PEDOMAN ETIKADALAM BERHUBUNGAN DENGAN

PEMASOK (PENYEDIA BARANG

DAN JASA)

KOMITMEN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Nama Perusahaan :

Jabatan :

Alamat :

Dengan ini saya atas nama dan atau mewakili Perusahaan tersebut diatas, menyatakan bahwa telah menerima, membaca dan mema-hami Pedoman Etika dalam berhubungan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang termasuk didalamnya Nilai-Nilai Utama PALYJA dan saya siap melaksanakan dan berkomitmen untuk men-jalankan tugas dan tanggung jawab secara penuh.

Saya mengerti dan memahami bahwa saya akan mendapatkan sanksi berupa surat peringatan sampai pemutusan kontrak kerja dengan PALYJA jika melanggar peraturan perundangan yang berlaku.

Jakarta, ___________________

(..................................................)

Nama lengkap dan tanda tangan

Catatan : Komitmen ini harap ditandatangani dan dikembalikan ke Departemen-Procurement PALYJA.

II. Tata Nilai

III. 7 Prinsip

IV. Penjabaran Dari 7 Prinsip

V. PALYJA Whistle Blowing System

DAFTAR ISI

I. Kata Pengantar 2

3

4

5-9

10

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 1

KATA PENGANTAR

Dalam melakukan aktifitas usaha, PALYJA selalu berusaha untuk taat dan sejalan dengan

peraturan yang berlaku serta prinsip-prinsip tindakan yang ditetapkan dalam Buku Pedoman

Berperilaku. Seluruh insan PALYJA harus memahami peraturan dan mentaati peraturan tersebut

dalam seluruh kegiatan profesional mereka.

Dalam upaya menerapkan tata cara dan etika yang lebih jelas bagi seluruh pihak yang terlibat

dalam proses pengadaan barang dan jasa, dengan senang hati kami persembahkan Buku

Pedoman Etika Dalam Berhubungan dengan Para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa). Buku ini

menjelaskan secara detail mengenai tata cara dan etika yang dilaksanakan PALYJA dalam menjalin

hubungan dengan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan Stakeholder terkait.

Setiap orang wajib mematuhi prinsip yang ditetapkan dalam buku pedoman ini. Berbagai keputusan

yang dibuat oleh seluruh bagian perusahaan wajib mematuhi prosedur yang berlaku dan menjamin

bahwa seluruh keputusan yang diambil dapat dipertanggungjawabkan.

Buku Pedoman Etika Dalam Berhubungan dengan Para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa)

merupakan bagian dari pedoman yang lebih luas dan ditujukan kepada seluruh Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) yang berhubungan dengan PALYJA termasuk para penyusun

spesifikasi, pembeli, mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek dan sebagainya.

Kami berharap agar semua pihak memastikan bahwa baik insan PALYJA maupun para Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) memahami dan melaksanakan apa yang tercantum dalam Buku

Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) ini serta

memiliki semangat yang sama untuk mematuhi peraturan yang tegas terkait dengan etika bisnis,

Jakarta, 1 Pebruari 2019

Robert R. Rerimasie

Presiden Direktur

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 2

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 3

Pelayanan PrimaMemberikan pelayanan prima kepada seluruh pelanggan internal dan eksternal

sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melebihi harapan pemangku kepentingan

serta memiliki penghargaan terhadap individu/lingkungan/masyarakat.

IntegritasBertindak jujur, adil, berkomitmen dan konsisten sesuai dengan tata nilai,

kebijakan dan kode etik perusahaan.

ProfesionalMemiliki kompetensi dan tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan

secara proaktif, mengembangkan dan membagikan pengetahuan serta

mampu bekerjasama.

InovasiSelalu mengembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan,

menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan aman sehingga memberikan nilai

tambah bagi pemangku kepentingan.

Keselamatan KerjaMengutamakan keamanan dan kesehatan karyawan serta rekan kerja dalam

menjalankan pekerjaan sehari-hari di seluruh area kerja sesuai dengan aturan

keselamatan perusahaan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja ringan

maupun fatal, kerugian aset perusahaan.

PELAYANAN

PRIMA

INTEGRITAS

PROFESIONAL

INOVASI

KESELAMATAN

KERJA

TATA NILAI

7PRINSIP

1.

2.

Mematuhi Undang-Undang, Peraturan, Standar Inter-

nal & Eksternal, Nilai-Nilai Perusahaan dan Prosedur

Internal.

Bersikap transparan, jujur, adil, dan menerapkan

prinsip kesetaraan terhadap para Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa)

3.

4.

5.

6.

7.

Memastikan komitmen masing-masing Pihak

selalu terjaga.

Menjaga kerahasiaan setiap informasi yang

diberikan.

Memastikan komitmen perusahaan berkenaan

dengan kode etik, perbaikan yang berkesinambun-

gan, dan tanggung jawab perusahaan terpelihara

dan dipahami oleh semua Pihak.

Menghindari konflik kepentingan yang dapat

mengganggu tujuan dan independensi

pengambilan keputusan.

Melaporkan setiap situasi yang merupakan bentuk

pelanggaran terhadap kontrak.

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 4

PENJABARANDARI 7 PRINSIP

Semua Pihak terkait yang bekerja sama dan berhubungan dengan

para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan berpotensi mempen-

garuhi keputusan pembelian (para pembuat spesifikasi, pembeli,

mitra pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek dan seba-

gainya) harus bertindak sesuai dengan peraturan, ketentuan dan

standar yang berlaku dalam melaksanakan aktivitas profesional

mereka.

Semua Pihak harus memahami dan mematuhi peraturan/ketentuan

baik yang berlaku di lingkup nasional dan internasional termasuk

mengenai hak asasi manusia, kompetisi yang adil, keselamatan

kerja, kesejah-teraan para pekerja, perlindungan anak, pemberan-

tasan korupsi, dan pemeliharaan lingkungan.

Nilai-nilai PALYJA harus selalu menjadi pedoman bagi setiap

karyawan dalam semua aktifitas mereka.

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 5

1. MEMATUHI UNDANG-UNDANG, PERATURAN, STANDAR

INTERNAL & EKSTERNAL, NILAI-NILAI PERUSAHAAN

DAN PROSEDUR INTERNAL.

Untuk memastikan prinsip transparansi, semua Pihak yang terlibat

harus mendapatkan informasi secara lengkap mengenai prosedur

dan tata cara pemilihan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) serta

dalam tata cara pelaksanaannya.

Sasaran untuk semua Pihak harus dinyatakan dan dikomunikasikan

secara jelas sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.

Untuk menjamin keadilan dan prinsip kesetaraan, semua Pihak

harus mendapat perlakuan yang sama termasuk mengenai pembe-

rian infomasi yang terkait dengan proses pemilihan Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) maupun pada saat Pemasok (Penyedia

Barang dan Jasa) bekerja sama dengan PALYJA.

Kriteria penilaian dalam proses pemilihan Pemasok (Penyedia

Barang dan Jasa) harus disampaikan secara jelas kepada semua

calon Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa).

Pihak PALYJA wajib untuk memberitahukan informasi mengenai hasil

proses pemilihan , kepada semua Pemasok (Penyedia Barang dan

Jasa) yang mengikuti proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang

dan Jasa).

Komitmen antara PALYJA dan Pemasok (Penyedia Barang dan

Jasa) hanya dibuat berdasarkan hasil proses pemilihan Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) setelah mendapatkan persetujuan leng-

kap dari BOD (Board of Directors) PALYJA sesuai dengan ketentuan

yang berlaku dan dituangkan dalam bentuk kontrak.

2. BERSIKAP TRANSPARAN, JUJUR, ADIL, DAN MENERAPKAN

PRINSIP KESETARAAN KEPADA PARA PEMASOK (PENYEDIA

BARANG & JASA)

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 6

Setiap Pihak wajib memahami dan menyepakati bersama atas setiap

ketentuan yang berlaku di dalam kontrak.

Semua Pihak harus memahami dan menghormati strategi pembelian

yang dilakukan oleh PALYJA demi mencegah munculnya ketergan-

tungan terhadap salah satu Pihak.

Pihak PALYJA wajib memberitahukan kepada Pemasok (Penyedia

Barang dan Jasa) secara rutin dan sesegera mungkin atas informasi

yang terkait dengan situasi dan kondisi Perusahaan yang berpotensi

mempengaruhi hubungan dengan Pemasok (Penyedia Barang dan

Jasa).

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 7

3. MEMASTIKAN KOMITMEN-KOMITMEN MASING-MASING

PIHAK SELALU TERJAGA.

Semua Pihak harus memenuhi kewajibannya dengan niat baik dan

saling bekerja sama untuk mencapai kualitas hubungan yang baik.

PALYJA memiliki komitmen yang tinggi terhadap ketepatan pemba-

yaran kepada Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) apabila seluruh

dokumen terkait proses penagihan telah dilengkapi oleh Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa).

Semua Pihak menyadari dan menyetujui segala bentuk penalti atas

kegagalan dalam mencapai tujuan setelah dilakukan proses verifi-

kasi dan disetujui secara bersama.

Setiap keputusan pembelian dan kerja sama antara PALYJA dengan

Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) mencakup seluruh komitmen

timbal balik yang dibuat oleh para Pihak.

Apabila terdapat perselisihan, semua langkah harus diambil secara

bersama dengan semangat untuk menyelesaikan masalah secara

cepat dengan cara yang adil berdasarkan perjanjian dan peraturan

yang berlaku.

Demi kepentingan kedua belah pihak terhadap perlindungan

karyawan masing-masing, maka PALYJA mempersyaratkan

pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) berkomitmen tinggi terhadap

penerapan Keselamatan Kerja dan Pencegahan Pencemaran Ling-

kungan dan menjaga Sumber Daya Alam.

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 8

4. MENJAGA KERAHASIAAN SETIAP INFORMASI YANG

DIBERIKAN.

Beberapa diantara informasi yang diberikan antara PALYJA dan

Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) atau yang mungkin timbul

saat pengawasan terhadap kontrak tender adalah bersifat rahasia.

Informasi tersebut merupakan modal intelektual yang dimiliki baik

oleh Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) dan PALYJA. Apabila

ada Pihak yang mengetahui kerahasiaan informasi tersebut, maka

harus memastikan bahwa kerahasiaan informasi tersebut tetap

terjaga.

Setiap kegagalan dalam menjaga kerahasiaan dapat membahaya-

kan kepentingan Para Pihak, secara keseluruhan dan dapat men-

gakibatkan kerugian baik finansiil dan non-finansiil secara kompetitif.

Memelihara hubungan yang efisien dengan Pemasok (Penyedia Barang

dan Jasa) memerlukan akses untuk pertukaran informasi, termasuk terha-

dap pengetahuan atas kemampuan dan keahlian mereka. Semua Pihak

harus menyepakati prinsip-prinsip kerahasiaan atas semua informasi

yang diberikan.

5. MEMASTIKAN KOMITMEN PARA PIHAK BERKENAAN DENGAN

STANDAR ETIKA BISNIS, PERBAIKAN YANG BERKESINAM-

BUNGAN SERTA TANGGUNG JAWAB PERUSAHAAN DIKE-

TAHUI DAN TERPELIHARA OLEH PARA PIHAK.

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 9

Semua Pihak yang berhubungan dengan Pemasok (Penyedia

Barang dan Jasa) harus memastikan bahwa semua Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) memahami Pedoman Etik PALYJA.

Dalam proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa),

Pihak yang terlibat dalam proses pembelian harus mempertimbang-

kan track record dan reputasi para Pemasok (Penyedia Barang dan

Jasa) untuk melaksanakan perbaikan yang berkesinambungan dan

bersama sama mendukung tanggung jawab sosial perusahaan.

Para pembeli harus memberlakukan syarat dan ketentuan kontrak-

tual pada Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang terpilih men-

genai keharusan untuk mematuhi semua peraturan nasional dan

internasional mengenai hak asasi manusia, keselamatan kerja,

kesehatan para pekerja, perlindungan anak, pemberantasan korupsi

dan pemeliharaan lingkungan.

Setiap Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) yang berhubungan

dengan PALYJA baik secara langsung maupun tidak langsung atau-

pun melalui Pihak ketiga dilarang untuk mempekerjakan tenaga di

bawah umur (buruh anak), buruh illegal, koruptor, pelaku tindak

pidana atau tindakan diskriminasi tidak berhak menerima kontrak.

Hubungan dengan para Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa) tidak

boleh menimbulkan situasi yang berpotensi untuk mengganggu komitmen

Perusahaan.

10Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 10

Semua Pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan

pembelian harus memastikan bahwa mereka tetap bersikap jujur dan

tidak memihak disetiap waktu.

Semua Pihak yang terlibat harus menjaga setiap situasi dimana

kepentingan sekunder yang terpisah dari kepentingan perusahaan

dapat mempengaruhi profesionalisme mereka.

Untuk Pemberian fasilitas yang diberikan oleh Pemasok (Penyedia

Barang dan Jasa) masih sejalan dengan kepentingan perusahaan

dan undangan nasional dari Pemasok (Penyedia Barang dan Jasa)

untuk menghadiri acara bisnis atau kunjungan yang bersifat teknis,

masih diperbolehkan sepanjang pemberian tersebut bersifat satu kali

dan tidak berkelanjutan serta diijinkan / ditunjuk oleh BOD (Board of

Directors) PALYJA.

Seluruh karyawan PALYJA tidak diperbolehkan menerima hadiah

dalam bentuk apapun, dari individu atau organisasi yang mempunyai

potensi konflik kepentingan.

Semua Pihak yang terlibat dalam proses pembelian harus menghindari

terjadinya tekanan dan permintaan.

6. MENGHINDARI KONFLIK KEPENTINGAN YANG DAPAT MENG-

GANGGU TUJUAN DAN INDEPENDENSI PEMBUAT KEPUTU-

SAN.

10Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA 11

Semua Pihak berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan dan pen-

gadaan dari kontrak dan tidak akan pernah membenarkan kegagalan

dalam mematuhi setiap peraturan yang dinyatakan berkaitan dengan

perilaku masing-masing Pihak.

Setiap karyawan yang mencari opini atau saran atau berkeinginan

menyoroti masalah tertentu terkait hubungan dengan Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa) dapat menghubungi Direktur terkait

atau BOD (Board of Directors).

Apabila terdapat keraguan mengenai kebijakan yang harus diikuti,

atau bilamana perilaku atau tindakan yang diambil dianggap sebagai

pelanggaran terhadap prinsip dan prosedur yang diuraikan dalam

Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan dengan Para Pemasok

(Penyedia Barang dan Jasa), maka setiap kejadian tersebut harus

dilaporkan kepada Direktur terkait atau BOD (Board of Directors)

PALYJA.

Aktifitas Pembelian melalui proses pemilihan Pemasok (Penyedia Barang

dan Jasa) membutuhkan pengawasan secara teliti dalam melindungi

kepentingan baik individu dan reputasi PALYJA.

7. MELAPORKAN SETIAP SITUASI YANG MERUPAKAN PELANG-

GARAN TERHADAP KONTRAK.

Whistleblowing SystemLayanan anonim, 24 jam, 7 hari seminggu

Melalui telepon (toll free)

0800 1 401700

Melalui SMS/ WhatsApp

0811 9200 074

Melalui email

palyja@whistleblowing.link

Melalui internet

https://palyja.whistleblowing.link

PT PAM Lyonnaise Jaya menggunakan sistem saluran swakelola PALYJA

Whistleblowing System yang memungkinkan pelaporan aktivitas yang aman,

terpercaya, dan terjaga kerahasiaannya. Aktivitas yang dilaporkan umumnya

meliputi kesalahan, kecurangan, penyalahgunaan, dan pelanggaran lainnya

terhadap kebijakan perusahaan.

Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Pemasok (Barang dan Jasa) - PALYJA

11

12

PT PAM LYONNAISE JAYA

DIPO TOWER lantai 16

Jalan Jend. Gatot Subroto Kav.51-52

Jakarta Pusat 10260

Tel

Fax

www.palyja.co.id

: (021) 2986 5990

: (021) 2986 5980