bÜlent ecevİt Ünİversİtesİ saĞlik bİlİmlerİ enstİtÜsÜ İÇ...

ŞEMA ADI: Gelen Evrak İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 01

Evet Hayır

BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ

SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

İÇ KONTROL SİSTEMİ

PERSONEL İŞLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Evrak posta veya elden Enstitü’ ye gelir.

Harici Evrak Dahili EvrakEvrak Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya Üniversitenin diğer birimlerinden sistem

Gelen evrak Enstitüyü

ilgilendiriyor mu?

Gelen evrak, evrak kayıtmemuru tarafından kayıt için sisteme taratılır.

Dahili ve Harici evrak ilgilisine iade edilir.

Sisteme taratılan evrak önce Enstitü Müdürü tarafından görülür ve gereği için Enstitü Sekreti ve ilgili Müdür Yardımcısına sevk edilir.

Enstitü Sekreteri işlem için ilgili memura evrakı sevk eder.

İlgili memur i evrakın gereğini yaparak dosyasına kaldırılır.

ŞEMA ADI: Giden Evrak İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 02





Kurum içi ve kurum dışına gönderilecek evraklar ilgili memur tarafından sistem üzerinden yazılır ve hiyerarşi sırasına göre parafa sunulur.

Giden evrak kurum içi ise yazı sistem üzerinden ilgili birime gönderilir.(Elektronik yazışma sistemi)

İlgili memur işlemi biten ve bir nüshası birimde kalan giden evrakı dosyaya kaldırılır.

Paraflanan evrak en son Enstitü Müdürü tarafından e-imza ile imzalanır ve sistem üzerinden giden evrak kayıt numarası verilir.

Giden evrak kurum dışı ise yazının bir nüshası birimde kalmak üzere evrak kayıt memuru tarafından posta işlemleri yapılarak gönderilir.

ŞEMA ADI: Derslerin Açılması ve Ders Sorumlularının Görevlendirmesi İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 03





Akademik TakvimAnabilim Dallarına dersler ve dersi verecek öğretim üyelerin belirlenmesi için yazı yazılır.

Öğretim Üyesi ihtiyaç yazısı

Anabilim Dalı Kurul Kararıyla dersler ve öğretim üyeleri belirlenir.

Anabilim Dalı Kurul Kararı Enstitüye üst yazı ile göderilir.

Derslerin ve Öğretim Üyelerinin belirlenmesi için Enstitü Yönetim

Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, görevli Enstitü Memuru tarafından, Öğrenci Bilgi Sistemine girilir.

Ders ve öğretim üyesi görevlendirmeleri, Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir.

Görevlendirilen öğretim üyesi başka bir üniversiteden ise ilgili Üniversiteye bildirilmek üzere Rektörlük Makamına gönderilir.

Göreve Başlama ve Ayrılma İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 04





Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme

Devlet memuru naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme evrakı ile Enstitüyebaşvurur.

Personel Kimlik KartıPersonel kimlik bilgi formu doldurulur.

Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır.

Aile yardım beyannamesinin doldurtulur

Kimliği alınır Maliye Bakanlığı otomasyonu üzerinden personel ve maaş bilgileri formu doldurulur. SGK girişi yapılır.

Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilir.

İstifa Dilekçesi

Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır.

Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır.

SGK çıkış işlemleri yapılır

Mal bildirim Formu

Aile Yardım Beyannamesi

Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır.

ŞEMA ADI: Mazeret İzni İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 05





Mazeret izin dilekçesi alınır. (Doğum, evlilik,hastalık vb.) İzin formu

Enstitü Sekreteri imzalar.

Enstitü Müdürün onaylar.(Doğum, ölüm, evlilik ve diğer mazeret izinleri onay için Rektörlük Makamına gönderilir.)

Mazeret izin kullanıcısı vekaletli görev yapıyor ise vekalet yazılarak Rektörlük Makamına onaya gönderilir.

İzin dönüşü ilgilinin göreve başlama tarihi, vekalerin sona erdiği Rektörlük Makamına bildirilir.

Düzenlenen belgelerin bir sureti personelin özlük dosyasına eklenir.

ŞEMA ADI: Mal Bildirimi İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 06





Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde

Personel Mal Bildirim Formu almak için Müdürlüğebaşvurur.

Personel Daire Başkanlığına gönderilen yazının bir örneği Personelin Özlük dosyasına eklenir.

Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde

Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Şubat ayında

Mal varlığında Şube Müdürü maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda bir ay içinde

Personel doldurduğu Mal Bildirim Formunu dilekçe ile Enstitüye teslim eder.

Enstitü tarafından, üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formu Personel Daire Başkanlığına gönderilir.

ŞEMA ADI: Yıllık İzin İş Akış Şeması

ŞEMA NO: 07

Hayır

Evet





Yıllık izin talebinde bulunan personel Enstitü Müdürlüğüne başvuru yapar.

Sağlık Raporu

Personelin izin sisteminden izin durumunun kontrolü yapılır.

Yıllık izin hakkı var mı?

Personele yıllık izni bulunmadığı bildirilir.

Personel yıllık izin sistemine girilir.3 nüsha çıktısı alınır. İmzalatılır ve Müdürlüğe teslim edilir.

Enstitü Sekreteri uygun görüşle Enstitü Müdürüne gönderir.

Müdür Onaylar

Yıllık İzin İsteği/Sağlıkİzin Formu

Yılık izin kullanıcısı vekaletli bir görevde ise

İzin dönüşü ilgilinin göreve başlama tarihi, vekalerin sona erdiği Rektörlük Makamına bildirilir.

Düzenlenen belgelerin bir sureti personelin özlük dosyasına eklenir.

bÜlent ecevİt Ünİversİtesİ saĞlik bİlİmlerİ enstİtÜsÜ İÇ...

Documents