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  • Page 1 sur 18 - Copyright Bureau Veritas Certification France s.a.s

    CONDITIONS GENERALES DE SERVICE EN LIGNE

    Bureau Veritas Certification France SAS Fluides frigorignes

    18/04/2013

    1. Objet

    Les prsentes conditions gnrales de service en ligne rgissent le contrat de prestations de services ayant pour objet la dlivrance par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au Client dune attestation de capacit portant sur la manipulation des Fluides Frigorignes (le Contrat ), via le site de BUREAU VERITAS CERTIFICATION http://www.bureauveritas.fr (le Site ).

    2. Acceptation des conditions gnrales

    En accdant sur le Site au formulaire Devis et Commande pour lAttestation de Capacit , le Client dclare avoir pris connaissance des prsentes conditions gnrales dposes sur le Site et en accepte les termes de faon irrvocable et dfinitive. Le Client renonce ainsi se prvaloir de ses propres conditions gnrales dachat ou de toutes autres conditions lui appartenant.

    3. BUREAU VERITAS CERTIFICATION

    3.1 Au titre des prsentes et de tout autre document sy rfrant, BUREAU VERITAS CERTIFICATION signifie la socit Bureau Veritas Certification France SAS au capital de 382.500 euros immatricule au registre de commerce et des socits de Nanterre sous le numro 399 851 609, dont le sige social est au 60, avenue du Gnral de Gaulle, immeuble le Guillaumet, 92800 PUTEAUX.

    3.2 Au titre des prsentes, le terme Client est dfini comme suit : toute personne morale, de droit priv ou public, ou toute personne physique, rgulirement immatricule, enregistre ou

    dclare auprs des autorits publiques, agissant titre professionnel, disposant de sa pleine capacit et qui acquiert auprs de Bureau Veritas les Services de dlivrance et de maintien de lattestation de capacit.

    4. Domaine dapplication 4.1 Les prestations de dlivrance par voie lectronique, de maintien ou de retrait de lattestation de capacit fournies par BUREAU VERITAS CERTIFICATION (les Services ) sont

    conformes aux articles R 543-75 R 543-123 du Code de lenvironnement relatifs certains fluides frigorignes utiliss dans les quipements frigorifiques et climat iques.

    4.2 Le contenu et les modalits des Services figurent dans la procdure BUREAU VERITAS CERTIFICATION GP01 intitule Procdure dattribution de lAttestation de Capacit ou dans tout autre document quivalent manant de BUREAU VERITAS CERTIFICATION dfinissant la prestation demande.

    4.3 Toute modification, quant la nature ou ltendue des prestations, fera lobjet dun avenant au Contrat.

    5. Engagements de BUREAU VERITAS CERTIFICATION 5.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION effectue ses prestations en toute indpendance, impartialit et objectivit selon les usages de sa profession, les rgles de lart et en vertu :

    - des instructions particulires du Client sur lesquelles il aura marqu son accord et dfaut, - des termes de la commande, - ou des normes, rgles ou rfrentiels professionnels ainsi que des usages et pratiques reconnus qui sont applicables aux Services, - et sinon daprs les mthodes juges les plus appropries par BUREAU VERITAS CERTIFICATION en fonction de la nature de la prestation demande et des contraintes

    techniques qui en dcoulent ainsi que du prix qui aura t convenu. 6. Commande et confirmation de commande

    6.1 Le Client doit retourner un devis complt et sign figurant dans les pages du Site, en remplissant tous les champs obligatoires, dont son adresse e-mail. 6.2 En option Zro-Papier, lorsque la commande correctement remplie est enregistre, le Client devient titulaire dun compte personnel accessible par la cration dun mot de passe. Le

    Client est pleinement responsable de lusage et de la conservation de son mot de passe et prendra toute mesure pour en assurer la confidentialit. 6.3 Chaque commande est accepte par BUREAU VERITAS CERTIFICATION dans les conditions cumulatives suivantes :

    a) Le Client a rempli toutes les informations ncessaires lmission lectronique par BUREAU VERITAS CERTIFICATION de son devis, b) Le Client a valid sa commande aprs en avoir vrifi les termes, c) Le paiement est autoris par la banque du Client.

    6.4 Ces conditions dclenchent la confirmation de lacceptation par BUREAU VERITAS CERTIFICATION de la commande sur le Site. Un e-mail de confirmation est adress au Client. Le

    Client sengage sauvegarder et imprimer le-mail de confirmation comme preuve de la transaction.

    7. Obligations du Client

    7.1 Le Client sengage se conformer, pendant toute la dure de validit du Contrat,

    toutes les exigences normales et ncessaires pour lexcution des Services, sans prjudice toutefois des prsentes conditions gnrales, toutes les lois, rgles, rglementations mises par un organisme lgal ou une autre autorit comptente, toutes les recommandations, les codes et rglements similaires dicts par toute autorit selon lesquels, conformment auxquels ou dans le cadre desquels lattestation de capacit est dlivre ou toutes les autres exigences normales de BUREAU VERITAS CERTIFICATION, ncessaires pour la dlivrance et le maintien de ladite attestation.

    7.2 Le Client garantit lexhaustivit et lexactitude de tous les documents et informations fournis BUREAU VERITAS CERTIFICATION dans le cadre de lexcution des Services.

    8. Limitation de responsabilit de BUREAU VERITAS CERTIFICATION 8.1 Sauf en cas de ngligence volontaire ou de malveillance de la part de BUREAU VERITAS CERTIFICATION ou de ses prposs, BUREAU VERITAS CERTIFICATION ne saurait

    tre tenu responsable des pertes ou dommages subis par quiconque la suite dune omission ou dune erreur de quelque nature ou origine que ce soit lors de la ralisation des oprations de dlivrance, de retrait dattestation ou daudit de suivi.

    8.2 Si la responsabilit de BUREAU VERITAS CERTIFICATION devait nanmoins tre retenue, ses obligations envers le Client raison des dommages, pertes, frais, dbours et autres

    prjudices subis, ne pourraient excder en tout tat de cause le montant maximal des honoraires facturs par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au titre de la commande. 8.3 BUREAU VERITAS CERTIFICATION ne saurait en aucun cas tre tenu responsable des dommages indirects et/ou immatriels subis par le Client du fait de lexcution des

    Services. Par dommages indirects et/ou immatriels , on entend, notamment et ce, sans que cette liste soit limitative, toute perte indirecte ou conscutive, toute perte de production, perte de bnfices, perte de revenus, perte de contrat, perte de clientle, perte dutilisation ou responsabilit au titre dautres contrats.

    9. Indemnisation

    Le Client garantit BUREAU VERITAS CERTIFICATION contre toutes demandes dindemnisation, actions en justice, rclamations, frais, dbours et prjudices de toute nature dcoulant de la mauvaise utilisation par le Client de toute attestation dlivre par BUREAU VERITAS CERTIFICATION.

    10. Accs au Site 10.1 Laccs au Site est possible 24h/24, 7j/7 sauf en cas de force majeure et sous rserves des ventuelles pannes et interventions de maintenance ncessaires au bon fonctionnement du

    Site et des Services. 10.2 BUREAU VERITAS CERTIFICATION se rserve la possibilit de modifier ou dinterrompre temporairement ou de faon permanente, tout ou partie de laccs au Site, notamment en cas

    de ncessit doprations de maintenance, sans pravis ni indemnits quelconques. 11. Honoraires 11.1 Les prestations par BUREAU VERITAS CERTIFICATION sont factures selon le devis tabli en ligne sur la base des informations fournies par le Client. 11.2 BUREAU VERITAS CERTIFICATION se rserve le droit de modifier ses honoraires dans le cas o les informations transmises par le Client savreraient errones ou volueraient,

    notamment au regard du nombre de collaborateurs concerns ou de la non utilisation de la totalit des fonctionnalits de dmatrialisation de documents du Site mis la disposition du Client.

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    11.3 Rvision de prix

    Les honoraires de BUREAU VERITAS CERTIFICATION France sont rviss annuellement selon la formule de rvision suivante : P = Po(S/So) O : P = prix rvis Po = Prix initial S = Indice Syntec connu au 1

    er janvier de lanne de facturation (*)

    So = Indice Syntec connu au 1er

    janvier de lanne dtablissement de la proposition financire (*) (*) Indice Syntec publi par la fdration Syntec

    12. Prestations supplmentaires

    Les prestations supplmentaires seront effectues en accord avec le Client.

    13. Frais et indemnits de dplacement

    13.1 Les frais et indemnits de dplacement sont inclus pour les missions en France mtropolitaine dans le devis. 13.2 Les frais et indemnits de dplacement sont facturs en sus des honoraires pour les missions hors de France mtropolitaine ainsi que pour toute mission supplmentaire non prvue

    dans les Prestations raliser dans devis initial.

    14. Reports daudits

    Tout report daudit demand par le Client moins de quinze (15) jours avant sa date de ralisation programme donnera lieu facturation dune indemnit dont le montant est fix 200 (deux cents) euros.

    15. Taxes

    Les montants des honoraires et frais indiqus sentendent hors taxes, celles-ci tant factures au taux applicable en vigueur.

    16. Modalits Facturation rglements

    Pour la formule paiement en 1 fois - par carte bancaire ou par chque ou par prlvement automatique :

    100 % la commande Pour la formule paiement en 2 fois - par carte bancaire ou par chque ou par prlvement automatique :

    50% la commande 50% la date anniversaire de la commande N+1

    Le non-paiement dune facture son chance (cf. chapitre / article16.4) entrainera le blocage de la saisie de la dclaration annuelle et une suspension de lattestation de capacit jusquau paiement. Pour la formule paiement en 5 fois - par prlvement automatique :

    20% la commande 20% la date anniversaire de la commande N+1 20% la date anniversaire de la commande N+2 20% la date anniversaire de la commande N+3 20% la date anniversaire de la commande N+4

    Le non-paiement dune facture son chance (cf. chapitre / article 16.4) entrainera le blocage de la saisie de la dclaration annuelle et une suspension de lattestation de capacit jusquau paiement. Toute autre prestation et indemnit (dont modification du nombre de collaborateurs, modification de lattestation, audit comp lmentaire, audit complmentaire de reprise, indemnit de report daudit ou de rsiliation) sera facture ds son fait gnrateur. Tous les Services facturs sont payables au comptant. A dfaut de paiement dans les dlais requis, des intrts pour retard de paiement un taux gal trois fois le taux dintrt lgal en vigueur ainsi quune indemnit forfaitaire de recouvrement seront appliqus.

    17. Scurisation des paiements en ligne

    Le paiement par carte bancaire sur le Site est dot dun systme de scurisation qui permet deffectuer les transactions en toute scurit.

    18. Frais de recouvrement

    Le Client s'engage payer dans son intgralit chaque facture qui lui est soumise dans les dlais de larticle 16. Sans prjudice de tout autre droit de recours, si le Client omet de payer BUREAU VERITAS CERTIFICATION la date d'chance, BUREAU VERITAS CERTIFICATION appliquera sans formalit pralable et de plein droit, conformment l'article L 441-6 du Code de Commerce :

    - une pnalit de retard gale trois fois le taux d'intrt lgal sur le montant TTC impay ;

    - l'indemnit forfaitaire pour frais de recouvrement fixe 40 sous rserve de modification rglementaire de ce montant qui se substituera alors celui ci-avant indiqu, sans

    prjudice de toute rclamation pour le paiement des sommes supplmentaires ayant pu tre exposes. Lorsque les frais de recouvrement exposs sont suprieurs au montant de cette indemnit forfaitaire, une indemnisation complmentaire peut tre demande. Les Certificats ne peuvent tre dlivrs quaprs rception de l'intgralit du paiement par BUREAU VERITAS CERTIFICATION. En tout tat de cause, le Client dispose de 15 jours maximum compter de la rception de la facture pour contester celle-ci. Pass ce dlai aucune rclamation portant sur la facture ne sera recevable.

    19. Dure Rsiliation

    19.1 Le Contrat est conclu pour une dure de cinq (5) ans compter de la date de dlivrance de lattestation de capacit, sous rserve dobtenir lattestation dans les six (6) mois suivant la

    date de signature du contrat et du rglement de la premire chance. Il sera renouvel par tacite reconduction pour une dure quivalente sauf dnonciation par lune ou lautre des parties et par lettre recommande avec accus de rception lchance du contrat en respectant un pravis de 3 mois.

    19.2 Chacune des Parties a la facult de rsilier le Contrat sous rserve dun pravis de trois (3) mois aprs en avoir avis lautre Partie par lettre recommande avec accus de rception. 19.3 Les honoraires perus restent acquis BUREAU VERITAS CERTIFICATION et ce quels que soient les causes et lauteur de la rsil iation. Toute rsiliation du contrat effectue

    linitiative du client donnera lieu une indemnit de 25% des honoraires hors frais restant facturer jusqu la fin du contrat. 19.4 Les honoraires prvus par le contrat restent dus BUREAU VERITAS CERTIFICATION en cas dimpossibilit de raliser les prestations du fait du client. 19.5 Les honoraires prvus par le contrat restent dus BUREAU VERITAS CERTIFICATION en cas de suspension ou retrait de lattestation de capacit, objet des prestations, du fait de non-

    conformit rglementaire du client. 19.6 En cas dimpossibilit pour BUREAU VERITAS CERTIFICATION de raliser ses prestations dans le cadre du Contrat en raison dun fait imputable au Client, BUREAU VERITAS

    CERTIFICATION pourra rsilier de plein droit le Contrat. BUREAU VERITAS CERTIFICATION prendra acte de cette rsiliation par lettre adresse au Client avec effet immdiat. 19.7 En cas de rsiliation du Contrat pour quelque cause que ce soit, lattestation de capacit devra tre restitue avant le terme de la rupture BUREAU VERITAS CERTIFICATION, qui

    tiendra le dossier la disposition de tout Organisme Agr dsign par le Client.

    20. Reprise du Contrat

    Lorsquun Client, titulaire dune ou plusieurs attestations de capacit, demande BUREAU VERITAS CERTIFICATION de succder un autre Organisme Agr, celui-ci devra systmatiquement soumettre les pices de son dossier une tude pralablement la mise en place dun contrat.

    21. Cession de contrat

    La cession du prsent contrat par le client nentrane pas la cession de lattestation de capacit objet de la prestation.

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    22. Force majeure

    BUREAU VERITAS CERTIFICATION sera dgag de toute responsabilit sil se trouve empch dassurer ses obligations en raison dune circonstance indpendante de sa volont irrsistible et imprvisible.

    23. Preuve de larchivage

    Larchivage des bons de commande et des factures est effectu sur un support fiable et durable conserv dans des conditions raisonnables de scurit dans les systmes informatiques de BUREAU VERITAS CERTIFICATION. Le Client reconnait la force probante aux changes lectroniques de toutes natures survenus avec BUREAU VERITAS CERTIFICATION y compris la procdure darchivage lectronique.

    24. Proprit intellectuelle

    24.1 Aucune stipulation des prsentes ne pourra tre interprte comme entranant l'octroi explicite ou implicite d'un quelconque droit de proprit industrielle et/ou intellectuelle par BUREAU VERITAS CERTIFICATION au Client.

    24.2 Le Site a t conu par BUREAU VERITAS CERTIFICATION qui est titulaire de l'ensemble des droits y affrents. Sauf autorisation pralable et crite de BUREAU VERITAS CERTIFICATION, la copie, le tlchargement ou la rutilisation de tout ou partie du Site ou de son contenu sont strictement interdits.

    24.3 Le Client sengage utiliser les documents lectroniques et les informations contenus sur le Site que pour un usage priv et non collectif dans le cadre de lexcution du Contrat uniquement.

    24.4 Toutefois, le Client titulaire dune ou plusieurs attestations de capacit pourra demander BUREAU VERITAS CERFICATION loctroi dun droit dusage de la marque ddie, condition que la ou les attestations de capacit soient effectivement en cours de validit, que les factures soient acquittes en total it et sous rserve de respecter les termes du rglement dutilisation qui pourra lui tre accorde sur ce droit dusage.

    25. Confidentialit 25.1 BUREAU VERITAS CERTIFICATION et le Client sengagent garder comme strictement confidentielles toutes les informations changes entre eux et ne pourront divulguer un tiers

    ces informations quavec laccord crit pralable de lautre Partie. 25.2 L'obligation de confidentialit ne s'applique pas aux informations dont lune des Parties apporterait la preuve :

    - qu'elles taient dj en sa possession au moment o il les a reues du Client autrement qu' la suite de leur transmission par le Client, - qu'elles sont tombes dans le domaine public autrement que par son fait ou sa ngligence, - qu'elles faisaient partie du domaine public au moment o il les a reues, - qu'elles doivent tre divulgues en excution d'une obligation lgale ou rglementaire non quivoque, d'une dcision de justice ou d'une demande d'une autorit administrative

    laquelle elle ne peut se soustraire. 25.3 La prsente obligation de confidentialit restera en vigueur tant pendant la dure du prsent contrat que pendant une dure de deux (2) ans suivant son extinction, que celle-ci

    intervienne son chance normale ou de manire anticipe et ce quelle quen soient la cause et lauteur.

    26. Donnes personnelles

    26.1 Les Parties s'engagent, s'agissant de la collecte et/ou du traitement et de la communication relative des donnes caractre personnel respecter la rglementation lgale applicable au traitement des dites donnes, et notamment faire respecter des dispositions de la loi n 2004-801 du 6 aout 2004 relative la protection des personnes physiques l'gard des traitements de donnes caractre personnel et modifiant la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative l'informatique, aux fichiers et aux liberts. A ce titre, les Parties s'engagent faire les dclarations ncessaires auprs de la Commission Nationale de l'Informatique et des Liberts (CNIL) affrentes aux traitements de donnes caractre personnel qu'elles mettent en uvre.

    26.2 Il est dores et dj stipul que le Site, y compris la gestion des adresses e-mail des Clients utilisateurs, a fait l'objet d'une dclaration la Commission Nationale Informatique

    et Liberts (CNIL) enregistre sous le numro n1303171. Cette information est vrifiable sur le site internet de la CNIL ladresse suivante : http://www.cnil.fr 26.3 Le Client garantit BUREAU VERITAS CERTIFICATION avoir obtenu le consentement pralable de ses employs afin que les informations nominatives et les donnes personnelles de

    ses employs soient recueillies par BUREAU VERITAS CERTIFICATION et fasse l'objet d'un traitement au sens de la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 modifie. 26.4 L'inscription par le Client sur le Site vaut acceptation de sa part de l'utilisation par BUREAU VERITAS CERTIFICATION des informations ainsi communiques.

    26.5 Conformment la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 modifie, Bureau Veritas garantie au Client un droit d'accs, de rectification et d'opposition aux donnes personnelles enregistres lors de son inscription. Ce droit peut tre exerc en crivant l'adresse suivante : BUREAU VERITAS CERTIFICATION Service Fluides Frigorignes - 5 C Chemin du Jubin CS80220 69574 Dardilly Cedex en indiquant nom, prnom et adresse de la personne concerne.

    27. Droit applicable et rglement du litige

    27.1 La loi applicable aux interventions de BUREAU VERITAS CERTIFICATION est la loi franaise. 27.2 Toute contestation entre les Parties relative lexcution de la commande, linterprtation ou lexcution des prsentes relvera de la comptence exclusive du tribunal de commerce de

    Nanterre auquel les parties font expressment attribution de juridiction et ce mme en matire de rfr et mme en cas de pluralit de dfenseurs ou dappels en garantie.

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    Modifi par : Herv REA

    Procdure dobtention de lattestation de capacit Fluides Frigorignes

    Procdure dobtention de lattestation de capacit

    prvue par les articles R543-75 R543-123

    du code de lenvironnement

    (GP 01 FFATTCAP)

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    Sommaire

    1. Contexte rglementaire 6

    2. tapes de dlivrance et suivi des attestations de capacit 7

    3. Fluido : la plateforme internet ddie aux Fluides Frigorignes 8

    4. Dlivrance de lattestation de capacit 9

    5. Dclaration et vrifications annuelles 11

    6. Audit sur site 12

    7. Participation dobservateurs des audits 13

    8. Modification de lattestation de capacit 13

    9. Suspension et retrait de lattestation de capacit 14

    10. Communication de Bureau Veritas Certification avec les autorits 15

    11. Qualification des auditeurs 15

    12. Appels et rclamations 15

    13. Renouvellement 16

    14. Transfert/reprise de lattestation de capacit 16

    15. Confidentialit 17

    16. Utilisation de la marque Bureau Veritas Certification 17

    17. Changement des rgles de certification ou de la rglementation applicable 17

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    1. Contexte rglementaire

    Lattestation de capacit est dlivre aux oprateurs exerant les oprations prcises dans le code de lenvironnement articles R 543-75 R 543-123. Est oprateur au sens de la lgislation toute entreprise ou organisme qui procde, titre professionnel, tout ou partie des oprations suivantes :

    Assemblage et mise en service dquipements,

    Entretien et rparation dquipements,

    Contrle de ltanchit des quipements,

    Dmantlement des quipements,

    Rcupration et charge des fluides frigorignes dans les quipements,

    Toute autre opration ralise sur des quipements ncessitant la manipulation de fluides frigorignes (exemple : organismes de formation, R&D,).

    Sont considrs comme quipements les systmes et installations de rfrigration, de climatisation, y compris les pompes chaleur, ainsi que les systmes de climatisation des vhicules, contenant des fluides frigorignes seuls ou en mlange. Dans le cas o loprateur possde plusieurs tablissements, une attestation de capacit doit tre obtenue pour chaque tablissement. Lattestation de capacit vise prouver que loprateur dtient :

    le personnel remplissant les conditions de capacit professionnelle prvue larticle R.543-106

    loutillage appropri

    un systme de traabilit des fluides frigorignes permettant dtablir la dclaration annuelle des mouvements de fluides frigorignes.

    Lattestation de capacit est valable au maximum 5 ans. Elle prcise en particulier les catgories pour lesquelles loprateur peut exercer son activit :

    Catgorie I : Contrle dtanchit, maintenance et entretien, assemblage, mise en service, rcupration des fluides de tous les quipements de rfrigration, de climatisation et de pompe chaleur,

    Catgorie II : Maintenance et entretien, assemblage, mise en service, rcupration des fluides des quipements de rfrigration, de climatisation et de pompe chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigne et contrle dtanchit des quipements de rfrigration, de climatisation et de pompe chaleur,

    Catgorie III : Rcupration des fluides des quipements de rfrigration, de climatisation et de pompe chaleur contenant moins de 2 kg de fluide frigorigne,

    Catgorie IV : Contrle dtanchit des quipements de rfrigration, de climatisation et de pompe chaleur,

    Catgorie V : Contrle dtanchit, maintenance et entretien, assemblage, mise en service, rcupration des fluides des systmes de climatisation de vhicules, engins et matriels mentionns l'article R.311-1 du code de la route.

    Catgorie centre VHU : rcupration des fluides des systmes de climatisation de vhicules, engins et matriels hors dusage mentionns larticle R.311-1 du code de la route.

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    2. tapes de dlivrance et suivi des attestations de capacit

    demande de devis par Fluido, par mail ou par tlphone

    mission du devis par Bureau Veritas Certification

    acceptation du devis et signature du contrat

    dpt de la demande dattestation de capacit

    (avec pices justificatives)

    tude documentaire du dossier par Bureau Veritas Certification

    dlivrance de lattestation de capacit pour 5 ans maximum

    audit de vrification sur site dans la priode des 5 ans

    Chaque anne :

    Entre le 1er et le 31 janvier, loprateur fournit Bureau Veritas Certification la dclaration annuelle de ses mouvements de fluides frigorignes sur lanne civile prcdente et la mise jour de son dossier, conformment aux articles R543-100 et suivants du code de lenvironnement.

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    3. Fluido : la plateforme internet ddie aux Fluides Frigorignes

    Bureau Veritas Certification met la disposition de ses clients une plateforme internet ddie, appele Fluido, qui fonctionne 24h/24h et 7 j/7 (hors priodes de maintenance). Chaque compte client est scuris par un code daccs. Fluido permet entre autre :

    De dposer la demande dattestation de capacit en ligne et de suivre son dossier technique en ligne (personnel, outillage, dclaration annuelle, )

    De dclarer annuellement les mouvements de fluides,

    De consulter son rapport daudit et apporter un ventuel complment dinformation.

    Ses fonctionnalits permettent galement :

    La dmatrialisation et larchivage des donnes fournies par les oprateurs,

    Lmission des attestations de capacit,

    La programmation des audits,

    Lexportation via Excel dune synthse du dossier technique,

    Les changes entre Bureau Veritas Certification et loprateur par mail,

    La mise jour de la liste des oprateurs titulaires de lattestation de capacit sur le site de Bureau Veritas Certification,

    La consolidation des bilans annuels des mouvements de fluides des oprateurs, et la transmission chaque anne lADEME et au Ministre.

    Tous les modles de documents techniques, notices dutilisation et informations rglementaires actualiss sont disponibles et accessibles dans chaque espace client. Les donnes entres sont accessibles toute personne de Bureau Veritas Certification pralablement autorise et aux autorits comptentes. Les donnes informatiques enregistres sont dclares la CNIL.

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    4. Dlivrance de lattestation de capacit

    4.1 : Obtention du devis

    Tout oprateur, dfini au chapitre 1 peut soit sinscrit en ligne sur Fluido soit contacter Bureau Veritas Certification pour ltablissement du devis. Les informations demandes, outre les coordonnes et ladresse de facturation de loprateur, sont :

    lactivit prcise de lentreprise

    le nombre de sites (tablissements) pour lesquels une attestation est demande

    le nombre de collaborateurs concerns par les manipulations de fluides sur chaque site. Chaque envoi de devis est accompagn des conditions gnrales de vente et du prsent document. 4.2 : Acceptation du devis

    Si loprateur accepte la proposition, il retourne un exemplaire sign Bureau Veritas Certification. Cet exemplaire a valeur de contrat. 4.3 : Cration de lespace scuris internet Fluido

    Ds rception du devis sign, le compte internet scuris de loprateur est paramtr afin de lui permettre de dposer son dossier technique. Un compte est cr pour tous les oprateurs, quils aient choisi loption Zro Papier ou loption Papier . 4 .4 : Constitution du dossier technique

    Pour chacun des tablissements demandeurs de lattestation de capacit, les informations communiquer par loprateur Bureau Veritas Certification sont les suivantes :

    La raison sociale du demandeur, ladresse et le numro SIRET de chaque tablissement pour lequel lattestation de capacit est demande ainsi que les coordonnes de la personne en charge du dossier.

    Les catgories pour lesquelles lattestation de capacit est demande.

    La liste des collaborateurs susceptibles dintervenir sur des circuits frigorifiques et climatiques chargs en fluides frigorignes.

    Les documents dmontrant leur aptitude professionnelle au regard de la rglementation

    Le type et la quantit doutillages dtenus (justificatifs de dtention et de la dernire vrification)

    Lengagement du demandeur de transmettre, au plus tard le 31 janvier de chaque anne la dclaration se rapportant lanne civile prcdente mentionnant pour chaque fluide frigorigne les informations demandes par la rglementation.

    Lengagement du demandeur dinformer Bureau Veritas Certification de tout changement susceptible de modifier les conditions de dlivrance de lattestation de capacit (situation juridique de loprateur, dmnagement, capacit professionnelle, dtention de loutillage appropri) dans le dlai dun mois aprs leur modification, telles quelles sont dfinies au paragraphe 1.

    Lengagement dtablir une fiche d'intervention pour chaque opration ncessitant une manipulation des fluides frigorignes effectue sur un quipement.

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    Dans le cas o loprateur souscrit un contrat avec option papier, Bureau Veritas Certification lui adresse un dossier (support papier) quil doit complter et retourner avec lensemble des justificatifs demands. A rception, Bureau Veritas Certification intgre les donnes sur le compte Fluido de loprateur. 4.5 : Etude technique du dossier par Bureau Veritas Certification

    Bureau Veritas Certification analyse les documents transmis. Une validation finale du dossier est ralise sous la responsabilit du service technique, constitu dun personnel qualifi et expriment dans le domaine dactivit. En cas de dossier non-conforme ou incomplet, Bureau Veritas Certification informe loprateur par crit en lui prcisant la nature des anomalies constates. Loprateur rectifie les donnes transmises afin de rendre son dossier conforme. Quel que soit le rsultat de ltude, un crit est systmatiquement adress loprateur par mail et/ou fax et/ou courrier. 4.6 : Dlivrance de lattestation de Capacit pour 5 ans

    A lissue de ltude du dossier qui aura confirm la conformit de celui-ci, une attestation de capacit est dlivre pour chacun des tablissements, sous rserve que loprateur soit jour de ses rglements. Lattestation est dlivre dans un dlai maximum de 2 mois compter de la transmission du dossier complet et conforme par loprateur Bureau Veritas Certification, quelle que soit loption choisie par loprateur (zro papier ou papier). Lattestation de capacit est rendue disponible sur Fluido. Un exemplaire est galement adress au titulaire par mail ou courrier sil a souscrit loption papier. Lattestation de capacit est valable au maximum 5 ans partir de sa date dmission.

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    5. Dclaration et vrifications annuelles 5.1 : Dclaration annuelle des mouvements de fluides

    Loprateur doit communiquer Bureau Veritas Certification, chaque anne avant le 31 janvier, et pour chacun de ses tablissements, les mouvements de fluides frigorignes intervenus au cours de lanne prcdente selon le dtail fix par la rglementation. Pour les oprateurs ayant choisi loption Zro Papier : Au plus tard dbut janvier, loprateur reoit un mail linformant de la disponibilit de son espace de saisie pour la dclaration sur son compte Fluido. Les donnes doivent tre dclares avant le 31 janvier. Pralablement la soumission de sa dclaration, un rcapitulatif de loutillage et des collaborateurs dclars sur fluido est automatiquement propos pour validation ou mise jour par loprateur. Pour les oprateurs ayant choisi loption Papier : Bureau Veritas Certification transmet dbut janvier au plus tard, par courrier ou par mail, le tableau de saisie de la dclaration annuelle ainsi que les supports ncessaires la mise jour du dossier. Loprateur retourne Bureau Veritas Certification sa dclaration annuelle, accompagne des pices jointes et supports complts (si la mise jour des donnes relatives au personnel et loutillage est ncessaire).. Bureau Veritas Certification procde la saisie des informations pour le compte du client. Bureau Veritas Certification propose la mise jour du dossier technique au moment de la dclaration annuelle, afin daider au mieux chaque oprateur rpondre ses obligations et fiabiliser ltude de la dclaration annuelle. En cas dabsence de communication de ces donnes au 31 janvier, Bureau Veritas Certification procde la suspension de lattestation de capacit, conformment la rglementation. 5.2 : Vrification annuelle de la dclaration et du dossier par Bureau Veritas Certification

    Si des modifications sont apportes au dossier (changements relatifs aux collaborateurs et loutillage), le dossier est r-instruit. Selon lvolution du dossier, Bureau Veritas Certification peut tre amen tablir un avenant au contrat existant aprs concertation avec loprateur. La vrification des donnes annuelles transmises, peut conduire au constat dventuelles anomalies et manquements aux obligations rglementaires en vigueur. Bureau Veritas Certification se rserve alors la possibilit deffectuer un audit supplmentaire sur le site de loprateur, comme le prvoit la rglementation. Il en informe loprateur par courrier recommand avec accus de rception. Cette prestation est facture loprateur, conformment aux conditions gnrales de vente.

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    6. Audit sur site Durant le cycle de certification, un audit sur site est programm par Bureau Veritas Certification. Loprateur a lobligation daccepter que lorganisme agr, auprs duquel il a sollicit loctroi de lattestation de capacit, procde la visite de son tablissement dans le but de vrifier les critres du dernier alina de larticle R543-99. Le cycle de certification correspond la priode qui stend de la date de dpt de la demande dattestation la date dchance de celle-ci. Cette visite a pour objectif de vrifier :

    le suivi des comptences et de laptitude du personnel,

    la vrification de loutillage : prsence, fonctionnement, contrle de la maintenance et de ltalonnage si ncessaire,

    la traabilit des fluides frigorignes et des interventions sur les quipements contenant des fluides frigorignes (fiches dintervention),

    La concordance entre les fiches dintervention et la dclaration annuelle

    Le respect du primtre dintervention (en fonction des catgories attestes)

    Le respect de la rglementation. La visite sur site est adapte lactivit de loprateur ainsi quau nombre dintervenants. La date daudit est dfinie par Bureau Veritas Certification et transmise loprateur au minimum 5 semaines avant la date de la visite par mail et/ou par fax. Lannulation de laudit la demande de loprateur peut engendrer des frais supplmentaires (prvus dans les conditions gnrales de ventes), en fonction notamment de la date de demande de report. La visite fait lobjet dun rapport daudit sign par les deux parties. Lauditeur transmet ce rapport au service technique de Bureau Veritas Certification dans un dlai maximum de 5 jours calendaires suivant laudit. Aprs vrification, il est mis disposition de loprateur sur son compte Fluido et/ou transmis par mail ou fax, selon loption du contrat. En cas de non-conformit, un mail, un fax et/ou un courrier est adress loprateur, lui demandant une mise en conformit. Dans certains cas, la situation peut conduire une modification de contrat (voir 8). Loprateur dispose de 15 jours partir de cette notification pour transmettre les informations ncessaires la leve des carts. Un dlai spcifique peut tre octroy par lauditeur ou le service technique (par exemple, priode estivale). En cas dabsence de rponse totale ou partielle dans le dlai imparti, loprateur encourt une suspension de son attestation de capacit. A chacune de ses tapes, loprateur est systmatiquement inform par crit (mail et/ou fax et/ou courrier). Aprs mise en demeure de loprateur par courrier recommand avec accus de rception, et sans rponse de la part de ce dernier ou mise en conformit sous 30 jours, Bureau Veritas Certification procde au retrait de lattestation de capacit.

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    Un audit complmentaire peut tre requis afin de vrifier que les engagements pris par loprateur lors de laudit initial sont respects. Dans ce cas, une facture est tablie suivant les conditions gnrales de vente. Si loprateur refuse le rglement et donc lexcution de laudit, Bureau Veritas Certification procde la suspension de lattestation de capacit. Loprateur est systmatiquement inform par crit (mail et/ou fax et/ou courrier). Aprs mise en demeure de loprateur par courrier recommand avec accus de rception, et sans rponse de la part de ce dernier ou mise en conformit sous 30 jours, Bureau Veritas Certification procde au retrait de lattestation de capacit. Le rapport daudit, les non-conformits constates et les actions engages par loprateur sont intgrs dans la base de donnes Fluido. La suspension et le retrait sont galement enregistrs dans le compte Fluido concern et loprateur en est systmatiquement inform par crit (mail et/ou fax et/ou courrier).

    7. Participation dobservateurs des audits Bureau Veritas Certification peut tre amen associer des observateurs ses audits. Ces observateurs peuvent tre :

    Des auditeurs internes de Bureau Veritas Certification France (dans le cadre des activits daudit interne de notre entreprise)

    Des auditeurs internes de Bureau Veritas Certification Holding (audit interne de notre entreprise par notre rseau international)

    Des auditeurs Bureau Veritas Certification en formation

    Des collaborateurs du Service Fluides Frigorignes de Bureau Veritas Certification, dans le cadre de la connaissance des activits des oprateurs,

    Des reprsentants du Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement Durable et de la Mer qui en auraient fait la demande.

    Loprateur est tenu daccepter la prsence du Reprsentant du Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement Durable et de la Mer lors des audits Bureau Veritas Certification. Dans les autres cas, la prsence de lobservateur est soumise laccord pralable de loprateur.

    8. Modification de lattestation de capacit A tout moment, le dossier dattestation de capacit peut tre modifi afin :

    dintgrer de nouveaux collaborateurs dintgrer de nouveaux sites. dtendre lactivit une nouvelle catgorie dactivits (I+V par exemple) de changer de catgorie (II vers I par exemple) de prendre en compte lvolution juridique de lentreprise ou son dmnagement

    (changement de SIRET).

    Bureau Veritas Certification tablit si ncessaire un avenant au contrat afin dadapter lattestation de capacit.

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    Loprateur fournit les pices justificatives ncessaires la mise jour de son dossier. Selon la nature des modifications ; lextension est instruite dans les mmes conditions que la demande initiale ainsi que lmission dune nouvelle attestation de capacit, le cas chant.

    9. Suspension et retrait de lattestation de capacit Lattestation de capacit peut tre suspendue ou retire nimporte quel moment durant sa priode de validit, conformment la rglementation en vigueur, dans les conditions dfinies ci-aprs. Dune faon gnrale, Bureau Veritas Certification peut suspendre ou retirer lattestation dun oprateur sil juge, sur la base des informations collectes lors de la dclaration annuelle et/ou de(s) audit(s) sur site, quil ne rpond plus aux conditions dattribution de lattestation de capacit. En particulier, une attestation de capacit peut tre suspendue ou retire dans lun des cas suivants :

    Si loprateur ne transmet pas sa dclaration annuelle des mouvements de fluides

    frigorignes dans les dlais impartis, Si les conditions de dlivrance de lattestation de capacit ne sont plus remplies, Si loprateur intervient sur des quipements ou ralise des interventions en-dehors du

    champ de son attestation de capacit, Si laudit ne peut tre ralis du fait de loprateur, Si les non-conformits releves en audit ne sont pas leves dans le dlai imparti, Si loprateur se livre une utilisation abusive des marques de certification ou du logo

    Bureau Veritas Certification ou sil nuit limage de marque de Bureau Veritas Certification, Si loprateur ne respecte pas les accords commerciaux passs avec Bureau Veritas

    Certification. Dans le cas o Bureau Veritas Certification est amen suspendre lattestation de capacit, il en informe loprateur par crit (mail et/ou fax et/ou courrier) selon loption du contrat. Lorsque la suspension dcoule dun motif pouvant entraner le retrait de lattestation de capacit, loprateur est inform par courrier recommand avec avis de rception du motif de suspension et du dlai qui lui est octroy (30 jours calendaires en rgle gnrale) afin de mettre son dossier en conformit. Lorsque Bureau Veritas Certification est amen retirer lattestation de capacit, il en informe systmatiquement le titulaire par courrier recommand avec avis de rception. Bureau Veritas Certification mettra tout en uvre pour permettre l'oprateur de remdier temps aux anomalies ayant entran la suspension de son attestation de capacit. Bureau Veritas Certification informe annuellement le Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement durable et de la Mer, des retraits et suspensions effectus.

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    10. Communication de Bureau Veritas Certification avec les autorits Au 31 mars de chaque anne, Bureau Veritas Certification remet : 1. au Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement durable et de la Mer un rapport

    dactivit dfini par la rglementation, comprenant notamment la liste des attestations de capacit mises, suspendues et retires,

    2. lADEME :

    Le bilan consolid des mouvements de fluides frigorignes dclars par lensemble des oprateurs auxquels il a dlivr une attestation de capacit.

    La liste des oprateurs titulaires dune attestation de capacit dlivre par Bureau Veritas Certification indiquant les suspensions et retraits survenus ainsi que les dates et motifs..

    Bureau Veritas Certification tient la disposition du public (sur le site de Bureau Veritas Certification www.certification.bureauveritas.fr) la liste des oprateurs titulaires dune attestation de capacit en cours de validit quil a agrs et transmet rgulirement cette liste mise jour au Ministre de lEcologie, de lEnergie, du Dveloppement durable et de la Mer et/ou lADEME.

    11. Qualification des auditeurs Les audits sur site sont raliss par des auditeurs qualifis, titulaires dune attestation daptitude catgorie I et/ou V, ayant une connaissance des prescriptions relatives aux contrles quils effectuent, ainsi quune exprience en audit. La qualit des prestations des auditeurs est suivie au travers dexamens de dossiers, de retours dinformation clients et daudits internes.

    12. Appels et rclamations Les rclamations doprateurs ou de tiers sont traites sous la responsabilit du Responsable du Ple Gnie Climatique. Une rponse crite est systmatiquement apporte au rclamant. L'oprateur peut faire appel des dcisions de Bureau Veritas Certification dans les cas suivants :

    Refus d'accepter le dossier de demande dattestation de capacit. Non dlivrance d'une attestation de capacit. Suspension, annulation ou retrait de lattestation de capacit.

    Les appels sont traits en premier niveau par le comit technique qui ralise les investigations ncessaires, puis en deuxime niveau par la Direction Technique de Bureau Veritas Certification.

    http://www.certification.bureauveritas.fr/

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    13. Renouvellement Une proposition de renouvellement est tablie par Bureau Veritas Certification et adresse loprateur dans les trois mois prcdant la date de fin de validit du contrat. A rception du contrat sign, une mise jour du dossier dattestation de capacit est demande loprateur. Ces nouvelles donnes font lobjet dune tude par le service technique. Celle-ci est mene selon le mme processus que celui dfinit aux points 4.5 et 4.6 du prsent document. Pour le renouvellement de lattestation de capacit, Bureau Veritas Certification adresse un dossier de mise jour du dossier technique, six mois avant la date dchance de lattestation. Aprs validation de la conformit du dossier, une nouvelle attestation de capacit est dlivre loprateur pour une priode de 5 ans. Lensemble des obligations rglementaires (dfinies notamment aux points 5.1 et 6 ci-dessus) lui seront de nouveau rattaches.

    14. Transfert/reprise de lattestation de capacit Bureau Veritas Certification peut reprendre son compte lattestation de capacit dlivre initialement un oprateur par un autre organisme agr. Afin de matriser le transfert de dossier, un examen technique est ralis. Il est entre autre vrifi auprs de loprateur la validit de son attestation de capacit, le(s) rapport(s) daudit prcdent(s) et labsence de non-conformits en suspend, ainsi que les ventuelles rclamations reues. Si lissue de cette tude est favorable, Bureau Veritas Certification ralise une revue du contrat et une proposition sintgrant dans le cycle de certification de loprateur. Aprs acceptation par loprateur, lattestation de capacit est alors mise et sa date dexpiration reste identique celle de lattestation prcdente. Le cas chant, un complment dinformation est demand loprateur ; la ncessit de raliser un audit sur site peut ventuellement lui tre soumise afin de valider la conformit du dossier. Lensemble des obligations rglementaires (dfinies notamment aux points 5.1 et 6) seront rattaches cette nouvelle attestation de capacit et ce jusquau terme de sa validit. Dans le cas o loprateur fait la demande de transfrer son dossier dattestation de capacit un autre organisme agr, Bureau Veritas Certification sengage fournir, en retour, lensemble des lments ncessaires au transfert du dossier dans le dlai dun mois.

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    15. Confidentialit Le personnel administratif et les auditeurs Bureau Veritas Certification s'engagent traiter de faon strictement confidentielle toute information ou tout document dont ils prennent connaissance. Cette confidentialit peut tre leve dans les cas suivants :

    En excution dune obligation lgale ou rglementaire non quivoque, En excution dune demande dune autorit administrative laquelle elle ne peut se

    soustraire, En excution dune dcision de justice, Dans le cadre dun recours juridique. Accord crit donn par loprateur pour dautres cas.

    16. Utilisation de la marque Bureau Veritas Certification Bureau Veritas Certification communique l'oprateur les informations ncessaires sur l'utilisation des marques de certification. Celles-ci sont regroupes dans un guide dutilisation. Les marques de certification sont utilises pour informer de la dtention de lattestation de capacit de loprateur qui peut en faire usage sur sa documentation technique et commerciale. Bureau Veritas Certification contrle l'utilisation des logos et attestations de capacit au cours de laudit sur site, en vrifiant notamment que les marques de certification :

    Sont reproduites dans leur intgralit en incluant le cadre, avec une taille et une couleur conformes sa charte

    Sont utilises pour promouvoir lagrment de loprateur, sans confusion avec dautres activits

    Sont utilises de faon ne pas tromper sur l'objet de lattestation de capacit Font figurer la ou les catgorie(s) dactivits pour laquelle lattestation de capacit a t

    dlivre, ainsi que la mention attestation de capacit dlivre par Bureau Veritas Certification .

    17. Changement des rgles de certification ou de la rglementation applicable

    En cas de changement, et si ces volutions impactent les contrats existants, Bureau Veritas Certification informera ses clients des modalits de transition lies ces changements. Le maintien des attestations de capacit en cours sera conditionn par le respect des modalits de transition, qui pourront faire lobjet davenant au contrat en cours.

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    HISTORIQUE DES MODIFICATIONS DU DOCUMENT

    PAGE RESUME DE LA MODIFICATION REV. AUTORISE

    Toutes

    3-4-6-7-8-

    9-10

    7-9

    Toutes

    Cration Modification sur la forme Modification contenu dclaration. Prcision gestion rapport daudit Mise jour rglementation et renouvellement

    01/08/2008

    15/05/2009

    30/09/2010 22/04/2013

    G LABROYE

    J TUREAUD

    J TUREAUD

    J TUREAUD