budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 18.5.11

„Budgetierung SLUB“ –Zukunft durch Flexibilisierung

Mitarbeiter für Mitarbeiter, 18. Mai 2011

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Ergebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai

� Rücklagenbildung für Investitionen (IT u. a.)

� Personalentwicklung?

� Rechtsform, Konsequenzen?

� Dezemberfieber?

� Möglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring?

� Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel

� Künftig mehr Outsourcing von Leistungen?

� Verändertes Haushaltsystem?

� Preis der Freiheit?

18.05.2011Michael Golsch

„Budgetierung SLUB“Unsere Erwartungen und Fragen

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„Budgetierung SLUB“Unsere Erwartungen und Fragen


Ziele:� Wozu Budgetierung?� Was bringt uns die Budgetierung?

Umsetzung:� Was heißt Budgetierung?� Wie erfolgt die Umsetzung?� Produkte in der Bibliothek?� Zeiterfassung?� Kameralistik?� Kaufmännisches Rechnungswesen?� Was bedeutet das für meine Arbeit?� Risiken und Nebenwirkungen?

Debatte zur Rechtsform:� Staatsbetrieb?� Anstalt öffentlichen Rechts?� Stiftung?

Akteure im Projekt: � Syncwork?� Projektlenkungsgruppe? � SMWK und SMF?

Wege zum Ziel:� Neues Steuerungsmodell (NSM)?� Haushaltsflexibilisierungen?


„Budgetierung SLUB“ –Rahmenbedingungen: Wo wir stehen

� Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes undbetriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen.

� Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise kaum möglich.

� Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet.

� Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die Initiative nicht verlieren.


Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien?

Investitionsrücklagen und Rückstellungen(periodenübergreifend)?

Strategisches Personalmanagement?

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

„Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Wo wir stehen


Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.






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„Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Wo wir stehen







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„Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Was wir erreichen wollen

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„Budgetierung SLUB“Was bisher geschah ...


29. Oktober 2010:Gespräch GD SLUB + StS. SMWK zur NSM-Einführung in der SLUB

5. Januar 2011:Gespräch der Generaldirektion mitden StS von SMWK + SMF: NSM

19. Januar 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB

20. Januar 2011:Landtagsbeschluss „Zukunft für die SLUB“ (Drucksache 5/4654)

Februar + März 2011:Ist-Analyse zum SLUB-Controllingdurch die syncwork AG

30. März 2011:Empfehlungen der PLG zur NSM-Einführung in der SLUB

30. April 2011: Berichtstermin der Staatsregierung zur Drucksache 5/4654

5. Mai 2011:Bestätigung der Empfehlungen derPLG durch die StS SMWK + SMF

918.05.2011

Michael Golsch

„Budgetierung SLUB“ –Akteure im Projekt

Projektlenkungsgruppe:

� SMWK: Joachim Glöckner, Jörg Kärgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell)Martina Meißner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken)

� SMF: Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell)

� SLUB:Michael Golsch (Leitung)Peter Hesse (Personalrat)Jenny Herkner (Koordination, Protokoll)

Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)

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„Budgetierung SLUB“Externes Consulting durch die syncwork AG


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„Budgetierung SLUB“Analyse zum Controlling – Ergebnisse der syncwork AG


Rahmenbedingungenfür die SLUB

• Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation• negative Entwicklung des Erwerbungsetats

• anhaltender Stellenabbau• unternehmerisches Handeln eingeschränkt möglich

Erwartungen an den NSM-Prozess

• umfassende Budgetierung � Staatsbetriebsgründung• mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz

• mehr Flexibilität und dadurch höhere Produktivität • Benchmarking und Konkurrenz • Stärkung der Wettbewerbssituation am Markt

• Beschäftigte sehen die NSM-Einführung grundsätzlich positiv

Befürchtungen im NSM-Prozess

• Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht • Budget wird um Einnahmen gekürzt• Rahmenbedingungen verschlechtern sich

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Rahmenbedingungenfür die SLUB


Ist-Situation

Steuerungsinstrumente

• umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System, mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten

• ein Hauptproduktkatalog wurde für die Abteilung

„Bestandsentwicklung“ entwickelt• für die Abteilung „Benutzung und Information“

sind Vorarbeiten geleistet• Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere

Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet

Unsere Einschätzung • Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist

• landesweite Produkte und interne Tätigkeiten müssen noch berücksichtigt werden

• keine Vollkostenauswertungen

(nur Pauschalsätze ohne Overhead)• keine produktorientierte Zeiterfassung

• keine Kostenverrechnung• mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne

Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt)

• hoher manueller Aufwand für Berichtswesen

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Verwendung der Steuerungsdaten

für Führungs-entscheidungen

• monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte• halbjährlich: kennzahlenbasierter Bericht zur

Bestandsentwicklung • wöchentlich: Statistiken zur Digitalisierung• monatlich: Haushaltsberichtswesen

• halbjährlich: Lagebericht• Berichtsempfänger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen

Unsere Einschätzung • Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument für Generaldirektion und Abteilungsleitungen

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„Budgetierung SLUB“Was bisher geschah ...


29. Oktober 2010:Gespräch GD SLUB + StS. SMWK zur NSM-Einführung in der SLUB

5. Januar 2011:Gespräch der Generaldirektion mitden StS von SMWK + SMF: NSM

19. Januar 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB

20. Januar 2011:Landtagsbeschluss „Zukunft für die SLUB“ (Drucksache 5/4654)

Februar + März 2011:Ist-Analyse zum SLUB-Controllingdurch die syncwork AG

30. März 2011:Empfehlungen der PLG zur NSM-Einführung in der SLUB

30. April 2011: Berichtstermin der Staatsregierung zur Drucksache 5/4654

5. Mai 2011:Bestätigung der Empfehlungen derPLG durch die StS SMWK + SMF


Entwicklung:� Tilburger Modell 1986: „von der Ämter- zur Konzernstruktur“� KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 für die Kommunalverwaltung� Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden

„Budgetierung SLUB“Das Neue Steuerungsmodell (NSM)

Output

Kontrakt

Budget

Wettbewerb

Steuerung über den Output je Struktureinheit

Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit

Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit

Zwischen den Struktureinheiten: Qualität und Quantität


Unsere Einschätzung

„Budgetierung SLUB“NSM für die SLUB – Umsetzung in zwei Ausbaustufen

(1) NSM-Basiscontrolling, kameral

(2) Kaufmännisches Rechnungswesen

� Produktbildung

� Stundenrechnung

� Haushaltsflexibilisierung

� Controlling / Reporting

� Anlagebuchhaltung + Bilanzierung

� Kosten- und Leistungsrechnung

� Neue Haushaltssoftware

� Umfassende Budgetierung



„Budgetierung SLUB“Produkte in der Bibliothek?

Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T. hochkomplexen Arbeitsvorgänge als Produkte abbilden? Ist das überhauptsinnvoll?

Projekte

� Standards

� Mengen, Zeiten

� Querschnittaufgaben

� Overhead

� Befristete Aufgaben

Produkte Interne Tätigkeiten

Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondernim Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.

Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und UniversitätsbibliothekHamburg und die Universitätsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg.


„Budgetierung SLUB“ –Akteure im Projekt

AG „Produktbildung SLUB“

� Henrik Ahlers� Frank Aurich� Corina Döge� Michael Golsch� Birgit Klagge� Dagmar Wohlfahrt� N.N. (Personalrat)

Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zürich u. a.)




„Budgetierung SLUB“Zeiterfassung, Stundenverrechnung?

Neue Software zur Zeiterfassung: proweb.sax



„Budgetierung SLUB“Produktkatalog der Bibliothek

stellen netto Stück (min) ges. € pro Stück (€) Stück (€) Stelle

3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894

Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600

3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953

Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044

Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327

Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415

3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078

Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689

NBM auf Datenträger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693

Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228

3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620

Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208

3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067

Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691

Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189

Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066

3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524

ZS-Exemplarsätze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308

VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957

bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559

3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558

Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037

Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612

HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710

Summe 6.475.138 105,23 5.045.159

Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00

Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950

Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84%

Overhead Personalkosten gesamt 312.791

Ausgaben für Datenbanken 1.223.391

Fortsetzungswerke 61.000

Sammlungen 36.000

Erwerbungsnebenkosten 60.000

Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529

HauptproduktkatalogAbt. 3., 31.12.2010



„Budgetierung SLUB“Haushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012

Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt:

� Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfähigkeiten

� Bildung von periodenübergreifenden Rücklagen

� Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat







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„Budgetierung SLUB“Rahmenbedingungen: Was wir erreichen können

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Zum 1. Januar 2012



„Budgetierung SLUB“Zeitplan für die erste Ausbaustufe - 2011


Grundsätzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenenRechtsformen erreicht werden. Gegenüber den Flexibilisierungszielen ist die konkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig.

„Budgetierung SLUB“Rechtsformen ...

Anstalt öffentlichen Rechts

Als mögliche Rechtsformen kommen für die SLUB in Frage:

Stiftung

Staatsbetrieb


„Budgetierung SLUB“Rechtsformen im Vergleich

Stiftung öffentlichen Rechts:�Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung�Basis: Landesstiftungsgesetz – nicht das BGB�Gewährträgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine Kapitalerträge

Staatsbetrieb:�Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung�Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Tätigkeit�Rechtlich unselbstständig

Anstalt öffentlichen Rechts:�Bundes- oder Landesgesetz als Basis für die Errichtung�Anstaltslast und Gewährträgerhaftung�Ausgestaltung als rechtlich selbstständige Anstalt möglich


„Budgetierung SLUB“Rechtsformen im Vergleich

Stiftung

Staatsbetrieb

Anstalt öffentlichen Rechts

budgetiert

budgetiert

budgetiert oder kameral

Regelfälle


Zukunft für die SLUBWas wir bereits erreicht haben

„Budgetierung SLUB“ –Zukunft durch Flexibilisierung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 18.5.11

Documents

analyse zum

investitionsrcklagen

und leistungskriterien

und sachetat

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