b.yüksel resmi yazisma kurallari-son
TRANSCRIPT
08/05/13 1
RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 2
HİZMETİÇİ EĞİTİMİ NEDEN YAPILIR ?
1- Personelin mesleki bilgi ve beceri açığını kapatmak,2- Hizmetle ilgili uygulamalardaki yanlışları düzeltmek,3- Hizmette, personel arası uyumu sağlamak,4- Yenilikleri aktarmak, için yapılmaktadır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 3
RESMİ YAZIŞMAKURALLARI DEĞİŞTİ
17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 4
YASAL GEREKÇE
• 13/08/1991 tarih ve 08-3-383-16649(1991/17) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne ve (Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi’ne göre mutlaka uyulacaktır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 5
YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA
NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 6
BAŞLIK• Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve • Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 7
• Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur.
• İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 8
2 KOLARALIĞI
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Atatürk İlköğretim Okulu Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 9
T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 10
T.C.MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
Arşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 11
• KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 12
*BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN
SOL KENARINDAN, 12 KARAKTER İÇERİDEN
BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 13
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK
Sayı : 12 ARALIK
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi14
KOD NUMARASI VERİLİR,KOD NUMARASINDAN SONRA ( - )
İŞARETİ KONULARAKSTANDART DOSYA NUMARASI,
SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK
KAYIT NUMARASI YAZILIR.GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI
VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 15
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-660.00- 85
KOD NUMARASI
STANDART DOSYA NUMARASI
EVRAK KAYIT NUMARASI
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 16
Konu GruplarıGENEL KONULAR 000-099
ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599
DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699
Araştırma, Planlama İşleri 600-619
Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639
Hukuk İşleri 640-659
Teftiş İşleri 660-679
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999
Bilgi-İşlem İşleri 700-719
Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-749
Emlak ve Yapım İşleri 750-769
Eğitim İşleri 770-789
İdari ve sosyal İşler 800-819
Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839
Mali İşler 840-869
Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889
Personel İşleri 900-929
Satın alma ve Satış İşleri 930-949
Sivil Savunma İşleri 950-969
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 17
00 Özel Kalem Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.0001 Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.02 Özlük B.08.4.MEM.4.60.00.
03 Yönetici Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
04 Strateji Geliştirme Şubesi AR-GE B.08.4.MEM.4.60.00.
05 Personel Atama Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
06İnceleme Soruşturma ve Değerlendirme Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.06
07 Özel Öğretim Kurumları Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
08 Burslar ve Yurtlar Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
09 Okul İçi Beden Eğitimi Spor Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
10 Basın ve Halkla İlişkiler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
11 Kültür Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
12Eğitim-Öğretim ve Öğrenci İşleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
13 Sınav Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
14 Hizmetçi Eğitim Bölümü B.08.4.MEM.4.60.00.
15 Özel Eğitim ve Rehberlik Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
16 Okul Öncesi Eğitimi Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.17 İstatistik Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.18 Yaygın Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
19 Çıraklık ve Mesleki Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
20 Sivil Savunma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
21 Eğitim Araçları ve Donatım Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
22 Yatırım Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
23 Bütçe Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
24 Sağlık İşleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
25 Okul Aile Birliği Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
26 Arşiv Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
27 Evrak Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
28 Bilgisayar ve Ağ Sistemleri Yöneticiliği Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
29 İç Hizmetler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
30 Taşımalı Eğitim Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
31 Program Geliştirme Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
32 Ulaştırma Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
33 Bilgisayar Hizmetleri Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
34 Kamulaştırma Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
35 Öğretmene Hizmet ve Sosyal İşler Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
36 Tek Adımda Hizmet Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
37 Bimer Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
38 Tahakkuk Şubesi B.08.4.MEM.4.60.00.
TOKAT İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜGÜ STANDART BİRİM DOSYA PLANI
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 18
ÖRNEK KODLAMA
Yürütme Organı
İl Teşkilatı Standart Dosya No
Sayı : B.08.4.MEM.04.60.00.06.- 663.02-16 Kayıt numarası
MEB
Birim Kodu Dosya konu numarası (Denetim)
Taşra Teşkilatı
İl Trafik kodu
İlçe Kodu
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi19
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00- 774.08.09-185 10/01/2011Konu: Protokol Kuralları Semineri.
ALMUS KAYMAKAMLIĞINA(İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü)
İlgi: a) 31/12/2010 tarihli ve B.08.4.MEM.60.00.13-…...-… -17 sayılı yazı. b) 28/12/2010 tarihli ve B.08.04.MEM.60.00.13- …..-…-21 sayılı yazı.
Eğitim Müfettişleri Başkanlığı’nın…(1. paragrafta yazılacak yazının amacı belirtilir- Eğer cevabi yazı ise “ilgi” bir cümle ile özetlenir.)……….
Müdürlüğümüzce, ... (2. paragrafta yazıya bir görüş istenir- cevabi yazıda ise olumlu/olumsuz bir görüş belirtilir/verilir)……………………………………………………………………………………………………………………..……………………..
Bilgilerinizi ve gereğini arz/ arz ve rica/rica ederim (3. paragrafta bunlardan uygun olanı ile bitirilir.).
imza Hulusi KELEŞ
(Ünvan)
EKLER:1-……..’nın ilgi (a) yazısı.2-………’nün ilgi (b) yazısı.
DAĞITIM:Gereği : Bilgi:(Alt birimler belirtilir) (Üst birim belirtilir)
05/01/2011 Memur: A. UZUN (paraf)05/01/2011 Şef : Ş.AYKUT (paraf)05/01/2011 Müd.Yar. N.AKIN (paraf) ______________________________________________________________________________________________________________Adres: Tokat MEM Valilik Binası Kat:3 TOKAT Tel: 0-356-2141017 fax: 2141186 e-posta: [email protected]
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 20
GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ
ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE
YAZILMAZ.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 21
KONU
*Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 22
Konu sonunda;“Hk”, “Dair”, “Ait “
GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 23
*Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir.
*İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 24
GÖNDERİLEN MAKAM*Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi
ile bunların bulundukları yeri belirtir.
*Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır.
* Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle,
*Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 25
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.06-660.00-35 .../01/2011 Konu: Teftiş Tebliği
2-4 Aralık
TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Müfettişleri Başkanlığı)
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 26
*Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ”
kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı
adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 27
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.04-135 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim
Sayın: Doç. Dr. Ayşe UYANIK Bahçelerçıkmazı Mah. Kaleyolu Cad.
Şair Sokak No: 9 60100 TOKAT
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 28
Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine
küçük harflerle yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 29
T.C.ALMUS KAYMAKAMLIĞI
İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı:B.08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-51 …/01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim
Sayın: Ahmet MUTLU
Devlet Hastanesi Müdürü ALMUS
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 30
Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük
harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca
belirtilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 31
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4.MEM.4.60.00.00-774.09-107 .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim
TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA
Kızılay Caddesi No : 25/5 Tokat
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 32
İLGİ
*YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK
OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI
GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 33
Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol
kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden
sonra ( : ) işareti konulur.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 34
• Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir.
• İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 35
• “Fax” ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 36
T.C.TOKAT VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü
Sayı : B08.4MEM.4.60.00.00-774.09-75 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim
SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE( Eğitim Şube Müdürlüğü )
İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımı
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 37
İlgi: 15/03/2010 tarih ve B.08.4.MEM.4.60.00.00- 929.01-1189 sayılı yazı.
ÖRNEK-1
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 38
İlginin birden fazla olması halinde ; “a,b,c,d” gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 39
ÖRNEK2
İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,
İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına
ayraç işareti konularak kullanılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 40
• İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır.
• İlgi tarih sırasına göre yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 41
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010- .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim
TOKAT SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi42
METİN• “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya
kadar süren kısımdır.İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır.Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 43
T.C.TOKAT VALİLİĞİ
İl Kültür Müdürlüğü
Sayı : B.10.4.IKM.4.100.00.10- .../01/2011 Konu: Hizmet İçi Eğitim
TOKAT MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE
(Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 19 ARALIK(satırbaşı)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1 AralıkXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12ARALIK (Boşluk) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 44
METİNLERDE UYULACAK KURALLAR
• Şekil Yönünden
• İçerik Yönünden
• Metin yönünden
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 45
ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR *Metin bölümü maddeler halinde
yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır.
*Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 46
• Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır.
• Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 47
• Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır.
• Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 48
İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR
*Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır.
*Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir.
*Kısaltma yapılmamalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 49
Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarakyazılan yazılar.
“Arz ve rica ederim”
Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim”
Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar
“Arz ederim”
ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 50
İMZA• Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık
bırakılır. • İmzalayacak olan makam sahibinin adı,
soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır.
• İmza ad ve soyadın üzerine atılır.• Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle
yazılır.• Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük
harflerle yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 51
*Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle
kısaltılarak yazılabilir
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 52
Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre
kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili
makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 53
• Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır.
• Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 54
İmzaDr.Murat KARAMURAT
İl Sağlık Müdürü V. İl Sağlık Müdür Yard.
ÖRNEK
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 55
İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı
ÖRNEK:
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 56
ÖRNEK-2
İmzaDr.Önder KABAKÇI
Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi57
İmzaAli DOĞAN
Vali a.Vali Yardımcısı
ÖRNEK-3
*Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü
satıra yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 58
ÖRNEK-4
İmzaAbdullah ALEMOĞLU
Personel Şube Müdürü
İmzaSüleyman SÜSLÜ
Kültür Müdürü
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda
üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 59
*Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise
üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam
sırasına göre soldan sağa sıralanırlar.
İmzaHayati ÜMİDİYOK
Personel Şube Müdürü
İmzaAhmet TAKATUKAİl Kültür Müdürü
İmzaMualla NEALA
Şef
ÖRNEK-4
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 60
*Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır.
*OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır.
*İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır.
ONAY
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 61
OLUR01/01/2011
Baki BAŞEĞMEZVali
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 62
ÖRNEK-1
O L U R11/01/2011
İmzaSelami SÜLÜK
Vali a.Vali Yardımcısı
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 63
Onaylanmak üzereilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam
tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da
onaylanması gerekmektedir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 64
Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol
tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer
alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ”
bölümü açılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 65
ÖRNEK-2Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa;
O L U R13/01/2011
İmzaŞerif YILMAZ Tokat Valisi
Uygun görüşle arz ederim12/01/2011
İmzaKadir KATMEROĞLU
Vali Yardımcısı
İmza Ahmet TAKATUKA …………….Müdürü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 66
EKLERİmza bölümünden sonra uygun satır
aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır.
EK :Yönetmelik (4 sayfa)
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 67
ÖRNEK-2
EKLER :1- Yazı örneği (5 sayfa)2- Yönetmelik (3 Adet)
Ek adedi birden fazla ise;
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 68
*Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir.
*Birden fazla kurumu ilgilendiren
yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına
“ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 69
ÖRNEK-3
EKLER : 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa)2- Rapor(2 adet, 4 sayfa)DAĞITIM:...Kaymakamlığı...İlçe Milli eğitim Müdürlüğü(Ek konulmadı)...İlçe Tarım Müdürlüğü (Ek konulmadı)…İlçe Sağlık Grup Başkanlığı (Ek konuldu)
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 70
EKLER :1-Yazı(3 sayfa)2-Yönetmelik(8sayfa)3-Disket(1 Adet)
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 71
PARAF - PARAPHE
* Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.
* Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.
* Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 72
* Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır.
* Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 73
12/01/2011 Memur :E.KAYMAKLI (Paraf)12/01/2011 Şef :H.AVŞARKIZI12/01/2011 Md.Yrd :M.KARAKÖSE (Paraf)
ÖRNEK
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 74
ÖRNEK-1
DAĞITIM*Eklerden sonra uygun satır aralığı
bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır.
EK : Yazı Örneği (2 sayfa)
DAĞITIM:İlköğretim Okulu Müdürlükleri
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 75
ÖRNEK-2
*Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden
bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla
yazılır.
DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, Tokat valiliği …Milli Eğitim Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 76
DAĞITIM :
Gereği : Bilgi :Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 77
DAĞITIM:…İlçe Kaymakamlıkları
…İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri
…İlçe Sağ.Grup Başkanlıkları
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 78
KOORDİNASYON
• Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak
“Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 79
11/03/2005 Mem.:S.PEKUYSAL (Paraf)11/03/2005 Şube Md. :Z.ALASYA (Paraf)
ÖRNEK
Koordinasyon:11/03/2005 Şube Md. H.AVŞARKIZI (Paraf)11/03/2005 Md.Yard. :R.ASYALI (Paraf)
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 80
ADRES• Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı
gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.
• İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.
• Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 81
ÖRNEK
Adres: Tokat Milli Eğitim Müdürlüğü Valilik binası kat:3 -TOKAT Telefon: (0356) 214 10 17 Fax.(0356) 214 11 86 Bilgi için: B.YÜKSEL e-posta: [email protected] Elektronik ağ: www.meb.gov.tr
Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 82
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 83
Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten
bölümdür.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 84
GİZLİ YAZILAR
• Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.
GİZLİLİK DERECELERİçok gizligizliözelhizmete özelşeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 85
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 86
Acelelik derecesi zarfın sağ üst
köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 87
Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça
yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 88
Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların
kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 89
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 90
• Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir.
• İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır.
• Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 91
• Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır.
• Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır.
• Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 92
• Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır.
• Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır.
• İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 93
“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI
• Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar.
• Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 94
İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI
• Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir.
• Yazının “ivedi ve günlü” olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.
• Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 95
SAYFA NUMARASI
• Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir.
3/5
ÖRNEK
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 96
ASLINA UYGUNLUK ONAYI
• Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ;
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 97
RESMİ YAZILARINGÖNDERİLİŞ VE
ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 98
1- KAYIT KAŞESİ
• Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir.
• Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 99
ÖRNEK
EKLER
DOSYA NO
BİLGİ
GEREĞİHAVALE
SAYI
TARİHKAYIT
............Okulu Müdürlüğü
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 100
2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
• Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.
• Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 101
ÖRNEK
T.C. Tokat Valiliğiİl Kültür MüdürlüğüPosta Kodu:10100Sayı :
İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE TOKAT
GİZLİ
GİZLİ İVEDİ
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 102
TarihSaat
SENEDİ İADE EDENİN:Adı ve Soyadı:Görevi :İmzası :
DilEklerKopya No
Kopya Adedi
Belgenin Konusu(Tarih ve Sayısı)
SIRANO
SENEDİ HAZIRLAYANTARİHALANGÖNDEREN
ÖRNEK- EVRAK SENEDİ
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 103
• Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir,
• Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 104
BELGE BOYUTU
• Resmi yazışmalardaA4 (210X297 mm)
veyaA5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır.
A4
A5
08/05/13Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi
105
YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman”
Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması
esastır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 106
• Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 107
NÜSHA SAYISI
• Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi
gerekir.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 108
STANDART TÜRK KLAVYESİ( F KLAVYE )’ dir.
1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.
Türkçeye en uygun klavye;
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 109
• Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda
“F klavye” kullanma mecburiyeti getirilmiştir.
• Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi “F klavye” kullanılarak
yazılmalıdır.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 110
F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır.
Belli bir eğitimden sonra “F Klavye” ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak
mümkündür.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 111
* Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır.* Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma
yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar “F klavye” ile birinci olmuşlardır.
Bu nedenle;* İş yerimize ya da evimize Bilgisayar
alırken klavyenin “F klavye” olmasına dikkat etmeliyiz…
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 112
Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları * Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının
dolaşması zaman kaybına neden oluyor.)
* Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.
* İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor.
* Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor.
* Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor.
* Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.
* Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, sicil numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor.
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 113
• GENEL OLARAK• Cevaplandırılması gereken tüm yazılara mutlaka ilgi
tutulması (yazılar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması) ,
• Onay alınmasını gerektiren başvuru yazışmaların önceden yapılması,
• Doğum, hastalık, mazeret izni ve askerlik izinleri ile ilgili yazıların ivedilikle işlem görmesi,
• İmzaya gönderilen tüm evrakların, evrakı getiren görevli tarafından imza kartonuna konularak ilgilisine-Şb.Müd. Müd.yar- verilmesi,
• Günlü ve acele evrakların ilgili şube görevlilerince takip edilmesi,
08/05/13 Bekir YÜKSEL-Eğitim Müfettişi 114
Teşekkür ederim.