brukerveiledning om arkiv - uit om arkiv.pdf · 2013-03-18 · journalpost har ett hoveddokument,...
TRANSCRIPT
Brukerveiledning om arkiv
1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT ................................................................................................. 3
2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte + litt til ........................................................................ 3
3. Hva skal registreres og arkiveres? ........................................................................................................... 5
4. Saks- og journalpostbegrepet ................................................................................................................. 6
4.1. Én sak – flere journalposter ............................................................................................................. 6
4.2. Én sak – flere saker? ........................................................................................................................ 6
4.3. Lenker i ePhorte .............................................................................................................................. 7
5. Postmottak og registrering ...................................................................................................................... 7
5.1. Universitetets e-postmottak ........................................................................................................... 7
5.2. Intern elektronisk korrespondanse ................................................................................................. 7
6. Fordeling av dokumenter ........................................................................................................................ 8
7. Saksbehandling ........................................................................................................................................ 8
7.1. Dokument som ikke skal besvares – avskriving............................................................................... 9
7.2. Dokumenter som skal besvares ...................................................................................................... 9
7.3. Nytt dokument ................................................................................................................................ 9
8. Dokumentflyt – digital godkjenning i stedet for underskrift ................................................................. 10
9. Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter ........................................................................................ 11
10. Dokumenter unntatt offentlighet ..................................................................................................... 11
11. Taushetsplikt ..................................................................................................................................... 12
12. Oppfølging av saksbehandlingen ....................................................................................................... 12
12.1 Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter ............................................................ 12
13. Møte- og utvalgssaker ....................................................................................................................... 13
14. Avslutte (lukke) saker ........................................................................................................................ 14
15. Utlån av arkivsaker på papir .............................................................................................................. 14
Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere ........................................................................................... 15
1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT
2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte + litt til
3. Hva skal registreres og arkiveres?
4. Saks- og journalpostbegrepet
4.1. Én sak – flere journalposter
4.2. Én sak – flere saker?
4.3. Lenker i ePhorte
5. Postmottak og registrering
Det kan være nyttig å lese om de ulike dokumenttypene i ordlista for å forstå dette punktet bedre.
5.1. Universitetets e-postmottak
5.2. Intern elektronisk korrespondanse
6. Fordeling av dokumenter
7. Saksbehandling
7.1. Dokument som ikke skal besvares – avskriving
7.2. Dokumenter som skal besvares
vs
7.3. Nytt dokument
8. Dokumentflyt – digital godkjenning i stedet for underskrift
9. Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter
10. Dokumenter unntatt offentlighet
11. Taushetsplikt
12. Oppfølging av saksbehandlingen
12.1 Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter
13. Møte- og utvalgssaker
14. Avslutte (lukke) saker
15. Utlån av arkivsaker på papir
Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere
Arkivverdig – om dokument som må arkiveres, uavhengig av format.
Om noe er arkivverdig er uavhengig mediet det er lagret på – det kan gjelde papir, e-post,
sms og mye mer. Spør arkivet!
Sak - Alle dokumenter som naturlig hører sammen i et definert saksbehandlingsløp knyttes
til ett saksnummer.
Journalpost – Betegnelse for én enkelt registrering. Én sak kan ha flere journalposter. Hver
journalpost har ett hoveddokument, og kan ha ubegrenset antall vedlegg. Saks- og
journalpostnummer i kombinasjon gir hvert dokument en unik identitet.
Dokument – ifølge offentleglova § 4 defineres dokument på følgende måte: “Med dokument
er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare
lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.”
I ePhorte: Saksnummeret tildeles av systemet når du oppretter en ny sak, og
består av årstall + løpenummer (for eksempel 2010/518).
I ePhorte: For eksempel 2010/518-23 (dokument 23 i sak 518 som er opprettet i
2010). Her må opplysninger som dato, innhold/tittel, avsender/mottaker og
eventuell hjemmel/tilgangskode registreres.
I ePhorte: Man omtaler ofte et dokument som enten et hoveddokument og/eller
vedlegg.
I ePhorte:
Dokumenter som krever saksbehandling og som inngår i en
avgjørelsesprosess.
Saksframlegg til styrings- og beslutningsorganer.
Innkomne dokumenter som krever et svar, men ikke nødvendigvis fører til
stor saksbehandling.
Tilgangskode – begrep for å begrense tilgang til dokumenter i ePhorte, enten
a) fordi de er vurdert unntatt i henhold til offentlighetsloven, eller
b) det foreligger personopplysninger som er taushetsbelagte
Under ser man eksempel på tilgangskode i redigeringsvinduet til en journalpost.
I ePhorte ser dette slik ut:
I ePhorte: ved å klikke på forstørrelsesglasset ved rubrikken Tilgangskode kommer
det opp ei liste over tilgjengelige hjemler fra Offentlighetsloven. Studentforvaltning
påføres S, personforvaltning P etc.
Dokumenttyper
I-dokument – innkommende brev fra ekstern mottaker, som personer, bedrifter og
institusjoner utenfor UiT.Med ekstern mottaker menes også ansatte og studenter ved UiT
som privatpersoner, altså som skriver på egne vegne og ikke i kraft av sitt embete ved
institusjonen.
U-dokument – utgående brev til ekstern mottaker. Se I-dokument for definisjon på ekstern
mottaker.
N-dokument - internt notat med oppfølging. N-notater er intern korrespondanse mellom
ePhorte-brukere som skriver brev i kraft av sitt embete ved UiT.
X-dokument – internt notat uten oppfølging. Man kan imidlertid sette på kopimottaker
dersom man ønsker å orientere noen om innholdet i notatet. Klassiske eksempel på X-
dokument er møteinnkalling, møtereferat og attester/vitnemål/CV.
S-dokument – er et saksframlegg/innstilling.
Avskriving - å ta et dokument til etterretning/orientering.
Restanse – mottatte dokumenter (I- og N-dokument) som ikke er avskrevet kalles
restanser, og arkivet sender ut restanselister til saksbehandlerne omtrent fire ganger i året
for dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet. Når en journalpost har restanse vises
dette i form av et lite flagg, som vist under Avskriving. Restansekontrollen utføres på
bakgrunn av arkivforskriftens § 3-7. Dette gjør vi for å oppfylle forvaltningsloven og ved å ha
rutiner for å rydde i arkivsystemet får vi en oppdatert saksbehandlings- og arkivdatabase.
I ePhorte: dokumenter som skal avskrives står markert med flagg. Når
saksbehandler avskriver signaliserer dette at dokumentet er sett, lest og eventuelt
videreformidlet.
Dokumentflyt – digital signering. Brukes når et dokument skal godkjennes av andre enn
saksbehandler for å kunne vise til at dokumentet er godkjent av leder/medunderskriver.
Dersom den som skal godkjenne ikke er ePhorte-bruker, finnes det alternative måter for å få
gyldig underskrift. Du kan lese brukerveiledning om dokumentflyt her.