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ESTUDIOS PREVIOS Y TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE COSTOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

SEPTIEMBRE 2008

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Las entidades públicas, cuyas funciones se encuentran orientadas a la prestación de servicios a la sociedad, deben implementar un Sistema de Gestión de Costos que les permita determinar los costos que se causan en desarrollo de sus funciones; éstos deben ser cuantificados y desagregados según las atribuciones que deban cumplir.

En el caso de Procuraduría General de la Nación, (PGN en adelante), el Decreto 262/2000 establece en el artículo 62: “La Secretaría General tiene las siguientes funciones: (…) 3. Dirigir y coordinar las actividades tendientes a prestar el soporte administrativo, humano y financiero que requiera la Entidad. 4. Coordinar el ejercicio de la ordenación del gasto, cuando el Procurador delegue dicha función en otros servidores de la Entidad”, y en el artículo 65: “La División Financiera tiene las siguientes funciones: 1. Dirigir y controlar el manejo presupuestal, contable y de tesorería de la Entidad, así como las actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros”.

Las razones anteriores justifican la creación de un sistema de información para la PGN, que la apoye en la realización de estas funciones, permitiéndole trabajar dentro de una cultura de calidad que conlleve a un mejoramiento continuo, con metodologías y modelos que:

o Midan su gestión y el servicio que presta al ciudadano.o Determinen la eficacia, eficiencia y efectividad en el uso de los recursos.o Comparen los costos de las actividades, procesos y/o servicios afines o similares.

Dada la importancia significativa del costeo de las actividades, procesos y servicios, y su impacto económico, la PGN dentro del Programa de Sostenibilidad de la Modernización Institucional, busca a través de la adquisición de la herramienta tecnológica implementar el Sistema de Gestión de Costos con el fin de cuantificar la asignación y uso adecuado de los recursos asignados a los Centros de Costo (unidades funcionales) definidos por la consultoría que en desarrollo del Programa de Modernización, diseñó y desarrolló el modelo para la Entidad, los cuales a su vez, se encuentran asociados a las actividades desarrolladas; todo esto enmarcado en la optimización de los servicios prestados a la sociedad.

La flexibilidad de la estructura del Sistema de Gestión de Costos y la diversidad de informes e indicadores que aportará el sistema de información, debe servir a la Entidad para comprender cada uno de los centros de costo, generando interrelaciones que interpretadas desde diferentes puntos de vista, permitan un análisis gerencial que apoye a la dirección en la toma de decisiones.

Así mismo la necesidad de adquirir este software surge como complemento al cumplimiento del inciso c. del artículo 2.11. del Anexo A del Contrato de Préstamo 1459/OC-CO, el cual consagra

UNIDAD COORDINADORA DEL PROGRAMA DE APOYO AL FORTALECIMIENTO DE LA PGNCarrera 5 No 15-80 piso 18 TEL. 587 8750 Ext. 11820. www.procuraduria.gov.co

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http://www.procuraduria.gov.co/

que: “en lo referente al establecimiento de instrumentos financieros para facilitar la toma de decisiones: (i) levantar la información necesaria para plantear un modelo de centro de costos; (ii) implantar este modelo con el apoyo de publicaciones y cartillas especiales; y (iii) puesta en marcha y difusión del modelo financiero”. Lo anterior supone que este aspecto se encontraba determinado al momento de desarrollarse la sostenibilidad del programa.

Finalmente con esta adquisición se concreta una de las recomendaciones que estableció la UT. Proyecto Procuraduría, en ejecución del contrato 047/2007, como actividad prioritaria a corto plazo del Plan de Sostenibilidad 2008 – 2017 del Programa de Modernización diseñado para la PGN.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES ESENCIALES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

2.1 Descripción del objeto a contratar

El objeto a contratar consiste en la adquisición e implementación del software para el manejo del Sistema de Gestión de Costos de la PGN.

2.2 Especificaciones esenciales

El contrato debe contemplar para los requerimientos solicitados las siguientes especificaciones:

1. Información general

El oferente debe indicar claramente las siguientes características del software ofrecido y anexar los catálogos que las soportan:

o Marca o Versióno Sistema(s) Operativo(s) sobre los cuales funciona el softwareo Características de hardware y software requeridas para su instalación y funcionamientoo Base(s) de Datos y la versión sobre la cual funciona el software o Versión de IISo Lenguaje de programación en el cual está desarrollado el softwareo Módulos que contiene el software con la correspondiente descripción de las

funcionalidades de cada uno de ellos

2. Requerimientos mínimos obligatorios

2.1. Nombre de Producto(s) y versión

o Se debe especificar el nombre de producto o los productos ofrecidos y las versiones correspondientes.

2.2. Requerimientos Funcionales

2.2.1. Generales


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o El software debe permitir el cálculo, administración y análisis de los costos en cualquier tipo de estructura organizacional, que admita construir y editar el modelo de costos, realizar las distribuciones, y realizar el mantenimiento de históricos.

o El software debe soportar conexiones a bases de datos relacionales sobre plataforma Windows, ya sea a través de ODBC o de drivers nativos, para la realización de consultas, importación de archivos planos, y generación y recuperación de backups (copias de respaldo).

o El software debe poseer un conjunto de reportes predefinidos de tipo tabla, acompañados por gráficos, encadenados por hipervínculos, y que permitan filtrar, ordenar columnas, y realizar drill-down para ver detalles de la información visualizada.

2.2.2. Centros de costo

o El software debe permitir la definición de los centros de costo y clasificarlos de acuerdo a la estructura orgánica de la PGN y las recomendaciones del diseño del modelo.

o El software debe facilitar la codificación de los niveles de acumulación, según estructura orgánica y necesidades de información.

o El software debe permitir la identificación de los productos de cada centro de costo.o El software debe posibilitar el establecer la relación entre la estructura de centros de

costo con el Plan General de Contabilidad Pública.

2.2.3. Recursos de la PGN

o El software debe permitir la clasificación y atributos de los recursos.o El software debe permitir introducir las unidades de consumo.o El software debe facilitar la identificación y valoración de los sistemas de información de

administración de recursos.o El software debe permitir la identificación de los inductores de primer nivel, es decir,

aquellos que permiten asignar recursos a los centros de costo.o El software debe manejar la definición de las fuentes de información de los recursos o El software debe posibilitar la parametrización de los datos de entrada de los recursos.

2.2.4. Actividades a costear

o El software debe incluir la identificación y definición de los macro procesos, procesos y subprocesos y actividades, a través del árbol de procesos, diccionario de actividades, matriz de cruce de actividades y funciones por producto.

o El software debe manejar la clasificación de las actividades dentro de los centros de costo.

o El software debe manejar la clasificación por atributos a las actividades, así como de los tiempos de dedicación y/o ejecución.

o El software debe permitir la identificación de los inductores de segundo nivel, es decir aquellos que permiten asignar el costo a los objetos de costo.

2.2.5. Objetos de costo

o El software debe utilizar la clasificación de los productos de los procesos misionales, de apoyo y dirección.


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2.2.6. Inductores

o El software debe parametrizar los inductores por nombre, definición, función y su codificación.

o El software debe poder mantener, actualizar y optimizar la estructura de los inductores.

2.3. Requerimientos No Funcionales

2.3.1. Licenciamiento

o Proveer e instalar las licencias necesarias del producto o los producto(s) que satisfagan los requerimientos funcionales, teniendo en cuenta la siguiente información: El licenciamiento debe ser a perpetuidad. Se tendrán los siguientes roles y número de usuarios:

- Un (1) administrador funcional, que será el responsable principalmente de la administración del sistema de gestión de costos (crear, modificar o actualizar elementos del modelo) y del mantenimiento de la seguridad (creación de usuarios, perfiles y asignación de permisos).

- Dos (2) funcionarios de la Secretaría General y/o la División Financiera, que serán usuarios avanzados o administradores de proceso que se encargarán especialmente de la revisión y seguimiento de la información que procede de las dependencias a nivel central y regional, del análisis de la misma y de la creación de reportes e indicadores corporativos.

- Hasta 35 usuarios simultáneos que consultarán información generada por el sistema (usuarios de consultas y reportes).

o Todo el software que se requiera tanto en el servidor como en los clientes para el funcionamiento de la solución deberá estar incluido en los costos.

o El proveedor debe suministrar la última versión del software que se encuentre liberada en el mercado al momento de la entrega e incluir los medios de instalación y manuales, así como las licencias de uso. En caso de que los medios de instalación presenten defectos el contratista deberá cambiarlos en un término no mayor de dos (2) días hábiles.

2.3.2. Arquitectura y Plataforma

o La funcionalidad del software debe estar 100% disponible en la Web, para módulos distintos a los de administración, los cuales podrán ser cliente/servidor. El software debe correr o ejecutar obligatoriamente sobre el motor de base de datos SQL Server, sistema operacional Windows e Internet Information Server (IIS).

o El software debe soportar el sistema de correo electrónico de la Entidad (MS Exchange 2000 Server)

o El software debe funcionar sobre estaciones cliente con las siguientes características:

Sistema operacional Windows XP Profesional Computadores Pentium IV, un (1) procesador de 3.0 Ghz, 512 MB de RAM tipo DDR 400, disco duro de 80 GB, monitor SVGA

Sistema operacional Windows XP Profesional Internet Explorer 6.0 Office 2003 Standard (Word, Excel, Powerpoint)


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o El software debe estar desarrollado en ambiente gráfico.

2.3.3. Flexibilidad

o El software debe ser parametrizable, de tal forma que se pueda adaptar a las necesidades de la Entidad.

2.3.4. Documentación y Ayudas

o El software debe contar con ayuda en línea para los usuarios

Los manuales de usuario del software se deberán entregar en español, en medio magnético, y una copia en papel.

Se deberá entregar el instructivo de instalación del software en español, en medio magnético y una copia en papel.

2.3.5. Seguridad

o El software debe contar con un módulo de administración y seguridad centralizado que permita la creación y mantenimiento de usuarios y perfiles de acceso a las opciones del sistema.

o El software debe manejar logs de auditoría

2.3.6. Idioma

o El software ofrecido debe estar en idioma español

3. Servicios Conexos

3.1. Instalación, configuración e implantación del software

o El Contratista instalará, configurará y entregará el software para el manejo del Sistema de Gestión de Costos de la PGN en correcto funcionamiento y a satisfacción del supervisor del contrato. Para lo cual deberá realizar como mínimo las siguientes actividades:

Entregar el cronograma preliminar de ejecución del proyecto estableciendo tiempos, responsables y puntos de control. Este cronograma deberá incluir actividades como la instalación, parametrización, configuración e implantación del software.

Entender el diseño del Sistema de Gestión de Costos de la PGN elaborado por la firma JAHV McGregor S.A La información referente a dicho sistema, sus requerimientos y su dimensionamiento se encuentra en los documentos:

- Manual del diseño del Sistema de Gestión de Costos.- Metodología de implementación.- Plan de comunicación y sensibilización.- Material de capacitación.


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- Desarrollo y análisis de los pilotos.- Recomendación tecnológica.- Manual técnico del demo para pilotos.- Dimensionamiento proyecto implementación del Sistema de Gestión de Costos.

Ajustar el cronograma de ejecución del proyecto.

Implementar en el software ofertado el Sistema de Gestión de Costos de la PGN diseñado por la firma JAHV McGregor en ejecución del contrato 066/2006, para lo cual deberá realizar como mínimo lo siguiente:

- Instalar y configurar el software en el servidor(es) suministrado(s) por la Entidad. - Parametrizar o personalizar el software de acuerdo con las necesidades

específicas de la Entidad de tal forma que permita el manejo del Sistema de Gestión de Costos de la PGN.

- Definir los procesos y procedimientos, tanto a nivel organizacional como a nivel tecnológico, para el cargue periódico de información de las diferentes fuentes. Lo anterior incluye la definición de los formatos de recolección de datos y los responsables de suministrarlos y actualizarlos así como también la especificación de la alimentación de la información a través de archivos planos (interfases de entrada).

- Efectuar el registro de la información inicial correspondiente al Sistema de Gestión de Costos de la PGN, para lo cual se utilizará la información existente a la fecha y que repose en cualquier medio impreso, electrónico o en los sistemas de información actuales de la PGN, esto incluye la implementación de los procedimientos para cargar la información de información proveniente de sistemas tales como el Sistema Administrativo y Financiero – SIAF y el Sistema de Información Misional – SIM.

- Realizar el diseño y/o personalización de los reportes e indicadores requeridos por la supervisión del contrato de la PGN.

Efectuar un (1) piloto para probar el correcto y adecuado funcionamiento del software con el Sistema de Gestión de Costos de la PGN. Este piloto se ejecutará en la dependencia de la Entidad que sea seleccionada por la supervisión del contrato. El alcance del piloto debe contemplar como mínimo:

- Definir el cronograma de actividades.- Revisar la información relativa al centro de costos de la dependencia, con el equipo de

trabajo de la PGN, con el fin de dar las recomendaciones necesarias para su implementación en el software, teniendo en cuenta la experiencia del contratista.

- Parametrizar o personalizar el software a las necesidades específicas del área.- Acompañar a los usuarios en el registro de información requerida para el Sistema de

Gestión de Costos de la dependencia seleccionada. Tal centro de costos estará definido y alineado con el Sistema de Gestión de Costos de la PGN, diseñado por la firma JAHV McGregor S.A. en ejecución del contrato PGN-BID 066/2006.

- Efectuar el diseño y/o personalización de los reportes requeridos

Realizar los ajustes que puedan surgir de la implantación del software en la


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dependencia piloto. Entregar toda la documentación del proyecto, entre la que se incluye el manual de

administración y operación del modelo de la PGN en el software adquirido y el manual de interfases.

Efectuar las labores de acompañamiento necesarias para asegurar la correcta utilización del software, resolver las inquietudes que puedan surgir durante la implantación, y demostrar que el software funciona adecuadamente.

3.2. Capacitación y transferencia de conocimiento

o El oferente deberá capacitar a funcionarios de la PGN mediante:

La transferencia de conocimiento durante el proceso de instalación, configuración, parametrización e implantación del software. El contratista deberá incluir actividades, durante la ejecución del contrato, donde participe el equipo de trabajo de la PGN, para garantizar la transferencia de conocimiento.

Capacitación para administradores: El oferente deberá ofrecer capacitación presencial en el conocimiento de todas las funcionalidades del software, incluidas las de parametrización, administración del software y alimentación de información desde diversas fuentes, para cinco (5) funcionarios designados por la supervisión del contrato, que se encargarán de la administración del Sistema de Gestión de Costos de la PGN y de actuar como multiplicadores al interior de la PGN. Los siguientes son los requisitos de la capacitación requerida:

Criterio RequisitoLugar BogotáModalidad PresencialTamaño del grupo

Cinco (5) funcionarios

Duración Mínimo 24 horasCertificación Se expedirá certificado de asistencia Computadores Un (1) computador por cada participanteMaterial Impreso y medio magnético, una (1) copia de c/u por participante

Calidad de los instructores

El oferente debe demostrar que la(s) persona(s) que realizarán la capacitación en la PGN, han dictado por lo menos dos (2) cursos relacionados con el diseño e implementación de modelos de centro de costos.

Recursos y logística

El oferente asume todos los costos de la capacitación, entre los que se encuentran los asociados a computadores, conectividad, salones, reproducción del material, equipos, instalaciones, adecuaciones y ayudas audiovisuales (videobeam, etc.) para la realización de la capacitación. Así como la logística para garantizar la realización oportuna de la misma.


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Criterio Requisito

Plan de capacitación

Antes de iniciar los cursos, el contratista se obliga a entregar, con 8 días calendario de antelación, un plan que contenga la descripción de los cursos, temas a tratar e intensidad horaria por cada uno de ellos.

Aspectos deMetodología

El oferente debe incluir dentro de la capacitación, aspectos de metodología educativa y pedagogía para que las personas formadas estén en capacidad de transferir el conocimiento a otros miembros de la PGN en cursos formales o por tutorías.Todo el proceso de capacitación deberá apoyarse con estudios de casos reales de la PGN y con las ayudas en línea del sistema.

Capacitación para usuarios finales: El oferente deberá ofrecer capacitación presencial en el conocimiento de las funcionalidades del software relacionadas con la realización y consulta de reportes e indicadores de los centros de costos, análisis de la información extraída, para treinta (30) funcionarios (Se deben incluir funcionarios de la Secretaría General, la División Financiera, la División Administrativa, la Oficina de Planeación y la Oficina de Control Interno, entre otros). Los siguientes son los requisitos de la capacitación requerida:

Criterio RequisitoLugar Bogotá Modalidad PresencialGrupos 2Tamaño del grupo

Quince (15) funcionarios, por grupo.

Duración Mínimo 8 horas, cuya intensidad diaria no supere las cuatro (4) horasCertificación Se expedirá certificado de asistencia Computadores Un (1) computador por cada participanteMaterial Impreso y medio magnético, una (1) copia de c/u por participante


El oferente debe demostrar que la(s) persona(s) que realizarán la capacitación en la PGN, han dictado por lo menos dos (2) cursos relacionados con el diseño e implementación de modelos de centro de costos.






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Criterio RequisitoAspectos de metodología

La capacitación deberá ser teórico-práctica, apoyándose con estudios de casos reales de la PGN y con las ayudas en línea del sistema.

Capacitación técnica: El oferente deberá ofrecer capacitación técnica en la instalación y configuración del software y en las funcionalidades relacionadas con las interfases, para dos (2) funcionarios de la Oficina de Sistemas.

Criterio RequisitoLugar Bogotá Modalidad PresencialTamaño del grupo

Dos (2) funcionarios

Duración Mínimo 16 horas, cuya intensidad diaria no supere las cuatro (4) horasCertificación Se expedirá certificado de asistencia Computadores Un (1) computador por cada participanteMaterial Impreso y medio magnético, una (1) copia de c/u por participante


El oferente debe demostrar que la(s) persona(s) que realizarán la capacitación en la PGN, han dictado por lo menos dos (2) cursos relacionados con los aspectos técnicos en la instalación y configuración del software ofrecido y en las funcionalidades relacionadas con las interfases.





Aspectos de metodología

La capacitación deberá ser teórico-práctica, apoyándose con estudios de casos reales de la PGN y con las ayudas en línea del sistema.

3.3. Garantía, soporte y actualización del software

o El oferente debe garantizar la calidad del software contra defectos de funcionamiento (operación normal del producto) por un período de al menos dos (2) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción del software implementado en la Entidad. Durante este período, el contratista deberá brindar el servicio de soporte el cual debe incluir:

Asistencia sobre la funcionalidad del software, de lunes a viernes, en horario de 8:00 AM a 5:00 PM, vía telefónica o por e-mail o de forma presencial cuando se requiera. El


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tiempo de respuesta entre la recepción del requerimiento y el soporte técnico no debe ser mayor a ocho (8) horas hábiles.

Entrega de las actualizaciones de los productos objeto de la contratación cada vez que se liberen nuevas versiones o correcciones durante el tiempo de soporte (incluye los medios de instalación, la documentación respectiva, la instalación, configuración y la inducción sobre su manejo y administración).

Realizar visitas mensuales para apoyar la correcta utilización del software por parte de la Entidad y la adecuada aplicación de los procedimientos definidos.

o En la propuesta el oferente deberá especificar el procedimiento a seguir para obtener el servicio de soporte y la forma como se atenderán los requerimientos, así como también deberá indicar el procedimiento para obtener la actualización o la nueva versión de los productos objeto de la contratación, cada vez que se libere una nueva versión de los mismos.

o El oferente deberá indicar en su oferta el valor anual del soporte y mantenimiento del software. Este valor, a partir del tercer año, no deberá ser superior al 15% del costo de licenciamiento del software sin incluir el IVA.

3.4. Personal calificado

o Las actividades de instalación, configuración, parametrización e implantación del software deberán ser ejecutadas por el siguiente equipo de trabajo mínimo:

Un (1) Gerente de Proyecto con experiencia mínima de dos (2) proyectos de implementación del software ofrecido, con el conocimiento conceptual de costeo ABC, que se encargue de la administración del proyecto, de actuar como canal de comunicación formal con la PGN y de las actividades de acompañamiento conceptual para garantizar el éxito del proyecto.

Un (1) Consultor Senior con experiencia mínima de dos (2) proyectos de parametrización y/o implementación del software ofrecido que se encargará de la ejecución de todas las actividades de implementación del software.

Un (1) Experto en plataforma tecnológica con experiencia mínima de dos (2) proyectos de instalación, configuración y/o implementación del software ofrecido, a cargo de las actividades de instalación de la aplicación, de las bases de datos y de la puesta a punto del software en la plataforma tecnológica de la PGN.

o Con el fin de acreditar la experiencia, al inicio de la ejecución del contrato, el contratista deberá presentar certificaciones del grupo de trabajo que acrediten los requisitos solicitados. En cualquier momento de la ejecución del contrato, el supervisor podrá solicitar cambio de las personas que considere no satisfacen los requerimientos necesarios para desarrollar adecuadamente el objeto contratado.

3.5. Catálogos

o El oferente deberá suministrar los catálogos originales correspondientes al software ofrecido los cuales se requieren para precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto de la licitación. Dichos catálogos deberán estar en idioma español o inglés.

o Los catálogos deben soportar todos los ofrecimientos del Oferente. En todos los casos, los


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oferentes deben indicar el número de la página del catálogo en la cual se pueda verificar el cumplimiento del requerimiento y subrayar o resaltar en el catálogo la información relacionada con este cumplimiento.

3.6. Licencias

o La totalidad del software instalado y entregado por el Contratista y requerido dentro de la solución deberá contar con su correcto licenciamiento a nombre de la PGN.

o El contratista entregará un documento impreso donde conste el número de licencias autorizadas, la vigencia, nombre del software y versión. Debe autorizar de manera explícita a la PGN el uso de versiones posteriores que se liberen durante el periodo de la garantía y soporte establecido para dos (2) años

4. Puntaje adicional

4.1. Licencias

o Por el ofrecimiento de una (1) licencia adicional a la solicitada, cuyo rol sea el de administrador funcional, se otorgarán diez (10) puntos.

o Por el ofrecimiento de una (1) licencia adicional a las dos (2) solicitadas, cuyo rol sea el de usuarios avanzados o administradores de proceso, se otorgarán cinco (5) puntos hasta un máximo de diez (10) puntos.

o Por el ofrecimiento de una (1) licencia adicional a las 35 solicitadas, cuyo rol sea el de usuarios finales, se otorgarán un (1) punto hasta un máximo de quince (15) puntos.

o Si la totalidad de las licencias ofrecidas, (tanto las requeridas como cantidades mínimas como las ofrecidas adicionalmente), pueden trabajar de manera simultánea, se otorgarán cinco (5) puntos.

Las características de estas licencias deben ser las mismas que las consagradas en el numeral 2.3.1. Licenciamiento.

4.2. Capacitación

Por el ofrecimiento de un (1) grupo adicional de capacitación para usuarios finales, se otorgarán diez (10) puntos.

Las características de este grupo adicional de capacitación a usuarios finales deben ser las mismas que las consagradas en el numeral 3.2. Capacitación y transferencia de conocimiento.

Con el fin de acreditar los ofrecimientos adicionales de licencias y capacitaciones, el oferente deberá relacionar en su oferta el folio o folios donde se comprometa a dichos ofrecimientos.

5. Experiencia

o El oferente deberá acreditar su experiencia presentando tres (3) certificaciones de contratos ejecutados y terminados después del 1° de enero de 2002, cuyo objeto sea la venta, instalación, configuración, parametrización e implementación de software de centro de costos, su valor corresponda a doscientos millones de pesos colombianos ($ 200,000,000.00) cada una.


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Las certificaciones presentadas deben ser expedidas por personal autorizado de la Entidad o empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación:

Nombre, dirección, teléfonos, fax de la Entidad o persona contratante que certifica. Nombre del contratista a quien se le expide la certificación. Objeto del contrato. Valor total del contrato. Fecha de inicio y finalización del contrato. Calidad del servicio.

Si el contrato se refiere a la venta de diversos bienes y/o servicios, solo se tomará en cuenta para efectos de determinar la experiencia, el valor de la venta, instalación, configuración, parametrización e implementación de software de centro de costos, siendo este valor el que se tome para la calificación del criterio de experiencia específica del oferente. En caso de no realizarse la discriminación de los bienes objeto del contrato y su valor, la certificación no será tenida en cuenta para efectos de calificar este criterio.La PGN se reserva el derecho de verificar la información suministrada.

6. Plan de Entrega y Cumplimiento

o Las licencias serán entregadas en el Almacén General de la PGN, ubicado en la Calle 16 No. 4-79 de la ciudad de Bogotá, D.C., Colombia, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación del contrato, fecha que se señalará en un acta de inicio que será firmada por el proveedor o su representante y el o los supervisores del contrato. Para dar inicio al contrato, éste debe encontrarse debidamente legalizado. La entrega de las licencias se hará constar en la respectiva acta de entrega, suscrita por el oferente o su representante, el supervisor del contrato y el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la PGN.El oferente deberá entregar las licencias junto con los manuales y medios del software.

o Las actividades de instalación, parametrización, configuración, capacitación e implementación del software en la Entidad, así como el acompañamiento deberán ser realizadas por el oferente y aprobadas por el supervisor dentro de los ocho (8) meses siguientes a la fecha de iniciación del contrato, de acuerdo con el cronograma que se establezca en el acta de inicio para la realización de estas labores.

El plazo total tratado en este numeral no podrá ser en ningún caso superior a ocho (8) meses.

7. Confidencialidad e integridad de la información institucional

o Dada la naturaleza de las actividades a realizar en desarrollo del objeto contractual, el oferente debe garantizar la preservación de la integridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida y suscribirá con la Entidad el documento “ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN”.

2.3 Identificación del contrato a celebrar


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La identificación del contrato es un contrato de compraventa del software que modele el Sistema de Gestión de Costos de la PGN, e incluya los servicios de instalación, configuración, parametrización, implementación, capacitación y acompañamiento correspondientes.

3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SUSTENTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Teniendo en cuenta el valor del contrato, el procedimiento de selección corresponde a la modalidad de Selección Abreviada en el mercado de conformidad con lo expuesto en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 16 y siguientes del Decreto 2474 de 2008.

4. ANÁLISIS TÉCNICO

Este software debe tener la posibilidad de parametrizar el modelo desarrollado, conocer la utilización de los recursos de funcionamiento e inversión de cada una de las dependencias a nivel central y territorial, así como de las actividades y los procesos misionales, de apoyo y conexos. Con información precisa y detallada de la manera como sus ingresos y egresos se distribuyen en la Entidad, se podrá tomar decisiones que permitan conocer el destino de dichos recursos y la manera de optimizar su distribución y utilización. Adicionalmente, el software debe caracterizarse por su flexibilidad, para facilitar la integración de las decisiones tomadas por el nivel directivo en asuntos de asignación de recursos físicos, presupuestales y humanos.

Con fundamento en lo anterior, específicamente para la solicitud de las cotizaciones se envió al grupo de empresas desarrolladoras y distribuidoras de esta clase de software, un documento de dimensionamiento de la implementación con los aspectos más relevantes del Sistema de Gestión de Costos de la PGN, en el cual se incluía:

o Número de acumuladores determina el tamaño del modelo. o Número de elementos que se van a considerar en el modelo, como por ejemplo:

Recursos (no se refieren a las cuentas contables). Procedimientos Objetos finales de costeo (servicios finales que proporciona o maneja la Entidad,

dependencias / oficinas / unidades, etc.)

o Número total de cuentas contables que van a alimentar el modelo de costos.o Sistemas transaccionales cuenta la Entidad.o Definición del proyecto de rentabilidad y costos.o Conformación del equipo de trabajo para el proyecto.o Dedicación de los funcionarios dentro del proyecto.

Las especificaciones técnicas del servicio requerido están planteadas en el numeral 2.2 Especificaciones Esenciales, de este documento.


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El CUBS para esta contratación es: xxx

5. ANÁLISIS ECONÓMICO

Para la realización de este análisis se solicitó cotización a las siguientes firmas:

o GaussSoft Colombiao Grupo Softland Colombia, S.A.o Quality Software Ltda.

El Grupo Softland Colombia, S.A. respondió mediante correo electrónico de noviembre 8/2007 lo siguiente: “de acuerdo a la solicitud realizada por ustedes y sus requerimientos, desafortunadamente para el alcance en estructura de centros de costos nuestra estructura no cumple con el requerimiento”.

Las demás firmas enviaron la cotización correspondiente con los siguientes valores (para las cotizaciones expresadas en dólares americanos se tomó una TRM aproximada de $ 1,900.00. Todos estos valores incluyen IVA). Adicionalmente se incluyó el estudio previo realizado por la firma JAHV McGregor S.A. para la adquisición de la herramienta sin desarrollo de software, el cual es parte integral de los productos realizados bajo la ejecución del contrato 066/2006.

o GaussSoft Colombia por valor de $ 213,363,454.50o Quality Software Ltda. por valor de $ 204,259,209.00o Estudio previo realizado por JAHV McGregor S.A. por valor de $ 227,157,000.00

Por lo anterior el presupuesto estimado para esta contratación es de doscientos quince millones de pesos m/cte. ($ 215,000,000.00), el cual se estableció mediante el promedio aritmético de las dos (2) cotizaciones recibidas y el estudio previo (El presupuesto de aproximó al millón más cercano).

El resumen de la discriminación de cada una de las cotizaciones y el estudio previo son:

o GaussSoft Colombia

Bien o servicio Cantidad Valor unitario Total Primera licencia de GaussSoft Profit and Cost Solution Ed. Premium 1 $ 46,000.00 $ 46,000.00

Licencias adicionales de GaussSoft Profit and Cost Solution Ed. Premium 2 $ 11,500.00 $ 23,000.00

Licencias Radial Viewer Premium 5 $ 402.50 $ 2,012.50

Licencias adicionales de Radial Viewer Advanced 5 $ 287.50 $ 1,437.50

Licencias Radial Viewer Web 35 $ 103.50 $ 3,622.50

Radial Viewer Web Server 1 $ 2,875.00 $ 2,875.00

Licencia Doors 1 $ 1,725.00 $ 1,725.00


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Licencia Importador 1 $ 1,725.00 $ 1,725.00

Servicios de capacitación, instalación y dirección de implementación 1 $ 9,800.00 $ 9,800.00

TOTAL ANTES DE IVA (en dólares americanos) $ 92,197.50

TOTAL ANTES DE IVA (en pesos colombianos - TRM $1,900.00) $ 175,175,250.00

Imprevistos (5%) $ 8,758,762.50

TOTAL CON IVA INCLUIDO $ 213,363,454.50Nota: Dado que en la cotización se incluyen el valor de las licencias de cada módulo, durante un periodo de un año, los servicios de soporte técnico se ajustaron a un valor para dos años teniendo en cuenta que la actualización del servicio corresponde a un 15% del valor de la licencia del módulo, por periodos de un año. Se incluyó un 5% de imprevistos

o Quality Software Ltda.

Bien o servicio Cantidad Valor

Stone Costos ABC 1 $ 41,888,000.00

Consultoría 1 $ 80,437,500.00

Interfaces 1 $ 45,375,000.00

TOTAL ANTES DE IVA (en pesos colombianos) $ 167,700,500.00

Imprevistos (5%) $ 8,385,025.00

TOTAL CON IVA INCLUIDO $ 204,259,209.00Nota: Dado que en la cotización se incluyen el valor de las licencias de cada módulo, durante un periodo de tres meses, los servicios de soporte técnico se ajustaron a un valor para dos años teniendo en cuenta que la actualización del servicio corresponde a un 18% del valor de la licencia del módulo, por periodos de un año. Se incluyó un 5% de imprevistos

o JAHV McGregor S.A.

OPCION 2 IMPLEMENTACIÓN SIN DESARROLLO DE SOFTWARE

TIEMPO ESTIMADO EN MESES 6 Fecha Elaboración Julio 13 de 2007

INFLACIÓN 2007 5.96% Fecha Actualización Febrero 29 de 2008

LICENCIAS CONCEPTO BASE % CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

LICENCIA ADMINISTRADOR

FUNCIONALVenta Estimado 1 $ 50,000,000 $ 50,000,000.00

LICENCIA ADMINISTRADOR

TÉCNICOSVenta Estimado 2 $ 25,000,000 $ 50,000,000.00

LICENCIAS USUARIOS Venta Estimado 35 $ 1,000,000 $ 35,000,000.00

$ 135,000,000.00

RECURSO HUMANO CONCEPTO BASE % CANTIDAD VALOR MES VALOR TOTALGERENTE DE

PROYECTO Honorarios Estimado 50% 1 $ 5,000,000 $ 15,000,000.00


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PROFESIONALES Honorarios Estimado 50% 1 $ 3,000,000 $ 9,000,000.00

INGENIERO DE SISTEMAS Honorarios Estimado 50% 1 $ 2,500,000 $ 7,500,000.00

$ 31,050,000.00

CAPACITACIÓN Capacitaciones 35 Funcionarios $ 20,000,000.00

TOTAL ANTES DE IVA (en pesos colombianos) $ 186,500,000.00

Imprevistos (5%) Estimado 5% $ 9,325,000.00

TOTAL CON IVA INCLUIDO $ 227,157,800.00Nota: Los valores de la licencias incluyen los servicios conexos solicitados por lo tiempos requeridos. Se incluyó un 5% de imprevistos

5.1. Justificación de los factores de selección

La presente contratación será adjudicada al proponente que haya demostrado capacidad técnica, jurídica, financiera, organizacional, experiencia y que económicamente sea la más favorable y resulte coherente con las condiciones del mercado.

La ponderación del factor de evaluación se realizara por los comités designados para el efecto, quienes verificarán el cumplimiento de los requisitos exigidos y asignarán los puntajes correspondientes.

La Entidad tendrá en cuenta para la selección objetiva los siguientes factores:

FACTOR PUNTAJE

Económica 50 Puntos

TécnicaLicencias adicionales 40 Puntos

Capacitación adicional 10 Puntos

TOTAL 100 Puntos

o El factor económico se evaluará de forma proporcional, asignando el mayor puntaje al proponente que oferte el menor precio antes de IVA en su oferta, y los demás obtendrán un puntaje proporcional descendente de acuerdo con el resultado que se obtenga de aplicar una regla de tres inversa, es decir, a mayor precio, menor puntaje. La propuesta económica deberá presentar la lista de precios para bienes y servicios conexos, la cual deberá indicar, como mínimo, lo siguiente:

Número del ítem Breve descripción de los bienes o servicios conexos a ser suministrados Cantidad Precio unitario Precio total por ítem Subtotal antes de impuestos IVA (sí aplica) Total


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o El factor técnico se evaluará teniendo en cuenta los aspectos descritos en el numeral 4.4. Puntaje adicional.

6. CONDICIONES DEL CONTRATO

6.1 Plazo

El plazo de ejecución del contrato será de ocho (8) meses, contados a partir de la firma del acta de inicio entre el contratista y el supervisor del contrato.

6.2 Lugar de ejecución

Los servicios serán prestados en las condiciones establecidas en el contrato en la sede central de la PGN, Torres A, B y C en la ciudad de Bogotá D.C., a partir de la fecha en la cual el contratista y el supervisor suscriban el acta de Inicio de la ejecución del contrato.

6.3 Presupuesto estimado

Doscientos quince millones de pesos m/cte. ($ 215,000,000,00), incluido el IVA.

6.4 Forma de pago

Las condiciones de pago serán: La PGN cancelará el valor del contrato así:

o El valor ofertado de las licencias de software se pagarán una vez hayan sido entregadas e instaladas, con sus respectivos manuales y medios.

o El valor restante ofertado, correspondiente a los servicios conexos de parametrización, configuración, capacitación, implementación y acompañamiento, en cuatro (4) pagos iguales de la siguiente manera:

Segundo mes de ejecución. Cuarto mes de ejecución. Sexto mes de ejecución. Una vez terminada la ejecución del contrato, previa certificación del supervisor de que no

existen obligaciones pendientes a cargo del proponente.

Para cualquier pago se requiere la confirmación de cumplimiento expedida por el supervisor o supervisores designados para ejercer el control y vigilancia del contrato El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de radicación en la División Financiera – Grupo de Cuentas de la Entidad de la factura acompañada de la certificación que al efecto expida el supervisor del contrato.

No habrá anticipo.

7. RIESGOS EN EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

Una vez elaborados los estudios previos de la contratación, se establecieron los siguientes riesgos:


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o Cambios de precios. Por lo general el proponente propone precios y costos de acuerdo con el calendario previsto para la celebración y ejecución del contrato. Si se presentan retrasos injustificados, la ejecución del contrato puede verse afectada, derivando en la generación de mayores costos. Este riesgo es asumido por el contratista. En ese sentido el proponente debe tener en cuenta todos los factores de variación de inflación, deflación, devaluación, oferta y demanda para presentar su oferta y la misma se mantiene durante todo el tiempo de ejecución del contrato.

o Desequilibrio económico del proponente. El equilibrio implica que el valor económico para el proponente convenido como retribución o remuneración por la ejecución perfecta de sus obligaciones (prestación del servicio o suministro de bienes etc.), debe ser correspondiente, por equivalente, al que recibirá como contraprestación a su ejecución del objeto del contrato. El riesgo de precios es del contratista, con ello se está minimizando el reconocimiento del restablecimiento de la economía del contrato. En todo caso este riesgo debe ser analizado en el eventual caso que se presente, a la luz de la normatividad vigente, la Jurisprudencia y el caso concreto.

Con base en los riesgos identificados, que pudieran materializarse en la ejecución del contrato, se debe solicitar al proponente las pólizas de garantías de cumplimiento y de calidad del servicio prestado, con los montos y plazos de vigencia que la Entidad considere convenientes.

En consecuencia, el proponente debe constituir una Garantía Única de Cumplimiento y anexo de responsabilidad civil extracontractual a favor de la Procuraduría General de la Nación, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para operar en Colombia, en Pesos Colombianos y por los siguientes amparos:

o El cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato por una suma equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del mismo, con una duración igual al plazo de vigencia del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la firma del contrato.

o El pago de salarios y prestaciones sociales, por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, con vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más, contado a partir de la fecha de firma del mismo.

o La responsabilidad civil extracontractual, mediante póliza anexa, por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una duración igual a la de la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la firma del mismo.

ANEXOS

a) Correo electrónico de noviembre 8/2007 de la Sra. Carmen Ocampo, Consultora Comercial Jr. del Grupo Softland Colombia, S.A., en el cual da respuesta a la solicitud realizada por la PGN, indicando que la firma no cumple con el requerimiento. Un (1) folio.

b) Propuesta Comercial de GaussSoft Colombia. 37 folios en ambas caras.

c) Correo electrónico de febrero 14/2008 de la Sra. Cristina Sarmiento, COO de la firma GaussSoft Colombia, donde manifiesta que los precios de la propuesta presentada a la PGN en noviembre de 2007 se mantendrán durante el 2008. Un (1) folio.

d) Propuesta Comercial de Quality Software Ltda. 37 folios en ambas caras.


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e) Estudio previo realizado por la firma JAHV McGregor S.A. para la adquisición de la herramienta sin desarrollo de software. Un (1) folio.

f) Documento impreso final de la “consultoría especializada para la formulación de una metodología para desarrollar un modelo de centros de costos y su implantación en la PGN”, realizado por la firma JAHV McGregor en ejecución de contrato 066/2006. 412 folios.

g) CD con e documento final de la “consultoría especializada para la formulación de una metodología para desarrollar un modelo de centros de costos y su implantación en la PGN”, realizado por la firma JAHV McGregor en ejecución de contrato 066/2006.


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