bÜrokrasİnİn azaltilmasi ve İdarİ basİtleŞtİrme ÇaliŞmalari

1

BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI

4

KAMU HİZMETLERİNİN SUNUMUNDA UYULACAK USUL VEESASLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK Tarih: 31 Temmuz 2009 Sayı : 27305 çerçevesinde:İlçe Sağlık Müdürlüklerinin; - Kamu Hizmet Envanterleri,- Kamu Hizmet Standartları çalışmalarını yapması,

- Kurum Kodları, - Standart Dosya Sırtlıkları oluşturulması.

5

Ek-1HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

6

Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar

1- SIRA NO: Hizmetlere 1’den başlayarak sıra numarası verilecektir.

2- KURUM KODU: 10.02.2011 tarih ve 2011/1 sayılı genelgeye göre ve DTVT uygulaması üzerinde yer alan kodlama standartlarına göre uygulama yapılacaktır.Kodlar arasında hiçbir noktalama işareti veya boşluk bulunmayacaktır. http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx

3- STANDART DOSYA PLANI KODU: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı, 08.02.2012 tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişiklikler uygulanacaktır.

4- HİZMETİN ADI: Bu bölüme idarenin yürüttüğü bütün hizmetler açık ve anlaşılır şekilde yazılacaktır. 5- HİZMETİN TANIMI: Hizmetin mahiyetini belirten bir tanım yapılacaktır. 6- HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI:

Hizmetin yerine getirilmesinde idareye görev, yetki ve sorumluluk veren kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı, genelge, tebliğ ve benzeri düzenlemelerin adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır.

7- HİZMETTEN YARARLANANLAR: Kurumun sunduğu hizmetten yararlananlar yazılacaktır. Örnek: Vatandaş, sivil toplum kuruluşu, özel sektör veya kamu kurumları.

8- HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI: Söz konusu hizmeti sunmakla görevli, yetkili veya sorumlu idarenin adı yazılacaktır. Hizmeti yerine getiren idare, bu bölümde yer alan Merkezî İdare; Taşra Birimleri; Mahallî İdare; Diğer (özel sektör vb.) başlıklarının altına ismen yazılacaktır.

9- BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER: Başvurulu hizmetler için başvuruda istenen belgeler ve bunların dayandığı mevzuatın adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Hizmet başvurulu olmayıp kurumca resen sunuluyor ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır.

10- İLK BAŞVURU MAKAMI: Başvurulu hizmetlerde hizmet talebinde bulunanın ilk müracaatını nereye ve hangi makama yapması gerektiği, mevzuat adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet değil ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır.

7

Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar

11- PARAF LİSTESİ: Başvurulu hizmetlerde, başvuruyu alandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar

sıralı olarak yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet olmayıp resen verilen bir hizmet ise, işlemi ilk başlatandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. 12- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR:

Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum içi yazışmaların hangi birimle, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Merkez birimlerinin kendi aralarında veya taşra teşkilatıyla ya da taşranın merkez birimleri ile yaptığı yazışmalar iç yazışmadır.13- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR:

Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum dışı yazışmaların hangi kurumla, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Diğer kurumlar ile koordinasyon sağlamak ya da görüş, onay, bilgi, belge istemek için yapılan yazışmalar dış yazışmadır.14- MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ:

Mevzuatta hizmetin tamamlanması için herhangi bir süre öngörülmüş ise bu süre, mevzuatın adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır.15- HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ:

Mevzuatta başka bir süre belirtilmiş olsa bile hizmetin fiili olarak ortalama ne kadar sürede tamamlandığı yazılacaktır. 16- YILLIK İŞLEM SAYISI:

Hizmetinin yılda kaç defa sunulduğu yazılacaktır. 17- HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI:

Hizmet elektronik olarak sunuluyor ise ilgili internet sayfasının adresi, sunulmuyor ise “Sunulmuyor” ifadesi yazılacaktır.

9

Kamu Hizmet StandartlarıKamu Hizmet Envanterinde yer alan:Gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler,sivil toplum kuruluşlarıvb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler ;Hizmet Standartları tablosunda gösterilecektir. Hizmetin AdıBaşvuruda İstenen Belgeler Hizmetin Tamamlanma Süresi Kamu Hizmet Envanterinde geçtiği şekilde olacakİlçe Sağlık Müdürlüğünde sunulan hizmetler Kamu Hizmet Envanterinde yer alması

şartıyla Hizmet Standartları tablosunda yer alacaktır.

15

İZNİK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

HİZMET STANDARTLARI

EK-2

SIRA NO

HİZMETİN ADI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA

SÜRESİ (EN GEÇ)

1 Hasta Hakları başvurularıDilekçe veya mail ile yapılan şikayetler

15 İş Günü

2Ferdi Şikayetlerin Değerlendirilmesi

1-Dilekçe2-Şikayetle ilgili belgeler

15 İş Günü

Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. “Ancak her şube ile ilgili birinci derece sorumlu şube müdürü” dür

İlk Müracaat YeriAdı ve Soyadı: Dr……………..Görev Ünvanı :İznik İlçe Sağlık Müdürü Adres : İznik İlçe Sağlık Müdürlüğü16000 İznik/BURSATel :0 224 757 .. .. / Faks:0 224 757 .. .. e- posta : [email protected]

İkinci Müracaat Yeri Adı ve Soyadı :Nurettin KAKİLLİOĞLUGörev Ünvanı :İznik KaymakamıAdres : Bursa İznik Kaymakamlığı16100 İznik /BURSATel : 0 224 757 .. ../ Faks: 0 224 757 .. ..e- posta : kaymakamlı[email protected]

16

Türkiye’de Saydamlığın Arttırılması ve Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi Stratejisi (2010– 2014) ilgi a Bakanlar Kurulu Kararı gereğince;”Toplumsal Bilincin Artırılmasına Yönelik Tedbirler” uyarınca eylem planının 03/01 No.lu tedbir kapsamında; a.Bir başvuru vasıtası olarak BİMER tanıtımının yapılması,Örnekte sunulan materyalin Bakanlık/kamu kurum ve kuruluşlarının merkez ve taşra teşkilatlarında vatandaşlarımızın kolayca görebileceği panolarda,kurumsal internet sayfalarında duyurulması ve sergilenmesi ayrıca ;Yazıda idarelerce oluşturulan Hizmet Standartları Tablolarının güncellenmesi istenmiştir. http://www.sgb.saglik.gov.tr

17

Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme çalısmaları GENELGE 2011/37 Bürokrasinin Azaltılması ve İdarenin Basitleştirilmesi çalışmaları bundan sonra da aynı şekilde

Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütüleceğinden anılan Yönetmeliğin;

3 ncü maddesine göre kamu hizmetlerinin ilk kademede ve vatandaşa en yakın yerde sunulması,

4 ncü maddesine göre, kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması, 5 nci maddesine göre, sunulan kamu hizmetleri hakkında vatandasın internet sayfaları aracılığı

ile bilgilendirilmesi, 6 ncı maddesine göre, hizmet standartlarının oluşturulması ve internet sayfaları ile hizmet

kapılarında vatandaşa duyurulması, 7 nci maddesine göre, özürlülerin hizmete erişimini sağlayıcı ve kolaylaştırıcı tedbirlerin

alınması, Basvuru sahibinden bilgi ve belge istenmesi hususunda 8 ve 9 ncu maddelerde belirtilen ilkelere

uyulması, 10 ncu maddesine göre, hizmet talep edenlerin mali yükümlülükler hakkında bilgilendirilmesi, Kurum içi ve kurum dısı yazısmaların yapılmasında 11 nci maddede belirtilen ilkelere uyulması,

yazısmalarda elektronik ortamın da kullanılması ve, Basvuruların kabulü ve sonuçlandırılmasında 12 nci maddede belirtilen ilkelerin göz önünde

bulundurulması önem arz etmektedir.

Not: * 5. ve 6. madde çalışmaları hazırlandıktan sonra İl Sağlık Müdürlüğü web sayfasında da yayınlanacaktır. ** Ağustos ve Aralık aylarında iki dönem halinde Müdürlüğümüzce denetlemeler yapılacağından çalışmaların

düzenli olarak elektronik olarak da arşivlenmesi gerekmektedir.

18

BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI DENETLEME FORMUKurumun Adı :

1 Hizmet Envanter Tablosu (Ek1) hazırlandı mı? Evet Hayır Hazırlanması talimatlandırıldı.

2 Tablo Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğe uygun mu? Evet Hayır Düzeltilmesi talimatlandırıldı.

3 Hizmet Standartları belirlenmiş mi? (Ek2) Evet Kısmen (Düzeltilmesi talimatlandırıldı.) Hayır Yapılması talimatlandırıldı. Direkt vatandaşa yönelik hizmet sunulmadığı için belirlenmedi.

4 Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Hizmet Standardı Tablolarındaki Bilgiler, 17.10.2008, 31.01.2009, 31.07.2009, 20.02.2010, 06.03.2010, 10.03.2010, 16.04.2010 ve 03.08.2010 tarihli Resmi Gazetelerde Yayımlanan Mevzuat değişikliklerine uygun mu? Güncellendi mi? Evet Hayır Mevzuat değişikliklerine göre güncellenmesi talimatlandırıldı.

5 Hizmet Envanteri ve Hizmet Standartları tabloları, en güncel hali ile kurumun web sayfasında yayınlandı mı? Evet Kısmen (Tamamlanması talimatlandırıldı.) Hayır En güncel hali ile sürekli olarak yayında olması talimatı verildi.

6 Tablolar web sayfasında yayınlanmamışsa nedeni? Web sayfası yok Kaymakamlık/İl Müdürlüğü sayfasında yayınlanması talimatlandırıldı. Web sayfası var yayınlanmamış Hemen yayınlanması talimatlandırıldı.

7 Hizmet Standartları Tablosu hizmet sunumu noktalarında en güncel hali ile uygun şekil ve sayıda ilan edildi mi? Evet Yetersiz, uygun yer ve şekilde ilanı talimatlandırıldı. Hayır Hemen en güncel hali ile sürekli olarak ilan edilmesi talimatlandırıldı.

8 Özürlüler içinAyrı park yeri Var YokTekerlekli sandalye rampaları Var YokAsansör Var YokKarşılama görevlileri Var YokAyrı bankoda hizmet Var YokÖzürlü tuvaleti Var YokÖzre göre yönlendirme işaretleri Var YokÖzürlü kullanımına uygun ankesörlü telefon var mı? Var Yok

9 Kamu Hizmet Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik ve (2008/69, 2009/50, 2009/70, 2010/25 ile 2010/71 sayılı) uygulama genelgeleri hakkında çalışanlar bilgilendirildi mi? (genelgeler yürürlükten kalktı) Evet Hayır Çalışanların imza karşılığı bilgilendirilmesi talimatlandırıldı.

10 Varsa Plazma, LCD, TV gibi platformlardan hizmet standartlarının yayını yapılıyor mu? Evet Hayır Yayınlanması talimatlandırıldı.

::

Denetim Tarihi : Bilgi Veren Yetkilinin;Adı Soyadı : Adı Soyadı :Görevi : Görevi :Ünvanı : Ünvanı :

İletişim Bilgileri :

19

3. KURUM KODLARI Devlet Teşkilatı Veri Tabanından alınan örnek çalışmalarla İl ve ilçelerin haberleşme kodları belirlenmiştir. Yazışmalarda bu kodlar kullanılacaktır. Hizmet Envanterinde Kurum kodu kısmına yeni kodlar

yazılacaktır.

http://dtvt.basbakanlik.gov.tr/AnaSayfa.aspx

20

4. STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 08.02.2012 tarih ve

0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişikliklerin uygulanması,

Yazışmalarda dosya numaralarının kullanılması, Klasör sırtlarının düzenlenmesi gerekmektedir.

22

Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek,Bu amaç doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlamak ve yönetmektir.

24

Belge; Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden, üretim

biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali,

Dosya;

Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,

Dosya Planı;

Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,

Standart Dosya Planı;

2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı

25

Haberleşme Kodu; 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlükten kaldırılarak DTVT’nin güncelleme çalışmaları başlatılmıştır.

Dosyalama;

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,

26

Arşiv;Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları mahaberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerleri,

Birim Arşivi;

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.),

Arşiv Malzemesi;

Dosyalar ve her çeşit yazılı ve basılı evrak ve kayıtlar, model, numune, harita, plan, program, proje, mühür, damga, resim, fotoğraf ve benzerleri.

27

Kurum Arşivi;Kurum Arşivi; Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, ifade etmektedir.

Ortak Alan;

Standart dosya planında 000-099 ve 600-969 aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planları

Ana Hizmet Faaliyetleri;Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları 100-549 aralığındaki dosya planları,

Ana Dosya;Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları ifade eder.

28

Saklama Kodu;

Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır.

Resmi Yazı;Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.

Resmi Belge;Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeler.

Resmi Bilgi;

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları bilgilerdir.

35

Standart dosya planı, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-969 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır.

100-549 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme Birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur ve dosya planı uygulaması 01 Nisan 2010 tarihinden itibaren zorunlu hale getirildi.

36

KURUM/KURULUŞ ADI

KURUM/KURULUŞ ADI

İDARİ BİRİM KİMLİK KODU

İDARİ BİRİM KİMLİK KODU

DOSYA NO DOSYA NO

KONU ADI KONU ADI

YIL YIL

38

İdari Birim Kimlik Kodu devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 (sekiz) haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur.

40

47769308 - BURSA ORHANELİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 55786595 - BURSA ORHANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 78110005 - BURSA OSMANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

85944851 - ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 26171915 - HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 98805346 - KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 89022376 - ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 60753036 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

93544707 - BURSA YENİŞEHİR İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 87539854 - BURSA YILDIRIM İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

71460416 - HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 83122008 - KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 39268210 - ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE

MÜDÜRLÜĞÜ 66677470 - YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

http://dtvt.basbakanlik.gov.tr

41

TEXT TEXT TEXT TEXT

Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.

42

Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

44

GENEL KONULAR1

ANA HİZMET FAALİYETLERİ2

DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER

3

YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER4

45

Standart Dosya Planı Ortak Alanlar

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından

hazırlandı (Ortak Alanlar

000-099 / 600-969)

STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ

000-099 GENEL KONULAR

ANA HİZMET FAALİYETLERİ

DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ

600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ

620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER

640-659 HUKUK İŞLERİ

660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ

YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER

700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ

720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ

750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ

770-799 EĞİTİM İŞLERİ

800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER

820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ

840-869 MALİ İŞLER

870-899 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ

900-929 PERSONEL İŞLERİ

930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ

950-969GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE

TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

46

Standart Dosya Planı Ana Hizmet Faaliyetleri

100-129 TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI

130-149 BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR

150-179 BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR

180-199 AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI

200-209 ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ

210-229 KAN İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER

230-259 ANA-ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI

260-279 RUH SAĞLIĞI

280-289 TÜTÜN VE BAĞIMLILIK YAPICI MADDE İLE MÜCADELE

290-299 ADLİ TABİPLİK HİZMETLERİ

300-319 ACİL SAĞLIK HİZMETLERİ

320-339 BESLENME VE FİZİKSEL AKTİVİTELER

340-349 ZEHİR,ZEHİRLENME VE ZEHİR ARAŞTIRMALARI

350-399 TANI, KONTROL, DOĞRULAMA VE ANALİZ İŞLERİ

400-419 HASTA HAKLARI, TIBBİ SOSYAL HİZMETLER VE TEDAVİ YARDIMI

420 HEKİMLİK, HEMŞİRELİK VE EBELİK HİZMETLERİ

430-449 SAĞLIK KURUM/KURULUŞLARI

450-469 HASTA VE HASTANE/POLİKLİNİK İŞLEMLERİ

470-499 HUDUT VE SAHİL SAĞLIK GÜVENLİĞİ

500-549 İLAÇ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ İŞLERİ

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Kurum ve kuruluşların Strateji Geliştirme Birimleri tarafından müşterek hazırlandı.(Ana Hizmet Birimleri 100-549)

47

Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında,

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgiliaz sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı

altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyadatoplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesihalinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıklarıkullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir.

48

Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır.

Örnek;

Ana Dosya 774 Eğitimler, Kurslar

1.Alt Konu 01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim 2.Alt Konu 01 Teklifler

02 Program 03 Duyuru

04 Eğitici Temini 05 Kayıt, Katılım Listeleri 06 Eğitim Materyali

07 Sınav 08 Belgelendirme 09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)

49

774 Eğitimler, Kurslar

01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim

01 Teklifler

02 Program

03 Duyuru

04 Eğitici Temini

05 Kayıt, Katılım Listeleri

06 Eğitim Materyali

07 Sınav

08 Belgelendirme

09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)

02 Dil Eğitimi

03 Rotasyon

04 İntibak

05 Görevde Yükselme

06 Aday Memur

07 Kariyer Uzman

08 Kişisel Gelişim ve Motivasyon

09 Bilgilendirme-Bilinçlendirme

99 Diğer

Örnek ;

Ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplanır. Tüm eğitimler ;

774

50

Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir

dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim

yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.

51

Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.

Konuların sonunda bulunan “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.

52

434 İkinci Basamak Özel B A

01 Planlama

02 Ruhsat İşlemleri

03 Açma /Kapama

04 Ünite Açma /Kapama

05 Ek Bina, Servis İlavesi

06 Yatak Sayısı Artırma

07 El Değiştirme

08 Ünvan Değişikliği

99 Diğer

Ana Dosya Kodu “434” Alt Konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazılar için “99 Diğer” adıyla dosya açılır.

434.99

Örnek ;

53

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını

sağlamak amacıyla köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.

Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla

tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

54

432 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları

01 Planlama

02 Ruhsat İşlemleri

03 Açma /Kapama

04 El Değiştirme

05 Ünvan Değişikliği

99 Diğer

50539610 Tıp Meslekleri ve Özel Tanı Tedavi Merkezleri Şubesi

432 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları

03 Açma / Kapama

55

AÇMA/KAPAMA

İŞLEMLERİ[MUAYENEHANELER

]

AÇMA/KAPAMA

İŞLEMLERİ[MUAYENEHANELER

]

AÇMA/K

APAM

A

İŞLEM

LERİ

[OPT

İK M

ERKE

ZLER

İ]

AÇMA/K

APAM

A

İŞLEM

LERİ

[OPT

İK M

ERKE

ZLER

İ]

56

Resmi Yazışmalarda sayı bölümünde bulunması gerekenler :İdari Birim Kimlik Kodu : Sayı bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya Kodu : Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini ve nerede dosyalanacağını ifade eder.Kayıt No : Evraktan aldığı tarih /sayıyı ifade eder.

57

Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, idari birim kimlik kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;

Sayı: 17924561-804.01-03473 A B CA: Yataklı Sağlık Hizmetleri ŞubesiB: (804) Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri (01) Gelen/Giden Evrak-Evrak Kayıt Numarası

A:İdari Birim Kimlik Kodu Kodu,B:Dosya Numarası,C:Evrak Kayıt Numarası.

58

804 Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri

01 Gelen-Giden Evrak

02 Kontrollü Evrak İşlemleri

03 Yanlış Evrakın İade İşlemleri

99 Diğer

59

Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara

cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz

gerekmektedir.

60

Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını

kullanacağını tespit etmesi,Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek,

aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

61

Sağlık Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği; 1989 (Madde 5)

Birim arşivlerinde 1-5 yılKurum arşivlerinde 10-14 yıl

62

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.

63

www.bsm.gov.tr

Şubeler

Performans ve Kalite Koordinatörlüğü

Şube Sunumları

Bürokrasi ve İdari Basitleştirme Çalışmaları

bÜrokrasİnİn azaltilmasi ve İdarİ basİtleŞtİrme ÇaliŞmalari

Documents