capacitacion fondo rotatorio y fondo estratÉgico josé león/ josé luis martínez/pwr-ven
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CAPACITACION FONDO ROTATORIO Y FONDO ESTRATÉGICO
José León/José Luis Martínez/PWR-VEN
OPS-OMS PRO VENEZUELA
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA LA COMPRA DE VACUNAS, JERINGAS Y OTROS INSUMOS RELACIONADOS POR MEDIO DEL FONDO ROTATORIO DE
LA ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE LA SALUD
Caracas, Mayo 2013
El Fondo Rotatorio para la Compra de Vacunas de la OPS se creó en virtud de la resolución CD25.R27 aprobada por el 25.° Consejo Directivo en 1977, como un mecanismo de compra de vacunas esenciales, jeringas y otros insumos relacionados para los programas de vacunación de los Estados Miembros e Instituciones.
Sobre la base de las necesidades unificadas de los Estados Miembros y las Instituciones, La OPS negocia un acuerdo anual con los proveedores que satisfacen los requisitos para la compra de vacunas y jeringas.
ANTECEDENTES
La finalidad principal es adquirir vacunas y jeringas precalificadas por la OPS/OMS.
FINALIDAD Y VENTAJAS
Ofrece las siguientes ventajas:•Las necesidades de los Países se unifican en el área de PRO de la OPS, quien establece acuerdos anuales con diversos proveedores.•Al hacer uso de las opciones de compra en grandes cantidades, se obtienen precios menores para las vacunas, lo que resulta especialmente conveniente para los países mas pequeños y menos desarrollados.
BENEFICIOS
Para los Países: Abastecimiento contínuo y
oportuno Vacunas seguras y efectivas Pre
Calificadas por la OMS Precios bajos gracias a su economía
de escala Línea de Crédito gracias a un fondo
común Accesibilidad y sostenibilidad en la
introducción de nuevas vacunas
Para los Proveedores: Acuerdos de compra anuales:
facilita la planificación de producción y envío
Pronósticos cada vez más certeros y relaciones transparentes
Una sola “ventana”
Único Precio y el más bajo
Panamericanismo Acceso
Equidad
Calidad
Principios
PRINCIPIOS DEL FONDO ROTATORIO
Los Estados Miembros y las Instituciones deben reunir los siguientes requisitos:La asignación de un rubro en el presupuesto nacional con una partida específica para cubrir los costos.El nombramiento de un director del Programa Ampliado de Inmunización (PAI).La formulación de un plan nacional de operaciones que abarque al menos un período de 5 años y se ajuste a las políticas del PAI, de acuerdo con las recomendaciones del Grupo Consultivo Técnico (GCT) sobre enfermedades prevenibles mediante la vacunación y las directivas del Consejo Directivo de la OPS
PARTICIPACIÓN
El Fondo Rotatorio es un componente de apoyo técnico que brinda FCH/IM a los Estados Miembros y a las Instituciones participantes.
CONFORMACIÓN DEL FONDO ROTATORIO EN WDC
El Fondo Rotatorio se capitaliza mediante un cargo por servicios de 3,5% que se aplica al costo neto* de cada pedido a la cuenta de capital del Fondo.
El Fondo también puede recibir contribuciones por una suma global de los Estados Miembros u otros asociados
CAPITALIZACIÓN
*El Consejo Directivo de la OPS estableció el cargo aplicable para las compras de insumos de salud pública, incluidas vacunas, jeringas u otros insumos relacionados en 3.5% sobre el costo neto de los productos adquiridos (Excluidos los gastos de flete y de seguro). El 3% de este cargo se deposita en una cuenta de capitalización para el FR con el objeto de proporcionar a los Estado Miembros, una línea de crédito para comprar vacunas e insumos; el 0.5% restante se destina al fondo Especial de Apoyo a Programas con el objeto de sufragar parte de los gastos de administración de la OPS.
Gestión Proveedores
Pronósticos de Demanda
Adjudicación
Licitación
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Solicitud dePaís
Requisición
Orden deCompra
Pago a Proveedor
FacturaciónY Cobranza
CoordinaciónY Seguimiento
Envío
PROCEDIMIENTOS
Se debe llenar el formulario 173-1 de la OPS para las vacunas y el formulario 173-2 para las jeringas, en los que indican su necesidad anual de vacunas y jeringas. Estos formularios se entregan a FCH/IM a mas tardar el 15 de julio del año anterior. La información debe incluir las direcciones actualizadas de entrega y un calendario de los días feriados nacionales durante el año siguiente.
FCH/IM unifica en un único cálculo regional las necesidades de cada país con respecto a cada tipo de vacuna y tamaño de vial y envía esta información a PRO para iniciar el proceso de licitación en agosto.
FCH/IM solicita a los países la confirmación de sus necesidades trimestrales con cinco meses de anticipación al trimestre en cuestión.
CÁLCULO DE LAS NECESIDADES DE VACUNAS Y JERINGAS
PAHO 173
Deben cumplir con los criterios de calidad mínimos de conformidad con las normas internacionales.
En el caso de las vacunas incluidas en el sistema de precalificación de las Naciones Unidas, solo se podrán comprar las que se encuentran en la última versión de la lista de la OMS de vacunas.
Las vacunas que no están incluidas en la lista de la OMS, se puede aceptar el registro y la liberación de lotes de los siguientes organismos:
CALIDAD DE LAS VACUNAS DEL FONDO ROTATORIO
Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos Agencia Europea de Medicamentos Dirección de Productos Biológicos y Terapias genéticas de Canadá Administración de Buenas Prácticas Terapéuticas de Australia Administración de Alimentos y Medicamentos de Korea (KFDA)
LISTADO DE VACUNAS
LISTADO DE VACUNAS CONT…
Deben cumplir los criterios de calidad establecidos por las normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO).
La OPS solicita:
CALIDAD DE LAS JERINGAS DESECHABLES
Certificados de Buenas Prácticas de Fabricación Certificados de los Protocolos de Producción Certificados de Control de Calidad Certificados de Esterilidad.
Además se realizan pruebas aleatorias en un laboratorio de referencia de algunas muestras seleccionadas para comprobar el cumplimiento de las normas.
JERINGAS
Tamaño de Jeringa
1cc 22G x 1 1/2”
1cc 22G x 1 1/2”
1cc 22G x 1 1/2”
1cc 23G x 1”
1cc 23G x 1”
1cc 23G x 1”
1cc 25G x 5/8”
1cc 25G x 5/8”
1cc 25G x 5/8”
1cc 26G x 3/8”
5cc 22G x 1 1/2”
Tamaño de Jeringa
0.1cc 27G x 3/8”
0.5cc 22G x 1 1/2"
0.5cc 23G x 1”
0.5cc 23G x 1”
0.5cc 25G x 5/8”
0.5cc 25G x 5/8”
Los equipos de cadena de frío deben cumplir con las normas de la Comisión Electrotécnica Internacional para equipos electromecánicos y electrodomésticos.
Deben seguir las recomendaciones de la OMS para equipos de cadena de frío. El equipo debe contar con un programa de mantenimiento preventivo.
CALIDAD DE LOS EQUIPOS DE CADENA DE FRÍO
Una vez concluido el proceso de licitación, PRO establece los acuerdos anuales con los proveedores para el año siguiente.
FCH/IM junto con PRO hará cada pedido trimestral para el año siguiente de conformidad con el formulario PAHO 173.
Aquellos países que tiene buena situación crediticia ( No han tenido retrasos en mas de 60 días en el pago de sus facturas) FCH/IM enviará el pedido al área de gestión de Recursos Financieros (FRM), quien certificará que se cuente con los fondos y luego comprometerá los fondos por el costo calculado del pedido.
Los pedidos serán colocados según corresponda en las siguientes cuentas:
COMPRA DE VACUNAS Y JERINGAS
PQ001: Pedidos que utilizan recursos del Fondo Rotatorio PQ002: Pedidos pagados por adelantado por los países
La cantidad máxima de la cuenta del Fondo Rotatorio (PQ001) que puede utilizar cada país es de US$ 3,000,000.00
Las vacunas se suministrarán con una fecha de caducidad no menor a 12 meses. Se solicitará autorización a los países en caso que no se pueda cumplir con esta pauta.
Las vacunas de influenza estacional tienen normalmente un periodo máximo de almacenamiento de 6 meses.
Los pedidos serán cobrados en conformidad con el Formulario 173. Si algún país decide cancelar o reducir un pedido, una vez enviado al
proveedor, debe notificarlo a PRO con 45 días antes de la fecha de despacho programada. De no ser así, el país será responsable de cualquier gasto ocasionado hasta el valor total del pedido.
COMPRA DE VACUNAS Y JERINGAS CONT…
PRO hará los arreglos necesarios con los proveedores y sus agentes de carga para despachar y enviar.
La OPS no permite remesas parciales de los proveedores, a menos que se obtenga la autorización de PRO/SE.
PRO enviará copia de la orden de compra (APO) al país correspondiente. De acuerdo al tipo de producto, se le proporcionará al consignatario los
siguientes documentos:
ENTREGAS
Factura Comercial Lista de Empaque AWB o BL Certificado de Seguro Certificado de Liberación de Lote Certificado de Análisis Certificado de Venta Libre Protocolo de Producción y Control de Calidad de la OMS
El consignatario es el responsable de los trámites de aduana al llegar el pedido.
El consignatario debe notificar el acuse de recibo a la oficina de la PWR correspondiente en los tres días hábiles de la llegada del producto.
Cuando los productos lleguen a destino con daños visibles, el destinatario debe realizar los trámites de aduana, tomar posesión del cargamento y al mismo tiempo informar por escrito a la compañía aérea acerca de los daños. Debe presentar a PRO y a la aseguradora su intención de presentar reclamo formal.
Cuando los productos lleguen a destino con daños ocultos, el destinatario debe realizar los trámites de aduana, tomar posesión del cargamento y de inmediato al llegar al depósito inspeccionar los productos. Debe presentar a PRO y a la aseguradora su intención de presentar reclamo formal.
Se debe notificar en ambos casos los daños y enviar por escrito a la aseguradora su intención de presentar una reclamación formal.
La OPS no puede presentar reclamo en nombre del consignatario.
ACUSES DE RECIBO Y RECLAMOS
De no haber inconveniente alguno con la remesa, la representación de la OPS/OMS debe notificar a PRO en los tres días hábiles siguientes a la recepción, el acuse de recibo formal del país.
Una vez recibido el acuse, PRO autoriza el pago al proveedor y cierra la orden. Al recibirse el producto en destino, el país tendrá 90 días para inspeccionar y
realizar las pruebas de los productos, y rechazar todos aquellos que no se ajusten a las especificaciones, plazos y condiciones del pedido.
ACUSES DE RECIBO Y RECLAMOS CONT…
Una vez imputados todos los cargos relativos a una orden de compra, FRM prepara una factura que se envía al país.
Para preservar la situación financiera del Fondo, se insta a los países a que reembolsen al Fondo dentro de los 60 días de la fecha de factura.
FACTURACIÓN, PAGOS Y COBROS
PREGUNTAS
FONDO ESTRATÉGICO
Compras a través del FE
• VIH/SIDA (antiretrovirales) • VIH/SIDA (enfermedades Oportunistas)
• Salud Mental • TB • Crónicas no transmisibles • Otros (mosquiteros,…)
• VIH/SIDA (antiretrovirales) • VIH/SIDA (enfermedades Oportunistas)
• Salud Mental • TB • Crónicas no transmisibles • Otros (mosquiteros,…)
Pasos a seguir para Compras de Medicamentos (FE)
OPS RECIBE Y ELABORA
SOLICITUD
DE
COTIZACIONES
RECEPCION
DE
ESTIMATIVAS
MINISTERIO APRUEBA
Y
TRANSFIERE
ELABORACIÓN
DE (PA)
Solicitud a OPS: Debe estar firmada de aprobado por el Técnico por PWR, y ADM.
Solicitud de cotizaciones: Elaboración de Estimativa de precios en el AMPES-OMIS.
Recepción de Estimativas: Revisar que cumpla con las condiciones solicitadas.
Elaboración de PA: En el AMPES-OMIS elaboración de la autorización de compras
ENVÍA
AL
MINISTERIO
MINISTERIO
SOLICITA A OPS
ESTIMATIVAS
DE PRECIOS
COMO DEBE ESTAR EXTRUCTURADO UN EXPEDIENTE DE LOS F.E
• Requisición de solicitud- Nota oficial• Solicitud de precios – Estimativas de Precios (RE)• Cotizaciones Recibidas (AVE)• Orden de compra (APO)• Documentos de embarques• Acuse de recibo
Compras Internacionales
Fuente: Fondo Estratégico/SedeFuente: Fondo Estratégico/Sede
Fuente: Fondo Estratégico/SedeFuente: Fondo Estratégico/Sede
EMBARQUES
Orden de compra
RevisiónConfirmación
proveedor Copias docs A
ARevisión
docs
1
1
PRE alerta
Acuse
recibo B
BCerrar la orden
PROCEDIMIENTOS BASICOS DESARROLLADO EN PRO/SEDEPROCEDIMIENTOS BASICOS DESARROLLADO EN PRO/SEDE
Fuente: Presentación 5/11 FCH/SedeFuente: Presentación 5/11 FCH/Sede
EMBARQUESFECHA DE EMBARQUE
Fecha Estimada vs Confirmada
La fecha indicada en la orden de compra es estimada.
La fecha de entrega es confirmada con los documentos de embarque.
EMBARQUES
Factores:
1. Problemas de producción o calidad
2. Cambios en la cantidad disponible de dosis
3. Retraso en la emisión del certificado de liberación
4. Retraso en la entrega: disponibilidad de vuelo
Enmiendas
EMBARQUESResponsabilidad de la aerolinea y proveedor
– Traslado del avión hasta la bodega refrigerada del aeropuerto - a cargo de la aerolínea. (si aplica)
– La aerolínea los organiza de mejor manera para el transporte.
– El proveedor debe asegurarse que los detalles de los paquetes están disponibles en la lista de empaque.
– Los paquetes son preparados por el proveedor para transporte de manera que se mantenga la cadena de frío por 120 horas. (si aplica)
Factores internos (Proveedor)
Problemas de producción / Empaque
Problemas de control de calidad
Análisis de la vacuna
EMBARQUES
Factores externos
Certificados de liberación Disponibilidad de espacio
de las aerolíneas Puntos de transito Huelgas (aduanas) Solicitudes del destinatario Desastre natural
Factores que causan retrasos en las Factores que causan retrasos en las entregasentregas
Fuente: Presentación 5/11 FCH/SedeFuente: Presentación 5/11 FCH/Sede
EMBARQUESResponsabilidad del Ministerio través de su agente
de aduana.Reclamar el embarque a la llegadaGestionar la liberaciónTransporte a la bodegaTodos los costos relacionados con el proceso de liberación
Acusar a la brevedad el recibo del embarque
Confirmación de recibo
Aviso de llegada en buenas condiciones: 48 horas después de la llegada, enviar el acuse final de recibo de embarque.
Fuente: Presentación 5/11 FCH/SedeFuente: Presentación 5/11 FCH/Sede
EMBARQUESProblemas con los embarques:
Ruptura de la cadena de frío (si aplica) Producto recibido en condiciones dudosas Productos faltantes Artículos con fecha de vencimiento diferente
a la anunciada Artículos dañados Embarques perdidos
EMBARQUES
RECLAMOS:
Límite de tiempo para iniciar
un reclamo para daño o faltante depende
de la póliza de seguro.
Para problemas de calidad – 90 días
EMBARQUESQue hacer en el caso de dano, faltante o ruptura de la
cadena de frío
– Tomar fotografías de las cajas/material en dudoso estado. No descartar el material que llegó en mal estado.
– Tratar de minimizar la perdida aislando el material dañado del material en buen estado.
– Mantener todo el material en cuarto frío.
– Escribir una breve descripción del daño o faltante en el documento de transporte o recibo de entrega.
– Asegurar que el transportador reciba una copa de este documento.
– Contactar a la compañía de seguros.
– Informar inmediatamente a la Unidad de Embarques en Washington DC y enviar las – evidencias correspondientes.
Fuente: Presentación 5/11 FCH/SedeFuente: Presentación 5/11 FCH/Sede
ESTIMATIVAS DE PRECIOS
SOLICITUD DE ESTIMATIVAS DE PRECIOS.
AMPES/OMIS
COMPRAS REEMBOLSABLES
COMPRAS REEMBOLSABLES.
Sistema de Seguimiento Compras de Medicamento
(TRACKING)
SISTEMA DE TRACKING
PREGUNTAS
Elaborada por: José Luis Martínez PWR-VENElaborada por: José Luis Martínez PWR-VEN
MUCHAS GRACIAS
Elaborada por: José Luis Martínez PWR-VENElaborada por: José Luis Martínez PWR-VEN