borealis a05 “bi through it” binnen...

BorealisA05 “BI through IT”

binnen CPM

1

Cop

yright © 201

2

27 Maart 2012

Last update: March 26, 2012

Agenda

• Borealis

• 3G Programma

• BI through IT

2

Cop

yright © 201

2

•

• Planningstool

• BI-IP

• Samenvatting en lessons learned

Borealis in een oogopslag

• Topleverancier van chemische en innovatieve plastics

oplossingen met waardecreatie voor de gemeenschap

• Meer dan 50 jaar ervaring

• Unieke Borstar® technologie ter ontwikkeling van

polyolefin oplossingen toegepast op klantenbehoeftes

3

Cop

yright © 201

2

polyolefin oplossingen toegepast op klantenbehoeftes

• Ongeveer 5,300 medewerkers wereldwijd

• Klanten in meer dan 120 landen

• Aandeelhouderschap: 64% IPIC / 36% OMV

• Joint venture in Midden Oosten en Azië:

Borouge (Abu Dhabi)

‘Commodity’ path

Feedstock Olefins Polyolefins Converters End users Consumers

Reduce

Recycle

Recover

Commitment voor Waardecreatie door Innovatie waarborgt toekomstige groei

4

Cop

yright © 201

2

‘Value Creation’ path

Feedstock Olefins Polyolefins Converters End users Consumers

Reduce

Recycle

Recover

Solutions in Polyolefins

Infrastructure

5

Cop

yright © 201

2

Advanced PackagingMobility

…en in Base Chemicals

phenol & acetone

Feedstocks and OlefinsPhenol and Acetone

6

Cop

yright © 201

2

Melamine Fertilizer

Onze waarden bepalen onze daden

Exceed NimblicityTMResponsible Respect

We are leaders in We involve people and Our customers’ and We are fit, fast and

7

Cop

yright © 201

2

We are leaders in Health, Safety and the Environment

We are good neighbours wherever we operate

We do business according to high ethical standards

We involve people and communicate in a straightforward way

We work together -helping and developing each other

We are “One Company” - building on diversity

Our customers’ and owners’ success is our business

We win through commitment and innovation

We deliver what we promise - and a little bit more

We are fit, fast and flexible

We create and capture opportunities

We seek the smart and simple solutions

Agenda

• Borealis

• 3G Programma

• BI through IT

8

Cop

yright © 201

2

•

• Planningstool

• BI-IP


Executive Board, program commitment

CEO Mark Garrett

CFO Daniel Shook

EVP PolyolefinsGerd Löbbert

EVPBase Chemicals

Markku Korvenranta

Deputy CEOHerbert Willerth

InnoTech Group ControllingProduct

Management& Supply Chain

Feedstock, Olefins& Energy

Middle East & Asia

Operations

Program Steering Committee

9

Cop

yright © 201

2

Strategy & Group

Development

Human Resources

Communications

Legal

CommercialExcellence

IT & FinancialServices

Decision Support

Treasury

Internal Audit

Group Tax

& Supply Chain

Wire & Cable

Pipe

Mobility

Film & Fibre

Moulding

& Energy

Phenol

Melamine

Projects &Technical Support

Senior ProjectDirectors

Plant Availability& Engineering

HSE

Quality &Programme

Office

OPEX/AssetDevelopment PO

OPEX/AssetDevelopment HC

OPEX/AssetDevelopment M&F

OPEX Project

Fertilizer

Sourcing

Het “BSG 3G” initieert een optimalisatie van de ondersteuning binnen Borealis

Ontwikkeling en implementatie van

Programma doel:

Programma karakteristieken & scope

• Timing: Jul 2010 tot Dec 2012• BSG intern met gedefinieerde koppelingen naar andere Business Groups en functies

• Cross-functioneel• Overall ownership door CFO• CEO en CFO treden samen op als Steering

10

Cop

yright © 201

2

implementatie van processen, systemen en structuren om BSG te doen groeien naar een succesvolle ondersteuning binnen Borealis

• CEO en CFO treden samen op als Steering Committee

• Programma Management door Senior Analyst Projecten and H&P

• Opgezet als multi-project programma• Mogelijkheid voor ontwikkeling competenties binnen BSG

Gartner definitie van CPM: samenvattende term voor het geheel van processen, methodologieën, metrics en systemen om de performantie van een organisatie te meten en te beheersen.

BSG 3G als holistisch programmaHow to eat the elephant?

11

Cop

yright © 201

2

BSG 3G als holistisch programmaHow to eat the elephant?

Uiteraard in stukjes, maar…

12

Cop

yright © 201

2

Maak het ook smaakvol voor de stakeholders

BSG 3G project landschap

Business Intelligence

Programme Steering Committee

D. Shook, M. Garrett, C. Staub

Programme Management & Support

Peter Leitner

Governance & Controls Skills & Competencies Organization

A08

Mark Tonkens

Statutory Excellence

Manfred MottlPOPM

A06

Reginald van Peteghem

IT&S TCM & TCL

Christoph WolfPOPM

A07

Karla Aló

Finance People Strategy

Allison Guatama BernalPOPM

A05 BI through IT

A04

Daniel Shook

Business Partnering: VvV

Anders FröbergPOPM

A03

Mark Tonkens

Nimblicity in planning II

Markus EckhartPOPM

A01

Jan-Martin Nufer

Acting as a public company

Jürgen KohlerPOPM

A02

Mark Tonkens

Compliance & Disclosure

Zsolt UdvariPOPM

Programma Structuur

A11 Fertilizer Business Model

13

Cop

yright © 201

2

PO...Project OwnerPM...Project Manager

2011 GRC

2011 Accounting Handbook 2011 WtE - KPI

A05


BI through IT

Nathalie RigoutsPOPM

New Core projects

Running projects

B

C2011 IT Strategic Roadmap

A10

Philipp Naderer

Inv. Assessment Initiative

Dianne Van GenechtenPOPM

A09


Credit Risk Tool

Sarah Van den BulckPOPM

A11

Philipp Naderer

Fertilizer Business Model

Zsolt UdvariPOPM

Core projectsA

Agenda

• Borealis

• 3G Programma

• BI through IT

14

Cop

yright © 201

2

•

• Planningstool

• BI-IP


A05 “BI through IT” draagt bij aan Business Support Excellence

Vertrekpunt:

• Geen algemeen toegankelijke tool voor beslissingsondersteuning, planning en forecasting.

• Veel kennis in de hoofden van de mensen en opgeslagen in individuele

15

Cop

yright © 201

2

media, vaak MS Excel bestanden. Geen integratie met het gemeenschappelijk SAP ECC/BI platform en geen degelijke distributie.

• Verouderende consolidatietool, Hyperion, voldoet aan de basisbehoeften, maar gelimiteerd naar flexibiliteit, geen planning en rapportering voorzien.

• Inconsistenties tussen de aanpak van planning en actuals.

A05 “BI through IT” evalueert en implementeerttools, naar behoefte van Business

BI trough IT

A02

Mark Tonkens

Compliance & Disclosure

Zsolt UdvariPOPM

business requirements for group reporting, consolidation

available tools

A03 Nimblicity in planning IIavailable tools

A05

Innovation Excellence

business requirements for reporting, dashboarding

16

Cop

yright © 201

2


BI trough IT

Nathalie Rigouts

A03

Mark Tonkens

Nimblicity in planning II

Markus EckhartPOPM

business requirements for planning, simulation

A04

D. Shook

Business Partnering: VvV

Anders FröbergPOPM

available tools

business requirements for reporting, analysis, visualisation, info delivery, planning

A05

POPM

Commercial Excellence

OPEX

A05 “BI through IT” omvat meer dan enkel tools...

Data governance en een deugdelijke support zijn essentieel

GROUP

BG

Organisatie level / process

BPL + RFF

BPL + RFF

PLANNING

REPORTANALYSE

REPORTANALYSE

RAPPORTERING / VISUALISATIE

CONSO-LIDATE

CONSOLI-DATIE

SAP BI-IP

INF

OR

MA

TIO

ND

EL

IVE

RY

TOO

L(s)

RAPPORTERINGTAGETIK

17

Cop

yright © 201

2

BU

SUPPORT DATA QUALITY GOVERNANCE MODEL

BPL + RFF REPORTANALYSE

BW

R/3

A03 Nimblicity in Planning II

A02 Compliance & Disclosure

A04 Business Partnering: VvV

INF

OR

MA

TIO

ND

EL

IVE

RY

TOO

L(s)

Planning voor ImplementatieImplementatie van de tools gebeurt in 3 tracks

nov/11 dec/11 jan/12 feb/12 mrt/12 apr/12 mei/12 jun/12 jul/12 aug/12 sep/12 okt/12 nov/12

BI-IP BLUEPRINT BUILD

Tagetik PREPARE BLUEPRINT BUILD

18

Cop

yright © 201

2

Behoeftendefinitie enontwerp door

ICE Reporting & Dashboarding project, en

door A04 Business Partneringgo-live

Reporting PREPARE BLUEPRINT

Agenda

• Borealis

• 3G Programma

• BI through IT

19

Cop

yright © 201

2

•

• Planningstool

• BI-IP


Evolutie van Excel based planning• Vraag naar simpel budget:• 5 jaar

• Prijs

• Verkochte hoeveelheid

• Materiaalkosten

• Directe kosten

• Contributie

2012 2013 2014 2015 2016

Prijs 4,20 4,37 4,54 4,72 4,91Hoeveelheid 200.000 220.000 242.000 266.200 292.820Omzet 840.000 960.960 1.099.338 1.257.643 1.438.744Materiaal 260.000 303.160 353.485 412.163 480.582Marge 580.000 657.800 745.854 845.480 958.161Marge % 69% 68% 68% 67% 67%Directe kosten 380.000 443.080 516.631 602.392 702.389Contributie 200.000 214.720 229.222 243.088 255.772Contributie % 24% 22% 21% 19% 18%

• Introductie van regio’s:• Noord

• Oost

• Zuid

• West

• Totaal

• Introductie van producten:• CD’s

• DVD’s

• Blue Ray

• Totaal

• Introductie van versies:• Actuals

• Budget

• Forecast

20

Cop

yright © 201

2

• Totaal•

••Financiële planning

21

Cop

yright © 201

2

“T H E B E A S T”

Borealis Economic Assessment Tool

Elementen van “the BEAST” DEMAND

(APO)

Demand per grade

BALANCING

(SAP)

ProductionSales,

CAPACITYPLANTS

VARIABLE

MARKET

INTELLIGENCE

Macro-economic forecast

Seasonality impact on demand

MARKET

PRICES

ICIS prices and USD rate

22

Cop

yright © 201

2

BEAST

Sales, Inventory

INCOME

Sales prices, rebates & discounts

PRICE PREMDISCOUNTS

COSTProd team

Supply chain

FIXED COSTS

INVESTMENT PLANTS & BU’s

PRICES

Excel based planning: beperkingen en risico’s• Rapportering• Contributie per product?

• Welk product brengt de meeste contributie, en in welk jaar?

• Actuals versus actuals, budget, forecast, … jaar- en maandvergelijkingen

• Analysemogelijkheden

• Onderhoud

23

Cop

yright © 201

2

• Onderhoud• Toevoegen van cost centers, entiteiten, producten

• Simulaties/What if• Plaatsen van targets

• Hoeveel moeten we verkopen om een contributie van x te halen?

• Wat als de grondstofprijzen stijgen?

• Kunnen we de variantie tussen die twee scenario’s even analyseren?

Objectieven “BI through IT”

• Implementatie functionaliteiten voor vaste kosten, FTE and Profit & Loss planning in SAP BI-Integrated Planning (BI-IP)

• Vervanging van “the BEAST” momenteel in gebruik in Polyolefins

• Documentatie van plannings- en forecastingprocess op BU en BG level, met BI-IP als faciliterende tool

• Toepassing van change management

24

Cop

yright © 201

2

• Toepassing van change management

• Aanbieden van training naar alle gebruikers (input, approvers, analists)

• Opzet van support organisatie

Scope

• Het planningsproces zoals het momenteel bestaat in BI-IP

• Voorzien op wijzigingen en uitbreidingen

• Maar, we documenteren reeds ideeën voor verbeteringen, om deze nadien te implementeren

25

Cop

yright © 201

2

Beoogde voordelen

• Verbeterde data kwaliteit:• Robuste kostenallocatie

• Geen duplicatie van master data

• Waarde versus volume: • Ingave gebeurt direct door betrokken stakeholders, zodat analisten zich kunnen focussen op

26

Cop

yright © 201

2

analyse, uitdaging en business support (ipv data collectie en copy)

• Schaalbaarheid: • Klaar voor groei (meer integratie, potertiële overnames)

• Performance management basis: • Inzicht in actuals-planning op diverse levels/dimensies

• Versies

Project team

FTE + FC

Katrien Van Onderbergen

D. Van Genechten,

P&L

Harald HoffelnerJ. Würmitzer,

R. Maris,

Project ManagementNathalie Rigouts (business),

Peter Vantomme (IT)

Steering CommitteeMark Tonkens, Michael Schenk,

Reginald Van Peteghem

27

Cop

yright © 201

2

D. Van Genechten,G. Handsteiner,

C. Graf

R. Maris, E. Pentti, O. Lysell,

D. Ibrahim, C. Tryner

IT&S (BW) and BI

G. Gijbels, J. Vereecken, K. Verrelst

EoZen (consultancy)

Belangrijkste stakeholders

• Analisten

• Controllers

• Distributie (PO Supply Chain)

• Group strategy

• Aankoop (Aankoop Grondstoffen)

28

Cop

yright © 201

2

• Aankoop (Aankoop Grondstoffen)

• Feedstock & Energy

• Budget- en planningcoördinators

• Cost Accounting

• Business HR De smaak van het stukje olifant

Change Management

• Vroege betrokkenheid van stakeholders

• Positieve ervaring van inbreng

• Iteratief implementatieprocess (voortschrijdend inzicht als team)

29

Cop

yright © 201

2

Critical success factors• Volledige documentatie van het planningsproces, waarin de tools een ondersteunende rol spelen• Timing

• Rollen & verantwoordelijkheden

• Reconciliatie van de grondigheid van bottom-up planning met de alertheid van simulaties en top-down planning, gecombineerd met high performance

30

Cop

yright © 201

2

• Vroege communicatie naar alle stakeholders• Vroege inventarisatie van bezorgdheden en mogelijkheden, nog voor de blueprinting

• Stap-voor-stap: denk groot, start klein• Eerste implementatie van de huidige functionaliteit met quick-wins

• Maar behoud de visie van een gewenste toekomst (naar mogelijkheden en kracht van de tool)

BI-Integrated Planning (BI-IP)

• Lage drempel dankzij Excel-integratie, maar met bijkomende functionaliteiten

• Rapportering gebaseerd op BEx 7.0 (onze standaard rapporteringstool)

32

Cop

yright © 201

2

FTE en vaste kosten planning in BI-IP

• Per Cost Center (CC), per Planning Cost Element , in local currency

• FTE planning stuurt loonkosten via berekende kost/FTE (wijzigbaar) rekening houdend

met sociale bijdragen en verwachte indexsprongen per land (centrale input)

• Voor niet-personeelsgerelateerd kosten

1. Planning van de kosten voor rest van het jaar

2. Bepaling base line door verwijdering van “events” (one-offs)

3. Doortrekken naar volgend jaar, rekening houdend met types inflatie per land

33

Cop

yright © 201

2

3. Doortrekken naar volgend jaar, rekening houdend met types inflatie per land

4. Nieuwe “events” ingeven

5. Verder voor jaar+2 and jaar+3

• Voordelen:

• Historische data is beschikbaar als referentie voor planning, en BPL data voor RFF

• Combinatie van top-down targets met bottom-up planning mogelijk

Kostallocatie in BI-IP

• Finale versie van de planning (primaire kosten) in Euro wordt gealloceerd

• Allocatie van CC naar CC en van CC naar P&L

• Data voor berekening van sleutels kan beschikbaar gemaakt worden in BI-IP en het

systeem kan zo assisteren in de berekening van de sleutels

• Sleutels kunnen ook manueel worden ingegeven

34

Cop

yright © 201

2

• Sleutels kunnen ook manueel worden ingegeven

• Volgende fase: allocatie van actuals via dezelfde sleutels

CAPEX planning

• Input op Business Plan number (Bpnumber, gebruikt in ECC)

• Allocatie van Profit Center naar Asset Cluster

• Opmerking: berekening van afschrijvingen van toekomstige activa worden gedaan in

de Group Planning tool Tagetik, het resultaat wordt opgenomen in BI-IP

35

Cop

yright © 201

2

de Group Planning tool Tagetik, het resultaat wordt opgenomen in BI-IP

P&L planning in BI-IP (Polyolefins only)

• Verkoop volumes: via APO

• Prijzen en kortingen: ingave door BU analist, op S&OP family level

• Distributie kosten: # km * geplande kost/km (input door Distributie)

• Productiekosten: hoeveelheden van de Cost Estimates (per kostprijscomponent) en

toekomstige prijzen voor monomer, grondstoffen en utilities (input door Group Strategy,

Procurement, Feedstock & Energy)

36

Cop

yright © 201

2

Procurement, Feedstock & Energy)

• Berekening van inventariseffecten volgens zelfde logica als voor actuals (Q uit SNP)

• Vaste productiekosten en afschrijvingen: berekening standaard kosten en varianties

• Vaste overhead kosten: vanuit de allocatie van de vaste kosten planning

• Bemerking: Planning is volgens ‘the CO-PA way’ maar een vertaling naar rekeningen is

voorzien

• Verdeel de olifant in stukjes, maak ze smaakvol (stakeholderinvolvement)

• Business en IT werken zeer nauw samen

• Integratie met strategie

• Stap-per-stap bewaakt het overzicht

Samenvattend

38

Cop

yright © 201

2

• Stap-per-stap bewaakt het overzicht

• Niet enkel tools, maar ook processen en structuren

• Change Management door iteratieve implementatie

Einde presentatie

Nathalie Rigouts

Maart 2012

40

Cop

yright © 201

2

Maart 2012

The information contained herein is to our knowledge accurate and reliable as of the date of publication. Borealis extends no warranties and makes no representations as to the accuracy or completeness of the information contained herein, and assumes no responsibility

regarding the consequences of its use or for any printing errors.

borealis a05 “bi through it” binnen...

Documents