Boston Walk to Cure Diabetes

Saturday, October 5, 2013 DCR Hatch Shell

Boston, MA JDRF New England Chapter

60 Walnut Street Wellesley Hills, MA 02481

Phone: (781) 431‐0700 Fax: (781) 431‐8846 http://newengland.jdrf.org

Like Us ‐ www.facebook.com/jdr aystatebranch

Central Massachusetts Walk to Cure Diabetes Sunday, October 6, 2013

Bolton Fairgrounds Lancaster, MA

1 

  THANK YOU FOR REGISTERING FOR THE 2013 WALK TO CURE DIABETES!  To get you started, here are the FIVE simple steps to success:  

1. Self‐Registration – You’ve already done this! 2. Self‐Donation – Consider making a donation on your own behalf to set an 

example for other Team Members as they register. 3. Matching Gifts – Talk to your employer to see if they have a matching gifts 

program for you to utilize; double your money instantly! 4. Personalize and share your Participant Center – If you are fundraising online, 

this will act as your epicenter and should reflect you: your story and your face! Set your goal for others to see and help you obtain, and share through every outlet you have: email, Facebook, LinkedIn, Twitter; your opportunities are endless. 

5. Recruit – There is power in numbers. Think about your community, workplace, school, etc. The more people who are helping and supporting you, and the more fundraising with you, the more money you will raise! 

 

WHY WE WALK:                                                                                         JDRF funds research for YOU!  The Walk to Cure Diabetes is our largest event which raises the most money annualy for type 1 diabetes (T1D) research.  Thank you for taking the first step in helping us say YES to promising research, so that:  

• Both children and adults with T1D as well as their parents can sleep through the night. 

 

• Research can produce an intelligent pump which eliminates dangerous highs and lows. 

 

• There is an insulin smart enough that one daily injection means no carb counting. 

 

• Someone living with T1D can be insulin free for 24 months.  

• There is no longer worry of a loved one being diagnosed with T1D.  

• There is NO carb counting, NO testing, NO insulin…NO T1D!   

2 

  

 TAKE JUST A MINUTE AND CUSTOMIZE YOUR TEAM AND PERSONAL PAGE FOR GUARANTEED SUCCESS!  

THE TEAM PAGE is the “hub” for all Team activities.  From this page visitors can join your Team, donate generally to the Team, or navigate and donate to any Team Walker. Team Captains can edit the Team Page contents by clicking on the fifth “Team Page” Tab once logged into the Participant Center.  Making this page pop is essential for any successful Team, so here are a few things you can do:  

• Make navigation easy by customizing your Team Page URL.  From your Team Page click URL Settings.  A text box will appear and you can enter a much simpler URL ending.  This will make it easier to direct friends and family to this page in emails, social media postings or letters! 

• Take this chance to tell your family or company’s story!  From the Team Page you can edit the text that appears when people land on the Team Page.  Tell a gripping, heart‐warming or inspiring story about why you created this Team and are walking in support of JDRF’s mission.  

• A picture is worth a $1,000!  You can upload a picture to accompany your Team story.  If you have walked before, perhaps add a picture from the previous JDRF Walks!  Or, upload a picture of the child, friend or family member you created the Team in honor of. 

• A video is priceless!  JDRF Walk Teams all over America are having success making a fundraising video and posting it not only on their fundraising page, but on YouTube as well.  See video instruction sheet on page 3. 

 

THE PERSONAL PAGE is what you will likely be directing all your personal donors to so it should be both eye catching and easy to get to!  

• Make navigation easy and customize your Personal Page URL.  From your Personal Page click URL Settings.  A text box will appear and you can enter a unique and easy to remember URL ending. 

• Tell your visitors why you walk.  Edit your personal landing page text and share with your visitors why you are walking.  Talk about the person who has inspired you to walk or why you dream of a cure.  Whatever your personal connection to JDRF, the Personal Page is the perfect place to express it!  

 WHEN UPDATING BOTH TEAM AND PERSONAL PAGES REMEMBER TO CLICK 

SAVE WHEN YOU’RE DONE!   

3 

   

1. Get Inspired – View other JDRF Walk to Cure Diabetes videos made by people just like you.  Visit YouTube and search for “JDRF Walk to Cure Diabetes” to view other videos and get some inspiration for yours! 

2. Draft Your Script – Choose a song and divide the time so that each picture displays for approximately seven seconds, so you know how many pictures/messages to use.  Think of your message and what you want to say; this should be a mix of your personal story, hopes and dreams, as well as some JDRF messaging (mission, research, Walk, etc.). 

3. Music Rights – A word of caution about music rights and YouTube: recently, a number of JDRF Walk Fundraising Videos were pulled from, or had the music removed from, their YouTube postings.  Others have been allowed to remain, in exchange for allowing an ad for a download of the song to be superimposed over their video.  JDRF has secured the rights to the following songs that have been written specifically about T1D, and these can be used without restriction: Promise to Remember Me, There Will Come a Day, and The Future is Now.   

4. Choose Your Photos – Gather photos in a “Walk Video 2013” folder on your computer from both everyday life, and pictures that show what living with T1D is like: hobbies, vacations, camps, with friends, AT THE WALK, time of diagnosis, checking blood sugar, supplies, pump/pump site, frustrations, etc. 

5. Direct – Locate your computer’s video editing program.  Windows Movie Maker comes pre‐installed on most Windows operating systems, and iMovie comes pre‐installed on most Mac operating systems.  FinalCut Pro (Mac), Adobe Premiere (PC), and Avid (PC) are other video editing programs that can be purchased.  Follow program instructions based on which one you have chosen and once you have finished editing your movie, make sure to save it as one of the following files: .WMV, .AVI, or .MPG.  For tips, how‐to videos can be found on YouTube or program websites. 

6. Upload – Log on to YouTube, if you do not have an existing YouTube account, you must create one first.  After you have logged in or created your account for the first time, simply click “Upload Video.”  Create a title such as “Tommy’s Team Walks to Cure Diabetes 2013.”  Next, provide a description for the video such as “Team Tommy, JDRF Walk to Cure Diabetes.”  Next, in the box tags, be sure to include any words that are related to the video; examples: diabetes, type 1 diabetes, T1D, type 1, JDRF, Walk, Walk to Cure Diabetes, Team Tommy, etc.  These tags make it easier for people to search for your video and find it on YouTube.  Under “Video Category,” select “People and Blogs” and then lastly click “Upload Video” at the bottom of the page, browse to where your video is stored in your documents and open. 

7. Share – Now that your video has been created and uploaded to YouTube, you can view it by clicking on “My Account” at the top of the main YouTube page.  Once you click on your video, you will be able to view your direct URL.  This URL is the Web address you can provide to all of your supporters so they can go directly to the page where your video is displayed; this is also the URL you use to link the video to your Walk Participant Center. 

 

 

SEND OUT THE VIDEO TO EVERYONE YOU KNOW, AND ASK THEM TO PASS IT ALONG!   SHARE YOUR VIDEO WITH JDRF AND WE WILL ADD IT TO OUR YOUTUBE CHANNEL! 

4 

  WHY RECRUIT? There is often a direct correlation between the number of Team Walkers and Team fundraising success.  The thinking behind this is simple: you only know so many people! However, if you recruit those people to walk with YOU and ask them to solicit the people they know for donations then you will find that your Giving Circle is much wider than you may have thought!  A TRADITIONAL FAMILY GIVING CIRCLE: Grandparents = $20 Mom’s Best Friend = $10 Dad’s Golf Buddy = $10 Aunt and Uncle = $20 Next Door Neighbor = $10 Hair Stylist = $10 Classroom Teacher = $10 Mom or Dad’s Co‐worker = $10  

YOUR GIVING CIRCLE TOTAL = $100  RECRUITING ONLINE – JUST A SIMPLE COPY AND PASTE! The easiest way to recruit people to “Join your Walk Team” is to share with them either your Personal Page or Team Page URL in a recruitment letter, email or message like this:  

Dear John, As you may know, our son Tommy was diagnosed just under a year ago with type 1 diabetes. As Thomas’ godfather we hope you will join us in our crusade for a cure by registering as a Walker with our Boston Walk to Cure Diabetes Walk Team ‐ the Bay State Diabetes Busters. Registering is easy!  Just follow this link ‐ http://www2.jdrf.org/goto/BayStateBusters and click the “Join Bay State Diabetes Busters” button. 

 A NOTE LIKE THIS CAN BE SENT HOWEVER YOU’D LIKE ‐ INCLUDING THROUGH THE 

PARTICIPANT CENTER EMAIL TAB!      

  

   

If your Giving Circle not only donates but also 

REGISTERS and solicits 10 more donors then your 

Team Total could increase from $100 to 

$1,000! 

5 

  YOU WILL FIND ONLINE FUNDRAISING TO BE BOTH EASY AND USER‐FRIENDLY FOR YOU AND YOUR DONORS!  

USE YOUR URL Remember the customized URL you created for your Personal Page?  Well now it’s time to put it to good use.  Much like using the URL to your advantage when recruiting Walkers you can do the same when soliciting donors.  As you send out emails, letters or notes to your prospective donors, be sure to include the URL for your Personal Page.  For example: 

 

Dear Sally, As you may know, my godson Tommy was diagnosed just under a year ago with type 1 diabetes.  As someone close to Tommy I see the rigorous rituals he has to go through on a daily basis to keep his diabetes in check.  Tommy is brave about his finger pricks and dreams that a cure will come during his lifetime!  Tommy is an inspiration to me and I am trying to do everything I can to make his dreams for a cure come true.  That is why I am walking with Tommy and his family in the JDRF Boston Walk to Cure Diabetes on their Team, the Bay State Diabetes Busters!  I hope you will consider supporting my efforts and donating to this worthy cause.  To donate follow this link: http://www2.jdrf.org/goto/BOSTONWALKER to my Personal Walk Page – and click the “Donate to Boston” link. 

 

REMEMBER: You can find your unique Personal Page URL by logging into the Walk Participant Center and clicking on the Personal Page Tab.  It can be found and edited 

at the top of this page.  GAIN SUPPORT THROUGH SOCIAL MEDIA It is extremely easy to link your Personal Page to any of the following Social Media websites that you may regularly use!       

 You will find these icons on the right hand side of your Personal Page when you are 

logged into the Participant Center.  Simply click the icon for the website you wish to post to and your computer will walk you through the rest of the process! 

 

THE MOST EFFECTIVE POSTS ARE THOSE THAT CALL PEOPLE TO ACTION.  Remind people of what your fundraising goal is and how much more you need to raise to get there! 

    

6 

 

 HOW DO I GET STARTED? 1. Click the “Fundraise with Facebook” icon from within your 

Participant Center.  The icon can be found in the bottom right corner on any page of the Participant Center.  

 2. Next, you will be brought to Facebook; once you are signed in you’ll be asked to “Allow” the Walk to Cure Diabetes Fundraising Application.  Click “Allow” to complete Application Installation.  

 3. You will then be brought to your Application 

Settings page.  Here you can begin to explore the features available to you, which include: • Donating Your Profile Picture – Change your profile picture to a Green Sneaker. 

• Get the Word Out – Ask your network to support your efforts! 

• Progress Indicator – Track your fundraising progress on Facebook. 

• Share your Story – Create personalized messages to share with your Facebook Friends or connect with others involved in Walk. 

• Scheduled Newsfeeds – Set up news feed updates ahead of time. Each status update includes a link back to a Donation Form!  4. You can navigate back to your Application Settings at any time by logging into Facebook and clicking the “JDRF Walk to Cure Diabetes Fundraising” link on the left side of your page.     

   

HOW1. Lo 2. O

sl 

C 

coLi

 5. A

C    

6. Tthmg

     

W DO I GET og into your

Once you arelightly and lo

onnections w

omputer.) FinkedIn acco

After clicking onnections 

  

hat’s it!  Remhe top of evemotivating anive! 

STARTED? r Walker Part

e logged in scook for the S

why you are

rom here yoount?” click O

Ok, I’ll Allowhome page 

member to ueryone’s minnd impactful

Boston Walk

ticipant Cen

can down thSocial Netwo

e walking an

4. OnLinkedalready

ou will be askOk, I’ll Allow

w It the meslike this: 

update this ond. And be sl so when pe

ker

 

ter by visitin

he home pagorking icons:

3. ClNetwin thisright)the oyou w

d what your

nce you click In account (y logged intoked if you “Gw It as seen b

ssage you ty

on a weekly sure that youeople are dir

 

ng WALK.JDR

ge : 

lick the iconworking Site ys case Linke). A Support ne seen belowill briefly exr goal is, the

Share you w(to ease the o the accounGrant JDRF Wbelow. 

yped will sho

to bi‐weeklyur Fundraisinrected there

RF.ORG. 

 of the Sociayou want sodIn (last iconMe Text Boxow) will popxplain to youn click Share

will be brougprocess, be nt you desirWALK360 to 

ow up on you

y basis so yong Page store they feel an

al olicit throughn on the x (similar to p‐up. Here ur LinkedIn e! 

ght to your sure you are on your your 

ur LinkedIn 

ou stay on ry is n urgency to

7 

h, 

e 

o 

8 

  THE TRIED AND TRUE – A LETTER WRITING CAMPAIGN  One of the most effective ways to raise money for the WALK TO CURE DIABETES is to launch a letter‐writing or email campaign.  By simply drafting a “dear family and friends” letter explaining why you and your family are participating in the JDRF Walk, you can reach your largest audience without even leaving the comfort of your home!  And, it can be your ticket to fundraising success, the average JDRF letter campaign raises more than $2,500!  

STEP 1: DEVELOP YOUR MAILING LIST: The larger your distribution list, the larger your results!  Consider pulling from any of the following areas: Address Book, Holiday Card List, Team/League Rosters, Church/Club Directories, Vendors, Fraternal/Alumni Groups, Classmates, Teachers, Roommates, Colleagues, or Local Businesses.  

STEP 2: WRITE YOUR LETTER: While writing your letter include your Individual and Team fundraising goal, information on JDRF research funding, a link to your Online Participant Center and, if possible, a self‐addressed stamped envelope for people who prefer to donate by check!  

• If you have a child with diabetes:  Include a photo of your child, family and/or Walk Team.  We also encourage you to discuss the economic effects of diabetes on your family, your child’s daily routine and the complications your child may experience during his/her lifetime if a cure is not found. 

• If you participated in a JDRF Walk last year: Send a photo of your Walk Team from the prior year.  Did your Team win an award at the Boston Walk Awards or are you hoping to this year?  Include info on what you fundraised last year and your hopes to exceed that this year! 

 

STEP 3: MAIL YOUR LETTERS: Ideally, your letters should be mailed at least eight weeks before the Walk.   

STEP 4: COLLECT YOUR FUNDS: If your donors send you checks for JDRF, be sure to collect and track these and then send them into the JDRF New England office.  It is helpful to send these in prior to Walk, if at all possible, or you can bring them to Walk Day in a Walker Envelope.  Make sure these checks have your name and your Walk Team Name written in the memo line, so we know who to enter it under.  Also, please send checks via Priority Mail, many checks get lost in the mail every year and we don’t want those to be yours!  

STEP 5: SEND THANK YOU NOTES: Announce your Team’s success and acknowledge your contributors’ generosity to ensure their future support!   

9 

  GET CREATIVE – HOLD A WRAP AROUND EVENT Wrap Around Events allow your donors to have an experience in conjunction with their giving.  Wrap Around Events come in all types and sizes, below you will find just a few examples: 

 

Lemonade Stand or Bake Sale     Dance Marathon     Jeans for JDRF Day     Caps for a Cure Day     Cook‐Off Competition     Car Wash     JDRF Sneaker Sale     Product Sales  

Candy Gram Sales     Wine, Beer or Dessert Tasting     Benefit Concert  Walk Team Summer BBQ 

 

Wrap Around Events raise funds predominately through ticket sales or registration fees (depending on the type of event).  Gathering a captive audience in one room will provide you with further fundraising opportunities, you could hold an auction during your event, display a Walk Team collection jar or set up a laptop so people can donate directly to the Walk Team!  

For information regarding online ticket sales or registration, JDRF offers Team JDRF, an online program created specifically for family and corporate fundraising events.  Proceeds from Team JDRF can be credited to your Walk Team; all you need to do is notify us of your event!  To learn more, visit www.jdrf.org/teamjdrf.  

Wrap Around Event expenses are entirely the responsibility of the Event Organizer and/or Walk Team.  JDRF cannot assist with event planning or marketing except in an extremely limited capacity.  If you are interested in holding a Wrap Around Event in support of your Walk Team please contact Kelsey Morey at kmorey@jdrf.org or call (781) 431‐0700.   

WALK MONEY TIPS – VERY IMPORTANT!! If you are receiving donations by check or mail and not online we ask that you please follow these guidelines so we can quickly and accurately post donations to your Walk Page! 

1. Don’t hold on to your donations until Walk Day! Our office is located at 60 Walnut Street, Wellesley Hills, MA 02481 and is open 9 a.m. – 5 p.m. Monday through Friday.  Or, you can send checks as you receive them via mail, FedEx, DHL or UPS. Please consider sending through Priority Mail. 

2. Identify the Walker and Team you want to get credit for each and every donation on the check memo line.  

3. Don’t turn in cash.  4. Be sure personal checks have the donor’s address on it.  We are required by the 

IRS to send acknowledgement letters for gifts of $250 or more and we need the donor’s address to do so. 

5. If sending a money order, please be sure the purchaser’s address is listed.  If not, we won’t be able to mail an appropriate acknowledgement letter! 

 

10 

  

JDRF’s mission of finding a cure for T1D and its complications was most likely your motivation for getting involved in the Walk to Cure Diabetes Program BUT just in case you or your Walkers need an extra boost, following are additional motivational tactics!  

  GOAL SETTING FOR SUCCESS Goal setting is the key to a successful Walk Team!  By setting an attainable goal you are forcing yourself and your Walkers to strive for the best possible result.  As a Team Captain it is also beneficial to set a Team Goal; one which is higher than your Personal Goal, so that all of the fundraising does not fall just on your shoulders.  Whether it’s $10 or $100, each one of your registered Walkers should try to contribute to the Team! Team Captains can use Team Goals as motivators by reminding Walkers how close they are and what else needs to be done to reach that goal!  

JDRF INCENTIVE PRIZE PROGRAM Walkers who raise a minimum of $200 will be eligible to receive a prize catalog should they choose.  You can elect to receive an Incentive Prize Catalog directly from the Walk Participant Center home page; just look to the last link on the right hand column. This information DOES NOT automatically increase as you fundraise so if you reach the amount required for the next Prize Level please manually update your information.   

11 

 Why should I have a team t‐shirt? Making a Walk Team t‐shirt is a way to unify your team and help to identify your walkers on Walk Day.  Also, it‘s FUN!  How do I get started? Work with all of your Walkers to brainstorm a creative and fun idea for your design.  Pick a fun 

color and put your Team Name on it along with an image and the JDRF Logo or sneaker.  For logo or sneaker images, please visit the Walk Tools and Resources page at http://newengland.jdrf.org. Feel free to use humor and creativity in abundance!  What’s next? Contact a vendor near to you to have the t‐shirts printed.  You can also create the t‐shirt design online and have your custom shirts printed and shipped directly to you!  

What online vendor should I use? If you need a t‐shirt vendor, you can order t‐shirts through Competitive Edge at: 

http://jdrfteamshirts.compet.com. You can pick from an array of design templates, colors and texts when designing shirts here. Best part, a portion of the proceeds are donated back to JDRF!   How do I enter the t‐shirt contest? Simply turn in a t‐shirt at registration on Walk Day or send to the JDRF office to be judged.  Shirts will be judged on creativity, originality and use of Team name.  Judging happens on Facebook and through coaching emails for two weeks in December.  Awards will be given at the Walk Awards Ceremony in January.  Please note that the JDRF Walk Logo or sneaker image must be printed on your t‐shirt in order to be eligible for the contest.  What are some key tips for Walk t‐shirts? 

• To keep costs down, use the same t‐shirt design every year. Remember not to put a date on it. 

• Use bright colors and be original! 

• Get the children on your Team to help design and pick out the color of your shirts. 

• Contact a local business to underwrite the cost of the t‐shirts, make sure to include their logo on the shirt to thank them! 

JDRF logo 

JDRF sneaker

12  

  

WALK MATERIALS ORDER FORM 

PLEASE ALLOW 5 –7 BUSINESS DAYS FOR OUR STAFF TO FILL YOUR ORDER (LONGER FOR LARGE ORDERS). MATERIALS ARE PROVIDED FREE OF CHARGE UNLESS OTHERWISE NOTED, BUT WE DO ASK THAT YOU ORDER ONLY WHAT YOU NEED!  

 ITEM                      QUANTITY  

WALK TOOLKIT (Available immediately for download at http://newengland.jdrf.org)    ___________ Our Walk Toolkit is filled with helpful information about Walk Fundraising, Recruitment and Goal Setting.   WALK TO CURE DIABETES BROCHURE W/ ENVELOPE (Available August 1, 2013)    ___________ Official Walk brochure containing registration instructions, Walk collection envelope and Walk Day info.  WALK TO CURE PLEDGE ENVELOPE ONLY                            ___________ Official Walker Collection Envelope, can be distributed to Walkers and turned in on Walk Day.  BROCHURE STAND                  ___________ Cardboard stand to hold Walk brochures, ideal for placement on a desk or counter.    GOAL THERMOMETER                  ___________ 11” x 34” full‐color poster for tracking your Team’s progress.           WALK PROMOTIONAL POSTER (Available July, 2013)                          ___________ 11” X 17” poster with Walk info (date/time/location/etc.).            TEAM CAPTAIN POSTER                                 ___________ 8 ½” X 11” poster to publicize who to contact for Team information.          BLANK PROMOTIONAL WALK POSTER              ___________ 11” X 17” poster with space for decoration and text of your choice!  BALLOONS                    ___________  Perfect for Internal Kickoffs and to create awareness of your Team.        PAPER SNEAKERS                          ____________ JDRF Walk Sneakers*  The colors you are sent will be dependent on inventory.       *Are you selling sneakers at a Local Business? Tell us where!___________________________________________  

    

SHIPPING INFORMATION  

NAME:_________________________________  TEAM NAME:_______________________________  

WALK SITE (check one):     BOSTON      CENTRAL MASSACHUSETTS  

ADDRESS:_________________________________________________________________________   

CITY:__________________________  STATE:_____________________  ZIP:____________________  

PHONE:__________________________  EMAIL:_________________________________________   

      

PLEASE RETURN COMPLETED FORM by FAX to (781) 431‐8836, by EMAIL to baystate@jdrf.org, or by MAIL to JDRF, 60 Walnut Street, Wellesley Hills, MA 02481.