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Fecha: 05/11/07 Procedimiento: Desarrollo de Actos Académicos de Educación Continua Revisión No. 00 Secretaría de Docencia Dirección General de Educación Continua y a Distancia Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos

Universidad Autónoma del Estado de México

Sistema de Gestión de la Calidad 1/12

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexo

9. Revisión Histórica




1. Propósito Establecer el procedimiento para el desarrollo de los actos académicos de educación continua. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado para el desarrollo de los actos académicos de educación continua realizados por la Dirección General de Educación Continua y a Distancia de la UAEM. 3. Responsabilidad y autoridad En la siguiente tabla se presentan a los responsables de elaborar, revisar, aprobar y actualizar el desarrollo de los actos académicos de educación continua:

Fase Elabora/actualiza Revisa Aprueba Solicitud Usuario Director de Desarrollo

y Gestión de Proyectos

Director General de Educación Continua y a Distancia

Estructuración y cotización

Departamento de Desarrollo de Proyectos

Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos


Planeación Departamento de Desarrollo de Proyectos



Difusión Dirección de Tecnologías para la Educación



Inscripciones Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo

Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos


Impartición Departamento de Desarrollo de Proyectos



Elaboración de constancias

Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo

Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo Director de Desarrollo y Gestión de Proyectos


Asignación de recursos y comprobación de


Coordinador de Planeación, Seguimiento y Apoyo





gastos Administrativo Evaluación del desarrollo del acto académico

Departamento de Mercadotecnia



Ceremonia de entrega de constancias




4. Normatividad aplicable

Lineamientos de Educación Continua y a Distancia 5. Políticas 1. La Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos deberá contar con la solicitud del

usuario, sea sector público o privado debidamente requisitada, para la impartición del acto académico.

2. Para el sector social se requiere que la Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos

cuente con las cédulas de inscripción mínimas requeridas para el inicio del mismo.

3. La Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos deberá entregar al usuario vía oficio, la estructura y cotización del acto académico debidamente autorizados por el Titular de la DGECyD.

4. El instructor elaborará el manual correspondiente al acto académico, el cual deberá ser

entregado al Departamento de Desarrollo de Proyectos al menos 15 días antes de iniciar el acto.

5. El Departamento de Desarrollo de Proyectos será el responsable de la logística del acto

académico.

6. El diseño de las portadas del manual y la difusión del acto académico en la página web serán responsabilidad de la Dirección de Tecnologías para la Educación, lo cual se solicitará 15 días y un mes respectivamente antes del inicio del acto académico.

7. El instrumento legal correspondiente deberá estar debidamente signado por las partes

correspondientes 10 días antes de iniciar el acto académico.

8. El usuario deberá cubrir el costo a la UAEM del acto académico 10 días antes de iniciarse.

9. Los trámites de inscripción y emisión de constancias de participación en los actos

académicos corresponderán a la Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo.




10. El Departamento de Mercadotecnia aplicará el instrumento correspondiente a la evaluación del desarrollo del acto académico al finalizar el mismo y llevará a cabo el análisis de los resultados.

11. La Dirección de Desarrollo de Proyectos entregará al usuario ocho días hábiles después

de terminar el acto académico listas de asistencias, resultados de la evaluación del desarrollo del acto académico y evaluaciones de conocimientos de los participantes, en caso de que éstas se apliquen,




6. Diagrama de Bloque del Procedimiento

Dirección General de Educación

Continua y a Distancia

Dirección de Desarrollo y Gestión de

Proyectos

Departamento de Desarrollo

de Proyectos

Coordinación de Planeación ,

Seguimiento y Apoyo

Administrativo

2

Recibe oficio de solicitud (f) y

correo electrónico , el cual contesta

con informes .

Revisa de base de datos de

instructores , contacta instructor y

solicita elaboración de la temática

del acto académico .

3

Revisa documento (O ) y determina

su aprobación o no .

4

A

INICIO

Recibe solicitud del acto

académico (O) por parte del

sector público y privado , turna al

departamento responsable (f).

Por parte del sector social recibe

solicitud de informes vía correo

electrónico .

1

Recibe documento con

observaciones , corrige y turna

nuevamente al titular de la

DDyGP.

Recibe información del instructor

vía correo electrónico .

Elabora estructura y cotización del

acto académico (O-1), solicita

aprobación del titular de la DDyGP .

Observaciones

5

6

Del sector público y privado recibe

documento aprobado , Elabora

oficio (O) y turna para firma al

titular de la DGECyD . Para el

sector social elabora oficio (O-2) de

difusión , recaba firma del titular de

la DDyGP y entrega a la DTE .

Conecta con paso

4

Sí

No







Proyectos


de Proyectos


Seguimiento y Apoyo

Administrativo

8

Recibe oficio (O) y turna al DDP

para su trámite .9

Recibe documento para

entrega (O-1).

Firma y regresa oficio (2)

10

A

Recibe oficio (O), firma y turna a

la DDyGP.

7

Recibe oficio (2) y archiva .

Turna oficio (2) y solicita iniciar

trámites con el usuario para el

desarrollo del acto académico .

Recibe oficio (O ) firmado , anexa

cotización (O-2).

Solicita entrega .

Verifica difusión del acto

académico en el medio solicitado .

11

12

Recibe oficio (2).

Elabora oficio (O -2) para dar aviso

del desarrollo del acto académico .

Elabora oficio (O-2) de solicitud de

instalaciones y equipo .

Recaba firma del titular de la

DDyGP y realiza entrega

correspondiente .

1413

Recibe oficio (1), firma y regresa

oficio (2).

Recibe oficio (O) e inicia

trámites correspondientes ,

firma oficio (2) y regresa .

15

Recibe oficios (2) y archiva .

Turna oficios (f).

B







Proyectos


de Proyectos


Seguimiento y Apoyo

Administrativo

Recibe oficio (O-1) y envía ,

firma oficio (2) y regresa .

18

Recibe oficio (f ) y archiva .

Para el sector público y privado

solicita vía oficio (O -2)

elaboración de Instrumento

Legal.

Recaba firma del titular de la

DDyGP.

Para el sector social da informes

del acto académico .

Elabora oficio (0-1) solicitando

diseño de portadas a la DTE .

16

Recibe oficios (2) y archiva .

Turna copia (f ).

19

20

Recibe oficio (f) y archiva .

Solicita elaboración de manual al

instructor , así como sus

requerimientos para la impartición

del acto académico , vía correo

electrónico o telefónicamente .

23

Recibe oficio (O-2), firma y

regresa oficio (2).

Realiza trámites de

inscripción .

Informa telefónicamente de

inscripciones .

21

C

B

17

Recibe oficio (1), firma (2) y

regresa .

Informa de requerimientos del

instructor , revisa y autoriza .

Recibe propuesta del

instrumento legal y turna (f) al

DDP.

22

Verifica y solicita

requerimientos.

Recibe propuesta de

instrumento legal , revisa y

elabora oficio (O-2) y envía al

usuario.

Da informes a los interesados

del sector social y turna a la

CPSyAA para su inscripción .







Proyectos


de Proyectos


Seguimiento y Apoyo

Administrativo

24

27


regresa oficio (3).30

Recibe copia (3) y archiva . Turna

copia (f ).

D

C

26

Recibe información y autoriza

impartición del acto

académico .

Recibe instrumento legal del

usuario y envía al DDP .

Recibe instrumento legal y

elabora oficio (O-3) con

observaciones y solicitando

impresión final , recaba firma y

envía .

Recibe manual de la correctora

de estilo con observaciones ,

realiza cambios y da diseño .

28

Recibe oficio (1), firma copia

(3) y regresa .

Recibe oficio (2) y archiva . Turna

oficio (f).

Recibe diseño de portadas vía

correo electrónico y turna al DDP .

25

Recibe oficio (f ).

Recibe información de

inscripciones y elabora cédulas de

inscripción . ( Sector social ) e

informa al DDyGP .

Recibe correo electrónico con

diseño de portadas .

Recibe manual terminado por

parte del instructor vía correo

electrónico .

Envía manual a la correctora de

estilo para revisión ortotipográfica .

29

31

Recibe copia de oficio (f ) y

archiva .

Continúa con trámites de

logística .







Proyectos


de Proyectos


Seguimiento y Apoyo

Administrativo

Recibe copia y archiva .

Elabora oficio (O-2)

solicitando recursos , recaba

firma y envía .

33

34

D

32

Recibe oficio (2) y archiva .

Recibe recursos y turna a la

DDyGP.

Recibe oficio (f ) y recursos .

Realiza compras .

Imprime y reproduce manual .

Inicia acto académico .

Continúa con trámites de logística .

Realiza comprobación de gastos ,

a través de oficio (O -2), recaba

Vo.Bo. y envía .

Recibe instrumento legal final y

recaba firmas .

Envía original debidamente

signado y envía a la SEyVU a

través de oficio (O-2).

Turna copia (f) al DDyGP .

36

37

Revisa y autoriza comprobación ,

firma oficio . 38

Recibe comprobación autorizada y

envía oficio (O-2).

Elabora oficio (O-2) solicitando los

documentos de participación .

Recaba firma y entrega .


regresa oficio (2). Realiza

trámites y entrega recursos .

35

E







Proyectos


de Proyectos


Seguimiento y Apoyo

Administrativo

Recibe copia (f) y archiva .

Recaba firmas

correspondientes de


Solicita aplicación de

evaluación del acto

académico .

41

39

E

40

Recibe solicitud y turna al

Departamento de Mercadotecnia .

Informa fecha y hora de

ceremonia de clausura .

Término del acto académico .

Concluyen trámites de logística .

Realizar la ceremonia de clausura

y entrega de documentos

probatorios.

Posteriormente recibe resultados

de la evaluación del acto

académico (3), envía (1) al

usuario cuando es el sector

público y privado , entrega al

instructor (2) y archiva (3).

FIN

Recibe oficio (2) y archiva , envía

copia (f) y documentos de

participación .

43

Recibe información .

Agenda fecha y hora .

44

Conecta con paso

44

Recibe oficios (O -2), firma y

regresa oficios (2).

Realiza trámites y entrega


42




7. Glosario Acto académico: conjunto de acciones de capacitación y actualización del conocimiento o habilidades llevadas a cabo por el área de educación continua. Cotización: es el documento donde se plasma objetivo, temario y costo del acto académico. CPSyAA: Coordinación de Planeación, Seguimiento y Apoyo Administrativo. DDP: Departamento de Desarrollo de Proyectos.

DDyGP: Dirección de Desarrollo y Gestión de Proyectos.

DGECyD: Dirección General de Educación Continua y a Distancia.

Difusión: conjunto de actividades cuyo objetivo es dar a conocer al público en general la realización del acto académico.

DTE: Dirección de Tecnologías para la Educación. Educación continua: proceso educativo permanente que adopta diferentes tipos, modalidades y duración; su objetivo es mantener actualizados los conocimientos, así como fortalecer o desarrollar destrezas, habilidades, actitudes y aptitudes de profesionistas, técnicos y público en general en todos los campos del saber.

Estructura: es el formato que contiene impresa las características propias de cada acto académico.

Instructor: persona que en el proceso de enseñanza-aprendizaje transmite conocimientos, habilidades y destrezas para el desarrollo de actitudes y aptitudes.

Logística: conjunto de actividades y trámites necesarios para llevar a cabo la organización del acto académico.

Manual: es el documento que contiene notas, información, conceptos, datos, definiciones, teorías, etc., imprescindibles para comprender los contenidos del curso de que se trate; así como el instrumento de apoyo que le facilitará al instructor el proceso de enseñanza-aprendizaje.

8. Anexos

• Solicitud de servicio • Cédula de inscripción • Lista de asistencia • Entrega de constancias • Evaluación del curso

9. Revisión Histórica




Número de

Revisión

Fecha de Revisión

Revisó (puesto)

Reaprobado (puesto) Descripción del Cambio

00

10-09-07 DGECyD

LllaDGECyD

Director DODA Primera edición

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