brainworx - windream einstieg
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1 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH
BRAINWORX
entstanden aus einem MBO der DCW Software Austria GmbHseit 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und der Einführung von ERP-Systemen bei rund 80 zufriedenen Kundenseit 6 Jahren aktiv mit EDE – Enterprise Document EngineeringUnser Motto – „ALLES AUS EINER HAND“:
von der professionellen System- und Projektberatung, über den Vertrieb und die Installation der notwendigen Software bis hin zur Programmierung undIntegration der maßgeschneiderten Lösung.
Die Firma
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EDE – Enterprise Document Engineering
… und was wir darunter verstehen!!!
Capturing Design Produktion Post-Processing
Elektr.Signatur
DMS/ECM
„Alles rund ums Dokument“(von der Erstellung bis zu Druck/Versand/Archivierung)
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Haben Sie schon gehört…?
“Jede dritte Firma verliert Daten –es droht Konkurs”
“Konkurs durch Datenverlust ist kein Einzelfall.”, warnt WKO-Generalsekretärin Anna Maria Hochhauser
Wirtschaftsblatt, Mo., 03. März 2008
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Haben Sie schon gehört…?
“Die Verluste für Unternehmen durchDatenklau ist immens”
“Unberechtigter Zugriff auf sensible Daten schädigt die betroffenen Unternehmen.”
Salzburger Nachrichten, Sa., 19. April 2008
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Homelaufwerke
Was tun Sie, wenn ein Mitarbeiter ausscheidetoder wechselt?
Welche Daten sind relevant?
Wie finden Sie die Dokumente, die Sie suchen?
Welche Version ist aktuell?
Was passiert, wenn der Mitarbeiter vor dem Ausscheiden Daten löscht?
Insellösungen: Ablage am Homelaufwerk sowie am Server
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Verschiedene Laufwerksbuchstaben
Ihr Mitarbeiter fragt Sie nach einem Dokumentam Laufwerk N:
Welches ist Laufwerk N: ?
Wo liegt das Dokument genau – in welchem Ordner?
zu viele Laufwerke erschwert den MitarbeiterInnen sowie der EDV die Suche nach dem Dokument
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windream…
…ist direkt im Windows Explorer integriert…
…und kann alle Dateiformate enthalten.
Im Hintergrund können div. Storage-Systeme liegen.
Fileserver m.physischenLaufwerken
optional Jukebox f.revisionssichereArchivierung
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Sie schaffen Ordnung…
…durch:
ein zentrales Laufwerk für alle Dokumente
Beschlagwortung / Indexierung
schlankeOrdnerstruktur
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Sie schaffen Ordnung durch…
…klare und detaillierte Rechteverwaltung auf den Ebenen
Dokumenttyp
Ordner
Dokument
Rechte für
Gruppen
einzelne Benutzer
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Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Versionierung
inhaltliches Nachvollziehen jeder Änderung
Protokoll der Versionen inkl.Erstellungsdatum-/zeit
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Sie schaffen Nachvollziehbarkeit…
…durch Historie
Vollständigkeit
Belegbarkeit
Protokoll allerManipulationenam Dokument
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Sie sind topinformiert…
…mit dem windream-Aboservice
bei Änderungen,
Lesezugriffe
und div. anderenEreignissen
am Dokument.
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Sie sparen Zeit bei der Erfassung…
…durch automatische Beschlagwortung
ERP- od. anderes Quellsystemerstellt Indexdatei
windream liest Indexdatei undMetadaten ein…
... speichert das Dokument und
füllt die Beschlagwortung automatisch durch.
+Metadaten
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Wussten Sie schon…
…wieviel Kosten Ihre Mitarbeiter für die eMail- und Dokumentensuche verursachen?
Minuten für Dokumentensuche pro Mitarbeiter pro Tag: 10 minpro Monat: 200 min
pro Jahr: 40 Std.
ergibt Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,--
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Wussten Sie schon…
…dass sich Ihre Investition in windream bereitsim 1. Jahr amortisiert?
Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,00Investition in windream pro Mitarbeiter: € 750,00
€ 500,00Ihre Erparnis:
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Ihre eMails nachhaltig organisiert…
mit windream exchange
Manuelle od. automatische Archivierung möglich.
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Ihre eMails nachhaltig organisiert…
windream exchange: Archivierte eMails
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Workflow mit KeyFlow für windream…
…einfach und schnell innerhalb von MS Outlook/Exchange:
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Verteilte Standorte
Performantes und zentral gesichertes DMS mit demwindream Proxy Server
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Archivierung von Ausgangsrechnungen
Automatischer Durchlauf vom ERP-System ins DMS
Bildschirmanzeigeüber einfaches Script
PDF+ Metadaten
od. anderesSystem
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 1: Frühes Scannen mit Freeform
od. anderesSystem
autom. Archivierungu. Beschlagwortung
autom. ÜbernahmeRechnungseingangsbuch
• Anzeige der ER• Kontierung• Notizen• Statusänderungen• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Freeform mit
Keine manuelle Datenerfassung notwendig!
Workflow
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform
od. anderesSystem
manuelle BeschlagwortungErfassung in Buchhaltung
• Anzeige der ER• Kontierung• Notizen• Statusänderungen• Übernahme der Daten
bei Änderungen und Buchungen
Übernahme der Daten
Workflow
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 3: Spätes Scannen
od. anderesSystem
autom. Archivierung
Beschlagwortungaus Buchhaltung
hausinterne Abwicklungev. mit Workflow
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Module zur Anbindung an SAP
Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und windream
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Was macht windream aus?
windream ist anders…
direkte Integration in den Windows-Explorer geringer Schulungsaufwand
keine eigene Benutzeroberfläche
Benutzerverwaltung: Verwendung der Windows-Benutzer
zahlreiche Schnittstellen von/nach windream (CSV-Dateien,…)
Mobilität: windreamToGo, windream Mobile, windream Web Portal
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windream lt. BARC-Studie 2007 einfach Spitze
Quelle: www.barc.de/ecm