Bogotá D.C., 2015

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Antecedentes

La CAR no contaba con un sistema administración e información documental y de tramites (internos y externos) estándar.

Plantea la necesidad de mejorar la forma en que se lleva control de los trámites y la documentación.

Se requiere cumplir con normatividad vigente.

Se utilizaban demasiados insumos y tiempos de tramites.

Contribuir con política CERO PAPEL, Gobierno en Línea, Ley Anti-trámites.

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CONTENIDO

1. ¿Qué es SIDCAR?2. Resultados3. Flujo de procesos4. Acceso5. Usuario y contraseña6. ¿Cómo responder

tramites?7. ¿Como elaborar

documentos Digitales ?8. Ahorros de papel

¿QUE ES Y PARA QUE?

• Controlar, elaborar y agilizar eficazmente los trámites que realiza la entidad (Internos y externos)

• Incrementa sustancialmente la productividad: Controlando los tiempos de respuesta y las tareas especificas de cada trámite.

• Alarmas, reportes para el control de los tiempos y trámites

• Estadísticas parametrizables para medir el comportamiento de la gestión por cada dependencia, por municipio (veredas) y tipo de tramite.

• Documentos digitales que ayudan a disminuir el consumo de papel, tintas, etiquetas, mensajería, etc. (Memorandos , Circulares y oficios)

Sistema de Administración

Documental de la Corporación

Autónoma Regional CAR

Resultados• Indicadores tangibles y cuantificables de Gestión• Modelo de trabajo• Inmediatez• Economía suministros, mensajería (papel, tintas,

etiquetas)• Seguimiento, compromiso.• Nuevos desarrollos (oficios digitales, PQR, radicación

de correos electrónicos, uso de firmas digitales, interacción con otros software)

CICLO DE LOS DOCUMENTOS

RadicaciónAsignaciónInicial

Dependencia

Llegada de Correspondencia

Asignación

FuncionarioResponsable

Respuesta

Salida y Descarga De correspondencia

Nueva DependenciaAsignación

Salida deCorrespondenciaContestada

DocumentoOriginal - Archivo

Elaboración de Documentos Digitales

Pre-radicación Correcciones, observaciones

Firma yRadicación

Trámite

CERO PAPEL

ACCESO • La dirección WEB de entrada

directa al SIDCAR es:http://sidcar.car.gov.co

• Acceso en red CAR http://sidcar

• Navegador : Mozilla Firefox / Google Chrome

USUARIO Y CONTRASEÑA1. La clave es enviada a su e-

mail.2. “¿Olvidaste tu contraseña?”

en la página de pedirá usuario y mail.

3. Mantén actualizado directorio interno CAR y asegura tu SIDCAR, cambiando continuamente tu contraseña.

4. Ingresa a "Mi perfil" , edita tus datos y clic en aceptar

PAGINA DE INCIO

PAGINA PRINCIPAL

RESPONDER TRAMITES

• SIDCAR utiliza un buzón donde encontrará los trámites que le son asignados, cada uno tiene iconos de color rojo, amarillo o verde, indican el estado actual de gestión del trámite.

RESPONDER TRAMITES

1. Priorice sus tareas (por tiempo de respuesta, fecha de vencimiento, etc...)

2. Visualice el tramite que le asignaron para determinar la respuesta a dar, verifique el historial y adjuntos.

3. Haga clic en responder

RESPONDER TRAMITESCada trámite cuenta con distintas opciones como: Descargar con documento, Respuesta parcial, No requieren respuesta, Se reasigna para continuar y Ejecución cumplida. Una vez seleccionada la opción deberá indicar al sistema: Números de documentos, fechas y justificación del tramite dado

RESPONDER CON DOC. DIGITAL

RESPONDER CON DOC. DIGITAL

ELABORAR DOCUMENTOS DIGITALES

Desde el aplicativo en el vínculo de documentos digitales seleccionamos que tipo OFICIO MEMORANDO O CIRCULAR incorporamos los datos básicos como destinatario, asunto, contenido, adjuntos y firmante visualizamos y enviamos para firma.

SI ES OFICIO EXTERNO

 

ENVIAR EL OFICIO

 

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REPORTES

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REPORTE – GESTIÓN

AHORRO DE PAPEL, TINTA, CARPETAS, ESTIQUER DE RADICACIÓN, SOBRES, COSTOS DE MENSAJERÍA, TIEMPOS.

TOTAL DE DOCUMENTOS DIGITALES GENERADOS EN SIDCAR

POR AÑO