Un a c e r c a m ie n t o a la

a r c h iv is t ic a p u e r t o r r iq u e n a

:: r S s

c mR E DL a R e d de A r c h i v o i d e F u e n o R ie o

H ^ D I C I O N^ j i a s i fc

Sf ro v ' ^

T i t u lo o r ig i n a l : Cu s t o d i e s d e m e m o r i a s U n a c e r c a m ie n t o a l a a r c h i v i s t ic a p u e r t o r r iq u e n a

Co py r ig h t © : A r c t i i r e d

P r i m e r a e d i c i o n : 2 0 0 5

ISBN 1 - 8 8 17 3 0 - 2 4 - 7

Co o r d i n a c io n ed it o r ia l : E M S Ed it o r e s Te l 7 8 7 - 6 4 5 - 4 4 2 2

Ed i c i 6 n y c o o r d i n a c i6n g e n e r a l : Y a d i r a \ T i r a do A g o st o,Ju li o E Q u i r o s A l c a l a

C o n c e pt o y d i s e n o g r a f i c o : P ie d a d A Sa l a z a r Ca s t a n o - D IG

D is e n o d e p o r t a d a : H e n r y A O so r i o - D IG

P r o d u c id o e n Pu e rt o Ri c o

Im p r e s io n : A l v i Im p r e s o r e s Lt da

Im p r e s o e n C o l o m b ia

E s t a r ig u r o s a m e n t e p r o t i i b i da l a r e p r o d u c c i o n t o t a l o p a r c a l de e s t e l i b r o,l a r e c o p i la c io n e n u n s i st e m a

in f o r m a t i c o,la t r a n s m is io n e n c u a l q u i e r f o r m a o po r c u a l q u i e r m e d io

, p o r r e g i s t r o o p o r o t r o s m e t o d o s,

s in e l p e r m is o p r e v io y p o r e s c r it o de l a Red d e A r c h iv o s d e Pu e rt o Ri c o D e r e c h o s r e s e n / a d o s ©

E M SE D i f d R E S

• C o n t e n id o •

A gr a de c im ie n t o s'

7

Pr o l o g o P r o f La u r e a n o Ro d r ig u e z L ia fi e z 9

I El a r c h i v e : e n t e v i t a l

1 El d e s a r r o ll o de lo s a r c h i v o s m o d e r n o s,Li l l ia n Ir iz a r ry Ivl a r t i n e z 19

2 El A r c h i v o c o m o c o n s e r v a do r y c u s t o d i o de l a m e m o r i a,

Ya d i r a I Ti r ad o A g o s t o 5 1

3 La c o n s e r v a c io n de l pa t r im o n io do c u m e n t a l de P u e r t o Ric o,

Lu z M a r ie Ro d r ig u e z 6 2

4 A rc h iv o v s b ib l io t e c a s,Ya d i r a I Ti r a do A g o s t o 6 6

5 A rc h iv o s v s r ep o s i t o r i o s de m a n u s c r it o s,Ya d i r a I T i r a do A go s t o 7 6

6 D o s s is t e m a s p a r a le l o s pa r a e l fu n c io n a m ie n t o de lo s a r c h i v o s

u n i v e r s it a r io s,Lu z M a r ie Ro d r ig u e z 84

7 Cu a d r o : Lo s a r c h i v o s n a c i o n a l e s /ge n e r a le s y m u n i c ip a l e s v s

a r c h i v o s p a r t i c u l a r e s,D a i s y C r u z M o r a le s 8 9

II El a r c h i v o c o m o o rg a n i z a c i o n y e n t e a d m i n i s t r a t iv o

A Po l it ic a y p r o g r a m a i n s t i t u c io n a l

1 La fu n da c i o n de u n a r c h i v o p a r t i c u l a r :

f a c t o r e s a c o n s ide r a r,Da i s y Cru z M o r a l e s 93

2 G u ia p a r a l a p r e p a r a c i o n de u n m a n u a l de o rg a n iz a c i o n

y p r o c e d im i e n t o s p a r a a r c h i v o s,M a r i a E O rd o fi e z M e r c a do 1 11

3 El p e r s o n a l de l a r c h i v o,Ya d i r a I Ti r a do A go s t o 1 16

4 Et i c a p a r a e l p e r s o n a l qu e la b o r a e n l a s b ib l i o t e c a s,

a r c h i v o s 0 c e n t r a d e i n f o r m a c i o n,Ya d i r a I Ti r a do A g o s t o 12 1

5 Co digo de e t ic a de l a r c h i v e r o.Re d de A r c h i v o s

de Pu e r t o Ric o (ARCH IRED) 12 7

6 Es ta do f i s c a l de l o s a r c h i v o s y c e n t r o s de i n f o rm a c i o n e n Pu e r t o

Ri c o : r e c o m e n da c i o n e s p a r a m e j o r a m ie n t o s f u t u r o s,

Da i s y Cru z M o r a l e s 13 3

B A d qu i s ic i o n y m a n e jo de l m a t e r ia l a r c h i v i s t i c o,

_

k tM e t o d o s pa r a l a a d qu i s i c io n y e v a lu a c i o n d e c o l e c c i o n e s ; j : : :

7 Po l i t i c a pa r a a d qu i r i r c o l e c c i o n e s o r e c u r s o s, j

i;| ,

Y a d i r a I T ir a d o A go s to 144

2 Gu ia de e v a l u a c i o n de c o l e c c i o n e s pa r a l a a d qu is ic i o n ,

Da is y Cr u z M o r a l e s 14 5

a Fo r m u la r i o d e d o n a c i o n e s d e c o l e c c i o n e s,d o c u m e n to s o

r e c u r s o s,Ya d i r a I T i r a do A g o s t o 14 8

b Fo r m u la r i o de c o m p ra de c o l e c c i o n e s,do c u m e n to s o r e c u r s o s

,

Ya d i r a I Ti r a d o A go s t o 14 9

c /n fo rn i e d e c o /e c c /o n e s r e c /fa /d a s,Ya d i r a I T ir a do A g o s t o 1 50

Re s c a t e d e do c u m e n t o s

1 La im p o r t a n c i a de la c o n s e n / a c i o n y c a t a l o g a c i o n

d e lo s a r c h i v o s m u n i c ipa le s ,Lu i s de l a Ro s a M a r t i n e z 1 53

C u st o d io s d e m e m o r ia s

2 Lo s d o c u m e n t o s m u n i c ip a l e s e n e l A r c h i v o

Ge n e r a l de Pu e r t o R ic o,

Jo s e A Flo r e s 1 57

M a n e jo d e m a t e r i a l a r c h iv i s t i c o

/ M a n e j o de d o c u m e n to s,

Ya d i r a I T ir a do A g o s t o : 1 6 1

2 M a n e j o de lib r o s y l ib r o s r a r o s ,Ya d i r a I T i r a d o A go s t o 1 62

3 M a n e j o de l l ib r o,M a r i a E O rd o n e z M e r c a d o 1 63

4 M a n e j o de fo t o g r a f ia s y d i a po s i t i v a s ,Ya d i r a I Ti r a do A g o s t o 1 64

5 M a n e j o de m i c r o p e l i c u l a s,

fi lm i l la s y m i c r o fi c ha s ,

Ya d i r a I T i r a d o A go s to 1 65

6 M a n e j o de m a t e r ia l a u d i o v i s u a l : d i s c o s,

c i n t a s m a g n e t o fo n i c a s,

c d,c a s s e t e s y VHS

,Ya d i r a I T i r a d o A go s to 1 67

De s c a r t e de d o c u m e n t o s

1 De s c a r t e d e d o c u m e n t o s,

Ya d i r a I Ti r a do A go s t o 1 68

2 La qu e m a de d o c u m e n t o s e n Hu m a c a o,

Ya d i r a I T i r a d o A go s to 1 74

3 Po l i t i c a de de s c a r t e de d o c u m e n to s o r e c u r s o s,

Ya d i r a I T i r a d o A go s t o 18 0

III Pr o y e c t o s e s pe c ia l e s y d e d i f u s i o n

El a r c h i v o y l a c o m u n ida d

7 Un v i n c u l o n e c e s a ho : l o s a r c h i v o s y l a c o m u n ida d,

Lu z M a r i e Ro d r ig u e z 1 85

2 La r e la c i o n e n t r e e l a r c h i v o y la c o m u n ida d : u n r e t o p o r c o n q u is t a r,

Ju li o E Qu i r o s A lc a l a 187

El a r c h i v o y l a i n v e s t iga c i o n

7 In v e s t iga d o r e s,a r c h i v o s y a r c h i v i s ta s : l a e x p e r i e n c i a de u n

i n v e s t ig a do r.D r Jo rg e Ro d r igu e z Be r u ff 192

2 Lo s a r c h i v o s,e l a r c h i v is t a y l a i n v e s t iga c i o n h i s t o h c a

,

Ju l io E Qu i r o s A lc a l a 199

3 La e x p e r i e n c ia de l a in v e s t iga c i o n e n l o s a r c h i v o s y b ib l io t e c a s

d e Pu e r t o Ri c o , Es ta do s Un id o s y Es pa h a : m e m o r i a s d e u n

a p r e n d i z de in v e s t iga d o r.D r Ja im e M o i s e s Pe r e z Riv e r a 2 02

4 M e m o r i a s a l im e n ta r i a s e n l o s la b e r in t o s d e l o s a r c h i v o s,

D r Cr u z O rt i z Cu a d r a 2 15

5 Pa l e o g r a fi a : c i e n c ia a u x i ii a r d e la a r c h i v o l o g i a

U n c o m e n ta r i o d e s d e la h i s t o r i a,Jo s u e Ca a m a ri o Do n e s 2 3 1

El a r c h iv o y l a s e x h ib ic i o n e s

7 Da r n o s a c o n o c e r : l a s e x h ib i c i o n e s c o m o di f u s o r e s

d e n u e s t r a s c o l e c c io n e s,

Lu z M a r i e Ro d r ig u e z 2 52

2 Co n s ide r a c i o n e s p a r a l a e x h ib ic i o n de l m a t e r ia l h is t o r i c o e n a r c h i v o s

y de p o s i t o s h i s t o r i c o s,Lu z M a r ie Ro d r ig u e z 2 55

IV Co n c l u s i o n

7 En la u n io n e s t a la f u e r z a : l a im p o r t a n c i a de a s o c i a r s e ,

Lu z M a r i e Ro d r ig u e z 2 67

V A pe n d i c e

7 Qu e e s l a Re d d e A r c h i v o s de Pu e r t o Ri c o (A RCHIRED) ? 2 7 1

2 G lo s a r io p a r a a r c h i v o s y b ib l i o t e c a s ,

r e c o p i l a do p o r Ya d i r a I T i r a d o A go s t o 2 723 B ib l io g r a fi a

,r e c o p i l a do p o r Ya d i r a I T i r a d o A go s to 27 8

4 Da t o s b i o g r a fi c o s d e l o s a u t o r e s 29 2

A g r a d e c i m ie n t o s

Qu e r e m o s h a c e r ll e g a r n u e s t r o a g r a d e c i m ie n t o a la s i n s t it u c io n e s

y a m ig o s q u e d e u n a u o t r a f o r m a h a n c o la b o r a d o p a r a q u e e s t e

p r o y e c t o s e a u n a r e a l id a d

E n p r i m e r lu g a r a l a s i n s t it u c io n e s q u e h a n a p o y a d o t a n t o

e c o n o m ic a m e n t e c o m o e n r e c u r s o s p e r s o n a le s p a r a la p u b l ic a c io n

d e e s t a o b r a A l l ic e n c ia d o Jo s e Ro b e r t o M a r t i n e z Ra m i r e z , D i r e c t o r

Ej e c u t iv o d e l a Fu n d a c io n L u i s M u ii o z M a r i n A l s e ii o r F r a n c is c o d e

Je s u s S c h u c k,Pr e s id e n t e d e l a Fu n d a c io n B i b l io t e c a Ra f a e l H e r n a n d e z

C o lo n Y a la p r o f e s o r a M a r i a D o lo r e s L u q u e d e Sa n c h e z,D i r e c t o r a d e l

C e n t r o d e I n v e s t ig a c io n e s H is t o r i c a s d e l D e p a r t a m e n t o d e H is t o r ia , d e

la Fa c u lt a d d e H u m a n id a d e s d e l Re c i n t o d e R i o Pi e d r a s , d e la U n iv e r -

s id a d d e Pu e rt o R ic o

A L i ll ia n I r iz a r r y M a r t i n e z,Y a d i r a T ir a d o A g o s t o , L u z M a r i e Ro ¬

d r ig u e z , D a is y C r u z M o r a le s , M a r i a E O r d o n e z M e r c a d o , Jo s e Flo r e s ,

Ju li o E Q u i r o s A lc a la , p r o fe s o r Jo s u e C a a m a h o D o n e s , L u i s d e la Ro s a

(q e p d ) , d o c t o r Jo r g e Ro d r ig u e z Be r u f f , d o c t o r Ja im e M o is e s Pe r e z

R iv e r a y e l d o c t o r C r u z O r t iz C u a d r a , c u y o s t r a b a jo s c o n fo r m a n e s t a

o b r a

Re c o n o c e m o s , a d e m a s , d e m a n e r a m u y e s p e c ia l la la b o r d e l s e n o r

Ju l io E Q u ir o s A lc a la y la p r o f e s o r a Y a d ir a T i r a d o A g o s t o q u i e n e s

a s u m ie r o n d e f o r m a v o lu n t a r ia lo s t r a b a j o s d e e d ic io n y r e v is io n d e

lo s t e x t o s

Qu e r e m o s a g r a d e c e r t a m b i e n a E ls a M o s q u e r a y Pi e d a d Sa la z a r

C a s t a n o la la b o r d e d is e ii o y d ia g r a m a c io n d e l t e x t o q u e h o y e l le c t o r

t ie n e e n s u s m a n o s

Y f i n a l m e n t e , a l p r o fe s o r La u r e a n o Ro d r ig u e z Li a f i e z , Ca t e d r a t i c o

d e D i p l o m a c ia y A r c h iv i s t ic a d e l a U n iv e r s i d a d d e Se v i l la e n Es p a h a ,

q u i e n d u r a n t e u n c u r s o s o b r e a r c h iv o s q u e d ic t o e n Pu e r t o R ic o la n z o e l

r e t o d e q u e l o s a r c h iv e r o s b o r ic u a s d e b i a m o s c o m p a r t i r la s e x p e r ie n c ia s

d e l t r a b a jo d i a r io , c o n l a s c o le c c io n e s d o c u m e n t a le s a o t r o s c o le g a s

y p u b li c o e n g e n e r a l in t e r e s a d o p o r m e d io d e la p a la b r a e s c r it a E s t e

d e s a f i o n o s h iz o r e f le x i o n a r Es t a p u b l ic a c io n e s la r e s p u e s t a

• 8 •

2:

o o

Cu s t o d i o s d e m e m o r i a s

"

La r e v a lo r iz a c i o n d e l p a p e l d e l a r c h i v e r o , c u a l q u i e r a q u e s e a

s u n i v e l d e fo r m a c io n d e b e a p o y a r s e e n la a d a p t a c i o n d e s u

fo r m a c io n a la s e x ig e n c ia s d e la a r c h i v is t ic a c o n t e m p o r a n e a ye n la m a j o r v a lo r a c i o n d e la e s p e c if ic id a d d e d i c ha fo r m a c i o n

r e s p e c t o d e la s d e m a s c ie n c ia s d e la in f o r m a d d n"

L o s a r c h i v o s e n l a U n i o n E u r o p e a : In f o r m e d e l g r u p o d e e x p e r t o s s o b r e

l o s p r o b l e m a s d e c o o r d i n a c id n e n m a t e r ia d e a r c h i v o s

L u x em b u r g o : Co m is i o n E u r o p e a Se c r e ta r ia G e n e r a l,19 9 4

I n m e r s o s e n u n o d e l o s c a m b io s m a s t r a s c e n d e n t a l e s d e l a

e v o lu c i o n s o c ia l y d e l c o n o c i m ie n t o c ie n t i f ic o,la A r c h iv i s t i c a

,e n

t a n t o c ie n c ia y t e c n ic a q u e t r a t a d e la c o n s e r v a c io n,

r a c i o n a liz a c io n

y g e s t io n d e l o s d o c u m e n t o s y d e l a c c e s o a la in f o r m a c io n c o n t e n i d a

e n l o s m is m o s , o c u p a e n n u e s t r o t ie m p o u n l u g a r p r e e m i n e n t e e n la

c o n s t r u c c i o n d e la d e n o m in a d a"

s o c ie d a d d e la in f o r m a c io n"

D a d o q u e

e n la a c t u a l id a d la i n f o r m a c io n s e c o n s id e r a u n r e c u r s o q u e p r o p o r c io n a

v e n t a j a c o m p e t it iv a a q u ie n la po s e e y l a m a n e ja , la g e s t io n d e a r c h iv o s

t ie n e ho y u n p a p e l c a d a v e z m a s r e le v a n t e e n e l s e n o t a n t o d e la s

i n s t it u c i o n e s p u b lic a s c o m o e n e l d e la e m p r e s a p r iv a d a , la c u a l e s t a a u n

le j o s d e c o n s e g u i r la n o r m a l iz a c io n y d o t a c io n m i n i m a d e p r o fe s i o n a le s

q u e r a c i o n a lic e n c o n m e t o d o s y t e c n ic a s a p r o p ia d a s la p r o d u c c io n,

c o n s e r v a c io n,v a lo r a c io n y s e r v ic io d e l a d o c u m e n t a c i o n

La A r c h iv is t ic a s e d e f in e c o m o la c i e n c i a q u e e s t u d ia lo s p r in c ip io s y

p r o c e d im ie n t o s m e t o d o l o g ic o s y t e c n ic o s e m p le a d o s e n la c o n s e rv a c io n,

g e s t i o n y c o m u n ic a c io n d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h iv o d e s d e q u e e s t o s

s e g e n e r a n , c o n e l o bje t iv o d e p r e s e r v a r e l t e s t im o n io d e lo s d e r e c h o s ,

d e l o s i n t e r e s e s , d e l q u e h a c e r y d e ia m e m o r ia d e la s p e r s o n a s f is ic a s

y j u r id ic a s , y e n e l e s t a b le c i m ie n t o y r a c i o n a l iz a c i o n d e lo s r e c u r s o s d e

i n f o r m a c i o n e n lo s o r g a n is m o s p u b li c o s y p r iv a d o s

1 1

C u s t o d i o s d e m e m o r ia s

N a c id a c o m o u n a t e c n ic a e x p e r i m e n t a l a m e d ia d o s d e l s i g lo

X IX , la A r c h iv i s t i c a s e h a c o n s o l id a d o c o m o c i e n c ia e n e l a r e a d e la s

H u m a n id a d e s, g r a c ia s a q u e c u e n t a c o n u n o bj e t o p r o p io (e l a r c h i v o ) ,

u n a f i n a lid a d (la c o n s e r v a c io n , r e c u p e r a c io n y s e r v ic io d e la i n f o r m a c io n )

y u n a m e t o d o lo g i a i g u a lm e n t e p r o p ia b a s a d a e n la e la b o r a c io n d e

u n o s p r i n c i p i o s t e o r i c o s,u n a n o r m a t iv e y u n a t e r m i n o lo g i a D e e s t a

d e f i n i c i o n s e i n f ie r e q u e la A r c h i v i s t i c a p o s e e h o y d o s c a m p o s d e

a c t u a c io n p le n a m e n t e d e f i n i d o s,e l d e la t e o r i a y e l d e la p r a c t i c a

L a t e o r i a c o m p r e n d e la h is t o r ia , y e l o bj e t o o a m b it o d e a c t u a c io n

(d o c u m e n t o - a r c h iv o ) La p r a c t ic a , a s u v e z , e s t a c o m p u e s t a p o r la s

t e c n i c a s y p r o c e d im ie n t o s q u e s e u t i liz a n e n la c o n s e r v a c io n f i s i c a d e

l o s d o c u m e n t o s y e n la d if u s io n d e l a i n f o r m a c io n D e e s t e m o d o ,e l

c u e r p o c ie n t i f ic o d e la A r c h iv i s t ic a s e c o m p o n e h o y d e u n o bje t o , u n a

f u n c io n y u n a m e t o d o lo g i a

E l d o c u m e n t o d e a r c h iv o e n t e n d id o c o m o o bj e t o , s e c o n c i b e

c o m o u n a p o r c io n d e i n f o r m a c io n r e g is t r a d a q u e h a s id o g e n e r a d a

o r e c i b id a e n e l i n ic io , t r a t a m i e n t o o f i n a li z a c io n d e u n a a c t iv id a d

i n s t it u c io n a l o p e r s o n a l y q u e c o n s t i t u y e e l t e s t im o n io d e l a e x is t e n c ia

d e d ic h a a c t iv id a d E l o bje t o d e la B i b l io t e c o lo g i a y la D o c u m e n t a c io n

e s e l d o c u m e n t o c i e n t if ic o - t e c n i c o A d ife r e n c i a d e e s t e,e l d o c u m e n t o

d e a r c h iv o s e c a r a c t e r iz a p o r q u e s u i n f o r m a c io n e s r e g la d a , p r e d e c i b le

y d e a c c e s o li m it a d o M i e n t r a s q u e e l d o c u m e n t o d e a r c h iv o r e f le ja la s

f u n c io n e s y a c t iv id a d e s d e la s o r g a n i z a c io n e s, e l d o c u m e n t o c ie n t i f ic o -

t e c n i c o r e s p o n d e a la f i n a li d a d d e r e la t a r,i n f o r m a r e in s t r u i r

, p e r o n o

t e s t i m o n ia r E l d o c u m e n t o d e a r c h iv o e s i r r e p e t i b ie e n s u o r i g i n a l id a d ,

t r a s c ie n d e e l v a lo r j u r id ic o y p o s e e a d e m a s d im e n s io n h is t o r ic a

L a f u n c i o n d e r e u n i o n d e d o c u m e n t o s e n l a B i b lio t e c o l o g i a yl a D o c u m e n t a c io n s e c a r a c t e r iz a p o r l a a d q u is i c io n , la c o m p r a , e l

i n t e r c a m b i o y la d o n a c io n,e s d e c i r

,e s t a d e s c o n e c t a d a d e la c r e a c io n

d e d o c u m e n t o s E n la A r c h iv i s t ic a v a p r e c e d id a p o r i n t e r v e n c io n d e l

a r c h iv o y d e l a r c h iv e r o e n lo s p r o c e s o s y m e c a n i s m o s d e la g e s t io n

d o c u m e n t a l q u e i m p li c a u n a r e la c io n o r g a n i c a e n t r e e l o r g a n is m o

p r o d u c t o s d e la d o c u m e n t a c io n y e l a r c h iv o E n e l p r i m e r c a s o e s t a m o s

1 2

Cu s t o d io s d e m e m o r i a s

a n t e p r o c e s o s a r t if ic ia le s,m ie n t r a s q u e e n e l s e g u n d o e s t o s p r o c e s o s s o n

n a t u r a le s L o s a r c h iv o s , m e d ia n t e la g e s t io n d o c u m e n t a l - in t e r v in i e n d o

e n l a s d e c is io n e s q u e a f e c t a n a la p r o d u c c io n d o c u m e n t a l,

c o n t r o l

d e la d o c u m e n t a c io n e n la e t a p a d e u t i l iz a c i o n a d m i n is t r a t iv a,

p a r t ic ip a c i o n e n e l d i s e n o d e lo s p r o c e s o s a d m in is t r a t iv o s , t r a n s f e r e n c ia

d e la d o c u m e n t a c io n d e la s o f ic in a s a l a s i n s t it u c i o n e s d e a r c h iv o ,

y d e c is i o n e n la e v a l u a c io n d o c u m e n t a l q u e t ie n d e a l a s e l e c c io n y

e l im i n a c io n - e f e c t u a n u n p r i m e r t r a t a m i e n t o t e c n i c o q u e n o s e d a n i

e n la B i b lio t e c o lo g i a n i e n l a D o c u m e n t a c i o n

L a m e t o d o l o g i a e n e l t r a t a m i e n t o d e l o s d o c u m e n t o s e n la

B i b l io t e c o l o g i a y la D o c u m e n t a c i o n,s e s u s t e n t a f u n d a m e n t a lm e n t e e n

t e c n ic a s d e c a t a lo g a c io n,c la s if ic a c i o n e i n d iz a c io n c o n e l o bj e t iv o d e

r e c u p e r a r l a i n f o r m a c i o n c o n t e n id a e n e l d o c u m e n t o La A r c h iv i s t i c a,e n

c a m b io , a p l ic a la s t e c n ic a s p r o p ia s d e l t r a t a m ie n t o d e la d o c u m e n t a c i o n

a d m in is t r a t iv a b a s a d a s e n e l p r i n c ip io d e p r o c e d e n c ia y e l r e s p e t o a l

o r d e n o r ig in a l Co m o c a d a f o n d o a r c h i v i s t ic o e s d if e r e n t e d e o t r o ,

r e q u e r i r a p r o c e s o s e s p e c i f ic o s y a d a p t a b l e s a l t i p o d e f o n d o y a l a

in s t it u c io n d e q u e d e p e n d e Pa r a t r a t a r u n f o n d o e s n e c e s a r i o p o s e e r,

a d e m a s d e lo s c o n o c i m ie n t o s t e c n i c o s,u n a s o l id a f o r m a c io n h is t o r i c a

y ju r id ic a , h is t o r ia d e l a s i n s t it u c i o n e s , le g is la c io n y r e g im e n ju r id ic o

d e l a d o c u m e n t a c io n , t ip o lo g fa d e f o n d o s , d o c u m e n t a c io n p u b l ic a y

p r iv a d a , s i s t e m a s d e p l a n if ic a c io n y o r g a n i z a c io n d e lo s o r g a n is m o s

p u b l ic o s y p r iv a d o s , s is t e m a s d e g e s t io n d o c u m e n t a l, t e c n o lo g i a s d e la

in f o r m a c io n , d e r e c h o a d m i n is t r a t iv o , c iv il , m e r c a n t il, p e n a l y p r o c e s a l,

p a le o g r a f i a y d i p lo m a t ic a, e t c Ig u a lm e n t e e s i m p r e s c i n d i b l e c o n o c e r

la o r g a n iz a c i o n,f u n c i o n e s

,c o m p e t e n c ia s

,e s t r u c t u r a a d m i n is t r a t iv a

y je r a r q u ic a d e lo s o r g a n is m o s , in s t it u c io n e s y e m p r e s a s a l o bje t o

d e c o m p r e n d e r y s it u a r lo s d o c u m e n t o s e n s u c o n t e x t o h is t o r i c o -

a d m in is t r a t iv o p a r a p o d e r in ic i a r s u t r a t a m ie n t o m e d ia n t e la a p l ic a c i o n

d e t e c n ic a s i n s t r u m e n t a le s ; /™

A p l ic a c i o n d e t e c n ic a s i n s t r u m e n t a le s d e v a lo r a c i o n d e d o c u m e n t o s

c o n e l o bje t iv o d e c o n t r o la r y r e d u c i r la i n f la c i o n d o c u m e n t a l , s i n q u e

e l lo s u p o n g a p e r d i d a d e in f o r m a c i o n,

s ie n d o a d e m a s u n o p t i m o

1 3

Cu s t o d io s d e m e m o r i a s

m e c a n is m o p a r a a s e g u r a r la c o n s e r v a c io n d e lo s d o c u m e n t o s e s e n c ia le s

y v it a le s d e l a s i n s t it u c io n e s,

e m p r e s a s y o r g a n is m o s p a r t i c u la r e s La

e v a l u a c io n d o c u m e n t a l e s u n p r o c e s o g e n u i n o d e n u e s t r a d is c i p l i n a

b a s a d o e n c r it e r io s t e c n ic o s y j u r i d i c o s a p a r t i r d e l a n a l is is d e l v a lo r

p r i m a r io y s e c u n d a r io d e l d o c u m e n t o .

Y a p l ic a c io n i g u a l m e n t e d e t e c n ic a s i n s t r u m e n t a le s a la h o r a

d e d if u n d ir la i n f o r m a c io n d o c u m e n t a l d ir ig i d a f u n d a m e n t a l m e n t e

a u n a g e n e r a l id a d d e u s u a r i o s L a i n f o r m a c i o n c o n t e n id a e n e l

d o c u m e n t o d e a r c h iv o e s u t i iiz a d a b a s ic a m e n t e,

-

y e n u n a p r im e r a

f a s e-

,c o m o i n d is p e n s a b le p a r a la b u e n a g e s t io n d e la s a c t iv i d a d e s

p r o p i a s d e c a d a a d m i n is t r a c i o n,i n s t it u c i o n y e m p r e s a f r e n t e a la

n e c e s a r ia y a d e c u a d a t o m a d e d e c is i o n e s,la d e f e n s a d e d e r e c h o s y

e l c o n o c i m i e n t o d e o b l ig a c io n e s p r o p ia s E n s e g u n d o l u g a r,

e s u t i l

p a r a l o s c i u d a d a n o s n e c e s it a d o s d e c o n o c e r l a in f o r m a c io n o b r a n t e

e n la s a d m in is t r a c i o n e s p u b l ic a s o b i e n o b t e n e r c o p ia c e rt if ic a d a d e

d o c u m e n t o s p a r a s u u s o p e r s o n a l A d e m a s , c o m o e s s a b i d o , e l a c c e s o

a la d o c u m e n t a c io n e s f u n d a m e n t a l p a r a e l p r o g r e s o d e la in v e s t ig a c io n

h is t o r ic a o c ie n t i f ic a

T o d o s e s t o s p r i n c i p io s a n t e r i o r m e n t e e n u m e r a d o s,

a p a r e c e n

a m p l ia m e n t e t r a t a d o s y d e s a r r o ll a d o s e n la o b r a q u e m e c a b e e l h o n o r

d e p r o lo g a r f r u t o d e l e s f u e r z o d e u n e s p le n d i d o g r u p o d e a r c h iv e r o s

e i n v e s t ig a d o r e s p u e r t o r r iq u e h o s e n c a b e z a d o s p o r L i l l ia n I r iz a r r y

M a r t i n e z , Y a d i r a I T i r a d o A g o s t o , Lu z M a r ie Ro d r i g u e z,D a is y C r u z

M o r a le s , M a r f a C O r d o n e z M e r c a d o,Jo s e Flo r e s

,J u l io E Q u i r o s A lc a la ,

p r o f e s o r Jo s u e Ca a m a h o D o n e s , L u i s d e l a Ro s a M a r t i n e z (q e p d ) ,

d o c t o r Jo r g e Ro d r ig u e z Be r u f f , d o c t o r Ja im e M o is e s Pe r e z R iv e r a y e l

d o c t o r C r u z O rt iz C u a d r a .

E s t r u c t u r a d a e n t r e s b lo q u e s p e r f e c t a m e n t e d i f e r e n c ia d o s yr e l a c io n a d o s e n t r e s i

,l a p r i m e r a p a r t e a b o r d a e l m u n d o d e l a r c h iv o

e n P u e r t o R i c o c o m o c o n s e r v a d o r y c u s t o d io y d e p o s it a r i o d e l a s

m e m o r ia s h i s t o r i c a s b o r i c u a s ,l o s p r o b l e m a s q u e e n la I s ia d e l

E n c a n t o y d e l a S im p a t i a p la n t e a l a c o n s e rv a c io n d e la i n f o r m a c i o n e n

1 4

Cu s t o d i o s d e m e m o r i a s

s o p o r t e s a lt a m e n t e v u l n e r a b le s a n t e u n a s c o n d i c io n e s c li m a t ic a s n o

d e m a s ia d o o p t i m a s y f a v o r a b le s , lo q u e ll e v a a u n o s p la n t e a m ie n t o s

c o n s e r v a c io n is t a s e n o c a s i o n e s e r r a t i c o s y a l t a m e n t e c o s t o s o s,

f i n a l iz a n d o c o n e l e s t a b le c i m i e n t o d e u n c u a d r o d e c la s if i c a c io n d e l a

p r a c t ic a t o t a lid a d d e a r c h iv o s e x i s t e n t e s e n la is Ia : n a c io n a l e s , g e n e r a le s ,

m u n i c i p a le s y p a r t ic u la r e s

L a s e g u n d a p a r t e s e o c u p a d e l a r c h iv o c o m o o r g a n iz a c io n y

e n t e a d m i n is t r a t iv o ; d e l a r c h iv e r o y s u f o r m a c io n p r o f e s io n a l y e t ic a ;

d e la a d q u is ic i o n y f o r m a c io n d e c o le c c io n e s d o c u m e n t a le s ; d e la

c o n s e r v a c i o n y c a t a l o g a c i o n d e a r c h iv o s m u n ic i p a l e s , e n s e n d o s

t r a b a jo s b i e n i n t e r e s a n t e s d e L u i s d e la Ro s a M a r t i n e z ( q e p d ) ,

m a e s t r o y r e f e r e n t e d e a r c h iv e r o s p u e r t o r r iq u e ii o s y d e Jo s e Flo r e s,n o

m e n o s m a e s t r o q u e e l a n t e r i o r ; d e l m a n e jo y m a n i p u la c io n d e m a t e r ia l

a r c h iv i s t ic o e n s u s d iv e r s o s s o p o r t e s p a r a s u m e j o r c o n s e r v a c i o n,

o r g a n i z a c io n y u s o ; d e la v a lo r a c i o n , e x p u r g o y e l im in a c i o n d e s e r ie s

d o c u m e n t a le s, c o n a lg u n ej e m p io c o n c r e t o e il u s t r a t iv o , c u a l f u e la

q u e m a d e d o c u m e n t o s e n H u m a c a o,a m p li a m e n t e t r a t a d a p o r Y a d i r a

I T ir a d o A g o s t o

L a t e r c e r a y u lt i m a p a r t e t r a t a d e la d if u s io n y p u e s t a e n v a lo r d e la

d o c u m e n t a c io n c o n s e r v a d a e n lo s d if e r e n t e s a r c h iv o s d e P u e r t o R ic o D e

la n e c e s id a d d e v i n c u la r e l a r c h iv o a la s o c ie d a d q u e lo c r e a , e n a r t i c u lo s

b ie n c la r o s y e x p l i c it o s d e L u z M a r i e Ro d r ig u e z y J u lio E Q u i r o s A l c a la ;

d e l s e r v i c io q u e e l a r c h iv o y e l a r c h iv e r o d e b e n p r e s t a r d e f o r m a c o n t in u a

y p e r m a n e n t e a la c o m u n id a d c i e n t i f ic a , lo q u e o b lig a a a r c h iv e r o s e

i n v e s t i g a d o r e s a m a n t e n e r u n m a s q u e b u e n c o n t a c t o le jo s d e t o d o

r e c e lo y"

m a l r o llo"

, p e r m it a s e m e l a e x p r e s io n , d a d o q u e e l a r c h iv e r o ye l i n v e s t i g a d o r s o n p r o fe s io n a le s c o n d e n a d o s a e n t e n d e r s e , d a d o q u e

a a m b o s le s u n e e l in t e r e s p o r e l d o c u m e n t o , t e n ie n d o a m b o s m u yc la r a m e n t e d e l i m it a d a s s u s c o m p e t e n c ia s Po r u lt im o

,s e a b o r d a c o n

g r a n a c ie r t o e l m o v im ie n t o a m p lia m e n t e i m p u ls a d o e n lo s u lt i m o s a h o s

d e c o n s id e r a r a l a r c h iv o c o m o"

m u s e o"

d e l d o c u m e n t o e n e l s e n t id o

d e p o t e n c ia r e l v a lo r e x p o s it iv o d e l d o c u m e n t o , q u e e s la f o r m a m a s

a m p l ia d e la d if u s i o n in f o r m a t iv a En e s t e s e n t id o e c n a m o s d e m e n o s

15

Cu st o d io s d e m e m o r ia s

a lg u n t r a b a jo c o m p l e m e n t a r io d e la l i n e a a n t e r i o r d e la c o n s i d e r a c i o n

d e l v a lo r d id a c t i c o d e la c o le c c io n d o c u m e n t a l lo q u e d e b e c o n ll e v a r

u n a c o la bo r a c i o n c a d a v e z m a s e s t r e c ha e n t r e a r c h iv e r o s y p r o f e s io n a le s

d e la e n s e h a n z a

La o b r a s e c ie r r a c o n u n a p a r t a d o d e c o n c l u s io n e s e la b o r a d o p o r

L u z M a r ie Ro d r i g u e z c o n e l e x p r e s iv o t i t u lo d e E n la u n i o n e s t a la f u e r z a :

la im p o r t a n c i a d e a s o c ia r s e , y o t r o c o m o a p e n d ic e e n c a b e z a d o p o r la

p r e g u n t a d e d Q u e e s la Re d d e A r c h i v o s d e P u e r t o R i c o ? s e g u id o d e

u n g l o s a r i o d e t e r m i n o s p a r a u s o d e a r c h iv e r o s y b i b l io t e c a r io s,

u n a

b ib lio g r a f i a y e l p e r f il b i o g r a f ic o d e l o s a u t o r e s d e l l i b r o

N o m e q u e d a s i n o a g r a d e c e r a d ic ho s a u t o r e s y m u y e s p e c ia lm e n t e

a d o n Ju l io E Q u i r o s A lc a la , D i r e c t o r d e l A r c h iv o H is t o r ic o d e l a

Fu n d a c io n L u i s M u h o z M a r i n , q u e a c o g i e r a n y s e c u n d a r a n e l r e t o q u e

le s h i c e e n s u d i a e n la e s p le n d id a s e d e d e la c it a d a f u n d a c io n d e q u e

s e p u s ie r a n m a n o s a la o b r a h a s t a p o n e r a d is p o s i c io n d e l p u e b lo d e

Pu e r t o R ic o d e u n a a m p l ia y r ic a r e f l e x i o n t e o r ic a y p r a c t ic a,b a s a d a

e n s u p r a c t i c a c o t id ia n a c o m o p r o f e s i o n a le s d e l a r c h iv o , d e l l i b r o y d e l

d o c u m e n t o e n l a is Ia m a s p r e c io s a y e s p a n o l a d e l C a r i b e q u e c o m o

d o n a Ca r m e n G o m e z Te je r a , Ju a n Ra m o n Jim e n e z y Z e n o b ia Ca m p r u b i ,

a s i c o m o t a n t o s o t r o s e x i l ia d o s e s p a h o l e s q u e e n e l la e n c o n t r a r o n

h o s p it a l id a d y b u e n a a c o g id a m ie n t r a s v iv ie r o n , s i g o lle v a n d o e n m i

c o r a z o n

P ro f e s o r La u r e a n o Ro d r fg u e z L ia f i e z

U n iv e r s id a d d e Se v i l l a

A g o s t o d e 2 0 0 6

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