budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 18.5.11

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  • 1. Budgetierung SLUB Zukunft durch FlexibilisierungMitarbeiter fr Mitarbeiter, 18. Mai 2011
  • 2. Budgetierung SLUB Unsere Erwartungen und FragenErgebnisse der kurzen Debatte am 18. Mai Rcklagenbildung fr Investitionen (IT u. a.) Personalentwicklung? Rechtsform, Konsequenzen? Dezemberfieber? Mglichkeiten, mehr Geld ins System zu bekommen? Sponsoring? Haushaltsflexibilisierung: Personal- und Sachmittel Knftig mehr Outsourcing von Leistungen? Verndertes Haushaltsystem? Preis der Freiheit?Michael Golsch 18.05.2011 2
  • 3. Budgetierung SLUBUnsere Erwartungen und FragenZiele: Wege zum Ziel: Wozu Budgetierung? Neues Steuerungsmodell (NSM)? Was bringt uns die Budgetierung? Haushaltsflexibilisierungen?Umsetzung: Akteure im Projekt: Was heit Budgetierung? Syncwork? Wie erfolgt die Umsetzung? Projektlenkungsgruppe? Produkte in der Bibliothek? SMWK und SMF? Zeiterfassung? Kameralistik? Debatte zur Rechtsform: Kaufmnnisches Rechnungswesen? Staatsbetrieb? Was bedeutet das fr meine Arbeit? Anstalt ffentlichen Rechts? Risiken und Nebenwirkungen? Stiftung?Michael Golsch 18.05.2011 3
  • 4. Budgetierung SLUB Rahmenbedingungen: Wo wir stehen Als letzte groe Einrichtung im Geschftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und betriebswirtschaftlichen Grundstzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen. Die langfristige Entwicklung neuer Geschftsfelder ist auf diese Weise kaum mglich. Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefhrdet. Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmrkten. Wenn wir unter den top five der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielrume, damit wir die Initiative nicht verlieren.Michael Golsch 18.05.2011 4
  • 5. Budgetierung SLUBRahmenbedingungen: Wo wir stehenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien?Investitionsrcklagen und Rckstellungen(periodenbergreifend)?Strategisches Personalmanagement?Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat?Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement?Michael Golsch 18.05.2011 5
  • 6. Budgetierung SLUBRahmenbedingungen: Wo wir stehenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? -Investitionsrcklagen und Rckstellungen(periodenbergreifend)? -Strategisches Personalmanagement? -Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? -Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement? -Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unterdiesen Rahmenbedingungen nicht mglich. Antrags- und Genehmigungsverfahrengewhrleisten die notwendige Flexibilitt und Planungssicherheit nicht.Michael Golsch 18.05.2011 6
  • 7. Budgetierung SLUBRahmenbedingungen: Was wir erreichen wollenKonsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? Investitionsrcklagen und Rckstellungen(periodenbergreifend)? Strategisches Personalmanagement? Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement? Michael Golsch 18.05.2011 7
  • 8. Budgetierung SLUBWas bisher geschah ...29. Oktober 2010: Februar + Mrz 2011:Gesprch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controllingzur NSM-Einfhrung in der SLUB durch die syncwork AG5. Januar 2011: 30. Mrz 2011:Gesprch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-den StS von SMWK + SMF: NSM Einfhrung in der SLUB19. Januar 2011: 30. April 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/465420. Januar 2011: 5. Mai 2011:Landtagsbeschluss Zukunft fr Besttigung der Empfehlungen derdie SLUB (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMFMichael Golsch 18.05.2011 8
  • 9. Budgetierung SLUB Akteure im ProjektProjektlenkungsgruppe: SMWK: Joachim Glckner, Jrg Krgel (Zentrale Dienste, Neues Steuerungsmodell) Martina Meiner (Allg. Rechtsangelegenheiten, wiss. Bibliotheken) SMF: Hellmut Poppmeier (Neues Steuerungsmodell) SLUB: Michael Golsch (Leitung) Peter Hesse (Personalrat) Jenny Herkner (Koordination, Protokoll)Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zrich u. a.)Michael Golsch 9 18.05.2011
  • 10. Budgetierung SLUBExternes Consulting durch die syncwork AGMichael Golsch 18.05.2011 10
  • 11. Budgetierung SLUBAnalyse zum Controlling Ergebnisse der syncwork AG 1/3 Rahmenbedingungen Einsparungspolitik aufgrund der Finanzsituation fr die SLUB negative Entwicklung des Erwerbungsetats anhaltender Stellenabbau unternehmerisches Handeln eingeschrnkt mglich Erwartungen an den umfassende Budgetierung Staatsbetriebsgrndung NSM-Prozess mehr Autonomie, Planbarkeit, Transparenz mehr Flexibilitt und dadurch hhere Produktivitt Benchmarking und Konkurrenz Strkung der Wettbewerbssituation am Markt Beschftigte sehen die NSM-Einfhrung grundstzlich positiv Befrchtungen im Ziel der Budgetierung wird nicht erreicht NSM-Prozess Budget wird um Einnahmen gekrzt Rahmenbedingungen verschlechtern sichMichael Golsch 18.05.2011 11
  • 12. Budgetierung SLUBAnalyse zum Controlling Ergebnisse der syncwork AG 2/3 Ist-Situation umfassendes kennzahlenbasiertes Controlling-System, mit Monats-/ Quartals- und Jahresberichten Steuerungsinstrumente Rahmenbedingungen ein Hauptproduktkatalog wurde fr die Abteilung fr die SLUB Bestandsentwicklung entwickelt fr die Abteilung Benutzung und Information sind Vorarbeiten geleistet Daten werden aus den vorliegenden Systemen, insbesondere Erwartungen an den Libero gezogen und mit Excel oder Crystal Reports aufbereitet NSM-Prozess Unsere Einschtzung Produktkatalog ist gute Basis, der weiterentwickelbar ist landesweite Produkte und interne Ttigkeiten mssen noch bercksichtigt werden keine Vollkostenauswertungen (nur Pauschalstze ohne Overhead) keine produktorientierte Zeiterfassung keine Kostenverrechnung mehrere IT-Verfahren werden eingesetzt, teilweise ohne Schnittstellen (bspw. Beschaffung-Haushalt) hoher manueller Aufwand fr BerichtswesenMichael Golsch 18.05.2011 12
  • 13. Budgetierung SLUBAnalyse zum Controlling Ergebnisse der syncwork AG 3/3 Verwendung der monatlich: kennzahlenbasierte Abteilungsberichte Steuerungsdaten halbjhrlich: kennzahlenbasierter Bericht zur fr Fhrungs- Bestandsentwicklung entscheidungen wchentlich: Statistiken zur Digitalisierung monatlich: Haushaltsberichtswesen Erwartungen an den halbjhrlich: Lagebericht NSM-Prozess Berichtsempfnger: Generaldirektion und Abteilungsleitungen Unsere Einschtzung Berichtswesen bildet ein wichtiges Steuerungsinstrument fr Generaldirektion und AbteilungsleitungenMichael Golsch 18.05.2011 13
  • 14. Budgetierung SLUBWas bisher geschah ...29. Oktober 2010: Februar + Mrz 2011:Gesprch GD SLUB + StS. SMWK Ist-Analyse zum SLUB-Controllingzur NSM-Einfhrung in der SLUB durch die syncwork AG5. Januar 2011: 30. Mrz 2011:Gesprch der Generaldirektion mit Empfehlungen der PLG zur NSM-den StS von SMWK + SMF: NSM Einfhrung in der SLUB19. Januar 2011: 30. April 2011:Kick off der Projektlenkungsgruppe Berichtstermin der Staatsregierung(PLG) aus SMWK, SMF und SLUB zur Drucksache 5/465420. Januar 2011: 5. Mai 2011:Landtagsbeschluss Zukunft fr Besttigung der Empfehlungen derdie SLUB (Drucksache 5/4654) PLG durch die StS SMWK + SMFMichael Golsch 18.05.2011 14
  • 15. Budgetierung SLUBDas Neue Steuerungsmodell (NSM)Entwicklung: Tilburger Modell 1986: von der mter- zur Konzernstruktur KGST: als Neues Steuerungsmodell ab 1991 fr die Kommunalverwaltung Landesverwaltungen - Sachsen: u. a. Staatliche Kunstsammlungen Dresden Output Steuerung ber den Output je Struktureinheit Kontrakt Vereinbarung klar definierter Outputs je Struktureinheit Budget Outputbezogene Finanzzuweisung je Struktureinheit Wettbewerb Zwischen den Struktureinheiten: Qualitt und QuantittMichael Golsch 18.05.2011 15
  • 16. Budgetierung SLUBNSM fr die SLUB Umsetzung in zwei Ausbaustufen(1) NSM-Basiscontrolling, kameral Produktbildung Stundenrechnung Controlling / Reporting Haushaltsflexibilisierung Unsere Einschtzung(2) Kaufmnnisches Rechnungswesen Neue Haushaltssoftware Kosten- und Leistungsrechnung Anlagebuchhaltung + Bilanzierung Umfassende BudgetierungMichael Golsch 18.05.2011 16
  • 17. Budgetierung SLUBProdukte in der Bibliothek?Eine Bibliothek ist kein Produktionsbetrieb. Wie lassen sich unsere z. T.hochkomplexen Arbeitsvorgnge als Produkte abbilden? Ist das berhauptsinnvoll? Produkte Interne Ttigkeiten Projekte Standards Querschnittaufgaben Befristete Aufgaben Mengen, Zeiten Overhead Unsere EinschtzungDie Hauptprozesse einer jeden (Gro)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondernim Interesse innerbetrieblicher Transparenz fr die produktbezogene Abbildungvon Kosten und Leistungen sogar prdestiniert.Gute, in der Praxis gelebte Beispiele bieten die Staats- und UniversittsbibliothekHamburg und die Universittsbibliotheken in Berlin (FU) und Heidelberg.Michael Golsch 18.05.2011 17
  • 18. Budgetierung SLUB Akteure im ProjektAG Produktbildung SLUB Henrik Ahlers Frank Aurich Corina Dge Michael Golsch Birgit Klagge Dagmar Wohlfahrt N.N. (Personalrat)Externe Berater: syncwork AG (Dresden, Berlin, Zrich u. a.)Michael Golsch 18.05.2011 18
  • 19. Budgetierung SLUBZeiterfassung, Stundenverrechnung? Neue Software zur Zeiterfassung: proweb.sax Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschtzungMichael Golsch 18.05.2011 19
  • 20. Budgetierung SLUBZeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschtzungMichael Golsch 18.05.2011 20
  • 21. Budgetierung SLUBZeiterfassung, Stundenverrechnung? Erwartungen an den NSM-Prozess Unsere EinschtzungMichael Golsch 18.05.2011 21
  • 22. Budgetierung SLUBProduktkatalog der Bibliothek stellen netto Stck (min) ges. pro Stck () Stck () Stelle 3.1 - 3.3 Mono-GG ausleihfertige Mono 103.470 2.394.690 26,57 43,63 1.567.955 15,15 18,94 3.894 Inf.-vermittl. (FR) 6.062 3,79 238.692 39,37 49,22 1.600 3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 7.442 2,52 32,51 115.712 15,55 19,44 2.953 Geschenk Tausch allg. Mono 1.360 0,23 15,88 9.791 7,20 9,00 6.044 Kunsttausch Mono 1.497 0,45 28,86 25.805 17,24 21,55 3.327 Geschenk Mono 3.899 0,72 17,73 33.509 8,59 10,74 5.415 3.5 NBM Digitalisate 17.458 8,40 46,08 293.466 16,81 21,01 2.078 Qucosa 517 0,75 139,26 38.636 74,73 93,41 689 NBM auf Datentrger 1.408 0,30 20,45 12.964 9,21 11,51 4.693 Online-Ressourcen 3.529 0,68 18,36 31.916 9,04 11,30 5.228 3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.541 3.885.460 6,21 7,05 265.125 3,14 3,92 13.620 Pflege 33.782 3,31 9,40 146.110 4,33 5,41 10.208 3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 107.034 7,10 6,37 276.573 2,58 3,23 15.067 Binden 22.463 194.988 1,77 7,27 79.327 3,53 4,41 12.691 Aussonderung 21.532 1,33 5,93 61.701 2,87 3,58 16.189 Verwertung 18.453 0,80 4,16 38.723 2,10 2,62 23.066 3.8 Sondererschlieung Retrokat. Mono. 84.525 11,23 12,76 540.760 6,40 8,00 7.524 Unsere Einschtzung ZS-Exemplarstze 31.533 7,32 27,51 357.026 11,32 14,15 4.308 VD 18 7.963 4,07 31,20 187.945 23,60 29,50 1.957 bibliograf. Nachw. 19.172 2,24 12,52 122.547 6,39 7,99 8.559 3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.843.219 8,10 0,42 316.566 0,17 0,21 227.558 Proserv 842.059 5,65 0,64 221.964 0,26 0,33 149.037 Buchtisch 130.334 1,20 0,88 42.318 0,32 0,41 108.612 HIT 3.855 0,50 12,45 20.030 5,20 6,49 7.710 Hauptproduktkatalog Summe 6.475.138 105,23 5.045.159 Abt. 3., 31.12.2010Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 95,00Personalkosten Abt 3. ges. 5.357.950Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,84%Overhead Personalkosten gesamt 312.791Ausgaben fr Datenbanken 1.223.391Fortsetzungswerke 61.000Sammlungen 36.000Erwerbungsnebenkosten 60.000Erwerbungsausgaben ges.: 7.855.529 Michael Golsch 18.05.2011 22
  • 23. Budgetierung SLUBHaushaltsflexibilisierungen zum 1. Januar 2012Zwischen dem SMWK und dem SMF sind auf der Arbeitsebene abgestimmt: Vereinfachte Titelstruktur mit umfassenden Deckungsfhigkeiten Bildung von periodenbergreifenden Rcklagen Teil-Flexibilisierung zwischen Personal- und Sachetat Unsere EinschtzungMichael Golsch 18.05.2011 23
  • 24. Budgetierung SLUBRahmenbedingungen: Was wir erreichen knnenZum 1. Januar 2012Konsequentes Entscheidennach Kosten- und Leistungskriterien? Investitionsrcklagen und Rckstellungen(periodenbergreifend)? Strategisches Personalmanagement? Finanz-Effizienz durch wechselseitigeDeckung von Personal- und Sachetat? Leistungspartnerschaften durchBeteiligungsmanagement?Michael Golsch 18.05.2011 24
  • 25. Budgetierung SLUBZeitplan fr die erste Ausbaustufe - 2011 Unsere EinschtzungMichael Golsch 18.05.2011 25
  • 26. Budgetierung SLUBRechtsformen ...Grundstzlich gilt: Eine umfassende Budgetierung kann mit verschiedenenRechtsformen erreicht werden. Gegenber den Flexibilisierungszielen ist diekonkrete Ausgestaltung der Rechtsform damit nachrangig.Als mgliche Rechtsformen kommen fr die SLUB in Frage: Stiftung Staatsbetrieb Anstalt ffentlichen RechtsMichael Golsch 18.05.2011 26
  • 27. Budgetierung SLUBRechtsformen im VergleichStiftung ffentlichen Rechts: Errichtung durch Gesetz oder Rechtsverordnung Basis: Landesstiftungsgesetz nicht das BGB Gewhrtrgerstiftung: dauerhafte Zuwendungen, keine KapitalertrgeStaatsbetrieb: Organisatorisch abgesonderte Teile der Staatsverwaltung Betriebs- oder erwerbswirtschaftlich ausgerichtete Ttigkeit Rechtlich unselbststndigAnstalt ffentlichen Rechts: Bundes- oder Landesgesetz als Basis fr die Errichtung Anstaltslast und Gewhrtrgerhaftung Ausgestaltung als rechtlich selbststndige Anstalt mglichMichael Golsch 18.05.2011 27
  • 28. Budgetierung SLUBRechtsformen im Vergleich Regelflle Stiftung budgetiert Staatsbetrieb budgetiert Anstalt ffentlichen Rechts budgetiert oder kameralMichael Golsch 18.05.2011 28
  • 29. Zukunft fr die SLUBWas wir bereits erreicht habenMichael Golsch 18.05.2011 29
  • 30. Budgetierung SLUB Zukunft durch FlexibilisierungVielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit.