura


136

(programación estructurada), máxima flexibilidad, fiabilidad, modularidad,

facilidad de mantenimiento y mínimo coste, tamaño, volumen de datos y

tiempo de ejecución, tratando de obtener la máxima eficiencia en todos ellos.

Así mismo se consideró en gran parte, la expansión de la misma debido al

constante crecimiento de pacientes.

Al finalizar el diseño de los programas y su estructura jerárquica, se

procedió a escribirlos en el lenguaje de programación elegido (Visual FoxPro

6.0), a su vez, los programas están almacenados en los mismos ficheros que

las pantallas, reportes y datos del sistema. Luego de escribir los programas,

estos fueron compilados y depurados para asegurar que estaban listos para

ser ejecutados.

Posterior a las actividades comprendidas en esta fase, se integró la

aplicación completa para seguir con la siguiente fase en el plan, habiendo

cumplido satisfactoriamente el cuarto objetivo especifico (Prueba).

5. Pruebas del Sistema

Para el proceso de prueba del nuevo sistema se empleo la estrategia

de la caja negra, debido a que lo principal en el mismo es el cumplimiento de

las especificaciones y requerimientos hechos por los usuarios, sin prestar


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cuidado al código interno de los programas (Fabregas, 1991, p.166). En esta

fase se busco probar los siguientes aspectos:

1. Capacidad del sistema para realizar transacciones rápidamente.

2. Determinar el Volumen de datos que soporta.

3. Habilidad de realizar transacciones mixtas.

4. Establecer el nivel de adiestramiento necesario para el uso correcto del

mismo.

5. Evaluar el comportamiento del mismo bajo las condiciones diarias de la

unidad y las diversas situaciones que se presentan en la misma.

6. Obtener fallas diversas.

Para cumplir los objetivos propuestos anteriormente se establecieron

dos elementos principales:

ü Subsistemas: Historias Clínicas, Reportes de Ultrasonido, Citas y

Contabilidad: egresos e ingresos.

ü El Sistema en su totalidad.

Durante el proceso de prueba se utilizó como depurador el lenguaje

visual de programación Microsoft Visual FoxPro 6.0 (utilizado para la


138

construcción del sistema), y se aplicó el método de prueba BOTTOM-UP o

de abajo hacia arriba el cual consiste en probar individualmente cada modulo

del nivel inferior (que no convoca a ningún otro modulo), luego se añaden los

módulos que los invocan y así sucesivamente hasta incluir en modulo

principal o de mas alto nivel (Fabregas, 1991, p.167); en primer lugar se

evaluaron los subsistemas por separado, luego las diversas interacciones

entre ellos y finalmente el sistema completo bajo diferentes casos

propuestos, para examinar su efectividad en el ambiente real, los problemas

que presentaba y sus puntos fuertes y críticos del mismo.

Como paso siguiente se procedió a establecer un plan de pruebas

conformado de la siguiente manera:

ü Pruebas de Subsistemas:

Para realizar pruebas de subsistemas que satisfagan los objetivos

planteados, se probaron los subsistemas por separado y luego la interacción

entre los mismos de la siguiente manera:

1. Reportes de ultrasonidos

2. Lista de paciente con reportes de ultrasonidos

3. Facturación con reportes de ultrasonido


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4. Historia clínica y reportes de ultrasonido

5. Historia clínica y citas planificadas

6. Historia clínica y facturación

7. Historias clínicas con facturación con exámenes de ultrasonido

8. Estadísticas diversas

9. Otros

Para la realización de estos casos de pruebas fueron considerados los

casos obtenidos durante un período de observación dentro de la unidad en el

cual se obtuvo un mayor entendimiento de los procesos llevados a cabo en

la misma, este período estuvo comprendido entre del 10 y 17 de abril de

2001, a partir de este, también se obtuvieron distintos tipos de reportes de

ultrasonido de diversos tipos de un total de sesenta (60) pacientes

seleccionados al azar.

ü Prueba del sistema:

Se realizaron diferentes casos de pruebas, los cuales simulaban el

verdadero funcionamiento del sistema, para verificar si el mismo cumple con

los distintos requerimientos. Estos planes fueron creados en base a un plan

de observación realizado por el autor y el doctor. En base a las diferentes

transacciones realizadas durante el período de observación se hizo una


140

selección y luego fueron simulados por los usuarios, obteniendo resultados

más veraces y correspondientes a la situación actual de la unidad

Durante estas pruebas fueron evaluados todos los aspectos

funcionales del sistema tales como desempeño del hardware (teclados,

monitor, impresora, tarjetas de vídeo y otros), así como el funcionamiento del

sistema operativo y otros programas operando simultáneamente con el

sistema

ü Prueba de Aceptación

Al finalizar las pruebas anteriores, se realizó la prueba de aceptación

general, la cual tuvo como componente principal la presencia del Dr. Antonio

Molero (quien representa la cabeza de la unidad). En esta, se realizaron los

casos de pruebas mas generales y algunos de los más problemáticos (los

cuales fueron ejecutados en las pruebas anteriores), para comprobar el

hecho de que el sistema cumple con todos y cada uno de los requerimientos

establecidos en el inicio de una forma exitosa, y que el sistema se encuentra

finalizado y listo para ser implantado con un mínimo de fallas

Luego de concluir con el proceso de prueba, se observo que todos los

requerimientos fueron satisfechos y todos los objetivos fueron logrados de


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forma satisfactoria, cumpliendo con los objetivos del sistema y agregando

nuevas funciones al mismo, las cuales traen grandes beneficios a la

organización, tanto en el aspecto operacional como en el aspecto

económico, trayendo menor tiempo y costo de operación, dando paso así a

la siguiente fase, luego de lograr el quinto objetivo especifico de la

investigación.

6. Implantación

Al finalizar todo el proceso de prueba se procedió a la implantación del

sistema en la unidad, para esto se establecieron varios objetivos para la

misma:

1. Rapidez en el adiestramiento de los usuarios

2. Acondicionamiento del establecimiento

3. Máximo rendimiento de tiempo

4. Mínimo tiempo para la implantación

Durante la implantación de SCM, se realizaron las siguientes

actividades:

1. Mantenimiento del Hardware


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2. Instalación del Software

3. Adiestramiento del usuario

4. Conversión

5. Evaluación

Luego de realizar un mantenimiento preventivo al Hardware e instalar

exitosamente el software del sistema se procedió a realizar el adiestramiento

a los usuarios, para ello se realizaron una serie de clases dentro y fuera del

horario de trabajo, para orientar a los mismos dentro del manejo del nuevo

sistema.

Debido a que uno de los objetivos principales fue la creación de una

interfaz amigable entre la máquina y el usuario, se simplifica el proceso de

adiestramiento significativamente. Para complementar el mismo se incluye el

MANUAL DE USUARIO, el cual posee toda la información necesaria para el

manejo del sistema, así como respuestas a posibles problemas que se

pueden presentar. Agregado a lo anterior, el uso continuo del sistema ayuda

al usuario a generar un mayor entendimiento con el mismo, convirtiendo a su

operación en algo normal y rutinario.

Para la conversión del sistema anterior al nuevo sistema se utilizo el

método de conversión PARALELA, en este, mientras se realizaba la


143

implantación del sistema nuevo, el sistema antiguo siguió funcionando con el

objeto de prever cualquier emergencia, y así tener un sistema de apoyo

(Senn, 1997, p. 825). Para el acondicionamiento de la instalación, se

necesito poco trabajo, debido a que anterior al sistema, ya existía el espacio

físico destinado a una computadora personal, con sus respectivas

instalaciones eléctricas y telefónicas para acceso a Internet. Así mismo, el

resto del consultorio, estaba distribuido para soportar equipos de

computación en el mismo.

Al obtener la certeza de que el nuevo sistema funciona correctamente,

se elimino completamente el sistema antiguo y la empresa trabaja desde

entonces con el nuevo sistema.

7. Explotación

Esta fase corresponde a la utilización del sistema recientemente

desarrollado e implantado en las fases anteriores, durante esta se llevaran a

cabo diferentes tareas como la automatización de la administración, copias

de seguridad y otros, en ella se pretende convertir el sistema en parte de la

vida diaria del consultorio gineco-obstetra y de ultrasonido, convirtiendo cada

procedimiento y estructura de datos en una pieza integral de la organización,

que funcione de forma constante, exacta y confiable (Fabregas, 1991, p.243).


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8. Mantenimiento

Esta fase tiene como objetivo garantizar el correcto funcionamiento del

sistema durante su tiempo de vida, además de verificar que los datos estén

actualizados constantemente, produciendo diversas modificaciones que se

convertirán en nuevas versiones del mismo, esto dependerá de la evolución

de la unidad o las necesidades de los usuarios. Esta fase será ejecutada por

el autor del sistema.

En ella se llevaran a cabo varios tipos de mantenimiento: Preventivo,

para reducir la posibilidad de errores del sistema, el cual es efectuado a

intervalos predeterminados; Correctivo, para reparar cualquier avería que

surja durante la explotación del sistema. El mantenimiento Perfectivo, es

aquel que se realizara para las evoluciones funcionales del sistema.

Comprende las acciones que surgen de las nuevas necesidades de

información de los usuarios que se aplican para nuevas versiones de la

aplicación desarrollada (Fabregas, 1991, p. 33).

Al finalizar la octava fase, en conjunto con la sexta y la séptima, se

cumplió el sexto objetivo especifico, para así dar fin al desarrollo del proyecto

de investigación, cumpliendo todos los objetivos y logrando sus propuestas

satisfactoriamente.

capitulo iv resultados de la investigacion a.- anÁlisis …

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