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CALENDRIER DES ETAPES D'UN

AVANT-PROJET DE CONSTRUCTION:

MEMOIRE DE LA CONCEPTION

ADMINISTRATION

CANQ TR AP SG 112 •

Québec, le 15 mars 1983 Direction des systèmes de gestion

CALENDRIER DES ETAPES D'UN

AVANT—PROJET DE CONSTRUCTION:

MEMOIRE DE LA CONCEPTION

ADMINISTRATION

MINISTÈRE DES TRANSPORTS cE.:NrRs DE

DOCUMENTATION 700, SOUL. RE:NÉLÉVESQUE

est 21e ÉTAGE QUÉBE,C GUI (QUE) - CANADA SHI'

Québec, le 15 mars 1983 Direction des systèmes de gestion

TABLE DES MATIERES

Introduction

Utilisateurs

Objectifs recherchés

Description et caractéristiques du système proposé

4.1 Description générale

4.2 Fichiers

4.3 Intrants

4.4 Fonctions du système

4.5 Extrants

4.6 Cheminement de l'information

4.7 Particularités de fonctionnement et contraites

Impact de la mise en place du système de gestion sur l'organisation administrative et les effectifs des utilisateurs

Situation du nouveau système par rapport aux autres systèmes existants ou prévus

Développement et implantation du système

Exploitation du système

Etude de rentabilité

Détermination des critères de rendement

ANNEXES

A.1 Guide de cheminement d'un projet

A.2 Fichiers principaux de PROJACS

Calendrier des étapes d'avant-projet

de construction: mémoire de la

conception administrative

1. Introduction

L'objet de la présente conception administrative est un système

de gestion des avant-projets de construction et: des multiples

activités qui les composent.

La mise en place de ce système fait suite à la recommandation,

d'un comité d'étude en recherche de configurations pour un pro-

jet-pilote en télécommunication, de développer un système de ca-

lendrier des étapes d'un projet de construction .

Le système doit conduire à l'atteinte des objectifs recherchés

par les districts et qui sont énoncés à la section trois de ce

document.

1. Gouvernement du Québec, Ministère des Transports, Direc- tiondes Systèmes de gestion, Direction de la Construction, Direction de l'Entretien, Direction régionale de Sher-brooke. Projet pilote en télécommunication. Recherche de configuration. Dossier-système de gestion 900.03.0, 26 . mars 1980, p. 12.

Calendrier des étapes d'un avant-projet



2 Utilisateurs

L'unité administrative principalement concernée sera le district

et son chef du service de la construction qui a la responsabili-

té de la gestion de l'ensemble des activités d'un ou de plu-

sieurs projets.

Les utilisateurs secondaires seront le Bureau du sous-ministre,

la Direction générale des Opérations, la Direction de la

Construction, les Directions régionales et la Direction de la

• Programmation qui pourront interroger au besoin, et selon les

possibilités offertes par le système, la banque de données

concernant les projets de l'ensemble des districts.

L1 Calendrier des étapes d'un avant projet

I de construction: mémoire de la


3. Objectifs recherchés

11 La motivation de base relevée par le comité (ibidem, p. 1) est

I/ la recherche d'un moyen qui rendrait l'utilisation des systèmes

informatisés à la disposition des districts et des régions.

11

Le comité a relevé les objectifs et besoins généraux des dis-

tricts et en a déduit les grandes lignes de leurs besoins

essentiels en système (ibidem, p. 4). En ce qui nous concerne,

11

il s'agit de "l'état de l'évolution des contrats, des crédits,

des opérations, de la programmation et des différentes étapes

1/

d'un projets de construction ou d'entretien".

Il est aussi noté (ibidem, p. 4) que les directions régionales,

qui agissent en tant que coordonnateurs des travaux qui s'effec-

tuent dans les districts sous leur juridiction, "réalisent selon

les règles de l'art et de l'économie, les programmes régionaux

- Calendrier des étapes d'un avant-projet



de construction et d'entretien des infrastructures de trans-

port". Pour ce faire, le comité écrit (ibidem, p. 6) qu'ils ont

besoin de "planifier et de suivre l'évolution des différentes

étapes d'un projet de construction".

Au niveau des organismes centraux, les directions de la cons-

truction et de l'entretien doivent pouvoir, afin de fournir aux

autorités du Ministère l'information leur permettant un choix

judicieux des priorités et des programmes, "suivre l'évolution

des contrats, des crédits, des opérations et de la programmation

au niveau provicial" (ibidem, p. 8).

3.1 Système actuel

Actuellement, il n'y a pas de système de gestion de projets

formel et uniforme pour les districts et il est donc impos-

sible d'atteindre, de façon satisfaisante, les objectifs

recherchés. Chacun des gestionnaires supervise les activi-




tés des projets dont il est responsable avec un système

qui leur est propre.

Le nouveau système a pour objectif de permettre le suivi de

l'évolution d'un projet à partir de la décision d'effec-

tuer des travaux jusqu'à leur réalisation, en passant par

toutes les étapes intermédiaires de demandes d'acceptation

et de réalisation par les autres services impliqués. Il

souligne entre autres, tout retard sur les échéanciers et

avise quelle étape prendra bientôt fin afin de permettre

aux utilisateurs de vérifier si cette étape finira au mo-

ment prévu.




4. Description et caractéristique du système proposé

4.1 Description générale

La Direction de la Construction a élaboré un "Guide de che-

minement d'un projet routier préparé par le district". Il

constitue un projet-modèle et représente la séquence de

toutes les activités qui le constituent. Le guide a été

conçu en consultation avec les districts et •est représenta-

tif du cheminement suivi par les gestionnaires. La majori-

té des projets ne comporte pas toutes ces activités mais

ils en sont au moins •un sous-ensemble. On retrouve le gui-

de à l'annexe 1.

La Direction des Système de gestion possède un progiciel

(PROJACS) , un ensemble de programmes informatiques, conçu

2 PROJACS (project analysis and control System). Programme-produit IBM No. 5740-XP1.




pour la gestion des projets soit la planification et le

contrôle des temps, des coûts et des ressources. Il cons-

titue le noyau du système proposé étant donné son adéqua-

tion avec la nature de l'application. Toutefois, comme il

s'adresse à des projets complexes comportants de nombreuses

variables (temps, coûts et ressources), le système consiste

en une .utilisation partielle des possibilités de PROJACS.

Le système permet donc de répondre, dans un premier temps,

aux besoins des districts tel qu'énoncés par le comité à la

section trois. Les besoins des utilisateurs secondaires

pourront être comblés par les facilités d'interrogation du

progiciel et par des options de PROJACS dont l'utilisation

n'est pas encore envisagée pour les seuls besoins des dis-

tricts.

Le fonctionnement global de ce système répond à la motiva-

tion de base du comité de rendre les systèmes informatisés




à la disposition des districts et des régions puisqu'il

s'inscrit dans le cadre du projet-pilote de traitement dis-

tribué et que son utilisation via l'ordinateur IBM 8100 est

rendu très aisée pour l'utilisateur.

4.2 Fichiers

Le fonctionnement global de PROJACS repose sur deux fi-

chiers principaux: le fichier-maître et le fichier-inter-

médiaire. Le fichier-maître contient les données communes

au niveau provincial (calendriers, semaines de travail,

congés, etc...) de même que l'ensemble de l'information

sur tous les projets. Le fichier-intermédiaire est utilisé

pour le traitement des réseaux (projets) (génération, mise

à jour, etc...). Les transactions entre l'utilisateur, le

fichier-maître et le fichier-intermédiaire sont décrites à

l'annexe 2. Ces fichiers occupent respectivement 400 et

200 pistes (unité de disque IBM 3350).




4.3 Intrants

Chaque donnée concernant un projet est codifiée par son

responsable qui est un chef de service de la construction

du district concerné. La codification se fait selon un

format défini par PROJACS. Les données sont saisies dans

le district, par le chef de service ou un(e) technicien(e)

attitré(e), et' validées par le progiciel lors de son exécu-

tion. Chacun des districts est en charge d'environ dix

nouveaux projets par année. Cela représente un maximum de

300 images de cartes de 80 caractères par projet. Il

existe une série modèle de ces images de cartes et le

responsable n'a qu'à faire certaines modifications selon

les besoins. (voir l'annexe 3.1)

4.4 Fonctions du système

Le chargé de projets fait exécuter le système à chaque fois

qu'il désire définir, modifier, mettre à jour, détruire un

projet ou bien encore demander un rapport.




4.5 Extrants

PROJACS produit onze rapports standards qui couvrent la ma-

jorité des besoins identifiés. A partir de ceux-ci, il est

possible de créer des rapports personnalisés en fonction

d'une variété de critères de sélection et de tri. (voir

l'annexe 3.2)

4.6 Cheminement de l'information

Le chargé de projets compile toute information nécessaire

au fonctionnement du système et qui concerne majoritaire-

ment l'avancement des activités des projets.

PROJACS interprète l'information et produit des rapports

sur l'évolution des travaux.




4.7 Particularités de fonctionnement et contraintes

PROJACS est un progiciel très évolué et s'adresse à des

utilisateurs principaux qui connaissent les techniques de

management des projets et les rapports qu'elles génèrent

généralement (charte de Gantt ("bar chart"), PERT,

ect...).

La viabilité du système dépend du degré d'implication des

gestionnaires et de leur intérêt à apprendre le progiciel

de même qu'à alimenter et à mettre à jour la banque de

données.

Pour ce qui est de la sécurité, la banque de données ne

peut être accédée que par des numéros autorisés.

Les programmes s'exécutent en lot à l'ordinateur central

mais les délais de traitement normaux sont inférieurs à

trente minutes et souvent instantanés.




5 Impact de la mise en place du système de gestion sur l'organisa-

tion administrative et les effectifs des utilisateurs

Le pian d'organistion ne sera pas modifié et les terminaux pour-

ront être opérés pat le personnel déjà en place sans entrainer

de surcharge de travail.

L'impact positif du nouveau système réside dans l'augmentation

de la productivité des chargés de projets. Ces derniers pour-

ront suivre et contrôler chacune des activités avec des délais

et des risques d'erreurs moindres.

Des entités extérieures aux districts pourront accéder à ses

informations directement, sans intermédiaire, via un terminal.




6. Situation du nouveau système par rapport aux autres systèmes

existants ou prévus

Afin d'ajouter des fonctions complémentaires de conversation et

d'interactivité au système proposé, l'utilisation d'une version

supérieure du logiciel (CIPREC ) pourrait faire l'objet d'un

développement futur.

Utilisé de concert avec GDDM et des équipements appropriés, il

serait alors possible de produire des rapports graphiques en cou

leur.

CIPREC (Conversational and interactive project evaluation and control). Programme-produit IBM No. 5740-XC3.

4

GDDM (graphic data display manager). Programme-produit IBM No. 5748-XXH.




7. Développement et implantation du système

La réalisation technique sera faite par la Direction des Systè-

mes de gestion. Il s'agit en fait d'adapter l'utilisation du

logiciel afin de la rendre disponible dans les districts et dans

les autres entités intéressées.

Le choix de cette alternative est justifié par le fait qu'il

implique peu de ressources supplémentaires; les terminaux sont

déjà en place et le logiciel est disponible au Ministère pour

d'autres utilisateurs.

Il faudra investir quelques trente jours d'analyse et réserver

quatre million de caractères sur disque à l'ordinateur central

et cinquante mille par district pour ce qui est du IBM 8100.

Le temps CPU consommé va dépendre du degré d'utilisation et

nous pouvons prévoir qu'il sera faible (classe A).




8. Exploitation du système

Le système sera exploité par les districts et régions via les

terminaux du IBM 8100. Les autres entités pourront accéder aux

informations en utilisant tout autre terminal relié au réseau

informatique du Ministère. Les programmes du logiciel et la

banque de données PROJACS résident à l'ordinateur central de la

Régie de l'Assurance automibile du Québec.

Calendrier des étapes d'un avant-projets



9. Etude de rentabilité

Nous pouvons affirmer que le système est rentable puisqu'il aug-

mente la productivité des gestionnaires de projets sans pour

autant générer des dépenses supplémentaires.




- 10. Détermination des critères de rendement

Nous pourrons évaluer le rendemént du système par le pourcentage

de projets à jour dans la banque en rapport au total des pro-

jets actifs pouvant être gérés par le système. L'objectif ést

un ratio de 100% pour les districts informatisés.




ANNEXE 1

Guide de cheminement d'un projet

Page

Date

Remplace document du

Gouvernement du Québec Ministère des Transports




ANNEXE 2

Données générales

Données des réseaux

Communes ,q_ +Traite- ment des

Entrepo réseaux sage des réseaux

Rapports

Fichiers principaux de PROJACS

V-1799 (81-09)




ANNEXE 3

A.3.1 Quelques intrants

Numéro du réseau (projet)

Description du projet

- Date de début du projet

- Code des activités du réseau

Description des activités

- Durée estimée de l'activité

- Coût estimé (non utilisé mais disponible)

Liens entre les activités (précédentes)

Avancement des activités (date de fin, durée résiduelle.

Calendrier des jours fériés




ANNEXE 3 (suite) .

A.3.2 Quelques extrants

Diagramme du réseau (PERT - CPM)

Bar greph Ou Charte de Gantt (débuts et fins; au plus tôt

et au plus tard --- marges libres et totales)

Statuts des activités (comme le Bar gtaph mais sous forme

de tableau)

Ces extrants peuvent être produits en fonction de différents

critères de sélection et de tri (activités, activités de con-

trôle, unité concernée)

MI .ST ME DES TRANSPORTS

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