brechas entre el rol comercial y el rol de gerencia de...
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Brechas entre el rol Brechas entre el rol Brechas entre el rol Brechas entre el rol Comercial y el rol de Comercial y el rol de
Gerencia de ProyectosGerencia de ProyectosAdriana Marcela Pérez RodríguezAdriana Marcela Pérez Rodríguez
PMPMarzo 2011
Por que esta charla?Por que esta charla?qq
Les es familiar….• Esto no fue lo que me ofrecieron• Me dijeron que se tardaban 3…..j qmeses o años?• El costo inicial era $ y cuestaEl costo inicial era $ y cuestarealmente $$
AgendaAgendagg
• Ciclo de proyectos en empresas dei iservicios
• Brechas entre el rol comercial y laBrechas entre el rol comercial y laGerencia de Proyectos
M j d t ti d l• Manejo de expectativas de losinteresados en el proyecto
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Perspectiva Comercial
Perspectiva Perspectiva Soporte Perspectiva Jurídica
Perspectiva Soporte y operaciones
Perspectiva Gerencia de Proyectos
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Expectativas
Interesados
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Iniciando la preventaIniciando la preventa
Alcance: Características Generales producto o servicio – Alcance No Detallado
pp
Expectativas
o servicio – Alcance No Detallado
Tiempo : Para ayer es tarde
Calidad : Total
Costo : PresupuestoInteresados
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Protagonista rol comercial
empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Análisis deIdentificación y Análisis de Necesidades
Pre‐oferta con información del producto o servicio
Presentaciones y reuniones
exploratorias
Análisis de posibles
personalizaciones y/o modificaciones en el producto o servicio estándar
Propuesta con objetivos, alcance, costo y tiempo
PREVENTA
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TIInvolucrar en la preventa prácticas deGP
empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
GP◦ Identificar a los interesados◦ Definir el alcance◦ Recopilar requerimientos◦ Dimensionamiento macro de actividades, duración
y recursosy◦ Estimación de costos◦ Planear las comunicaciones◦ Manejar las expectativas de los interesados◦ Manejar las expectativas de los interesados◦ Identificar y planear de riesgos
Ciclo de proyectos en Ciclo de proyectos en empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
Protagonista rol Gerencia Proyectos
empresas de Servicios de TIempresas de Servicios de TI
PlanearActuar
HacerVerificar HacerVerificar
EJECUCION
Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosFactores que influyen en estos GAP’s
•Métricas de evaluación e incentivos para cada rol– Comercial : Volumen de ventaso a o u d a– GP: Cumplimiento del proyecto en términos de
presupuesto, tiempo y alcance.
•Esquemas de contratación de la fuerza comercial– Fuerza de ventas propia
T i ió di t ib id t j l– Tercerización, distribuidores, otros ajenos a laempresa
Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia Proyectos
Extroversión Mesura
A lit d í
Gerencia ProyectosGerencia Proyectos
Persistencia Efectividad
Amplitud Límites
Poco Técnico Alta/ Técnico
Optimista Realista
T. Individual T. Equipo
/
Capacidad de Negociación
Habilidad Comunicación
ComercialGerenciaProyectosEntendimiento Necesidades
Conocimiento Prod./Serv.
Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia Proyectos
Brechas amplias
Gerencia ProyectosGerencia Proyectos
Impacto -Alcance: Características Generales producto o servicio – Alcance No Detallado
Expectativas
o servicio – Alcance No Detallado
Tiempo : Para ayer es tarde
Brechas leves
+
Calidad : Total
Costo : PresupuestoInteresados
Impacto +
Brechas fuerza comercial vs Brechas fuerza comercial vs Gerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia ProyectosGerencia Proyectos
Como acortar las brechas y/o evitar-mitigar el impacto negativo de las mismas?
Involucrar prácticas de la GP en el proceso de venta
Visión del ciclo de proyectos de forma integral
Involucrar prácticas de la GP en el proceso de venta
Establecer métricas adecuadas para evaluar cada rol
Conocimiento producto o servicio vs Necesidades del cliente
Fortalecer el trabajo en equipo de los roles involucradosFortalecer el trabajo en equipo de los roles involucrados
Gerente de cuenta por cliente (rol mixto)
Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el ProyectoInteresados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
Hace parte del área de gestión de las i i l PMB k 4th Editicomunicaciones en el PMBok 4th Edition
Gestión de las comunicaciones
Identificar a los Interesados
Planear Comunicaciones
Distribuir Información
Manejo de expectativas de los interesados
Reportes de desempeño
Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
• Objetivos
Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
–Manejo activo de las expectativas paraaumentar la probabilidad de aceptación delaumentar la probabilidad de aceptación delproyecto.
–Anticipar posibles problemas, comonecesidades o riesgos no identificados.
–Resolver los asuntos identificados a tiempo
Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
• Métodos de comunicación establecidos para
Interesados en el ProyectoInteresados en el ProyectoHerramientas• Métodos de comunicación establecidos para
cada uno de los interesados• Habilidades interpersonales aplicadas a
–Construcción de confianza en el proyecto–Resolución de conflictos–Escuchar activamenteEscuchar activamente–Superar resistencia al cambio
• Habilidades GerencialesNegociación–Negociación
–Manejo de público–Presentaciones
Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
• El Gerente de Proyecto debe estarpreparado para situaciones como:
Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
p p p
–Las expectativas de algunos interesadosd i CONTRAVÍA d l d tpueden ir en CONTRAVÍA de las de otros
–Reparar las expectativas generadas durante elproceso de venta A TIEMPOproceso de venta A TIEMPO
–Influenciar a los interesados para mantener lasexpectativas ALINEADAS con los objetivos delproyecto y viceversa
Manejo expectativas de los Manejo expectativas de los Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
• El Gerente de Proyecto debe evitar caeren situaciones como:
Interesados en el ProyectoInteresados en el Proyecto
–Concentrarse en hacer caber el proyecto ent ti i l t tiexpectativas irreales respecto a tiempo,
alcance y costo, entre otras.–Ser complaciente y tratar de tener contentos aSer complaciente y tratar de tener contentos atodos, esto es algo prácticamente imposible.
–Dejar crecer expectativas alejadas de losb d lobjetivos del proyecto
GRACIASGRACIAS