c2-preguntas y casos efectivo en caja chica

RJEL

Licenciado Renny J. Espinoza L

CONTABILIDAD II PREGUNTAS Y CASOS 02

EFECTIVO EN CAJA CHICA

CAJA CHICA – PREGUNTAS Y CASOS 02 Contabilidad II

PREGUNTAS CONTESTA:

1. ¿Cuál es la diferencia entre los términos efectivo y caja chica? 2. ¿Qué es el fondo fijo de caja chica y para que se utiliza? 3. ¿Menciones los elementos de control interno que deben activarse en torno al fondo fijo de caja chica? 4. Mencione y explique dos objetivos del control interno del efectivo en caja chica 5. ¿Por qué las empresas deben establecer fondos fijos de caja chica? 6. ¿Qué cuenta debe acreditarse cuando se efectúa el reembolso del fondo fijo de caja chica? 7. ¿Cuál es la base de medición del efectivo en caja chica en moneda extranjera? 8. Al producirse un faltante en el fondo fijo de caja chica. ¿A qué cuenta se debe hacer el cargo?

CASOS DE ESTUDIO CASO 1

La empresa CARORA, C.A. establece un fondo fijo de caja chica el 02-04-20X0 por la cantidad de 15.600,00 Bs, mediante cheque de Banesco. En el lapso comprendido entre el 02-04-20X0 y 13-04-20X0, se realizaron los siguientes conceptos de gastos: Reparación del baño de la recepción por 1.850,00 Bs (pagado a una persona JURÍDICA), Compra de artículos de oficina por 5.200,00 Bs, Timbres fiscales por 1.820,00 Bs, compra de una silla por 2.800,00 Bs, Pasajes al personal por 3.120,00 Bs. El 17 de abril se decide incrementar el fondo fijo a 16.000,00 Bs, para lo cual se prepara cheque de Banesco por el importe correspondiente. SE PIDE:

a) Elaborar los asientos para registrar la creación de la caja chica, b) Preparar el formulario de rembolso, c) Realizar el asiento para la reposición de la caja chica y d) Realizar el asiento para el incremento de la caja chica.

NOTA:

Proponga usted las cuentas para los desembolsos efectuados

Elabore un memorándum con sus recomendaciones con respecto a los conceptos de gastos pagados por caja chica y

Proponga y argumente cuáles deben ser los montos máximos a pagar por caja chica.

Recuerde investigar cuáles desembolsos están sujetos a IVA y cuáles pagos están sujetos a retención de ISLR. La empresa es contribuyente ordinario del IVA y por lo tanto no hace retenciones al respecto.


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CASO 2 La empresa KAIKAI, C.A. establece un fondo fijo de caja chica el 02-04-20X0 por la cantidad de 16.00,00 Bs, mediante cheque del Banco Mercantil. En el lapso comprendido entre el 02-12-20X0 y 13-12-20X0, se realizaron los siguientes conceptos de gastos: Reparación del baño de la recepción por 1.950,00 Bs, (pagado a una persona NATURAL), Compra de artículos de oficina por 3.200,00 Bs, Botellones de agua por 120,00 Bs, compra de adornos de navidad por 5.300,00 Bs, Pasajes al personal y viáticos por 2.720,00 Bs. El 13 de diciembre se decide disminuir el fondo fijo a 10.000,00 Bs, pues algunos gastos que fueron considerados para la estimación inicial no van a ser pagados por caja chica. SE PIDE:

a) Elaborar el asiento para registrar la creación de la caja chica, b) Preparar el formulario de rembolso, c) Realizar el asiento para la reposición de la caja chica y d) Realizar el asiento para la disminución de la caja chica.

NOTA:




Recuerde investigar cuáles desembolsos están sujetos a IVA y cuáles pagos están sujetos a retención de ISLR. La empresa es contribuyente especial del IVA y por lo tanto hace retenciones al respecto.

CASO 3 Relación de gastos realizados a través de la caja chica de la empresa EJEMPLO, C.A. cuyo custodio es la Sra. Rita Ramos.

CONCEPTO MONTO NO SUJETO SUJETO IVA TOTAL RET IVA RET ISLR TOTAL

Estacionamiento 100

Taxi 450

Botellones de agua 100

Refrigerios 950

Gastos de Plomería 1.250

TOTALES

SE PIDE:


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a) Determinar el importe de la solicitud del rembolso conociendo que la alícuota IVA, para los conceptos que aplique es del 12%, y que todos los gastos fueron pagados a personas naturales residentes, excepto el gasto de plomería que fue pagado a una persona jurídica domiciliada.

b) Registrar en el libro de diario el rembolso del fondo fijo de caja chica

c) Luego de ser rembolsado el fondo la Gerencia decidió cerrar el fondo fijo de 3.000, 00 Bs, por lo tanto se debe realizar el asiento de cierre del fondo fijo de caja chica.

NOTA:





CASO 4

Relación de gastos realizados a través de la caja chica de la empresa LA LOMA, C.A.

CONCEPTO MONTO NO SUJETO SUJETO IVA TOTAL RET IVA RET ISLR TOTAL

Estacionamiento 200

Taxi 800

Botellones de agua 260

Refrigerios 125

Mantenimiento Jardín 1.200

TOTALES

SE PIDE: a) Determinar el importe de la solicitud del rembolso conociendo que la alícuota IVA, para los conceptos que

aplique es del 12%, y que todos los gastos fueron pagados a personas naturales residentes, excepto el mantenimiento del jardín que fue pagado a una persona jurídica domiciliada.

b) Registrar en el libro de diario el rembolso del fondo fijo de caja chica. c) Luego del ser rembolsado el fondo la Gerencia decidió incrementar el monto del fondo fijo de 3.000, 00 Bs a

3.500,00 Bs, realizar el asiento de incremento del fondo fijo de caja chica.

NOTA:






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CASO 5 Fuente: Licenciada Zulay Pinto, URBE El 01 de septiembre se creó un fondo fijo de caja chica por 1.000,00 Bs para cubrir gastos menores de las oficinas, se emitió un cheque a nombre del custodio, del banco regional. Se estableció como límite máximo para cada pago 150,00 Bs. El 15 de septiembre el custodio preparó la relación de gastos con sus respectivos soportes, detallados así:

N° Fecha Concepto Importe

01 01-09 Compra de papelería (incluye IVA) 130

03 03-09 Compra de refrigerios para reunión (incluye IVA) 145

04 04-09 Pago facturas de gasolinas 78

05 07-09 Pago de pasajes 60

S/N 11-09 Compra de periódicos 85

06 12-09 Compra suministro para limpieza (incluye IVA) 120

07 13-09 Compra de café, azúcar y agua mineral (incluye IVA) 98

08 14.09 Pago factura Hidrolago (incluye IVA) 180

El 15-09 se elaboró un cheque a nombre del custodio, para reponer los gastos, el efectivo en el fondo era de 100,00 Bs. La empresa es contribuyente ordinario del IVA, por lo tanto no hace retención por este concepto. SE PIDE:

a) Prepare el asiento de la creación, el reembolso y el asiento para contabilizar los desembolsos,

b) Al finalizar el mes, la Gerencia decidió aumentar el fondo a 1.500,00 Bs, mediante la emisión de un cheque del banco regional. Elabore el asiento correspondiente.

c) Elabore el mayor de la cuenta caja chica

d) Prepare un resumen sobre las debilidades de control interno observadas.

CASO 6 Fuente: Modificado de Brito, José. (2001). Contabilidad Financiera. Caracas. Ediciones Centro de Contadores. La empresa La Flecha, C.A. decidió crear un fondo fijo de caja chica, la cual regirá por las siguientes normas:

1. El fondo fijo será de 300,00 Bs 2. Se podrán pagar gastos que no excedan de 40,00 Bs 3. Será repuesto cuando el fondo legal a 150,00 Bs o menos

Jun 01: Fue creado el fondo fijo mediante la emisión del cheque 3201 de Banco del Sur Jun 03: Se pagó 40 Bs por concepto de taxi


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Jun 04: Se pagó 30,00 Bs por concepto de gasolina para el equipo de reparto a la estación de servicios EL Drago.

Jun 04: El Kiosco La Prensa presentó factura por 35,00 Bs por periódicos suministrados que fueron pagados Jun 06: Se entregó anticipo de sueldos al trabajador José Pérez por 40,00 Bs Jun 08: Se pagó gasolina por 37,00 Bs a la Estación de Servicios el Drago. Jun 10: Se pagó 33,00 Bs por artículos de limpieza del Abasto Coimbra Jun 12: Se decidió incrementar el fondo fijo de caja chica en 200,00 Bs para lo cual se emite el cheque N°

3298 del Banco del Sur. Jun 12: Se pagó 22,00 BS por artículos para la oficina a la librería El Lápiz Jun 15: Se pagó 30,50 Bs por fletes de ventas a Transporte El Águila. Jun 18: Se pagó 21,00 Bs a Cafetería El marroncito por concepto de suministro de café Jun 22: Se canceló gasto de teléfono por 40,00 BS Jun 25: Se pagó 34,00 Bs por periódicos al Kiosco La Prensa Jun 28: Se concedió un anticipo de sueldo por 40,00 Bs a Juan Gómez Jun 29: Se decidió reducir el fondo fijo de caja chica en 50,00 Bs, cuyo monto fue depositado en el Banco del

Sur. Jun 29: Se pagó los gastos de luz por 39,00 Bs SE PIDE:

a) Registrar en el libro de diario la creación del fondo fijo de caja chica b) Elaborar el movimiento de la cuenta caja chica en el libro mayor c) Realizar la clasificación de los gastos realizados y hacer en el diario el asiento de la reposición

Recuerde que debe tomar en cuenta los créditos fiscales por IVA en los gastos que así lo ameriten, así como también las retenciones del ISLR en los casos que procesa. El cliente es un contribuyente ordinario del IVA, por lo tanto no hace retenciones del IVA. CASO 7 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ La empresa Enmar, C.A emitió el 01-03 un cheque del Banco El Cobre por 100.000 Bs, para crear el Fondo fijo de Caja. El 30-03 se realizó un arqueo obteniéndose el siguiente resultado. BILLETES BOLIVARES 10 de 500 5.000 05 de 1.000 5.000 04 de 2.000 8.000 02 de 5.000 10.000 COMPROBANTES DE EGRESOS: Compra de resma de papel, lápices, bolígrafos 18.500 Pago de pasajes al mensajero 12.000 Compra de artículos de ferretería 20.000 Compra de café, azúcar, vasos plásticos 11.500


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Gasolina y aceite 10.000 SE PIDE: Asientos de creación y reembolso de caja chica CASO 8 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ El día 01-07 la empresa GARDER, C.A crea un fondo de caja chica por 150.000,00 Bs, estableciéndose como límite máximo de pago por caja chica de Bs. 20.000. Monto de mínimo del Fondo: Bs. 50.000 El día 29-07 el custodio del fondo reporta la siguiente relación acompañada de los respectivos comprobantes para ser reembolsados: COMPROBANTE N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09

CONCEPTO HIDROLAGO Artículos de oficina Anulado Taxis a empleados Vale a empleado “X” Periódicos y revistas Cheque empleado 10-8 Fletes sobre compras Gasolina

MONTO EN Bs 28.000,00 15.000,00 0,00 10.000,00 30.000,00 6.500,00 10.000,00 20.000,00 10.500,00

Efectivo existente para el momento del arqueo y reembolso: 15.000,00 Bs SE PIDE:

Asientos de creación y reembolso de la caja chica.

Realizar un resumen de las debilidades de control interno encontradas CASO 9 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ El día 02-09 la Empresa ENMAR. C.A. decide la creación de un Fondo Fijo de Caja Chica por la cantidad de 150.000,00 Bs designando como custodio a Pepe Suárez. Se establece como pago máximo por Caja Chica 20.000,00 Bs Sep 02 Se emite el cheque a favor del custodio y lo cambia para crear el Fondo. 07 Se compró azúcar, vasos, café y leche para la cafetería por 19.000,00 Bs 07 Se canceló por servicio de correspondencia 15.300,00 Bs 08 Se compraron timbres fiscales por 27.500,00 Bs 10 Se canceló la prensa de la semana 15.200,00 Bs 12 Se compraron revistas para la recepción de la oficina 24.200,00 Bs 12 Se pagó limpieza del local 20.000,00 Bs


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14 Se pagó por taxi a cinco empleados 20.000,00 Bs. 15 Se arqueo y se reembolso el Fondo; había un efectivo de 10.000,00 Bs. 17 Se pagaron Bs. 28.000 por enviar mercancía a un cliente. 19 Se pagó por taxi a varios empleados 13.000,00 Bs. 22 Se canceló la prensa y revistas 29.500,00 Bs. 23 Se compraron estampillas de correo por 10.000,00 Bs. 26 Se compraron timbres fiscales por Bs. 16.500,00 Bs. 28 Se pagó limpieza del local (dos días) 25.000,00 Bs. 30 Se reembolsa el Fondo con una existencia en efectivo (monedas y billetes) de 27.000, Bs. SE PIDE:

Preparar los reembolsos de caja chica en las fechas respectivas

Realizar un resumen de las debilidades de control interno encontradas NOTA: LA POLITICA DE LA EMPRESA ES COBRARLE AL CUSTODIO CUALQUIER FALTANTE MAYOR A 1.000,00 Bs Y ABSORBER LOS SOBRANTES CASO 10 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ El día 01-10 la Empresa ENMAR. C.A. decide la creación de un Fondo Fijo de Caja Chica por la cantidad de Bs. 150.000 designando como custodio a Pepe Suárez. Se establece como pago máximo por Caja Chica 20.000,00 Bs. Oct 01 Se emite el cheque a favor del custodio y lo cambia para crear el Fondo. 09 Se canceló por envío de correspondencia en MRW por 12.500,00 Bs. 11 Se canceló la prensa y revistas de la semana 15.000,00 Bs. 13 Un empleado cambió un cheque por Bs.30.000 con vencimiento el 25-10 15 Se pagó limpieza del local 18.000,00 Bs. 18 Se pagó por taxi a empleados 10.000,00 Bs. 21 Se pagaron 15.000,00 Bs por flete sobre mercancía comprada 25 Se pagó por horas extras a un empleado 25.000,00 Bs. 30 Se reembolsa el Fondo con una existencia en efectivo (monedas y billetes) de 30.000,00 Bs. Se

decide disminuir la Caja Chica a 100.000,00 Bs. SE PIDE:

Preparar los reembolsos de caja chica en las fechas respectivas

Realizar un resumen de las debilidades de control interno encontradas NOTA: LA POLITICA DE LA EMPRESA ES COBRARLE AL CUSTODIO CUALQUIER FALTANTE MAYOR A Bs. 1.000 Y ABSORBER LOS SOBRANTES


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CASO 11 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ El día 02/02 la empresa LUZ, C.A. crea un fondo de Caja Chica por 150.000,00 Bs estableciéndose como límite de pago por caja 20.000,00 Bs. El 30 de abril el custodio del Fondo reporta la siguiente relación acompañada de los respectivos comprobantes (soportes) para ser reembolsados: COMPROBANTES: CONCEPTO MONTO Bs. 01 ENELVEN 65.000,00 02 Vale a empleado 12.500,00 03 Fletes en compras 10.000,00 04 Periódicos y revistas 6.000,00 05 Taxis a empleados 14.000,00 06 Artículos de papelería 28.000,00 Efectivo existente Bs. 18.000 SE PIDE: Asientos de creación y reembolso de caja chica. CASO 12 Fuente: Modificado de Profesora María Estela Aguilar. LUZ El día 01-04 la Empresa SUMARCA, decide la crear un Fondo Fijo de Caja Chica por la cantidad de 100.000,00 Bs designando como custodio a Pedro Pérez. Monto máximo autorizado de pago 20.000,00 Bs. 01 Se emite el cheque a favor de Pedro Pérez y éste lo cambia para el establecimiento del Fondo. 03 Se canceló por servicio de correspondencia 8.000,00 Bs. 05 Se compró Agua mineral, café, azúcar, y vasos por 12.000,00 Bs. 07 Se pagó fletes sobre mercancías compradas 20.000,00 Bs. 08 Se compró papelería y artículos de oficina por 15.000,00 Bs. 09 Se pagó por telefax enviados a los clientes 8.500,00 Bs. 11 Se canceló la prensa de la semana 5.500,00 Bs. 13 Se compraron revistas para la recepción de la oficina 15.500,00 Bs. 15 El gerente cambió un cheque por 10.000,00 Bs con vencimiento el 20-02 19 Se arqueó y se reembolsó el Fondo, encontrándose una existencia de efectivo (moneda y billetes) de

7.000,00 Bs. Se decide aumentar el fondo a 150.000,00 Bs . Se emite un cheque para reembolsar y al mismo tiempo aumentar el Fondo de Caja Chica

20 Se pagaron 12.500, Bs por enviar mercancía vendida a un cliente 21 Se pagó por taxi a cuatro empleados 15.000,00 Bs. 24 Se canceló la prensa de la semana 8.500,00 Bs. 25 Se compraron estampillas de correo por 10.000,00 Bs. 27 Se compraron timbres fiscales por 15.500,00 Bs. 29 Se pagó por limpieza del aire acondicionado 35.000,00 Bs. 29 Se pagó por limpieza de la oficina 25.000,00 Bs. 30 Se reembolsa el Fondo con una existencia en efectivo de 25.000,00 Bs.


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CASO 13 Fuente: Modificado de Profesoras Zoraya Díaz y Nivia Petit. URBE El día 01-06-09, la empresa decide crear un fondo fijo de Caja Chica por Bs. 300, designando como custodio al Sr. Soto, y se establece un límite máximo en cada caso en 20,00 Bs. El día 20-06-09, el custodio del fondo reporta la siguiente relación acompañada de sus respectivos comprobantes para ser reembolsada. COMPROBANTE N° 01 02 03 s/n 05 06

CONCEPTO Gasto de papelería Gasto de confitería Artículos de limpieza Viáticos a vendedores Gasto de papelería Gasto de servicios públicos

MONTO en Bs 50,00 20,00 10,00 15,00 25,00 100,00

El Custodio reporta luego del arqueo de caja chica un total de gastos de 220,00 Bs. INFORME ADICIONAL: 1. El Comprobante 01 fue Autorizado por la Gerencia. 2. El Comprobante 10 fue realizado a lápiz. SE PIDE: 1) Prepare los asientos de creación y reembolso del fondo fijo de Caja Chica. 2) Prepare un resumen de las observaciones sobre debilidades al control interno encontrados. CASO 14 Fuente: Modificado de Profesoras Zoraya Díaz y Nivia Petit. URBE El día 01-03-08, la empresa C.A. bc decide crear un fondo fijo de Caja Chica por 300.000,00 Bs, designando como custodio al Sr. P.Pérez, y se establece un límite máximo en cada caso en 25.000,00 Bs. El día 20-03-08, el custodio del fondo reporta la siguiente relación acompañada de sus respectivos comprobantes para ser reembolsada. COMPROBANTE N° 01 02 03

CONCEPTO Recibo de Energía Eléctrica Recibo de I.N.O.S. Recibo de C.A.N.T.V.

MONTO en Bs 90.000,00 18.000,00 22.000,00


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s/n 05 06 07 09 10 11

Artículos de limpieza Pasaje al Gerente de Ventas Fletes de ventas 4 Botellones de agua Vale empleado “X” Comisión a vendedores Periódicos y revista

10.500,00 54.000,00 12.800,00 10.000,00 10.000,00 50.000,00 5.000,00

El Custodio reporta una existencia de 25.000,00 Bs en efectivo. El 28/03/08 la Gerencia decide aumentar el fondo fijo de Caja Chica a 350.000,00 Bs. INFORME ADICIONAL: 3. El Comprobante 01 fue Autorizado por la Gerencia. 4. El Comprobante 10 fue realizado a lápiz. SE PIDE: 3) Prepare los asientos de creación, reembolso y aumento del fondo fijo de Caja Chica. 4) Prepare un resumen de las observaciones sobre debilidades al control interno encontrados. CASO 15 Fuente: Modificado de Profesoras Zoraya Díaz y Nivia Petit. URBE COMERCIAL LA CONQUISTA El día 01-03-09, la empresa decide crear un fondo fijo de Caja Chica por 400,00 Bs, designando como custodio al Sr. Pérez, y se establece un límite máximo en cada caso en 30,00 Bs. El día 20-03-09, el custodio del fondo reporta la siguiente relación acompañada de sus respectivos comprobantes para ser reembolsada. COMPROBANTE N° 01 02 03 s/n 05 06 07 08 09

CONCEPTO Recibo de Energía Eléctrica Recibo de I.N.O.S. Recibo de C.A.N.T.V. Artículos de limpieza Pasaje al Gerente de Ventas Fletes de ventas 2 Botellones de agua Comisión a vendedores Periódicos y revista

MONTO 90,00 38,00 50,00 55,00 54,00 25,00 10,00 30,00 8,00


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El Custodio reporta una existencia de 60,00 Bs en efectivo. El 28/03/09 la Gerencia decide aumentar el fondo fijo de Caja Chica a 500,00 Bs. INFORME ADICIONAL: Los Comprobantes 01, 02, 03, 04 y 05 fueron Autorizados por la Gerencia. El Comprobante 09 fue realizado a lápiz. SE PIDE: 1) Prepare los asientos de creación, reembolso y aumento del fondo fijo de Caja Chica. 2) Prepare un resumen de las observaciones sobre debilidades al control interno encontrados.

c2-preguntas y casos efectivo en caja chica

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