capacitación en implementación del sistema sqf el proceso de certificación sqf

Capacitación en implementación del sistema SQF

El proceso de certificación SQF

Sección 3: Descripción general

Definir certificación y acreditación Revisar el proceso de certificación Describir el proceso de auditoría, que incluye

• Alcance de la auditoría• Duración de la auditoría• Auditorías basadas en archivos (documental) y en sitio (Producción)

Definir no conformidades Describir el puntaje y la calificación de la auditoría Describir el proceso para otorgar y mantener la certificación

© 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)

Definiciones

Certificación es la emisión de un certificado de registro a un proveedor por parte de un organismo de certificación después de haber completado satisfactoriamente una auditoría de certificación o de recertificación. • Un organismo de certificación certifica a un proveedor

Acreditación es la verificación por parte de un organismo de acreditación de un organismo de certificación que confirma que cumplen, y continúan cumpliendo, los requisitos establecidos por el Instituto SQF. • Un organismo de acreditación acredita a un organismo de

certificación


Proceso de gestión del programa SQF


Autoriza Capacita

Acr

edita

Certifican

Auditan

El proceso de certificación SQF


Selección de un organismo de certificación


Selección del organismo de certificación

El proceso de certificación comienza con la selección de un organismo de certificación

Los organismos de certificación están autorizados por el Instituto SQF para realizar auditorías SQF y emitir el certificado de registro SQF

Un proveedor puede optar por cambiar su organismo de certificación (OC) (Certification Body, CB) después de completar un ciclo de certificación


Selección del organismo de certificación (continuación)

El acuerdo entre un OC y un proveedor debe incluir, como mínimo, lo siguiente:• Alcance de la auditoría• Plazo de la auditoría• Estructura de honorarios• Condiciones para emitir, revocar o suspender una

certificación• Procedimientos de apelaciones, quejas y disputas


Identificación del alcance de la certificación

La certificación SQF es específica de las instalaciones y del producto

El alcance de la certificación describe las categorías y los productos del sector alimentario elegidos del proveedor

El alcance de la certificación es parte del certificado de registro

Los productos producidos o manipulados en las instalaciones que no se describen en el alcance de la certificación no aparecerán en el certificado de registro y no pueden promoverse como certificados


Cambio del alcance de la certificación

Los cambios realizados al alcance de la certificación se deben presentar por escrito ante el organismo de certificación

El OC determinará si se puede emitir un nuevo certificado, según el nivel de riesgo del producto y de los procesos existentes


Notificación al OC acerca de los eventos de negocios

Lo siguiente, a menudo se describe en el acuerdo del OC y los proveedores deben notificarlo a su OC:• En caso de una retirada del producto, también debe

notificar al Instituto SQF• Si se producen cambios de propietario del negocio• Si se reubican las instalaciones del negocio


Procedimientos de quejas, apelaciones y disputas del organismo de certificación

El organismo de certificación debe describir y poner a disposición del proveedor su procedimiento para manejar y resolver las apelaciones, quejas y disputas presentadas por el proveedor

El OC debe resolver todas las quejas sin demora y llevar registro de las quejas y sus resoluciónes.


Conflicto de interés

El organismo de certificación debe asegurase de que toda actividad de certificación se controle independientemente de cualquier actividad de consultoría

Los auditores no auditarán en ninguna parte donde hayan servido como consultores de un proveedor durante los últimos dos años

No debe haber conflicto de interés entre ninguna actividad de capacitación, consultoría o auditoría entre empleados del organismo de certificación


La decisión de certificación

La decisión de certificación es presentada por el organismo de certificación

El OC evalúa si la auditoría realizada por su auditor es exhaustiva, si se han cumplido todos los requisitos y si el informe de la auditoría está completo

Al proveedor que alcance como mínimo una calificación “Complies” (Cumple) se le emitirá un certificado de registro con el nombre del OC y el número de acreditación


Selección del auditor SQF por parte del organismo de certificación



Trabajo en equipo

El proveedor y el auditor SQF deben trabajar juntos para que una auditoría SQF tenga éxito

El auditor SQF

Contratado para auditar el sistema SQF de un proveedor en representación del organismo de certificación

Registrado ante el Instituto SQF Designado por categoría del sector alimentario Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación del auditor después de 3 ciclos de

auditoría


Función del auditor

Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el sistema SQF producirá y entregará alimentos inocuos y de calidad


Uso de un experto técnico

Se puede usar para asistir a un auditor SQF• Para procesos altamente técnicos• Para auditorías o procesos fuera del área de

especialización del auditor• Para auditorías de alto riesgo

Se debe notificar al proveedor acerca del uso de un experto técnico antes de la auditoría

Las calificaciones de un experto técnico deben ser verificadas por el Instituto SQF


Idioma (Traducción)

Se debe contar con un traductor para asistir en la comunicación efectiva durante el proceso de auditoría

El traductor:• Debe ser ofrecido por el organismo de certificación• Debe tener conocimiento de términos técnicos pertinentes• Debe ser independiente del proveedor auditado

Antes de la auditoría se notificará al proveedor sobre el uso de un traductor


La auditoría de certificación SQF


Tres tipos de auditorías


Auditoría interna

Auditorías realizadas por la planta misma (el “interesado”)

También llamadas:• Auditorías “en la empresa”• Auditorías de “nosotros sobre nosotros mismos”

Obligatoria según la Sección 2.5.7 del código SQF


Auditoría del cliente o su representante

Auditorías realizadas por un cliente o su representante

Auditoría externa También llamada “ellos sobre nosotros o de

segunda parte” A menudo realizada

• Por el cliente de un proveedor o su representante• Como auditoría de consultoría


La auditoría de un “tercero”

Auditoría externa Desde el punto de vista del proveedor:

• Auditoría de “ellos sobre nosotros”

Las auditorías SQF de revisión de documentación, certificación, recertificación e inspección son todas externas

Las auditorías SQF son realizadas por auditores SQF registrados que trabajan para organismos de certificación acreditados y autorizados


La auditoría SQF

Se trata de un examen sistemático e independiente del Sistema SQF de un proveedor realizado por un auditor SQF para determinar:• El compromiso del proveedor de implementar y mantener el

sistema SQF• Si se llevan a cabo actividades de inocuidad de alimentos,

higiene y gestión de la calidad de conformidad con la documentación del sistema del cliente, los requisitos del cliente y las regulaciones y los requisitos del código SQF

Para verificar si el sistema SQF está implementado efectivamente


Identificar el alcance de la auditoría

Cubre el nivel de certificación requerido, las categorías y productos del sector alimentario que aparecen en el alcance de la certificación de las instalaciones.

Cubre todos los procesos para el producto identificado, desde la recepción hasta el producto terminado

El alcance de la auditoría no se puede cambiar una vez que esta ha comenzado


Duración de la auditoría

Es una estimación del tiempo de la auditoría basada en archivos (documentos) y la planta (sitio)

Según el alcance de la auditoría, la complejidad del producto, los procesos, el sistema y la facilidad de las comunicaciones y de la cooperación con el personal de la planta

El organismo de certificación también estimará el tiempo necesario para planificar, viajar, redactar informes y cerrar la auditoría


Guía de duración de la auditoría

Estándar Duración básica (días)

Nivel SQF 1 ½ día

Nivel SQF 2 1 día

Nivel SQF 3 1 día


Estándar Duración básica (días)

Nivel SQF 1 1 día

Nivel SQF 2 1½ días

Nivel SQF 3 2 días

Tabla de duración de la auditoría basada en archivos (documentos)

Tabla de duración de la auditoría basada en la planta (sitio)

Partes de la auditoría de certificación

Auditoría basada en archivos/revisión de documentación

Auditoría en las instalaciones (planta/sitio) Informe de auditoría que cubre los hallazgos de

ambas revisiones


La auditoría basada en archivos/revisión de documentación

Una revisión de la documentación del sistema SQF del proveedor y de hecho, del propio sistema

Primera etapa de la auditoría de certificación Asegura que el Sistema y la documentación del

Sistema cumplan sustancialmente con los requisitos del código SQF


Auditoría basada en la planta

Proceso típico:• Celebración de una reunión de entrada• Realización de la auditoría• Revisión de los hallazgos• Celebración de una reunión de salida


Elementos del sistema


El informe de auditoría


El informe de auditoría

Información objetiva basada en los hallazgos del auditor durante la auditoría

Dentro de los 10 días calendarios desde la última auditoría se entrega al proveedor una copia electrónica del informe de auditoría

El cliente del proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia


No conformidades

No conformidades es el término que se utiliza cuando se detectan desviaciones del Código durante la auditoría

Las no conformidades son pruebas descubiertas durante una auditoría de que ciertas medidas o condiciones no son lo que deberían ser


No conformidad menor

Una ausencia o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias. Si no se controla, puede conducir a un riesgo en la calidad e inocuidad de alimentos, pero probablemente no causará una falla de los elementos del sistema


No conformidad mayor

Omisión o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la inocuidad o calidad alimentaria y probablemente cause una falla de los elementos del sistema


No conformidad crítica

Solo se puede emitir una no conformidad crítica para inocuidad de alimentos

Incluye, entre otras cosas:• Una falla de los controles en un punto de control

crítico, un programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y que se considera que puede causar un riesgo significativo para la salud pública, y/o en casos de adulteración de productos

• Falsificación de registros relacionados con los controles de inocuidad de alimentos y el sistema SQF


Oportunidad de Mejora (Opportunity for Improvement, OIP)

Puede que la planta cumpla con la definición del estándar, pero no lleva a cabo las “mejores prácticas” de la industria• Ejemplos: • Una planta grande con una operación compleja tiene un solo

practicante SQF • Un refrigerador de una planta tiene un termómetro digital cuya

temperatura se toma manualmente, todos los días, cerca de la unidad de condensación, lejos de la puerta principal y dentro del depósito principal. Para los depósitos, se considera una mejor práctica usar un termómetro registrador


Acciones correctivas: menores

Identificadas por el proveedor y acordadas con el auditor

Una no conformidad menor se debe corregir, verificar y resolver dentro de los 30 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta• El OC puede otorgar prórrogas cuando no haya una

amenaza inmediata para la inocuidad y calidad del producto, y se inician métodos de control alternativos temporales


Acciones correctivas: mayores

Una no conformidad importante se debe corregir, y su medida correctiva se debe verificar y resolver dentro de los 14 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta.

En aquellas circunstancias en las cuales suceda lo siguiente:• Un cambio estructural; o

• la no conformidad importante no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales; o

• cuando no exista una amenaza inmediata para la inocuidad o la calidad del producto, este período se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la acción correctiva sea aceptable para el organismo de certificación.


Acciones correctivas: críticas

Una no conformidad crítica descubierta durante una auditoría de certificación deriva en una falla automática


Acciones correctivas

Hay cuatro pasos para crear una Acción correctiva:• 1 – Determinar cualquier acción inmediata requerida• 2 – Determinar la causa del problema• 3 – Evaluar la acción necesaria para abordar la causa

identificada• 4 – Documentar la acción tomada y los resultados de

esta


Puntaje de la auditoría

0 El aspecto cumple con los criterios

1 No conformidad menor

10 No conformidad mayor

50 No conformidad crítica


Calificación de la auditoría


Puntaje Calificación Certificación Frecuencia de las auditorías

96-100 E – Excellent (Excelente)

Se emite el certificado Auditoría de recertificación a los 12 meses

86-95 G – Good (Bueno)

Se emite el certificado Auditoría de recertificación a los 12 meses

70-85 C – Complies (Cumple)

Se emite el certificado Auditoría de inspección a los 6 meses

0-69 F – Fails to comply (No cumple)

No se emite el certificado

Se considera que no ha pasado la auditoría SQF

Incumplimiento

Se considera que el proveedor no ha pasado la auditoría SQF cuando recibe una calificación “F – Failure to comply” (No cumple) en la auditoría de certificación

El proveedor debe solicitar una nueva auditoría basada en la planta


Otorgamiento de certificación


Otorgamiento de certificación

Se otorga certificación a los proveedores que alcancen las siguientes calificaciones:• E – Excellent (Excelente)• G – Good (Bueno)• C – Complies (Cumple)

La certificación se debe otorgar dentro de los 45 días después de la auditoría en la planta (sitio)


Certificado de registro

El certificado de registro otorgado incluirá:• El nombre, la dirección y el logotipo del organismo de

certificación• El logotipo del organismo de acreditación y el número

de acreditación del organismo de certificación• La edición del Código según el cual se certificó al

proveedor• El nivel de certificación


Certificado de registro (continuación)

El certificado de registro otorgado también incluirá:• El alcance del registro, incluidos los productos y las

categorías del sector alimentario• La fechas del último día de la auditoría, de la

siguiente auditoria, de emisión y de vencimiento• Las firmas de la oficina autorizada y del funcionario

emisor• El logotipo y marca de calidad de la certificación SQF

(nivel 3)


Logotipo de calidad de la certificación SQF


Mantenimiento de la certificación


Mantener la certificación

Para mantener la certificación SQF• Obtener una calificación “C” o superior en las

auditorías subsiguientes• Realizar las auditorías de certificación o de

recertificación a tiempo• No recibir no conformidades críticas en las auditorías

subsiguientes• Corregir todas las no conformidades menores y

mayores dentro de los plazos especificados


Auditoría de inspección

Los proveedores que reciban una calificación “C – Complies” (Cumple) en su última auditoría deben someterse a una auditoría de inspección

Estas auditorías verifican lo siguiente:• La efectividad de las acciones correctivas

• Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado

• El cumplimiento del código SQF

• Que los controles críticos sigan siendo efectivos

Además, la auditoría de inspección contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor


Auditoría de recertificación

Una auditoría del sistema SQF de un proveedor dentro de los 30 días de haberse cumplido el año de la certificación

Estas auditorías verifican lo siguiente:• La efectividad de las medidas correctivas

• Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado

• El cumplimiento del código SQF

• Que los controles críticos sigan siendo efectivos

La auditoría de recertificación contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor


Variaciones del proceso de recertificación

Los requisitos de una auditoría de recertificación se parecen a los de la auditoría de certificación inicial, con las siguientes excepciones:• Se realizará una auditoría integrada basada en archivos en sitio y la

instalación

• El certificado del proveedor será inmediatamente suspendido si la auditoría de recertificación no se realiza dentro del plazo especificado

• Una calificación “F – Fails to comply” (No cumple) durante el proceso de recertificación derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor

No resolver las no conformidades dentro del marco de tiempo acordado derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor


Suspensión de la certificación

El certificado de registro se suspenderá si un proveedor recibe una calificación “F” (No cumple) en la auditoría o si no toma acciones correctivas en el plazo acordado

Como respuesta a una suspensión, el proveedor debe presentar un plan de acciones correctivas dentro de las siguientes 48 horas

El organismo de certificación verificará la implementación del plan de acciones correctivas a los 30 días y 6 meses después de la suspensión


Revocación de la certificación

El certificado de registro puede ser revocado si el proveedor:• No presenta o no implementa un plan de acciones

correctivas en respuesta a una suspensión

• Falsifica los registros

• Designa un tercero a cargo de sus activos

• Utiliza el logotipo SQF mientras está suspendido

• Usa el logotipo SQF de manera indebida

Un proveedor a quien se le ha revocado el certificado de registro debe solicitar una nueva certificación


El proceso de certificación SQF: resumen


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