c-uppsats- frida och mikaela-1 - diva...

Kandidat rapport, IDE 1273, Maj 2012

Informatik

Välj rätt En kvalitativ studie till eller av valet av molnbaserat affärssystem

Kan

dida

tupp

sats

Se

ktio

nen

för

info

rmat

ions

vete

nska

p, d

ata-

och

ele

ktro

tekn

ik

Frida Jonsson & Mikaela Magnusson

Välj rätt

- En kvalitativ studie till eller av valet av molnbaserat affärssystem

Kandidatuppsats

2012 Maj

Författare: Frida Jonsson

Författare: Mikaela Magnusson

Handledare: Lars-Olof Johansson & Ewa Zimmerman

Examinator: Maria Åkesson

Sektionen för informationsvetenskap, data-‐ och elektroteknik Högskolan i Halmstad

Box 823, 301 18 HALMSTAD

I

© Copyright Frida Jonsson, Mikaela Magnusson, 2012. All rights reserved Kandidatuppsats Rapport, IDE1273 Sektionen för informationsvetenskap, data-‐ och elektroteknik Högskolan i Halmstad

II

Förord

Vi vill tacka alla personer som har gjort den här studien möjlig. Först och främst vill vi tack alla de intervjupersoner som ställt upp och gett sina inblickar och erfarenheter. Sedan vill vi även tacka våra opponenter som bidraget med råd och hjälpt oss längst arbetets gång. Till sist vill vi tacka våra handledare Lars-‐Olof Johansson och Ewa Zimmerman för den hjälp och stöd de har bistått med.

Högskolan i Halmstad, maj 2012

_________________________ _________________________

Frida Jonsson Mikaela Magnusson

III

Abstrakt

Affärssystem har expanderat de senaste åren, det här eftersom företag ser fördelar med att använda systemet. Affärssystem kan kort sammanfattas till att vara ryggraden i företag, eftersom systemet förser med en helhetslösning. I dagsläget kan företag välja att införskaffa ett lokalt installerat affärssystem eller ett molnbaserat affärssystem. Det lokalt installerade affärssystemet innebär att systemet existerar inom företagets väggar och det molnbaserade affärssystemet innebär att systemet ligger på molnet. I den teoretiska referensramen har motiv samlats in som bedöms vara centrala anledningar, till varför företag väljer att införskaffa ett lokalt installerat affärssystem. Motiven för lokalt installerat affärssystem var underlaget till den empiriska studien för att studera vilka motiv som företag har vid införskaffning av molnbaserat affärssystem. Den empiriska studien genomfördes med sex stycken små företag runt om i Sverige som idag använder molnbaserat affärssystem. När informationen var insamlad kring varför företag väljer lokalt installerat respektive molnbaserat affärssystem gjordes en jämförelse kring dessa motiv. Det visade sig att motiven till viss del stämmer överens, men att de kategoriseras annorlunda. Den främsta skillnaden mellan lokalt installerat och molnbaserat affärssystem är mobiliteten.

Nyckelord: Molntjänster, Affärssystem, Lokalt installerat affärssystem, Molnbaserat affärssystem, Outsourcing, Outsourcing ERP.

IV

Abstract In recent years, Enterprise Resource Planning (ERP) has expanded because companies recognize the advantages of using the system. Briefly stated, ERP appears to be the backbone of a company because the system provides the company with a complete solution. Today, companies can choose to obtain either a locally installer ERP or a cloud computing ERP. In a locally installed ERP, the system exists within companies walls and in a cloud computing ERP, the system is on "the cloud." Motives from the literature on ERPs, is described as the central reasons to why companies choose to obtain a locally installed ERP. These motives for locally installed ERP were the foundation of the empirical study that caused companies to make steps towards obtaining cloud computing ERPs. The empirical study was performed by six small companies located in Sweden that today are using cloud computing ERP. When all the information regarding the reasons why companies choose locally installed and cloud computing ERP was gathered, a comparison around these motives was made. The results showed that to a certain degree, the motives were correct, but that they were categorized differently. The main difference between locally installed and cloud computing ERP is the mobility.

Keywords: Cloud Computing, Enterprise Resource Planning, Outsourcing, Outsourcing ERP, Challenges with ERP system.

V

Innehåll 1 Inledning .............................................................................................................................. 1 1.1 Problembakgrund .............................................................................................................. 1 1.2 Problembeskrivning .......................................................................................................... 1 1.3 Problemformulering ......................................................................................................... 2 1.4 Syfte ......................................................................................................................................... 2

2 Teoretisk referensram .................................................................................................... 3 2.1 Allmänt om affärssystem ................................................................................................. 3 2.1.1 Lokalt installerat affärssystem .................................................................................................. 3 2.1.2 Molnbaserade affärssystem ........................................................................................................ 5

2.2 Molntjänster ......................................................................................................................... 6 2.2.1 Outsourcing ........................................................................................................................................ 6

2.3 Sammanfattning av lokalt installerat affärssystem ................................................ 7

3 Metod .................................................................................................................................... 9 3.1 Forskningsansats ................................................................................................................ 9 3.2 Informationsinsamling ..................................................................................................... 9 3.2.1 Litteratursökning ............................................................................................................................ 9 3.2.2 Intervjuguide .................................................................................................................................. 10 3.2.3 Validitet av intervjuguide ......................................................................................................... 10 3.2.4 Urval ................................................................................................................................................... 11 3.2.5 Intervju ............................................................................................................................................. 11 3.2.6 Analys av informationsinsamling .......................................................................................... 12

3.3 Validitet och reliabilitet ................................................................................................. 12 3.3.1 Kritik mot vår metod .................................................................................................................. 13

3.4 Metodsammanfattning ................................................................................................... 14

4 Empirisk studie .............................................................................................................. 15 4.1 Presentation av företag och intervjuperson ........................................................... 15 4.1.1 Intervjuperson A ........................................................................................................................... 15 4.1.2 Intervjuperson B ........................................................................................................................... 15 4.1.3 Intervjuperson C ........................................................................................................................... 16 4.1.4 Intervjuperson D .......................................................................................................................... 16 4.1.5 Intervjuperson E ........................................................................................................................... 16 4.1.6 Intervjuperson F ........................................................................................................................... 17

4.2 Kvalitet och effektivitet .................................................................................................. 17 4.2.1 Analys av kvalitet och effektivitet ......................................................................................... 21 4.2.2 Reflektion från kvalitet och effektivitet .............................................................................. 23

4.3 Kostnader ............................................................................................................................ 24 4.3.1 Analys av kostnader .................................................................................................................... 27 4.3.2 Reflektion från kostnader ......................................................................................................... 28

4.4 Beslutstöd ........................................................................................................................... 28 4.4.1 Analys av beslutstöd ................................................................................................................... 31 4.4.2 Reflektion för beslutstöd ........................................................................................................... 32

4.5 Förändringsmöjlighet ..................................................................................................... 33 4.5.1 Analys av förändringsmöjlighet ............................................................................................. 34 4.5.2 Reflektion från förändringsmöjligheter ............................................................................. 35

4.6 Sammanfattning utifrån empiri och analys ............................................................. 36

VI

5 Slutsats .............................................................................................................................. 38 5.1 Slutdiskussion ................................................................................................................... 38 Förslag på fortsatt forskning ...................................................................................................... 39

Referenser

Bilaga I Intervjuguide Bilaga II Intervjuguide

Bilaga III Operationaliseringsschema

Figurförteckning

Figur 1 Kategorier och motiv för lokalt installerat affärssystem .................................................................. 8

Figur 2 Kategorin kvalitet och effektivitet för lokalt installerat affärssystem ........................................... 24

Figur 3 Kategorin kvalitet och effektivitet för molnbaserade affärssystem ........................................................... 24

Figur 4 Kategorin kostnader för lokalt installerat affärssystem ................................................................. 29

Figur 5 Kategorin kostnader för molnbaserade affärssystem ...................................................................................... 29

Figur 6 Kategorin beslutstöd för lokalt installerat affärssystem ................................................................. 33

Figur 7 Kategorin beslutstöd för molnbaserade affärssystem ..................................................................................... 33

Figur 8 Kategorin förändringsmöjligheter för lokalt installerat affärssystem ........................................... 36

Figur 9 Kategorin kvalitet och effektivitet för molnbaserade affärssystem ........................................................... 36

Figur 10 Kategorier och motiv för molnbaserat affärssystem ..................................................................... 37

Välj rätt – en kvalitativ studie till eller av valet av molnbaserat affärssystem

1

1 Inledning

det här avsnittet introduceras studiens huvudämne. Problembeskrivningen redogörs och leder fram till problemformuleringen. Till sist presenteras syftet med

studien.

1.1 Problembakgrund

Företag använder idag olika IT-‐lösningar för att öka tillväxten och konkurrenskraften (Movin & Zandelin, 2009). En av IT-‐lösningarna som används är affärssystem (Lundberg, 2004) och benämns på engelska, Enterprise Resource Planning (ERP). Affärssystem ses som en helhetslösning och används både inom den privata och den offentliga sektorn. Helhetslösning innebär att företag använder systemet inom de väsentliga områdena för att åskådliggöra arbetsflödet (Hedman, Nilsson, & Westelius, 2009). Förr var det inte möjligt för företag att ta del av all information, eftersom de hade olika system och informationen var bunden till respektive system. Systemet förser med funktioner som är nödvändiga för att driva ett företag och minskar därmed integrationsproblemen mellan olika system (Hedman et al., 2009).

Det sker en kontinuerlig förändring inom affärssystemsmarknaden och marknaden växer med elva procent per år, vilket påvisar att systemen är eftertraktade (Žabjek, Kovacic, & Štemberger, 2009). En anledning till ökningen är att företag numera ser potential med helhetslösningar (Žabjek, et al., 2009). Vi lever idag i ett IT-‐samhälle som ständigt utvecklas, vilket medför många outforskade områden (Grabski, Leech & Schmidt, 2011). Utvecklingen av affärssystem har gått ifrån att ha systemet lokalt installerat hos företag till att lägga ut det på molnet (Magnusson & Olsson, 2008; Movin & Zandelin, 2009). Därmed har vi fastställt affärssystemsområdet som intressant. Affärssystem på molnet har vi valt att benämna molnbaserat affärssystem. För att få en förståelse av molnbaserat affärssystem bygger vår teoretiska referensram på lokalt installerat affärssystem, outsourcing och cloud computing. Lokalt installerat affärssystem benämner Magnusson och Olsson (2008) är ett system som finns tillgängligt på företaget. Outsourcing innebär att företag lägger ut en aktivitet till en extern part istället för att utföra det internt (Bakshi & John, 2009). Cloud computing är en molntjänst som innebär att företag kan komma åt filer, information och program via internet. Databasen finns hos en tredje parts leverantör och företag betalar endast för de tjänster som läggs upp på molnet (Kim, 2009).

1.2 Problembeskrivning

De molnbaserade affärssystemen utgör idag en liten del av marknaden (Bjerre, 2011), men det förväntas öka enligt Movin och Zandelin (2009). Det räknas ta mellan tio och femton år för företag att gå från lokalt installerade till molnbaserade

I


2

affärssystem (Khajeh-‐Hosseini, Sommerville & Sriram, 2010). I nuläget är området för molnbaserat affärssystem relativt outforskat (Werner, 2009). Det kan dock finnas potential till att bli ett rikt forskningsområde, eftersom allt fler företag ser fördel med molnbaserat affärssystem (Grabski et al., 2011). Trots att fler företag börjar använda molnbaserade affärssystem hävdar Movin & Zandelin (2009) att vi i framtiden kommer genomgå en utveckling där företag både använder lokalt installerat affärssystem och molnbaserat affärssystem. Det här eftersom vi är i början av en övergångsperiod, där företag ska fatta beslut om att eventuellt byta till molnbaserade affärssystem (Khajeh-‐Hosseini et al., 2010). Khajeh-‐Hosseini et al. (2010) nämner att ett underlag för valet av ett affärssystem kan göras. Det här för att åskådliggöra de relevanta motiven företag har inför valet av ett affärssystem. Khajeh-‐Hosseini et al. (2010) nämner att kostnadsbesparing inte är ett tillräckligt motiv till varför molnbaserade affärssystem väljs. Motiv har vi valt att beskriva enligt följande, motiv är en drivkraft till valet av ett beslut. O’Brien och Marakas (2006) har kategoriserat företags motiv till valet av lokalt installerat affärssystem. Utifrån dessa som underlag vill vi undersöka vilka motiv det finns för små företag vid införskaffningen av ett molnbaserat affärssystem. Valet till att studera motiven för små företag är för att det finns olika affärssystem på marknaden. Därför bör företag välja ett affärssystem som stämmer överens med företagets verksamhet och den användning som efterfrågas (Baki & Cakar, 2005). Små företag definierar vi företag som har mellan 1 till 49 anställda (Randén, 2011).

1.3 Problemformulering

Vilka motiv påverkar valet av ett molnbaserat affärssystem?

1.4 Syfte

Syftet med studien är att identifiera motiv som är drivkraften till att små företag väljer molnbaserade affärssystem, jämfört med motiv för lokalt installerade affärssystem.


3

2 Teoretisk referensram

et här avsnittet presenterar resultatet från litteraturstudien. Begreppen affärssystem, molntjänst och outsourcing redogörs samt deras betydelser.

2.1 Allmänt om affärssystem

Affärssystem benämns på engelska Enterprise Resource Planning system (ERP) (Hedman et al., 2009) och är ett system företag använder för att leda och samordna resurser för att finna lönsamheten (Bancroft et al., 1998). Systemet kan användas som underlag till att fatta beslut, eftersom systemet tillhandahåller företags information och förser systemet med realtidsinformation (Bancroft et al., 1998). Affärssystem anses likna en ryggrad hos företag (Hedman et al., 2009). Det här eftersom det bidrar med en helhetslösning och kan leda till bättre kommunikation och informationsflöde inom företaget (Koch & Wailgum, 2008). Med helhetslösning innebär det att företag kan åskådliggöra allt i systemet, till exempel hela orderprocessen från början till slut. Koch och Wailgum (2008) nämner ett exempel på hur en orderprocess går till, utan och med ett affärssystem. Utan ett system är företaget pappersbaserat och papper med information går från avdelning till avdelning. Det här medför att ingen i företaget vet hur långt informationen är kommen i processen. Däremot med ett affärssystem får företag en helhetslösning, vilket tydliggör vem som har hand om ordern och vart den i processen befinner sig, men också om något behöver köpas in. Helhetslösning och integration kan leda till effektivitet inom företaget, vilket Magnusson & Olsson (2008) nämner är det övergripande syftet med affärssystem. Genom ovanstående information ses affärssystem som ett stöd för företags verksamhet.

Enligt Vilpola och Kouri (2005) är affärssystem oftast standardiserade, vilket innebär att mjukvaran säljs som den är och anpassas inte efter varje företags specifika behov och krav (Magnusson & Olsson, 2008). Det kan därmed vara till fördel för små företag att lägga stor vikt vid valet av affärssystem. Eftersom det finns olika affärssystem på marknaden bör företag välja ett affärssystem som stämmer överens med företagets verksamhet samt den användning som efterfrågas (Baki & Cakar, 2005). Företag bör välja det system som återspeglar företagets stärka sidor och stödja de resterade för att de ska nå konkurrensfördelar med sitt affärssystem (Baki & Cakar, 2005).

2.1.1 Lokalt installerat affärssystem

Företag som har lokalt installerat affärssystem har systemet tillgängligt på företaget. För att systemet ska fungera behöver företag både mjukvaror och hårdvaror (servrar och databas). All information som lagras i systemet, lagras hos företaget i en gemensam databas (Magnusson & Olsson, 2009). Därmed besitter företag själva kunskapen om systemet och har full äganderätt av sin databas med dess information och kan därmed utveckla och modifiera systemet (Hedman et al, 2009).

D


4

O’Brien och Marakas (2006) nämner ett antal övergripande kategorier som anses centrala vid införskaffning av ett lokalt installerat affärssystem. Nedan presenteras vardera kategori.

Kvalitet och effektivitet – Affärssystem skapar ett ramverk för att integrera information inom företaget, vilket resulterar att företag kan få ökad kvalitet (O’Brien & Marakas, 2006). Umble, Haft och Umble (2003) nämner att ökad kvalitet medför att informationen blir säkrare och pålitligare. Därmed innebär det också att det ställs krav på säkerheten vid införskaffning av systemet, (Movin & Zandelin, 2009) det här för att intressenter ska få pålitlig information om företaget (Larsson & Olsson, 2009). Kvalitet kan därmed beskrivas som den nödvändiga information som behövs för att företag ska kunna genomföra sitt arbete och bedriva sin verksamhet. Ökning av effektiviteten innebär att informationen i affärssystem är integrerade i en gemensam databas (Hedman et al., 2009; O’Brien & Marakas, 2006). Det medför att företag enklare kan få information och göra analyser för att öka tillväxten och konkurrenskraften (Movin & Zandelin, 2009). En ökning av effektiviteten är att företag specialanpassar systemet efter sin verksamhet istället för att anpassa sin verksamhet till ett standardiserat system. Det här eftersom varje företag är unikt. (Davenport, 1998; Magnusson & Olsson, 2009). Företag kan även öka effektiviteten genom att utbilda sina anställda, eftersom systemet tenderar till att vara omfattande (Al-‐Fawaz et al., 2008). Effektivitet kan därmed beskrivas som den tid det tar för företag att genomföra sitt arbete.

Kostnader – Företag bör sträva efter att bli kostnadseffektiva, enligt Movin och Zandelin (2009) kan företag bli det med hjälp av ett affärssystem. Det här eftersom de kan minska hårdvaror-‐, mjukvaror-‐ och transaktionskostnaderna. Det kan även minska kostnader för IT, eftersom affärssystemet innehar de delar ett företag kan tänkas behöva och behöver därmed inte integrera med olika system (O’Brien & Marakas, 2006). Företag kan också minska sina driftkostnader med ett affärssystem (Koch & Wailgum, 2008), men minskningen åtskiljer sig beroende på storlek av företag (Movin & Zandelin, 2009). Vidare nämns det att små företag har hanterbara licenskostnader medan installationskostnaderna är relativt stora för ett affärssystem (Movin & Zandelin, 2009). Enligt Hedman et al., (2009) köper företag affärssystem och får därmed full äganderätt av sin databas med tillhörande information. En undersökning som bygger på resultat från 2009 visar att tiden för införskaffningen av ett lokalt installerat affärssystem i genomsnitt är 18,4 månader där kostnaderna uppgår till ungefär 6,9 procent av företagets omsättning (Rådmark, 2010). Kostnader kan därmed definieras som de omkostnader företag kan minska med ett affärssystem.

Beslutstöd – Företag kan förbättra sin förmåga att fatta bättre beslut vid rätt tidpunkt med ett affärssystem. Det här eftersom systemet ger företag snabb tillgång till information (O’Brien & Marakas, 2006). En beslutsfattare måste vara säker på att informationen i systemet är pålitlig, eftersom informationen som finns i systemet kan användas vid beslut (Magnusson & Olsson, 2008). Enligt Movin och Zandelin


5

(2009) är det inte viktigt att ha mycket information, utan att ha rätt information. Dessutom ska informationen vara pålitlig för att kunna agera snabbare och fatta beslut. Det är IT-‐avdelningen som har ansvaret för vilken information som inkommer i systemet och därmed krävs det en bra insikt i vart informationen kommer ifrån. Genom att samla rätt information i systemet kan den analyseras för att finna lönsamma kunder (Movin & Zandelin, 2009). Affärssystem medför även att informationen blir mer aktuell och lättillgänglig i systemet eftersom alla i företaget kan ha tillgång till informationen (Umble, Haft & Umble, 2003). Beslutstöd kan därmed beskrivas som det stöd företag innehar för att få aktuell information vid beslut och att alla användare av systemet får tillgång till informationen.

Förändringsmöjlighet – Införskaffning av affärssystem innebär en förändring hos företag, bland annat att de får en helhetslösning eftersom arbetsflödet finns i systemet (Magnusson & Olsson, 2008). För att kunna få en helhetslösning måste dock företag och systemet anpassas till varandra (Magnusson & Olsson, 2008). Vidare förklarar O’Brien och Marakas (2006) att förändringen kan innebära att företags tidigare avdelningsväggar bryts ner. Det här kan resultera till flexibla företagsstrukturer (O’Brien & Marakas, 2006). Genom en flexibel företagsstruktur får företag en överskådlig bild över sin verksamhet. Det skapar också möjligheten till att begränsa och kontrollera rutiner, för att veta vart informationen kommer ifrån och vem som besitter på informationen (Larsson & Olsson, 2009). Förändringsmöjlighet kan därmed beskrivas att företag får en tydlig överblick på sin verksamhet, genom helhetssyn och flexiblare företagsstruktur.

2.1.2 Molnbaserade affärssystem

Som nämndes tidigare är molnbaserade affärssystem en blandning mellan lokalt installerat affärssystem, molntjänster och outsourcing. Det molnbaserade affärssystemet är därmed tillgängligt med förutsättning att det finns internetuppkoppling och en fungerande dator (Conway, 2011; Magnusson & Olsson, 2009). Tiden för administration av det molnbaserade affärssystemet minskar eftersom ett molnbaserat affärssystem sköts av en extern part (Magnusson & Olsson, 2009). Även behovet av IT-‐avdelningar minskar, eftersom företag inte behöver hantera driften av servrar och installationer (Kim, 2009). Det här på grund av att företag hyr systemet istället för att köpa, installera och underhålla själva. Det är därmed en extern part som tillhandahåller systemet och hanterar modifiering och anpassning (Kim, 2009). Företag hyr endast de moduler i systemet som passar företaget, det här för att uppnå kostnadsbesparingar (Conway., 2011; Kim., 2009) Enligt Magnusson & Olsson (2009) visar en undersökning att 40 procent av små företag kommer att använda molnbaserade affärssystem inom snar framtid. I en annan undersökning som bygger på ett resultat från 2009 visar, att tiden för att införskaffa ett molnbaserat affärssystem uppgår i genomsnitt till 11,6 månader, där kostnaden för driften är 6,2 procent av företagets omsättning (Rådmark, 2010).


6

2.2 Molntjänster

Molntjänster kan förklaras som alla former av IT-‐tjänster som ger företag tillgång till information, förutsatt att det finns utrustning med internetuppkoppling (Conway, 2011). En definition av molntjänster kan vara;

“Being able to access files, information, programs and 3rd party services from a Web browser via the Internet that are hosted by a 3rd party provider” and “paying only for the computing resources and services used”

(Kim, 2009, s. 65)

Molntjänster erbjuder ett nyare, bättre och ett mer ekonomiskare sätt att förse alla intressenter med olika tjänster. Ett exempel på förbättring är att företag alltid har tillgång till innehållet vart de än befinner sig, eftersom all den behövda informationen eller tjänsten ligger på molnet (Bakshi & John, 2009). Mobilitet är enligt Larsson och Olsson (2009) en av fördelarna med molntjänster, eftersom företag inte blir begränsade till varken en plats eller specifik dator. Att använda sig av molntjänster gör att företag kan koncentrera sig på sin huvuduppgift eftersom de outsourcar delar av sin verksamhet (Movin & Zandelin, 2009). Enligt Bakshi och John (2009) har alla med internetuppkoppling varit i kontakt med molntjänster. Det här med förutsättningar att personen i fråga har en mejladress eller ett Facebook-‐konto tillgänglig på internet.

För att förstå hur molntjänster används kan det definieras som en ny plattform. Den molnbaserade plattformen har en del tjänster som inte anses behövas på lokalt installerade plattformar. Det gäller exempelvis integrationer, där molnbaserade plattformar behöver hantera kraven från olika parter samtidigt (Movin & Zandelin, 2009).

2.2.1 Outsourcing

Outsourcing innebär att företag låter en extern part utföra en aktivitet som tidigare utförts internt (Jörgensen, 2003). Montley-‐Saunders (2006) nämner att det finns motiv till varför företag outsourcar, bland annat för att uppnå kostnadsbesparingar. Det här eftersom företag endast behöver betala för vad de faktiskt använder. Jörgensen (2003) nämner också de lägre kostnaderna som fördel, men även effektivitetsvinsterna, ökat fokus på huvuduppgiften, flexibiliteten och kvaliteten. Enligt DePompa (2003) är den främsta fördelen att företag kan fokusera på sin huvuduppgift istället för att underhålla sitt affärssystem. Alla företag vill specialisera sig på det de gör bäst, det vill säga sin huvuduppgift. Genom outsourcing förser de externa parterna med den hjälp som företag behöver med systemet, istället för att företaget själva ska behöva sköta det (Montley-‐Saunders, 2006). Det finns även nackdelar med outsourcing av affärssystem, såsom risk för driftstopp, att information kan förloras (Jörgensen, 2003; Olsson, 2006) samt att


7

företag förlitar sig på de externa parterna gällande säkerheten (Olsson, 2006). Företag som ser säkerhet som ett problem har valt att endast outsourca delar av affärssystemet, det vill säga de delar som inte är affärskritiska (DePompa, 2003).

2.3 Sammanfattning av lokalt installerat affärssystem

I följande stycke presenteras en modell som för läsaren ska ge en överskådlig bild över de kategorier och motiv som har uppkommit från den insamlande litteraturen. O’Brien och Marakas (2006) menar motiven för lokalt installerat affärssystem kan kategoriseras. Utifrån O´Brien och Marakas (2006) kategorier har vi hittat stöd från olika författare, som bekräftar att de nämnda motiven är de mest centrala vid införskaffning av ett lokalt installerat affärssystem. Nedan argumenteras varför det är dessa motiv som finns när företag införskaffar ett lokalt installerat affärssystem. Reserverar att det inte går att generalisera till alla små företag.

Figur 1 Kategori och motiv för lokalt installerat affärssystem. (Källa: Egen konstruerad)

Den första kategorin i Figur 1 är kvalitet och effektivitet, där vi utifrån den teoretiska referensramen kopplat fyra olika motiv. Det första motivet är integration, vilket framtogs efter O´Brien & Marakas (2006) samt Hedman et al (2009) beskriver hur affärssystem gör så att informationen i systemet integreras. Det andra motivet, kompetens inom företaget, framställdes eftersom företag behöver utbilda sina anställda, då affärssystem tenderar att vara omfattande (Al-‐Fawaz et al., 2008). Ett annat skäl är att Hedman et al. (2009) betonar att företag besitter kunskap om sitt affärssystem. Vidare under samma kategori nämner Movin och Zandelin (2009) vikten av säkerhet, då det ställs krav på företag vid en införskaffning av ett affärssystem. Det här eftersom intressenter vill veta hur företaget tillhandahålls (Larsson & Olsson, 2009). Umble et al. (2003) nämner även att information blir

Kvalitet & Effektivitet

Integration O'Brien & Marakas

(2006), Hedman et al (2009)

Kompetens inom företaget

Al- Fawaz et al (2008), Hedman et al (2009)

Säkerhet Movin & Zandelin (2009), Umble et al

(2003)

Modifiering av systemet

Magnusson & Olsson (2008), Davenport

(1998)

Kostnader

Äger sitt system Hedman et al (2009)

Lägre driftkostnader Kock & Wailgum (2008), Movin & Zandelin (2009)

Färre systemintegrationer Movin & Zandelin (2009), O'Brien & Marakas (2006)

Beslutstöd

Realtidsd-information Bancroft et al (1998), O'Brien & Marakas

(2006), Magnusson & Olsson (2008)

Lättillänglig information

Umble et al (2003), Movin & Zandelin

(2009)

Förändrings-möjlighet

Helhetslösning Kock & Wailgum

(2008), Magnusson & Olsson (2008)

Flexibel företagsstruktur

O'Brien & Marakas (2006), Larrson &

Olsson (2009)


8

säkrare vid ökad kvalitet. Med de här två argumenten skapade vi motivet säkerhet. Vidare kommer motivet, modifiering, det här eftersom det finns två typer av lokalt installerade affärssystem, standardiserat och specialanpassat (Davenport, 1998), men även för att Magnusson och Olsson (2008) beskriver att lokalt installerat affärssystem kan anpassas och modifieras utefter önskemål.

Under kategorin Kostnader framtogs tre olika motiv där det första motivet är äger sitt system. Det här motivet framtogs eftersom Hedman et al. (2009) beskriver att företag köper det lokalt installerade affärssystemet och därmed blir företagets ägodel. Fördelen blir att företag har full äganderätt av sin databas och dess information. Vidare tillkommer motivet lägre driftkostnader, som framställdes utefter att Koch och Wailgum (2008) beskriver att företag kan minska sina driftkostnader med hjälp av ett affärssystem. Även att Movin och Zandelin (2009) förklarar att små företag har hanterbara licenskostnader medan installationskostnaderna är stora. Det sista motivet inom kategorin kostnader är färre integrationer och enligt Movin och Zandelin (2009) bör företag alltid sträva efter kostnadsbesparingar, vilket kan göras genom affärssystem. Det här eftersom kostnaderna för IT minskar då företaget inte behöver integrera med ett flertal system (O’Brien & Marakas, 2006).

Den tredje kategorin är Beslutstöd och innefattar två motiv. Det första motivet realtidsinformation uppkom utefter Bancroft et al. (1998) nämner hur affärssystem ser till att tillhandahålla företags information. Det här medför att systemet förser företag med realtidsinformation som kan vara till hjälp vid beslutsunderlag. O´Brien och Marakas (2006) argumenterar också för hur företag kan förbättra sin förmåga att fatta beslut samt att företag förses med information på kort tid. Systemet medför dessutom att informationen som företaget får in är aktuell och lättillgänglig, eftersom alla inom företaget har tillgång till informationen (Umble et al., 2003). Enligt Movin & Zandelin (2009) är det lättare att analysera informationen om den samlas i affärssystemet. Utifrån det här skapade vi sista motivet lättillgänglig information.

Fjärde och sista kategorin är förändringsmöjligheter, som erhåller två motiv. Det första motivet är helhetslösning, som framtogs genom att Kock och Wailgum (2008) beskriver att ett lokalt installerat affärssystem bidrar med en helhetslösning. För att kunna få en helhetslösning måste dock företag och systemet anpassas till varandra (Magnusson & Olsson, 2008). Vidare beskriver Magnusson och Olsson (2008) att helhetslösning innebär en förändring hos företag. Med detta som utgångspunkt framtogs motivet helhetslösning. Sista motivet flexiblare företagskultur framtogs då affärssystem tenderar till att bryta ner företags tidigare avdelningsväggar, vilket resulterar till flexibla företagsstrukturer (O’Brien & Marakas, 2006). Larsson och Olsson (2009) argumenterar också för att det blir tydligare att veta vem som har lagt in information i affärssystemet.


9

3 Metod

detta kapitel presenteras studiens tillvägagångssätt med redogörelse för de olika metodval som gjorts för att kunna genomföra studien.

3.1 Forskningsansats

Vi inledde studien med att läsa vetenskapliga artiklar och litteratur inom området affärssystem. Det här för att få kunskap om vad som har framkommit inom området, vad det önskas att forska mer inom, men också för att erfara vad det i dagsläget skrivs om affärssystem. Genom det väcktes intresse för molnbaserade affärssystem, eftersom det är ett relativt outforskat område samt att det påvisar en kunskapslucka om varför små företag väljer molnbaserat affärssystem (Werner, 2009). Intresset ligger bakom affärssystemet, eftersom det vare sig är molnbaserat eller lokalt installerat har samma funktionalitet och innebörd. Därmed skapade vi problemformuleringen, ”Vilka motiv påverkar valet av ett molnbaserat affärssystem?”. Problemformuleringen bygger på att beskriva fenomenet vid en viss tidpunkt. För att besvara vår fråga valde vi att göra en kvalitativ studie. Valet av den kvalitativa studien gjordes för att vi ville ha möjligheten att gå in på djupet och få en förståelse, men även för att samla in mycket information från få personer (Jacobsen, 2002). Vi började först undersöka vilka motiv litteraturen nämner är de centrala anledningarna till varför företag väljer lokalt installerat affärssystem. Utifrån det valde vi att genomföra intervjuer med företagsrepresentanter från sex små företag för att ta reda på vilka motiv de hade inför valet av det molnbaserat affärssystem.

3.2 Informationsinsamling

3.2.1 Litteratursökning

Vi har utformat vår teoretiska referensram utifrån vetenskapliga artiklar, litteratur och artiklar från tidskrifter inom affärssystemsområdet, såsom Computer Sweden, Affärsvärlden och Industry Week. Vi sökte i artikeldatabaserna ABI Inform Global, Emerald och GoogleScholar för att erhålla vetenskapliga artiklar, där vi använde sökorden, Cloud Computing, Enterprise Resource Planning, Outsourcing, Outsourcing ERP, Challenges with ERP system. För att skapa relevans valde vi ut de vetenskapliga artiklarna som var relativt nypublicerade och relevanta för vår studie. Vetenskapliga artiklar har vi använt oss av för att få en bredare förståelse inom affärssystemsområdet samt höja tillförlitligheten i den teoretiska referensramen. Det här eftersom vetenskapliga artiklar överlag är mer aktuella än litteraturen. Dessa vetenskapliga artiklar utgjorde även grunden i vår förstudie om affärssystemsområdet. Den teoretiska referensramen består av litteraturer kring problemområde och hämtades från Högskolan i Halmstad och Stadsbiblioteket i Halmstad. Den teoretiska referensramen stöds upp med olika nypublicerade artiklar för att få aktualiteter. För att erhålla utvecklingen av området och bedöma vad som skrivs i dagsläget, valde vi även att läsa artiklar från tidskrifter.

I


10

3.2.2 Intervjuguide

Vi valde att strukturera intervjuguiden efter de fyra kategorier, Kvalitet och Effektivitet, kostnader, beslutsunderlag och förbättringsmöjligheter som nämns i teoretiska referensramen. Anledningen till utformningen och valet utav frågorna är för att under varje kategori stärks valet av lokalt installerat affärssystem med motiv. Vi har för läsarens förståelse skapat ett operationaliseringsschema (Bilaga III), det här för att tydliggöra varför frågorna har utformats.

Vi valde att genomföra semistrukturerade intervjuer, vilket innebär att det finns några fasta svarsalternativ som ska ställas i en specifik ordningsföljd, där en del oförutsägbara följdfrågor kan uppkomma (Andersson 2005). Vi kom fram till att den semistrukuterade lämpade sig bäst, eftersom vi kunde ställa specifika följdfrågor. Det var även nödvändigt under intervjuerna, eftersom det gav oss mer förståelse för vad intervjupersonerna menade och chansen till att ställa följdfrågor. Vi utformade två intervjuguider (Bilaga I och II), det här eftersom fem av företagen använder molnbaserade affärssystem och ett företag arbetar ut mot kund med systemet. Det sistnämnda företaget fick därmed tänka både ur kundperspektivet och utifrån deras egna kunskaper när de besvarade frågorna. Till intervjuguiden (Bilaga II) för det sist nämnda företaget, ändrades frågorna till dennes kunder. Därmed bedömde vi att frågorna var jämbördiga med varandra, med undantag av formuleringar, vilket medförde att innebörden var densamma för att vi skulle kunna jämföra de olika svaren.

Under vår dryga timmes långa intervjuer hade vi i åtanke att kunna avbryta en fråga och gå tillbaka till intervjuguiden. Det här för att försäkra oss om att frågorna skulle bli besvarade innan tiden var slut (Jacobsen, 2002). Dessutom för att få in den behövda informationen. Till sist hade vi även två uppföljningsintervjuer som byggde på det framkomna resultatet från de första intervjuerna. Dessa två uppföljningsintervjuer genomfördes för att vi ville försäkra oss om att det vi kommit fram till var reliabelt. Uppföljningsintervjuerna började med att vi presenterade vårt resultat för intervjupersonerna. För att sedan diskutera och stämma av det framkomna resultatet. Eftersom vi endast gjorde två uppföljningsintervjuer kanske vår reliabilitet sjunker då vi intervjuade sex personer. Men vi bedömde att svaren från intervjupersonerna under de första intervjuerna var liknande och skapade ett mönster, därmed räckte det att göra de två uppföljningsintervjuerna.

3.2.3 Validitet av intervjuguide

För att bedöma våra intervjuguider använde vi tidigare kontakter och intervjuade en affärssystemskonsult. Det här för att öppet diskutera våra frågor, försäkra oss om att frågorna var relevanta och lättförstådda samt att det överensstämde med det vår intervju skulle avse. Under intervjun valde vi att anpassa och förbättra frågorna till de kommande intervjuerna. De frågor som vi korrigerade var de som endast kunde besvaras ja eller nej och som inte hade någon följdfråga. Vi lade även till frågorna:


11

”Hur ser bindningstiden ut för systemet?”, ”Var de externa partnerna ett bra stöd vid införskaffningen av affärssystemet?” samt ”Vilka kostnader uppkom som Ni inte hade räknat med? Patel och Davidson (2003) stärker vår testprocess med intervjuguide, eftersom de betraktar att testprocessen görs för att testa frågorna och få klarhet ifall frågorna kan besvaras på det sätt vi vill.

Testprocessen gav oss även betydelsefull information om hur det går till när ett företag ska införskaffa ett affärssystem. Vad kunderna efterfrågar och hur de står inför ett val. Därmed gav det en tydligare bild samt att det blev lättare för oss att ställa frågor för att få ut rätt information från intervjupersonerna.

3.2.4 Urval

Våra kriterier för intervjupersonerna var att de skulle komma från olika små företag samt vara insatta inom valet av det molnbaserade affärssystem. Vi intervjuade fem personer som hade införskaffat ett molnbaserat affärssystem och en person som konsultar mot kunder i ett molnbaserat affärssystem. Den sistnämnda personens företag var dessutom i fasen av att utveckla molnbaserade programvaror. Anledningen till valet av intervjupersoner var att vi bedömde de ha kunskap om att besvara vår problemformulering samt att de även hade många års erfarenheter inom affärssystemsbranschen, både lokalt installerade och molnbaserade affärssystem. Valet utav intervjupersonen som konsultade och utvecklade programvaror var för att personen och dennes företaget lever i realtid med utvecklingen och därmed kunde besvara vår problemformulering. Fyra av de sex intervjuerna var öppna intervjuer där vi besökte intervjupersonernas företag. De andra två intervjuerna var telefonintervjuer.

3.2.5 Intervju

Vi hade sex stycken semistrukturerade intervjuer. Det här eftersom vi ville föra en dialog och knyta en personlig kontakt med intervjupersonerna, men även för att vi lättare skulle få en förklaring ifall det var något som vi inte uppfattade. Enligt Jacobsen (2002) och Andersson (2005) är en öppen intervju ett bra sätt att införskaffa information på. Vi ville att intervjupersonerna skulle känna sig bekväma och bestämde därför att genomföra intervjuerna hos respektive företag. Det här stärker Jacobsen (2002) genom att beskriva vikten av att intervjupersonen ska känna sig trygg under intervjun. Dock blev två intervjuer via telefon på grund av avståndet, men vi bedömer ändå att intervjun genomfördes på ett avslappnat sätt och att vi fick ut bra information. Varje intervju började vi med att förmedla vårt syfte med studien, men även lite om oss själva. På så sätt fick intervjupersonerna en tydlig bild om varför intervjun ägde rum. (Denscombe, 2009).

För att etablera förtroendet med intervjupersonerna samt säkerställa att vi uppfattat korrekt, valde vi att förmedla transkriberingen till vardera intervjuperson. Genom att skicka ut transkriberingen till vardera intervjuperson kontrollerade vi att


12

den insamlade informationen var korrekt. Det här eftersom intervjupersonerna fick återkomma om de bedömde att vi uppfattat fel eller uppfattat rätt. Dessutom genomförde vi två uppföljningsintervjuer för att få en personlig feedback samt avstämning där vi presenterade resultatet som vi åstadkommit. Vi bedömde att det räckte med två uppföljningsintervjuer för att försäkra oss om att informationen var rätt.

3.2.6 Analys av informationsinsamling

Efter att vi genomfört respektive intervju transkriberade vi materialet direkt. Det här eftersom vi inte skulle missa några viktiga detaljer som sades under intervjun, då det fortfarande var relativt färskt. Vi valde att spela in alla intervjuer för att ha tillgång till allt som sades under transkiberingsprocessen, det här eftersom det ibland finns tendenser till att försumma detaljer. Vid transkriberingen använde vi oss av intervjuguiderna som underlag för att enkelt kunna analysera informationen. När vi sedan började skriva den empiriska studien presenterade vi först varje företag, för att läsaren skulle få en förståelse om intervjupersonen och dess företag. Sedan fortsatte vi att presenterar vardera kategori för sig och gå igenom vad intervjupersonerna besvarade på frågorna under varje kategori. Det här för att läsaren tydligt skulle förstå vad de olika intervjupersonerna diskuterade under vardera kategori, men även för att underlätta inför analyseringen mot teoretiska referensramen. Efter att ha framfört intervjupersonernas svar kring varje kategori fortsatte vi med en analys mot den teoretiska referensramen. Det här var också för att läsaren enkelt skulle följa med i vad som analyserades till vardera kategori. I analysen har vi använt oss av orden ungefär och liknande. Med dessa ord menar vi att till exempel 4 av 6 intervjupersoner har svarat överensstämmande. Till sist valde vi att avsluta vardera kategori med en jämförelse mellan modellen från den teoretiska referensramen och hur den såg ut efter den empiriska studien. Det här för att tydliggöra för läsaren vilka motiv som fallerat och vilka som tillkommit. Exempel på vilka motiv som föll bort är äger sitt system och exempel på motiv som har tillkommit är fokus på sin huvudppgift.

3.3 Validitet och reliabilitet

När vi gjorde vår studie hade vi validitet och reliabilitet i åtanke. Validiteten är indelad i intern och extern validitet. Intern validitet innebär att det som mäts är det som det är avsatt att mäta och extern giltighet innebär att resultatet som vi fick fram även kan gälla i andra sammanhang (Jacobsen, 2002). Vi fokuserade på hög intern validitet. Det här eftersom vår studie endast gick ut på att intervjua och analysera ett mindre antal företag, vilket gjorde att vi inte kunde generalisera det resultat vi fick fram. För att nå hög intern validitet krävdes det att vi kritiskt granskade de källor studien var baserad på. Det här för att säkerställa att vi undersökte det som vår studie avsåg. Efter att ha studerat områdena affärssystem och molntjänster, bedömde vi att informationen kunde bearbetas på ett bättre sätt. Det här eftersom vi kunde reflektera kring tidigare litteratur samt att eliminera den information som


13

inte var väsentlig för vår studie. Våra intervjupersoner valdes även ut efter kriterierna, vilket medförde att vi försäkrade oss om att det vi undersökte avsåg det vi ville undersöka. Vi tycker att vi fick ut bra information, eftersom intervjupersonerna hade erfarenheter kring lokalt installerade affärssystem, molnbaserade affärssystem och ur kunders synvinkel. Genom att vi endast intervjuade fem företag som använder molnbaserade affärssystem och ett som utvecklar molnbaserade programvaror till ett molnbaserat affärssystem kan vi inte generellt fastställa någon specifik bransch eller ägandeform.

Att undersöka studiens reliabilitet handlar om att undersöka huruvida studien går att lita på eller inte (Jacobsen, 2002). Det vill säga kontrollerar om studiens tillvägagångssätt kan användas av andra personer och uppnå samma resultat. Vi bedömer att vårt tillvägagångssätt är tydligt och att andra personer kan få fram samma resultat om de använde sig av vårt tillvägagångssätt. Eftersom vi valde att både anteckna och spela in våra intervjuer medfördes det att informationen inte kunde tolkas eller refereras fel. Jacobsen (2002) stärker detta genom att argumentera att det kan förekomma felkällor, vilket gör att studien inte kan genomföras flera gånger (Jacobsen, 2002). Inspelningen medförde att vi kunde lyssna ett flertal gånger på intervjuerna för att kontrollera att vi uppfattat allting korrekt. Det som ökar reliabiliteten är att vi att vi hade två uppföljningsintervjuer som visade att de framkomna kategorierna och motiven stämde överens med varför små företag valde molnbaserade affärssystemet.

3.3.1 Kritik mot vår metod

Att vi i vår studie endast valde att intervjua sex personer med relationer till molnbaserade affärssystem kan ses som en svaghet, eftersom resultatet måste vara reliabelt. Det kan därför i vår studie finnas vissa brister hur stor grad det framkomna resultatet går att lita på. Vi konstaterar dock att vår studie är reliabel eftersom de sex intervjupersonerna argumenterade överensstämmande, vilket vi bedömde skapade ett mönster. Men även om vi hade intervjuat fler företag hade vi antagligen fått ungefär samma svar samt att vi även validerade våra frågor med hjälp av en affärssystemskonsult. Det här för att få fram de relevanta frågorna till första tillfället med intervjupersonerna. Vi upplever också att våra intervjuer var intensiva och gick ner på djupet, för att kunna utesluta feltolkningar samt förstå vad intervjupersonen uttrycker om ämnet. Det resultat vi kom fram till betraktar vi inte kan jämföras med stora företags val, eftersom det endast var små företag vi intervjuade. De små företagen valde vi att intervjua, eftersom viss litteratur pekar på att det främst är små företag som använder molnbaserade affärssystem. Resultatet kan heller inte generaliseras till en specifik bransch, vilket vi bedömde är svårt att kunna göra, eftersom det är något nytt med molnbaserade affärssystem och de har inte slagit fullt ut på marknaden.


14

3.4 Metodsammanfattning

Vi började med att välja kvalitativ studie som forskningsansats. Därefter valde vi att utforska affärssystemsområdet för att få uppfattning och lärdom angående området, lokalt installerat såsom molnbaserat affärssystem. Det här för att se över om det fanns en kunskapslucka och något som vi kunde bygga vår studie på. När vi bekräftat att molnbaserat affärssystem var relativt outforskat (Werner, 2009) bestämde vi oss för att genomföra denna studie. För att samla in den behövda informationen kring området valde vi att gör det genom exempelvis böcker och vetenskapliga artiklar. Utifrån informationen från den teoretiska referensramen utformade vi två stycken intervjuguider. Det här eftersom vi fick fem intervjuer med intervjupersoner som använder ett molnbaserat affärssystem i deras företag, och en intervju med en person vars företag arbetar ut mot kund med det molnbaserade affärssystemet. För att validera intervjuguiden genomförde vi en testprocess med en affärssystemskonsult. Under testprocessen förändrade vi intervjuguiden till de kommande intervjuerna för att frågorna skulle peka på det svaret vi ville få in. Därefter genomfördes de semistrukturerade intervjuerna, fyra av intervjuerna var öppna intervjuer och två var telefonintervjuer. Vi påbörjade våra intervjuer med att förklara på ett etiskt sätt vilka vi var och vad studien avsåg. Intervjupersonerna fick dessutom ta del utav informationen för att säkerställa att vi uppfattade det dem sade korrekt. Varje intervju spelades in för att förenkla transkriberingsprocessen. Efter att ha studerat den insamlade informationen från intervjupersonerna genomfördes två uppföljningsintervjuer för att diskutera det framkomna resultatet. Studiens framkomna resultat är specificerat till små företag, eftersom vi endast valt att intervjua personer från små företag. Vi är också medvetna om att resultatet inte kan generaliseras på grund av antalet intervjupersoner, bransch samt storlek på företag.


15

4 Empirisk studie

edan presenteras resultatet från empiriska studien tillsammans med analys utifrån teoretiska referensramen. Kapitlet inleds med presentation av

intervjupersonerna och dess företag. Vidare presenteras resultatet från den empiriska studien och analysen. Vi har valt att presentera resultatet utefter kategorierna och motiven som används inför valet av ett lokalt installerat affärssystem samt intervjuguidens struktur (Bilaga I & II). Varje kategori avslutas med en förklaring av vad som kvarstår eller uteslutits för molnbaserade affärssystem. I vissa fall är svaren från intervjupersonerna sammanflätande då intervjupersonerna argumenterar överensstämmande.

4.1 Presentation av företag och intervjuperson 4.1.1 Intervjuperson A

Intervjuperson A förklarar att denne är VD på ett företag som säljer designade små plånböcker i metall och läder. Vidare förklarar intervjuperson A att företaget grundades runt år 2000 av en person som ledsnat på tjocka plånböcker. Intervjupersonen tillsammans med sin familj förvärvade företaget i januari 2009. Intervjuperson A förklarar att företaget inte har några anställda, utan har agenter i Danmark och Polen som sköter försäljningen av deras produkter samt distributörer i Finland, Tyskland och England. Företaget utvecklas i år även till Boston och intervjuperson A har stora förhoppningar på framgång även där. Intervjupersonen har trots ung ålder erfarenhet inom branschen och har arbetat med en rad olika lokalt installerade affärssystem. Vidare förklarade intervjuperson A att de bestämde sig för det molnbaserade affärssystemet Specter efter att ha betraktat olika system, både lokalt installerade och molnbaserade affärssystem. Det här eftersom systemet förser företaget med tillgänglighet och bedöms vara mer ekonomiskt.

4.1.2 Intervjuperson B

Intervjuperson B äger ett företag som arbetar inom ljud, ljus, audio-‐ och video-‐teknik. Företaget säljer, installerar och hyr ut produkter till både privatpersoner och företag. Vidare förklarar intervjuperson B att företaget grundades av intervjupersonen själv år 2006 och att de idag är två anställda. Vid starten av företaget valde intervjupersonen ett lokalt installerat affärssystem. Intervjupersonen fastställde att företaget inte hade användning utav all funktionalitet samt det inte var användarvänligt. Därför bestämde sig intervjuperson B att byta till ett molnbaserat affärssystem, eftersom systemet försedde intervjupersonen med tillgänglighet. Efter att ha undersökt olika molnbaserade affärssystem vidkom intervjupersonen systemet Fortnox, vilket betraktades vara ett välanpassat system för företagets verksamhet. Dock har intervjupersonen valt att inte lägga upp all information i sitt molnbaserade affärssystem.

N


16

4.1.3 Intervjuperson C

Företaget som intervjuperson C arbetar på är en affärsbyrå för medelstora företag som erbjuder bokföring och redovisning. Intervjupersonen förklarade att denne startade företaget år 2007 och har idag fyra anställda. Vidare presenterade intervjuperson C sig som grundare och VD på företaget. Intervjupersonens huvudsakliga arbetsuppgifter är att arbeta ute hos sina kunder och agera som deras ekonomichef. Intervjuperson C förklarade att denne tidigare arbetat som ekonomi-‐ och redovisningschef och därmed arbetat i en rad olika lokalt installerade affärssystem. Trots erfarenheter från lokalt installerade affärssystem valde intervjuperson C att i uppstarten av företaget införskaffa det molnbaserade affärssystemet 24sevenoffice. Det här eftersom intervjupersonen och dess anställda behövde ett lättillgängligt system som de kunde komma åt ute hos sina kunder och med ett molnbaserat affärssystem fanns den möjligheten.

4.1.4 Intervjuperson D

Intervjuperson D presenterar företaget som denne arbetar på som ett gammalt bolag inom bokföring som startades på 1950-‐talet. Idag har företaget åtta kontor runt om i Sverige och erbjuder bokföring, rådgivning och revision. Intervjuperson D uttrycker att företaget är en uppstickare i revision-‐ och bokföringsbranschen som erbjuder stöd inom revision och IT. Intervjuperson D befinner sig på kontoret i Göteborg där denne började år 2010 och arbetar som marknadsansvarig och projektledare i utveckling av ett molnbaserade affärssystem. Intervjupersonen har tidigare arbetat med marknad-‐ och utvecklingsfrågor men uttrycker sig själv ha mer kompetens inom IT och utveckling än om marknadsfrågor. Enligt intervjuperson D satsar företaget i dagsläget på förändring och utveckling, där de utvecklar molnbaserade programvaror som ska leda till ett molnbaserat affärssystem. Vid frågan varför intervjuperson D’s företag utvecklar ett eget system besvarade intervjuperson D att affärssystemsbranschen tar betalt för fel saker. Intervjupersonen betraktar att de befintliga molnbaserade systemen har försökts att göras molnbaserade genom lokalt installerade affärssystem, vilket intervjupersonen uttrycker inte blir effektivt. I dagsläget erbjuder företaget det molnbaserade affärssystemet Fortnox till sina kunder. Företagets kunder valde det molnbaserade affärssystemet, eftersom det blir lättare att få hjälp med redovisningen och att det är mer kostnadseffektivt än ett lokalt installerat affärssystem. Intervjupersonen och dess kollegor bokför och rådgiver åt sina kunder i Fortnox.

4.1.5 Intervjuperson E

Företaget som intervjuperson E arbetar på är ett svenskt designföretag som designar smycken och inredning. Intervjuperson E är grundaren för företaget och arbetar med att formgiva produkterna. Intervjupersonen E förklarade att företaget grundades 2006 i Stockholm, där de även idag formgiver sina produkter. I dagsläget har företaget åtta stycken fast anställda, men har även extra personal som arbetar vid behov. Försäljning av företagets produkter sker via webbshop och butiker, men


17

de har även kring 480 återförsäljare i Sverige, Danmark, Finland, Norge och Frankrike. Intervjupersonen förklarade att i uppstarten av företaget använde de ett lokalt installerat affärssystem, men att de idag använder det molnbaserade affärssystemet Specter. Systemet gör så att företaget är platsoberoendet och de anställda kan därmed befinna sig vart som helst och komma åt samma information. Dessutom är Specter bra anpassat för deras verksamhet vilket var ett krav, förklarar intervjupersonen då företaget inte ville ägna mer tid åt systemet än vad det egentligen behövdes. Vidare förklarar intervjuperson E att de integrerar Specter med ett kassasystem till de fyra butikerna.

4.1.6 Intervjuperson F

Intervjuperson F presenterade företaget som ett klädföretag som främst designar barnkläder men även en del vuxenkläder. Intervjuperson F är VD på företaget och är en utav grundarna som startade företaget år 2006. Idag har företaget webbshop och butiker runt om Stockholm. Intervjupersonen har tidigare varit i kontakt med lokalt installerat affärssystem och vid uppstarten utav företaget använde de ett lokalt installerat system. Det var för tre år sedan som företaget bytte till det molnbaserade affärssystemet Specter. Det här eftersom Specter då var bra anpassat för dennes verksamhet och kunde integreras med företagets molntjänster, men på grund utav tillväxt i företaget letar de i dagsläget efter ett nytt affärssystem, förklarade intervjuperson F.

4.2 Kvalitet och effektivitet

På frågorna vilka system företagen integrerar med sitt molnbaserade affärssystem och på vilket sätt det molnbaserade affärssystemet lett till en effektivare användning berättade intervjupersonerna följande: Intervjuperson A förklarar att intervjupersonen numera snabbt kan koppla upp sig till systemet genom en hårdvara, antingen via mobil eller en dator. Dessutom förklarar intervjuperson A att företaget använder endast de moduler i Specter som behövs för att kunna driva företaget, vilket enligt intervjupersonerna påverkar kvaliteten. Vidare förklarar intervjuperson A att företaget inte integrera med andra system utan använder sig endast utav Specter. Det här, enligt intervjupersonen förser företaget med en helhetslösning eftersom hela verksamheten ligger i ett system. Det medför även ett effektivare och snabbare arbetssätt då de anställda inte behöver arbeta i flera olika system eftersom att allt finns i Specter. Intervjuperson B förklarade att affärssystemet bland annat lett till effektivitet inom företaget. Det här eftersom att i början skedde allt manuellt, vilket gjorde att arbetet tog väldigt lång tid. Företaget började därefter använda ett lokalt installerat affärssystem. Det lokalt installerade affärssystemet drog ner på arbetstiden, men var svår använt. Idag används ett molnbaserade affärssystemet, vilket enligt intervjupersonen har dragit ner på arbetstiden ytterligare. Det här eftersom systemet är enklare än det tidigare lokalt installerad affärssystemet, men även för att det endast behövs en dator för att använda systemet. Vidare diskuterade intervjuperson B att företaget har sin


18

inventarielista vid sidan av systemet, anledning till det är att ha bättre tillsyn, eftersom intervjupersonen inte förlitar sig tillräckligt på systemet.

”Jag kan med hjälp utav Fortnox arbeta snabbare och dessutom var som, men jag litar inte på systemet fullt ut utan har det endast i kontrollsyfte” (Intervjuperson B)

Intervjuperson C förklarar att systemet effektiviserar arbetet eftersom all information samlas i det molnbaserade affärssystemet. Det behövs inte olika system för att kunna driva företagets verksamhet. Intervjuperson utryckte:

”Det går nu att snabbt få tag på den behövda informationen eftersom att allt finns tillgängligt i endast ett system” (Intervjuperson C)

Intervjuperson E och F diskuterar också att systemet har effektiviserat deras arbete. Intervjuperson E uttryckte att med det lokalt installerade affärssystemet lades tid på att underhålla systemet, vilket inte behövs längre. Den tiden lägger de istället på sin huvuduppgift, det vill säga formgiva och designa deras produkter. Dock sticker intervjuperson F ut med att det har lett till effektivitet, eftersom de kan integrera med olika molntjänster, som exempelvis kassasystemet. Intervjupersonen berättar nämligen att det är enklare att integrera med molntjänster med ett molnbaserat affärssystem än vad det skulle varit med ett lokalt installerat. Vidare diskutera intervjuperson F likt intervjuperson B, C och E att de har processer vid sidan av systemet. Intervjuperson B har inventarielistan vid sidan av och intervjupersonerna C, E och F har andra system som de integrera med. För intervjuperson C är det hantering av löner. Anledningen är att löner är ett kapitel för sig, enligt intervjuperson C. För intervjuperson E’s företag är det kassasystemet till butikerna. Intervjuperson E diskuterar att det är bra att integrera med kassasystemet, eftersom de direkt får in information om vad som säljs i butikerna. Dock förespråkar intervjuperson E så som de övriga intervjupersonerna med att endast använda ett system. Fast eftersom kassafunktionen inte finns i systemet tycker intervjupersonen inte att integrationen är något problem. Intervjuperson F integrera sitt system med orderformulär, löneadministration och webbshop-‐funktion. På liknande fråga om hur det molnbaserade affärssystemet effektiviserat intervjuperson D’s kunder, diskutera intervjupersonen att deras kunder uttrycker det är bra, eftersom intervjuperson D när som snabbt kommer åt systemet och kan vara behjälplig. Vidare diskuterar intervjuperson D att dem är unika i sin bransch. Det här eftersom de inte integrerar med andra system. Intervjuperson D menar att färre system effektiviserar arbetsprocesserna.

Den kompetens som behövs inom företaget för att driva ett molnbaserat affärssystem resonerade intervjupersonerna snarlikt. Intervjuperson D berättar att anledningen till varför deras kunder valde bort IT-‐avdelningen var för att de inte hade kompetensen samt att de enklare fick hjälp med redovisningen av intervjuperson D’s företag. Intervjuperson D och dennes kollegor kan enkelt ta sig in i systemet fast de inte befann sig på företaget och förklarar att:


19

”Våra kunder behöver idag endast kompetens för användningen av Fortnox” (Intervjuperson D)

De övriga intervjupersonerna resonerade likt intervjuperson D’s kunder att de inte hade kompetensen inom företaget för att hantera ett lokalt installerat affärssystem. Intervjuperson A med familj bedömde inte sig ha kompetensen samt viljan av att driva en IT-‐avdelning. Intervjuperson menade att:

”Från Specter får vi den kompetens som behövs för företaget och vi hade omöjligt kunnat sköta det internt” (Intervjuperson A)

Intervjuperson A, C, E och F diskuterade att det känns skönt att veta att de som har kompetens för att sköta en IT-‐avdelning gör det, vilket i detta fall är de externa partnerna. Intervjuperson A och C förklarade även att de inom företaget har ändrat rutiner för att kunna behärska systemet efter företaget. Intervjuperson C förklarade att de har kartlagt sina arbetsuppgifter efter systemet. Dock uttrycker båda intervjupersonerna att det har varit svårt beroende på generationerna, den äldre generationen vill förhålla sig till pappersarbete och den yngre generationen är vana vid hantering av IT eftersom de är uppväxta med det. Intervjuperson B argumenterade överensstämmande med intervjuperson A att de inte har kompetensen att hantera en IT-‐avdelning. Dessutom argumenterade även intervjupersonen att företaget är för litet för att lägga ner tid på ett system som endast används av en person. Intervjuperson B behöver endast inneha kunskap om Fortnox.

”Systemet är enkelt och användarvänligt, skulle det vara något finns det manualer till hjälp ” (Intervjuperson B)

Vidare förklarar intervjuperson E att det var företaget som hade ansvaret för IT-‐ avdelningen när de använde sig av lokalt installerat affärssystem. Intervjupersonen resonerade att de inte ville ha någon specifik IT-‐avdelning eftersom de är små företag. Vidare diskuterade intervjuperson E att denne har ansvaret för kontakten med de externa partnerna och likt intervjuperson A och B behöver de endast inneha kunskap om Specter. Intervjuperson F förklarar att vid införskaffningen utav Specter var det endast en demodag som genomfördes, vilket var deras utbildning till systemet. Intervjupersonen jämförde detta med det tidigare lokalt installerade systemet där de hade en veckas utbildning för att utbilda sig inom systemet.

De sex intervjupersonerna resonerar att de idag kan fokusera på sin huvuduppgift när frågan ställdes hur de lättare kan fokusera på sin huvuduppgift med ett molnbaserat affärssystem. Intervjuperson A förklarar att de kan fokusera på det som dem är bra på, det vill säga designa och sälja plånböcker. Intervjuperson B och F nämner liknande att de också kan lägga fokus på företagets verksamhet och inte på systemet. Vidare resonerar intervjuperson C ungefär densamma att dem kan fokusera på att hjälpa sina kunder med deras ekonomi. Intervjuperson E förklarar


20

att denne inte behöver tänka på underhållningen utav systemet utan kan lägga all fokus på formgivning. Till sist förklarade intervjuperson D att deras kunder kan fokusera på deras huvudsakliga uppgift och få den hjälp som behövs genom intervjuperson D’s företag.

Argumentationen kring frågan om hur intervjupersonerna kan modifiera sitt system är att intervjupersonerna, förutom intervjuperson B saknade att själva kunna lägga till en sökväg. Däremot fick de hjälp av de externa partnerna om de ville ha en sökväg, men då mot en kostnad. Om andra företag efterfrågade en liknande sökväg gjordes detta oftast kostnadsfritt. Enligt intervjuperson A är Specter ett standardsystem som erbjuder kunderna tilläggsmoduler för att ge ett system som kunderna behöver. Intervjuperson C menade samma som intervjuperson A att 24sevenoffice är ett standardsystem som anpassas till företagets verksamhet.

”Jag tycker norrmännen har lyckats bra med 24sevenoffice och allt jag behöver för att bedriva min verksamhet förser systemet mig med” (Intervjuperson C)

Intervjuperson D’s kunder konstaterar att systemet har mer att ge och vill, till exempel ha varningssignaler i systemet, så när exempelvis en leasing av bil ska bokföras ska det varnas att det endast är hälften av momsen som gäller. Intervjuperson F använder likt intervjuperson A också Specter och uttrycker att funktionaliteten från systemet är en begränsning vilket har inneburit funderingar på att byta tillbaka till lokalt installerat affärssystem. Det här eftersom de i dagsläget inte kan ta ut egna rapporter som är skräddarsydd utefter deras verksamhet förklarar intervjuperson F. Intervjuperson B argumenterade emot de övriga intervjupersonerna och tycker att systemet är anpassat efter företagets behov samt att det är användarvänligt då intervjupersonen lätt kan ångra eller ändra vid fel.

Vidare på frågan vilka moduler använder företagen använder, förklarade intervjuperson A och E att alla anställda dagligen arbetar i systemet och att de använder modulerna inköp, order, fakturering, lagerhantering och till viss del bokföring. Intervjuperson B använder modulerna fakturering, lön och bokföring, vilket därmed inte rör den anställdes arbetsuppgifter. Intervjuperson C och dess anställda använder alla moduler i systemet, det vill säga CRM, offert, planering/projekt, faktura, bokföring samt filarkiv. Intervjuperson D förklarade att deras kunder huvudsakligen använder fakturering, bokföring och arkivplats men det finns kunder som använder andra moduler. Intervjuperson F förklarar att de i dagsläget använder modulerna, bokföring, order, lager, fakturering, multilager, webbkoppling mot e-‐handel, betalningsmoduler för att koppla tillbaka till e-‐handeln.

På frågan hur intervjupersonerna ansåg om säkerheten var det relativt överensstämmande åsikter. Alla intervjupersoner förutom intervjuperson B tyckte att det inte var ett hinder med en extern part som sköter hantering av deras information samt att den ligger uppe på molnet. Det här eftersom


21

intervjupersonerna kände tillit till de externa partnerna. Intervjuperson A förklarade på följande sätt om säkerheten:

”Hade vårt företag varit stora som Apple, Volvo och Ericsson hade vi nog funderat mer över säkerheten då ju större företag desto mer information, men idag tycker vi inte det

är kritiskt” (Intervjuperson A)

Intervjuperson C hade densamme åsikt som intervjuperson A och förklarade följande:

”Vi ser inget problem med säkerheten och ställer en kund frågan om säkerheten förklarar vi att deras internetbank med diverse känslig information ligger på internet”

(Intervjuperson C)

Även intervjuperson D resonerade densamma och menade också att i dagsläget kan vem som helst ta del av företagets redovisning på internet. Vidare förklarade intervjuperson D att lösningen på säkerhetsfrågan kring deras utveckling av programvaror kunde vara pinkod till det som deras kunder uttryckte var känsligt. Intervjuperson E resonerar att systemet känns säkrare än det tidigare eftersom personen förmodar att de externa partnerna har mer kompetens och kör backuplösningar som är bättre än när de själva gjorde det. Vidare förklarar intervjuperson F liknande som intervjuperson D att information finns på internet och uttryckte:

”Eftersom att vi säljer barnkläder och inte försvarshemligheter är informationen inte så allvarlig” (Intervjuperson F)

Dock mot argumenterade intervjuperson B frågan om säkerheten eftersom denne inte förlitade sig på säkerheten. Det här eftersom intervjupersonen inte vet vart informationen är lagrad samt hur enkelt det är för andra att komma åt datan. Intervjuperson B resonerade som intervjuperson A att hade de vart ett större företag hade inte molnbaserat affärssystem varit ett alternativ.

4.2.1 Analys av kvalitet och effektivitet

Nedan kommer första kategorin kvalitet och effektivitet för lokalt installerat affärssystem (Figur 1) analyseras med resultatet från studien. Vi kommer analysera varje motiv inom kategorin styckvis med studiens svar.

Utifrån teoretiska referensram beskrivs kvalitet, med den information som är nödvändig för att företag ska kunna genomföra sitt arbete och bedriva sin verksamhet. Medan effektivitet beskrivs som den tid det tar för företag att genomföra sitt arbete. För att kunna införskaffa den nödvändiga informationen och arbeta snabbare behövs det integrationer, kompetens inom företaget, krav på säkerhet och att företaget ska kunna modifiera sitt eget system (Figur 1). Första motivet under kategorin är integration. O´ Brien och Marakas (2006) argumenterar


22

att integrationer resulterar till ökad kvalité. Intervjupersonerna förklarar att genom integration får företag en helhetslösning, vilket de bedömer medför både effektivitet och kvalitet. Intervjupersonerna berättar förutom att de numera kan koppla upp sig snabbt till systemet, så kan de även förse sina medarbetare med den nödvändiga informationen. Vidare nämner intervjupersonerna positivitet med att ha ett affärssystem som integrerar med deras molntjänster eller andra system, vilket bland annat var intervjuperson F´ s anledning till det molnbaserade affärssystemet. Det här styrker Bose (2009) genom att informationen automatiskt integreras när allt läggs upp på molnet. Fortsättningsvis nämner O´Brien och Marakas (2006) samt Hedman et al. (2009) att integreringen sker i en gemensam databas. Majoriteten av intervjupersonerna integrera sina system i en gemensam databas. Förutom att intervjupersonerna nämner att helhetslösning bidrar med effektivitet, bedömer de även att med ett molnbaserat affärssystem kan de lägga mer tid på sin huvuduppgift. Det här eftersom de inte behöver fokusera på att driva och underhålla ett system vilket enlig Magnusson och Olsson (2008) företag behöver göra med ett lokalt installerat affärssystem. DePompa (2003) stärker intervjupersonernas svar med att de kan fokusera på sin huvuduppgift då denne nämner att den främsta fördelen för företag med ett molnbaserat affärssystem är att de kan fokusera på sin huvuduppgift istället för att underhålla sitt affärssystem.

Det andra motivet under kategorin är kompetens inom företaget. Al-‐Fawaz et al., (2008) nämner att företag kan öka effektiviteten genom att utbilda anställda inom systemet. Det här eftersom lokalt installerade affärssystem tenderar till att vara omfattande. Intervjupersonerna motsäger att systemet är omfattande och bedömde att de inte behövde någon särskild utbildning, utan lärde sig att använda systemet snabbt. Vidare nämner Hedman et al. (2009) under lokalt installerat affärssystem att med lokalt installerat affärssystem besitter företaget själva kunskapen om systemet. Det här motsäger också intervjupersonerna eftersom de endast behöver kompetens till användningen utav systemet, då de externa parterna sköter underhåll och kompetensen av att driva systemet.

Det tredje motivet är säkerhet, vilket innebär att ställs det krav på säkerheten blir informationen pålitligare (Umble et al., 2009). För lokalt installerat nämner Movin och Zandelin (2009) att det ställs krav på säkerheten med systemet. Alla intervjupersoner förutom intervjuperson B uttrycker att det är säkert med ett molnbaserat affärssystem och att de förlitar sig på att de externa parterna har kontroll på vad som sker med systemet. Intervjuperson B resonerar att denne inte känner tillit till de externa parterna eftersom att informationen ligger uppe på molnet. Olsson (2006) stärker under outsourcing det intervjuperson B resonerar och uttrycker att företag inte ska förlita sig på de externa parterna när det gäller säkerhetsfrågor. Vidare styrker DePompa (2003) resonemanget under outsourcing och nämner att företag som ser säkerhet som ett problem har valt att lägga upp vissa delar på molnet precis som intervjuperson B har gjort då denne inte valt att lägga ut inventarielistan i systemet.


23

Det sista motivet i kategorin är modifiering av systemet. Magnusson och Olsson (2008) nämner att med specialanpassning av systemet effektiviseras företagets arbetsprocesser. Intervjupersonerna A och C nämner att molnbaserade affärssystem är ett standardiserat system, men att det blir specialanpassat system eftersom företag väljer de moduler som de vill använda. Vidare nämner Magnusson och Olsson (2008) samt Davenport (1988) att varje företag är unikt och därför ska affärssystemet anpassas efter företagets verksamhet och inte tvärt om. Det här instämmer till viss del med vad intervjupersonerna berättar då företagen själva valt vilka moduler som passar verksamheten bäst. Dock har intervjuperson C valt att använda alla moduler som systemet erbjuder men uttrycker att denne behövde alla moduler och att det effektiviserade dennes arbetsprocesser. Conway (2011) och Kim (2009) under molnbaserat affärssystem stärker att molnbaserat affärssystem leder till effektivitet då företag själva väljer vilka moduler som ska användas. Till sist nämner majoriteten av intervjupersonerna att de önskas kunna modifiera sitt system. Intervjuperson F nämner ett exempel hur denne skulle vilja göra egna rapporter utefter företagets verksamhet. Det här stärker Kim (2009) under molnbaserat affärssystem genom förklaringen att den externa partnern sköter modifieringen och anpassningen av systemet.

4.2.2 Reflektion från kvalitet och effektivitet

Utifrån analysen skapades motiven för kategorin kvalitet och effektivitet för molnbaserat affärssystem (Figur 3). För att läsaren ska följa förändringen valdes det att tydliggöras med kategorin för lokalt installerat (Figur 2). Motivet modifiering av systemet för lokalt installerat affärssystem bedömde intervjupersonerna inte vara något motiv. Det här eftersom undersökningen visade att alla molnbaserade affärssystem är standardiserade, vilket därmed inte går att anpassa till företagets specifika verksamhet. Motivet fokus på huvuduppgiften har tillkommit för valet till molnbaserat affärssystem. Det här i och med att samtliga intervjupersoner resonerar att de med hjälp av ett molnbaserat affärssystem endast kan fokusera på sin huvuduppgift och behöver inte fokusera på att drifta systemet.


24

Figur 1 Kategorin för lokalt installerat Figur 2 Kategorin för molnbaserat affärssystem (Källa: Egen konstruktion) affärssystem (Källa: Egen konstruktion)

4.3 Kostnader

Vid frågan hur intervjupersonerna ser på att hyra systemet istället för att köpa systemet resonerar intervjuperson A att det blir billigare att hyra och uttrycker sig inte att ha tiden för att underhålla systemet. Därmed fastställer intervjuperson A att det är bättre att hyra och veta att externa partner sköter systemet. Intervjuperson B förklarade att denne tidigare haft lokalt installerat affärssystem och uttryckte det vara dyrt. Då intervjupersonen har ett litet företag bedömer denne att det blir billigare att hyra istället för att köpa. Intervjuperson C resonerar densamma som intervjuperson A att det är billigare att hyra och förklarar även att det blir smidigare att inte ha affärssystemet inom företaget eftersom de anställda inte blir bundna till att befinna sig på kontoret. Resonemanget som intervjuperson D för är att deras kunder inte har några problem med att hyra utan förklarar att det är bra eftersom kunderna själva kan välja vilka moduler som behövs och behöver därmed inte betala för något som de inte använder. Intervjuperson D’s utveckling av det molnbaserade affärssystemet är följande:

”Vi säljer in oss till våra befintliga kunder eftersom de tycker att det är bra att hyra moduler istället för att köpa och kommer att ta en extra avgift för dem som använder

våra programvaror” (Intervjuperson D)

Intervjuperson E resonerar ungefär som intervjuperson D med ett positivt uttryckande:

”Genom att hyra systemet och köpa till moduler när det behövs, passar affärssystemet mitt företag bättre än om vi skulle ha ett lokalt installerat” (Intervjuperson E)

Intervjuperson F förklarar att även om de skulle haft ett lokalt installerat affärssystem så hade de varit tvungna att ha servern utanför företagets väggar och menar därmed att det finns bättre personer som arbetar med driften av systemet.

Kvalitet och Effektivitet

Integrationer

Kompetens inom

företaget

Säkerhet

Moditiering

Kvalitet och Effektivitet

Integration

Kompetens utanför företaget

Säkerhet

Fokus på huvuduppgift


25

Eftersom de använde olika molntjänster till hanteringar inom företag bedömde intervjuperson F att det var naturligt att de även skulle använda affärssystemet som en molntjänst.

Intervjuperson A och C svarade att de inte vet deras bindningstid på frågan om hur bindningstiden för deras avtal till systemet ser ut. De förmodar att det är ett avtal med tre månaders uppsägningstid. Intervjuperson B förklarar på samma fråga att företaget har tre månaders uppsägningstid och det var det som gjorde att företaget ville testa molnbaserat. Hade det inte fungerat med molnbaserat affärssystem utefter hur företaget arbetar samt förväntningarna uppfattade intervjuperson B att det var enkelt att avveckla avtalet. Intervjuperson D förklarade också att deras kunder har tre månaders uppsägningstid och att de ska använda samma uppsägningstid till deras programvaror, det här eftersom intervjupersonen uttrycker att upplägget som deras kunder idag har med avtalet är bra. Vidare förklarade intervjuperson E och F att de också har tre månaders uppsägningstid och vid eventuella servicestopp eller haverier så står de externa partnerna för ansvaret.

Från tidigare erfarenheter förklarar de sex intervjupersonerna på frågan hur deras licens-‐ och installationskostnader ser ut, att med lokalt installerat affärssystem var det en inköpskostnad, installationskostnad och en kostnad vid en uppdatering. För molnbaserat affärssystem förklarade intervjupersonerna att de endast är månadskostnader som betalas kvartalsvis. Dock förklarade även intervjuperson B och F att det var en startavgift. Argumentationen kring frågan om hur deras driftkostnader ser ut idag besvara intervjupersonerna A och C med att anledningen till valet av molnbaserat affärssystem var att de skulle ha lägre driftkostnader. Intervjuperson A diskuterade följande:

”Eftersom vi endast behöver några enstaka moduler och inte ett helt komplett system, vore det onödigt för oss att betala för alla moduler” (Intervjuperson A)

Vidare förklarade intervjuperson B att i starten av företaget använde de ett lokalt installerat affärssystem och tyckte det var dyrt samt komplext. Numera har intervjuperson B kvartalskostnader som enligt denne är en lägre kostnad jämfört med det lokalt installerade affärssystemet. Intervjuperson C resonerar ungefär likadant som intervjuperson A att driftkostnaderna blev lägre än om de skulle köpt ett lokalt installerat affärssystem. Det här eftersom intervjuperson C resonerar följande:

”Vi behövde inte betala för både hårdvaror och mjukvaror, vilket du med ett lokalt skulle behöva” (Intervjuperson C)

Intervjuperson D vet inte vad deras kunder tycker om driftkostnaderna mer än att de tycker det är bra att endast behöva betala för de moduler som de använder, vilket i längden gör det billigare. Intervjuperson D förklarade även att det blir billigare med utrustningen då endast datorer och smartphones behövs. Intervjuperson E och


26

F resonerar på lägre driftkostnader att deras kostnader har sjunkit avsevärt sedan de gick över till det molnbaserade affärssystemet och intervjuperson E förklarar att:

”Förutom införskaffningen utav Specter har vi inte behövt köpa någon hård-‐ eller mjukvara” (Intervjuperson E)

Däremot förklarade intervjuperson E att denne har ett modem liggandes i butikerna utifall något problem skulle uppkomma. Intervjuperson F resonerar att företaget återigen börjat kolla på lokalt installerade affärssystem och har därmed jämfört kostnaderna. Intervjuperson F förklarade att med ett molnbaserat affärssystem betalar företagen mer per användare än med ett lokalt installerat affärssystem. Därmed bedömde intervjuperson F att i längden skulle det eventuellt vara billigare att ha ett lokalt installerat affärssystem, dock avslutar intervjupersonen med att trycka på att det givetvis beror på vilket lokalt installerat affärssystems som väljs eftersom det finns olika prisklasser.

Vidare på frågan hur lång tid det tog att införskaffa det molnbaserade affärssystemet, förklarade även intervjuperson A och F att det tog en dag från registrering till att börja använda systemet. Trots att intervjuperson A, E och F har samma affärssystem tog det fyra veckor innan Specter var installerat och klart för att användas i intervjuperson E’s företag. Anledningen till att det tog lång tid, förklarar intervjuperson E var för att en rensning och formatering utav deras databas genomfördes innan bytet. Intervjuperson C nämner att det gick snabbt med införskaffningen till det att systemet kunde börja användas vilket även intervjuperson B också instämmer med. Intervjuperson B förklarade följande:

”Endast en dator behövdes, sen fick jag systemet direkt när jag registrerade mig på Fortnox hemsida och inga andra kostnader tillkom” (Intervjuperson B)

Intervjupersonerna D förklarade också att det gick snabbt vid införskaffningen av det molnbaserade affärssystemet för sina kunder, vilket dem bedömde berodde på att det endast räckte med att kunderna införskaffade hårdvaror. Utifrån intervjupersonernas resonemang om tiden för att införskaffa ett molnbaserat affärssystem besvarar de även på frågan vilka hård-‐ och mjukvaror intervjupersonerna behövde investerar i. Alla intervjupersoner behövde endast investerar i hårdvaror vilket gjorde att tiden för införskaffningen gick snabbt. Fortsättningsvis var intervjupersonerna överens på frågan ifall några oberäknade kostnader hade uppkommit vid införskaffningen. De fem intervjupersonerna samt intervjuperson D´s kunder uttryckte att de hade fått klara instruktionerna av vad som ingick i avtalet.

Vid frågan om färre systemintegrationer har gjort att kostnaderna minskat resonerar alla intervjupersoner att de tidigare haft fåtal integrationer och har därmed inget att jämföra med. Dock uttrycker intervjupersonerna att


27

systemintegrationer inte har varit ur ett kostnadsperspektiv utan att integrationer ger företag en helhetslösning.

4.3.1 Analys av kostnader

Nedan kommer andra kategorin kostnader för lokalt installerat affärssystem (Figur 1) analyseras med resultatet från studien. Vi kommer analysera varje motiv inom kategorin styckvis med studiens svar.

Utifrån teoretiska referensram beskrivs kostnader, som de omkostnader företag kan minska med ett lokalt installerat affärssystem. Kategorin kostnader inleds med motivet äger sitt system, där Hedman (2009) nämner att företag köper lokalt installerat affärssystem. Däremot nämner Kim (2009) under molnbaserat affärssystem att det är de externa partnerna som erhåller systemen och företag hyr systemen av de externa partnerna. Därmed hyr alla intervjupersonerna och dess företag det molnbaserade affärssystemet. Vidare berättar intervjupersonerna att det blir billigare att hyra. Dock nämner intervjuperson F att det i längden kan bli billigare att använda ett lokalt installerat affärssystem, eftersom med ett molnbaserat affärssystem betalar företag mer per användare än vad som görs med ett lokalt installerat affärssystem. Utefter storleken på de undersökta företagen bedöms det att hyra blir billigare, eftersom företag betalar för de moduler som används. Det här stärker Conway (2011) och Kim (2009) under molnbaserat affärssystem. Utefter testprocessen framkom det att hyra ett system inte är densamma som att äga ett system, vilket kan påverka avtalet på det molnbaserade affärssystemet. Intervjupersonerna nämnde att de har tre månader uppsägningstid, vilket för intervjuperson B var ett motiv till valet av molnbaserat affärssystem. Det här eftersom med endast tre månaders uppsägningstid är det enkelt att byta bedömde intervjupersonen. Därmed påverkar även uppsägningstiden att företag väljer att hyra.

Det andra motivet under kategorin för lokalt installerat affärssystem är lägre driftkostnader. Koch och Walgium (2008) nämner att driftkostnaderna minskar med ett affärssystem, dock tror Movin och Zandelin (2009) att minskningen beror på storleken utav företaget. Även O´Brien och Marakas (2006) nämner att driftkostnaderna minskar men att det är på grund av hårdvaror-‐ och mjukvaror och transaktionskostnader. Intervjupersonerna nämnde att det blir billigare med ett molnbaserat affärssystem, eftersom att de endast behöver införskaffa hårdvaror, såsom en dator eller mobiltelefon. Det här medför att företag inte behöver sätta upp en egen databas, vilket leder till minskade driftkostnader. Vid införskaffningen av ett lokalt installerat affärssystem nämner Movin och Zandelin (2009) att små företag har hanterbara licenskostnader och att installationskostnaderna är stora. Dock nämner fyra av sex intervjupersoner att de inte har någon installationskostnad samt att deras licenskostnader är hanterbara utifrån deras omsättning. Det här bedöms positivt för små företag, eftersom de har begränsade resurser. Utifrån testprocessen med affärssystemskonsulten framkom det att med ett molnbaserat


28

affärssystem kan det eventuellt uppstå oberäknade kostnader eftersom det är en tjänst, vilket lokalt installerat affärssystem inte är. Intervjupersonerna besvarade att det inte hade framkommit några oberäknade kostnader. Därmed bedöms det att med ett molnbaserat affärssystem är det enbart de förutsatta kostnaderna som framkommer. Med ett lokalt installerat affärssystem uppstår det kostnader när företaget behöver hjälp med sina servrar eller databasen, vilket därmed inte uppkommer med ett molnbaserat affärssystem. Det här gör att med ett molnbaserat affärssystem minskar också driftkostnaderna.

Det sista motivet under kategorin för lokalt installerat affärssystem är färre systemintegrationer. O´Brien och Marakas (2006) nämner att kostnaderna minskar, då företag inte behöver integrera med ett flertal system. Intervjupersonerna besvarar att med färre systemintegrationer ger det företaget en helhetslösning i ett system, vilket effektiviserar företagets arbetsuppgifter. Därmed bedömer inte intervjupersonerna att färre systemintegrationer påverkar kostnadsbesparingarna utan är för att företagen vill ha en helhetslösning. Fortsättningsvis nämner intervjupersonerna att införskaffningen utav affärssystemet gick snabbt. Rådmark (2010) benämner att införskaffa ett lokalt installerat affärssystem tar det upp till 18,4 månader medan det tar 11,6 månader med ett molnbaserat affärssystem. Det här stämmer inte överens med vad intervjupersonerna nämner, vilket kan bero på antalet integrationer företag måste ha samt storlek på företaget.

4.3.2 Reflektion från kostnader

Utifrån analysen skapades motiven för kategorin kostnader för molnbaserat affärssystem (Figur 5). För att läsaren ska följa förändringen valdes det att tydliggöras med kategorin för lokalt installerat (Figur 4).

Figur 4 Kategorin från lokalt installerat Figur 5 Kategorin för molnbaserat affärssystem (Källa: Egen konstruktion) affärssystem (Källa: Egen konstruktion)

4.4 Beslutstöd

Vid frågan vilka som hade tillgång till systemet i företaget var det endast intervjuperson B och F som inte tillät att alla anställda skulle ha tillgång till systemet. Intervjuperson B arbetar enskilt i systemet och dennes anställd har ingen

Kostnader

Äger sitt system

Lägre driftkostnader

Färre system-‐integrationer

Kostnader

Hyr systemet

Lägre driftkostnader


29

tillgång, det här eftersom den anställde endast arbetar med hantering av produkterna.

Vid frågan vilken information som lagts upp på molnet resonerade intervjupersonerna överlag att de försökte få in all information i systemet för att underlätta besluten. Intervjuperson A förklarade att de behöver mestadels av informationen i systemet eftersom företaget är distribuerade runt om i världen. Det finns viss information som den äldre generationen inte vill lägga upp utan sköta själva, men tanken är att allt ska finnas i affärssystemet och att inga lösa dokument ska existera för att underlätta vid beslutstöd. Intervjuperson B resonerar, att mestadels av informationen ska ligga i systemet, dock inte inventarielistan eftersom intervjupersonen vill ha kontroll på listan och förlitar sig inte på systemet. Intervjuperson C förklarar likt intervjuperson A med att inga lösa dokument ska existera och därmed skannar de in alla dokument och lägger in i arkivplatsen i affärssystemet. Det här för att hjälpa intervjuperson C och dennes anställda vid beslutstöd. Vidare förklarar även intervjupersonen C densamma som intervjuperson A med den äldre generationen på följande sätt:

”Det var svårt innan de äldre förstod fördelen med systemet och att ha allt elektroniskt” (Intervjuperson C)

Intervjuperson D förklarar också att deras kunder skannar in dokumenten och lägger i arkivplatsen i systemet, eftersom att allt ska finnas tillgängligt som stöd vid beslut. Även intervjuperson E förklarar hur allt ska läggas upp i systemet så att alla anställda har tillgång till samma information, därmed integreras Specter med ett kassasystem. Intervjuperson F förklarar att det som är relevant för företaget och något de anställda behöver veta, ska ligga uppe på molnet. Utöver det existerar fortfarande pappersarbete men det är i ytterst små mängder, förklarar intervjupersonen.

På frågan hur intervjupersonerna använder systemet i deras beslutprocess resonerar intervjupersonerna A, C och E samt intervjuperson D´ s kunder att allt som tillhör företaget ska finnas i affärssystemet. Det här eftersom information bör vara tillgänglig för alla inom företaget. Därav är informationen i realtid och används som beslutstöd. Intervjuperson B resonerar att det inte behövs mer information än vad som är nödvändigt förekomma. Dessutom är informationen endast i kontrollsyfte och inte som ett beslutstöd, förklarar intervjuperson B. Intervjuperson F förklarar följande:

”All information som finns i systemet är dagsfärskt eller har senast en veckas uppdatering vilket hjälper mig vid beslutstöd” (Intervjuperson F)

Vidare förklarar intervjuperson A att företaget kan agera snabbare på frågan om systemet har möjliggjort att de kan agera snabbare vid beslut. Det här eftersom företaget direkt ute hos kund kan lägga orden i systemet, vilket leder till att


30

systemet uppdateras med en gång och ordern kan direkt paketeras i lagret. Dessutom har Specter försett företaget med en app till smartphones, vilket medför att intervjupersonen A genom sin smartphone numera kan komma åt systemet. Däremot tyckte intervjuperson A att det finns vissa funktioner som denne inte använder men kanske borde göra det för att kunna agera snabbare.

”Jag skulle behöva använda beställningspunkter eftersom de ger bra statistik och är dessutom grundat på realtidsinformation” (Intervjuperson A)

Intervjuperson B förklarade att systemet är mer som ett hjälpmedel och används vid kontroll eller avstämning utav dennes egna beslut. Vidare stärker intervjuperson C att de kan agera snabbare vid beslut eftersom de direkt kan koppla upp sig hos deras kunder vart dem än befinner sig och vara behjälpliga. Intervjuperson E har likt intervjuperson A också Specter och förklarar att:

”Systemet förser oss med snabb uppdatering utav vad som sker på de olika butikerna, vilket gör att vi kan agera snabbare vid beslut eftersom vi snabbt kan beställa in

produkter när brist uppstår” (Intervjuperson E)

Intervjuperson F förklarar också att systemet förser denne med att kunna agera snabbare vid beslut. Det här eftersom intervjupersonen kan arbeta vart som och vara behjälplig. Vidare förklarar intervjuperson D att idéen med den nya molnbaserade programvaran är att göra det flexiblare för deras kunder och att de ska kunna agera snabbare. Intervjuperson D förklarade även att de bygger programvarorna för små och medelstora företag som vill använda sin ekonomi till något bättre och ge underlag till att fatta ett bra beslut. Intervjuperson D förklarar att han tidigare suttit med omvärldsbevakning på sin tidigare arbetsplats där intervjupersonen insåg att Sverige ligger efter i utvecklingen, till exempel med bankkopplingen, det är en standard utomlands där det i systemet visas exakt vad som är köpt. Intervjuperson D har en åsikt om att det borde komma till Sverige, eftersom att informationen i systemet kan leda till att agera snabbare vid beslut.

Vid frågan om de externa partnerna var ett bra stöd och hur mycket de var involverade svarade samtliga intervjupersoner att de externa partnerna var bra. Dessutom bedömde intervjuperson A, C, E och F att de externa partnerna hade visat stort engagemang innan införskaffningen och de är delaktiga och även tillmötesgående vid behov. Intervjuperson C bedömer även att denne har bra relation med de externa partnerna och får den hjälp som behövs. Intervjuperson B förklarade att de externa partnerna inte var med under införskaffningen eftersom det räckte med att registrera sig på Fortnox hemsida. När det kommer till fortsatt engagemang svarar intervjuperson B att det endast uppstått ett problem och fick då bra stöd. Intervjuperson D förklarar att deras kunder alltid kan ringa eller mejla intervjuperson D och dennes kollegor och få den hjälp som önskas. Det här ska även fortsätta vid deras egna programvaror och intervjupersonen D förklarar att det är viktigt med en bra relation mellan kunderna.


31

Vid frågan på vilket sätt intervjupersonerna och dess företag har fått bättre realtidsinformation argumenterar alla intervjupersoner att det har dem tack vare tillgängligheten. Det här eftersom de kan befinna sig på olika platser men ändå komma åt systemet och dess information, vilket underlättar vid beslutstöd. Intervjuperson A och dennes företag befinner sig runt om i världen och förklarar följande:

”Tillgängligheten gör att vår information uppdateras regelbundet och att våra agenter och distributörer får samma information” (Intervjuperson A)

Intervjuperson B förklarar att all information förutom inventarielistan ligger i systemet vilket förser intervjupersonen med realtidsinformation. Det här eftersom intervjupersonen när och vart som helst kan kontrollera informationen och få snabb uppdatering, vilket gör att intervjupersonen kan kontrollera besluten. Intervjuperson C förklarar att de har arkivregler för att få en struktur vilket leder till att de anställda enklare och snabbare kan hitta informationen de söker, men även att informationen läggs in på rätt ställe så att rätt information uppdateras. Tack vare att all informationen finns tillgängligt förser det företaget C med realtidsinformation vilket hjälper dem vid beslutstöd. Vidare förklarar intervjuperson D att företagets kunder använder systemet för att digitalisera all information. Intervjuperson D menade att:

”Allt ska bli digital, det här för att informationen i systemet ska bli mer användbar vid beslutstöd och för att alla ska få den uppdaterade informationen”

(Intervjuperson D)

Intervjuperson E förklarar att de har ett kassasystem vid sidan av Specter men att systemen är bra integrerade med varandra, vilket gör att en uppdatering sker automatiskt som medför realtidsinformation. Intervjuperson F förklarar liknande intervjuperson E att tack vare integrationer har det försett företaget med realtidsinformation vilket hjälper vid beslut. Det här eftersom informationen som finns förser företaget med dagsfärska siffror. Dock inkommer leverantörsfakturor en gång per vecka men det är ändå, enligt intervjuperson F mer uppdateringar jämfört med det tidigare systemet.

4.4.1 Analys av beslutstöd

Nedan kommer den tredje kategorin från modellen för lokalt installerat affärssystem (Figur 1) analyseras med resultatet från studien. Vi kommer analysera varje motiv inom kategorin styckvis med studiens svar.

Utifrån den teoretiska referensramen beskrivs beslutstöd, som det stöd företag innehar för att få aktuell information vid beslut och att alla användare av systemet får tillgång till informationen. Första motivet inom kategorin är realtidsinformation, vilket innebär att informationen är aktuell (Umble et al., 2003) och det inte är viktigt


32

att ha mycket information utan rätt information (Movin och Zandelin, 2009). Detta för att informationen skall vara pålitlig och aktuell (Magnusson & Olsson, 2008). Det här har intervjupersonerna till viss del tagit hänsyn till. I dagsläget ska all information scannas in och bli digitalt. Det här medför att det är rätt information som finns i systemet och att den finns tillgänglig, även fast anställda inte befinner sig på kontoret. Dock har intervjuperson B valt att inte lägga in information kring sin inventarielista i systemet ur ett kontrollsyftes perspektiv. Det här förstärker DePompa (2003) genom resonemanget att vid outsourcing kan företag välja att endast lägga upp delar av affärssystemet på molnet. Vidare nämner O´Brien och Marakas (2006) att med ett affärssystem kan företag fatta bättre beslut vid rätt tidpunkt, vilket förser företag med beslutstöd. Samtliga intervjupersoner förutom intervjuperson B nämner att genom affärssystemet kan de få stöd vid beslut och agera snabbare Umble et al. (2003) nämner att genom affärssystem blir informationen mer aktuell, då alla i företaget har tillgång till informationen. Det här trycker alla intervjuperson starkt på då deras största fördel med det molnbaserade affärssystemet var dess tillgänglighet. Genom att intervjupersonerna är tillgängliga och kan när och var som helst uppdatera systemet med information bidrar systemet med realtidsinformation. Realtidsinformationen i sin tur påverkar intervjupersonernas val vid beslut och kan därmed ses som beslutstöd.

Det andra och sista motivet under denna kategori är lättillgänglig information. Umble et al. (2003) nämner att informationen blir, förutom mer aktuell, även lättillgänglig i systemet eftersom alla i företaget har tillgång till informationen. Fyra av sex intervjupersonerna nämner att alla inom företaget har tillgång till affärssystemet och de två andra nämner att de anställda som behöver tillgång till informationen i systemet får det. Därmed är beskrivningen på lättillgänglig information för lokalt installerat och molnbaserat affärssystemen inte densamma. Genom det molnbaserade affärssystemet menar intervjupersonerna att de alltid kan få tillgång till informationen i systemet vart de än befinner sig medan Magnusson och Olsson (2009) nämner att med ett lokalt installerat affärssystem är informationen tillgänglig förutsatt att du är inom företagets väggar. O´Brien och Marakas (2006) nämner att ett lokalt installerat affärssystem gör att företag förbättrar sin förmåga att fatta bättre beslut vid rätt tidpunkt eftersom systemet ger företag snabb tillgång till informationen. Det här styrker även intervjupersonernas resonemang om tillgängligheten, eftersom de när som kan komma åt informationen i systemet.

4.4.2 Reflektion för beslutstöd

Utifrån analysen skapades ett motiv för kategorin beslutstöd för molnbaserat affärssystem (Figur 7). För att läsaren ska följa förändringen valdes det att tydliggöras med kategorin för lokalt installerat (Figur 6).

Beslutstöd

Realtids-‐information

Beslutstöd


Lättillgänlig information


33

Figur 6 Kategorin för lokalt installerat Figur 7 Kategorin för molnbaserat affärssystem (Källa: Egen konstruktion) affärssystem (Källa: Egen konstruktion)

4.5 Förändringsmöjlighet

Intervjuperson A förklarar att Specter har försett företaget med mer än vad de förväntat när frågan vilket sätt systemet har gett förtaget en helhetslösning ställs. Det här eftersom att företaget A endast har ett system, vilket har försett företaget med en helhetslösning då de kan uppleva hela flödet. Systemet har även försett företaget med en flexiblare företagsstruktur då inga personer sitter med någon egen information, och finns därmed inga silos förklarar intervjuperson A. Intervjuperson B förklarar hur denne hade det med lokalt installerade affärssystemet och tyder tillbaka på hur det systemet var. Innan var det svårt att få en helhetslösning på företagets verksamhet, men genom Fortnox ser nu intervjuperson B hela verksamheten i ett. Intervjuperson C svarar ungefär som intervjuperson A med följande:

”Genom att endast ha ett system kan jag numera se hela processen i ett flöde vilket har försett företaget med en helhetslösning” (intervjuperson C)

Dessutom sköter företaget allt digitalt, vilket medför att all nödvändig information finns i systemet. Enligt intervjuperson D kommer företagets programvaror förse kunderna med informationen automatiskt och vid problem ska varningssignaler framkomma. Det här ska förse kunden med en helhetslösning då kunden får insyn till hela dennes företag och en varning om det är något som sker utöver det vanliga. Intervjuperson E förklarar likt intervjuperson A att endast ha ett system har försett företaget med en helhetslösning. Intervjuperson F förklarar att genom integration kan de uppleva hela verksamheten. Det här menar intervjupersonen på har lett till effektivare arbete inom företaget.

Fortsättningsvis på frågan hur det molnbaserade affärssystemet har brutit ner avdelningarna var svaren relativt lika. Intervjuperson A med dennes familj är de enda som sitter i systemet vilket medför att inga avdelningar existerar. Det molnbaserade affärssystemet har lett till effektivare arbete mellan dem då ingen uppdelning finns eftersom alla får ta del utav samma information. Intervjuperson B är den enda som använder systemet och därav finns det inga avdelningar inom företaget. Intervjuperson C och E förklarar att de inte hade några specifika avdelningar sedan innan men genom det molnbaserade affärssystemet har det försett båda företagen med en bra kontakt mellan de anställda. Intervjuperson D förklarar att dennes kunder har fått en bättre och effektivare verksamhet genom ett integrerat system och därmed möjligheten att veta vem som besitter informationen. Intervjuperson F är den enda som besvarar frågan med att de anställda endast får


34

den information som de behöver. Det är därmed begränsat för vad intervjuperson F´s anställda får ta del av i systemet. Intervjuperson F menade att:

”Varför ska de behöva mer insyn när de ändå inte behöver informationen” (Intervjuperson F)

Vid frågan på vad intervjupersonerna bedömde var den främsta fördelen med molnbaserat affärssystem resonerade alla likadant, nämligen tillgängligheten och platsoberoende. Intervjupersonerna A och E uttrycker sig ha fått ett mobilt kontor och intervjuperson C förklarar likande med mobilt kontor.

”Genom att kunna jobba när som helst och vart som helst kan jag och mitt företag jobba mer flexibelt” (Intervjuperson C)

Intervjuperson B besvarade att eftersom denne är egen företagare passar det bäst att ha molnbaserat då inga specifika arbetstider finns samt att intervjupersonen inte blir beroende av arbetsplats. Vidare diskuterade intervjuperson D att de när som helst kan hjälpa deras kunder, helt oberoende på vart intervjupersonen befinner sig. På detta sätt ökar tillgängligheten och intervjuperson D behöver inte vara hos kunderna för att vara behjälplig. Det här förespråkar intervjuperson F då denne förklarar att de kan hjälpa sina kunder när som helst, även ifall intervjupersonen inte är på kontoret. Fortsättningsvis förklarar intervjuperson F en till fördel, nämligen att det är en ständig utveckling av systemet eftersom det är enklare för de externa partnerna att göra uppdateringar för alla företag än en enskild.

4.5.1 Analys av förändringsmöjlighet

Nedan kommer sista kategorin förändringsmöjlighet för lokalt installerat affärssystem (figur 1) analyseras med resultatet från studien. Vi analyserar varje motiv inom kategorin styckvis med studiens svar.

Utifrån den teoretiska referensramen beskrivs förändringsmöjlighet med att företag får en tydlig överblick på sin verksamhet genom en helhetssyn och en flexiblare företagsstruktur. Kategorin för lokalt installerat inleds med motivet helhetslösning (Figur 1). Magnusson och Olsson (2008) nämner att införskaffning av affärssystem innebär en massiv förändring hos företag, då de bland annat får en helhetslösning. Genom en helhetslösning ser företag bland annat orderprocessen från början till slut. På så sätt kan de anställda lätt se vem som har hand om ordern och vart den befinner sig i processen (Koch och Wailgum, 2008). Hedman et al. (2009) nämner att företag får en helhetslösning, genom att integrationerna sker via en gemensam databas. Intervjupersonerna styrker detta då de nämner att deras molnbaserade affärssystem förser företagen med en helhetslösning på grund av antalet integrationer. Vidare nämner Magnusson och Olsson (2008) att det övergripande syftet med ett affärssystem är att integrationerna och helhetslösningen bidrar med effektivitet inom företaget. Utefter svaren från intervjupersonerna förstärks det som


35

Magnusson och Olsson (2008) nämner och att det även gäller för molnbaserade affärssystem. Vidare nämner även Magnusson och Olsson (2008) att skapas en passform mellan företag och system, så tydliggörs arbetsprocesserna och en helhetslösning skapas. Intervjupersonerna har hittat en passform till systemet genom att de har ändrat sina rutiner utefter systemet. Det här för att kunna utnyttja systemet fullt ut.

Det andra och sista motivet i kategorin förändringsmöjligheter är motivet flexibel företagsstruktur. Koch och Wailgum (2008) nämner i allmänt om affärssystem att helhetslösning kan medföra att avdelningarna hos företag börjar integrera med varandra och att en flexibel företagsstruktur växer fram (O’Brien & Marakas, 2006). Det här tyder samtliga intervjupersoner på och menar att kommunikationen mellan avdelningarna har blivit bättre. O´Brien och Marakas (2006) samt Larsson och Olsson (2009) stärker det här ytterligare genom att nämna att affärssystem tenderar till att bryta ner företagets avdelningsväggar, vilket resulterar till en flexibel företagsstruktur. För intervjupersonerna blev det bättre då de förklarar att systemet har bidragit med att ingen specifik person sitter med sin egen information, utan alla på företaget får tillgång till informationen, så väl agenter som distributörer. Vidare har intervjuperson F och D´s kunder endast den information som är nödvändig för dem i deras system. Intervjuperson F menar att de anställda inte behöver mer insyn än vad de är i behov av för att kunna utföra sitt arbete. Dock kan inte intervjuperson B styrka litteraturen, då denne arbetar själv inom systemet och ingen annan anställd har därmed tillgång till systemet. Det här medför att inga avdelningar finns att ta hänsyn till.

När det kom till den sista frågan om vad intervjupersonerna ansåg vara den främsta fördelen med molnbaserat svarade dem, tillgängligheten och flexibilitet. Enligt DePompa (2003) och Jörgensen (2003) är den främsta fördelen med molnbaserat affärssystem att företag kan fokusera på sin huvuduppgift. Det här fastställer intervjupersonerna att de kan göra men återgår till tillgängligheten och flexibilitet som den absolut främsta fördelen. Vidare förklarar intervjuperson F hur allmänna uppdateringar inom systemet förser även dennes verksamhet trots att de inte har efterfrågats. Intervjuperson F menar att eftersom de externa partnerna erhåller systemet kan de när som helst göra uppdateringar, vilket gör att företag får de senaste uppdateringarna utan någon extra kostnad.

4.5.2 Reflektion från förändringsmöjligheter

Utifrån analysen bedömer vi att motiven helhetslösning och flexibel företagsstruktur som var under kategorin förändringsmöjligheter (Figur 8) kan sammanflätas med motivet integration. Därmed har kategorin förändringsmöjligheter eliminerats för molnbaserade affärssystem och istället blivit en underkategori. Sammanflätningen har vi gjort eftersom studien påvisar att små företag har blivit effektivare, då de till stor del endast använt sig av ett system. Nedan tydliggörs det vilken kategori


36

motiven har flyttat till (Figur 9). För att läsaren ska följa förändringen valdes det att tydliggöras med kategorin för lokalt installerat (Figur 8).

Figur 8 Kategorin från lokalt installerat Figur 9 Kategorin kvalitet och effektivitet från affärssystem (Källa: Egen konstruktion) molnbaserat affärssystem (Källa: Egen konstruktion)

4.6 Sammanfattning utifrån empiri och analys

Utifrån de fyra analysavsnitten har motiven samt kategorierna inför valet av ett molnbaserat affärssystem framkommit. I första kategorin Kvalitet och Effektivitet har motiven kompetens utanför företaget, säkerhet, fokus på huvuduppgift samt förändringsmöjlighet framkommit. Kompetens utanför företaget har lagts till eftersom ingen utbildning behövs för att använda systemet. Systemen anses nämligen vara användarvänliga. Säkerhet i och med att företag förlitar sig på de externa partnerna och fokus på huvuduppgiften, eftersom de små företagen blir effektivare då de endast behöver fokusera på sin huvuduppgift. En ny underkategori inklusive motiv har tillkommit, nämligen förändringsmöjligheter. Förändringsmöjligheter var tidigare en kategori för lokalt installerat affärssystem. Kategorin har blivit en underkategori eftersom studien visade att företag förespråkar få integrationer, vilket leder till en helhetslösning och att de anställda vet vilka som tillhandahåller informationen. Det skapar effektivitet inom företaget enligt studien. Motiven helhetslösning, flexibel företagsstruktur och integrationer tillhör därmed underkategorin förändringsmöjligheter.

För andra kategorin Kostnader har två motiv framkommit. Första motivet är hyr system, eftersom analysen visar att molnbaserade affärssystem hyrs utav en extern part. Det här anses även som positivt för de små företagen. Andra motivet är lägre driftkostnader, då studien visar att molnbaserade affärssystem innebär lägre driftkostnader än lokalt installerat. Vidare kvarstår tredje kategorin Beslutstöd för molnbaserat affärssystem. Dock har endast ett motiv under den nämnda kategorin framkommit, vilket är realtidsinformation. Detta motiv har framkommit då studien visar att systemet förser företag med dagsfärsk information, eftersom informationen kan uppdateras när och var som. Den fjärde kategorin för lokalt installerat affärssystem Förändringsmöjligheter har som tidigare nämnts blivit en

Kvalitet och effektivitet

Förändringsmöjligheter •  Integration • Helhetslösning •  Flexiblare företags struktur

Förändrings-‐möjligheter

Helhetslösning

Flexiblare företags struktur


37

underkategori i kategorin Kvalitet och Effektivitet för molnbaserat affärssystem. Dock har en ny kategori framkommit, vilket är mobilitet. Denna kategori har framkommit då små företag påvisar att lättillgänglig information och flexibilitet är en central anledning till valet av molnbaserat affärssystem. Conway’s (2011) studie angående molntjänster kan styrka kategorin Mobilitet genom förklaringen av att det molnbaserade affärssystemet finns tillgängligt, förutsatt att det finns en hårdvara med internetuppkoppling. Det framkom två motiv till den nya kategorin är, lättillgänglig information och flexibilitet. Genom molnbaserat affärssystem möjliggörs informationen att vara lättillgänglig, eftersom att små företag kan arbeta var och när som helst. Vi bedömer även att små företag kan vara flexibla. Det här eftersom de får tillgång till systemet om de har internetuppkoppling och en fungerande hårdvara, men även som studien visade att de är platsoberoende. Vi har därmed valt motiven lättillgänglig information och flexibel till kategorin mobilitet. Lättillgänglig information var tidigare ett motiv under kategorin beslutstöd, men genom studien framkom det att lättillgänglig information för molnbaserat inte är densamma som för lokalt installerat affärssystem. Det här eftersom att ur ett molnbaserat perspektiv kan företag vara mobila och har informationen tillgänglig vart dem än befinner sig.

Figur 10 Kategorierna och motiven för molnbaserat affärssystem (Källa: Egen konstruktion)


Kompetens utanför företaget

Säkerhet

Fokus på huvud-‐uppgift

Förändringsmöjlighet • Integration • Helhetslösning • Flexibel företagsstruktur

Kostnader

Hyr system

Lägre drift-‐kostnader

Beslutstöd


Mobilitet

Lättillgänglig information

Flexibilitet


38

5 Slutsats

detta kapitel redogörs framkommen slutsats utifrån den empiriska studien och analysen. Kapitlet avslutas med att ge förslag på fortsatt forskning.

Syftet med studien är att identifiera motiv som är drivkraften till att små företag väljer molnbaserade affärssystem, jämfört med motiv för lokalt installerade affärssystem. Detta utifrån motiven som är kategoriserade i fyra kategorier som O´Brien och Marakas (2006) nämner vid valet av lokalt installerat affärssystem. Utgångspunkten för vår studie har varit problemformulering, ”Vilka motiv påverkar valet av ett molnbaserat affärssystem?”.

5.1 Slutdiskussion

Utifrån analysen har vi kommit fram till de motiv som är drivkraften till att små företag väljer molnbaserat affärssystem (Figur 10). Motiven har likt lokalt installerat affärssystem kunnat kategoriseras i fyra kategorier. Dock inte densamma som för lokalt installerat. De motiv som vi har kommit fram till är följande: I kategorin Kvalitet och Effektivitet, kompetens utanför företaget, säkerhet, fokus på huvuduppgift och integration. I kategorin Kostnader har motiven, hyr system samt lägra driftkostnader framkommit och i kategorin Beslutstöd har motivet realtidsinformation framkommit. Sista kategorin Mobilitet innehåller motiven lättillgänglig information och flexibilitet.

De framkomna motiven och kategorierna är specifikt framtagna för små företag. Vi tror inte att dessa motiv och kategorier är för stora företag. Det här eftersom större företag oftast har mer resurser och har då möjligheten till att ha en IT-‐avdelning som enbart kan hantera företagets system. Dock för små företag kanske inte resurserna räcker till för att hantera en IT-‐avdelning, utan behöver lägga sina resurser på sin huvuduppgift för att överleva.

Vidare tror vi att dagens samhälle ställer krav på att företag ska vara tillgängliga dygnet runt och det bedömer vi att små företag behöver vara för att stanna konkurrenskraftiga. Genom deras flexibilitet kan de agera snabbare inför beslut. Vi bedömer även att för lokalt installerat affärssystem görs modifiering endast till ett företag, medan det för molnbaserat affärssystem oftast görs till flera företag. Därmed bedömer vi att med ett molnbaserat affärssystem finns det begränsningar för att skräddarsy systemet utefter företagets verksamhet. Istället får företag anpassa sig efter systemet. Studien visade att små företag önskar att modifiera sitt system, men då modifieringen inte sker mot en specifik verksamhet blir det inte effektivt för varje enskilt företag.

Utifrån studien bedömer vi att det blir billigare för små företag att använda ett molnbaserat affärssystem än för större företag. Det här eftersom priset per användare är acceptabelt när det kommer till små företag med deras få användare,

I


39

än vad det skulle bli för ett flertal användare, exempelvis Volvo. Men även för att med ett molnbaserat affärssystem hyr du systemet medan med lokalt installerat köper du programvaran.

Slutligen bedömer vi att figur 10 kan instrueras som ett underlag som små företag kan använda sig av vid val av molnbaserat affärssystem. De små företagen kan använda de olika motiven som en slags checklista, av vad företag vill att det molnbaserade affärssystemet skall uppfylla.

Förslag på fortsatt forskning

Utifrån vår genomförda studie har vi kommit fram till olika förslag på fortsatt forskning inom området molnbaserade affärssystem som vore intressant.

§ Ett förslag är att genomföra en kvantitativ studie, det här för att få in fler resultat till varför företag väljer molnbaserat. Genom att göra kvantitativ studie möjliggörs det att resultatet kan generaliseras.

§ Ett annat förslag är att genomföra en studie på större företag med mer än 50 anställda. Det här för att se om det skiljer sig mellan små och stora företag för valet av molnbaserat affärssystem.


40

Referenser Al-Fawaz, K., Al-Salti, Z., & Eldabi, T. (den 25-26 Maj 2008). Critical Success factors in

ERP implementation: A review. European and Mediterranean Conference on Information Systems , ss. 1-9.

Andersson, L. (2005). Tolkning och reflektion : Vetenskapsfilosofi och kvalitativ metod. Lund: Studentlitteratur.

Bakhshi, R., & John, D. (2009). Clod Computing - Transformin the IT ECOsystem. SETlabs Briefings , 7 (7), ss. 3-10.

Baki, B., & Cakar, K. (2005). Determining the ERP package-selecting criteria: the case of Turkish manufacturing companies. Business Process Management Journal , 11 (1), 75-86.

Bancroft, Seip, & Sprengel. (1998). Implementing SAP R/3: How to introduce a large system into a arge organisation. Mamning Publications .

Bose, S. K., Tiwari, N., Pasala, A., & Padmabhuni, S. (2009). SLA aware 'on-boarding' of applications on the cloud. SETlabs Briefings , 7 (7), ss. 27-32.

Conway, G. (Januari 2011). Introduction to Cloud Computing.

Davenport , T. (July-August 1998). Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review , 121-131.

Denscombe, M. (2009). Forskningshandboken : för småskaliga forskningsprojekt inom samhällsvetenskaperna. Lund: Studentlitteratur.

Grabski, S., Leech, S., & Schmidt, P. (Våren 2011). A review of ERP Research: A future agenda for accounting information systems. Journal of infomration systems , 25 (1), ss. 37-78.

Hedman, J., Nilsson, F., & Westelius, A. (2009). Temperaturen på affärssystem i Sverige. Lund: Studnetlitteratur.

Jacobsen, D. (2002). Vad, Hur och Varför? Lund: Stundetlitteratur.

Khajeh-Hosseini, Sommerville, & Sriram. (2010). Research Challenges for Enterprise Cloud Computing. Submitted to 1st ACM Symposium on Cloud Computing .

Kim, W. (Januari-Februari 2009). Cloud Computing: Today and Tomorrow. Journal of object technology , 8 (1), ss. 65-72.


41

Larsson, & Olsson. (2009). Affärssystemet.

Lundberg, D. (2004). IT och Affärsnytta - Konsten att lyckas med investeringar i IT. Lund: Stundetlitteratur.

Magnusson, J., & Olsson, B. (2008). Affärssystem. Lund: Studentlitteratur.

Motley-Saunders, C. (July/August 2006). The pros and cons of outsourcing. Office Solutions , 23 (4), ss. 36-.

Movin, S., & Zandelin, N. (2009). IT i Sverige - en bok om trender och utveckling inom IT i Sverige. Stockholm: Exido International AB.

O´Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2004). Management Information Systems. London: McGraw-Hill Higher Education.

Olsson, D. L. (2006). Evaluation of ERP outsourcing. University of Nebraska-Lincoln: Elsevier Ltd.

Patel, R., & Davidson, B. Forskningsmetodikens grunder. Att planera, genomföra och rapportera en undersökning. Lund: Studentlitteratur.

Umble, E. J., Haft, R. R., & Umble, M. M. (2003). Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors. European Journal of Operational Research , ss. 241-257.

Werner, H. (2009). Därför står Cloud Computing på din agenda. Cloud Computing .

Vilpola, & Kouri. (2005). Journal of Enterprise Information Management .

Zâbjek, D., Kovacic, A., & Stemberger, M. I. (2009). The influence of business process management and some other CSFs on successful ERP implementation. Business Process Management Journal , 15 (4), 588-608.

Internetsidor Bjerre, L. (den 20 Januari 2011). Cloud Magazine - för smartare affärer i molnet .

Hämtat från http://cloud.idg.se/2.16150/1.363882/affarssystem-i-molnet---framst-for-sma-foretag den 14 Januari 2012

DePompa, B. (2003). ComputerWorld. Retrieved Februari 3, 2012, from Time to Outsource ERP?

Jörgensen, J. (2003, November 11). Affärsvärlden. Retrieved Februari 3, 2012, from Nu ryker IT-avdelningarn.


42

Koch, C., & Wailgum, T. (den 17 April 2008) ERP defination and Solutions. Hämtat från http://www.cio.com/article/40323/ERP_defintion_and_solutions den 10102011

Randén, J. (den 28 Februari 2011). Tillväxtverket. Hämtat från EU:s definition av SMF/SME: http://www.tillvaxtverket.se/huvudmeny/programfortillvaxt/cipeusprogramforkonkurrenskraftochinnovation/eusdefinitionavsmfsme.4.21099e4211fdba8c87b800017125.html den 18 Januari 2012

Rådmark H. (2011). Många vill in i molnet av fel anledning. Hämtad 2011-‐05-‐15 från http://www.idg.se/2.1085/1.362592/manga-‐vill-‐in-‐i-‐molnet-‐av-‐fel-‐anledning

Teresko, J. (1999). Industry Week. Retrieved Februari 3, 2012, from ERP Outsourcing.


Bilaga I Intervjuguide Allmänna frågor

• Vilket år startades företaget? • Vilken befattning innehar du på företaget? • Hur länge har du jobbat på företaget och inom den positionen? • Har du tidigare arbetat med affärssystem? • Vad för affärssystem har ni idag? • Vad för system har ni haft tidigare? • Hur länge har ni haft det molnbaserade affärssystemet? • Varför valde ni just det systemet? • Läggs hela systemet upp på molnet, eller bara vissa delar?

Kvalitet & Effektivitet • Vilka system integrera Ni med ert affärssystem? • På vilket sätt har det molnbaserade lett till en effektivare användning? • Vilken kompetens anser Ni behövs idag? • På vilket sätt kan Ni lättare fokusera på er huvuduppgift? • I vilken utsträckning kan Ni anpassa/modifiera systemet efter era behov? • Vilka moduler använder Ni? • Hur upplever Ni säkerheten?

Kostnader • Hur ser du på kostnaderna med att hyra jämfört med att köpa? • Hur ser er bindningstiden ut? • Hur ser era licens- och installationskostnader ut? • Hur ser era driftkostnader ut nu jämfört mot tidigare? • Hur lång tid tog det att införskaffa ert molnbaserade affärssystem? • Vilka hård- och mjukvaror behövde Ni investera i? • Vilka kostnader uppkom som Ni inte hade räknat med? • Har färre systemintegrationer gjort att kostnaderna har minskat?

Beslutstöd • Vilka på företaget har tillgång till systemet? • Vilken information har Ni lagt upp på molnet? • Hur använder Ni systemet i er beslutsprocess? • Har systemet möjliggjort att ni kan agera snabbare vid beslut? • Var de externa partnerna ett bra stöd vid införskaffningen av systemet? • På vilket sätt blir realtidsinformationen bättre?

Förändringsmöjlighet • På vilket sätt gav systemet er en helhetslösning? • Hur har det molnbaserat affärssystemet brutit ner era avdelningar? • Vad ansåg ni vara den främsta fördelen med molnbaserat?


Bilaga II Intervjuguide Allmänna frågor:

• Vilket år startades företaget? • Vad erbjuder ni era kunder? • Vilken befattning innehar du på företaget? • Hur länge har du jobbat på företaget och inom den positionen? • Har du tidigare arbetat med affärssystem? • Vad för affärssystem har ni idag till era kunder? • Varför valde era kunder just erat system? • Får era kunder se hela systemet på molnet, eller bara vissa delar? • Varför utvecklar ni ett eget system?

Kvalitet & Effektivitet • Integrera ni kundernas övriga system (om de har något) med ert affärssystem? • På vilket sätt har det molnbaserade lett till en effektivare användning för era

kunder? • Vilken kompetens anser ni att era kunder behöver för affärssystemet? • På vilket sätt kan era kunder lättare fokusera på deras huvuduppgift? • I vilken utsträckning kan era kunder anpassa/modifiera systemet efter deras

behov? • Vilka moduler använder era kunder? • Hur upplever era kunder säkerheten med affärssystemet?

Kostnader • Hur ser era kunder på kostnaderna med att hyra jämfört med att köpa? • Hur ser bindningstiden ut för era kunder? • Hur ser era kunders licens och installationskostnader ut? • Hur ser era kunder på driftkostnader ut nu jämfört mot tidigare? • Hur lång tid tar det för era kunder att införskaffa det molnbaserade

affärssystemet? • Vilka hård- och mjukvaror behövde era kunder investera i? • Vilka kostnader uppkom som era kunder inte hade räknat med? • Har färre systemintegrationer gjort att kostnaderna har minskat enligt era kunder?

Beslutstöd • Vilka på era kunders företag har tillgång till systemet? • Vilken information har era kunder lagt upp på molnet? • Hur använder era kunder systemet i deras beslutsprocess? • Har systemet möjliggjort att era kunder kan agera snabbare vid beslut? • Var ni ett bra stöd vid era kunders införskaffning av systemet? • På vilket sätt blir realtidsinformationen för era kunder bättre?


Förbättringsmöjligheter • På vilket sätt gav systemet era kunder en helhetslösning? • Hur har det molnbaserade affärssystemet brutit ner era kunder avdelningar? • Vad ansåg era kunder vara den främsta fördelen med molnbaserat?


Bilaga III Operationaliseringsschema

Fråga Motiv Källa 1. Vilka system integrera ni med ert affärssystem?


O’Brien & Marakas (2006) nämner att genom integrationer ökar kvaliteten. Hedman et al. (2009) omtalar att integrering sker i en gemensam databas.

2. På vilket sätt har det molnbaserade lett till en effektivare användning?


Hedman et al. (2009) nämner att effektivitet ökar genom att integrerar systemen i en gemensam databas. Magnusson & Olsson (2008) förklarar att företag blir effektivare om de specialanpassar systemet efter sin egen verksamhet. DePompa (2003) och Jörgensen (2003) nämner att fördelen med molnbaserat är att företag kan fokusera på huvuduppgiften.

3. Vilken kompetens anser Ni behövs idag?


Al-‐Fawaz et al. (2008) förklarar att ett affärssystem är omfattande och kräver utbildning. Hedman et al. (2009) nämner att företag med lokalt installerat affärssystem sitter själva med kunskapen om systemet. Kim (2009) skriver att med molnbaserat sköter extern part systemet

4. I vilken utsträckning kan Ni anpassa/ modifiera systemet efter era behov?


Magnusson & Olsson (2008) nämner att företag kan special anpassa systemet efter sin egen verksamhet.

5. Vilka moduler använder Ni?


Davenport (1998) och Magnusson & Olsson (2008) nämner att företag tvingas anpassa sin verksamhet till ett standardiserat affärssystem.

6. Hur upplever Ni säkerheten?


Movin & Zandelin (2009) nämner att vid ökad kvalitet ställs det krav på säkerheten. Umble, et al., (2003) förklarar att förbättring av kvaliteten gör att informationen blir säkrare. Olsson (2006) nämner att företag inte ska förlita sig på de externa partnerna. DePompa (2003) förklarar att ses säkerheten som ett problem, outsourcas endast delar av affärssystemet.

7. Hur ser Ni på kostnaderna med att hyra jämfört med att köpa?

Kostnader Hedman et al. (2009) benämner att vid införskaffningen av ett lokalt installerat affärssystem köper företaget systemet. Kim (2009) och Conway (2011) nämner att företag hyr molnbaserade affärssystem.

8. Hur ser bindningstiden/avtalet ut?

Kostnader Från testprocessen, för att se vilka rättigheter företag har med molnbaserat affärssystem.

9. Hur ser era driftkostnader ut nu jämfört med tidigare?

Kostnader O’Brien & Marakas (2006) nämner att företag kan minska hård-‐, mjuk-‐, och transaktionskostnaderna. Movin & Zandelin (2009) förklarar att minskningen av driftkostnaderna beror på storleken på företaget. Koch & Wailgum (2008) nämner att företag kan minska driftkostnaderna med ett affärssystem.

10. Vilken kostnad är störst, licens eller installation?

Kostnader Movin & Zandelin (2009) nämner att för små företag är licenskostnaderna hanterbara och installationskostnaderna relativt stora.

11. Vilka hård-‐ och mjukvaror behövde Ni investera i?

Kostnader O’Brien & Marakas (2004) kostnaderna minskar pga hård-‐, mjuk-‐, och transaktionskostnaderna.

13. Vilka kostnader uppkom som Ni inte hade räknat med?

Kostnader Från testprocessen, det är skillnad på äga och hyra och vill därmed se om det uppkommer kostnader som företag inte har beräknat.

14. Har de färre Kostnader O’Brien & Marakas (2006) nämner att kostnaderna minskar med


systemintegrationer gjort att kostnaderna har minskat?

färre systemintegrationer.

15. Vilka på företaget har tillgång till systemet?

Beslutstöd O’Brien & Markas (2006) förklarar att företag få snabb tillgång till informationen i systemet. Umble et al. (2003) nämner att alla inom företaget kan få tillgång till systemet.

16. Vilken information har ni lagt ut på molnet?

Beslutstöd Movin & Zandelin (2009) skriver att det inte är viktigt att har mycket information utan rätt information.

17. Hur använder ni systemet i er beslutsprocess?

Beslutstöd Magnusson & Olsson (2008) förklarar att informationen i systemet ska vara pålitlig. Movin & Zandelin (2009) skriver att samla information i systemet bidrar med att företag kan analysera informationen för att finna lönsamma kunder.

18. Har systemet möjliggjort att ni kan agera snabbare?

Beslutstöd O’Brien & Marakas (2006) nämner att företag kan förbättra sin förmåga att fatta bättre beslut vid rätt tidpunkt. Movin & Zandelin (2009) skriver att informationen ska vara pålitlig för att kunna agera och fatta beslut.

19. Var de externa partnerna ett bra stöd vid införskaffningen av systemet?

Beslutstöd Från testprocessen, eftersom de är de externa partnerna som tillhandahåller systemet. Movin & Zandelin (2009) nämner att det är IT-‐avdelningen som har ansvaret.

20. På vilket sätt blir realtidsinformationen bättre?

Beslutstöd Umble et al. (2003) skriver att informationen blir mer aktuell. Bancroft et al. (1998) nämner att affärssystemet bidrar med realtidsinformation vilket är bra vid beslut.

21. På vilket sätt gav systemet er en helhetslösning?

Förändrings-‐möjlighet

Magnusson & Olsson (2008) förklarar att affärssystem innebär en förändring eftersom de får en helhetslösning. Koch & Wailgum (2008) förklarar hur helhetslösningen påverkar att företaget kan se hela orderprocessen

23. Hur har det molnbaserade affärssystemet brutit ner era avdelningar?


O’Brien & Marakas (2004) skriver att affärssystem bryter ner företags tidigare avdelningsväggar. Larsson & Olsson (2009) nämner att affärssystem skapar möjligheten till att begränsa och kontrollera rutiner för att se vem som har lagt in informationen i systemet.

26. Vad ansåg ni vara den främsta fördelen med molnbaserat system?


Montley-‐Saunders (2006), Jörgensen (2003) & DePompa (2003) nämner fördelar med att outsourca affärssystemet.


Presentation av författarna

Frida Jonsson Mikaela Magnusson

Student på Affärssystemsprogrammet Student på Affärssystemsprogrammet på Högskolan i Halmstad. på Högskolan i Halmstad.

c-uppsats- frida och mikaela-1 - diva...

Documents