brukerveiledning - hrg nordic online · 1 a hogg robinson company this document contains hrg...

1

A Hogg Robinson company This document contains HRG proprietary and confidential information. It is strictly prohibited to disclose or disseminate this information to any 3rd party, for any reason.

Brukerveiledning - HRG Nordic online

September 2011

2


Innholdsfortegnelse

1. Introduksjon ................................................................................... 4 2. Hjelp .............................................................................................. 4 3. Generell informasjon om HRG Nordic online ................................. 4 4. Profil Informasjon ........................................................................... 5 5. Beskrivelse av Profil felter ............................................................. 6

5.1 Personlig ........................................................................................ 6 5.1.1 Tittel ............................................................................................... 6 5.1.2 Fornavn ......................................................................................... 6 5.1.3 Etternavn ....................................................................................... 6 5.1.4 Mellomnavn ................................................................................... 6 5.1.5 Kjønn ............................................................................................. 7 5.1.6 Fødselsdato ................................................................................... 7 5.1.7 Passasjertype 1 ............................................................................. 7 5.1.8 Fraværende ................................................................................... 7 5.1.9 Valgte reisebestillere ..................................................................... 8 5.1.10 Telefon privat ................................................................................. 8 5.1.11 Mobiltelfon 1 .................................................................................. 8 5.1.12 Telefon arbeid ................................................................................ 9 5.1.13 Navn på pårørende og Telefonnummer til pårørende .................... 9 5.1.14 E-post adresse ............................................................................ 10 5.1.15 Adresse ....................................................................................... 10 5.1.16 Pass informasjon ......................................................................... 10 5.2 Betaling........................................................................................ 11 5.2.1 Betalingsinformasjon ................................................................... 11 5.2.2 Kredittkort .................................................................................... 11 5.3 Levering ....................................................................................... 12 5.3.1 Leveringsinformasjon .................................................................. 12 5.3.1.1 Flydetaljer .................................................................................... 12 5.4 Preferanser .................................................................................. 12 5.4.1 Generelt ....................................................................................... 12 5.4.2 Flypreferanser ............................................................................. 12 5.4.3 Hotellpreferanser ......................................................................... 13 5.4.4 Bilpreferanser .............................................................................. 14 5.5 Innloggingsinformasjon ................................................................ 14 5.5.1 Innloggingsinformasjon ................................................................ 14 5.6 Tilpasset ...................................................................................... 15 5.6.1 Øvrig informasjon ........................................................................ 15

6. Hjem ............................................................................................ 15 6.1.1 Hurtigstart .................................................................................... 15

3


7. Reiseplanlegger ........................................................................... 16 7.1 Fly ................................................................................................ 16 7.2 Hotell ........................................................................................... 18 7.2.1 Søk etter hotell ............................................................................ 18 7.2.2 Søkeresultat hotell ....................................................................... 18 7.2.3 Kart .............................................................................................. 20 7.3 Leiebil .......................................................................................... 20 7.3.1 Søk etter leiebil ............................................................................ 20 7.3.2 Søkeresultater for bil ................................................................... 21 7.4.1 Søk andre leverandører ............................................................... 21 7.5.1 Fullfør reise .................................................................................. 21 7.5.2 Fullfør reise .................................................................................. 23 7.5.3 Reise bekreftet ............................................................................ 23

8. Reiseoversikt ............................................................................... 24 9. Online Support ............................................................................. 25

4


1. Introduksjon

Deler av denne brukerveiledningen som er skrevet i Italic font kan være utilgjengelig for deg. Produktene som er tilgjengelig for deg defineres av din arbeidsgiver og ut i fra hvilket land du tilhører.

2. Hjelp

Ved å klikke på en av disse ikonene med spørsmålstegn (?) i onlineverktøyet vil du få tilgang til hjelpesider på engelsk:

3. Generell informasjon om HRG Nordic online

HRG Nordic online er normalt åpent 24 timer i døgnet 7 dager i uken. Første gang du logger deg på HRG Nordic online vil du bli bedt om å endre ditt passord. Glemt passord kan bestilles fra innlogningssiden.. Du vil da motta ditt passord via e-post. Dersom du har glemt ditt firmanavn eller brukernavn vennligst ta kontakt med HRG Nordic e-Centre. Kontakt detaljer finner du på innlogningssiden.

Viktig informasjon blir skrevet i en rød boks med hvit skrift!

5


4. Profil Informasjon

Din brukerinformasjon i HRG Nordic online lagres I din personlige profil. Din profil lager grunnlaget for reiser bestilt gjennom HRG. Vennligst noter at profilen benyttes ved bestilling av en reise i onlineverktøyet, men også ved bestilling av reise pr telefon eller e-post via HRG. Dersom profilen ikke er korrekt utfylt ved bestilling av reise kan dette resultere i feil belastning av reise, preferanser som ikke er tatt hensyn til, problemer med immigrasjonsmyndigheter osv.

Noen felter i din profil er obligatoriske. Disse feltene er markert med en oransje stjerne:

Når du fyller ut din profil vennligst følg de retningslinjer som nevnes i denne veiledningen slik at de anbefalte format for hvert felt følges. Første gang du logger deg inn i HRG Nordic online vil profilen vises på en side. Dersom du senere vil se din profil er den delt inn i ulike kategorier:

Av sikkerhetsmessige årsaker vil du automatisk bli logget av etter 20 minutters inaktivitet!

Din profil vil ikke være tilgjengelig for e-post eller telefonbestilling før du har lest igjennom og akseptert personvernerklæringen.

6


5. Beskrivelse av Profil felter

5.1 Personlig

5.1.1 Tittel Velg Herr eller Fru.

Brukes av de fleste flyselskaper for å identifisere kjønn.

5.1.2 Fornavn Fyll inn fornavn.

Brukes av flyselskaper, hotell og leiebilselskaper for å identifisere hvem bestillingen tilhører. Også brukt av immigrasjonsmyndigheter.

5.1.3 Etternavn Fyll inn ditt etternavn.

Brukes av flyselskaper, hotell og leiebilselskaper for å identifisere hvem bestillingen tilhører. Blir også brukt av immigrasjonsmyndigheter.

5.1.4 Mellomnavn Fyll inn ditt mellomnavn.

Brukes av flyselskaper, hotell og leiebilselskaper for å identifisere hvem bestillingen tilhører. Blir også brukt av immigrasjonsmyndigheter.

7


Hvis du er innehaver av et nordisk pass behøver du normalt ikke fylle ut dette feltet.

5.1.5 Kjønn Velg kjønn.

Dette er påkrevd av visse immigrasjonsmyndigheter når du reiser til visse land.

5.1.6 Fødselsdato Fyll inn din fødselsdato.

Dette er påkrevd av visse immigrasjonsmyndigheter når du reiser til visse land. I tillegg er dette obligatorisk når man bestiller ungdomsbilletter via HRG Nordic online.

5.1.7 Passasjertype 1 Dersom du regnes som Ungdom (under 26 år) og vil bestille ungdomsbilletter vennligst velg Ungdom som passasjertype i dette feltet.

Husk også og fylle inn din fødselsdato i det foregående felt.

5.1.8 Fraværende Dersom du er en Reisebestiller/Reisegodkjenner har du mulighet for å gjøre deg selv utilgjengelig dersom du klikker i dette feltet.

8


Ditt valg blir ikke videreformidlet til leverandører eller andre; det er kun til bruk innen HRG Nordic online.

5.1.9 Valgte reisebestillere Dersom du vil tillate andre å bestille reiser for deg vennligst søk opp og legg til personen(e) ved å klikke på denne lenken.

Vennligst noter at personer du velger som reisebestiller(e) også vil ha tilgang til personlig informasjon i din profil.

5.1.10 Telefon privat Fyll inn ditt telefonnummer privat dersom du vil at HRG eller våre leverandører kan kontakte deg på dette nummer.

Vennligst bruk internasjonal standard +4712345678.

5.1.11 Mobiltelfon 1 Fyll inn mobiltelefon nummer. Vennligst bruk internasjonal standard +4670000000/+4520000000/+47900000000/+358400000000.

9


Dette nummer vil bli gitt videre til våre leverandører som vil bruke dette i forbindelse med informasjon vedrørende tidsendring, sjekk inn og uregelmessigheter i din bestilling. I tillegg vil det bli brukt av HRG, HRG Traveller Assist and HRG e-Centre når vi har behov for å komme i kontakt med deg.

5.1.12 Telefon arbeid Fyll inn ditt telefonnummer på arbeidet. Vennligst bruk internasjonal standard +4712345678.

Dette nummer vil bli gitt videre til våre leverandører som vil bruke dette i forbindelse med informasjon vedrørende tidsendring, sjekk inn og uregelmessigheter rundt flyavganger. I tillegg vil det bli brukt av HRG, HRG Traveller Assist and HRG e-Centre når vi har behov for å komme i kontakt med deg.

5.1.13 Navn på pårørende og Telefonnummer til pårørende

Vennligst oppgi navn og telefonnummer til nærmeste pårørende. Vennligst bruk internasjonal standard +4712345678.

Vennligst sørg for at mobiltelefon nummer er korrekt fylt inn slik at HRG og våre leverandører kan kontakte deg vedrørende endringer i din bestilling.

Oppgi kontakt navn og telefonnummer til en slekting, venn eller kollega for bruk dersom det skulle oppstå en krisesituasjon.

10


5.1.14 E-post adresse Fyll inn din e-post adresse til din arbeidsplass. En e-post bekreftelse vil bli sendt for alle bestillinger; nye bestillinger, og endringer.

Bruk E-post 2 og 3 dersom du i tillegg alltid vil ha kopi av bekreftelsene til flere e-post adresser.

5.1.15 Adresse Adresse 1 er alltid til din arbeidsgiver. Denne adressen er obligatorisk og som oftest allerede fylt i. Vennligst noter at HRG vil ikke benytte denne adressen for levering av billett eller kvittering.

Adresse 2 kan benyttes for informasjon om privat adresse.

5.1.16 Pass informasjon Pass informasjon kan bli lagret i din profil ved å fylle inn alle feltene beskrevet. Noter at dersom du begynner å fylle inn må alle felter fullføres.

11


5.2 Betaling

5.2.1 Betalingsinformasjon Betalingsinformasjon definerer hvordan din reise skal belastes.

5.2.1.1 Betaling av flybillett I henhold til avtale/Travel Account betyr at HRG vil belaste ditt firma. Dersom det er påkrevd at du betaler din reise med privat kredittkort vennligst sørg for at alle opplysninger om ditt kredittkort er fylt inn som vist nedenfor. 5.2.1.2 Betaling av nettbestilling Reservasjoner som gjøres på såkalt web søk, til eksempel Ryan Air, krever alltid betaling via kredittkort ved avslutning av bestillingen. Du vil også bli bedt om å oppgi sikkerhetskoden på baksiden av kredittkortet (i.e. CVV - Card Verification Value code, CSC – Card Security Code). Kredittkort opplysninger kan lagres i din profil eller oppgis ved hver bestilling. Vær oppmerksom på at sikkerhetskoden aldri kan lagres i din profil.

5.2.2 Kredittkort Leiebil og hotell reservasjoner krever kredittkort som garanti for din bestilling. Kredittkort opplysninger kan lagres i din profil eller oppgis ved hver bestilling. Alle kortnummer skal fylles inn uten mellomrom.

12


Adresse er alltid styrt mot Adresse 1 som er adressen til din arbeidsplass. Vennligst noter at HRG vil ikke benytte denne adressen for levering av billett eller kvittering.

5.3 Levering

5.3.1 Leveringsinformasjon Leveringsinformasjon definerer hvordan du mottar dine reisedokumenter.

5.3.1.1 Flydetaljer Elektronisk billett (e-ticket)brukes av majoriteten av flyselskapene og er forhåndsutfylt.

Du identifiserer deg ved sjekk inn med det dokument du velger som Identifikasjonstype og Nummer. Du kan velge mellom Kredittkort, Bonuskort og Pass. Kredittkort er den identifikasjonstype som er anbefalt og aksepteres av de fleste flyselskap.

5.4 Preferanser Legg inn dine personlige preferanser som skal benyttes for bestilling av reiser.

Bruk ikonet for å finne korrekt leverandør kode.

5.4.1 Generelt Her kan du velge din preferanse av språk og valuta.

5.4.2 Flypreferanser Dersom du fyller inn en flyplass i feltet for Hjemstedsflyplass vil det alltid være forhåndsutfylt ved søk av flyreiser.

13


SAS Travel Pass Corporate skal fylles inn med kun 9 tall. For å legge til SAS Travel Pass Individual/Multiple, vennligst kontakt HRG Nordic e-Centre. Legg inn dine bonuskort nummer med korrekt Flyselskapskode og Bonusprogramnummer.

Før du avslutter hver bestilling kan du velge hvilket bonusprogram, allerede lagret i din profil, du vil benytte for hver reise.

5.4.3 Hotellpreferanser Legg inn dine hotellpreferanser og bonuskort.

Dersom du ikke finner korrekt Hotellkjede, vennligst kontakt HRG for assistanse.

Når du skal legge inn ditt Scandinavian Airlines (SAS) bonuskort sørg for at du benytter koden SK og ikke koden for SAS Norway – BU. Start alltid med betegnelsen på bonuskort nivå; EBB, EBS or EBG (må alltid oppdateres i din profil dersom kort statusen endres.)

14


Flyselskap kan også dele bonusprogram med hotellkjedene, dersom du har et slikt kan du også legge til dette her.

Dersom ditt lojalilitetskort har flere nummerserier, vennligst kontakt HRG eller

sjekk ditt kontoutdrag for hvilket nummer som skal benyttes.

5.4.4 Bilpreferanser Legg inn dine bonuskort for leiebil.

5.5 Innloggingsinformasjon

5.5.1 Innloggingsinformasjon Dersom tilgjengelig, kan du her endre ditt passord. Et minimumskrav kan være bestemt av en administrator hva gjelder antall bokstaver, antall siffer, tidligere brukt passord osv.

Fliken for innloggingsinformasjon vises ikke dersom du blir automatisk logget inn fra din pc.

15


5.6 Tilpasset

5.6.1 Øvrig informasjon

Noen felter under Øvrig informasjon er bestemt i henhold til ditt firmas avtale med HRG, for bruk i statistikker eller ved fakturering. Noen felter er obligatoriske og noen felter kan allerede være forhåndsutfylt i din profil.

Øvrig informasjon kan også bli brukt for å velge setepreferanse og måltidspreferanse (kun for flyreiser) Vennligst noter at disse preferansene er ikke gyldig på alle flyselskap og /eller destinasjoner.

6. Hjem

6.1.1 Hurtigstart Hurtigstart er siden hvor du kan bestille fly, hotell eller leiebil fra ett og samme sted.

For å få tilgang til listen over alle tilgjengelige flyplasser skriv de 3 første bokstavene på den byen/flyplassen du ønsker i feltet Fra/Til.

Avreise/Tilbake feltene er forhåndsutfylt med kl 08:00 og kl 17:00, tidsintervall er satt til +/- 2 timer.

16


Kun direkte reiser må være klikket i dersom du vil ekskludere søkeresultater som inkluderer mellomlanding/bytte av fly.

7. Reiseplanlegger

For flere søkealternativer velg fliken Reiseplanlegger i menyen eller klikk på lenken for Detaljert søk.

7.1 Fly 7.1.1 Søkeresultater for flyavganger Her får du presentert tilgjenglige avganger og pristyper. Listen sorteres etter avgangstid og deretter pris.

Prisene som vises i hver kolonne er kalkulerte priser basert på enveis priser og/eller tur/retur priser fordelt pr strekning. Prisene kan endre seg på bakgrunn av de valg du tar for utreise og retur.

7.1.2 F

ork

laring

For korrekt pris sjekk alltid Handlekurven nederst på siden når du har valgt avgang (er).

17


Prefererte leverandører vil være i henhold til ditt firma’s reisepolicy. Den mest brukte er prioritet .

Web søk indikerer lavpris flyselskaper/priser tilgjengelig via andre nettsider. Kredittkort med sikkerhetskode er obligatorisk som betaling og belastning skjer umiddelbart etter avslutning av bestilling.

Utenfor policy indikerer at avgangen ikke er i henhold til ditt firma’s reisepolicy. Dersom du velger et av disse alternativene er det mulig at det kreves en begrunnelse for ditt valg.

Firmapris indikerer at prisen er en avtalepris forhandelt av ditt firma og/eller HRG. For å redusere søkeresultatene klikker du på lenken Filtrere slik at du for å få tilgang til å velge hva som skal filtreres bort. Merk at dette også må gjøres for tilbakereisen. 7.1.3 Bestille en reise Vennligst start med å velge hvilken avgang og pris for både utreise og tilbake. Basert på de valgene du tar kan prisen bli re kalkulert. Klikk på lenkene (Laveste, Fleksibel, Firmapris, TravelPass og Business) for mer informasjon om hvilke priser kolonnen viser.

Bruk lenken Se andre priser for å se andre tilgjengelige priser for de valgte avganger.

18


7.2 Hotell

Noen

hotell krever et kredittkort som garanti for din ankomst. Kredittkort opplysninger kan lagres i din profil eller oppgis ved hver bestilling. Kredittkortet vil kun bli belastet dersom du ikke avbestiller reservasjonen innen oppgitt tidsfrist.(no show).

7.2.1 Søk etter hotell Søk etter tilgjengelige hoteller via By eller Flyplass, Adresse eller Landemerke og Kontoradresser.

Klikk på lenken Vis avanserte søkekriterier for å søke etter en spesifikk hotellkjede eller spesielle fasiliteter.

7.2.2 Søkeresultat hotell

Bruk alltid lenken Se andre priser for å være sikker på at du har fått beste pris for de valgte avganger.

19


De fem første hotellene på listen vil vise de mest relevante romtyper og priser. Fra denne oversikten kan du bestille direkte ved å klikke på Bestill og fortsette rett til sammendraget.

Prefererte leverandører vil være i henhold til ditt firma’s reisepolicy. Den mest brukte er prioritet . Den laveste prisen er tydelig markert/uthevet til høyre for hvert resultat.

Klikk på lenken Se alle priser (eller hotellnavnet) for å få tilgang til alle tilgjengelige romtyper og priser, detaljert informasjon om hotellet eller bilder.

20


7.2.3 Kart I tillegg til oversiktslisten har du også mulighet til å se de samme hotellenes plassering på kartet. Kartet vil reflektere de søkekriterier du har valgt og gi deg en enkel oversikt over de laveste prisene.

I sammendraget må du alltid klikke av for at du har lest og akseptert hotellets betingelser før bestillingen kan bekreftes.

7.3 Leiebil Noen leiebil selskaper krever et kredittkort som garanti for din ankomst. Kredittkort opplysninger kan lagres i din profil eller oppgis ved hver bestilling. Kredittkortet vil kun bli belastet dersom du ikke avbestiller reservasjonen innen oppgitt tidsfrist.(no show).

7.3.1 Søk etter leiebil Du kan søke etter tilgjengelige leiebiler for henting på Flyplass eller Annet sted, for eksempel bykontor.

21


Klikk på lenken Detaljert søk for å søke etter en spesifikk bilstørrelse eller ekstrautstyr.

7.3.2 Søkeresultater for bil Her får du listen over tigjengelige bil typer, priser og estimert totalpris.

Prefererte leverandører vil være i henhold til ditt firma’s reisepolicy. Den mest brukte er prioritet . 7.4 Andre leverandører

7.4.1 Søk andre leverandører Etter du har bestilt fly/hotell og/eller leiebil har du mulighet for å søke etter andre leverandører avhengig av hvilket land du tilhører og ditt firmas avtaler.

7.5 Sammendrag

7.5.1 Fullfør reise Sammendraget viser en oversikt over din bestilling så langt, og man kan enkelt føye til flere produkter før du går videre.

22


Sammendraget vil vise flybillettprisen inkludert skatter og avgifter. Fra sammendraget vil du også ha mulighet til å reservere sete på flyavgangen(e) dersom det aktuelle flyselskapet tilbyr denne tjenesten. Klikk på lenken Sete(r) for å velge ditt prefererte sete.

I sammendraget må du alltid klikke av for at du har lest og akseptert regler og betingelser relatert til flyprisen(e) før bestillingen kan bekreftes.

Klikk på knappen Gå videre for å fortsette.

23


7.5.2 Fullfør reise Fullfør reise vil vise deg detaljer om betaling, levering og tilpasset felt.

Før du avslutter hver bestilling kan du velge hvilket bonusprogram, allerede lagret i din profil, du vil benytte for hver reise. For å avslutte din bestilling klikk på knappen Bekreft.

7.5.3 Reise bekreftet Du vil nå få en oversikt over hele bestillingen inkludert Reservasjonsnummeret.

24


Etter HRG’s automatiske kvalitetssjekk vil reservasjonen vil bli bekreftet pr e-post til den(de) e-post adresser du har lagret i din profil.

8. Reiseoversikt

Reiseoversikten gir deg mulighet til å se Planlagte, Foretatte og Mottatte reiser.

8.1 Planlagte reiser Planlagte reiser viser alle bestillinger som er frem i tid. Her kan du printe, endre, slette eller kopiere bestillinger. Endre og Slette kan gjøres via HRG Nordic online inntil billetten er utstedt. Etter billettutstedelse vennligst kontakt ditt lokale HRG Nordic team for alle endringer og kanselleringer.

25


Send reiseplan til andre brukes dersom du ønsker å videresende reiseplanen til andre.

Kopiere kan brukes dersom du vil gjenta samme reise med andre datoer. 8.2 Foretatte reiser Foretatte reiser viser oversikt over alle reservasjoner som er bestilt i onlineverktøyet. 8.3 Mottatte reisemaler Mottatte reisemaler viser en oversikt over de reisemaler du har mottatt fra andre registrere online brukere.

9. Online Support

For kontaktopplysninger og åpningstider vennligst gå til nettadressen https://bookonline.hrgworldwide.com og velg Kontakt oss.

brukerveiledning - hrg nordic online · 1 a hogg robinson company this document contains hrg...

Documents