caja de herramientas para potenciar la gestión pública

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MsC. IF. Jhon Fredy Escobar Soto Retos en la identificación, formulación, gerencia y cierre de Proyectos y su articulación a los Planes de Desarrollo “Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública”

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Presentación en el Marco del Seminario Internacional de Proyectos del Área Metropolitana del Valle de Aburrá. Se desarrolla por medio de una encuesta que permitió determinar el estado de madurez del sistema de gestión de proyectos de los entes territoriales.

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Page 1: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

MsC. IF. Jhon Fredy Escobar Soto

Retos en la identificación, formulación, gerencia y cierre de Proyectos y su

articulación a los Planes de Desarrollo

“Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública”

Page 2: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

UN PEQUEÑO REPASO, SOBRE ALGO QUE TODOS SABEMOS.

Page 3: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿Qué es un Proyecto?

• Un proyecto es un conjunto de acciones interrelacionadas y dirigidas a lograr unos resultados para transformar o mejorar una situación, en un plazo limitado y con recursos presupuestados (Palomar,2006)

• Un proyecto es una serie de actividades y tareas con un objeto específico, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado. (Perisse,2001)

Page 4: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿Qué es un Proyecto?

Nacen como respuesta a la necesidad de cumplimiento de los objetivos de las organizaciones dentro de su finalidad, de la búsqueda de una solución inteligente a un problema planteado para ser resuelto.

Page 5: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

PUNTO DE VISTA ECONÓMICO

FUENTE DE COSTOS Y BENEFICIOS

PUNTO DE VISTA ECONÓMICO

FUENTE DE COSTOS Y BENEFICIOS

PUNTO DE VISTA FINANCIERO

FLUJO DE INGRESOS Y

EGRESOS

PUNTO DE VISTA FINANCIERO

FLUJO DE INGRESOS Y

EGRESOS

PUNTO DE VISTA CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO ...

UNIDAD DE TRABAJO PARA PRODUCIR BENEFICIOS VARIOS

PUNTO DE VISTA CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO ...

UNIDAD DE TRABAJO PARA PRODUCIR BENEFICIOS VARIOS

Page 6: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyectos: características• Se centra en el producir o alcanzar un bien u objetivo• Es temporal, tiene un principio y un fin en el tiempo• Existe un objetivo claro, alcanzable en un plazo limitado• El producto o servicio es diferente de alguna forma a

todos los productos o servicios similares• Requiere un proceso de planificación• Se identifica un conjunto de actividades o tareas• Presenta una sucesión lógica de actividades o de fases• Requiere la intervención de personas y especialistas en

función de las necesidades específicas de cada actividad• Requiere recursos diversos necesarios para desenvolver las actividades

Page 7: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿PARA QUÉ SE FORMULA UN PROYECTO?

¿PARA QUÉ SE FORMULA UN PROYECTO?

INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE TECNOLOGÍAS

BLANDAS Y DURAS

INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE TECNOLOGÍAS

BLANDAS Y DURAS

MEJORAR LA CALIDAD DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

MEJORAR LA CALIDAD DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

INNOVAR EN PRODUCTOS Y SERVICIOS

INNOVAR EN PRODUCTOS Y SERVICIOS

REDISEÑAR LA ORGANIZACIÓN PARA DARLE FLEXIBILIDAD Y RAPIDEZ DE RESPUESTA

REDISEÑAR LA ORGANIZACIÓN PARA DARLE FLEXIBILIDAD Y RAPIDEZ DE RESPUESTA

INVESTIGAR, ADAPTAR Y ASIMILAR TECNOLOGÍAS

INVESTIGAR, ADAPTAR Y ASIMILAR TECNOLOGÍAS

Page 8: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

PROYECTO PROYECTO PRIVADO PRIVADO PÚBLICO PÚBLICO

SE INVIERTEN RECURSOS SE INVIERTEN RECURSOS

RENDIMIENTORENDIMIENTO

INCREMENTO RENTABILIDADINCREMENTO

RENTABILIDAD MEJOR BIENESTARMEJOR BIENESTAR

PROBLEMA DEL GASTO

PROBLEMA DEL GASTOINTUICIÓN Y SENTIDO

RIESGOINTUICIÓN Y SENTIDO

RIESGOASIGNAR MEJOR LOS

RECURSOSASIGNAR MEJOR LOS

RECURSOS

Page 9: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

ELEMENTOS DE UN PROYECTO

TEMPORALTEMPORALÚNICOÚNICO

ELABORACIÓN PROGRESIVAELABORACIÓN PROGRESIVA

OBJETIVOOBJETIVO

ACTIVIDADESACTIVIDADES

RECURSOSRECURSOS

ESTRUCTURAESTRUCTURA

SISTEMA DE CONTROL E INFORMACIÓNSISTEMA DE CONTROL E INFORMACIÓN

Page 10: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

La Gestión del Proyecto

• ¿Qué voy a hacer?

• ¿Con qué?

• ¿Cómo lo voy a hacer?

• ¿Cuál es el costo?

Page 11: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Elementos básicas que debe responder Elementos básicas que debe responder desde la gerencia del proyecto:desde la gerencia del proyecto:

1. Claridad del problema, necesidad u oportunidad.

2. Identificación de las posibles entidades de apoyo

3. Análisis de los instrumentos ofrecidos por las entidades de apoyo identificadas

5. Preparación de las solicitudes de apoyo

6. Presentación de la solicitud ante la entidad seleccionada

7. Seguimiento a la solicitud de apoyo

4. Análisis de la capacidad de la empresa, entidad o institución para solicitar los apoyos identificados

Page 12: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿Qué es la Gestión del Proyecto?

• Es articular el método para alcanzar un objetivo único y no repetitivo, en un plazo con principio y fin claros, utilizando las técnicas que nos proporciona la gestión

Planificar

Organizar

Controlar

Dirigir

Page 13: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Funciones de la Gestión del Proyecto

Planificar• Determina que resultados ha de obtener la organización y

establecer estrategias adecuadas para su realización.

Organizar • Especifica cómo lograr los resultados planificados, asignado las

tareas identificadas en la planificación a los miembros y equipos de la organización para que se alcances dichos objetivos.

Controlar• Comprobar si se están alcanzando los resultados previstos,

corrigiendo las desviaciones que se detecten.

Dirigir• Liderar y motivar a los miembros de la organización, de modo que se alcancen los objetivos marcados.

Page 14: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

Comprende cuatro fases

• Identificación o concepción

• Diseño o elaboración

• Implementación o ejecución

• Evaluación

El proceso de planificar y gestionar un proyecto puede representarse como un ciclo, en donde cada fase del proyecto se relaciona con la siguiente.

ImplementaciónImplementación

IdentificaciónIdentificación DiseñoDiseño

EvaluaciónEvaluación

ProyectoProyecto

Page 15: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

1. Identificación

• Comprende la identificación de los factores o variables críticas o claves en función de problemas, necesidades, demandas e iniciativas presentes.

• Para identificar hacia dónde debe dirigirse el proyecto necesitamos conocer quiénes deben beneficiarse y cuáles son sus necesidades.

• El análisis de necesidades brindará una visión general de los problemas. El análisis de capacidades ayudará a identificar cuál es el problema que el proyecto debe abordar.

• Corresponde a la fase del diagnóstico.

Page 16: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

1. Identificación

• El proyecto surge como respuesta a una “idea” que busca ya sea la solución de un problema: – reemplazo de tecnología obsoleta – abandono de una línea de producto

• o la forma para aprovechar una oportunidad de negocios, que por lo general corresponde a un problema de terceros– demanda insatisfecha – sustitución de importaciones

Page 17: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

2. Diseño

• El proyecto se definirá en función directa de los problemas, necesidades o demandas que detectamos en el diagnóstico.

• La estructura del formato de proyecto obedece a la necesidad de organizar y orientar lógicamente las acciones, permitiendo al evaluador contar con la información más precisa posible. (Existen muchos formatos)

• Formato estándar: Título, definición de objetivos, fundamentación o justificación, descripción del proyecto, matriz de actividades, presupuesto

Page 18: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida3. Implementación

• Esta fase puede ser entendida también como la de administración del proyecto (recursos y procesos).

• Es la puesta en marcha de las acciones estipuladas o previstas en nuestra planificación, supone la asignación de los recursos necesarios

• Durante la implementación del proyecto es importante monitorear y supervisar el progreso del proyecto y cualquier cambio externo que lo pueda afectar.

• La planificación del proyecto debe ser ajustada donde sea necesario.

Page 19: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

4. Evaluación

• Es la acción que nos permite medir o estimar el grado en que se están logrando o bien se lograron o no los objetivos que nos hemos propuesto

• Nos permite visualizar problemas o dificultades y corregir a tiempo los procesos en marcha.

• La evaluación debe llevarse a cabo al o después de finalizar el proyecto. Para valorar su impacto a largo plazo y su sostenibilidad, se puede realizar algunos meses o años después de haber concluido el proyecto.

Page 20: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: Ciclo de vida

Evaluación de proceso

• Es una evaluación que se hace durante el transcurso o desarrollo del proyecto, su propósito es detectar problemas no detectados originalmente, emergentes que inciden en el cumplimiento de las actividades.

Evaluación de resultados

• Determina el o los resultados de las actividades desarrolladas en función de los objetivos propuestos originalmente, evaluados mediante criterios de la población, sostenibilidad, eficacia, eficiencia, calidad.

Page 21: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: factores de éxito

• Los proyectos a veces fracasan porque están mal planificados y porque no toman en cuenta algunos factores importantes, particularmente las necesidades y los puntos de vista de las personas interesadas.

Factores de éxito de los proyectos

Pertinencia

Viabilidad

Sostenibilidad

Eficacia

Eficiencia

Page 22: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: factores de éxito

Pertinencia

• Es el grado de atención a los problemas de los usuarios• Beneficiarios o usuarios claramente definidos• Descripción de los problemas de los usuarios• Objetivos a largo y mediano plazo son parte de los

planes de desarrollo• Los resultados plantean solución a los servicios y

productos requeridos

Page 23: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

1. PERTINENCIA DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS Descripción: Entendida como la oportunidad y conveniencia de formular programas y proyectos acordes con las condiciones particulares y necesidades socioculturales, económicas y ambientales del municipio o zona que impacta.Preguntas orientadoras Calificacióna) ¿Las programas o proyectos son son adecuadas y pertinentes para abordar los problema o necesidades u oportunidades dentro de su área de acción? <25% 25-49% 50 -75 >75%b) ¿Los resultados derivados de las programas o proyectos están orientados a la solución de problemas específicos y/o al aprovechamiento de oportunidades económicas, sociales y ambientales del municipio o la zona de influencia, a través de la inversión, el desarrollo económico, el mejoramiento ambiental o social? <25% 25-49% 51 -75 >75%c) ¿Los programas o proyectos identifican claramente el efecto que espera producir y la comunidad beneficiaria? Dicho efecto está planteado en términos socioeconómicos, de calidad y oportunidad? <25% 25-49% 52 -75 >75%d) ¿La programas o proyectos considera las vocaciones y potencialidades del municipio o zona de influencia, entendidas como el aprovechamiento de los recursos naturales, humanos y productivos?

<25% 25-49% 53 -75 >75%

Page 24: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: factores de éxitoViabilidad

• Comprende la posibilidad de llevarse a cabo e proyecto

• Consistencia lógica del proyecto• ¿Los riesgos identificados son aceptables?• Capacidad institucional y de gestión• ¿Existe la capacidad de implementar el proyecto?• Las actividades propuesta son suficientes para

alcanzar los resultados

Page 25: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

2. VIABILIDADDescripción: Entendida como el cumplimiento de las

condiciones y criterios normativos, jurídicos, técnicos, financieros, ambientales, culturales y sociales requeridos.

Preguntas orientadoras Calificación2.1 Contribución al mejoramiento de las condiciones sociales, ambientales y de competitividad de las

regionesa) ¿Considera que el enfoque temático de la programas o proyectos es novedoso y de gran relevancia para el municipio en terminos sociales y/o de competitividad? <25% 25-49% 54 -75 >75%b) ¿La programas o proyectos integra conocimientos de manera novedosa que contribuyen al desarrollo de los objetivos de la Política Nacional y Departamental en temas ambientales? <25% 25-49% 55 -75 >75%c) ¿En los programas o proyectos se contemplan una ejecución integrada y participativa? <25% 25-49% 56 -75 >75%

Page 26: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

2. VIABILIDADDescripción: Entendida como el cumplimiento de las condiciones y criterios normativos, jurídicos, técnicos, financieros, ambientales,

culturales y sociales requeridos.2.2 Calidad

a) ¿La programas o proyectos describe claramente un problema o necesidad delimitada y concreta, o una situación a cuya solución, entendimiento o comprensión se contribuirá con su ejecución? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿Los objetivos específicos contribuyen al objetivo general planteado por la programas o proyectos y son acordes con el objetivo institucionales? <25% 25-49% 54 -75 >75%c) ¿Se identifica claramente en el análisis técnico que la alternativa del programas o proyectos se basa en actividades que responde directamente a los lineamentos de política Nacional y/o Departamental? <25% 25-49% 55 -75 >75%d) ¿Las actividades están orientadas a la solución del problema central ? <25% 25-49% 56 -75 >75%e) ¿Las relaciones entre las causas y los objetivos específicos son acordes al desarrollo de la alternativa definida y se relacionan con el problema planteado? <25% 25-49% 57 -75 >75%f) ¿Las actividades planteadas y sus relaciones permiten identificar claramente el desarrollo metodológico para obtener los productos propuestos? <25% 25-49% 58 -75 >75%g) ¿Las responsabilidades que asume cada entidad o comunidad participante en los programas o proyectos son coherentes con su capacidad institucional y con los recursos de contrapartida? <25% 25-49% 59 -75 >75%

Page 27: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

2. VIABILIDADDescripción: Entendida como el cumplimiento de las condiciones y criterios normativos, jurídicos, técnicos, financieros, ambientales,

culturales y sociales requeridos.2.3 Productos

a) ¿Los productos planteados son acordes al desarrollo de la alternativa de solución? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿Los productos descritos son acordes a las responsabilidades del ente territorial y coherentes con los lineamientos de política Nacional o Departamental? <25% 25-49% 54 -75 >75%c) ¿Las actividades descritas permiten el logro de los objetivos propuestos? <25% 25-49% 55 -75 >75%

2.4 Presupuestoa) ¿El personal previsto y el tiempo de dedicación son adecuados para alcanzar los resultados y objetivos? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿El tiempo previsto para el desarrollo de la programas o proyectos es adecuado para alcanzar los objetivos y resultados esperados? <25% 25-49% 54 -75 >75%c) ¿Existe una relación justificada entre los rubros, cantidades y montos solicitados con los objetivos, las actividades, los productos y la duración de la programas o proyectos? <25% 25-49% 55 -75 >75%d) ¿El presupuesto para el logro de todos los objetivos del proyecto se estimó bajo los principios de eficiencia y economía? <25% 25-49% 56 -75 >75%

Page 28: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

2. VIABILIDADDescripción: Entendida como el cumplimiento de las condiciones y criterios

normativos, jurídicos, técnicos, financieros, ambientales, culturales y sociales requeridos.

2.5 Permisos, licencias y conceptos¿La programas o proyectos que requieren algún tipo de permiso, licencia o concepto son tramitados oportunamente? i.e. aval de comité de ética, permisos o licencias ambientales, acceso a recursos genéticos, consentimiento informado entre otros. <25% 25-49% 53 -75 >75%

2.6 Resultadosa) ¿La programas o proyectos contribuye al mejoramiento de las condiciones sociales, amientales, de productividad y competitividad de su municipio? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿La programas o proyectos involucra la generación o fortalecimiento de capacidades sociales, ambientales y de competitividad su municipio y de los participantes? <25% 25-49% 54 -75 >75%

Page 29: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: factores de éxito

Sostenibilidad

• Referido a la continuidad de las actividades y beneficios del proyecto.

• Continuidad de la política de apoyo de las organizaciones

• Capacidad de la entidad ejecutora de dar continuidad a los resultados

• Aplicación de tecnologías concordante con el entorno• Protección del medio ambiente

Page 30: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

3. ARTICULACIÓNDescripción: Articulación con planes y políticas nacionales, departamentales, de las

entidades territoriales y de las comunidades.Preguntas orientadoras Calificacióna) ¿La programas o proyectos se encuentran en coherencia con los planes o políticas territoriales o con las agendas sectoriales nacionales o regionales y se evidencia? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿La programas o proyectos consideran la complementariedad con otras iniciativas de orden nacional o departamental evitando la duplicidad con otras iniciativas existentes? <25% 25-49% 54 -75 >75%c) ¿La programas o proyectos abordan el problema de manera integral, reúne diversas disciplinas para su solución y genera nuevo conocimiento o aprendizajes para las instituciones participantes? <25% 25-49% 55 -75 >75%d) ¿La programas o proyectos plantean alianzas entre los sectores: Universidad - Empresa - Estado - Sociedad? <25% 25-49% 56 -75 >75%e) ¿En la programas o proyectos se especifican los roles, responsabilidades, funciones y resultados de los participantes durante la ejecución del proyecto? <25% 25-49% 57 -75 >75%

Page 31: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

4. IMPACTODescripción: Entendido como la contribución efectiva que realice el programa o

proyecto al cumplimiento de las metas locales, sectoriales, regionales y los objetivos y fines del Ente Territorial

Preguntas orientadoras Calificacióna) ¿La programas o proyectos incrementan o mejoran las condiciones sociales, ambientales o de competitividad, mediante alternativas que contribuyan a la producción, uso, integración y apropiación de conocimiento en el ente territorial y en la sociedad en general? <25% 25-49% 53 -75 >75%b) ¿Los programas o proyectos son de impacto regional? (Entiéndase por proyecto de impacto regional aquel que incida en más de un municipio de los que integren el área metropolitana, y que por su naturaleza influya positivamente en el desarrollo de los mismos). <25% 25-49% 54 -75 >75%c) ¿La programas o proyectos contribuye al cierre de brechas sociales, ambientales y/o de competitividad a través de alianzas entre regiones con diferentes niveles de desarrollo y capacidades? <25% 25-49% 55 -75 >75%d) ¿La programas o proyectos considera instrumentos e incentivos para el desarrollo de nuevas capacidades? <25% 25-49% 56 -75 >75%¿La programas o proyectos contribuye al incremento de las inversiones mediante contrapartidas? <25% 25-49% 57 -75 >75%

Page 32: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Proyecto: factores de éxito

Eficacia• Es el grado en que se alcanzan los objetivos en el

tiempo previsto y con calidad• ¿El proyecto logra el efecto que se propone?• ¿Cambia la situación de la población objeto?

Eficiencia• Es el grado en que se logran los objetivos a menor

costo posible.• Comparación de los resultados con los recursos

empleados.

Page 33: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

¿Por qué si sabemos todo lo anterior algunos de nuestros

proyectos fracasan?

Page 34: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Cadena de errores.

Page 35: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

LA GERENCIA DE PROYECTOS

Page 36: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto, con el propósito de

cumplir o exceder los objetivos y expectativas de todas las partes

interesadas en el proyecto

PMI

GERENCIA DE PROYECTOS

Page 37: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

El planeamiento, organización, evaluación y control de todos los

aspectos del proyecto, es un proceso continuo, para conseguir

sus objetivos

ISO 10006

GERENCIA DE PROYECTOS

Page 38: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL D

E AC

TIVI

DAD

INICIO TIEMPO

*Etapas del

proyecto

TERMINO

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Page 39: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

EVALUACIÓN DEL PROYECTO

EX-ANTE Y EX-POST

FINANCIERA

ECONÓMICASOCIAL

Page 40: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

La gestión exitosa de proyectos, independientemente de la

estructura organizativa, es sólo tan buena como lo sean los individuos

y líderes que gestionen las funciones básicas(Kerzner, 1998)

Page 41: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Habilidades de los equipos de trabajo

Organización para el Proyecto

Alto

Bajo

Competencias técnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Page 42: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Es un proceso estructurado de planeación, organización, dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico encaminados a cumplir una serie de objetivos

predefinidos.

DEFINICIÓNDEFINICIÓN

PLANEACIÓNPLANEACIÓN

CONTROLCONTROLFASE

SFA

SES

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 43: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

• Lo que el proyecto es y no es. Lo que el proyecto es y no es. • El destino del proyecto El destino del proyecto

DEFINICIÓN

¿Cuál es el propósito del proyecto? ¿Cuales son los objetivos? ¿Qué se espera tener al final? ¿Qué recursos se requieren? ¿Quienes son nuestros clientes?

Debe Responder

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 44: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Definir, distribuir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que los complete con el alcance propuesto.

PLANEACIÓNPLANEACIÓN

¿Quién es el responsable para cada tarea? ¿Cuál es el camino para completar las actividades/tareas? ¿Sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando? ¿Qué recursos específicos se requieren?

Debe Responder

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 45: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

PLANEACIÓNPLANEACIÓNQué es lo que se Qué es lo que se

va a hacer?va a hacer?Qué es lo que se Qué es lo que se

va a hacer?va a hacer?

Cómo y cuándo Cómo y cuándo se va a hacer?se va a hacer?

Cómo y cuándo Cómo y cuándo se va a hacer?se va a hacer? Cómo se sabe Cómo se sabe

que está hecho?que está hecho?Cómo se sabe Cómo se sabe

que está hecho?que está hecho?

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 46: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada

eficientemente

CONTROLCONTROL

Seguir el progreso de lo que está ocurriendo actualmente con relación a lo que está planeado.Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo.Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc. Anticiparse a los problemas potenciales. Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito.

Seguir el progreso de lo que está ocurriendo actualmente con relación a lo que está planeado.Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo.Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc. Anticiparse a los problemas potenciales. Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito.

Actividades

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 47: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

VARIABLES DE CONTROL

VARIABLES DE CONTROL

COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS

TIEMPOTIEMPOTIEMPOTIEMPO

RECURSOSRECURSOSRECURSOSRECURSOS

CALIDADCALIDADCALIDADCALIDAD

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 48: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

La gestión exitosa de proyectos, independientemente de la estructura organizativa, es sólo tan buena como

lo sean los individuos y líderes que gestionen las funciones básicas

(Kerzner, 1998)

Page 49: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

ESTILOS DE LIDERAZGO ESTILOS DE LIDERAZGO ESTILOS DE LIDERAZGO ESTILOS DE LIDERAZGO

AUTOCRÁTICOAUTOCRÁTICO DEMOCRÁTICODEMOCRÁTICO LIBERALLIBERAL

IMPONE Y ESPERA CUMPLIMIENTO

IMPONE Y ESPERA CUMPLIMIENTO

CONSULTA DECISIONES PROBABLES

CONSULTA DECISIONES PROBABLES

USO REDUCIDO DEL PODER

USO REDUCIDO DEL PODER

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 50: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Organización para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

• Varios responsables

• Superior identificado

• Actúan por especialidad

• Enfoque fragmentado

MATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y toma de decisiones compartida

POR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

• Puede disponerse de un pool de recursos

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 51: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones Generar información Distribuir la información Informar los avances Satisfacer a los interesados

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Page 52: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Ningún proyecto importante se ha terminado nunca en el plazo marcado, con el mismo presupuesto asignado ni con el

mismo equipo con que se comenzó. El suyo no será el primero en hacerlo.

Page 53: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Los proyectos progresan rápidamente hasta que se concluye en un 90%, y

después, siempre permanecen completos en un 90%

LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Page 54: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

La ventaja de los objetivos pocos claros es que le evitan la molestia de tener que

estimar los correspondientes costos claros

LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Page 55: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Si se permite que cambie libremente el contenido del proyecto, el ritmo de

cambios excederá el ritmo de progresos

LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Page 56: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Los equipos de proyectos detestan los informes sobre progresos, ya que

manifiestan claramente su falta de progreso

LEYES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Page 57: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Un buen programa o proyecto

Page 58: Caja de herramientas para potenciar la Gestión Pública

Gracias

MsC IF. Jhon Fredy Escobar [email protected]@jfescob1