CAPITULO II

MARCO TEÓRICO SOBRE SISTEMAS, SOFTWARE, CONTROL, ADMINISTRATIVO, EFICIENCIA, EFICACIA Y LENGUAJES DE PROGRAMACION.

1. SISTEMAS Los sistemas son formas dadas de meditar y de aplicar a la vida empresarial;

una manera de entender las operaciones en la actividad de la empresa, su

relación con los entes que constituyen y el medio que los rodea, es el rol de la

empresa en los sistemas de control y los objetivos que persiguen; analizar,

desarrollar, controlar y mantener actualizado los mecanismos y técnicas a

través de las cuales se pueden manejar adecuadamente los recursos, que

permiten cambios en condiciones de beneficio; son parte de todo un proceso

que conllevaba al desarrollo, competitividad y tecnología adecuada, para

mejorar el fortalecimiento empresarial en un mundo de cambio y mejora

continua.

1.1 DEFINICIÓN Los sistemas o software de control se pueden definir técnicamente como un

conjunto de componentes interrelacionados que recolectan o recuperan,

procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de

decisiones, las auditorias de entes reguladoras y el control de una

organización. 1

Es un conjunto de programas destinados a permitir la comunicación del usuario

con un ordenador y gestionar sus recursos de manera eficiente. Comienza a

trabajar cuando se enciende el ordenador, y gestiona el hardware de la

máquina desde los niveles más básicos.

1.2 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

1 Análisis de Sistemas I. Centro de Computación Profesional de México C.C.P.M. 1° ED. Editorial McGraw Hill, 2003

México. pag.15

Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitución y en

cuanto a su relación con el medio ambiente. En cuanto a su constitución, los

sistemas pueden clasificarse en:

FÍSICOS O CONCRETOS (en inglés: hardware): son los sistemas compuestos

de elementos palpables y concretos, como máquinas, equipos, instalaciones,

edificios, materias primas, etc.

CONCEPTUALES O ABSTRACTOS (en ingles: software): son los sistemas

compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como filosofías, políticas,

directivas, programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etc.

En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas físicos y

conceptuales: ellas necesitan de máquinas, equipos e instalaciones, pero

requieren también de filosofías, directrices, reglas y reglamentos para

funcionar.

En cuanto a su relación con el medio ambiente, los sistemas pueden

clasificarse en:

CERRADOS O MECÁNICOS: son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia

el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas

mecánicos o determinismo que con determinada entrada producen

determinada salida, como el motor, la máquina, etc. Son previsibles y sujetos a

certezas.

ABIERTOS U ORGÁNICOS: son los sistemas que tienen una infinidad de

entradas y salidas hacia el medio ambiente externo, no siempre bien

conocidas. Mantienen intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas

vivos y orgánicos sujetos a la indeterminación e incertidumbre.

En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente

abiertos: los primeros serían herméticos y los últimos se confundirían con el

ambiente externo. En las empresas existen sistemas mecánicos (como las

máquinas, equipos, instalaciones, etc.) y sistemas orgánicos (como las

personas, principalmente). La propia empresa es un sistema orgánico, vivo y

abierto.

1.3 PRINCIPIOS A partir de los siguientes Componentes, se puede evaluar el funcionamiento de

un sistema. En lenguaje “sistémico”, la eficiencia es el cociente de salida sobre

la entrada, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada.

Los componentes de todo sistema son los siguientes:

Entradas o Insumos (input): es todo lo que ingresa al sistema para hacerlo

funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o autónomo. El sistema necesita

de insumos, en forma de recursos, energía o información. En el organismo

humano, los insumos son variados, el aire, el agua, las imágenes, los sonidos,

etc. que provienen del medio ambiente externo.

Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas

mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo

que le es peculiar. En el organismo humano, el aire que respiramos es

procesado por el aparato respiratorio, la comida que comemos por el aparato

digestivo, las imágenes por los sistemas visual y nervioso.

Salidas o resultados (output): Todo sistema coloca en el medio ambiente

externo las salidas o resultados de sus operaciones. Las entradas debidamente

procesadas y convertidas en resultados se exportan de nuevo al ambiente, en

forma de productos o servicios prestados, en el caso de las empresas.

Retroacción o retroalimentación (feedback): es la reentrada o retorno al sistema

de sus salidas o resultados, que pasan a influir sobre su funciona miento. La

retroacción es generalmente una información o energía de retorno que vuelve

al sistema para realimentarlo o alterar su funcionamiento como consecuencia

de sus resultados o salidas. 2

1.4 IMPORTANCIA

2 Análisis de Sistemas II.Kendall, Kenneth E., Kendall, Jullie E. 6° Ed. Editorial: Pearson Educación; 2005. México pag.22

Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son

los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas

entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un

sistema mayor, el SUPRA SISTEMA. Este es el atractivo que la TEORÍA DE

SISTEMA.

Se puede estudiar cada sistema con sus subsistemas integrantes, como partes

de un sistema más grande.

Si dos sistemas presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere

menos recursos de entrada, entonces éste será más eficiente. O dos sistemas

utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor

resultado, entonces éste será el más eficiente. La eficacia, por otro lado, es la

relación entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto más

contribuye el resultado al alcance del objetivo, más eficaz será el sistema.

ALGUNOS DE LOS PUNTOS IMPORTANTES DE LOS SISTEMAS SON:

Los sistemas a nivel operativo: estos apoyan a los gerentes operativos en

seguimiento de actividades transaccionales, como el de ventas, ingresos,

depósitos en efectivo, nominas, decisiones de crédito.

Los sistemas a nivel administrativo: sirven a las actividades de supervisor,

auditoria, control, y toma de decisiones administrativas, de tal manera que

proporciona informes periódicos, mas que información instantánea de

operaciones.

Los Sistemas a nivel estratégico: ayudan a los directores a enfrentar y resolver

aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en

el entorno externo, es decir que los cambios que se efectúen en el área o

entorno deben ser llevados a cabo con una gran capacidad existente para

pronosticar tendencias de ventas durante un periodo dado.

• Mejorar la eficiencia en la capacitación y uso de los recursos.

• Mejorar la confiabilidad de la información que se genere sobre los

mismos (recursos y operaciones).

• Mejorar los procedimientos para que toda autoridad y ejecutivo rinda

cuenta oportuna de los resultados de su gestión

• Mejorar la capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar

el manejo inadecuado de los recursos.

1.5 CARACTERÍSTICAS Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los

cuales dependen de las necesidades de la empresa, sus características son las

siguientes:

EFICIENCIA.

Un Sistema Operativo permite que los recursos de la computadora se usen de

la manera más eficiente posible.

HABILIDAD PARA EVOLUCIONAR.

Un Sistema Operativo deberá construirse de manera que permita el desarrollo,

prueba o introducción efectiva de nuevas funciones del sistema sin interferir

con el servicio.

ENCARGADO DE ADMINISTRAR EL HARDWARE.

El Sistema Operativo se encarga de manejar de una mejor manera los recursos

de la computadora en cuanto a hardware se refiere, esto es, asignar a cada

proceso una parte del procesador para poder compartir los recursos.

RELACIONAR DISPOSITIVOS (GESTIONAR A TRAVÉS DEL KERNEL).

El Sistema Operativo se debe encargar de comunicar a los dispositivos

periféricos, cuando el usuario así lo requiera.

MANEJAR LAS COMUNICACIONES EN RED.

El Sistema Operativo permite al usuario manejar con alta facilidad todo lo

referente a la instalación y uso de las redes de computadoras.

Procesamiento por bytes de flujo a través del bus de datos.

FACILITAR LAS ENTRADAS Y SALIDAS.

Un Sistema Operativo debe hacerle fácil al usuario el acceso y manejo de los

dispositivos de Entrada/Salida de la computadora. 3

2. SOFTWARE

2.1 DEFINICIÓN El software es el conjunto de instrucciones que las computadoras emplean para

manipular datos. Sin el software, la computadora sería un conjunto de medios

sin utilizar. Al cargar los programas en una computadora, la máquina actuará

como si recibiré a una educación instantánea; de pronto "sabe" cómo pensar y

cómo operar.

El Software es un conjunto de programas, documentos, procedimientos, y

rutinas asociados con la operación de un sistema de cómputo. Distinguiéndose

de los componentes físicos llamados hardware. Comúnmente a los programas

de computación se les llama software; el software asegura que el programa o

sistema cumpla por completo con sus objetivos, opera con eficiencia, esta

adecuadamente documentado, y suficientemente sencillo de operar. Es

simplemente el conjunto de instrucciones individuales que se le proporciona al

microprocesador para que pueda procesar los datos y generar los resultados

esperados.

El hardware por si solo no puede hacer nada, pues es necesario que exista el

software, que es el conjunto de instrucciones que hacen funcionar al hardware.

2.2 CLASIFICACIONES DEL SOFTWARE El software se clasifica en 4 diferentes Categorías: Sistemas Operativos,

Lenguajes de Programación, Software de uso general, Software de Aplicación.

(Algunos autores consideran la 3era y 4ta clasificación como una sola).

3 Sistemas Operativos Modernos, Andrew S. Tanenbaum, editorial Pearson Educación, 2ª ed. Pág. 52

2.3 LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN Mediante los programas se indica a la computadora que tarea debe realizar y

cómo efectuarla, pero para ello es preciso introducir estas órdenes en un

lenguaje que el sistema pueda entender. En principio, el ordenador sólo

entiende las instrucciones en código máquina, es decir, el específico de la

computadora. Sin embargo, a partir de éstos se elaboran los llamados

lenguajes de alto y bajo nivel.

2.4 SOFTWARE DE USO GENERAL El software para uso general ofrece la estructura para un gran número de

aplicaciones empresariales, científicas y personales. El software de hoja de

cálculo, de diseño asistido por computadoras (CAD), de procesamiento de

texto, de manejo de Bases de Datos, pertenece a esta categoría. La mayoría

de software para uso general se vende como paquete; es decir, con software y

documentación orientada al usuario (manual de referencia, plantillas de teclado

y demás).

2.5 SOFTWARE DE APLICACIONES El software de aplicación esta diseñado y escrito para realizar tareas

específicas personales, empresariales o científicas como el procesamiento de

nóminas, la administración de los recursos humanos o el control de inventarios.

Todas estas aplicaciones procesan datos (recepción de materiales) y generan

información (registros de nómina) para el usuario.

3. SISTEMAS OPERATIVOS El sistema operativo es el gestor y organizador de todas las actividades que

realiza la computadora. Marca las pautas según las cuales se intercambia

información entre la memoria central y la externa, y determina las operaciones

elementales que puede realizar el procesador. El sistema operativo, debe ser

cargado en la memoria central antes que ninguna otra información.

Un sistema Operativo (SO) es en sí mismo un programa de computadora. Sin

embargo, es un programa muy especial, quizá el más complejo e importante en

una computadora. El SO despierta a la computadora y hace que reconozca a la

CPU, la memoria, el teclado, el sistema de vídeo y las unidades de disco.

Además, proporciona la facilidad para que los usuarios se comuniquen con la

computadora y sirve de plataforma a partir de la cual se corran programas de

aplicación.

Cuando se enciende una computadora, lo primero que ésta hace es llevar a

cabo un autodiagnóstico llamado auto prueba de encendido (Power On Self

Test, POST). Durante la POST, la computadora identifica su memoria, sus

discos, su teclado, su sistema de vídeo y cualquier otro dispositivo conectado a

ella. Lo siguiente que la computadora hace es buscar un SO para arrancar

(boot).

Una vez que la computadora ha puesto en marcha su SO, mantiene al menos

parte de éste en su memoria en todo momento. Mientras la computadora esté

encendida, el SO tiene 4 tareas principales:

1. Proporcionar ya sea una interfaz de línea de comando o una interfaz gráfica

al usuario, para que este último se pueda comunicar con la computadora.

Interfaz de línea de comando: tú introduces palabras y símbolos desde el

teclado de la computadora, ejemplo, el MS-DOS.

Interfaz gráfica del Usuario (GUI), seleccionas las acciones mediante el uso de

un

Mouse para pulsar sobre figuras llamadas iconos o seleccionar opciones de los

menús.

2. Administrar los dispositivos de hardware en la computadora: Cuando corren

los Programas, necesitan utilizar la memoria, el monitor, las unidades de disco,

los puertos de Entrada/Salida (impresoras, módems, etc.). El SO sirve de

intermediario entre los programas y el hardware.

3. Administrar y mantener los sistemas de archivo de disco: Los SO agrupan la

información dentro de compartimientos lógicos para almacenarlos en el disco.

Estos grupos de información son llamados archivos. Los archivos pueden

contener instrucciones de programas o información creada por el usuario. El

SO mantiene una lista de los archivos en un disco, y nos proporciona las

herramientas necesarias para organizar y manipular estos archivos.

4. Apoyar a otros programas. Otra de las funciones importantes del SO es

proporcionar servicios a otros programas. Estos servicios son similares a

aquellos que el SO proporciona directamente a los usuarios. Por ejemplo, listar

los archivos, grabarlos a disco, eliminar archivos, revisar espacio disponible,

etc. Cuando los programadores escriben programas de computadora, incluyen

en sus programas instrucciones que solicitan los servicios del SO. Estas

instrucciones son conocidas como "llamadas del sistema".

El Kernel y el Shell

Las funciones centrales de un SO son controladas por el núcleo (kernel)

mientras que la interfaz del usuario es controlada por el entorno (shell). Por

ejemplo, la parte más importante del DOS es un programa con el nombre

"COMMAND. COM" este programa tiene dos partes.

El kernel, que se mantiene en memoria en todo momento, contiene el código

máquina de bajo nivel para manejar la administración de hardware para otros

programas que necesitan estos servicios, y para la segunda parte del

COMMAND.COM el shell, el cual es el interprete de comandos.

Las funciones de bajo nivel del SO y las funciones de interpretación de

comandos están separadas, de tal forma que puedes mantener el kernel DOS

corriendo, pero utilizar una interfaz de usuario diferente. Esto es exactamente

lo que sucede cuando cargas Microsoft Windows, el cual toma el lugar del

shell, reemplazando la interfaz de línea de comandos con una interfaz gráfica

del usuario. 4

4 Eerating System Concepts A. Silberschatz, J. Peterson, P. Galvin Addison - Wesley Publishing Company pág.25-35

Existen muchos shells diferentes en el mercado, ejemplo: NDOS (Norton DOS),

XTG, PCTOOLS, o inclusive el mismo SO MS-DOS a partir de la versión 5.0

incluyó un Shell llamado DOS SHELL.

4. CATEGORÍAS DE SISTEMAS OPERATIVOS

4.1 MULTITAREA El término multitarea se refiere a la capacidad del SO para correr más de un

programa al mismo tiempo. Existen dos esquemas que los programas de

sistemas operativos utilizan para desarrollar SO multitarea, el primero requiere

de la cooperación entre el SO y los programas de aplicación.

Los programas son escritos de tal manera que periódicamente inspeccionan

con el SO para ver si cualquier otro programa necesita a la CPU, si este es el

caso, entonces dejan el control del CPU al siguiente programa, a este método

se le llama multitarea cooperativa y es el método utilizado por el SO de las

computadoras de Machintosh y DOS corriendo Windows de Microsoft. El

segundo método es el llamada multitarea con asignación de prioridades. Con

este esquema el SO mantiene una lista de procesos (programas) que están

corriendo. Cuando se inicia cada proceso en la lista el SO le asigna una

prioridad. En cualquier momento el SO puede intervenir y modificar la prioridad

de un proceso organizando en forma efectiva la lista de Prioridad, el SO

también mantiene el control de la cantidad de tiempo que utiliza con cualquier

proceso antes de ir al siguiente. Con multitarea de asignación de prioridades el

SO puede sustituir en cualquier momento el proceso que esta corriendo y

reasignar el tiempo a una tarea de mas prioridad. Unix OS-2 y Windows NT

emplean este tipo de multitarea.

4.2 MULTIUSUARIO

Un SO multiusuario permite a mas de un solo usuario accesar una

computadora. Claro que, para llevarse esto a cabo, el SO también debe ser

capaz de efectuar multitareas. Unix es el Sistema Operativo Multiusuario más

utilizado. Debido a que Unix fue originalmente diseñado para correr en una mini

computadora, era multiusuario y multitarea desde su concepción.

Actualmente se producen versiones de Unix para PC tales como The Santa

Cruz Corporation Microport, Esix, IBM,y Sunsoft. Apple también produce una

versión de Unix para Machintosh llamada: A/UX.Unix

Unix proporciona tres maneras de permitir a múltiples personas utilizar la

misma PC al mismo tiempo.

1. Mediante Módems.

2. Mediante conexión de terminales a través de puertos seriales.

3. Mediante Redes.

4.3 MULTIPROCESO Las computadoras que tienen más de un CPU son llamadas multiproceso. Un

sistema operativo multiproceso coordina las operaciones de las computadoras

multiprocesadores. Ya que cada CPU en una computadora de multiproceso

puede estar ejecutando una instrucción, el otro procesador queda liberado para

procesar otras instrucciones simultáneamente.

Al usar una computadora con capacidades de multiproceso incrementamos su

velocidad de respuesta y procesos. Casi todas las computadoras que tienen

capacidad de multiproceso ofrecen una gran ventaja.

Los primeros Sistemas Operativos Multiproceso realizaban lo que se conoce

como:

4.3.1 Multiproceso asimétrico Una CPU principal retiene el control global de la computadora, así como el de

los otros procesadores.

Esto fue un primer paso hacia el multiproceso pero no fue la dirección ideal a

seguir ya que la CPU principal podía convertirse en un cuello de botella.

4.3.2 Multiproceso simétrico: En un sistema multiproceso simétrico, no existe una CPU controladora única.

La barrera a vencer al implementar el multiproceso simétrico es que los SO

tienen que ser rediseñados o diseñados desde el principio para trabajar en u n

ambiente multiproceso. Las extensiones de Unix, que soportan multiproceso

asimétrico ya están disponibles y las extensiones simétricas se están haciendo

disponibles. Windows NT de Microsoft soporta multiproceso simétrico.

4.4 SISTEMAS OPERATIVOS MÁS COMUNES Unix es un SO multiusuario y multitarea, que corre en diferentes computadoras,

desde supercomputadoras, Mainframes, Mini computadoras, computadoras

personales y estaciones de trabajo.

Es un sistema operativo que fue creado a principios de los setentas por los

científicos en los laboratorios Bell. Fue específicamente diseñado para proveer

una manera de manejar científica y especializadamente las aplicaciones

computacionales. Este SO se adapto a los sistemas de cómputo personales así

que esta aceptación reciente lo convierte en un sistema popular.

Unix es más antiguo que todos los demás SO de PC y de muchas maneras

sirvieron como modelo para éstos. Aun cuando es un SO extremadamente

sólido y capaz, la línea de comandos Unix, no es apta para cardiacos, debido a

que ofrece demasiados comandos.

4.4.1 SISTEMA OPERATIVO DE MACINTOSH La Macintosh es una máquina netamente gráfica. De hecho, no existe una

interfaz de línea de comando equivalente para ésta. Su estrecha integración de

SO, GUI y área de trabajo la hacen la favorita de la gente que no quiere saber

nada de interfaces de línea de comando.

Las capacidades gráficas de la Macintosh hicieron de esa máquina la primera

precursora en los campos gráficos computarizados como la autoedición por

computadora.

La familia de microcomputadoras de Apple Macintosh y su sistema operativo

define otra plataforma importante. Las PC de Macintosh, que se basan en la

familia de microprocesadores de Motorola, usan la arquitectura de Bus de 32

bits. La plataforma para Macintosh incluye muchas capacidades sofisticadas

que comprende la multitarea, una GUI, la memoria virtual y la capacidad para

emular la plataforma

MS-DOS. Las PC de Macintosh también tiene la capacidad integrada de compartir

archivos y comunicarse con otras PC de Macintosh en una red.

WINDOWS NT DE MICROSOFT. Con Windows NT, Microsoft ha expresado su dedicación a escribir software no

sólo para PC de escritorio sino también para poderosas estaciones de trabajo y

servidores de red y bases de datos.

Microsoft Windows NT no es necesariamente un sustituto de DOS ni una nueva

versión de éste; es, en conjunto, un nuevo SO diseñado desde sus bases para

las máquinas más modernas y capaces disponibles.

Windows NT de Microsoft ofrece características interconstruidas que ningún

otro SO para PC ofrece, con excepción de Unix. Además de las características

tradicionales de estricta seguridad de sistema, red interconstruida, servicios de

comunicación y correo electrónico interconstruidos, herramientas de

administración y desarrollo de sistema y una GUI, Windows NT puede correr

directamente aplicaciones de Windows de Microsoft y de Unix.

Windows NT, al igual que el OS/2 ver 2.0 y algunas versiones de Unix, es un

SO de 32 bits, que puede hacer completo uso de los procesadores de estas

características. Además de ser multitarea, está diseñado para tomar ventaja del

multiproceso simétrico.

5. LENGUAJES DE PROGRAMACIÓN Los lenguajes de programación cierran el abismo entre las computadoras, que

sólo trabajan con números binarios, y los humanos, que preferimos utilizar

palabras y otros sistemas de numeración.

Mediante los programas se indica a la computadora qué tarea debe realizar y

como efectuarla, pero para ello es preciso introducir estas ordenes en un

lenguaje que el sistema pueda entender. En principio, el ordenador sólo

entiende las instrucciones en código máquina, es decir, el específico de la

computadora. Sin embargo, a partir de éstos se elaboran los llamados

lenguajes de alto y bajo nivel.

5.1 LENGUAJES DE BAJO NIVEL Utilizan códigos muy cercanos a los de la máquina, lo que hace posible la

elaboración de programas muy potentes y rápidos, pero son de difícil

aprendizaje.

5.2 LENGUAJES DE ALTO NIVEL Por el contrario, son de uso mucho más fácil, ya que en ellos un solo comando

o instrucción puede equivaler a millares de código máquina .El programador

escribe su programa en alguno de estos lenguajes mediante secuencias de

instrucciones. Antes de ejecutar el programa la computadora lo traduce a

código máquina de una sola vez (lenguajes compiladores) o interpretándolo

instrucción por instrucción (lenguajes intérpretes). Ejemplos de lenguajes de

alto nivel: Pascal, Cobol, Basic, Fortran, C++. Un Programa de computadora,

es una colección de instrucciones que, al ser ejecutadas por el CPU de una

máquina, llevan a cabo una tarea ó función específica. Este conjunto de

instrucciones que forman los programas son almacenados en archivos

denominados archivos ejecutables puesto que, al teclear su nombre (o hacer

clic sobre el icono que los identifica) logras que la computadora los cargue y

corra, o ejecute las instrucciones del archivo.

El contenido de un archivo ejecutable no puede ser entendido por el usuario, ya

que no está hecho para que la gente lo lea, sino para que la computadora sea

quien lo lea.

Los archivos de programas ejecutables contienen el código máquina, que la

CPU identifica como sus instrucciones. Son lo que conocemos como

Programas Objeto. Dado que sería muy difícil que los programadores crearan

programas directamente en código de máquina, usan lenguajes más fáciles de

leer, escribir y entender para la gente.

El programador teclea instrucciones en un editor, que es un programa parecido

a un simple procesador de palabras, estas instrucciones son almacenadas en

archivos denominados programas fuentes (código fuente). Si los

programadores necesitan hacer cambios al programa posteriormente vuelven a

correr el editor y cargan el programa fuente para modificarlo.

El proceso de conversión de programas fuente a programas objeto se realiza

mediante un programa denominado compilador. El compilador toma un

programa fuente y lo traduce a programa objeto y almacena este último en otro

archivo.

PROGRAMA FUENTE Es el programa escrito en alguno de los lenguajes y que no ha sido traducido al

lenguaje de la máquina, es decir el programa que no está en código de

máquina y que por lo tanto no puede ser ejecutable.

PROGRAMA OBJETO Es aquel programa que se encuentra en lenguaje máquina y que ya es

ejecutable por esta.

COMPILADOR Es un programa que traduce un lenguaje de alto nivel al lenguaje máquina. Un

programa compilado indica que ha sido traducido y está listo para ser

ejecutado. La ejecución de los programas compilados es más rápida que la de

los interpretados, ya que el intérprete debe traducir mientras está en la fase de

ejecución.

INTÉRPRETE Traductor de lenguajes de programación de alto nivel, los intérpretes ejecutan

un programa línea por línea. El programa siempre permanece en su forma

original (programa fuente) y el interprete proporciona la traducción al momento

de ejecutar cada una de las instrucciones.

5.3 LENGUAJE MÁQUINA Lenguaje original de la computadora, un programa debe estar escrito en el

lenguaje de la máquina para poder ser ejecutado. Este es generado por

software y no por el programador. El programador escribe en un lenguaje de

programación, el cual es traducido al lenguaje de máquina mediante intérpretes

y compiladores.

5.4 SOFTWARE DE USO GENERAL Procesadores de Texto

Son utilizados para escribir cartas, memorándums y otros documentos, El

usuario teclea una serie de letras o párrafos, y son mostradas en la pantalla. El

usuario puede fácilmente adherir, borrar y cambiar el texto hasta que el

documento quede exactamente como se desea. Algunas características

avanzadas que encontramos en la actualidad en los procesadores de texto son:

corrector de ortografía, diccionario de sinónimos, presentación preliminar del

texto antes de imprimir.

Hojas de Cálculo: Una Hoja de Cálculo es una herramienta para calcular y

evaluar números. También ofrece capacidades para crear informes y

presentaciones para comunicar lo que revelan los análisis; el usuario teclea los

datos y las fórmulas que serán usadas para obtener los resultados; después el

programa aplica las fórmulas a los datos y así obtiene los resultados; una de

sus características mas importantes es la habilidad de preguntar

(Condicionales)"what IF" "¿QUE PASARÍA SI?", cambiando los datos y

rápidamente re- calculando los nuevos resultados.

La mayoría de las Hojas de Cálculo cuentan también con la posibilidad de

graficar estos resultados en diferentes estilos de gráficas (Barras, Líneas,

Pastel, etc.).

5.5 BASES DE DATOS La DBMS (Data Base Management System) es la herramienta que las

computadoras utilizan para realizar el procesamiento y almacenamiento

ordenado de los datos. Una base de datos es un recipiente para colecciones

relacionadas de datos. Por ejemplo, una agenda puede ser una base de datos

donde se almacenan los nombres, direcciones y números telefónicos de

amigos y contactos de negocios. La Base de Datos de una Compañía puede

contener información acerca de los consumidores, vendedores, empleados,

ventas e inventario. Ejemplos de Bases de Datos: Access, FoxPro, Approach.

5.6 PAQUETES DE PRESENTACIÓN Software que permite al usuario diseñar presentaciones para desplegarlas a

través de la misma computadora o imprimir diapositivas y acetatos. Contienen

opciones avanzadas para integrar efectos en cada cambio de diapositiva.

Ejemplos: Presentation, Power Point, Freelance Graphics.

5.7 SHAREWARE Shareware: Software distribuido de forma gratuita para ser probado. Si el

usuario decide quedarse con el programa y seguir usándolo, debe pagar al

desarrollador. Normalmente, el shareware es desarrollado por compañías

relativamente pequeñas o inclusive por programadores individuales.

6. ADMINISTRACIÓN El éxito de cualquier empresa, va a depender de una buena administración. Y a

medida que esta va creciendo, exige requerimiento a su administración y

conceptos que cubran o satisfagan las necesidades propias que surgen de ese

desarrollo. El enfoque de la administración ha variado según el momento

histórico en que se han situado quienes se han dedicado a su estudio.

6.1 DEFINICIÓN La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un

ambiente en el que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia

metas seleccionadas. Es necesario ampliar esta definición básica. Como

administración, las personas realizan funciones administrativas de planeación,

organización, integración de personal, dirección y control.

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en

grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

6.2 CLASIFICACIÓN El sistema administrativo esta integrado por subsistemas, los cuales pueden

clasificarse, de acuerdo a los siguientes criterios.

Por la función o actividad (comercialización, producción, finanzas);

Por su naturaleza (Hombres, Máquina, Información, productos).

Por el nivel organizacional (estratégico, de coordinación y operativo)

Como estructura conceptual, el sistema administrativo ayuda a pensar en

la administración, y debido a que no es un conjunto fijo de participantes

activo puede servir para dirigir ideas hacia sucesos generales o

particulares.

6.3 PRINCIPIOS Para que exista una organización es necesario que cumpla con un grado de

coordinación, y por ende la conciencia del objetivo que se desea alcanzar. Una

empresa es una organización creada por el hombre, para crear bienes y

servicios destinados a satisfacer a la sociedad.

La función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo

social. Mientras que las otras funciones ponen en juego la materia prima y las

máquinas, la función administrativa solo obra sobre el personal.

La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto

número de condiciones, a las cuales se les da indiferentemente el nombre de

principios, de leyes o de reglas.

Emplear‚ con preferencia la palabra principios, desembarazándola de toda idea

de rigidez. No existe nada rígido ni absoluto en materia administrativa; en ella

todo es cuestión de medida. Casi nunca puede aplicarse dos veces el mismo

principio en condiciones idénticas: es necesario tener en cuenta las

circunstancias diversas y cambiantes, los hombres igualmente diversos y

cambiantes y muchos otros elementos variables.

Además, los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las

necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos: es éste un arte

difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.

La mesura, hecha de tacto y experiencia, es una de las principales cualidades

del administrador.

El número de los principios de administración no es limitado. Toda regla, todo

medio administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento

toma lugar entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la

experiencia lo confirme en esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas

puede determinar el cambio de las reglas a las cuales ese estado había dado

nacimiento. 5

A continuación se presentan los principios de administración según Henri

Fayol:

1º La división del trabajo;

2º La autoridad;

3º La disciplina;

4º La unidad de mando;

5º La unidad de dirección;

6º La subordinación de los intereses particulares al interés general;

7º La remuneración;

8º La centralización;

9º La jerarquía;

10º EI orden;

11º La equidad;

12º La estabilidad del personal;

13º La iniciativa;

14º La unión del personal.

6.4 IMPORTANCIA La importancia de la administración se ve en que está imparte efectividad a los

esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo, materiales,

dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las condiciones

5 Administración Moderna, Agustín Reyes Ponce Limusa Noriega Editoriales Ponce pag14 Balderas 1995 México DF

Cuarta Impresión

cambiantes y proporciona previsión y creatividad. El mejoramiento es su

consigna constante.

Reyes Ponce nos enumera la importancia de la administración como:

La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque

lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.

El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su

buena administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales,

humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible

y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no

podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.

Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad

de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener

una mejor coordinación de su elementos: maquinaria, marcado, calificación de

mano de obra, etc.

La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia

actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la

adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida

económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por

ellas, tendrá que serlo.

En especial para los países que están desarrollándose; quizá uno de los

requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque,

para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y

trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más

eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser,

por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.

Podemos concluir la importancia de la administración, con los hechos que la

demuestran objetivamente:

La administración se aplica a todo tipo de Empresa.

El éxito de un organismo depende directa e inmediatamente de su buena

administración.

Una adecuada administración eleva la productividad.

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En los organismos grandes de la administración es indiscutible y esencial.

En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es

aplicando la administración.

6.5 CARACTERÍSTICAS Su universalidad: se da donde quiera que exista un organismo social.

Su especificidad: aun que va acompañada de otras ramas de la ciencia, la

administración es específica y distinta a estas ramas.

Su unidad temporal: a pesar de las funciones o etapas del proceso

administrativo. La administración es única y por lo tanto se da en menor o

mayor grado dentro de esas etapas.

Su unidad jerárquica: la administración forma un solo cuerpo jerárquico o

cuerpo administrativo, no obstante de los diversos niveles jerárquicos que

pueda tener una organización social.

La administración tiene un propósito: trata con el logro de algo específico,

expresado a través de objetivos o metas.

La administración es una actividad: no es una persona o grupo de personas,

por lo que no se constituye en un fin del grupo social sino en un medio para

conseguir resultados.

7. FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Muchos estudios y administradores se han percatado de que la clara y útil

organización de los conocimientos facilita el análisis de la administración. Así

pues, al estudiar la administración es de gran utilidad dividirla en cinco

funciones administrativas: planeación, organización, integración de personal,

dirección y control, en torno a las cuales pueden organizarse los conocimientos

que se hayan en las bases de esas funciones. Es por ello que los conceptos,

principios, teorías y técnicas de la administración se agrupan en esas cinco

funciones. 6

6 Beras Melvin, Situación Socioeconómica, Provincia San Juan (Diagnóstico sobre el Desarrollo de la Provincia), San Juan de la Maguana, R.D. 1996

7.1 PLANEACIÓN. Selección de objetivos, estrategias, políticas, programas y procedimientos para

lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias

acciones.

Pasos de la planeación.

a) Atención a las oportunidades

b) Establecimiento de objetivos.

c) Desarrollo de premisas.

d) Determinación de cursos alternativos

e) Evaluación de cursos alternativos

f) Selección de un curso de acción

g) Formulación de planes derivados

h) Traslado de planes a cifras por medio de la presupuestación.

7.2 ORGANIZACIÓN. Consiste en 1) la identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2)

la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos, 3) la asignación de cada grupo de actividades a un administrador

dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo y 4) la

estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

7.3 INTEGRACIÓN DE PERSONAL. Se define como cubrir y mantener cubiertos los puestos en la estructura

organizacional.

REQUISITOS

- Mantener un inventario de las personas disponibles.

- Reclutar.

- Seleccionar.

- Emplear.

- Ascender.

- Evaluar.

- Planear las carreras.

- Remunerar.

- Capacitar.

La integración de personal tiene que estar vinculada a la organización, es decir,

establecer estructuras de roles y puestos.

Se identifica a la integración de personal como una función administrativa por

separado, debido a:

1. La contratación de roles organizacionales incluye conocimientos y enfoques

no reconocidos en general. Por los gerentes.

2. El considerar la integración de personal como una función por separado

facilita poner interés mayor en el elemento humano.

3. En esta área se ha desarrollado un conjunto importante de conocimientos y

experiencias.

4. Los gerentes pasan por alto frecuentemente, que la integración de personal

es su responsabilidad, no del departamento de personal.

El Departamento de Personal, proporciona valiosa ayuda, pero aun así, es

trabajo de los gerentes llenar los puestos de su organización y tener personal

capacitado.

FACTORES SITUACIONALES QUE AFECTAN LA INTEGRACIÓN DE

PERSONAL.

El proceso real de integración de personal resulta afectado por muchos

factores ambientales, como son:

EL AMBIENTE EXTERNO.

Pueden agruparse en educacionales, socioculturales, legales-políticas y

limitaciones y oportunidades económicas.

El ambiente económico, determina la oferta y la demanda de gerentes.

Las limitantes legales y políticas exigen que las empresas cumplan con las

leyes y las pautas emitidas por diversos niveles de gobierno.

OPORTUNIDADES IGUALES DE EMPLEO:

Las leyes prohíben prácticas de empleo que discriminen sobre la base de raza,

color, religión, nacionalidad, sexo o edad.

Se basa en leyes federales, estatales y locales, las cuales repercuten en la

integración de personal.

MUJERES EN LA ADMINISTRACIÓN:

Se Incluye leyes que rigen las prácticas de empleo justo, el cambio de las

actitudes de la sociedad hacia las mujeres en el lugar de trabajo y el deseo de

las cías. De proyectar una imagen favorable colocando a mujeres calificadas en

la gerencia.

INTEGRACIÓN DE PERSONAL EN EL AMBIENTE INTERNACIONAL:

Se tiene que mirar más allá del ambiente externo inmediato y reconocer

cambios ocurridos en todo el mundo ocasionados sobre todo por la tecnología

avanzada de comunicaciones y por la existencia de empresas internacionales

que tengan equipos de alta dirección integrados por gerentes de

nacionalidades diversas.

EL AMBIENTE INTERNO

Se relacionan con la integración de puestos gerenciales, personal proveniente

de la propia empresa como del exterior.

Determina la integración de personal y reconoce la necesidad de respaldo de la

alta dirección para superar la resistencia al cambio.

PROMOCIÓN DESDE ADENTRO:

Implica que los trabajadores pasaban a puestos de supervisión de primera

línea y después ascendían a través de la estructura organizacional.

La promoción desde adentro permite aprovechar la presencia de posibles

buenos gerentes entre los empleados de la empresa, pero los ejecutivos no

deben depender solamente de esta fuente, ya que existe el peligro producido

por la política de llevar a la sección de personas que quizá lo único que hayan

hecho, es imitar a sus superiores.

PROMOCIÓN DESDE ADENTRO EN LAS GRANDES COMPAÑÍAS:

Esta promoción es aceptable en compañías grandes como lo son sears,

dupont, general motors, entre otras. No obstante, por lo gral. Tienen personas

calificadas que la promoción se acerca a una condición similar a la de una

política de competencia abierta.

LA POLÍTICA DE COMPETENCIA ABIERTA:

La oportunidad de asegurar los servicios de los candidatos más apropiados,

contrarresta los inconvenientes de una política exclusiva de promoción desde

adentro, permitiendo a la empresa adoptar las mejores técnicas para el

reclutamiento.

Una política de competencia abierta, es un medio mejor y más justo de

asegurar la competencia gerencial que la promoción obliga desde adentro.

RESPONSABILIDAD DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAL:

Aunque debe descansar esta responsabilidad en los gerentes de cada nivel, la

responsabilidad definitiva le corresponde al director general y al grupo de altos

ejecutivos que establecen las políticas.

Estas personas desarrollan políticas, asignan su ejecución a los subordinados y

aseguran su aplicación apropiada.

Los gerentes de línea deben hacer uso de los servicios de los miembros de

staff para que los ayuden en el reclutamiento, selección, empleo, promoción,

evaluación y capacitación de personas.

Necesidad de apoyo de la alta dirección para la resistencia a la integración

efectiva de personal:

Para que la integración de personal sea efectiva se debe aplicar el prestigio y el

poder de la alta dirección.

SELECCIÓN ADECUADA DE LA PERSONA CON EL EMPLEO:

La selección es el proceso de elegir entre candidato, dentro de la organización

o del exterior, a la persona más apropiada para el puesto actual o para puestos

futuros.

REQUISITOS Y DISEÑOS DE PUESTOS:

Se requiere de la clara comprensión de la naturaleza y el propósito del puesto

que va a ocupar. Se tiene que hacer un análisis objetivo de los requisitos del

puesto y se tiene que diseñar éste para que cumpla con las necesidades de la

organización y del individuo.

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DEL PUESTO:

Al identificar los requisitos del puesto, las empresas tienen que contestar

preguntas como:

- ¿Qué se tiene que hacer en este puesto?

- ¿Qué antecedentes de conocimientos, actitudes, habilidades se necesitan?

Debido a que los puestos no son estáticos, se tienen que tomar en cuenta otras

preguntas, como:

- ¿se puede hacer el trabajo de una forma diferente?

- ¿Cuáles son los nuevos requisitos?

Para analizar el trabajo, se observa, se entrevista, se realizan cuestionarios, es

decir, una descripción del puesto.

7.4 DIRECCIÓN Función de los administradores que implica el proceso de influir sobre las

personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se

relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar.

8. CONTROL

8.1 DEFINICIÓN El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la

situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A continuación se presenta algunos conceptos de varios autores estudiosos del

tema:

• Roberta B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación

con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las

medidas correctivas necesarias.

• George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que

la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

• Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos

vayan de acuerdo con los planes establecidos.

• Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los

subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa

como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

• Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las

actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

• Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación

con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención

de los objetivos de acuerdo con el plan.

• Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso

administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva

cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente

regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la

función o del área en que se aplique; puede ser entendida:

• Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto

con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

• Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como

determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa

para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay

casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que

mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es

el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias

químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control

detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida

regulación.

• Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes

dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del

control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos.

Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un

aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la

sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación,

dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas

del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva,

debe entenderse el control como:

Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de

administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,

proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o

alcanzando o no los resultados que se esperan.

8.2 TIPOS DE CONTROL

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad

y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,

concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de

las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la

organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para

asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a

la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de

las políticas que surgen de la función de la planificación, y el último tipo de

control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan

hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las

operaciones entre sí.

8.3 PRINCIPIOS DE CONTROL

Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado

de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la

responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los

mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la

responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo

debidamente ejercida.

Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es

imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que

sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se

determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de

los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente,

pérdidas de tiempo y de dinero. 7

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse

antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas

correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos,

es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos

7 Callejas González, Aquilino, Los Alcances del Control de Gestión ED. 2002

preestablecidos. Ningún control será valido si no se fundamenta en los

objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en

relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que

sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas

necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se

hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y

correctivas.

De la coste habilidad: El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las

ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo

se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servirá establecer

un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores

que el costo y el tiempo que implican su implantación.

De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando

adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. Este principio

se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe

comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control.

Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza

el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

8.4 IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo

el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del

público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,

y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la

entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes

de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y

servicios a su medida.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de

obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la

administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de

igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy

costoso y contraproducente. Facilitar la delegación y el trabajo en

equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración

participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de

fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no

disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario,

cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control

permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin

entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

8.5 ELEMENTOS DEL CONTROL El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro

elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control que

establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un

estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o

comparación de alguna cosa.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene

como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera

etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido

como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error

o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir

el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es

siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o

variación con relación al estándar esperado.

8.6 PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas

de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de

reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente

establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su

importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para

garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más

eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".8

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un

plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el

proceso de planificación están definidos en términos claros y

mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

• Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del

proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con

los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados

medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los

resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer

"que todo está bajo control"

• Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no

cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica 8 Chavenatto Adalberto, Procesos Administrativos ED 3ª Colombia Editorial LTDA.

que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden

involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de

la organización.

• Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través

de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema

administrativo al correr del tiempo.

8.7 EL CONTROL DE GESTIÓN

Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del

mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de

acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría

coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas

organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de

planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro

de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos

concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se

tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque

racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la

dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la

estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados

enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.

El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de

herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización;

entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad

total y la gestión de la calidad total.

8.8 PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

1.- Diagnóstico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con

el estudio propio del sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo,

según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia

del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la

ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el

sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo

posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se

orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando

fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o

facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas

financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica,

desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.

2.-Identificación de procesos Claves: luego de conocer como se encuentra el

sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito

empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos

de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente

importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la

situación financiera, pasando por la situación comercial, producción,

productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes,

eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.

3.- Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves,

se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos

procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador

se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que

permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el

objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e

influencias esperadas.

8.9 CONTROL ADMINISTRATIVO El control administrativo está conformado por: control operativo y control

estratégico. El control administrativo, el cual es denominado por algunos

autores como operativo, hasta ahora ha sido identificado como el plan de la

organización y todos los métodos y procedimientos relacionados con la

eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.

Teniendo en consideración la conceptualización que el informe COSO expone

acerca del control interno y en el uso cada vez más generalizado de la

dirección estratégica, el control administrativo se puede definir como todas las

acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las personas (desde

el Consejo de Dirección, hasta cualquier miembro de la organización), en cada

nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la

consecución de los objetivos de eficiencia y eficacia de las operaciones, los

objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Donde pudiera establecerse para su evaluación o estudio subgrupos como:

1. CONTROL OPERATIVO: Los controles, entendidos como las acciones

estructuradas y coordinas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el

cumplimiento de la legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los

niveles esperados de economía, eficiencia y eficacia en las operaciones y en la

protección de los activos.

2. CONTROL ESTRATÉGICO: Proceso que comprende las acciones

coordinadas e integradas a las unidades o actividades de la entidad, para

alcanzar un nivel razonable de seguridad en el éxito de las estrategias

formuladas.

8.10 ÁREAS DEL CONTROL.

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma

de control o monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

ÁREAS DE PRODUCCIÓN: Si la empresa es industrial, el área de producción

es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de

servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los

principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

CONTROL DE PRODUCCIÓN: El objetivo fundamental de este control es

programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un

óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y

lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con

todas las necesidades del departamento de ventas.

• Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de

calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de

rechazos, inspecciones, entre otros).

• Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya

sea de materia prima o de mano de obra.

• Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria;

para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando

los estudios de tiempos y movimientos.

• Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas,

productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

• Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y

abastecimientos, entre otros.

• Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables

y deseables.

• Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas

paradas, costos, entre otros.

• Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o

comercializar los productos o servicios producidos.

• Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y

anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región,

producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación

con las previsiones.

• Control de mercadotecnia: Se refiere a la evaluación de la eficacia de las

funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al

consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en

general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.

La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para: Toma

de decisiones de la organización en general, al ofrecer información

acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado.

8.11 BASES DEL CONTROL El control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

• Planear y organizar.

• Hacer.

• Evaluar.

• Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que

facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y

organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de

los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona

detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son

los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al

evaluar.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información

obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que

medidas deben ser necesarias tomar.

La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las

desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema

9. EFICIENCIA

9.1 DEFINICIÓN "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles".

Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el

término eficiente.

9.2 IMPORTANCIA Su importancia se refiere a la relación entre los gastos y el rendimiento, que si

usted obtiene mayor rendimiento por un gasto dado usted ha incrementado la

eficiencia, de manera similar, si usted obtiene el mismo rendimiento a partir de

un menor gasto también ha incrementado la eficiencia.

Pero no basta con ser eficientes, pues también debe preocuparse por realizar

en su totalidad sus actividades, esto es deben alcanzar la efectividad.

De esto surge que en su concepto la administración afirma:

“Eficiencia significa hacer las cosas correctamente, y efectividad significa hacer

lo correcto”.

Hacer las cosas correctamente significa minimizar el costo de los recursos

necesarios para lograr las metas. Hacer lo correcto quiere decir seleccionar las

metas apropiadas y luego alcanzarlas.9

9.3 CARACTERÍSTICAS Los Criterios de productividad son sinónimos en las características de la

eficiencia organizacional, ya que mientras mayor sea el rendimiento que una

organización pueda generar con un determinado gasto más productiva será.

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos

aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en

condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y

en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los

medios sin llegar a convertirse en victorias pérsicas; es importante entender,

que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir

estrictamente los lineamientos de la planificación, pero es conocido que la

planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes,

especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar

en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la

eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del

9 La Administración en el Mundo de Hoy, Stephen P. Robbins Prentice Hall, México 1998 Pág.45-47

cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en

forma efectiva.10

En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta

acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la

hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente.

Sin embargo, esto corresponde a la acertividad, palabra ésta, que no se

encuentra en el diccionario.

10. EFICACIA Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para

ello los recursos o los medios empleados". Esta es una acepción que obedece

a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe

referirse más bien a equipos.

11. EFECTIVIDAD Cuantificación del logro de la meta. Compatible el uso con la norma; sin

embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se

define como Capacidad de lograr el efecto que se desea.

La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos

aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en

condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y

en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los

medios; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta

eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamientos de la planificación,

pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables

influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no

poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias

donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación

del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en

forma efectiva. 11

10 Couter, Mary, Sthepen, P Robbins, Administración Moderna, Prentice Hill, 1998. 11 Couter, Mary, Sthepen P., Robbins, Administración, Prentice

12. GESTIÓN

12.1 CONCEPTO DE GESTIÓN El Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y James Ilustrado señalan que la

gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, y gestionar es hacer

diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.

En otra concepción gestión es definida como el conjunto de actividades de

dirección y administración de una empresa.

12.2 GESTIÓN ADMINISTRATIVA. 12.2.1 Definición El Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua explica que

administración es la acción de administrar (del latín Administrativo – ONIS).

Esta es una definición genérica que no dice mucho, un poco restringida, de

carácter idiomático, realizada atendiendo a su significado etimológico, por lo

que para tener una concepción más amplia del término debemos buscarla en la

diversidad de definiciones hechas por un considerable número de tratadistas,

por ejemplo Henri Fayol un autor muy trascendente, definió operativamente la

administración diciendo que la misma consiste en "prever, organizar, mandar,

coordinar y controlar , además consideró que era el arte de manejar a los

hombres. 12

George Terry explica que la administración es un proceso distintivo que

consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeñada para

determinar y lograr objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos

y de otros recursos. Partiendo de los conceptos antes señalados podemos

decir que gestión administrativa es el proceso de diseñar y mantener un

entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente

objetivos específicos.

12 La gestión administrativa en centros educativos privados: Análisis del caso del Centro Cristiano de Educación para el Desarrollo pág36-40

Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control desempeñados para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.