businesscase en exploitatiemodel grote toetszaal - surf.nl · risico’s baten alternatieven...
TRANSCRIPT
SEMINAR GROOTSCHALIGE DIGITALE TOETSZALEN
Businesscase en exploitatiemodel grote
toetszaal
Michiel van Geloven & Marij Veugelers, mei 2014
In deze presentatie :
• Introductie: voorstellen sprekers en inventariseren vragen en ervaringen
• Inleiding: Waarom een business case?
• Hoe ziet een business case eruit?
• Welke aandachtsgebieden zijn er?
• De kosten, baten, risico’s en alternatieven
• De geïntegreerde baten
• Exploitatie kosten en modellen
Waarom een business case?
• De business case beschrijft de ‘rechtvaardiging’ van een project of investering
• Anders gezegd geeft de business case antwoord op de vraag
waarom willen we dit eigenlijk?
• Business case wordt vaak gebruikt om een investering te onderbouwen
• en is vaak onderdeel van de gebruikte projectmethodiek (Prince2 e.a.) zonder business
case geen project
Hoe ziet een business case eruit?
Is soms afhankelijk van een verplicht format binnen de instelling.
Algemeen:
1. Aanleiding en doel: op welke vraag geeft de BC antwoord?
2. Strategisch belang en toekomstbeeld
3. Onderzochte alternatieven
4. Kosten per alternatief
5. Baten (kwantitatief en kwalitatief) per alternatief
6. Risico’s per alternatief (samenvatting)
7. Impactanalyse
8. Conclusie en advies
9. Bijlagen:
a) Kosten-batenoverzicht in detail
b) Uitvoerige risicoanalyse
c) Geraadpleegde bronnen
Business case Grootschalig Digitaal
Toetsen: aandachtsgebieden
Digitaal toetslokaal
Toets-software
SupportInspanning docenten
Digitaal toetslokaal
kosten
batenrisico’s
alternatieven
Bouwkundige aanpassingen
IT-infrastructuur
Meubilair
Hardware
Zaalhuur
Veilig toetsen
Eigentijds toetsen
Verhuur aan derden
Efficiënte toetsafname
Beveiliging
Te veel vraag
Te weinig vraag
Pieken en leegstand
Niets doen
Veel kleine zalen
Een grote zaal
Vast of flexibel
Extern huren
Toetssoftware
kosten
batenrisico’s
alternatieven
Licentie en hosting
Support-contract
Aanbesteding!
Veilig toetsen
Eigentijds toetsen
Efficiënte toetsafname
Migratie
Beveiliging
Gebruik is lastig
Niets doen
Verschillende pakketten
80/20-oplossing
Eén pakket
Support
kosten
batenrisico’s
alternatieven
Invoer toetsvragen
Functioneel beheer
Onderwijskundig
Coördinatie
E-surveillance
Toetskwaliteit
Itembeheer
Werkdruk docenten
Beveiliging
Versnippering
Te grote afstand
tot de werkvloer
Niets doen
Specialisten inzetten
Student-assistenten
Inspanning docenten
kosten
batenrisico’s
alternatieven
Werken met toetssoftware
MC-vragen ontwikkelen
Véél vragen ontwikkelen
Correctietijd
Toetskwaliteit
Handschriftproblematiek
Gestructureerd nakijken
Beveiliging
Acceptatie
Niets doen
Specialisten inzetten
Student-assistenten
Items inkopen
Wat zijn de geïntegreerde baten?
BATENToetskwaliteit
Toetscorrectie
Gezamenlijke voorzieningen
Logistiek
Imago
Student-tevredenheid
Naar een conclusie
Puur financieel: er zal meestal geld bij moeten
De kwalitatieve afweging geeft de doorslag
Niets doen is geen optie (?)
Overweeg wat er gebeurt als je
niet inzet op digitaal toetsen…
… terwijl ‘iedereen om je heen’
het wel doet.
Exploitatie: definitie
• Zaken en werkzaamheden die het mogelijk maken dat alle activiteiten, die voor de
instandhouding nodig zijn, uitgevoerd kunnen worden.
• In de praktijk van een grote digitale toetszaal:
Zorgen dat alle jaarlijkse kosten gedekt worden, zodat de zaal in stand blijft en gebruikt kan
worden.
Exploitatie: welke kosten?
• Huur en servicekosten
• Afschrijving van (ver)bouw en inrichting (o.a. meubilair)
• Afschrijving van hard- en software
• Onderhoud en beheer van hard- en software
• Licenties en hosting
• Coördinatie
• De meeste van deze kosten zijn nauwelijks afhankelijk van de gebruiksintensiteit van de zaal
• Een aantal kosten geldt ook voor een gewone toetszaal (huur, servicekosten, afschrijving,
inrichting)
Exploitatiemodellen
1. “Centraal” betaalt alles
2. De kosten worden doorbelast aan de faculteiten via een verdeelsleutel
3. De kosten worden doorbelast per gebruik (een bedrag per afgenomen toets)
Dilemma’s en aandachtspunten
• Voor elk model geldt: de totale kosten veranderen er niet door
• Het is allemaal geld van de instelling
• Als er (in de aanloopfase) weinig digitale toetsen worden gedaan is de prijs per toets per
student erg hoog
• Daarmee worden early adopters ontmoedigd (gestraft)
• Daarom vaak voorkeur voor centrale financiering in de beginfase (eerste 1-2 jaar)
Rekenvoorbeeld
• Jaarlijkse exploitatiekosten zaal 500 plekken: € 500.000
• Eerste jaar: 10.000 afnames € 50 per toets/student
• Beheerste groei naar: 80.000 afnames € 6,25 per toets/student
• Sterke groei: 150.000 afnames € 3,33 per toets/student
Meer weten?
• http://www.surf.nl/binaries/content/assets/surf/nl/kennisbank/2013/Quickscan+Kosten+en+bat
en+van+digitaal+toetsen.pdf
• Er komt binnenkort een nieuwe versie uit, specifiek over de business case.
