brun bernard
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Politique d'organisation, Politique d'organisation, d'administration et de gestion d'administration et de gestion de documents électroniques: de documents électroniques:
leçons pratiquesleçons pratiques
CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE
ET L'ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES 4 et 5 décembre 2007, Montréal
Me Bernard BrunAvocat principal, commercial et technologie
Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie
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Genèse d'un projet
• Ça y est! La direction de votre entreprise prend la décision d'entrer pleinement dans l'ère numérique.
• On veut favoriser l'utilisation de documents électroniques et même, numériser les dossiers physiques.
• En dirigeants responsables, la direction comprend la nécessité de se doter d'un cadre de fonctionnement.
• Vous êtes mandaté pour réaliser cet emballant projet…
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La dure réalité
Rapidement, vous constatez que:
• Les documents électroniques sont déjà omniprésents dans l'entreprise.
• Il n'y a pas de gestion centralisée de l'information.
• Le prix de l'espace de stockage est quant à lui en baisse constante.
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Pourquoi se doter d'une politique?
• Le cadre de fonctionnement requiert la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.
• Pourquoi? Notamment en raison:– de la valeur légale du document électronique;– de l'obligation de conservation qui s'étend aux documents, peu
importe leur support;– du besoin de contrôler la prolifération et les doublons de documents
électroniques;
et pour:– contrer les divergences pouvant exister entre divers documents;– contrôler la persistance de l'information;– encadrer la destruction des documents.
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Leçon # 1: Des objectifs clairs
• Le besoin de se doter d'une politique de gestion des documents électroniques est reconnu. Toutefois, les objectifs poursuivis ne sont pas toujours clairement établis.
• En plus de les identifier il faut, si possible, les classer selon leur importance relative. Par exemple:
– réduction de coûts et/ou réduction de papier;– indexation et recherches documentaires facilitées;– portabilité de l'information;– répondre aux impératifs légaux en matière de conservation,
production et destruction de documents.
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Leçon # 2:Soutien de la direction
• Le soutien de la direction de l'entreprise est essentiel au succès de la mise en place d'une politique de gestion de documents électroniques.
• Ceci est d'autant plus vrai que:– l'imputabilité ultime de la conservation de documents
revient à la direction;– la mise en place d'une telle politique implique des
changements importants et le soutien de la direction est nécessaire pour vaincre la résistance au changement au sein de l'entreprise.
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Leçon # 3:Gestion de documents électroniques≠ gestion de documents papiers
• Même s'ils peuvent avoir une valeur légale similaire, les documents électroniques et les documents physiques ne se gèrent pas de la même façon.
• S'il existe déjà une politique de gestion documentaire au sein de l'entreprise, il n'est pas possible de simplement étendre cette politique à la gestion des documents électroniques, en raison des réalités différentes de ces documents.
• Un arrimage est toutefois nécessaire entre la gestion de documents physiques et électroniques.
• Les objectifs, qui poursuivent le même but, peuvent être modulés par des normes d'application différentes (par exemple au niveau des délais de conservation).
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Leçon # 4:Bâtir une équipe
• Il ne faut pas sous-estimer le travail que représente la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.
• Pensons notamment:
– aux sources multiples des documents électroniques;
– à la quantité de ces documents;
– à l'interrelation entre le document physique et électronique;
– aux différentes lignes d'affaires avec des systèmes ou des méthodologies différentes;
– à la modification de pratiques au sein de l'entreprise.
• Pour réussir, il est essentiel: – de bâtir une équipe d'experts multidisciplinaires;– de définir la portée de la politique.
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Leçon # 5:Définir la portée et le contenu de la politique
• À son terme, une politique de gestion documentaire devrait pouvoir adresser à la fois les documents de nature physique et les documents électroniques, l'un étant souvent un complément de l'autre.
• Elle devrait également couvrir:
– les diverses catégories de documents (document de nature temporaire et définitif, projet, méta-données);
– la période de rétention de même que la destruction des documents;
– la possibilité de gel quant à la conservation des documents (litigation hold);
– la migration du support;
– la technologie qui supporte le document électronique.
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Leçon # 6:Approche graduelleet éducation
• Selon la taille de l'entreprise et sa sophistication, une approche d'implantation graduelle risque de s'avérer nécessaire.
• L'éducation des cadres et des employés est essentielle à la réalisation des objectifs de la politique.
• Une politique qui n'est pas appliquée peut s'avérer plus dangereuse que l'absence de normes.
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MERCIMERCI
BERNARD BRUN
Avocat principal, commercial et technologie
Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie