boîte à outils en harmonisation optimisation des processus
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Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus. Formations données à l’ensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation. Pour commencer. Feuille de présence Porte-nom - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus
Formations données à l’ensemble des directionsSeptembre-octobre 2013
Cécile LagoutteConseillère senior en développement organisationnel
Direction du soutien à la Transformation
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Pour commencer
• Feuille de présence• Porte-nom• Présentation PPT sera disponible sous forme
électronique
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La direction du soutien à la Transformation
• Soutenir les projets de transformation liés – à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment
administratif en 2013 et, – à plus long terme, à la mise en service du nouvel
hôpital en 2016 et 2019.– à la transition de Notre-Dame vers un hôpital
communautaire
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L’harmonisation/optimisation des processus
• Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes
• Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes
• Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus
Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe
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La boîte à outils et le Lean
• Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM
• Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière
• Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue
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La boîte à outils
Fiches méthodesModalités de développement
en soutien
Groupe de partage
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Porte-nom
• Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils
• Un élément qui m’encourage à l’utiliser• Un élément qui m’inquiète/m’empêche de
l’utiliser
3 min
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Aujourd’hui• Les phases de la boîte à outils
• www.boiteaoutilstransfo.ca• Inscription aux prochaines modalités de développement
offertes en soutien
Planifier l’équipe et le projet Éléments importants de la fiche d’identification de projet
Planifier la collecte de données
Adaptation de la liste des informations à rassembler à vos projets
Planifier les zones d’amélioration
Choix des modes d’amélioration selon les besoins de vos projets
Implanter Rôle du gestionnaire dans la phase Implanter de l’harmonisation/optimisation
Suivre Suivis de projet rapides et efficaces avec vos équipes de travail
Ajuster
PAUSE
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Règles de fonctionnement
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Questions?
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6 étapes
1 h 30 par semaine
6 à 8 mois au total
si on utilise l’ensemble des outils proposés
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Planifier l’équipe et le projet
• Partir sur des bases solides– Une équipe qui partage une vision– Un projet clair, ambitieux et réaliste– Des alliés dans l’organisation
• Prévoir dès le début les communications
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Au fait, c’est quoi un processus?
• www.boiteaoutilstransfo.ca
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Processus : Succession d’activités qui génère un
produit, un soin ou un service
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Une question de taille ?
Ambitieux• Amélioration significative• Insatisfaction envers la
situation de départ forte/partagée
• Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients
Réaliste• Apprendre d’abord avec des
petits projets?• Toujours dans notre zone
de contrôle• Selon la disponibilité des
membres de l’équipe
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Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une
harmonisation/optimisation• La communication avec les bureaux externes
des médecins dans une clinique• La création d’un nouveau code budgétaire ou
l’ajout d’une référence • La présence du CHUM dans les évènements de
recrutement : choix, organisation, suivi• L’installation d’un nouvel appareil bio-médical
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Partager une compréhension commune du processus : la FIP
• Fiche d’identification de projet
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Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf
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Un atelier de 45 min est
disponible sur la section des
risques
![Page 21: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/21.jpg)
On s’exerce!
• Deux fiches d’identification de projets fictifs• Par équipe de 4 personnes
– Trouver un point fort dans la fiche projet– Trouver une erreur dans la fiche projet
10 minen équipe
10 minpartage grand groupe
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Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 1 Atelier Gestion des risques 23 octobre 2013
Phase Planifier 1 Atelier Gestion de projet 20 novembre 2013
Ateliers de 45 min
Surveillez vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
![Page 23: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/23.jpg)
Questions?
![Page 24: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/24.jpg)
![Page 25: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/25.jpg)
Planifier la collecte de données
• Prise de décision basée sur les données probantes– Privilégier les données existantes– Associer les membres de l’équipe à la collecte de
données
![Page 26: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/26.jpg)
La cartographie
Sondages en ligne Statistiques
issus du système de
Pathologie et données RH
Décomptes réalisés par les
membres de l’équipe de Pathologie
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Des documents à
adapter selon vos besoins
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Rechercher les bonnes informations
![Page 29: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/29.jpg)
Deux exemples
d’adaptation disponibles :Pathologie
Ophtalmologie
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On s’exerce!
• Projet des diètes spéciales
• Par équipe de 4 personnes– Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe
10 minen équipe
5 minpartage grand groupe
![Page 31: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/31.jpg)
![Page 32: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/32.jpg)
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 2 Atelier Observations instantanées
22 janvier 2014
Une méthode à découvrir!Surveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
![Page 33: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/33.jpg)
Questions?
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![Page 35: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/35.jpg)
Planifier les zones d’amélioration
• Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions!
• Livrable de cette phaseZone d’amélioration Mode d’amélioration1
2
3
4
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Choisissez-en une, deux ou essayez-les
toutes!
Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de
soins et de gestion et
l’amélioration de l’expérience-
patient
![Page 37: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/37.jpg)
Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins
![Page 38: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/38.jpg)
![Page 39: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/39.jpg)
On s’exerce!
• Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines
• Par équipe de 4 personnes– Choisissez 3 zones d’amélioration– Associez à chaque zone un mode d’amélioration
7 minen équipe
8 minpartage grand groupe
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Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Planifier 3 Techniques Lean 26 mars 2014
Formation d’une
journéeSurveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
![Page 41: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/41.jpg)
Questions?
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Pause
15 min
![Page 43: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/43.jpg)
![Page 44: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/44.jpg)
Implanter le plan d’action
• Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions
• Élément le plus critique :– Pas les connaissances– Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger
et soutenir les équipes
![Page 45: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/45.jpg)
Éléments présentés dans la journée de
formation aux techniques Lean
Projet 5SJ’organise mon
CHUM à la DRC
![Page 46: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/46.jpg)
Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisation
en pathologie
![Page 47: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/47.jpg)
Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme
« Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail,
les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir
une bonne représentativité des trois sites si applicable »
« Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »
« Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins »
![Page 48: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/48.jpg)
Et quand cela ne fait pas votre affaire …
« Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées
que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé »
Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats
![Page 49: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/49.jpg)
Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas
Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution?1
Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne
fonctionne pas?2
Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions?3
Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?4
![Page 50: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/50.jpg)
Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances D’octobre 2013 à mai 2014
Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes 1er avril 2014
Atelier de 60 minSurveillez
vos courriels
Rencontre d’information
le 20 septembre
![Page 51: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/51.jpg)
Questions?
![Page 52: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/52.jpg)
![Page 53: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/53.jpg)
Suivre l’atteinte des objectifs
• Sans y passer ses journées ni perdre la motivation de son équipe!– Créer des habitudes simples et positives de suivi– Utiliser les moments habituels de communication
avec votre équipe
![Page 54: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/54.jpg)
Évaluer ce qui fonctionne et ce qui plaît à l’équipe plutôt
que lister les problèmes!
![Page 55: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/55.jpg)
Les audits croisés
![Page 56: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/56.jpg)
Le Kamiquoi?
• Kamishibai : – représentation visuelle de l’adoption du processus
cible– audit par les pairs rapide à effectuer et facile à
analyser
Inscrire ici un élément
d’évaluation ou de suivi du
projet
L’autre côté est rouge
Inscrire ici un élément d’évaluatio
n ou de suivi du projet
![Page 57: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/57.jpg)
On l’essaie!
• 20 critères et autant de cartes sur notre kamishibai
• Chacun prend une carte et procède à l’évaluation de l’élément indiqué :– Oui : vert– Non : rouge
• Retour en grand groupe : analyse des résultats
3 min
5 min
![Page 58: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/58.jpg)
Questions?
![Page 59: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/59.jpg)
À venir : la phase Ajuster
![Page 60: Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus](https://reader035.vdocuments.mx/reader035/viewer/2022062501/568164a6550346895dd6965b/html5/thumbnails/60.jpg)
www.boiteaoutilstranfo.ca
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Les modalités de développementoffertes en soutien
Groupe de co-développement
8 séances 90 min : éléments de discussion puis
échange
D’octobre 2013 à mai
2014Phase Planifier 1 Atelier Gestion
des risques45 min 23 octobre
2013Phase Planifier 1 Atelier Gestion de
projet45 min 20 novembre
2013Phase Planifier 2 Atelier
Observations instantanées
90 min 22 janvier 2014
Phase Planifier 3 Techniques Lean Une journée 26 mars 2014
Phase Implanter Atelier Résolution de problèmes
60 min 1er avril 2014
Phase Suivre Atelier Modèle de performance
À confirmer 28 mai 2014