buku panduan pengajuan dan pelaporan kegiatan …...hingga contoh surat peminjaman gedung/tempat...

of 23 /23
i BUKU PANDUAN PENGAJUAN DAN PELAPORAN KEGIATAN LKM BIDANG K EMAHASISWAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG, 2017

Author: others

Post on 13-Nov-2020

29 views

Category:

Documents


0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • i

    BUKU PANDUAN PENGAJUAN

    DAN PELAPORAN KEGIATAN LKM

    BIDANG K EMAHASISWAAN

    UNIVERSITAS BRAWIJAYA

    MALANG, 2017

  • ii

    DAFTAR ISI

    HALAMAN JUDUL .......................................................................................................................... i

    DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... ii

    SAMBUTAN WAKIL REKTOR BIDANG KEMAHASISWAAN ............................................. iv

    BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................ 1

    1.1. LATAR BELAKANG ............................................................................................................ 1

    1.2. TUJUAN DAN MANFAAT .................................................................................................. 1

    BAB II PANDUAN PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN .................................................. 2

    2.1. PENDAHULUAN ................................................................................................................. 2

    2.2. LINGKUP KEGIATAN ......................................................................................................... 2

    2.3. KETENTUAN UMUM .......................................................................................................... 7

    2.4. HALAMAN JUDUL .............................................................................................................. 7

    2.5. HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................... 9

    2.6. LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 10

    2.7. TUJUAN KEGIATAN ........................................................................................................ 10

    2.8. MANFAAT KEGIATAN ..................................................................................................... 10

    2.9. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN .......................................................................... 10

    2.10. PESERTA ......................................................................................................................... 10

    2.11. SUSUNAN ACARA ......................................................................................................... 10

    2.12. SUSUNAN PANITIA ....................................................................................................... 10

    2.13. ANGGARAN KEGIATAN ............................................................................................... 11

    2.14. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL ................................................................................ 11

    2.15. FORM PENURUNAN DANA KEGIATAN .................................................................... 12

    BAB III PANDUAN PELAPORAN KEGIATAN ....................................................................... 14

    3.1. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 14

    3.2. KETENTUAN UMUM ........................................................................................................ 14

    3.3. HALAMAN JUDUL ............................................................................................................ 15

    3.4. HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................. 17

    3.5. LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 18

    3.6. TUJUAN KEGIATAN ........................................................................................................ 18

  • iii

    3.7. MANFAAT KEGIATAN ..................................................................................................... 18

    3.8. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN .......................................................................... 18

    3.9. SUSUNAN ACARA ........................................................................................................... 18

    3.10. SUSUNAN PANITIA ....................................................................................................... 18

    3.11. EVALUASI KEGIATAN................................................................................................... 19

    3.12. PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN ................................................................. 19

  • iv

    KATA PENGANTAR

    Perkenankan kami mengucap syukur kehadirat Allah swt, bahwa atas

    rahmat taufiq dan hidayahNya saja buku Panduan Pengajuan dan Pelaporan

    Kegiatan LKM (Lembaga Kedaulatan Mahasiswa) ini bisa terselesaikan. Buku ini

    penting guna memudahkan setiap LKM untuk membuat proposal dan membuat

    laporan pertanggungjawabannya.

    Kami mengucapkan terima kasih kepada bapak Rektor dan wakil Rektor III

    yang telah berkenan memberikan motivasi/dorongan, menuturkan kebijakan dan

    berbagai fasilitasi hingga terselesaikannya buku ini. Kepada bapak kaBiro

    Akademik dan Kemahasiswa beserta jajarannya yang juga telah memberikan

    fasilitasi, kepada tim yang terdiri atas perwakilan wakil Dekan III dan LKM, atas

    segala diskusi dan masukkan terima kasih kami ucapkan.

    Akhirnya, semoga buku ini bisa bermanfaat dan segala kritik dan saran

    akan kami terima guna perbaikan buku ini di masa yang akan datang.

    Malang, April 2017

    Tim Penyusun

  • 1

    BAB I

    PENDAHULUAN

    1.1. LATAR BELAKANG

    Dengan semakin maju dan berkembangnya Universitas Brawijaya

    (UB), semakin banyak dan bervariasinya kegiatan yang diprogramkan oleh

    masing-masing Lembaga Kedaulatan Mahasiswa (LKM) maka perlu

    disusun buku panduan pengajuan dan pelaporan kegiatan LKM. Standar

    Operasional Prosedur yang telah ada sebelumnya perlu disempurnakan.

    Dengan demikian, Manual Prosedur (MP) Pengajuan Dana Kegiatan yang

    sebelumnya ada tidak berlaku.

    Dengan dibuatnya buku panduan ini, diharapkan proses baik

    pengajuan dan pelaporan kegiatan akan lebih lancar. Beberapa hal yang

    menjadi kendala dalam implementasi MP sebelumnya telah

    disempurnakan dalam buku panduan ini. Disamping itu, dengan panduan

    yang baru ini diharapkan kinerja dan implementasi program kerja LKM

    akan berlangsung dengan baik dan harmonis.

    Harmonisasi ini diharapkan tidak hanya membawa iklim kegiatan

    menjadi lebih baik, tetapi juga makin produktif dan prestatif dalam

    mendukung Universitas Brawijaya menjadi semakin bermutu dan

    bereputasi. Disadari bahwa kemahasiswaan adalah salah satu komponen

    dari penilaian dalam pemeringkatan perguruan tinggi. Lebih dari itu,

    kegiatan kemahasiswaan sangat penting dalam mendukung

    pengembangan softskill dan kepribadian mahasiswa sebelum

    lulus.Dibandingkan hardskill, softskill memiliki kontribusi lebih tinggi untuk

    keberhasilan mahasiswa yang telah lulus nanti dalam bersaing di dunia

    kerja.

    1.2. TUJUAN DAN MANFAAT

    1. Bertujuan memfasilitasi LKM dengan panduan dalam mengajukan

    proposal kegiatan dan pelaporannya

    2. Manfaatnya memperlancar proses administrasi kegiatan dan sekalian

    proses perekaman kegiatan dan prestasi mahasiswa

  • 2

    BAB II

    PANDUAN PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN

    2.1. PENDAHULUAN

    Dalam rangka pengajuan anggaran kegiatan kemahasiswaan yang

    dilakukan oleh Lembaga Kedaulatan Mahasiswa (LKM) diperlukan pembuatan

    proposal kegiatan. Penyeragaman format proposal kegiatan diperlukan dalam

    rangka mempermudah administrasi dan penelaahan kegiatan sesuai dengan

    jenis dan karakteristik kegiatan. Kegiatan LKM ini diarahkan untuk

    meningkatkan prestasi dan reputasi Universitas Brawijaya dalam

    pemeringkatan yang dilakukan oleh Kemeristekdikti. Disamping itu, kegiatan

    yang berupa kegiatan internal penguatan organisasi hanya menjadi

    penunjang.

    Pergantian pengurus organisasi berlangsung setiap tahun, dan upaya

    melakukan sosialisasi penulisan proposal saja dirasa tidak cukup. Ada

    setidaknya 2 hal penting, yaitu pertama tidak semua peserta sosialisasi

    menularkan pengetahuannya pada pengurus atau panitia yang terpilih dalam

    suatu kegiatan LKM, dan kedua bahkan dimungkinkan peserta sosialisasi

    justru keluar dari LKM karena banyak sebab. Oleh karena itu, buku panduan

    ini perlu diterbitkan sebagai rujukan utama dalam membuat proposal kegiatan.

    Panduan ini juga memudahkan bagi mahasiswa yang mendapat tugas

    dari LKM untuk membuat proposal. Proposal harus dibuat oleh LKM, walaupun

    dalam berkegiatan tidak mengajukan anggaran ke bagian kemahasiswaan,

    agar semua kegiatan dapat dipantau/dimonitor dan diketahui bahwa suatu

    LKM aktif mengadakan kegiatan. Namun, dengan hadirnya buku ini tidak ada

    lagi mahasiswa yang melakukan plagiasi (copy paste) terhadap proposal

    tahun sebelumnya dan proposal tahun sebelumnya hanya dipakai sebagai

    proposal acuan saja. Selain itu, perlu ada evaluasi apakah kegiatan yang

    tahun lalu diprogramkan masih relevan dengan kemajuan dan arah kebijakan

    kemenristekdikti sehingga mungkin perlu dibuat bentuk kegiatan baru.

    Bab ini akan mencakup ketentuan umum penulisan, halaman judul,

    hingga contoh surat peminjaman gedung/tempat kegiatan dan surat ijin

    kegiatan.

    2.2. LINGKUP KEGIATAN

    Proposal harus dibuat oleh LKM baik untuk kegiatan yang

    dimintakan pendanaan maupun tidak, dalam rangka monitoring dan

    pencatatan aktivitas LKM. Sedangkan menurut lingkup kegiatan, maka

  • 3

    dapat dikategorikan menjadi 2, yaitu kegiatan LKM yang dilakukan di dalam

    kampus dan diluar kampus. Untuk kegiatan yang dilakukan di dalam

    kampus membutuhkan:

    a. Surat Permohonan Bantuan Dana Kegiatan

    b. Surat Peminjaman Gedung/Tempat Kegiatan

    c. Surat ijin Penyelenggaraan Kegiatan

    Ada format surat yang harus dibuat dan proses peminjaman

    gedung/tempat akan dibantu koordinasinya dengan bagian sarana

    prasarana (peminjaman gedung dan/atau lapangan rektorat) oleh kabag

    kemahasiswaan. Ketiga surat tersebut tidak dijilid bersama proposal, tapi

    dicetak terpisah.

    Format surat permohonan (menggunakan kertas standar kop surat LKM)

    bantuan dana adalah sebagai berikut:

  • 4

    Nomor : ……………………….

    Perihal : Permohonan Bantuan Dana Kegiatan

    Lampiran : Satu (1) bendel Proposal

    Kepada : Yth. Wakil Rektor III

    Universitas Brawijaya

    Di Tempat

    Dengan hormat,

    Sehubungan dengan realisasi Program kerja tahun 2017, kami

    mengadakan “…………………………………………………….” yang akan

    diselenggarakan pada :

    Hari/Tanggal :

    Tempat :

    Maka, kami selaku panitia kegiatan mengajukan permohonan dana sebesar

    (misalnya Rp. 4.000.000,- (empat juta rupiah). Adapun rangkaian kegiatan dan

    rincian dana telah diuraikan dalam proposal.

    Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasamanya kami

    sampaikan terimakasih.

    Malang,

    ……………………

    Menyetujui Menyetujui:

    Ketua LKM Pembina LKM Ketua Panitia

    ……………. …………………. …………………

    NIM NIP NIM

    Mengetahui:

    Presiden EM UB

    ………………………

    NIM ………………..

  • 5

    Format surat peminjaman gedung/tempat (kertas menggunakan kop surat

    LKM) adalah sebagai berikut:

    Malang,………………..

    Kepada Yth:

    Kabag Sarana dan Prasarana

    Universitas Brawijaya Malang

    IJIN PENGGUNAAN GEDUNG/TEMPAT KEGIATAN

    Yang bertanda tangan dibawah ini:

    Nama : …………………………………………………..

    NIM : …………………………………………………..

    No HP : …………………………………………………..

    Selaku Ketua Panitia/Sekretaris Panitia* akan melaksanakan kegiatan yang berjudul:

    “ ……………………………………………………………………………………………………”

    Sehubungan dengan penyelenggaraan kegiatan tersebut kami mohon perkenan bapak

    untuk mengabulkan permohonan kami meminjamkan gedung/tempat

    …………………………. Untuk hari/tanggal: ……………….. Kegiatan tersebut adalah

    komersiil/non-komersiil* sehingga kami akan membayar/dibebaskan* dari kewajiban

    tersebut, dan bersedia membantu dana kontribusi petugas kebersihan gedung tersebut.

    Demikian atas perkenannya disampaikan terima kasih.

    Malang, ………………………

    Mengetahui: Ketua/Sekretaris Pelaksana

    Wakil Rektor III

    Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS …………………………

    NIP 195502131984031001 NIM

    *coret yang tidak perlu

    NB: Form ini dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk disimpan Kabag Sarana dan

    Prasarana dan 1 lembar disimpan panitia kegiatan

  • 6

    Format surat ijin penyelenggaraan kegiatan (dibuat menggunakan kertas kop

    surat LKM) sebagai berikut:

    IJIN PENYELENGGARAAN KEGIATAN

    Yang bertanda tangan dibawah ini:

    Nama : …………………………………………………..

    NIM : …………………………………………………..

    No HP : …………………………………………………..

    Selaku Ketua Panitia/Sekretaris Panitia* mengajukan ijin kegiatan yaitu:

    “ ……………………………………………………………………………………………………”

    Yang akan berlangsung pada:

    Hari/tanggal : ……………………….sd……………………………..

    Tempat : …………………………………………………………

    Jumlah Peserta : ………………………………………………..

    Keterangan lain : …………………….jika diperlukan,

    Adapun dalam kegiatan tersebut kami juga memerlukan bantuan keamanan yang berupa:

    1. Pasukan keamanan/SATPAM kampus sebanyak ……………..orang (dengan

    rincian jadwal terlampir)

    2. Kepolisian sebanyak ………………… orang (dengan rincian jadwal terlampir)

    Demikian atas perkenannya disampaikan terima kasih.

    Malang, ………………………

    Menyetujui: Ketua/Sekretaris Pelaksana

    Wakil Rektor III

    Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS …………………………

    NIP 195502131984031001 NIM

    *coret yang tidak perlu

    NB: Form ini dibuat 2 rangkap, 1 lembar untuk disimpan Kabag Kemahasiswaan

    dan 1 lembar disimpan panitia kegiatan

  • 7

    Jika kegiatan kemahasiswaan dilakukan di luar kampus, sesuai peraturan

    rektor diperkenankan melibatkan mahasiswa baru jika telah memasuki

    semester 2. Kegiatan LKM diluar kampus juga memerlukan tambahan

    persyaratan (selain 3 surat diatas), yaitu:

    a. Surat ijin dari Pembina LKM

    b. Surat ijin dari Wakil Rektor III

    c. Surat ijin orang tua (bukan bapak/ibu kos)

    d. Surat keterangan sehat dari poliklinik

    e. Surat pernyataan bahwa jika terjadi kecelakaan/kejadian yang

    tidak diinginkan merupakan tanggung jawab pribadi

    f. Surat keterangan dari tempat dilaksanakan kegiatan bahwa

    lokasi diadakannya kegiatan aman

    2.3. KETENTUAN UMUM

    Ketentuan umum dalam membuat proposal:

    1. Ukuran kertas : A4 (210x297 mm) 70 gram

    2. Tipe huruf : Arial

    3. Ukuran huruf : 12 (kecuali halaman judul)

    4. Spasi : 1,5

    5. Margin

    Atas : 3 inchi

    Kiri : 4 inchi

    Kanan : 3 inchi

    Bawah : 3 inchi

    6. Penomoran halaman

    7. Lembar pengesahan: tanpa halaman

    Kata Pengantar : i

    Daftar isi : ii

    Daftar tabel, daftar gambar dan daftar lampiran tidak perlu

    Pendahuluan : 1

    Lampiran : melanjutkan halaman terakhir (jika ada)

    8. Warna Sampul : Biru Tua

    9. Penjilidan : buffalo jilid langsung (tidak boleh pakai lakban)

    10. Jumlah : 2 examplar

    2.4. HALAMAN JUDUL

    Halaman depan harus memuat logo UB, Judul Proposal, LKM yang

    mengajukan proposal, nomor proposal (dibuat sebagai berikut: no (nomor

    proposal ini sesuai proker/nama LKM/tahun 2017) dan identitas kelembagaan

  • 8

    (Bidang Kemahasiswaan, Universitas Brawijaya, tahun 2016), contohnya

    sebagai berikut:

    PROPOSAL KEGIATAN LKM (Arial, dengan ukuran huruf 28 Bold)

    “……………………………………” (Arial, dengan ukuran huruf minimal 14 Bold)

    Maksimal 3 baris

    BIDANG KEMAHASISWAAN (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    UNIVERSITAS BRAWIJAYA (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    MALANG, 2017 (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    01/DPM/2017

    (contoh penomoran, arial 12 bold) Logo UKM

    Ukuran 3x3 cm

  • 9

    2.5. HALAMAN PENGESAHAN

    Halaman pengesahan harus ditandatangani oleh Ketua Panitia Kegiatan, Ketua

    LKM, Ketua EM, Pembina LKM dan WR3. Dalam hal yang bersangkutan boleh

    diwakilkan kepada sekretarisnya tetapi dengan ijin ketua LKM. Lembar

    pengesahan ini dianggap sah jika telah diberi stempel, kecuali untuk ketua panitia

    kegiatan yang tidak memiliki stempel. Format halaman pengesahan adalah

    sebagai berikut:

    HALAMAN PENGESAHAN

    1. Judul Kegiatan :……………………………………………………………..

    2. Tempat Kegiatan : …………………………………………………………….

    3. Tanggal Kegiatan : ……………(diisi mulai hingga berakhirnya kegiatan).

    4. Jenis Kegiatan : Penguatan Organisasi/Lomba/…….diisi……………..

    5. Sifat Kegiatan : Mandiri/bersponsor/…..diisi……………………………

    6. Lingkup kegiatan : Mahasiswa se UB/Nasional/SMA-K Nasional……….

    7. Nama Ketua Pelaksana : …………………………………………………….

    8. NIM Ketua Pelaksana : …………………………………………………….

    9. No HP Ketua Pelaksana :……………………………………………………..

    10. Biaya yang dibutuhkan : Rp…………………………………………………

    11. Sumber Biaya : 1. Rektorat UB Rp……………………………

    2. Alumni LKM Rp……………………………

    3. Dikti Rp………………………………..……

    4. Sponsor Rp………………………………..

    (no 2, 3, 4 ditulis jika selain dari Rektorat ada)

    Malang, ………………………..

    Menyetujui Menyetujui Ketua Pelaksana

    Pembina LKM Ketua LKM

    (ada stempel)

    ……………….. ……………… ………………………..

    Mengetahui: Menyetujui: Ketua EM Wakil Rektor III

    (ada stempel) (ada stempel)

    …………………………. Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS

    NIM NIP 195502131984031001

  • 10

    2.6. LATAR BELAKANG

    Berisikan latar belakang dan pentingnya melakukan kegiatan ini, sesuai

    dengan proker yang telah dicanangkan (maksimal 1 lembar).

    2.7. TUJUAN KEGIATAN

    Sebutkan tujuan kegiatan (maksimum ½ halaman)

    2.8. MANFAAT KEGIATAN

    Sebutkan manfaat kegiatan bagi organisasi dan bagi UB (maksimum ½

    halaman)

    2.9. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN

    Sebutkan tanggal dimulai dan berakhirnya kegiatan serta tempat

    berlangsungnya kegiatan.

    2.10. PESERTA

    Sebutkan jumlah peserta dan asal peserta (dari LKM, mahasiswa UB,

    mahasiswa di luar UB (Nasional/regional), siswa SMA/SMK dsb) yang akan

    mengikuti kegiatan

    2.11. SUSUNAN ACARA

    Tuliskan rundown susunan acara secara detil termasuk:

    Susunan acara sebelum kegiatan, meliputi (misalnya)

    Rapat dengan rektorat

    Pendirian tenda

    Survei lokasi

    Gladi bersih (dan seterusnya)

    Susunan acara

    Persiapan

    Registrasi

    Sambutan (diuraikan siapa saja yang akan memberi sambutan)

    Pembukaan (sebutkan siapa yang akan membuka acara)

    Dst

    ………..(jika seminar disebutkan pembicara dan instansi nya)

    2.12. SUSUNAN PANITIA

    Sebutkan susunan panitia sesuai struktur organisasi yang dibuat.

    Standar keuangan menyebutkan bahwa rasio antara panitia dan

  • 11

    peserta (seminar, lomba dsb) adalah 1:10, mohon jika tidak sesuai

    ketentuan diatas dikonsultasikan dengan Kabag. Kemahasiswaan

    2.13. ANGGARAN KEGIATAN

    Dalam membuat rencana anggaran kegiatan selayaknya

    menyeimbangan biaya yang harus dikeluarkan dengan output kegiatan

    dan dampak kegiatan khususnya terhadap pemeringkatan Universitas

    Brawijaya oleh Kemenristekdikti.

    Rencana anggaran dibagi menjadi 2:

    1. Penerimaan

    Uraikan sumber penerimaan untuk kegiatan ini, meliputi dari kas

    LKM (jika ada), Sumbangan alumni LKM (jika ada), Dana dari

    bagian kemahasiswaan, dana dari sponsor (baik berupa barang

    atau uang)

    2. Pengeluaran

    Uraikan pengeluaran, umumnya terdiri atas:

    1. Kesekretariatan (proposal, laporan, atk dan termasuk sertifikat)

    2. Perlengkapan (termasuk sewa gedung, tenda, genset,

    panggung, peralatan, dll)

    3. Honor (untuk juri/wasit, pengawas pertandingan, dll)

    4. Hadiah (uang dan trophi untuk lomba)

    5. Konsumsi (hanya diperkenankan untuk acara gladi bersih dan

    kegiatan utama, bukan untuk konsumsi rapat. Standar biaya

    untuk konsumsi baik makan maupun kue dikonsultasi ke PUMK)

    2.14. ALUR PENGAJUAN PROPOSAL

    Pengajuan proposal seyogyanya 1 bulan sebelum kegiatan, kecuali

    proposal yang memerlukan legalisasi pimpinan UB guna pencarian

    sponsor dapat dilakukan 4-5 bulan sebelum kegiatan. Alur pengajuan

    proposal sebagai berikut:

  • 12

    Alokasi waktu 1 bulan adalah dengan rincian maksimum di meja WR3

    selama 1 minggu, kabiro selama 2 minggu, di kabag selama 2 hari, di

    kasubag selama 2 hari, kemudian diajukan ke bagian keuangan Lt 4 UB

    hingga dibayarkan adalah 1 minggu. Ada perkecualian bagi kegiatan

    sangat mendesak, mungkin bukan merupakan program kerja tetapi sangat

    penting untuk dilaksanakan.

    2.15. FORM PENURUNAN DANA KEGIATAN

    Pengambilan dana bisa dilakukan setelah mengisi form penurunan dana

    kegiatan. Dalam semua kegiatan LKM maka diterapkan kebijakan terhadap

    penurunan/pencairan dana kegiatan sebagai berikut:

    1. Penurunan dana kegiatan tahap I, yaitu sebanyak 70% dilakukan

    sebelum kegiatan dilakukan

    2. Penurunan dana kegiatan tahap II, yaitu sebanyak 30% dilakukan pada

    saat menyerahkan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPJ)

    WAKIL REKTOR III SEKRETARIS WR3 PROPOSAL LKM

    DISPOSISI

    KABIRO AKADEMIK &

    KEMAHASISWAAN

    DISPOSISI

    KASUBAG

    KABAGKEMAHASISWAAN

    DISPOSISI

    PENGAMBILAN DANA

    PUMK KEMAHASISWAAN

  • 13

    Format surat penurunan dana kegiatan tahap I atau II sebagai berikut:

    PENURUNAN DANA KEGIATAN TAHAP I/II*

    Yang bertanda tangan dibawah ini:

    Nama : …………………………………………………..

    NIP : …………………………………………………..

    Jabatan : PUMK kemahasiswaan

    Atas ijin kabag Kemahasiswaan mencairkan anggaran untuk kegiatan:

    ………………………………………………………………………………………………………”

    Yang akan berlangsung pada hari/tanggal :

    ………………/……….sd……………bertempat di………………………………………………

    sebesar Rp …………………………………….(…%)

    Demikian atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

    Malang, ………………………

    Dibayarkan Penerima

    PUMK Kemahasiswaan Ketua/Sekretaris Pelaksana

    …………………………….. …………………………

    NIP NIM

    *coret yang tidak perlu

  • 14

    BAB III

    PANDUAN PELAPORAN KEGIATAN

    3.1. PENDAHULUAN

    Setelah melakukan kegiatan, maka sebagai bentuk

    pertanggungjawaban bahwa kegiatan sudah dilaksanakan maka perlu

    disusun panduan pembuatan laporan. Perbedaan prinsipnya adalah pada

    1). Perubahan rundown, khususnya perubahan jadwal yang terkait

    pembicara tidak hadir, 2) perubahan tempat dan hari dilaksanakan

    kegiatan, 3) perubahan jumlah peserta, 4) perubahan terkait anggaran.

    Dalam laporan kegiatan juga diperlukan bukti yang berupa kuitansi

    pengeluaran anggaran, dan dokumentasi kegiatan serta laporan

    pelaksanaan kegiatan. Dalam hal, laporan pelaksanaan kegiatan, panitia

    melaporkan jalannya kegiatan dan sedikit testimori peserta terkait dengan

    kegiatan yang telah dilaksanakan dan jika berbentuk lomba harus ditambah

    melaporkan juaranya. Panduan ini diharapkan memudahkan bagi

    mahasiswa yang mendapat tugas dari LKM untuk membuat laporan.

    3.2. KETENTUAN UMUM

    Ketentuan umum dalam membuat laporan:

    11. Ukuran kertas : A4 (210x297 mm) 70 gram

    12. Tipe huruf : Arial

    13. Ukuran huruf : 12 (kecuali halaman judul)

    14. Spasi : 1,5

    15. Margin

    Atas : 3 inchi

    Kiri : 4 inchi

    Kanan : 3 inchi

    Bawah : 3 inchi

    16. Penomoran halaman

    17. Lembar pengesahan: tanpa halaman

    Kata Pengantar : i

    Daftar isi : ii

    Daftar tabel, daftar gambar dan daftar lampiran tidak perlu

    Pendahuluan : 1

    Lampiran : melanjutkan halaman terakhir (jika ada)

    18. Warna Sampul : Biru Muda

    19. Penjilidan : buffalo jilid langsung (tidak boleh pakai lakban)

    20. Jumlah : 2 examplar

  • 15

    3.3. HALAMAN JUDUL

    Halaman depan harus memuat logo UB, Judul Laporan, LKM yang

    mengajukan proposal, nomor proposal (dibuat sebagai berikut: no (nomor

    proposal ini sesuai proker/nama LKM/tahun 2017) dan identitas kelembagaan

    (Bidang Kemahasiswaan, Universitas Brawijaya, tahun 2017), contohnya

    sebagai berikut:

  • 16

    LAPORAN KEGIATAN LKM (Arial, dengan ukuran huruf 28 Bold)

    “……………………………………” (Arial, dengan ukuran huruf minimal 14 Bold)

    Maksimal 3 baris

    BIDANG KEMAHASISWAAN (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    UNIVERSITAS BRAWIJAYA (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    MALANG, 2017 (Arial, ukuran huruf 24 bold, centre)

    01/DPM/2017

    (contoh penomoran, arial 12 bold)

    Logo UKM

    Ukuran 3x3cm

  • 17

    3.4. HALAMAN PENGESAHAN

    Halaman pengesahan harus ditandatangani oleh Ketua Panitia

    Kegiatan, Ketua LKM, Ketua EM, Pembina LKM dan WR3. Dalam hal yang

    bersangkutan boleh diwakilkan kepada sekretarisnya tetapi dengan ijin

    ketua LKM. Lembar pengesahan ini dianggap sah jika telah diberi stempel,

    kecuali untuk ketua panitia kegiatan yang tidak memiliki stempel. Format

    halaman pengesahan adalah sebagai berikut:

    HALAMAN PENGESAHAN

    1. Judul Kegiatan :……………………………………………………………..

    2. Tempat Kegiatan : …………………………………………………………….

    3. Tanggal Kegiatan : ……………(diisi mulai hingga berakhirnya kegiatan).

    4. Jenis Kegiatan : Penguatan Organisasi/Lomba/…….diisi……………..

    5. Sifat Kegiatan : Mandiri/bersponsor/…..diisi……………………………

    6. Lingkup kegiatan : Mahasiswa se UB/Nasional/SMA-K Nasional……….

    7. Nama Ketua Pelaksana : …………………………………………………….

    8. NIM Ketua Pelaksana : …………………………………………………….

    9. No HP Ketua Pelaksana :……………………………………………………..

    10. Biaya yang dibutuhkan : Rp…………………………………………………

    11. Sumber Biaya : 1. Rektorat UB Rp……………………………

    3. Alumni LKM Rp……………………………

    3. Dikti Rp………………………………..……

    4. Sponsor Rp………………………………..

    (no 2, 3, 4 ditulis jika selain dari Rektorat ada)

    Malang, ………………………..

    Menyetujui Menyetujui: Ketua Pelaksana

    Pembina LKM Ketua LKM

    (ada stempel)

    ……………….. ……………… ………………………..

    Mengetahui: Menyetujui:

    Ketua EM Wakil Rektor III

    (ada stempel) (ada stempel)

    …………………………. Prof. Dr. Ir. Arief Prajitno, MS

    NIM NIP 195502131984031001

  • 18

    3.5. LATAR BELAKANG

    Berisikan latar belakang dan pentingnya melakukan kegiatan ini, sesuai

    dengan proker yang telah dicanangkan (maksimal 1 lembar).

    3.6. TUJUAN KEGIATAN

    Sebutkan tujuan kegiatan (maksimum ½ halaman)

    3.7. MANFAAT KEGIATAN

    Sebutkan manfaat kegiatan bagi organisasi dan bagi UB (maksimum ½

    halaman)

    3.8. TANGGAL DAN TEMPAT KEGIATAN

    Sebutkan tanggal dimulai dan berakhirnya kegiatan serta tempat

    berlangsungnya kegiatan (tidak boleh sama dengan proposal jika

    memang terjadi perubahan tanggal dan tempat kegiatan)

    3.9. SUSUNAN ACARA

    Tuliskan rundown susunan acara secara detil termasuk:

    Susunan acara sebelum kegiatan, meliputi (misalnya)

    Rapat dengan rektorat

    Pendirian tenda

    Survei lokasi

    Gladi bersih (dan seterusnya)

    Susunan acara

    Persiapan

    Registrasi

    Sambutan (diuraikan siapa saja yang akan memberi sambutan)

    Pembukaan (sebutkan siapa yang akan membuka acara)

    Dst

    ………..(jika seminar disebutkan pembicara dan instansi nya)

    Tidak boleh sama dengan proposal jika terjadi perubahan susunan

    acaranya

    3.10. SUSUNAN PANITIA

    Sebutkan susunan panitia sesuai struktur organisasi yang dibuat.

    Standar keuangan menyebutkan bahwa rasio antara panitia dan

    peserta (seminar, lomba dsb) adalah 1:10, mohon jika tidak sesuai

    ketentuan diatas dikonsultasikan dengan Kabag. Kemahasiswaan

    Tidak boleh sama dengan proposal jika terjadi perubahan susunan

    panitianya

  • 19

    3.11. EVALUASI KEGIATAN

    Evaluasi terhadap bagaimana berlangsungnya kegiatan

    (misalnya tertib, lancar sesuai rundown dsb) dilengkapi photo dan

    testimoni peserta harus dilaporkan disini. Jika kegiatan berupa lomba,

    maka evaluasi harus dilengkapi dengan hasil lomba, dan rencana

    kegiatan berikutnya.

    3.12. PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

    Dalam membuat pertanggungjawaban keuangan perlu dilampiri dengan

    bukti kuitansi, sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sebagai bagian

    bentuk transparansi, dana yang berasal dari sponsor harus

    dipertanggungjawabkan juga, dengan melampirkan bukti sumbangan

    (baik dalam bentuk uang atau yang lain). Kelebihan dana kegiatan akan

    menjadi atau masuk dalam kas LKM yang bersangkutan, kecuali bagian

    yang tidak bisa dipertanggungjawabkan (misalnya jumlah peserta yang

    kurang dari yang direncanakan sehingga pengeluaran konsumsi dan

    tanda tangan daftar hadir lebih sedikit) harus dikembalikan.